- 1 - novinky verze 4.031 vývoj sazeb DPH Od této verze jsou sazby DPH vázány na datum zdanitelného plnění, respektive na zadané datum při spuštění software. Součástí instalace je nově soubor C0DPH.DBF, který obsahuje všechny okamžiky, při nichž byly sazby od roku 1993 měněny. Při spuštění SW se automaticky vyberou ty sazby, které jsou pro dané datum platné. Při zápisu faktury, tisku faktur, respektive košilky FP, se pracuje se sazbami, které odpovídají datu zdanitelného plnění dokladu. Máte-li potřebu, můžete sazby měnit. A to ve dvou volbách : Nastav - Nastav parametry - Parametry programu / Nastav parametry pro DPH. V obou případech se sazby DPH jen prezentují a nelze je přímo opravit. Změnu lze provést jen přes funkční klávesy <F2>, respektive <F11>. Na klávesu <F2> se zobrazí seznam zlomových dní, při nichž docházelo k e změně sazeb (datum / základní sazby / snížená sazba). Údaj střední sazba, berte jen jako přípravu SW pro případ, že by MF ČR vymyslelo další sazbu DPH. Údaje v tabulce jsou pravdivé a nemá je smysl měnit. Nicméně máte-li tu potřebu, pak můžete cokoliv v ní opravit. Přepsat sazby, datumy, přidat další řádky ( <F3> za řádek na němž stojíte / <F4> před něj), vyřadit nežádoucí záznam <F5>, či, zjistíte-li, že jste seznam totálně pomotali, můžete vrátit jeho správnou hodnotu <F9>. Poté, co ukončíte opravy stiskem klávesy <Esc>, software si setřídí jednotlivé záznamy podle data a duplicitní záznamy odstraní. Na klávesu <F11> máte možnost zadat do připraveného řádku jen jedno datum a k němu od něj platné sazby. Poté, co ukončíte opravy stiskem klávesy <Esc>, je informace zpracována a jednális e o novinku, dosud pro software neznámou, uloží ji do seznamu. co se zaokrouhlením faktur Ve volbě Nastav - Nastav parametry - Nastav parametry pro DPH. lze pro haléřové rozdíly (zaokrouhlení) nastavit mnoho parametrů. Má-li se zaokrouhlení dělit na základ a DPH. Možnosti jsou, že se má dělit jakékoliv zaokrouhlení (zadáte hodnotu 0,00) / nemá se dělit nikdy (1,00) / respektive má se zaokrouhlovat až od nějaké částky (například 0,20). Jaká ta částka to ale má být, je ve hvězdách. Podle názoru MF ČR se mají dělit všechna zaokrouhlení. Prakticky to jde až od zaokrouhlení 3 haléře. Nově můžete stanovit, jak se má zaokrouhlení přenášet do účetnictví MAUS. Jestli tak, jak je uvedeno na dokladu a na účty, které si určíte v této možnosti. Nebo jestli se má zaokrouhlení započítat do největší částky, která na dokladu je. Zvolíte-li, že se má započíst do největší částky, pak je nutné si uvědomit, že to se nestane v případě, kdy máte nastaveno, že se zaokrouhlení nerozdělujete na základ a DPH a přitom na dokladu jsou částky jen s DPH. Software nedokáže a ani nemůže přičíst částku jen k základu, protože by pak nesouhlasil základ a DPH. Stejně aby musel rozdělit zaokrouhlení na základ a DPH, ale protože to nechcete, neudělá to a zaokrouhlení zůstane na dokladu jako dosud. datum úhrady dokladu podle importovaného bankovního výpisu Při párování dokladů s importovaným bankovním výpisem se důsledně do data úhrady dosazuje datum uskutečnění operace a ne datum bankovního výpisu. Ten totiž může obsahovat operace i více dní a zvláště u uživatelů, kteří zpracovávali BV za celý týden, docházelo ke zkreslení evidence oproti skutečnosti. drobná úprava úvodní obrazovky Oproti verzi 4.028 je upravena úvodní obrazovka, aby na ní uváděné informace, byly tak říkajíc lépe učesány. informační bubliny Od této verze je novinkou i to, že lze při zápisu údajů používat informační bubliny. Prozatím jsou zapracovány jen pro zápis nového žáka (respektive oprava údajů po žákovi) a pro zápis údajů nového obchodního partnera (respektive při opravě jeho údajů). V budoucnosti se uvažuje se
zavedením informačních bublin v celém software. Bubliny fungují tak, že v okamžiku vstupu na vyplňovaný údaj automaticky zobrazí bližší informaci o tomto údaji (co se do něj má zadat a jaké jsou možnosti). Povinné údaje mají mordou bublinu, nepovinné pak fialovou. Software umožňuje pracovat se zapnutými, či vypnutými bublinami. Přepínačem k tomu je <Ctrl><F7> (stisknete <Ctrl> a stále jej držíc, ťuknete do <F7>). Princip je tedy totožný s přepínačem pro aktivaci (deaktivaci) náhledu před tiskem sestavy. Přepínač lze stisknout v programu kdekoli a kdykoliv. Na úvodní obrazovce se zobrazuje informace, je-li systém informačních bublin aktivní. konstantní symbol u FP Tak, jako jde v programu nastavit standardní konstantní symbol, který se nabízí při zápisu nové faktury vydané, tak lze nově nastavit i konstantní symbol pro faktury přijaté. A to ve volbě Nastav - Základní údaje (FV = pro faktury vydané / FP = pro faktury přijaté). Těchto standardních konstancích symbolů se pak využívá při vytváření (zápisu) nového dokladu. U každé faktury, lze konstantní symbol přepsat skutečnou hodnotou, která se k dokladu natrvalo uloží. Program nehlídá povolené a nepovolené hodnoty konstantního symbolu, protože každý peněžní ústav má svá interní pravidla, která se neustále vyvíjejí. export do MAUS po etapách novinky verze 4.030 Máte-li tak šílenou evidenci, že z jedné instalace software Fakturace Alexo předáváte předpisy faktur do dvou, či dokonce více instalací software MAUS, pak právě od této verze můžete pohodlně exportovat vždy jen to, co chcete. U jednotlivých typů faktur přijatých, druhů faktur vydaných a bankovních účtů můžete v číselníku Nastav - Seznamy, číselníky - Typy přijatých faktur / Druhy vydaných faktur v údaji EXP, respektive v Bankovní účty v údaji E zadat, do jaké exportní skupiny tento případ patří. Máte-li například 3 instalace MAUS, pak se přímo nabízí užití označení 1,2,3. Při zadání nového symbolu se software dotáže, jedná-li se skutečně o novinku, či jen o překlep. Potvrdíte-li, že se jedná o novinku, bude tato automaticky zařazena s vaším popisem do vlastního číselníků exportních skupin (viz Nastav - Seznamy, číselníky - Exportní dávky, kde lze číselník opravovat). Symboly 0, N a mezera jsou vnímány jako jeden typ exportní dávky, pro potřeby software nazývaný Standard, tedy nijak nerozlišovaná skupina. V okamžiku, kdy máte zadány exportní dávky a provedete vlastní export a pokud v takovém exportu by bylo více než jen jeden typ dávky, dotáže se software, co vlastně z toho všeho, co exportovat lze, exportovat skutečně má (všechno / nic / jen něco). Odpovíte-li že nic, tak se také nic neexportuje. Odpovíte-li, že se má exportovat vše, vytvoří se export do MAUS bez ohledu na ty exportní dávky, který je u jednotlivých typů faktur uvedený. Odpovíte-li, že chcete exportovat jen některé, nabídne software seznam možných variant. Tedy co vše se bude exportovat (kolik dokladů) v případě, že zvolíte : úplně vše / pouze standardní / pouze ty co patří do dávky např. č.1 / ty co patří do dávky č.1 + do standardních / pouze ty co patří do dávky např. č.2 / ty co patří do dávky č.2 + do standardních. Kolik možností se nabídne, záleží jen na tom, jak pestrý je seznam dokladů, které se mají exportovat. Když zahrnuje více typů dávek, tak bude pestřejší i nabídka. Nikdy se však nenabízí sloučená kombinace např. ty co patří do dávky č.1 + ty co patří do dávky č.3. Kombinují se pouze konkrétní dávka + standard. Chcete-li předávat současně dávku č. 1 a dávku č. 3, tak si buď v číselnících typů faktur změňte číslo dávky (a pak se to bude nabízet v jedné exportní dávce) nebo, chcete-li to exportovat jen teď jednou mimořádně společně, proveďte nejdříve export dávky č.1 a pak dávky č. 3. Volbou z nabídky určíte, co se má opravdu exportovat. Po stisku klávesy <Esc> se žádný export neprovádí. POZOR! Exportujete-li postupně více dávek po sobě, používejte vždy jiné médium (například disketu). V případě exportu přes disk, či Flash Disk proveďte export dávky, tu importujete do MAUS a pak exportujete další dávku.exportní dávka z jednoho dne má totiž stejné označení a tak by každá další dávka, pokud byste exportovali například stále na jednu disketu, přepisovala dávku předchozí, do MAUSD dosud neimportovanou. U těch z vás, kteří do číselníku druhů faktur a bankovních účtů nezavedou rozlišení na exportní dávky, bude export pracovat stejně jako dosud, tedy export všeho možného. - 2 -
práce s číselníky Ve volbě Nastav - Seznamy číselníky byly důsledně doladěny všechny funkce, tak aby například po zápisu nového řádku se nemusely některé údaje ještě doplňovat v tabulce. Navíc přibyla informace, u kterých údajů lze využít funkční klávesu <F1> a pomocí ní vyvolat nabídku podpůrného číselníku. další opravy - tisk příkazu k úhradě, kde bylo zaznamenáno vrácení peněz zákonnému zástupci - neprováděla se kontrola účtu obchodního partnera při zápisu (opravě) údajů partnera přes volbu Žáci - Partneři - Nový / Oprav. - ve volbě Faktury - - Výběr skupiny dokladů se nevybírala správně odpovídající podmnožina, bylo-li užito výběru přes Objednávka / zakázka - stejně tak ve volbě Žáci - Záci - Oprav či ukaž - Výběr žáků se nevybírala správně odpovídající podmnožina, bylo-li užito výběru přes Strava,bydlení,platní - Vyřazení - při opakovaném exportu příkazu bance (již dříve exportovaného) nešlo opravit datum splatnosti, protože datum se nenabízelo v plném formátu DD.MM.RRRR, ale jen ve zkráceném DD.MM.RR. - byla opravena kontrola rodných čísel u žáků, která nesmyslně hlásila chybná rodná čísla,ač tato chybná nebyla novinky verze 4.028 číslo bankovního výpisu u dokladu Při úhradě dokladu přes : - automatické párování importovaným bankovním výpisem, - označováním dokladů hvězdičkou ve volbě Peníze- Bank.výpis, úhrady - Označením dokladu, - zápisem VS a částky ve volbě Peníze - Bank.výpis, úhrady - Variabilním symbolem, se k dokladu zapíše informace o BV, na kterém byl doklad uhrazen. Tato informace se pak zobrazuje při prezentaci dokladů (např. Faktury - Přijaté - Oprava a prezentace) v záhlaví. Např. že doklad: - byl zaplacen včas na BV č. 74 z roku 2008, - byl zaplacen pozdě o 88 dní na BV č.72 z roku 2008, - byl zaplacen částečně na BV č.78 z roku 2008, - byl zaplacen jiným způsobem včas či pozdě, - nebyl dosud zaplacen a má, či nemá čas do data splatnosti Podle údaje lze doklady vybírat ve volbě Faktury -... - Výběr skupiny dokladů - Hrazení dokladu - Bankovní výpis ano/ne, kde jsou 3 možné výběry - Hrazené přes BV = vybere doklady, uhrazené přes bankovní výpis - Konkrétním BV = doklady uhrazené zadaným (číslo a rok) BV - Ač hrazené, nemají BV = hrazené doklady, které ale u sebe nemají informaci, že byly hrazeny přes BV Podle údaje lze doklady také sumarizovat při jejich prezentaci přes <F2> - Bankov.výpisu, kde se prezentují sumáře za jednotlivé BV jako například z 1/08 = BV č.1 z roku 2008. Řádek hrazené jinak uvádí sumu za všechny doklady hrazené jiným způsobem než přes BV (není u nich číslo BV zaznamenáno). Opustíte-li přehled <Esc> vracíte se zpět do původního seznamu faktur. Stisknete-li pro opuštění přehledu <Ctrl><End>, ve výběru zůstanou pouze doklady odpovídající BV na němž jste v přehledu stáli. Při přechodu na novou verzi SW automaticky doplní k dokladům informaci o čísle BV přes nějž byly hrazeny. A to ze dvou zdrojů. Z importovaných a párovaných BV, kde je informace na 100% spolehlivá. A případně ze zaznamenaných plateb. Zde je informace jen cca 50%. Ne všechny provedené úhrady byly do seznamu plateb zahrnuty a proto se u řady dokladů může stát, že ač byly hrazeny přes BV, nebudou tuto informaci u sebe mít. Všechny doklady nově hrazené ji už mít budou. - 3 -
vázané doklady = finalizace záloh fakturou přijatou Funkce umožňuje tzv. vázat k sobě vyúčtovávající fakturu s fakturami zálohovými. Například dostanete postupně 5 zálohových faktur, které individuálně uhradíte a přenesete do MAUS. Na závěr celé akce dostanete fakturu s vyúčtování. Při jejím zápisu do evidence ve volbě Faktury - Přijaté - Nová faktura můžete označit vázané již evidované zálohy. Poté, co zadáte IČ partnera, můžete použít funkční klávesu <F2> = ukáže všechny evidované faktury tohoto partnera v aktuálním roce, či <F3> = jeho všechny faktury bez rozlišení roku. Ve sloupečku * můžete hvězdičkou <*> označit, že faktura je vázána k této nově zapisované. Mezera = není vázána / <-> = faktura je vázána k jiné finalizační faktuře. Označíte-li doklad, který původně nebyl zapsán jako Záloha, jste na to upozorněni. Vázat lze i doklad již vázaný k jiné faktuře, ale je jasné, že původní vazba bude zrušena. Sumář o vypsaných a označených fakturách máte na spodku seznamu. Pokud nějaké doklady k nově zapisované faktuře takto svážete, nabídne vám SW označit novou fakturu jako Finalizační. Tedy tu, která uzavírá (finalizuje / vyúčtovává) nějakou akci. Údaje o vazbě mezi doklady lze využít při výběru ve volbě Faktury - Přijaté - Výběr skupiny dokladů Podle ostatních - Finalizované zálohy, kde jsou 4 možné výběry - 1.zálohy, které jsou vazbou finalizovány = vybere doklady u nichž je uvedeno, že jsou vázány na nějakou finalizující fakturu - 2.FP, které nejsou vázány = vybere naopak ty faktury, které u sebe žádnou vazbu nemají - 3. finální faktury vazbící k sobě zálohy = faktury, které jsou finalizační a k nimž jsou jiné faktury (zálohy) vázány - 4.faktury vázané i vazbové = vyberou se všechny faktury, u nichž je uvedeno, že jsou vázány na nějakou finalizující fakturu a také ty faktury, které jsou finalizační a k nimž jsou jiné faktury (zálohy) vázány - 5. jeden konkrétní případ vazby = SW nabídne seznam finálních faktur (číslo/rok/typ faktury = podle číselníku druhů FP), k nimž jsou některé jiné faktury (zálohy) vázány. Vy zvolíte a SW ponechá ve výběru jen faktury tohoto případu. Nevyberete-li ze seznamu žádnou nabízenou možnost, výběr faktur se nezmění Podle údaje o vazbě mezi doklady lze také provést sumarizaci při prezentaci dokladů (<F2> - Jsou finální). SW provede sumarizaci podle jednotlivých případů. Například 789/08-01 je faktura č. 789 z roku 2008, druh= 01, která finalizuje jednu akci a váže k sobě 5 zálohových faktur. Řádek nevázané uvádí sumu za všechny doklady, které nemají u sebe informaci o vazbě na jinou fakturu.. Opustíte-li přehled <Esc> vracíte se zpět do původního seznamu faktur. Stisknete-li pro opuštění přehledu <Ctrl><End>, ve výběru zůstanou pouze doklady odpovídající jedné akci na níž jste v přehledu stáli. V souvislosti s touto funkcí je dobré si při zápisu zálohových faktur u nich zaznamenávat, že jsou skutečně zálohami. Díky tomu pak při prezentaci faktur se v záhlaví vypisuje informace, že se jedná o zálohu a případně, je-li již vázána k finální faktuře, tak i informace o této faktuře. Podle účelu faktury, lze provádět i výběr volbě Faktury - Přijaté - Výběr skupiny dokladů - Stav dokladu- 1.záloha / 4.finále. nulové faktury do MAUS Je-li faktura na nulovou částku, je nutno její účetní obraz vytvořit trochu nestandardně, protože jinak by se do MAUS vůbec nedostala. V účetnictví totiž záznamy s nulovou částkou nemají co dělat a tak by byly při importu odstraněny. Proto se generuje účetní doklad v podobě s fiktivní částkou 1,- Kč. Respektive, pokud doklad rozúčtováváte, pak se vás SW na fiktivní částku zeptá a vy si ji můžete zadat sami (např. 500,- Kč). Jsou-li k nulové faktuře vázány nějaké zálohy, pak vám SW nabídne jako tuto fiktivní částku, právě sumu částek fakturovaných na těchto zálohách (např. 18.796,50 Kč).: SE MD Dal 321 1,- 321 1,- 5xx 1,- 5xx - 1,- SE MD Dal 321 500,- 321 500,- 5xx 500,- 5xx - 500,- SE MD Dal 321 18.796,50 321 18.796,50 5xx 18.796,50 5xx - 18.796,50 Importovaný doklad si už v MAUS upravíte, jak budete potřebovat. - 4 -
nespárované záznamy v BV a jejich export do MAUS Pokud na importovaném bankovní výpise zůstanou při párování některé záznamy nespárované, Fakturace Alexo neví, jak mají být tyto záznamy účtovány. Nicméně, protože se do MAUS importuje BV ve tvaru vždy dvou záznamů (241 a protiúčet), můžete si nastavit, na jaký účet se má nespárovaná položka zaúčtovat. A to samostatně pro záznamy, které jdou na vrub našeho účtu (FP), respektive ve prospěch účtu (FV). Ve volbě Nastav - Nastav parametry - 5.zaúčtování bankovních účtů a BV nejdříve zadáváte pro jednotlivé bankovní účty, jejich parametry. Až s tím skončíte, dotáže se SW právě na ty nespárované protistrany. Je asi dobré nastavit si pro SE takové značení, které zapříčiní, že syntetika bude v MAUS vyhodnocena jako chybná. SE bude v MAUS červeně označeno a pro účetní to bude dobrá signalizace, co na BV není vyřešeno, co musí přeúčtovat. Dokud vše nejasné nepřeúčtuje, nemůže doklad zaúčtovat. opravy - odstraněné chyby - pochybné číslování FV při potvrzení Ano, chci zapisovat další doklad - v některých případech posunutí číslování obsahu FV, což se projevovalo ztrátou obsahu u jednoho dokladu, respektive obsahem, který neodpovídal dané faktuře (byl z jiné) - chybné zaokrouhlování DPH při nastavení, že se má zaokrouhlovat na desetníky a bylo-li zároveň nastaveno, že oddělovacím znakem desetinných míst je čárka - kniha faktur přijatých měsíční - někdy výběry faktur neodpovídaly skutečnému zařazení z pohledu zvoleného výběrového data (vystavení / evidence / zdaň.plnění) - košilka k FP č.14 - u rozúčtované faktury neodpovídala poznámka u 1.řádku (321) nastavenému režimu - nastavování slev na ubytování za dny státního volny - nulování slev : někdy se ohlásila mimořádná chyba, která ale nikterak nenarušovala zpracování a dalo se jí přeskočit a klidně pokračovat v práci - někomu při spuštění SW hlásila mimořádná chyba, která ale nikterak nenarušovala zpracování a dalo se jí přeskočit a klidně pokračovat v práci. Chyba byla způsobena ztrátou dvojice informačních souborů c20.dbf a c20.fpt z adresáře DTX, což nová verze napravila novinky verze 4.027 Hledání nové verze při spuštění programu Nově jsme do software zapracovali automatické hledání nové verze při spuštění software. Při spuštění software, po zadání hesla a data zpracování se software automaticky bez dotazu podívá na WEB stránky DATAXu, není-li na nich umístěna nová verze. Pokud ji tam nalezne, dotáže se, máli se provést aktualizace (což asi ano). Pak je postup práce úplně stejný, jako ve volbě Obsluha - Upgrade verze. Tedy stažení patřičného souboru z WEBu a provedení automatické aktualizace na novou verzi. Na konci se většinou nabídne seznam novinek, kde se dočtete, co nového verze přináší. Nenalezne li ji tam, nic se neděje a software pokračuje v práci a nabídne vám základní menu. Dotaz na Internet by neměl nijak dramaticky spuštění software zdržet (cca 2 vteřiny). Může se ale stát, že na vašem počítači, při vašem způsobu připojení by mohlo toto automatické dotazování zdržovat. Proto lze tuto funkci vypnout. A to ve volbě Nastav - Nastav parametry Hledání nové verze, respektive Obsluha Upgrade verze Automaticky?. V obou volbách se software dotáže stejně, má-li / nemá-li se provádět kontrola existence nové verze při spuštění. A vy si můžete nastavit, že se provádět nemá. Kontrolu, zdy máte aktuální verzi, respektive, zda lze stáhnout novější, si pak můžeet stále provádět ve volbě Obsluha Upgrade verze. - 5 -
Poznámka v účetním dokladu Další a další požadavky uživatelů nás dovedly k tomu, že jsme vytváření poznámek zase o něco vylepšili. Jednak jsme rozdělili poznámky do dvou skupin. Na poznámky, které se přiřazují do záznamů s účty 321 / 311 (odběratelé /dodavatelé) a na ostatní, které se přiřazují do záznamů s jinými účty (náklady / tržby / sklad / DPH atd.). Druhým vylepšením je vyšší pestrost tvorby: - 1 = poznámka k faktuře - 2 = název účtu z účtového rozvrhu - 3 = poznámka + název účtu - 4 = poznámka + název firmy - 5 = poznámka + název firmy + název účtu - 6 = název firmy - 7 = název firmy + poznámka - 8 = název firmy + poznámka + název účtu Nastavení naleznete ve volbě Nastav Nastav parametry MAUS parametry 4. střediska + vnitropodnikové účty + poznámka, kde po zadání, jak se pracuje se středisky a jak to máte s vnitropodnikovými účty, zadáváte právě to, jak se mají generovat poznámky. Já doporučuji pro 321 a 311 nastavit hodnotu 7 a pro ostatní 4. Stále platí, že máte-li ve volbě Nastav Nastav parametry MAUS parametry 3. pod jakým názvem se doklady předávají nastaveno, že se do názvu dokladu včleňuje název partnera, bude jméno partnerské firmy na první pohled jasné již při prohlížení účetních dokladů v jejich seznamu. - 6 -