Bod č. 7 Tisk č. 344-VRR15 P03 Zásady pro prodlužování termínů realizace projektů 1 Bod č. 7 Tisk č. 344-VRR15 P03.1 Zásady pro prodlužování termínů realizace projektů v rámci ROP Střední Morava verze 1.2 23. 7. 2014 PFO 1.4 Stránka 1 z 6
Zásady pro prodlužování termínů realizace projektů 1.2 Verze č. Platné od 1.2 Zpracoval Ověřil Schválil Jméno Podpis Jméno Podpis Jméno Podpis Hana Zdeněk Ivan Linhartová Bogoč Matulík Revize č. Předmět revize Str. Platné od 1 Doplnění dokumentu o nedokončené projekty 6.10.2015 Kapitola 1 - rozšířena oblast pro prodloužení termínu realizace projektů, a to o oblast za termín 31. 12. 2015 - nedokončené projekty Kapitola 2 - Nedokončené projekty - východiska - nová kapitola 3 3 Kapitola 3 - Zásady pro prodlužování termínů realizace projektů - doplněny podmínky pro schválení nedokončeného projektu 2 Předmětem aktualizace je rozšíření podrobných postupů administrace nedokončených projektů Byl rozpracován postup administrace nedokončených projektů, definovány termíny a požadované dokumenty k předložení příjemci. 4-5 Celý dokument 11.12.2015 Nová příloha č. 1 - Čestné prohlášení příjemce Zásady pro prodlužování termínů realizace projektů 1.2 Stránka 2 z 6
1. Úvod Zásady pro prodlužování termínů realizace projektů 1.2 S ohledem na konec programového období a blížící se ukončení realizace projektů, včetně projektů v režimu opatření k eliminaci rizik z přezávazkování/nedočerpání finanční alokace ROP Střední Morava, je nutné zabývat se problematikou prodlužování termínů realizace projektů ve vazbě na ukončování ROP Střední Morava, a to v rámci následujících oblastí: prodloužení termínu realizace projektů pro administraci projektů, ale v termínu stanoveného výzvou pro nejzazší ukončení realizace projektů, prodloužení termínu realizace projektů za termín stanovený výzvou, prodloužení termínu realizace projektů za termín 31. 12. 2015 - nedokončené projekty. Zpoždění při realizaci projektů je standardním jevem, který příjemci řeší žádostmi o prodloužení termínů realizace projektů. Vzhledem ke skutečnosti, že konec programového období stanovuje striktní datum ukončení, očekává se nárůst žádostí o prodloužení termínů. Proto je nutné stanovit podmínky pro jejich posuzování. Dalším východiskem jsou podmínky stanovené výzvami: a) lhůta pro nejpozdější ukončení realizace projektů, která je definovaná Výzvou, tj.: do Výzvy č. 50/2014 je termín pro ukončení realizace projektů stanoven na 30. 6. 2015, od Výzvy č. 51/2014 je termín pro ukončení realizace projektů stanoven na 31. 12. 2015, b) lhůta pro způsobilost výdajů projektů financovaných z ROP Střední Morava je do 31. 12. 2015, která vychází z nařízení Rady (ES) č. 1083/2006. 2. Nedokončené projekty - východiska Období způsobilosti výdajů končí dne 31 12. 2015, tzn., že veškeré výdaje musí být ze strany příjemce uhrazeny do tohoto data, resp. finanční prostředky musí být do tohoto data odepsány z účtu příjemce. Termín 31. 12. 2015 byl v rámci dokumentace k výzvám a ve smlouvě o poskytnutí dotace stanoven jako nejzazší termín pro ukončení fyzické realizace projektů. Za dokončený a používaný je projekt považován, pokud byly činnosti v jeho rámci skutečně provedeny a všechny výdaje příjemců a odpovídající příspěvky z veřejných zdrojů na něj byly vyplaceny. K dokončení tohoto projektu se nevyžadují žádné další činnosti, práce byly ukončeny a předány v souladu s požadavky vnitrostátní právní úpravy a/nebo grantové dohody. Projekt splňuje stanovené cíle a je užíván ke svému účelu. U projektů, jejichž fyzická realizace je ukončena až ke konci roku 2015, nastane finanční ukončení počátkem roku 2016 tak, jak budou ze strany příjemců předkládány závěrečné žádosti o platbu, které budou Úřadem Regionální rady (dále jen ÚRR) následně propláceny. Tyto projekty nejsou považovány za nedokončené ve smyslu této kapitoly. Pokud ÚRR bude evidovat k 31. 12. 2015 projekty, které jsou ve smyslu výše uvedeného nedokončené, je možné, aby tyto projekty byly dokončeny z vlastních zdrojů příjemce. Z fondů EU budou uhrazeny pouze výdaje, které příjemce realizoval do konečného data způsobilosti, tj. do 31. 12. 2015. Veškeré další výdaje, realizované po tomto datu s cílem dokončit dané projekty, musí být uhrazeny z vlastních zdrojů příjemce. Příjemce má povinnost z vlastních zdrojů dokončit projekt nejpozději do 31. 10. 2016. Příjemci zůstává zachována povinnost předložit Závěrečnou monitorovací zprávu se žádostí o platbu dle původního harmonogramu, nejpozději však 31. 1. 2016. V rámci žádosti o platbu budou zahrnuty veškeré nárokované způsobilé výdaje projektu k proplacení, tedy uhrazené do 31. 12. 2015. Za účelem ověření způsobilosti výdajů k 31. 12. 2015 bude pracovníky ÚRR provedena kontrola na místě. Zásady pro prodlužování termínů realizace projektů 1.2 Stránka 3 z 6
3. Zásady pro prodlužování termínů realizace projektů 3.1. Prodloužení termínu realizace nejpozději do 31. 12. 2015 K prodlužování lhůt může docházet v těchto případech: Zásady pro prodlužování termínů realizace projektů 1.2 nad rámec stanovených lhůt pro administraci projektů, ale v termínu stanoveného výzvou pro nejzazší ukončení realizace projektů, prodloužení termínu realizace projektů za termín stanovený výzvou, S ohledem na nastavené podmínky a model administrace může být termín realizace projektu v rámci ROP Střední Morava prodloužen na základě žádosti žadatele/příjemce, která je zdůvodněna, a to v rámci termínu stanoveného výzvou, ale i za termín stanovený výzvou. Zásadní přitom je skutečnost, že žádost o prodloužení termínů realizace projektu je z pohledu žadatele/příjemce odůvodněná nepředvídatelnou okolností. Nepředvídatelné okolnosti pro prodloužení termínu realizace projektu jsou takové okolnosti, které nebyly žadateli známy v době přípravy, předložení a následného dopracování projektové žádosti a nebo nebyly příjemci známy v době zahájení realizace projektu. Postup schvalování prodloužení termínu realizace projektů: a) Předložení žádosti Žádost o prodloužení termínu realizace projektu, včetně zdůvodnění, předkládá žadatel/příjemce příslušnému pracovníkovi odboru řízení projektu (dále jen OŘP) či určenému pracovníkovi odboru kontroly a plateb (dále jen OKP), a to dle etapy administrace, ve které se projekt nachází. Příslušný pracovník OŘP či OKP připraví stanovisko k předkládané žádosti o prodloužení termínu dle postupů upravujících podstatné změny projektů. b) Schválení žádosti Rozhodnutí o prodloužení termínů je vyhrazeno Výboru Regionální rady jakožto orgánu, který schvaloval lhůty administrace projektů a termín ukončení realizace projektů specifikovaného ve Výzvě k předkládání projektových žádostí. V případě, že Výbor Regionální rady shledá předloženou žádost odůvodněnou, prodloužení termínu schválí. 3.2. Prodloužení termínu realizace za termín 31. 12. 2015 - nedokončené projekty Vzhledem ke skutečnosti, že období způsobilosti výdajů končí k 31. 12. 2015, vztahuje se na schvalování prodloužení termínu realizace projektů za tento milník specifický režim tzv. nedokončených projektů. S ohledem na rizikovost dokončení projektu v tomto režimu bude Výbor Regionální rady individuálně rozhodovat o schválení prodloužení realizace projektů do roku 2016 v režimu nedokončeného projektu či o případném zamítnutí žádosti o prodloužení termínu. V případě zamítnutí žádosti může být přistoupeno k vypovězení smlouvy o poskytnutí dotace ze strany poskytovatele dotace, k vyměření finanční opravy či ke krácení dotace. Postup schvalování prodloužení termínu realizace projektů: a) Předložení žádosti Předložení žádosti o schválení nedokončeného projektu Nejzazší termín pro předložení žádosti příjemce o prodloužení realizace projektu za termín 31. 12. 2015 je stanoven na 31. 12. 2015 a to v režimu nedokončeného projektu. Součástí žádosti musí být odůvodnění nedokončení realizace projektu ve stanoveném termínu. Žádost o prodloužení termínu realizace projektu předkládá příjemce příslušnému pracovníkovi OKP a to zasláním datovou schránkou anebo poštou s nejpozdějším datem podání 31. 12. 2015. Zásady pro prodlužování termínů realizace projektů 1.2 Stránka 4 z 6
Zásady pro prodlužování termínů realizace projektů 1.2 Žádost o prodloužení realizace projektu za termín 31. 12. 2015 předkládá příjemce prostřednictvím vyplněného změnového formuláře Oznámení příjemce o podstatných změnách, který je uveden v příloze č. 4 Příručky pro příjemce. Příjemce je dále povinen za účelem schválení nedokončeného projektu předložit níže uvedené dokumenty. Pracovníci OKP mohou příjemce vyzvat k doplnění. 1. Podnikatelské subjekty, neziskové a nestátní organizace předloží nejpozději v termínu 8. 1. 2016: - čestné prohlášení příjemce, jehož součástí bude ujištění, že: o je schopen dokončit projekt v požadovaném prodlouženém termínu, o disponuje dostatečnými finančními prostředky na dokončení projektu v roce 2016, o disponuje dostatečnou personální kapacitou (uvést jmenovité zapojení členů projektového týmu), o se zavazuje dokončit projekt ve schváleném rozsahu dle smlouvy o poskytnutí dotace (realizace veškerých aktivit, naplnění monitorovacích indikátorů projektu aj.) Vzorové čestné prohlášení je uvedeno v příloze č. 1. Dále budou doloženy následující podklady: - doklady k nárokovaným způsobilým výdajům, tedy vystavených a uhrazených do 31. 12. 2015 - vystavené faktury, vč. soupisu prací, a doklady o jejich zaplacení, stavební deník, dílčí předání plnění, fotodokumentace na CD. - doložení zajištění dodávek stavebních prací na dokončení projektu (je nutné specikovat a doložit); - informace o finančním zajištění dokončení realizace projektu (je nutné specifikovat a doložit). 2. Obce, města, kraje a jejich příspěvkové organizace předloží: nejpozději v termínu 8. 1. 2016: - doklady k nárokovaným způsobilým výdajům, tedy vystavených a uhrazených do 31. 12. 2015 - vystavené faktury, vč. soupisu prací, a doklady o jejich zaplacení, stavební deník, dílčí předání plnění, fotodokumentace na CD. nejpozději v termínu 29. 1. 2016: - čestné prohlášení příjemce, jehož součástí bude ujištění, že: o je schopen dokončit projekt v požadovaném prodlouženém termínu, o disponuje dostatečnými finančními prostředky na dokončení projektu v roce 2016, o disponuje dostatečnou personální kapacitou (jmenovité zapojení členů projektového týmu), o se zavazuje dokončit projekt ve schváleném rozsahu dle smlouvy o poskytnutí dotace (realizace veškerých aktivit, naplnění monitorovacích indikátorů projektu aj.) Vzorové čestné prohlášení je uvedeno v příloze č. 1. - doložení zajištění dodávek stavebních prací (je nutné specikovat a doložit); - informace o finančním zajištění realizace projektu (např. usnesení rady obce/města). U těchto příjemců je termín prodloužen s ohledem na nutnost schválení dokumentů kolektivními orgány příjemce. b) Schválení žádosti Úřad Regionální rady na základě předložených dokumentů a kontroly na místě vyhotoví stanovisko k předložené žádosti o nedokončený projekt. Za účelem posouzení rizikovosti může být zpracován expertní posudek na zajištění financování projektu či posudek o posouzení realizace stavby. Rozhodnutí o schválení nedokončeného projektu je vyhrazeno Výboru Regionální rady. Zásady pro prodlužování termínů realizace projektů 1.2 Stránka 5 z 6
Zásady pro prodlužování termínů realizace projektů 1.2 V případě, že Výbor Regionální rady schválí příjemci prodloužení termínu realizace projektu za termín 31. 12. 2015, určený pracovník OKP vyhotoví dodatek ke Smlouvě o poskytnutí dotace, v rámci něhož budou provedeny zejména následující úpravy: a) posun data ukončení realizace projektu; b) posun termínu pro naplnění cílových hodnot indikátorů; c) uvedení závazku příjemce uhradit veškeré nezpůsobilé výdaje projektu (tj. veškeré výdaje vzniklé po 31. 12. 2015) z vlastních zdrojů a zajistit jeho dokončení nejpozději do 31. 10. 2016; d) provedení adekvátní úpravy Smlouvy o poskytnutí dotace tak, aby příjemce neměl nárok na vyplacení další části dotace na výdaje vzniklé po 31. 12. 2015; e) povinnost příjemce prokázat uzavření všech aktivit projektu. Tuto skutečnost je třeba doložit ověřitelnými dokumenty, prokazujícími dosažení cílů projektu např.: předávacími protokoly (tímto dokladem se prokazuje ukončení fyzické realizace projektu), certifikací, prezenční listinou, fotodokumentací, výstupem z kolaudačního procesu, apod. Pokud dílo podléhá kolaudačnímu řízení podle stavebního zákona, prokazuje se příjemce také kolaudačním rozhodnutím/kolaudačním souhlasem či jiným opatřením vyplývající ze stavebního zákona. V případě díla, jehož užívání se pouze oznamuje stavebnímu úřadu, doloží příjemce k závěrečné monitorovací zprávě sdělení příslušného stavebního úřadu, že příjemce požadované užívání stavby řádně oznámil a stavba nepodléhá vydání povolení k užívání a současně stavební úřad v zákonem stanovené lhůtě užívání díla na základě učiněného oznámení nezakázal. Příjemce má přitom povinnost doložit tyto dokumenty v rámci Závěrečné monitorovací zprávy, a to do 22 pracovních dní od ukončení fyzické realizace projektu. V případě, že projekt nebude ukončen v termínu 31. 10. 2016, dochází k porušení podmínek stanovených Smlouvou o poskytnutí dotace. Dle čl. 15 odst. 2 Smlouvy o poskytnutí dotace se porušení podmínek stanovených příjemci Smlouvou považuje za nesrovnalost a tato nesrovnalost je dle čl. 16 odst. 3 písm. a) Smlouvy o poskytnutí dotace důvodem k vypovězení smlouvy ze strany poskytovatele dotace či vyměření finanční opravy dle dokumentu Provádění finančních oprav v rámci ROP Střední Morava. O výpovědi Smlouvy o poskytnutí dotace či stanovení výše finanční opravy rozhoduje Výbor Regionální rady. Zásady pro prodlužování termínů realizace projektů 1.2 Stránka 6 z 6