Výroční zpráva o svobodném přístupu k informacím

Výroční zpráva o svobodném přístupu k informacím Úvod: Problematiku poskytování informací upravuje zákon 106/1999 Sb. účinný od 1. 1. 2001. Mezi dotčenými orgány, které jsou povinny poskytovat informace jsou i obce tj.veřejnoprávní korporace a jejich orgány. V podmínkách města Jablonce byl zákon o informacích rozpracován a způsob jeho zabezpečení byl předložen k projednání vrcholnému orgánu obce tj. zastupitelstvu na jeho jednání dne 21.prosince 2000. Pro řešení problematiky poskytování informací podle zákona číslo 106/1999 Sb. byla starostou města po projednání v zastupitelstvu vydána Směrnice vedení MěÚ číslo 33 ze dne 21. 12. 1999, která byla novelizována k datu 15. 1. 2003. Zmíněná směrnice upravuje mimo jiné: funkční příslušnost k podávání informací (informace poskytují jednotlivá oddělení) formu zabezpečení informovanosti občanů (o způsobu poskytování informací jsou návštěvníci radnice informováni na vývěskách ve všech budovách MěÚ. Podrobné informace jsou i na internetových stránkách města) způsob evidence žádostí o informace (evidence je vedena jako centrální na PC síti) Rok 2004 V průběhu roku 2004 úřad reagoval na změnu legislativy a zejména na vydaný nový zákon 499/2004 Sb. o spisové službě a zákon 500/2004 Sb správní řád. Na oblast evidence dokumentů a celkovou spisovou službu úřadu byl nasazen nový SW firmy GORDIC, dnes běžně používaný na prakticky všech krajských úřadech a mohutně zaváděný na řadě srovnatelných městských úřadech. Po organizovaných školeních v 2. pololetí 2004 byla ostrá verze plnohodnotně spuštěna od 1. 1. 2005. Obdobně je od 1. 3. 2005 ve stejném modulu spuštěna nová aplikace centrální evidence správních řízení, která plně odpovídá požadavkům nového zákona o správním řízení a zejména požadavku plnohodnotné evidence jednotlivých správních spisů v podobě sběrných archů dokumentujících průběh jednotlivých řízení a kvalitu rozhodování. Nespornou výhodou nového SW je také jeho provázanost na řadu ekonomických agend zabezpečovaných na úřadě stejnou firmou ve stejném počítačovém prostředí. V průběhu roku 2004 nebyl u městského úřadu zaznamenán žádný problém při řešení požadavků o informaci. Úřad řadu informací poskytuje sám, formou zveřejnění. Převážná většina písemností docházejících úřadu má povahu odlišnou od zákona o informacích (podněty, stížnosti, žádosti, návrhy). Jejich vyřizování podléhá jinému režimu a jsou evidovány v jiných evidencích (doručovací knížky, podací deníky, centrální evidence správních řízení, centrální evidence stížností a petic). Skutečnost, že úřad zabezpečuje prakticky při stejném počtu zaměstnanců neustále se zvyšující rozsah odborných agend částečně dokumentuje tabulka o počtu vyřízených podání evidovaných v podacích denících jednotlivých odborů. I když srovnatelná evidence byla uzavřena již k 15. 11 2004 je zřejmý nárůst podání proti předchozím rokům (viz tabulka níže) 1

V podacích denících jednotlivých oddělení úřadu, kam jsou zapisovány došlé písemnosti a jejich vyřízení je evidováno (v roce 2004 pouze do 15.11.2004, kdy byla spuštěna spisová služba v Ginisu): Odbor nebo oddělení počet podání 2000 2001 2002 2003 2004 Starosta, kancelář starosty 1 140 1 620 1 483 1 473 1 250 Oddělní krizového řízení 58 112 122 204 101 oddělení interního auditu a stížností 333 196 154 83 87 Místostarosta 1 (Mgr. Rudolf) 0 0 18 341 205 Místostarosta 2 (ing. Louda) 132 112 143 181 138 Místostarosta 3 (Mgr. Karásek) 223 176 279 161 177 tajemník, kancelář tajemníka 849 998 1 256 1 159 980 právní oddělení 399 858 1 126 1 837 1 789 Odbor vnitřních věcí (ředitel), odd. výpočetní techniky 236 199 331 247 237 oddělení vnitřní správy 6 7 11 1 0 matriční úřad 2 673 2 037 1 854 1 384 1 458 Odbor správní (ředitel) x x x 12 0 oddělení přestupků 1 337 1 225 700 2 013 3 906 oddělení správních agend x x x 3 847 5 725 oddělení dopravně správních agend x x x 2 505 2 289 Živnostenský úřad 978 1 252 890 1 918 2 433 oddělení státní sociální podpory x x x 1 609 x Odbor sociálních věcí a zdravotnictví (ředitel) x x x 128 232 oddělení sociálních služeb a zdravotnictví x x x 640 777 oddělení sociálně právní ochrany dětí x x x 3 854 3 989 oddělení sociálních dávek 9 440 9 753 12 178 16 832 14 830 Odbor humanitní (ředitel, ekonom) 118 159 115 101 135 oddělení školství, kultury a sportu 321 274 370 255 227 oddělení obecních bytů 633 721 1 032 1 052 1 067 informační centrum 54 64 102 321 31 Odbor financí a majetku (ředitel) 62 146 169 221 247 oddělení rozpočtu a poplatků 590 1 524 2 014 4 402 3 998 oddělení účetní evidence 0 0 0 0 0 oddělení majetko-právní 1 840 1 950 1 620 1 680 1 202 oddělení ekonomiky organizací (do 31.7.2004) x x x 186 113 Odbor správy majetku (ředitel), dopr. a silniční úřad 2 288 1 935 1 893 2 249 2 533 oddělení technické obsluhy 1 620 1 567 966 859 772 oddělení hospodářské správy 222 191 274 284 528 Odbor rozvoje (ředitel) 2 159 1 433 1 958 2 912 3 890 oddělení architektury a ÚP 1 037 1 250 1 173 1 615 1 530 oddělení dotací a výstavby města 214 481 251 182 176 oddělení přípravy projektů x x x 136 313 Odbor stavební a životního prostředí (ředitel) x x x 10 70 stavební úřad 140 502 1 235 1 042 952 oddělení životního prostředí 464 549 1 645 4 497 4 345 CELKEM 29 566 31 291 35 362 62 433 62 732 2

Nejvýraznější rozdíly v počtu evidovaných podání lze nalézt např.: = oddělení přestupků nárůst je dán vyšším množstvím podnětů k zahájení přestupkového řízení a také větším počtem vyžádání soudu k pověsti konkrétních osob = oddělení správních agend nárůst je dán zvýšeným počtem žádostí o doklady v souvislosti s uplynutím 10ti leté lhůty platnosti cest. dokladů = oddělení architektury a ÚP nárůst je dán tím, že odbor nově zapisuje některá podání adresovaná Městu Jablonec nad Nisou = oddělení majetkoprávní pokles je dán úbytkem majetku a s tím souvisejícím snižováním počtu zaměstnanců tohoto úseku = oddělení sociálních dávek jde o zdánlivý pokles daný velkým počtem podání, který při celoročním období představuje cca skutečnost roku předchozího Počet evidovaných a vyřizovaných stížností a petic za MěÚ ukazuje, že stav je již několik let vyrovnaný: 2000 2001 2002 2003 2004 stížnosti 71 91 92 100 82 Petice 3 5 7 2 0 Vyhodnocení oprávněnosti stížností převedeny do 2005; 3 stornovány; 1 odloženy; 1 postoupeny; 2 plně oprávněné; 27 neoprávněné; 48 Na vlastní činnost MěÚ bylo doručeno 51 stížností, z nich 17 tj. 33% bylo oprávněných a bylo řešeno přijetím opatření. Dalších 24 stížností směřovalo do oblasti soužití občanů (nedodržování obvyklých norem). Vedle písemných stížností bylo oddělením interního auditu a stížností evidováno a MěÚ řešeno 272 ústních stížností. Stížnosti ústní jsou vyřizovány, pokud je to možné, ihned s klientem obsahem jsou to převážně spory mezi občany a různé konzultace. V souvislosti s vyřízením stížností bylo svoláno a vykonáno 54 šetření na místě. 3

Zákon o svobodném přístupu k informacím připouští podání informace těmito způsoby: 1. ústní žádost o informaci při ústně uplatněné žádosti o informaci = těchto žádostí je poměrně hodně. Zákon ale nevyžaduje a úřad o jejich počtu také nevede žádnou evidenci. Spokojenost s poskytováním ústních informací lze vyčíslit tím, že zákon dává žadateli možnost při nespokojenosti s vyřízením žádosti o informaci ji uplatnit písemně a tím takovou žádost zařadit nejen do kategorie evidovaných žádostí, ale současně si zajistit i právo opravných prostředků. V průběhu roku 2004 jsme nezaznamenali písemnou žádost jako reakci na nespokojenost s ústním vyřízením žádosti. 2. písemná žádost o informaci = dopisem = e-mailem dotaz uplatněný internetem O těchto žádostech je na úřadě vedena oddělená speciální evidence na PC síti. Za celý rok 2004 bylo v evidenci zaevidováno 88 žádostí. Pro jejich vyřízení byla zákonem stanovena pro rok 2004 lhůta 15 dní, která byla dodržována. Písemné žádosti o informace vyřizované podle zákona č. 106/1999 Sb. Oddělení MěÚ Počet žádostí 2000 2001 2002 2003 2004 Místostarostové 0 0 0 0 2 Kancelář starosty 2 0 2 1 0 Tajemník 0 3 4 16 9 Kancelář tajemníka 0 1 1 1 1 Právní oddělení 0 0 0 0 2 Odd. interního auditu a stížností 0 1 0 0 1 Odbor vnitřních věcí 1 0 0 0 1 Odbor správní 0 0 0 0 2 Oddělení správních agend 0 0 0 0 3 Oddělení dopr. správních agend 0 0 0 1 0 Oddělení přestupků 0 0 0 0 1 Živnostenský úřad 3 0 0 0 3 Odbor soc. věcí a zdravotnictví 0 0 0 1 0 Oddělení sociálních dávek 0 2 1 0 0 Oddělení školství, kultury a sportu 0 0 3 3 2 Oddělení obecních bytů 22 25 34 11 19 Informační centrum 0 0 0 0 1 Odbor financí a majetku 2 0 1 4 2 Oddělení rozpočtu a příjmu 1 2 0 1 1 Oddělení majetko-právní 0 0 1 3 3 Odbor správy majetku 0 0 0 2 6 Oddělení technické obsluhy 1 0 1 5 3 Dopravní a silniční úřad 0 0 2 3 5 Odbor rozvoje 0 0 0 2 1 Oddělení architektury a ÚP 0 0 6 4 3 Oddělení dotací a výstavby města 0 0 2 1 6 Oddělení přípravy projektů 0 0 0 0 1 Odbor stavební a životního prostředí 0 0 0 0 1 Stavební úřad 3 3 4 2 3 Oddělení životního prostředí 0 2 4 5 5 Městská policie 0 1 0 1 1 CELKEM 35 40 66 67 88 4

Převážná část žádostí se týkala oddělení obecních bytů ve věci předpokládaného termínu přidělení obecního bytu. Řada dotazů se týkala kompetencí jednotlivých útvarů MěÚ Pouze v jediném případě se otázkou poskytování informací zabývala rada města v roli odvolacího orgánu. Ta je kompetentní řešit odvolání v oblasti informací patřících do oblasti samostatné působnosti (odvolání v přenesené působnosti řeší KrÚ LK) Ve zmíněném jediném případě to byla žádost ing. Radkoviče v souvislosti s opravou komunikací v lokalitě bývalého kina OKO a odvolání bylo radou města zamítnuto. Pozitivně hodnotíme skutečnost, že neklesl počet dotazů došlých úřadu prostřednictvím internetu. K tomuto stavu napomáhá: a) většina dotazů byla doručena na existující internetové adresy dotazů a oficiální internetové adresy městského úřadu mujablonec@mestojablonec.cz. Tyto dotazy jsou evidovány a jsou vyřizovány ve sledovaném termínu 15 dnů b) MěÚ zřídil e-podatelnu s adresou epodatelna@mestojablonec.cz, kam lze zasílat podání v elektronické podobě. Úřad má k dispozici software se zaručeným elektronickým podpisem od certifikované autority. Je tak již dnes schopen přijímat některá podání podle zákona o správním řízení nebo podle zákona o správě daní a poplatků v elektronické podobě. Na tuto adresu bylo v roce 2004 doručeno, zaevidováno a vyřízeno 81 dotazů. Za celý rok 2004 jsme obdrželi z uvedeného počtu podnětů pouze 1 podnět (stížnost na odvoz odpadu v nočních hodinách) se zaručeným podpisem občana. Samostatnou kategorii tvoří žádosti o informace uplatněné na vnitřním informačním středisku. Jde o žádosti uplatněné ústně, na které je poskytována písemná odpověď a jedná se zejména o informace typu: znění platných právních předpisů obce (nařízení a vyhlášek) poskytovány zdarma tiskopisy k vyřizování žádostí občanů poskytovány zdarma způsoby řešení jednotlivých agend a k tomu vydávaných metodických materiálů poskytovány zdarma výpisy ze znění právních předpisů pomoci programů ASPI = poskytovány za ceny kopií (formát A4 á 2,- Kč) 3. poskytování informací odkazem na zveřejněnou informaci úřadem na úřední desce MěÚ (tj. ve výloze vnitřního inf. střediska, na budově radnice vedle galerie My, na budově Komenského 8) jsou vedle informací o jejichž zveřejnění požádají jiné orgány veřejné správy (zejména finanční úřad, Český telekomunikační úřad) zveřejňovány zejména majetkoprávní informace obce (viz zákon o obcích) usnesení zastupitelstva a rady další informace zajímavé pro občany města personální inzerce V roce 2005 budeme muset reagovat na závazné stanovisko ÚOOÚ a zabývat se oprávněností zveřejňování usnesení a zápisů z jednání orgánů města. v Jabloneckém měsíčníku počet výtisků činí od roku 2001 celkem 20 tis. a je distribuován zdarma do všech domácností ve městě. Občané města zde mohou nalézt informace o rozhodujících aktivitách města a jeho orgánů. na internetových stránkách města www.mestojablonec.cz. Rok 2004 znamenal pro webové stránky města velkou změnu, a to jak technickou, tak koncepční. Přechod na redakční databázový systém 5

umožnil lepší vyhledávání dokumentů, snadnější správu a zapojení úředníků do aktualizace dat. Zpřesnilo se počítání unikátních přístupů na web a přibyly další statistiky. V září 2004 byl spuštěn testovací provoz nových stránek. Podle ohlasů lze říci, že přechod na nový systém byl krok správným směrem. Uživatelé si poměrně rychle zvykli na novou strukturu a oceňovali zrychlení procesu k nalezení dané informace. Průměrná měsíční návštěvnost v té době vzrostla o více než 50%. Spuštění nových stránek sebou přineslo i nové funkce webu. Zcela jistě nejoblíbenější se stal Kalendář akcí, který nyní poskytuje občanům komplexní přehled o kulturním i sportovním dění v Jablonci. Kalendář umožňuje vyhledávání podle data, typu akce, místa akce i podle pořadatele. Pro přehled o aktuálním dění v Jablonci nabízí Kalendář hned na úvodní stránce pravý sloupec s nejbližšími akcemi příštích dní. Během testovacího čtyřměsíčního provozu se Kalendář akcí stal nejnavštěvovanější stránkou webu. Další novou funkcí je zasílání aktualit. Uživatel si po zaregistrování může objednat zasílání aktualit na svůj email. Tuto službu využilo během čtyř měsíců již 91 registrovaných uživatelů. Se spuštěním nového webu se změnil i způsob počítání přístupů na stránky. V období leden až srpen 2004 bylo využíváno počítadla na externím serveru. Průměrná měsíční návštěvnost v tomto období dosahovala 8787 přístupů. Do tohoto počtu však byly tehdy ještě počítány i přístupy z radniční sítě. Od září 2004 používáme své vlastní počítadlo, které již přístupy z radniční sítě ignoruje. Tím lze dosáhnout přesnější statistiky. Pokud tedy v období leden srpen 2004 odečteme přístupy z radnice, dostaneme 3954 přístupů v průměru za měsíc. Za období září prosinec 2004 je to pak 9516 přístupů v průměru za měsíc. Průměrný počet přístupů za měsíc tedy vzrostl o více jak 50%. Počet přístupů celkem v roce 2004 (včetně přístupů z radnice v období leden-srpen) Počet příkupů celkem v roce 2004 (bez započítání přístupů z radnice v období leden-srpen) 108 366 69 066 Statistická data za rok 2004 (bez započítání přístupů z radnice) Průměrná měsíční návštěvnost 5 756 Průměrná týdenní návštěvnost 1 308 Min. denní návštěvnost 52 Max. denní návštěvnost 1 099 Průměrná denní návštěvnost 189 6

Vývoj v počtu unikátních přístupů za jednotlivé měsíce 2004 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Statistická data od spuštění nového webu (září prosinec 2004) Přístupů celkem 38 086 Průměrná měsíční návštěvnost Min. denní návštěvnost Max. denní návštěvnost Průměrná denní návštěvnost 9 516 126 1 099 312 I v roce 2004 se Jablonec zúčastnil soutěže o Zlatý erb. V krajském kole se webové stránky umístily v kategorii nejlepší webové stránky města na druhém místě a v kategorii nejlepší elektronická služba pak na místě prvním. 7

a vývěskách ve městě - počet vývěsek úřadu je neustále zvyšován. Došlo i ke zkvalitnění v nich poskytovaných informací. V současné době jsou vývěsky rozmístěny takto: Střed Střed Vrkoslavice Mšeno nad Nisou Žižkův Vrch Kokonín Proseč Rýnovice Jablonecké Paseky Šumava Autobusová zastávka U Remize Rýnovická ul., zastávka autobusu Dělnický dům budova ZUŠ autobusová zastávka MHD před poštou hasičská zbrojnice U Tenisu Horní Proseč otočka autobusů MHD Pasecké nám., u věžáku Vysoká ul., u zastávky MHD Včasnost informací poskytovaných ve vývěskách je zaručena tím, že jsou uzavřeny smlouvy o pracovní činnosti s vybranými členy SPOZ, kterým kancelář starosty pravidelně zasílá informativní materiály. 3. fiktivním odmítnutím informace je nečinnost povinného subjektu takový způsob vyřízení žádosti není znám Opravné prostředky ( 18 odst. 1, písm. b-e) Proti neposkytnutí informace nebo při nespokojenosti s poskytnutou informací je možno použít opravný prostředek tj. odvolání. V dalším stupni dokonce i přezkoumání věci soudem. V průběhu roku 2004 byl u evidovaných případů poskytování informace použit opravný prostředek pouze v jediném případě (viz výše) a soud se nezabýval žádným případem ve vazbě na poskytování informací u města Jablonce nad Nisou. Vedení úřadu nemuselo v průběhu roku ukládat sankce za nedodržení zákona o informacích. SPRÁVNÍ ROZHODOVÁNÍ Počet zahájených evidovaných a projednávaných správních řízení jejichž výsledkem je individuální správní akt tj. správní rozhodnutí je uveden v příloze č. 1. K nárůstu vydávaných rozhodnutí došlo např: na oddělení přestupků projevuje se dobrá řídící a organizátorská práce nové vedoucí oddělení na oddělení dopravních agend na oddělení bylo převedeno rozhodování o odnímání řidičských průkazů zvýšil se počet vydávaných rozhodnutí k zrušení živnostenských oprávnění v důsledku změn legislativy a ekonomického prostředí na dopravním a silničním úřadě, který převzal některé agendy rozhodování od oddělení technické obsluhy snížení počtu rozhodnutí na stavebním úřadě je dán přesunem vodoprávního rozhodování na oddělení životního prostředí kde je srovnatelný nárůst 8

Příloha č. 1 Oddělení nebo odbor Měsíc roku 2004 Celkem I. II. III IV V VI VII VIII IX X XI XII 1999 2000 2001 2002 2003 2004 tajemník MěÚ 3 0 odd. krizového řízení 10 5 1 4 3 7 2 4 1 4 134 41 odd. právní 1 1 1 4 9 3 odbor vnitřních věcí 2 3 4 0 matriční úřad 6 3 1 2 4 1 4 2 3 1 3 1 24 44 124 219 40 31 odd. přestupků 96 67 87 92 82 102 53 84 60 62 74 100 495 311 303 419 870 959 odd. správních agend 4 6 7 16 11 3 4 7 14 12 12 13 79 109 odd. dopravně správních agend 43 48 62 52 74 81 65 64 58 56 55 64 601 722 živnostenský úřad 74 62 106 61 52 63 46 40 38 45 75 65 823 338 272 239 625 727 odd. soc. právní ochrany dětí 6 1 1 2 2 1 1 1 2 1 76 18 odd. sociálních dávek 255 178 234 199 274 275 169 172 236 192 198 179 1 211 1 156 837 671 1 950 2 561 odd. rozp.a poplatků 1 2 1 2 675 596 665 62 3 6 odd.rozp.a pop. - VHP 5 3 17 5 4 67 7 3 11 15 8 62 377 298 243 234 198 207 odd. technické obsluhy 24 9 11 19 13 21 277 153 157 164 153 97 dopravní a silniční úřad 53 36 61 67 84 60 50 66 63 79 46 43 555 512 607 574 659 708 odd. architektury a ÚP 7 6 7 11 7 7 4 1 7 2 2 2 1 96 63 stavební úřad 68 78 106 81 117 104 94 82 96 98 113 89 1 164 1 252 1 138 1 147 1 323 1 126 odd. životního prostředí 41 38 79 63 88 60 54 56 75 66 95 65 251 250 180 221 550 780 Celkem za MěÚ 693 540 781 674 816 854 553 582 663 635 682 685 5 854 4 913 4 530 3 958 7 366 8 158 Vývoj v počtu uvedených správních řízení v posledních pěti letech Počet správních řízení 9 000 8 000 7 000 6 000 5 000 4 000 3 000 2 000 1 000 0 8 158 7 366 5 854 4 913 4 530 3 958 1999 2000 2001 2002 2003 2004 Rok 9