2 Kontrola a příprava dat před převodem do WinVabanku

Transkript

1 Převody s Winvabankem 1 1 Převody s Winvabankem Před samotným převodem dat do programu WinVABANK je třeba data v programu VABANK připravit. Po převodu dat slouží program VABANK jen pro příležitostné nahlížení do dat, zvláště do archivů deníku, jehož jednotlivé zápisy se do Winvabanku nepřevádějí. 2 Kontrola a příprava dat před převodem do WinVabanku Následující body je nutno provést v programu Vabank před vlastním převodem: 1) Kontrola správnosti údaje IČO v parametrech účtované firmy V nabídce OSTATNÍ / INSTALACE PARAMETRŮ / NASTAVENÍ PROGRAMU / KONSTANTY / ÚČTOVANÁ FIRMA - zkontrolujte si všechny vyplněné údaje. Nejdůležitějším údajem pro převod je údaj IČO - ten musí být v každém případě vyplněn SPRÁVNĚ! Údaj IČO je zde ve tvaru 00xxxxxxxx". Za dvěma nulami musí následovat osmimístné identifikační číslo firmy. Pokud v údaji IČO máte samé nuly, opravte si ho. Tento údaj se použije i při převodu faktur. 2) Kontrola vyřazení karet majetku - jen pro uživatele, kteří majetek používají Vstupte do nabídky MAJETEK / VYŘAZENÝ MAJETEK a zkontrolujte, zda není vyřazení karty provedeno pouze zapsáním datumu vyřazení v základním formuláři, ale je správně provedeno i zápisem v položkách karty (operace V). 3) Příprava faktur a archivu faktur - jen pro uživatele, kteří fakturaci používají Při převodu se přenášejí faktury všechny - aktivní do aktivních, archivní do archivních. Po převodu do WinVABANKu již nebude možné archivní i aktivní faktury měnit ani přenášet do účetnictví. Bude je možné pouze prohlížet a tisknout. V aktivní fakturaci VABANKu by měla být maximálně data odpovídající období účetních zápisů deníku. Pokud máte ve fakturách faktury staršího data, přesuňte je do archivu faktur. Před převodem je nutné přenést do financí všechny faktury, které ještě nebyly zaúčtovány. O jaké faktury se jedná, zjistíte v nabídce FINANCE / ZAÚČTOVÁNI DOKLADŮ/ ZAUČTOVÁNÍ FAKTUR. K hromadnému přenosu vybraných faktur slouží klávesa SHIFT + F5. Vstupte do nabídky FAKTURA / UTILITY / TYPY DOKLADŮ PRO PŘEVOD DO WINVABANKU a zde si postupně zobrazte obě sestavy. Zkontrolujte v nich, zda se zde nemáte použit nechtěný typ dokladu pro fakturu, například b, nebo hlavně, zda není v první řádce doklad s prázdným typem. V seznamu faktur dle čísla faktury s prázdným typem vyberte a na klávese F7 proveďte změnu jejich typu dokladu na správný. U archivních faktur z minulých let, ve kterých již další faktury nebudete pořizovat, duplicita čísel v číselné řadě nevadí. U faktur v aktuálním roce doporučujeme faktury s prázdným či vadným typem upravit tak, aby nedošlo v rámci použitého typu a roku k duplicitnímu číslu dokladu. V takovém případě by ve WinVABANKu až do konce tohoto roku nebylo možno v dané číselné řadě zapnout automatické číslování dokladů, museli byste číslovat ručně. Dále je nutno zkontrolovat v nabídce UTILITY Chybu integrity dat. V případě, že existují vadné zápisy, si vytiskněte chybové sestavy. Pokud se jedná o chybné hlavičky (tj. bez položek), jim buď ve fakturaci doplnit položky, nebo je v chybě integrity dat zrušit a případně pořídit znovu. Případné chybné položky je nutno zrušit a v případě potřeby do fakturace zrušené vadné faktury znovu pořídit. 4) Příprava skladů - jen pro uživatele, kteří sklady používají a) zaúčtování skladů Je nutné provést všechny účetní operace (příjem, prodej a výdej). b) inventura skladu Je vhodné udělat inventuru skladu. Do programu WinVABANK se později převedou skladové karty a příjemky odpovídající aktuálnímu stavu skladu. c) kontrola skladových karet Pro kontrolu slouží sestava v nabídce SKLADY / NÁSTROJE / KONTROLA TYPU KARET NA ČÍSELNÍK. Ta kontroluje, zda TYP zadaný v kartě, existuje také v číselníku přenosů. Pokud tomu tak není - typ byl třeba v minulosti omylem zrušen - objeví se chybné věty. Ty odstraníte dvěma způsoby. Buď se rozhodnete, že kartu již

2 2 VABANK 2009 nepotřebujete, a zrušíte ji. Nebo v číselníku přenosů pořídíte novou větu s typem použitým na dané kartě. Věnujte opravě typu náležitou pozornost, neboť karty s chybným typem nebudou převedeny do programu WinVABANK. A také nebudou převedeny všechny příjemky, ve kterých jsou tyto karty použity. d) změna názvu skladu Zkontrolujte si názvy skladů v číselníku skladů. Název skladu nesmí být prázdný. Pokud takový případ nastal, vstupte do nabídky SKLADY / SKLADY / NÁSTROJE / ZMĚNA UMÍSTĚNÍ SKLADU. V seznamu skladů vyberte sklad pro přejmenování a zadejte jeho nový název. Na otázku Opravdu provést A?" odpovězte kladně. Název skladu se zároveň změní také ve všech souvisejících skladových dokladech. 5) Příprava číselníku druhů k převodu a) Z číselníku druhů nebudou při převodu do programu WinVABANK převedeny druhy, jenž obsahují na straně MD nebo na straně DAL, případně na obou stranách, účet Chcete-li i tyto druhy převést do WinVABANKu, musíte nulové účty nahradit účty z účtové osnovy, na které je povoleno účtování. Doporučení k univerzálním druhům určeným pro různé operace (1,2,3) a k závěrkovým druhům (ZZA, ZZP, ZSA, ZSP): U těchto druhů ponechejte nulové účty, neměňte je na jiné - tyto druhy nebudete ve WinVabanku potřebovat. b) Z pohledávek a závazků a z archivu pohledávek a závazků si vytiskněte sestavu s názvem "Výskyt druhů na zálohách". U druhů uvedených na sestavách je třeba nastavit v číselníku druhů účty MD a DAL takto: - u druhů typu pohledávka (ve sloupci PZ" mají nastaveno P") musí být na straně DAL účet pro přijaté zálohy, na stranu MD zadejte účet banky - u druhů typu závazek (ve sloupci PZ" mají nastaveno Z") musí být na straně MD účet pro poskytnuté zálohy, na stranu DAL zadejte účet banky Příklad: druh název MD DAL DPH Typ PZ Z VZ vystavená záloha N - P A PZ přijatá záloha N - Z A Používejte pouze účty z účtové osnovy, na které je povoleno účtovat! Účty na straně DAL (u pohledávek) a na straně MD (u závazků) budou použity v rámci převodu do WinVabanku při vytváření záloh. 6) Kontrola a příprava dat v deníku Pro bezchybný převod dat v deníku je důležité provést několik následujících kontrol: a)kontrola integrity dat Vstupte do nabídky DENÍK / UTILITY / CHYBA INTEGRITY DAT / Hlavičky deníku a Položky deníku. Případné chyby je třeba, po konzultaci na hotline, odstranit. b)kontrola chybných vět deníku V nabídce OSTATNÍ / INSTALACE PARAMETRŮ / NASTAVENÍ PROGRAMU VABANK / KONSTANTY / ZÁKLADNÍ ÚDAJE / ZÁKLADNÍ ÚDAJE I. Zde nastavte v části POVOLENÉ OBDOBÍ pro FINANCE, DPH i SESTAVY interval tak, aby do něj spadaly všechny zápisy deníku. V deníku vyberte pomocí SHIT + F8 všechny zápisy, stiskněte F9 a zvolte nabídku Chybné věty v deníku - postupně zvolte všechny 4 nabízené sestavy. Případné chyby je třeba v každém případě odstranit - např. znovudoplněním scházejících středisek, adres apod. do číselníků. c) kontrola a doplnění čísel knih Údaj KNIHA musí být u všech zápisů deníku nastaven správně! Ve WinVABANKu již knihu nelze změnit a jedná se o klíčový údaj pro správné fungování programu. Proto věnujte nastavení knih u všech zápisů v deníku náležitou pozornost!

3 Kontrola a příprava dat před převodem do WinVabanku 3 Knihy mohou nabývat ve WinVABANKu těchto hodnot: číslo název knihy příklad 1 Pohledávky vystavená faktura odběrateli, ostatní pohledávky 2 Závazky přijatá faktura od dodavatele, ostatní závazky 3 Banka příjem výpis z účtu, pohyby na straně MD 4 Banka výdej výpis z účtu, pohyby na straně DAL 5 Pokladna příjem příjmový pokladní doklad 6 Pokladna výdej výdajový pokladní doklad 7 Zálohy vydané vystavená zálohová faktura odběrateli (jen pro účely evidence v pohledávkách a závazcích) 8 Zálohy přijaté přijatá zálohová faktura od dodavatele (jen pro účely evidence v pohledávkách a závazcích) 9 Dobropis pohledávka přijatý dobropis od dodavatele 10 Dobropis závazek vystavený dobropis odběrateli 11 Vrácení zálohy pohledávka přijatá faktura od dodavatele, kde částka dříve uhrazené zálohy je vyšší než částka vyúčtování a vzniká povinnost rozdíl uhradit 12 Vrácení zálohy závazek vystavená faktura odběrateli, kde částka dříve uhrazené zálohy je vyšší než částka vyúčtování a vzniká povinnost rozdíl uhradit 14 Ostatní příjem interní doklady, pro potřeby salda za doklad má kladné znaménko, např. kurzové rozdíly a haléřové vyrovnání s nákladovým účtem 5xx 15 Ostatní výdej interní doklady, pro potřeby salda za doklad má záporné znaménko, např. kurzové rozdíly a haléřové vyrovnání s výnosovým účtem 6xx 19 Zápočet pohledávky interní doklad, na jehož základě se provádí zápočet pohledávky 20 Zápočet závazku interní doklad, na jehož základě se provádí zápočet závazku 21 Tvorba opravné položky k pohl. interní doklad, na jehož základě se provádí tvorba opravné položky 22 Zúčtování opravné položky interní doklad, na jehož základě se provádí zúčtování (rušení) opravné položky 23 Doklad k záloze vydané daňový doklad k platbám vystavených záloh odběrateli, používá se i pro dobropisy k těmto dokladů (účtovány záporně) 24 Doklad k záloze přijaté daňový doklad k platbám přijatých záloh od dodavatele, používá se i pro dobropisy k těmto dokladům (účtovány záporně) Změnu údaje kniha lze u jednotlivých zápisů provést buď ručně nebo hromadně pro vybrané zápisy (pomocí F8, ALT+F3 nebo SHIFT+F3) klávesou CTRL+F8. V případě ručního přepsání čísla knihy u jednotlivých zápisů deníku se tato změna neprojeví v závazcích a pohledávkách (a je v tomto případě nutno provést v evidenci závazků a pohledávek změnu následně)! Proto doporučujeme provádět změny pouze pomocí klávesy CTRL+F8. Nulová kniha V údaji kniha nesmí být 0. Výběr nulové knihy proveďte nastavením kurzoru na údaj kniha a stisku klávesy ALT+F3 - zvolte a) rovno", zadejte hodnotu 0. U všech těchto zápisů tedy změňte číslo knihy buď hromadně pomocí klávesy CTRL+F8 nebo ručně na správné. Dobropisy a přeplatky záloh Doporučujeme si v deníku najít všechny zápisy s mínusovou částkou - kurzor nastavte údaj CELKEM a stiskněte ALT + F3, zvolte JE MENŠÍ NEŽ 0. Tyto zápisy nesmí být zařazeny v knize 1 nebo 2, ale v knihách dobropisů či přeplatků - 9, 10, 11, 12. Dále je nutné, aby zápisy byly v pohledávkách a závazcích zapsány stejně jako jsou v deníku - setkali jsme se již s případy, kdy jsou dobropisy správně v pohledávkách a závazcích zadány s mínusovou částkou, ale do deníku při přenosu změněny na kladnou hodnotu.

4 4 VABANK 2009 Interní doklady kurzových rozdílů a haléřového vyrovnání Určení správné knihy je poměrně snadné - doklady obsahující v položkách nákladový účet 5xx, patří do knihy 14 a doklady obsahující v položkách výnosový účet 6xx, patří do knihy 15. Doklady otevírající účetní knihy Tyto doklady patří do knihy 14 s výjimkou saldokontního otevření knih (standardně druhy ZSA a ZSP), kterým náleží číslo knihy odpovídající druhu dokladu (vystavená faktura - kniha 1, přijatá faktura - kniha 2 atd.). Speciální výběr dat pro kontrolu knih (SHIFT+F3) V deníku je na klávesách SHIFT + F3 - o) pro změnu knih zapracována speciální funkce umožňující výběr dat podle jednotlivých knih s posouzením jejich správnosti. Program zápisy vybírá dle údajů v konstantách, které jsou navázány na číselník druhů a účtovou osnovu. Pro správné použití funkce vyhledání je tedy nutné mít správně vyplněny konstanty. Proto je nejprve nutno zkontrolovat nastavení konstant v nabídce OSTATNÍ / INSTALACE PARAMETRŮ / NASTAVENÍ PROGRAMU VABANK / ZÁKLADNÍ ÚDAJE / ZÁKLADNÍ ÚDAJE I a PRO AUTOMATIKU KNIH a údaje v nabídce PŘENOSY I. Scházející údaje je nutno doplnit. Struktura nabídky je pro každou knihu a je třeba provést kontrolu všech knih: nabídka PRAVDĚPODOBNĚ CHYBNÁ KNIHA se dále dělí na: MAJÍ BÝT X, ALE NEJSOU, tj. zápisy, které by měly mít číslo právě vyhledávané knihy, ale nemají. Pomocí této nabídky jsou vybrány zápisy, ve kterých by měla být uvedena právě vyhledávaná kniha. V případě, že některý ze zápisů nevyhovuje, odvyberte jej klávesou F8. Nakonec stiskněte kombinaci kláves CTRL+F8, program ohlásí počet vybraných zápisů ke změně knihy a zeptá se, zda změnit. Odpovězte "A". JSOU X, ale NEMAJÍ BÝT, tj.zápisy, které mají číslo právě vyhledávané knihy, ale měly by mít jiné číslo Tyto zápisy obsahují právě vyhledávanou knihu, ale měly by mít knihu jinou. Nabídka je určena pouze pro zobrazení zbývajících chybných zápisů. Po prohlédnutí těchto zápisů opusťte nabídku pomocí klávesy ESC.

5 Kontrola a příprava dat před převodem do WinVabanku 5 d) kontrola správného čísla dokladu V programu VABANK lze do údaje Doklad" zapisovat i více typů dokladů (např. f/990101,b1). V programu WinVABANK jsou typ a číslo dokladu odděleny a jednomu zápisu deníku přísluší pouze jeden typ a číslo dokladu. Proto při převodu do WinVABANKU bere převodní program v úvahu pouze poslední doklad (tj. doklad za poslední čárkou). Pro pochopení převodu dokladu slouží následující příklady: Vabank WinVABANK doklad typ dokladu číslo dokladu vf/ vf f/990101, b/1 b 1 F/15555, d/423, b1/230 b1 230 Typ dokladu nesmí být prázdný! Proto je nutné, abyste zjistili, zda se ve vašem deníku takové zápisy nenacházejí. K problému s převodem čísla dokladu dojde v případě, pokud údaj doklad vyplňujete nestandardně - vkládáte si do něj poznámky apod. V tom případě je nutno taková čísla dokladů v deníku, pohledávkách i závazcích předělat na správné. Dalším problémem mohou být několik let staré zápisy neuhrazených faktur, které se v deníku každým rokem otvírají, zápis by měl vypadat například takto: vf/970098,ou/1998,ou/1999,ou/2000,ou/2001,ou/2002,ou/2003,ou/2004,ou/2005. Protože je však údaj doklad pouze na 30 znaků, program již v průběhu uzávěrky nemá poslední čísla pro otvírání účtů kam přidávat a poslední číslo, které se přenáší do Winvabanku, je nesmyslné. V případě, že víte, že takovéto několikaletá saldokontní otevření faktur máte, musíte v nich číslo dokladu opravit ručně na správné, v našem případě ou/2005. e) kontrola účtové osnovy Zvolte nabídku OSTATNÍ / INSTALACE PARAMETRŮ / NASTAVENÍ PROGRAMU VABANK / ČÍSELNÍKY / FINANCE / ÚČTOVÁ OSNOVA / DETAIL. Pokud se vám po opuštění účtové osnovy objeví chybová sestava, je třeba uvedené chyby opravit. 7) Příprava pohledávek a závazků Podobně jako v deníku, je třeba i v pohledávkách a závazcích zkontrolovat čísla knih. Doklady, u nichž byla změna knih provedena v deníku pomocí kláves CTRL+F8 a byly programem nalezeny v pohledávkách a závazích, by měly být v pořádku. V pohledávkách a závazcích se ale mohou nacházet i doklady, jejichž odpovídající zápis se v deníku nenachází: - může se jednat o pohledávky a závazky z archivních účetních období, která nebyla otevřena saldokontně - může se jednat o pohledávky a závazky aktuálního účetního období, jejichž zápis se sice v deníku nachází, ale není se zápisem v pohledávkách a závazcích vnitřně spárován. Lze dopárovat pomocí funkce na klávese F7. - může se jednat o zálohové faktury - podle sestavy uvedené v bodě 5b) je třeba doplnit knihu 7 (vystavené zálohové faktury) nebo 8 (přijaté zálohové faktury) Dále si z nabídky Závazky a pohledávky / Pořízení a sestavy / SHIFT+F8 / F9 / Seznam dokladů dle knih zobrazte sestavu. Nesprávně zařazené doklady jsou zvýrazněny - tyto doklady je nutno opravit.