Vedení úřadu V Písku dne: 25.07.2012 MATERIÁL PRO JEDNÁNÍ RADY MĚSTA PÍSKU DNE 16.08.2012 MATERIÁL K PROJEDNÁNÍ Organizační řád Městského úřadu Písek NÁVRH USNESENÍ Rada města 1) 1.1) schvaluje změnu Organizačního řádu Městského úřadu Písek s účinností od 01.09.2012, která se týká náplně činnosti odboru sociálních věcí dle důvodové zprávy 1.2) v příloze č. 1 Schéma organizační struktury městského úřadu schvaluje vznik dvou nových oddělení na odboru školství a kultury, a to oddělení školství, oddělení kultury 1.3) v příloze č. 1 Schéma organizační struktury městského úřadu schvaluje změnu v počtu zaměstnanců jednotlivých oddělení finančního odboru dle důvodové zprávy a) bez připomínek b) s připomínkami.. 2) stanovuje počet zaměstnanců s účinností od 01.09.2012 na počet 151 JUDr. Ondřej Veselý starosta Návrh předkládá Návrh zpracoval Ing. Zlatuše Hofmanová tajemnice
Důvodová zpráva: ad 1.1) Rada města schválila na svém jednání dne 15.12.2011 pod číslem usnesení 712/11 změnu organizačního řádu, která nabyla účinnosti dnem 01.01.2012. Hlavním důvodem změny byl přesun dávkových agend z odboru sociálních věcí a zdravotnictví pod Úřad práce ČR. Stejným usnesením byl stanoven i počet zaměstnanců od 01.01.2012 na počet 150. Nyní, po několika měsících fungování odboru sociálních věcí, je nutné upravit náplň činnosti oddělení samosprávy v sociální oblasti, a to zejména s ohledem na vyjasňování obsahu činnosti, která je úřadu svěřena. V příloze č. 1 je uvedena nově navrhovaná náplň (opravovaný text přeškrtnut, nový text psán červeně), pro srovnání je v příloze č. 2 uvedena náplň původní. ad 1.2) Při sloučení odboru školství, mládeže a tělovýchovy a odboru kultury a cestovního ruchu nebyl nově vzniklý odbor školství a kultury rozdělen na oddělení. Nyní žádá místostarostka, do jejíž kompetence odbor spadá, společně s vedoucí odboru o vytvoření dvou oddělení, a to oddělení školství a oddělení kultury. V oddělení školství by bylo vytvořeno místo vedoucí oddělení, druhé oddělení by si přímo řídila vedoucí odboru (v současné době se jedná o vytvoření destinačního managementu, není proto vhodné předčasně rozhodovat o tom, co bude vykonávat úřad a co nově vzniklá organizace, proto není vhodné určovat nyní vedoucího oddělení). Činnost odboru je velmi různorodá, přenesení řídících kompetencí v oblasti školství by ulehčilo práci vedoucí odboru, která by tím získala větší prostor pro koncepční práci. ad 1.3) a ad 2) Finanční odbor se v posledních letech potýká s velkým nárůstem povinných činností. Jejich výčet shrnul vedoucí finančního odboru viz příloha č. 3. V současné době se městský úřad připravuje na zavedení poplatku z odpadu, který bude dle daňového řádu vybírat i vymáhat finanční odbor. Z těchto důvodů považuji za nezbytné navýšit počet zaměstnanců o 1 zaměstnance. Nyní řešíme nárůst činnosti nárazovým uzavíráním dohod o pracovní činnosti, což je nesystémové, neřeší to zavedení nového místního poplatku, vytváření konsolidované účetní závěrky apod. Zároveň navrhuji změnu organizační struktury finančního odboru, kdy v současné době v oddělení rozpočtu, daní a poplatků pracuje 9 zaměstnanců a v oddělení účetnictví 4 zaměstnanci. Nově by bylo oddělení rozpočtu, daní a poplatků tvořeno 8 zaměstnanci a oddělení účetnictví 6 zaměstnanci (viz příloha č. 4) Doporučení zpracovatele: Zpracovatel doporučuje souhlasit s předloženým materiálem Vztah k rozpočtu: Tato změna není pro rok 2012 ani pro roky následující kryta rozpočtem kap. 718, bude předložen návrh na zvýšení rozpočtu nebo přesun finančních prostředků z jiných položek kapitoly 718 a navýšení prostředků na platy a položky související. Legislativní rámec: stránka 2 (celkem 9)
Zákon o obcích č. 128/2000 Sb. ve znění pozdějších předpisů Zákon o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů č. 312/2002 Sb. ve znění pozdějších předpisů Vztah ke strategickému plánu: Nemá vztah ke strategickému plánu Přílohy: Návrh změny čl. 21 Organizačního řádu Městského úřadu Písek Původní text čl. 21 Organizačního řádu Městského úřadu Písek Navrhovaná Organizační struktura Městského úřadu Písek k 01.09.2012 Organizační struktura Městského úřadu Písek k 01.01.2012 Čl. 21 Příloha č. 1 Úkoly odboru sociálních věcí zajišťuje: (1) Oddělení sociálně právní ochrany dětí: - přijímá oznámení o ohrožených dětech; - provádí šetření týkající se dítěte a jeho rodiny; - zajišťuje práva dětí (opatrovnictví, jednání, spolupráce); - podává podněty a návrhy k soudu; - vydává správní rozhodování rozhodnutí; - zajišťuje poradenství a odbornou pomoc; - vede a spravuje spisovou dokumentaci; - poskytuje zprávy, sdílí informace, spolupracuje s jinými orgány a institucemi; - zajišťuje výkon dožádání; - vyřizuje podání a stížnosti; - zajišťuje náhradní rodinnou péči; - přijímá informace a podává návrhy o dětech s výchovnými problémy, provádí šetření a pracuje s dětmi a mladistvými s výchovnými problémy, vykonává opatrovnictví a účastní se na jednání ve věci trestné činnosti dětí a mládeže a páchaných na dětech a mládeži, spolupracuje s dalšími orgány a institucemi při ochraně dětí s výchovnými problémy; - ústavní péče a zařízení pro děti vyžadující okamžitou pomoc pracuje s dětmi v ústavní péči a jejich rodinami, spolupracuje s ústavem a sdílí informace, provádí šetření, vydává stanoviska související s ústavní péčí, vykonává SPO v zařízení pro děti vyžadující okamžitou pomoc; - vykonává SPO ve vztahu k cizině; - sleduje nepříznivé vlivy působící na děti a zjišťuje příčinu jejich vzniku; - zaměřuje se na děti uvedené v 6 odst. 1 zákona o sociálně-právní ochraně dětí. stránka 3 (celkem 9)
(2) Oddělení samosprávy v sociální oblasti: - na území správního obvodu koordinuje poskytování sociálních služeb a realizuje a koordinuje činnosti sociální práce vedoucí k řešení nepříznivé sociální situace a k sociálnímu začleňování osob; - na území správního obvodu koordinuje poskytování sociálních služeb a realizuje činnosti sociální práce vedoucí k řešení nepříznivé sociální situace a k sociálnímu začleňování osob, (přitom spolupracuje s krajskou pobočkou Úřadu práce, krajským úřadem a ostatními institucemi); - zajišťuje terénní sociální práci pro cílové skupiny osob (zejména zdravotně postižené, rodiny s dětmi, osoby v hmotné nouzi, seniory, osoby ohrožené sociálním vyloučením, osoby v obtížných životních situacích) na území města i ORP; - poskytuje odborné sociální poradenství; zajišťuje sociální poradenství pro dané cílové skupiny, v případě potřeby zprostředkovává občanům pomoc prostřednictvím městské sociální sítě, případně jiným vhodným způsobem; - zajišťuje osobě, které není poskytována sociální služba, a je v takové situaci, kdy neposkytnutí okamžité pomoci by ohrozilo její život nebo zdraví, poskytnutí sociální služby nebo jiné formy pomoci, a to v nezbytném rozsahu; - koordinuje poskytování sociálních služeb a poskytuje odborné sociální poradenství osobám ohroženým sociálním vyloučením z důvodu předchozí ústavní nebo ochranné výchovy nebo výkonu trestu, osobám, jejichž práva a zájmy jsou ohroženy trestnou činností jiné osoby, a osobám, jejichž způsob života může vést ke konfliktu se společností; přitom spolupracuje se zařízeními pro výkon ústavní nebo ochranné výchovy, s Vězeňskou službou České republiky, Probační a mediační službou České republiky, správními úřady a územními samosprávnými celky; - v souvislosti s výkonem činnosti sociální práce vede Standardizovaný záznam sociálního pracovníka, který je součástí Jednotného informačního systému práce a sociálních věcí; - na základě oznámení zdravotnických zařízení zjišťuje, zda je nezbytné poskytnout sociální služby a zprostředkovává jejich poskytnutí; - zajišťuje nákup a výdej receptů s modrým pruhem a distribuci lékařských předpisů označených modrým pruhem; - projednává přestupky na úseku zdravotnictví; - vydává a vede evidenci parkovacích průkazů, označujících vozidlo přepravující osobu TZP těžce zdravotně postiženou; - zajišťuje agendu opatrovnictví za město Písek osobám, které byly omezeny nebo zbaveny způsobilosti k právním úkonům; - vykonává za město Písek funkci opatrovníka nezletilým v soudním řízení, pokud je k výkonu této funkce starostou města zmocněn; - vede agendu příspěvků na sociální účely; - připravuje podklady pro jednání sociální komise; - zpracovává komunitní (střednědobý) plán sociálních služeb; spolupracuje na realizaci procesu plánování rozvoje sociálních služeb metodou komunitního plánování; monitoruje plán sociálních služeb; - zabezpečuje funkci kurátora pro osoby, které jsou nebo přicházejí z VTOS; - při uzavírání smlouvy o poskytnutí pobytových sociálních služeb zastupuje osobu, která podle lékařského posudku ošetřujícího lékaře není schopna sama jednat a nemá zákonného zástupce; stránka 4 (celkem 9)
- přiděluje byty v domech s pečovatelskou službou a vede agendu s tím související zpracovává návrhy pro jednání rady města a vede evidenci bytů v domech s pečovatelskou službou; - stanoví výši úhrady za pobyt nezaopatřeného dítěte v ústavním zařízení vede správní řízení při stanovování úhrad za stravu a péči o dítě, které je umístěno do domova pro osoby se zdravotním postižením na základě rozhodnutí soudu o nařízení ústavní výchovy nebo předběžného opatření; - pomáhá příslušníkům národnostních menšin při řešení jejich situace; - stanoví zvláštního příjemce dávky vede správní řízení v rámci rozhodování při ustanovování zvláštního příjemce důchodu pro občany s trvalým bydlištěm na území města. Čl. 21 Příloha č. 2 Úkoly odboru sociálních věcí zajišťuje: (2) Oddělení sociálně právní ochrany dětí: - přijímá oznámení o ohrožených dětech; - provádí šetření týkající se dítěte a jeho rodiny; - zajišťuje práva dětí (opatrovnictví, jednání, spolupráce); - podává podněty a návrhy k soudu; - vydává správní rozhodování; - zajišťuje poradenství a odbornou pomoc; - vede a spravuje spisovou dokumentaci; - poskytuje zprávy, sdílí informace, spolupracuje s jinými orgány a institucemi; - zajišťuje výkon dožádání; - vyřizuje podání a stížnosti; - zajišťuje náhradní rodinnou péči; - přijímá informace a podává návrhy o dětech s výchovnými problémy, provádí šetření a pracuje s dětmi a mladistvými s výchovnými problémy, vykonává opatrovnictví a účastní se na jednání ve věci trestné činnosti dětí a mládeže a páchaných na dětech a mládeži, spolupracuje s dalšími orgány a institucemi při ochraně dětí s výchovnými problémy; - ústavní péče a zařízení pro děti vyžadující okamžitou pomoc pracuje s dětmi v ústavní péči a jejich rodinami, spolupracuje s ústavem a sdílí informace, provádí šetření, vydává stanoviska související s ústavní péčí, vykonává SPO v zařízení pro děti vyžadující okamžitou pomoc; - vykonává SPO ve vztahu k cizině. (2) Oddělení samosprávy v sociální oblasti: - na území správního obvodu koordinuje poskytování sociálních služeb a realizuje činnosti sociální práce vedoucí k řešení nepříznivé sociální situace a k sociálnímu začleňování osob, přitom spolupracuje s krajskou pobočkou Úřadu práce a krajským úřadem; stránka 5 (celkem 9)
- na území správního obvodu koordinuje poskytování sociálních služeb a realizuje a koordinuje činnosti sociální práce vedoucí k řešení nepříznivé sociální situace a k sociálnímu začleňování osob; - poskytuje odborné sociální poradenství; - na základě oznámení zdravotnických zařízení zjišťuje, zda je nezbytné poskytnout sociální služby a zprostředkovává jejich poskytnutí; - zajišťuje nákup a výdej receptů s modrým pruhem; - projednává přestupky na úseku zdravotnictví; - vydává a vede evidenci parkovacích průkazů, označujících vozidlo přepravující osobu TZP; - zajišťuje agendu opatrovnictví za město Písek osobám, které byly zbaveny způsobilosti k právním úkonům; - vede agendu příspěvků na sociální účely; - zpracovává komunitní (střednědobý) plán sociálních služeb; - zabezpečuje funkci kurátora pro osoby, které jsou nebo přicházejí z VTOS; - při uzavírání smlouvy o poskytnutí pobytových sociálních služeb zastupuje osobu, která podle lékařského posudku ošetřujícího lékaře není schopna sama jednat a nemá zákonného zástupce; - přiděluje byty v domech s pečovatelskou službou a vede agendu s tím související; - stanoví výši úhrady za pobyt nezaopatřeného dítěte v ústavním zařízení; - pomáhá příslušníkům národnostních menšin při řešení jejich situace; - stanoví zvláštního příjemce dávky. Současný stav Příloha č. 3 Od 1.1.2010 zaveden nový systém účetnictví stávající účtování podle rozpočtové skladby však nebylo zrušeno, nadále jsou sledovány příjmy a výdaje finančních prostředků dle rozpočtové skladby, nově se od 1.1.2010 ještě navíc účtuje akruálním principem (tj. o nákladech, výnosech, majetku, závazcích a pohledávkách podle jejich vzniku, bez ohledu na jejich zaplacení do období, se kterým věcně a časově souvisí), nově se tedy účtuje časové rozlišení, dohadné účty, vytváří se opravné položky, závazně se účtuje na podrozvahových účtech, nově se účtují podmíněné pohledávky a závazky. Změny také nastaly v účtování dotací, kdy je město příjemcem a i zprostředkovatelem, došlo ke změně pojetí průtokových a neprůtokových transferů, u všech dotací i transferů se provádí předpis, což přináší další nárůst dokladů. Od 1.1.2010 příspěvkové organizace, kde zřizovatel je město, nezasílají již výkazy na KÚ, v těchto výkazech musí finanční odbor nově kontrolovat vazby a jejich celkovou správnost. Od 1.1.2011 dochází ke změnám v oblasti účtování majetku (město zahájilo odepisování majetku, bylo nutné zařazení majetku do odpisových skupin a jeho dooprávkování) a větší nároky jsou kladeny i na formální stránku inventarizace majetku a závazku (dle nového prováděcího předpisu k zákonu o účetnictví, vyhlášky č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků, podle které od r. 2011 probíhají inventarizace). V roce 2011 vstupuje v platnost novela zákona o DPH. Režim přenesené daňové povinnosti znamená další nárůst dokladů a evidence, např. jednotlivé faktury jsou propláceny dodavateli bez DPH, DPH je převáděno na zvláštní účet, kde je znovu účtována rozpočtová skladba. Ze zvláštního účtu jsou následně prostředky převáděny na účet FÚ. Pro ilustraci uvádím počet obratových řádků dokladů účetnictví v posledních třech letech: r. 2009 66 138 (provádělo 5 pracovnic) r. 2010 82 512 (prováděly 4 pracovnice) r. 2011 84 987 (prováděly 4 pracovnice) stránka 6 (celkem 9)
V současné době opět dochází k nárůstu administrativy, a to vzhledem k tomu, že od 1.1.2012 město musí nově zpracovávat tzv. Pomocný analytický přehled. Naplnění jednotlivých výkazů PAP je hodně pracné, u jednotlivých účtu se de facto zavádí druhá duplicitní účetní evidence. V praxi to znamená, že ke každému rozvahovému účtu a části účtů nákladů a výnosů se přidává zvláštní analytický kód, kód dle typu změny, kód dle IČO partnerů atd. Navíc se k 1.1.2013 připravuje poslední fáze nového účetnictví a to konsolidační vyhláška, město bude muset nově vytvářet konsolidované účetní závěrky. Finančnímu odboru byla také svěřena správa Fondu na podporu aktivit mládeže z výnosů VHP a VLT, což představuje zpracování žádostí, materiálů do zastupitelstva města, tvorbu smluv a následnou komunikaci s příjemci příspěvku, včetně kontroly vyúčtování a dokladů. Zavedení poplatku z odpadu Z výše uvedených důvodů není za současného stavu možné uvolnit další kapacity (rezervu) v personální oblasti na pokrytí nárůstu činností po schválení OZV o místním poplatku z odpadu. Není také možné srovnávat prodej známek na popelnice Městskými službami Písek s.r.o. a správou místního poplatku, kde se musí striktně dodržovat postupy dle zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, který slouží při výběru místních poplatků jako procesní předpis. Zvýší se kontakty zaměstnanců odboru s poplatníky, jichž je ve městě Písku přes 30 000, a to zejména z důvodu ohlašovací povinnosti (např. noví majitelé nemovitostí, ohlašování změn odstěhován apod.), při prověřování skutečností při žádosti o osvobození od poplatku atd. Samotné inkaso místního poplatku, rozesílání složenek a prvotní zavedení poplatníků dle registru obyvatel bude maximálně zautomatizované pomocí dodaného software, administrativní zátěž spatřujeme zejména v nutnosti dodržování daňového řádu, např. zakládání spisů, vydávání rozhodnutí při každé žádosti či změně (při žádosti o osvobození, žádosti o splátky, žádosti o vrácení přeplatku apod.). Další problematika se týká migrace obyvatelstva, tzn. změny počtu poplatníků při stěhování, kdy mohou vznikat přeplatky (rozhodnutí o vrácení přeplatku, platební poukazy). Zaměstnanci dále musí provádět kontrolu platební povinnosti, v případě že není zaplaceno, poplatníkovi se musí odeslat upomínka; následuje výzva k součinnosti při prověřování skutečností, rozhodných pro vyměření, vydání platebního výměru, případně se zahájí exekuční vymáhání (což u každého neplatiče znamená zjišťovat stav jeho majetku např. obesíláním bank s dotazem na bankovní účty, obesíláním zdravotních pojišťoven s dotazem na plátce pojištění zaměstnavatele atd.). Na základě zkušeností okolních měst očekáváme, že prvotní úhradu neprovede cca 10% poplatníků, kterým bude nutné zaslat upomínku. Poté zpravidla cca polovina upomínaných zaplatí a u zbývajících bude nutné přistoupit k vydání platebního výměru, popř. k exekučnímu vymáhání. V následující tabulce je uvedeno, jaké je personální zajištění správy místního poplatku z odpadů v některých městech jihočeského kraje: Název obce Osoby zajišťující agendu na celý úvazek /počet obyvatel Blatná 1,0 / 7 000 České Budějovice 4,5 / 98 000 Český Krumlov 1,5 / 13 000 Jindřichův Hradec 1,3 / 22 000 +1 osoba vymáhá na právním oddělení Milevsko 1,0 / 9 200 Strakonice 1,0 / 24 000 +1 osoba vymáhá na právním oddělení Tábor 1,7 / 35 000 Třeboň 0,8 / 9 000 Vimperk 1 / 7 900 stránka 7 (celkem 9)
NÁVRH 15 odbor finanční 8 odd. rozpočtu, daní a poplatků výběrová řízení, financování dotací vymáhání pokut, pohledávky, poplatky vymáhání pokut, pohledávky, poplatky Příloha č. 4 6 odd. účetnictví účetní účetní účetní DPH majetek PŮVODNÍ 14 odbor finanční 9 odd. rozpočtu, daní a poplatků výběrová řízení, financování dotací DPH majetek vymáhání pokut, pohledávky, poplatky stránka 8 (celkem 9)
4 odd. účetnictví účetní účetní účetní stránka 9 (celkem 9)