Způsobilé výdaje Jana Šubrtová
Definice 1. Způsobilé výdaje mohou být spolufinancovány ze strukturálních fondů EU, jsou v souladu s příslušnými předpisy Evropské unie a České republiky odpovídají cílům, zaměření dané prioritní osy a oblasti podpory poskytovatele dotace jsou nezbytné pro realizaci projektu a dosažení cílů projektu jsou v souladu s pravidly a podmínkami poskytovatele dotace naplňují princip 3E Hospodárnost (economy) Efektivnost Účelnost (effectivness) (efficiency)
Dokumentace národní úroveň 1. Pravidla způsobilých výdajů pro programy spolufinancované ze SF a FS na programové období 2007 2013. Jsou dostupná na www.strukturalni-fondy.cz 2. Legislativní předpisy zákon o účetnictví 563/1991 Sb. a související vyhlášky k provádění zákona, zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,(zákon o finanční kontrole), zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 218/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech
Dokumentace Řídící orgán 1. Vymezení způsobilých výdajů pro daný operační program je v kompetenci poskytovatele dotace 2. Pravidla způsobilých výdajů 3. Pokyny pro zadávání zakázek 4. Změny v realizaci projektu 5. Příjmy projektu 6. Vícenáklady projektu 7. Porušení rozpočtové kázně
Faktory ovlivňující způsobilost výdaje 1. Časové hledisko 2. Věcná povaha způsobilého výdaje 3. Doložení způsobilého výdaje 4. Soulad s legislativou 5. Soulad s pravidly poskytovatele dotace např. změnová řízení, pokyny pro zadávání zakázek, příjmy projektů apod.
Časové hledisko 1. Projekty nezakládající veřejnou podporu vznikly a byly skutečně uhrazeny nejdříve v den registrace žádosti, 2. Projekty v režimu podpory de minimis vznikly a byly skutečně uhrazeny nejdříve v den registrace žádosti, 3. Projekty zakládající veřejnou podporu (mimo režim de minimis) vznikly a byly skutečně uhrazeny nejdříve v den, kdy řídící orgán písemně potvrdí žadateli, že projekt splnil kritéria přijatelnosti
Časové hledisko Výdaje na projektovou dokumentaci (vč. výdajů na průzkum staveniště) a na přípravu dokumentace nezbytné pro podání žádosti projektovou dokumentaci (vč. výdajů na průzkum staveniště) a na přípravu dokumentace nezbytné pro podání žádosti (včetně povinných příloh) jsou v případě projektů nezakládajících veřejnou podporu nebo realizovaných v režimu de minimis způsobilé, pokud vznikly a byly skutečně uhrazeny nejdříve 1. 1. 2007 (obecné pravidlo) Konečné datum způsobilosti výdajů (k tomuto datu musí být výdaje uhrazeny) je určeno v konkrétní výzvě, toto datum nesmí přesáhnout datum 31.12.2015. ŘO může v konkrétních výzvách časovou způsobilost výdajů dále upřesnit, případně zúžit.
Časové hledisko okamžik vzniku výdaje Účetní doklad vystavuje neplátce DPH okamžikem vzniku výdaje je datum uskutečnění účetního případu Účetní doklad vystavuje plátce DPH Okamžikem vzniku výdaje je datum uskutečnění zdanitelného plnění Rozhodným datem pro posouzení způsobilosti výdajů je datum úhrady faktury, které musí předcházet nebo být rovno datu ukončení fyzické realizace projektu/datu ukončení etapy.
Věcná povaha způsobilého výdaje Zpravidla taxativně vymezena pro jednotlivé oblasti podpory Dvě základní kategorie Hlavní způsobilé výdaje Vedlejší způsobilé výdaje zpravidla maximálně do výše 10% celkových způsobilých výdajů Není li zcela zřejmé, zda daná kategorie výdaje svou věcnou povahou spadá do způsobilých výdajů kontaktovat poskytovatele dotace
Věcná povaha způsobilého výdaje Základní kategorie Pozemky, stavby, včetně inženýrské činnosti, projektová dokumentace, zřizovací předměty, zařízení stavby, základní vybavení Dlouhodobý nehmotný majetek Technologická zařízení DPH - není li nárok na odpočet DPH dle zákona č. 235/2004 Sb Výdaje na publicitu Konference, ubytování, cestovné Mzdové výdaje Typ výdaje Investiční výdaj Investiční výdaj Investiční výdaj Neinvestiční výdaj/investiční výdaj Investiční/neinvestiční výdaj Neinvestiční výdaj Neinvestiční výdaj
Věcná povaha způsobilého výdaje Základní kategorie Služby (finanční, expertní, konzultační, výběrová řízení, audit je li vyžadován poskytovatelem dotace, Studie, publikace Materiál, drobný hmotný majetek Operativní leasing Rozvody datových (komunikačních) sítí Vybavení nezbytné předměty, které jsou přímo a výhradně spojené s účelem projektu Typ výdaje Neinvestiční výdaj Investiční/neinvestiční výdaj Neinvestiční výdaj Neinvestiční výdaj Investiční výdaj Investiční výdaj
Věcná povaha způsobilého výdaje Vždy platí podmínka, že výdaj je nezbytný pro realizaci projektu Podrobné vymezení kategorií způsobilých výdajů dle věcné povahy pro konkrétní oblasti podpory je uvedeno zpravidla v příloze Příručky pro žadatele/příjemce U projektů v režimu regionální investiční podpory dle Nařízení Komise (ES) č. 800/2006 je omezena věcná způsobilost výdajů
Věcná způsobilost výdajů U projektů v režimu regionální investiční podpory jsou nezpůsobilé následující typy výdajů: Studie související s projektem Výdaje na výběrová řízení Náklady na povinnou publicitu Služby administrativního řízení projektu Stavební dozor ve formě nákupu služeb Mzdy manažera projektu
Doložení způsobilého výdaje účet projektu Účet projektu Příjemce zřídí pro účely projektu samostatný bankovní účet/podúčet, který bude využíván pouze pro transakce spojené s realizací projektu a budou k němu vydávány vlastní výpisy Přípustný je také další účet pro projekt, a to v případě financování projektu pomocí úvěru. Všechny výdaje musejí být uhrazeny bezhotovostně z tohoto zvláštního účtu/podúčtu, příp. z úvěrového účtu projektu. Výjimkou jsou způsobilé výdaje uhrazené před podpisem smlouvy o poskytnutí dotace, které mohou být uhrazeny z jiných účtů žadatele Konkrétní pravidla mohou být modifikována u jednotlivých poskytovatelů dotace
Doložení způsobilého výdaje účet projektu Účet projektu Veškeré výdaje projektu jsou standardně propláceny ze zvláštního účtu. Pokud nejsou ve výjimečných případech proplaceny ze zvláštního účtu, musí být přeúčtovány (vyrefundovány) mezi běžným účtem a zvláštním účtem příjemce do okamžiku předložení monitorovací zprávy za etapu, ke které náležejí. Příjemce musí doložit přeúčtování bankovními výpisy obou bankovních účtů, kde tato transakce nastala. Nezbytné platby v hotovosti (např. notářské poplatky, poštovné) může příjemce uhradit pouze do výše 10.000 Kč na jeden pokladní doklad Finanční prostředky použité na úhradu výdajů v hotovosti však musí projít přes zvláštní účet projektu (existence záznamu mezi zvláštním účtem a pokladnou
Doložení způsobilého výdaje účetnictví Vedení účetnictví Vedení analytické evidence s vazbou ke konkrétnímu projektu Správné zařazení výdaje do účetní položky Dodržování zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví a souvisejících prováděcích vyhlášek V případě, že příjemce vede daňovou evidenci dle 7b zákona č. 586/1992 Sb.,o daních z příjmů, je povinen rozšířit daňovou evidenci: příslušné doklady musejí splňovat předepsané náležitosti účetního dokladu ve smyslu 11zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, (s výjimkou bodu f) pro subjekty, které nevedou účetnictví, ale daňovou evidenci
Doložení způsobilého výdaje účetnictví Vedení účetnictví předmětné doklady musejí být správné, úplné, průkazné, srozumitelné a průběžně chronologicky vedené způsobem zaručujícím jejich trvalost při kontrole poskytne příjemce na vyžádání kontrolnímu orgánu daňovou evidenci v plném rozsahu, uskutečněné příjmy a výdaje jsou analyticky vedeny ve vztahu k příslušnému projektu, ke kterému se vážou, tzn. že na dokladech musí být jednoznačně uvedeno, ke kterému projektu se vztahují
Doložení způsobilého výdaje - doklad Náležitosti účetního dokladu ( 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví) označení účetního dokladu, obsah účetního případu a označení jeho účastníků, peněžní částka nebo údaj o množství a ceně za měrnou jednotku, okamžik vyhotovení účetního dokladu, okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu, podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby zodpovědné za zaúčtování (vlastnoruční podpis nebo elektronický podpis nebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě).
Doložení způsobilého výdaje - doklad Náležitosti daňového dokladu obchodní firmu nebo jméno a příjmení, sídlo nebo místo podnikání plátce, který uskutečňuje plnění daňové identifikační číslo plátce, který uskutečňuje plnění obchodní firmu nebo jméno a příjmení, sídlo nebo místo podnikání plátce, pro něhož se uskutečňuje plnění daňové identifikační číslo, pokud je osoba, pro kterou se uskutečňuje plnění, plátcem evidenční číslo daňového dokladu rozsah a předmět plnění
Doložení způsobilého výdaje - doklad Náležitosti daňového dokladu datum vystavení daňového dokladu, datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí platby, a to ten den, která nastane dříve, pokud se liší od data vystavení daňového dokladu jednotkovou cenu bez daně a dále slevu, pokud není obsažena v jednotkové ceně, základ daně Sazbu daně nebo sdělení, že se jedná o plnění osvobozené od daně a odkaz na příslušné ustanovení zákona Výši daně Každý daňový doklad musí být označen registračním číslem projektu
Doložení způsobilého výdaje - doklad Další typy dokladů k doložení způsobilých výdajů Nemovitosti kupní smlouva, popř. smlouva o smlouvě budoucí kupní znalecký posudek (ne starší než 6 měsíců před datem registrace projektu) vyhotovený znalcem dle zákona č. 151/1997 Sb., o oceňování majetku a o změně některých zákonů (zákon o oceňování majetku), aktuální výpis z katastru nemovitostí (Z hlediska posouzení časové způsobilosti nákupu pozemku je rozhodující datum vkladu práva do katastru nemovitostí. Pokud tedy datum vkladu vlastnického práva do katastru splňuje časový test způsobilosti, není rozhodující, zda byla smlouva o koupi pozemku sepsána mimo rámec časové způsobilosti.
Doložení způsobilého výdaje - doklad Další typy dokladů k doložení způsobilých výdajů Nákup použitého zařízení použité zařízení bude oceněno znaleckým posudkem (nesmí být starší než 6 měsíců před datem registrace projektu) vyhotoveným znalcem dle zákona č. 151/1997 Sb., o oceňování majetku, ve znění pozdějších předpisů, a dle příslušné prováděcí vyhlášky (oceňovací vyhláška) Operativní leasing leasingová smlouva, splátkový kalendář, přijaté faktury vystavené na jednotlivé splátky a doklad o zaplacení příslušných splátek
Doložení způsobilého výdaje - doklad Další typy dokladů k doložení způsobilých výdajů Režijní náklady režijní náklady jsou způsobilými výdaji za předpokladu, že jejich základem jsou skutečné výdaje související s projektem a jsou přiřazeny k danému projektu poměrným způsobem podle řádně odůvodněné, spravedlivé a nestranné metody, která musí být zachována po celou dobu akce včetně závěrečného vyúčtování a případného auditu doložena metodika výpočtu poměrné části režijních nákladů pro daný projekt k prokázání vzniku výdaje slouží především smlouvy nájemní, smlouvy dodavatelské, fakturace jednotlivých služeb dodavateli, popř. dodací listy, smlouvy o připojení telekomunikačních služeb
Doložení způsobilého výdaje - doklad Další typy dokladů k doložení způsobilých výdajů Režijní náklady k k prokázání úhrady slouží zálohové faktury, výpisy z bankovních účtů prokazující uskutečnění platby, výdajové pokladní doklady, zjednodušené daňové doklady (paragony) apod.; způsobilost výdajů doložíte vyúčtováním k datu ukončení etapy/projektu od jednotlivých poskytovatelů služeb.
Doložení způsobilého výdaje - doklad Další typy dokladů k doložení způsobilých výdajů Mzdové náklady pracovní smlouvy, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr obsahující pracovní náplň pro práce vykonávané v přímé souvislosti s projektem minimální výše mzdy, platu nebo odměny z dohod objem a charakter práce, která byla v rámci projektu zaměstnanci odvedena pracovní výkazy (timesheety) - musejí být doloženy u zaměstnanců, kteří se podílejí na realizaci projektu pouze částí svého pracovního úvazku, případně se podílejí na více projektech
Doložení způsobilého výdaje - doklad Další typy dokladů k doložení způsobilých výdajů Pracovní výkazy název organizace (specifikace účetní jednotky, název a registrační číslo projektu, jméno pracovníka, název funkce (pracovní zařazení pracovníka, vymezení období, za které je výkaz práce zpracován (měsíc a rok), odpracované období v členění na dny a hodiny (popř. vymezení pracovního úvazku), vymezení času, kdy je práce vykonávána, popis činností v jednotlivých dnech, odpovídající formu publicity, podpis pracovníka a podpis osoby odpovědné za kontrolu (nadřízeného
Doložení způsobilého výdaje - doklad Další typy dokladů k doložení způsobilých výdajů Celková výše způsobilých osobních nákladů projektu (tj. zejména hrubá mzda zaměstnanců a sociální a zdravotní pojištění hrazené zaměstnavatelem): doloženo pomocí výplatních a zúčtovacích listin mzdové rekapitulace či jiné vhodné formy doložení celkových způsobilých mzdových nákladů zaměstnanců (např. rozpis mzdových nákladů) za sledované období doložení úhrady mezd zaměstnancům a odvodu příslušné části sociálního a zdravotního pojištění.
Doložení způsobilého výdaje - doklad Další typy dokladů k doložení způsobilých výdajů Cestovní náhrady k doložení výdajů slouží vystavený cestovní příkaz, vyúčtování služební cesty, cestovní doklady (letenky, doklady o nákupu pohonných hmot apod.) a zprávy ze služební cesty nebo jednání dokládající souvislost cesty s projektem Finanční výdaje bankovní poplatky (tj. výdaje na zřízení a vedení účtu a na finanční transakce spojené s tímto účtem) bankovní výpisy dokládající jak výši výdajů, tak i jejich uhrazení, popř. jiné dokumenty vystavené příslušnou bankovní institucí, ze kterých je patrná výše poplatků za sledované období
Soulad výdaje s legislativou V rámci realizace projektu je nutné dodržovat legislativu EK i ČR. K častým pochybením, které mají dopad na způsobilost výdajů dochází v souvislosti s dodržováním zákona o veřejných zakázkách. Důsledky: pozastavení procesu administrace žádosti o platbu v souvislosti s povinností ŘO zasílat podezření na závažná porušení Zákona, která by mohla mít vliv na výběr nejvhodnějšího uchazeče, k přezkumu ÚOHS, do doby vydání rozhodnutí; neproplacení výdajů vztahujících se k zadávacímu řízení; kvalifikace jednání jako porušení rozpočtové kázně s možností zažádat o částečné prominutí; kvalifikace jednání jako porušení rozpočtové kázně bez možnosti prominutí vedoucí k vrácení celé částky dotace
Soulad výdaje s legislativou výběrová řízení Nejčastější pochybení nesprávně stanovená cena veřejné zakázky (v režimu zákona o veřejných zakázkách předpokládáná hodnota veřejné zakázky paragraf 13) umělé dělení veřejné zakázky porušení zásad transparentnosti, rovného přístupu a zákazu diskriminace (čato souvisí s příliš specifickým zadáním předmětu zakázky) neúměrné nároky na ekonomické nebo technické kvalifikační předpoklady vzhledem k ceně zakázky kvalifikační kriteria na místě hodnotících kriterií nedostatečný popis hodnotících kritérií nedostatečný počet oslovených dodavatelů/nevhodný způsob uveřejnění nedodržování lhůt
Soulad výdaje s legislativou výběrová řízení Nejčastější pochybení není vyloučen uchazeč, který prokazatelně nesplnil požadovanou kvalifikaci netransparentní hodnocení nabídek (změny či doplňování hodnotících kriterií, přidělené bodové hodnocení není zdůvodněno, chybí zápis z jednání hodnotící komise, nepřípustné složení hodnotící komise, apod) chybějící dokumentace vyžadovaná zákonem (protokol z jednání hodnotící komise, oznámení o výběru nejvhodnější nabídky nebo písemnou zprávu zadavatele nesprávné použití jednacího řízení bez uveřejnění dle 23 Zákona změna podmínek smlouvy ve fázi plnění zakázky ( porušení 82 ZVZ - Smlouvu uzavře zadavatel v souladu s návrhem smlouvy obsaženým v nabídce vybraného uchazeče), nelze měnit předmět veřejné zakázky či významně měnit obchodní podmínky původní zadávací dokumentace
Soulad výdaje s legislativou výběrová řízení Použití jednacího řízení bez uveřejnění dle 23 Zákona (7) V jednacím řízení bez uveřejnění může zadavatel zadat veřejnou zakázku na stavební práce nebo veřejnou zakázku na služby rovněž v případě, jestliže jde o A. dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby, které nebyly obsaženy v původních zadávacích podmínkách, jejich potřeba vznikla v důsledku objektivně nepředvídaných okolností a tyto dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby jsou nezbytné pro provedení původních stavebních prací nebo pro poskytnutí původních služeb, a to za předpokladu, že 1. dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby budou zadány témuž dodavateli,
Soulad výdaje s legislativou výběrová řízení dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby nemohou být technicky nebo ekonomicky odděleny od původní veřejné zakázky, pokud by toto oddělení způsobilo závažnou újmu zadavateli, nebo ačkoliv je toto oddělení technicky či ekonomicky možné, jsou dodatečné stavební práce nebo dodatečné služby zcela nezbytné pro dokončení předmětu původní veřejné zakázky, a v případě veřejného zadavatele celkový rozsah dodatečných stavebních prací nebo dodatečných služeb nepřekročí 20 % ceny původní veřejné zakázky,
Soulad výdaje s legislativou výběrová řízení B. nové stavební práce a v případě veřejného zadavatele i o nové služby, spočívající v obdobných stavebních pracích nebo službách, jako v původní veřejné zakázce a odpovídajících původní veřejné zakázce, a to za předpokladu, že nové stavební práce nebo nové služby budou zadány témuž dodavateli, původní veřejná zakázka byla zadána v otevřeném řízení, užším řízení, nebo ve zjednodušeném podlimitním řízení a v případě sektorového zadavatele rovněž v jednacím řízení s uveřejněním;
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace V rámci realizace projektu je nutné dodržovat pravidla poskytovatele dotace Povinnosti příjemce dotace jsou vymezeny dokumentací programu a Smlouvou/Rozhodnutím o poskytnutí dotace Porušení povinností vymezených Smlouvou může být kvalifikováno jako: Nesrovnalost Porušení rozpočtové kázně
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Nesrovnalost Nesrovnalostí se rozumí porušení právních předpisů ES nebo ČR v důsledku jednání nebo opomenutí hospodářského subjektu, které vede nebo by mohlo vést ke ztrátě v souhrnném rozpočtu EU nebo ve veřejném rozpočtu ČR, a to započtením neoprávněného výdaje do souhrnného rozpočtu EU nebo do veřejného rozpočtu ČR. Odhalení nesrovnalosti v projektu může vést ke komplikacím v jeho realizaci. Nejčastější z nich je pozastavení administrace žádosti o platbu a proplácení výdajů. Zjištěná a potvrzená nesrovnalost pak s sebou zpravidla přináší krácení způsobilých výdajů projektu, ale v některých případech může dokonce vést až k odejmutí celé částky dotace.
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Příklady nesrovnalostí: Účetnictví proplacení výdajů z jiného než projektového (případně úvěrového) účtu uvedeného ve Smlouvě o poskytnutí dotace (dále jen Smlouva ) nesprávné prokazování způsobilých výdajů (absence bankovních výpisů, pokladních dokladů apod.) neoznámení nebo nesprávný výpočet příjmů projektu v souladu se Smlouvou; nevedení příjmů projektu na projektovém účtu proplacení výdajů v hotovosti nad 10.000 Kč
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Příklady nesrovnalostí: Změny v projektu dochází při realizaci ke změně, která nebyla oznámena poskytovateli dotace v souladu s pravidly nenaplnění monitorovacích indikátorů o více než 10% neoznámení příjmů projektu neoznámení změny finančního plánu Publicita nedodržení pravidel publicity dle pravidel poskytovatele dotace Nakládání s majetkem zřízení zástavního práva v rozporu se Smlouvou pronajmutí majetku pořízeného, byť i jen částečně z dotace, v rozporu se Smlouvou
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Příklady nesrovnalostí: Nakládání s majetkem převedení vlastnického práva k majetku pořízeného, byť i jen částečně z dotace, v rozporu se Smlouvou nesplnění povinnosti pojistit veškerý pojistitelný majetek pořízený z dotace Ostatní nenaplnění cílů a účelu projektu vyhotovení, použití nebo předložení nepravdivých, nesprávných nebo neúplných dokladů ve smyslu ustanovení 129a trestního zákona porušení pravidel veřejné podpory neposkytování dostatečné součinnosti v souvislostí s realizací projektu dle Smlouvy
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Porušení rozpočtové kázně každé jednání příjemce dotace, které má za následek neoprávněné použití, nebo zadržení finančních prostředků poskytnutých z rozpočtu poskytovatele dotace, pokud toto jednání má přímý vliv na realizaci projektu, zejména na jeho základní kritéria stanovená ve Smlouvě (účel projektu, výše a účelové určení dotace, harmonogram, rozpočet, monitorovací indikátory apod.), má vliv na realizované výstupy projektu, zejména jejich udržitelnost, podle podmínek stanovených ve Smlouvě nebo představuje jiné porušení smluvních podmínek, kdy příjemce dotace vůbec neplní některou z jeho povinností stanovených ve Smlouvě, aniž by toto jednání muselo mít přímý vliv na realizaci projektu a jeho výstupy (povinnost vést účetnictví, povinnost archivace, zadávání zakázek v souladu se Smlouvou apod.).
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Porušení rozpočtové kázně poskytovatel dotace může v souladu se zákonem č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, rovněž posoudit i jiné jednání příjemce dotace jako porušení rozpočtové kázně, zejména pokud posoudí, že porušení povinností příjemcem je zásadního významu. Pokud zjištěná skutečnost bude ze strany příjemce dotace představovat porušení rozpočtové kázně je příjemce dotace povinen provést odvod za porušení rozpočtové kázně do rozpočtu poskytovatele dotace. Odvod za porušení rozpočtové kázně odpovídá částce neoprávněně použitých nebo zadržených prostředků
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Porušení rozpočtové kázně Pokud poskytovatel dotace zjistí porušení podmínek, za kterých byla dotace poskytnuta, ještě před proplacením dotace, nebo její části, ke které se dané porušení váže, je oprávněn provést finanční korekci dotčených výdajů. Ke korekci dojde v rámci nejbližší Žádosti o platbu, a to formou ponížení celkové sumy výdajů, které byly shledány při kontrole dané Žádosti o platbu jako způsobilé. O krácení způsobilých výdajů bude příjemce dotace písemně informován, včetně důvodů, které poskytovatele dotace ke krácení vedly.
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Rizikové oblasti: Zadávání zakázek ( viz soulad výdaje s legislativou) Změnová řízení Problematika víceprací, méněprací je nutné přesně dodržovat pravidla stanovená poskytovatelem dotace a zákonem o veřejných zakázkách Problematika nahlašování změn Soulad fakturace se Smlouvou o dílo Administrativní oblast Vedení zvláštního účtu Doložení výdaje v rozsahu a s náležitostmi vyžadovanými poskytovatelem dotace Předložení neuhrazených faktur Chyby v účetnictví (zařazení výdaje, samostatná analytická evidence)
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Rizikové oblasti: Je třeba také dát pozor na situaci, kdy majetek pořízený z daného projektu je využíván i pro jiné účely To je sice obecně možné, pak lze ale do projektu přihlásit pouze adekvátní část způsobilých výdajů, odpovídající podílu využití daného majetku v rámci projektu Je třeba také zajistit, aby výstupy a výsledky projektu využívala definovaná cílová skupina
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Významnou prevencí změn u stavebních projektů je kvalitní projektová příprava: zamezení chyb v PD a rozporu mezi PD a výkazem výměr podrobné a přesné zpracování výkazu výměr a zadávací projektové dokumentace jako navyšování ceny díla ze strany dodavatele přesné zakreslení budoucí stavby na dotčených pozemcích, zvláště pokud se jedná o majetek jiných subjektů a osob a bude třeba zajistit majetkoprávní vztahy
Závěr Jak se vyhnout rizikům krácení způsobilých výdajů? Znalost pravidel poskytovatele dotace Kvalitní projektový management (včetně finančního řízení a plánování, stanovení reálných nákladů projektu, využití institutu průzkumu trhu, kvalifikovaných expertních odhadů, apod.) Kvalitní projektová dokumentace V případě staveb věnovat zvýšenou pozornost vícepracem/méněpracem a dohledu při realizaci stavby Součinnost všech dotčených útvarů příjemce, které se spolupodílejí na realizaci projektu, vymezení kompetencí, zodpovědností, včasné předávání informací Věnovat dostatečnou pozornost účetnictví projektu Dodržovat pravidla v oblasti zadávání zakázek
Děkuji za pozornost Případné dotazy pište na adresu seminare@mmr.cz www.strukturalni-fondy.cz/jak-na-fondy