Kontaktní osoba: Jan Sůva Telefon: 267 994 333 Fax: 272 936 597 E-mail: jan.suva@sfzp.cz č. j. SFZP 072271/2012 Datum: 30. 3. 2012 ZADÁVACÍ DOKUMENTACE dle ustanovení 44 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon ) Název veřejné zakázky: Konference OPŽP Identifikační údaje zadavatele: Název: Státní fond životního prostředí České republiky IČ: 00020729 Adresa sídla: Korespondenční adresa: Kaplanova 1931, Praha 11 Chodov, PSČ: 148 00 Olbrachtova 2006/9, Praha 4, PSČ 140 21 Osoba oprávněná za zadavatele jednat: Ing. Radka Bučilová, pověřena řízením SFŽP ČR 1. PŘEDMĚT SMLOUVY A OBCHODNÍ PODMÍNKY 1.1. Předmětem zadávacího řízení je uzavření smlouvy podle 10 zákona mezi zadavatelem a jedním dodavatelem na dobu určitou, jejímž předmětem je zajištění kvalitní přípravy a průběhu konference Operačního programu Životní prostředí. 1.2. Bližší specifikace předmětu veřejné zakázky: výběr/návrh místa konání akce, koordinace celé akce, příprava časového harmonogramu a programu oslovení a koordinace přednášejících, průběžná komunikace s účastníky (potvrzení, pozvání, informace apod.), průběžné aktualizace databáze účastníků, organizační zajištění registrace v místě konání akce, distribuce konferenčních materiálů, zajištění cateringových služeb. 1.2.1 Prostory pro konání dvoudenní konference na téma využití dotací z OPŽP pro ochranu životního prostředí v České republice Vhodné konferenční prostory v Praze na úrovní 4* hotelu s kapacitou pro 200 osob školní sezení 2 salónky v dosažitelné vzdálenosti od hlavního konferenčního sálu, každý s kapacitou do 15 osob Prostor pro coffee break/obědovou pauzu pro všechny účastníky v dosažitelné vzdálenosti od hlavního konferenčního sálu 1/9
Prostory se musí nacházet na území hlavního města Prahy, resp. v oblasti městských částí Praha 1-10, konkrétně Praha 1 3 bez omezení, Praha 4 katastrální území Braník, Krč, Podolí, Michle a Nusle, Praha 5 katastrální území Smíchov, Hlubočepy, Radlice, Košíře, Motol a Jinonice, Praha 6 katastrální území Dejvice, Střešovice, Veleslavín, Vokovice, Břevnov a Bubeneč, Praha 7 katastrální území Holešovice a Troja, Praha 8 katastrální území Libeň, Karlín, Kobylisy a Střížkov, Praha 9 katastrální území Vysočany a Prosek, Praha 10 katastrální území Vršovice, Strašnice a Záběhlice. (Důvodem pro vymezení území je dobrá dopravní dostupnost pro co nejširší okruh zájemců) 1.2.2 Technické vybavení konferenční technikou tlumočnické zařízení (1 tlumočnická kabina s min. 2 místy) šeptáková souprava a sluchátka pro tlumočníky sluchátka pro všechny účastníky konference 2x přenosný mikrofon 1x mikrofon nebo hand set pro moderátora 2x dataprojektor 2x velké promítací plátno s šířkou alespoň 2m 1x notebook 1x řečnický pult a mikrofon 1x stůl + židle na pódiu stoly + židle do sálu pro 200 lidí školní sezení 1x ovladač prezentací, 1x laserové ukazovátko, 1x tiskárna Internetové připojení WiFi ve všech prostorách pro účastníky konference + pro 2 salonky ozvučení, osvětlení přítomnost odborného technika zajištění nahrávky konferenčních vystoupení ve formátu MP3 1.2.3 Prostory pro společenský večer, který se uskuteční první den konání konference od 20:00 do 01:00 Zajištění vhodných společenských prostor s kapacitou 200 osob (Zadavatel preferuje přednostně uspořádat večer v Ekotechnickém muzeu v Bubenči, připouští však i jiné kvalitativně a esteticky vhodné prostory se zaměřením na ekologii a životní prostředí.) Prostory se musí nacházet na území hlavního města Prahy, resp. v oblasti městských částí Praha 1-10, konkrétně Praha 1 3 bez omezení, Praha 4 katastrální území Braník, Krč, Podolí, Michle a Nusle, Praha 5 katastrální území Smíchov, Hlubočepy, Radlice, Košíře, Motol a Jinonice, Praha 6 katastrální území Dejvice, Střešovice, Veleslavín, Vokovice, Břevnov a Bubeneč, Praha 7 katastrální území Holešovice a Troja, Praha 8 katastrální území Libeň, Karlín, Kobylisy a Střížkov, Praha 9 katastrální území Vysočany a Prosek, Praha 10 katastrální území Vršovice, Strašnice a Záběhlice. 2/9
Zajištění cateringu - nápoje a jídlo formou rautu (welcome drink, pivo, víno, nealko, káva, čaj a teplý a studený bufet) pozn. v případě prostor Ekotechnického muzea v Bubenči je nutno konzultovat s vedením muzea. Zajištění odkládání šatů a zavazadel. Uchazeči předloží v nabídce návrh programu (složení hostů bude většinou z řad zástupců měst a obcí či odborníků na ekologii a životní prostředí). Návrh programu bude nedílnou přílohou smlouvy. Zajištění dopravy na společenský večer: V případě konání v Ekotechnickém muzeu v Bubenči - 2x mikrobus min. pro 18 cestujících, který bude zajišťovat kyvadlovou dopravu mezi stanicí metra Hradčanská a místem konání v rozmezí 19:00 21:00 příjezd hostů a 23:00-01:00 odjezd hostů. V případě místa konání v jiné lokalitě vzdálené více jak 500 m docházkové vzdálenosti od stanice metra - 2x mikrobus min. pro 18 cestujících, který bude zajišťovat kyvadlovou dopravu mezi nejbližší stanicí metra a místem konání v rozmezí 19:00 21:00 tam a 23:00-01:00 zpět. V případě místa konání v jiné lokalitě než v preferované, vzdálené do 500 m docházkové vzdálenosti od stanice metra se doprava poskytovat nebude. 1.2.4 Zajištění cateringových služeb konference: Občerstvení 1. den v rozsahu 2x coffee break + obědová pauza (k dispozici např. polévka a sendvič) Občerstvení 2. den v rozsahu 1x coffee break 1.2.5 V souvislosti s pořádáním konference zadavatel dále požaduje: Návrh programu konference zaměřené na OPŽP Návrh přednášejících odborníků Přípravu konferenčních oznámení a registračních formulářů a zajištění registrace v místě konání akce Zajištění distribuce konferenčních materiálů Zajištění doprovodného programu v podobě obrazové výstavy realizovaných projektů s informacemi umísťenými např. v prostorách, kde se bude konat konference Zajištění tlumočení z anglického jazyka do češtiny a opačně po celou dobu trvání konference (minimálně v rozsahu dvou odborných kabinových simultánních tlumočníků) Zajištění potřebného počtu hostesek Zajištění profesionálního konferenciéra, který bude moderátorem průběhu celé konference i průvodcem společenského večera (cizí jazyk není nutný). Vytvoření webových stránek konference na webových stránkách www.opzp.cz. Tzn. správa webové stránky konference na webu OPŽP návrh obsahu stránky, grafiky a členění odpovídající grafickému manuálu OPŽP, a dále 3/9
vystavení a průběžná aktualizace programu konference, přihlášek na konferenci, pozvánek na společenský večer, průběžné vystavování textů přednášek, foto z průběhu konference, záznamů konferenčních vystoupení v MP3 1.3. Návrh programu konference, koordinaci a aktualizaci programu, oslovení jednotlivých přednášejících, přípravu a výrobu pozvánek na společenský večer bude provádět dodavatel podle dispozic zadavatele. 1.4. Předmětem zakázky není zajištění ubytování pro hosty, služeb fotografa a kameramana. 1.5. Obchodní podmínky jsou zpracovány v závazném návrhu smlouvy, který je přílohou této ZD. 1.6. Zadavatel nepřipouští varianty nabídek. Nabídka obsahující více variant bude vyloučena z další účasti v zadávacím řízení. 1.7. Registrace účastníků konference proběhne první den konání konference od 9:00 do 10:00 hod. 1.8. Konference se uskuteční v termínu 25. 26. 9. 2012, 1. den od 10:00 do 17:00 a 2. den od 9:00 do 13:00. 1.9. Předmět veřejné zakázky je financován z projektu TA OPŽP Komunikace a propagace OPŽP - VI. Etapa (2012), ORG 8127. 1.10. Veřejná zakázka je podlimitní zakázkou, jejíž předpokládaná hodnota je 1.950.000,- Kč bez DPH. 1.11. Klasifikace předmětu veřejné zakázky: Předmět služby Kód CPV Organizace výstav, veletrhů a kongresů 79950000-8 Organizování akcí 79952000-2 1.12. Zadavatel si vyhrazuje právo nevyužít veškerých služeb dodavatele zmíněných ve smlouvě a o tuto část poté snížit odměnu dodavatele. 2. POŽADAVKY ZADAVATELE NA PROKÁZÁNÍ KVALIFIKACE 2.1. Zadavatel požaduje prokázání splnění základních kvalifikačních předpokladů dodavatele dle ustanovení 53 odst. 1 písm. a), b), c), d), e), f), g) h), i), j), k), l) a m) zákona způsobem dle 53 odst. 3 písm. a) až d) zákona. Dle 53 odst. 3 zákona uchazeč prokazuje: 2.1.1 splnění základních kvalifikačních předpokladů podle ustanovení 53 odst. 1 písm. a) a b) zákona předložením výpisu z Rejstříku trestů, 2.1.2 splnění základních kvalifikačních předpokladů podle ustanovení 53 odst. 1 písm. f) zákona předložením potvrzení příslušného finančního úřadu a ve vztahu ke spotřební dani čestného prohlášení, 4/9
2.1.3 splnění základních kvalifikačních předpokladů podle ustanovení 53 odst. 1 písm. h) zákona předložením potvrzení příslušného orgánu či instituce, 2.1.4 splnění základních kvalifikačních předpokladů podle ustanovení 53 odst. 1 písm. c), d), e), g), i), j), k), l) a m) zákona formou čestného prohlášení a zároveň předložením příslušných seznamů pro 53 odst. 1 písm. l) a m) zákona. Vzor čestného prohlášení tvoří přílohu této zadávací dokumentace. Doklady prokazující splnění základních kvalifikačních předpokladů předloží dodavatel v prosté kopii. Tyto doklady nesmí být k poslednímu dni, ke kterému má být prokázáno splnění kvalifikace, starší 90 kalendářních dnů. 2.2. Zadavatel požaduje prokázání splnění profesních kvalifikačních předpokladů dle 54 písm. a) a b) zákona předložením následujících listin: 2.2.1 splnění profesních kvalifikačních předpokladů dle ustanovení 54 písm. a) zákona předložením výpisu z obchodního rejstříku, je-li v něm uchazeč zapsán, či předložením výpisu z jiné obdobné evidence (je-li v ní uchazeč zapsán), 2.2.2 splnění profesních kvalifikačních předpokladů dle ustanovení 54 písm. b) zákona předložením dokladu o oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu veřejné zakázky, zejména doklad prokazující příslušné živnostenské oprávnění či licenci). Výpis z obchodního rejstříku nesmí být k poslednímu dni, ke kterému má být prokázáno splnění kvalifikace, starší 90 kalendářních dnů. Uchazeči mohou profesní kvalifikační předpoklady splnit dle 127 odst. 1 písm. b) zákona výpisem ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů, popř. dle 133 a násl. zákona certifikátem vydaným akreditovanou osobou v rámci systému certifikovaných dodavatelů, a to v rozsahu údajů v něm uvedených. 2.3. Zadavatel požaduje prokázání následujících ekonomických a finančních kvalifikačních předpokladů dodavatele v rozsahu dle 55 zákona. Ekonomické a finanční kvalifikační předpoklady podle 55 zákona splní dodavatel, který předloží dle 55 odst. 1 písm. a) zákona pojistnou smlouvu, jejímž předmětem je pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou dodavatelem třetí osobě. Zadavatel požaduje, aby limit pojistného plnění ve smyslu 28 zákona č. 37/2004 Sb., o pojistné smlouvě, v platném znění, sjednaného uchazečem na základě shora uvedené pojistné smlouvy, činil v celkové výši pojistného plnění z pojistné smlouvy minimálně 1. 000.000,- Kč. 2.4. Zadavatel požaduje prokázání splnění technických kvalifikačních předpokladů podle 56 zákona. Technické a kvalifikační předpoklady podle 56 zákona splní dodavatel, který předloží dle 56 odst. 2 písm. a) a e) zákona předložením: 2.4.1 splnění technických kvalifikačních předpokladů dle ustanovení 56 odst. 2 písm. a) zákona předložením seznamu významných služeb poskytnutých dodavatelem v posledních 3 letech s uvedením jejich rozsahu a doby poskytnutí; přílohou tohoto seznamu musí být: a) osvědčení vydané veřejným zadavatelem, pokud byly služby poskytovány veřejnému zadavateli, b) osvědčení vydané jinou osobou, pokud byly služby poskytovány jiné osobě než veřejnému zadavateli, nebo c) čestné prohlášení dodavatele, pokud byly služby poskytovány jiné osobě než veřejnému zadavateli a není-li současně možné osvědčení 5/9
podle bodu b) od této osoby získat z důvodů spočívajících na její straně. Dodavatel předloží min. 3 reference o poskytnutých významných službách, jejichž předmětem byla organizace konference v minimální hodnotě 1.000.000,- Kč bez DPH. 2.4.2 splnění technických kvalifikačních předpokladů dle ustanovení 56 odst. 2 písm. e) zákona předložením profesního životopisu moderátora akce. Zadavatel požaduje praxi v oblasti moderování v délce tří let a zkušenosti s moderováním pěti obdobných konferencí. Doklady prokazující splnění kvalifikačních předpokladů předkládají uchazeči v prosté kopii. Vítězný uchazeč může být před uzavřením smlouvy vyzván k předložení všech listin prokazující splnění kvalifikace v originále nebo úředně ověřené kopii 2.5. Uchazeč, který neprokáže ve lhůtě pro podání nabídek splnění kvalifikace, bude vyloučen z další účasti v zadávacím řízení. 3. POŽADAVKY NA ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ NABÍDKOVÉ CENY 3.1. Zadavatel požaduje, aby uchazeč v závazném návrhu smlouvy a v kalkulaci nabídkových cen, které jsou přílohou této zadávací dokumentace, uvedl maximální nepřekročitelné ceny v tomto členění: 3.1.1 nabídková cena za zajištění prostor pro konání konference v souladu s čl. 1.2.1 této zadávací dokumentace; 3.1.2 nabídková cena za zajištění technického vybavení v souladu s čl. 1.2.2 této zadávací dokumentace; 3.1.3 nabídková cena za zajištění společenského večera v souladu s čl. 1.2.3 této zadávací dokumentace; 3.1.4 nabídková cena za služby požadované zadavatelem v článku 1.2.4 a 1.2.5 této zadávací dokumentace. 3.1.5 celková nabídková cena za služby požadované zadavatelem, jedná se o součet nabídkových cen podle bodů 3.1.1 až 3.1.4. Nabídkové ceny musí zahrnovat veškeré náklady spojené s plněním předmětu zakázky a budou uvedeny jako cena bez DPH, samostatně DPH a cena s DPH. 3.2. Nabídková cena bude stanovena jako cena nejvýše přípustná, kterou není možno překročit. Překročení nabídkové ceny je možné pouze za podmínky, že po podpisu smlouvy a před termínem dokončení díla dojde ke změnám sazeb DPH, jiné podmínky pro překročení nabídkové ceny zadavatel nepřipouští. 4. POŽADAVKY NA ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ NABÍDKY 4.1. Dodavatel v nabídce uvede informace a skutečnosti povinné ze zákona. 4.2. Zadavatel požaduje, aby uchazeči v rámci nabídky předložili podepsaný a vyplněný návrh smlouvy s tím, že: a) uchazeč není oprávněn v závazném vzoru smlouvy měnit žádná ustanovení, b) uchazeč je povinen vyplnit ta ustanovení závazného vzoru smlouvy, která jsou označena jako vyplní uchazeč. Jedná se o následující ustanovení vzoru smlouvy: identifikace uchazeče (dodavatele) adresa pro doručování cena předmětu smlouvy 6/9
4.3. Uchazeči jsou povinni strukturovat svou nabídku následujícím způsobem: a) Krycí list nabídky (dle vzoru) b) Čestné prohlášení o splnění kvalifikace (dle vzoru) c) Doklady o prokázání splnění kvalifikace d) Návrh smlouvy na plnění zakázky podepsaný osobou oprávněnou jednat za uchazeče (dle vzoru) e) Doklad o oprávnění osoby, která podepsala nabídku a další doklady, jednat za uchazeče f) Kalkulace nabídkové ceny (dle vzoru) g) Případné další dokumenty 4.4. Všechny listy nabídky musí být číslovány vzestupnou číselnou řadou a musí být zajištěny proti manipulaci (svázány a na přelepu svázání opatřeny razítkem a podpisem uchazeče). 4.5. Nabídka bude předložena v českém jazyce ve dvojím vyhotovení (jeden originál, jedna prostá kopie) a na CD/DVD. 4.6. Dodavatel v rámci podání nabídky předloží podepsaný návrh smlouvy. Podepsaný návrh smlouvy musí svým obsahem odpovídat požadavkům zadávací dokumentace. Výběrem nabídky na základě návrhu na uzavření smlouvy uvedené v nabídce nevzniká právní vztah, zadavatel si vyhrazuje právo o smlouvě dále jednat a upřesnit její konečné znění. 4.7. Dodavatel je povinen v nabídce dále uvést, které části veřejné zakázky má v úmyslu zadat jednomu či více subdodavatelům včetně identifikačních údajů těchto subdodavatelů. Dodavatel je v takovém případě povinen předložit smlouvu uzavřenou se subdodavatelem, z níž vyplývá závazek subdodavatele k poskytnutí plnění určeného k plnění veřejné zakázky. 4.8. Nabídka bude doručena do podatelny zadavatele na adrese Olbrachtova 2006/9, Praha 4, PSČ: 140 21, kanc. č. 5.28, 4. patro, a to ve lhůtě pro podání nabídek. Nabídka bude podána v řádně uzavřené, neporušené a výrazně označené obálce: NABÍDKA Konference OPŽP NEOTEVÍRAT, na které musí být uvedena adresa dodavatele. 4.9. Při nesplnění podmínek uvedených v této zadávací dokumentaci bude nabídka uchazeče vyřazena a uchazeč bude vyloučen z další účasti v zadávacím řízení. 5. ZPŮSOB HODNOCENÍ NABÍDEK 5.1. Nabídky budou hodnoceny podle základního kritéria ekonomická výhodnost nabídky. 5.2. Hodnocení nabídek bude provedeno podle těchto dílčích hodnotících kritérií: 5.2.1 Nabídková cena bez DPH váha 60% 5.2.2 Dostupnost váha 5% 5.2.3 Nabízené prostory váha 15 % 5.2.4 Navržený program váha 20% 5.3 Hodnocení nabídek bude provedeno bodovací metodou. Bodové hodnocení provede hodnotící komise v souladu se svým jednacím řádem podle následujících pravidel: 5.3.1 V rámci hodnotícího kritéria Nabídková cena bez DPH bude hodnocení prováděno bodovací metodou. Tento údaj představuje součet jednotlivých položek podle bodu 3.1.5 zadávací dokumentace. Maximální počet bodů činí 100, tímto počtem bodů bude hodnocena nejvýhodnější nabídka (nejnižší nabídková cena). Ostatní hodnocené 7/9
nabídky získají bodovou hodnotu, která vznikne násobkem 100 a poměru hodnoty nejvhodnější nabídky k nabídce hodnocené. 5.3.2 V rámci hodnotícího kritéria Dostupnost bude hodnocena vzdušná vzdálenost v metrech od nejbližší stanice Metra. Maximální počet bodů činí 100, tímto počtem bodů bude hodnocena nejvýhodnější nabídka (nejkratší vzdálenost). Ostatní hodnocené nabídky získají bodovou hodnotu, která vznikne násobkem 100 a poměru hodnoty nejvhodnější nabídky k nabídce hodnocené. 5.3.3 V rámci hodnotícího kritéria Nabízené prostory bude hodnocena úroveň prostor konání konference, zvláště pak velikost místností, dispozice v rámci budovy (podlaží, vzdálenost od vstupu do budovy), vzdálenost jednotlivých místností od sebe. Nejlépe bude hodnocena nabídka uchazeče, která bude obsahovat největší prostory jednotlivých místností, umístěných co možná nejblíže u sebe, nejlepší dispoziční umístění nabízených prostor od vstupu od budovy (zpravidla nejblíže k východu). Maximální počet bodů v rámci tohoto dílčího hodnotícího kritéria činí 100. Body budou v rámci tohoto kritéria přidělovány tak, že hodnotící komise sestaví pořadí nabídek od nejvhodnější k nejméně vhodné a přiřadí nejvhodnější nabídce 100 bodů a každé následující nabídce přiřadí takové bodové ohodnocení, které vyjadřuje míru splnění dílčího kritéria ve vztahu k nejvhodnější nabídce. 5.3.4 V rámci hodnotícího kritéria Navržený program bude hodnocena kvalita navrženého programu konference i společenského večera, zejména pak délka programu, variabilita aktivit, atraktivnost pro účastníky, způsob a druh pohoštění, zakomponování krátkých vystoupení zástupců MŽP, SFŽP ČR a hostů. Nejlépe bude hodnocena nabídka uchazeče, která bude obsahovat navržený návrh programu konference zaměřený na problematiku OPŽP a Životního prostředí a zakomponování krátkých vystoupení zástupců MŽP, SFŽP ČR, jejichž vystoupení bude nejlépe odpovídat tématu akce. U návrhu společenského večera bude nejlépe hodnocena nabídka uchazeče, který předloží nejrozmanitější nabízené menu a místo konání, co nejblíže od místa konání konference. Maximální počet bodů v rámci tohoto dílčího hodnotícího kritéria činí 100. Body budou v rámci tohoto kritéria přidělovány tak, že hodnotící komise sestaví pořadí nabídek od nejvhodnější k nejméně vhodné a přiřadí nejvhodnější nabídce 100 bodů a každé následující nabídce přiřadí takové bodové ohodnocení, které vyjadřuje míru splnění dílčího kritéria ve vztahu k nejvhodnější nabídce. 5.4 Po přidělení bodů v rámci dílčích hodnotících kritérií budou provedeny následující kroky: 5.4.1 počet bodů přidělených v rámci prvního dílčího hodnotícího kritéria (Nabídková cena bez DPH) bude vynásoben váhou dílčího kritéria 0,6 (60 %), 5.4.2 počet bodů přidělených v rámci druhého dílčího hodnotícího kritéria (Dostupnost) bude vynásoben váhou dílčího kritéria 0,05 (5 %), 5.4.3 počet bodů přidělených v rámci třetího dílčího hodnotícího kritéria (Nabízené prostory) bude vynásoben váhou dílčího kritéria 0,15 (15 %), 5.4.4 počet bodů přidělených v rámci čtvrtého dílčího hodnotícího kritéria (Navržený program) bude vynásoben váhou dílčího kritéria 0,20 (20 %), 5.4.5 bude sečten počet bodů přidělených jednotlivým nabídkám a stanoveno jejich pořadí podle výše jejich bodového zisku od nejnižší po nejvyšší. 6. ČASOVÉ LIMITY 6.1. Lhůta pro podání nabídek končí dne 17. 4. 2012 ve 12:00 hod. 6.2. Otevírání obálek se uskuteční dne 17. 4. 2012 ve 13:00 hod. 8/9
6.3. Zadávací lhůta trvá 90 dnů. 7. DODATEČNÉ INFORMACE K ZADÁVACÍ DOKUMENTACI 7.1. Zadavatel poskytne dodatečné informace k zadávací dokumentaci pouze na základě písemné žádosti v souladu s ustanovením 49 odst. 1 zákona. Prohlídka místa plnění se s ohledem na charakter veřejné zakázky nekoná. Přílohy: 1. krycí list nabídky 2. vzor čestného prohlášení o splnění kvalifikace 3. kalkulace nabídkových cen 4. závazný vzor smlouvy 9/9