VZÁJOMNE ZÁPOČTY nastavenie a realizácia vzájomných zápočtov v Money S4 / Money S5 Aparát vzájomných zápočtov v Money S4/S5 slúži k návrhu vzájomných zápočtov pohľadávok a záväzkov a následne k automatickej tvorbe Interných dokladov, ktorými sú pohľadávky a záväzky hradené. Výsledkom sú dva interné doklady jeden pre úhradu pohľadávok a druhý pre úhradu záväzkov. Zápočty je možné realizovať ihneď, alebo sa dajú uložiť do zoznamu a doklady započítať až po konzultácií s partnerom. V prípade potreby je možné vytvoriť i tzv. trojstranný zápočet, kedy sa na stranu pohľadávok dosadí iná firma, ako je na strane záväzkov. Vytvorené interné doklady sú potom vystavené na rôznych partnerov. 1 KONFIGURÁCIA V nastavení zoznamu vzájomných zápočtov (Vyvoláte kliknutím pravým tlačidlom na Vzájomné započítanie v navigátori a zvolíte nastavenie) môžete nastaviť zaúčtovanie Interných dokladov a zvoliť kritéria výberu pohľadávok a záväzkov. Medziúčet pre zaúčtovanie vzájomných zápočtov použije sa pri úhrade pohľadávok ako účet MD a pri úhrade záväzkov ako účet D. V našom príklade je to účet 395000. strana 1 z 6
Všeobecný protiúčet pre pohľadávky použije sa iba v prípade ak nie je nastavený účet priamo na hradenom doklade. Štandardne sa teda zaúčtovanie použije účet pohľadávok z hradeného dokladu. Príklad: ak na faktúrach používate rôzne analytické účty odberateľov, napr.: 311100, 311200 v nastavení môžete nechať všeobecný protiúčet 311000 a pri zaúčtovaní vzájomného zápočtu sa použije príslušný analytický účet, ktorý je vyplnený na hradenom doklade. Všeobecný protiúčet pre záväzky platí rovnako ako v prípade pohľadávok Skupina interného dokladu pre pohľadávky a záväzky Zvolíte skupinu do ktorej sa budú generovať interné doklady pre zaúčtovane vzájomného zápočtu. Interné doklady pre pohľadávky a záväzky môžu byť generované do jednej alebo rôznych skupín. Dôležite nastavenie pre účtovanie vzájomných zápočtov je nastavenie číselnej rady generovaných Interných dokladov. Na skupine nie je potrebné zadávať nastavenie účtovania a členenia, tieto sa preberú z konfigurácie vzájomných zápočtov. strana 2 z 6
Členenie DPH pre úhradu záväzkov a pohľadávok štandardne volíme členenie bez vplyvu na DPH (R00_P, R00_U) Príkazy k úhrade záväzkov považovať za realizované úhrady - V prípade ak zakliknete tento prepínač, o čiastku použitú v príkaze na úhradu sa poníži zostávajúca neuhradená čiastka záväzkov, (takže napr. záväzky, pre ktoré už bol vystavený príkaz k úhrade na celú čiastku, sa do výberu nezaradia vôbec). Za príkaz k úhrade sa v tomto prípade považuje i nerealizovaná karta vzájomného zápočtu (doklady úplne započítané sa do nového zápočtu nezaradia vôbec, pre doklady započítané čiastočne sa započíta zostávajúca čiastka). Započítavať iba pohľadávky a záväzky po splatnosti - môžu byť započítavané iba neuhradené doklady po splatnosti, t.j. tie pri ktorých je dátum splatnosti nižší než nastavený pracovný dátum programu. 2 NÁVRH ZÁPOČTU 2.1 Dvojstranný zápočet Prvým krokom k vytvoreniu zápočtu je výber firmy, pre ktorú si chcete vzájomné pohľadávky a záväzky vyrovnať, t.j. klikneme na tlačidlo pridať v zozname vzájomných zápočtov. Program následne otvorí kartu zápočtu s naplnenými neuhradenými záväzkovými a pohľadávkovými dokladmi, ktoré sa viažu na vybraného partnera a odpovedajú nastaveniu zápočtov. strana 3 z 6
Jednotlivé položky zápočtu majú doplnené iba hodnoty Úhrady zostáva, hodnoty K zápočtu sú zatiaľ nulové, zápočet je tak nevyrovnaný a jeho kartu nie je možné uložiť. Vyrovnanie zápočtu môžete uskutočniť ručne, doplnením hodnôt K zápočtu na jednotlivých kartách tak, aby výsledný súčet bol na oboch stranách rovnaký. Alebo môžete použiť nasledujúce tlačidla k automatickému vyrovnaniu zápočtu: - program automaticky doplní optimálne hodnoty jednotlivým dokladom. Hodnoty dopĺňa postupne v poradí v akom sú zotriedenú v zozname, t.j. zmenou zotriedenia zoznamu môžete ovplyvniť poradie akým budú doklady doplnené. - v prípade že ste na karte uskutočnili zmeny, ktoré nechcete (napr. vám nevyhovuje výpočet pomocou funkcie Doplniť optimálne hodnoty a chcete zmeniť triedenie položiek), tlačidlom všetky hodnoty vynulujete. V prípade že zakliknete prepínač Do výberu zahrnúť všetky súvisiace firmy do zápočtu sa zahrnú aj všetky doklady vystavené pre firmy, ktoré sú vybranej firme podriadené, prípadne jej nadriadená firma a všetky ďalšie firmy tejto firme podriadené. Pokiaľ zakliknete prepínač Realizované, program ihneď vygeneruje interné doklady pre úhradu pohľadávok a záväzkov a zápočet sa považuje za realizovaný. Pokiaľ si však chcete návrh zápočtu najskôr nechať odsúhlasiť partnerom, môžete ho uložiť a realizovať v zozname neskôr. strana 4 z 6
V prípade, že do návrhu zápočtu vstupujú pohľadávky a záväzky v rôznych menách, sú ich vzájomné zápočty možné iba na základe prepočtu týchto mien na domácu menu. V tom prípade je potrebné zadať kurzy ku všetkým menám, ktoré sa vyskytujú v pohľadávkach/záväzkoch vybraných k zápočtu. Kurzy cudzích mien je možné zadať resp. zmeniť priamo na karte zápočtu po kliknutí na tlačidlo. Pri generovaní interných dokladov sa potom vypočítajú kurzové rozdiely. Pre tlač vzájomného zápočtu môžete využiť tlačové zostavy Dohoda o započítaní pre jednu alebo dve firmy(trojstranný zápočet) a Oznámenie o započítaní pre jednu alebo dve firmy. 2.2 Trojstranný zápočet V prípade ak chcete vytvoriť trojstranný zápočet postupujete analogicky ako v prípade dvojstranného zápočtu, s tým rozdielom že na karte vzájomného zápočtu buď na strane záväzkov alebo pohľadávok vyberieme inú firmu. A pri tlači zvolíte formulár pre dve firmy. strana 5 z 6
3 REALIZÁCIA ZÁPOČTU Ak ste kartu zápočtu uložili tak, že nebolo zakliknuté pole Realizované, kartu program berie iba ako návrh zápočtu. Môžete si vytlačiť formulár Dohoda o započítaní, poslať ho partnerovi a až po jeho odsúhlasení zápočet realizovať. Po stlačení tlačidla Realizácia započítania program pre všetky označené zápočty vygeneruje príslušné interné doklady a uhradí nimi započítané doklady. V prípade potreby je možné odvolať realizovaný zápočet, stačí v zozname vybrať príslušný návrh zápočtu a kliknúť na tlačidlo Zrušiť realizáciu započítania. Následne systém automaticky zmaže príslušné interné doklady. Tip: Ak v zozname nevidíte už realizované zápočty stačí odkliknúť prepínač Nerealizované. Štandardne je kvôli prehľadnosti tento prepínač zapnutý a zobrazuje iba nerealizované zápočty. strana 6 z 6