Základní škola, Liberec, Oblačná 101/15, přísp. org. Obecně platné zásady pro tvorbu (audio)vizuální prezentace Bc. Martin Prade
Obsah 1 Úvod... 3 2 Pravidla a rady pro návrh prezentace... 4 3 Hlavní zásady při tvorbě prezentace... 5 3.1 Struktura prezentace... 5 3.2 Rozložení snímku... 5 3.3 Počet snímků... 5 3.4 Písmo... 5 3.5 Vzhled prezentace... 6 3.6 Animace a efekty... 6 3.7 Obrázky, grafy, schémata... 6 3.8 Hudba a zvuky... 7 3.9 Video... 7 4 Zásady při prezentování... 8 4.1 Vzhled... 8 4.2 Hlas a řeč... 8 4.3 Řeč těla... 8 4.3.1 Postoj a pohyb těla... 8 4.3.2 Gestikulace... 9 5 Shrnutí... 10 6 Zdroje... 11
1 Úvod Na začátek bychom si měli nejdříve definovat termín prezentace. Prezentace označuje buď výklad, ukázku nebo produkt vytvořený v příslušném prezentačním programu. Mezi nejpoužívanější nástroje k tvorbě prezentací patří PowerPoint, který je součástí kancelářského balíku Microsoft Office. Dalším programem může být Impress, který je bezplatnou obdobou výše zmiňovaného PowerPointu a je součástí kancelářského balíku LibreOffice. Mezi další známé programy patří například SMART Notebook, ve kterém se dají spolu s interaktivní tabulí SMART board vytvářet interaktivní prezentace. Za zmínku také stojí zdarma dostupná (v základní verzi) webová aplikace Prezi, díky které dostávají prezentace jiný rozměr, než na který jsme zvyklí. Existují tři prezentační metody. Řízená prezentace patří mezi standard, kdy přednášející stojí před publikem a svou prezentaci či přednášku doprovází připravenou projekcí. Této metodě je také věnována tato seminární práce. Další metodou je automatická prezentace, se kterou se setkáváme například na výstavách, kde neexistuje osobní kontakt mezi přednášejícím a posluchačem. Poslední metodou je prezentace interaktivní, která (stejně jako automatická prezentace) nevyžaduje přítomnost přednášejícího, prezentaci si ovládá sám posluchač. K vytvoření kvalitní prezentace nestačí jen znalost pracovních postupů v konkrétním prezentačním programu, ale je zapotřebí také cit a dovednosti z oblasti estetiky. Tato seminární práce shrnuje základní pravidla a zásady pro návrh, tvorbu a samotné prezentování prezentace. 3
2 Pravidla a rady pro návrh prezentace Před samotnou tvorbou prezentace je důležité si nejprve stanovit, komu bude prezentace určena, kde bude předváděna, kolik času bude na ni vyhrazeno a co má posluchačům sdělit [1, s. 82]. Úvod prezentace zabere přibližně 10 procent celkového času prezentace, vlastní obsah by neměl překročit 70 procent, protože dalších 10 procent celkového času by mělo být věnováno shrnutí obsahu prezentace a posledních deset procent na závěr. Do tohoto procentuálního vyjádření není zahrnuta diskuze, se kterou musí přednášející také počítat. Samozřejmostí je vyhledat a prostudovat materiály k danému tématu. Pokud je to nutné, měl by si přednášející také připravit tištěné materiály, které před svým výkladem předá čtenářům či posluchačům. Přednášející by se měl také lehce připravit na případnou diskuzi, která po skončení prezentace může mezi publikem vzniknout. Přednášející měl by si také zjistit, zda není ve firmě stanovena šablona, která se musí používat. Pokud tato situace nenastane, anebo se bude prezentace přednášet na jiné než firemní půdě, může si návrh prezentace určit autor sám. Více informací o výběru stylů prezentace, přechodů a animací je popsáno v kapitole 3.6 Animace a efekty. Dále by si měl autor dopředu zjistit, zda byla prezentace na podobné téma již někdy v minulosti vytvořena, protože by ji mohl využít například jako zdroj snímků. Podmínky pro prezentaci může zhoršit nízké rozlišení či nízká svítivost dataprojektoru, případně špatné světelné podmínky. Samotnou prezentaci nám může také zhoršit špatná topologie místnosti, ve které se bude prezentace předvádět. Pokud to situace umožňuje, měl by přednášející místnost, ve které se bude přednášet, navštívit. Po zodpovězení těchto otázek a zamyšlení se nad případnými riziky, která mohou vzniknout, přichází na řadu hlavní zásady, které je vhodné při tvorbě prezentace dodržovat. 4
3 Hlavní zásady při tvorbě prezentace Aby byla prezentace kvalitní, je důležité se věnovat všem faktorům a subjektům, které mohou prezentaci velmi ovlivnit. Je vhodné dbát na to, aby prezentace působila přehledně po obsahové i estetické stránce. Všechny prvky, ať už se jedná o výběr písma, animací a efektů, jsou popsány v následujících podkapitolách. 3.1 Struktura prezentace Na prvním snímku prezentace by měl být název prezentace a jména autorů. Poté by měla následovat osnova přednášky, která plní funkci úvodu. Na posledních snímcích by mělo být shrnutí, které plní funkci závěru, dále je dobré uvést na (před)posledním snímku odkazy na literaturu a další zdroje, ze kterých bylo čerpáno. Je samozřejmostí na konci prezentace se rozloučit a poděkovat za pozornost. I tomu by měl být v prezentaci věnován prostor [2]. 3.2 Rozložení snímků Na každém snímku by se mělo nacházet maximálně 7 řádků a na každém řádku maximálně 7 slov [3, s. 1]. Myšlenky by měly být zformulovány do klíčových hesel. Je vhodné také více informací rozdělit do více snímků. Jelikož čteme zleva doprava a shora dolů, měl by být nejdůležitější text uváděn jako poslední, tzn. poslední slovo na řádku a poslední odrážka dole. Takto si čtenáři či posluchači informaci nejlépe zapamatují. 3.3 Počet snímků Předvedení jednoho snímku zabere zhruba 1 3 minuty. Pokud je na prezentaci vyhrazeno dvacet minut, neměla by obsahovat více jak deset slidů. 3.4 Písmo V prezentaci by mělo být použito bezpatkové písmo [4]. Patkové fonty čte ale lidské oko pomaleji, takže si obsah lépe zapamatuje. Z tohoto důvodu by mělo být patkové písmo použito na nadpisy. Bezpatkové písmo by tedy mělo být použito na zbytek celého textu, který se na snímku nachází. V bezpatkovém písmu se totiž čtenář rychleji zorientuje, protože ho čte rychleji než písmo patkové. Mezi nejpoužívanější patková písma patří například Arial, Verdana či Tahoma. Co se týče řezu a barev písma, je nutné používat k zvýraznění textu buď odlišnou barvu, nebo tučné písmo. Kurzíva se pro zvýraznění nepoužívá, protože se hůře čte. Italika se 5
používá jen pro zvýraznění webových a e-mailových adres. Stejně tak není vhodné používat podtržené písmo. Minimální velikost veškerého textu je 20 bodů. Pro nadpisy se doporučuje požívat velikost písma 40 bodů. Pokud bude písmo větší, určitě to nebude na škodu. Na velké písmo si zatím ještě nikdo nestěžoval. Důležité je, aby veškerý text byl čitelný odkudkoliv v místnosti, takže je nutné velikost písma přizpůsobit i tomuto faktoru. 3.5 Vzhled prezentace V elektronické prezentaci je nutné používat jednotný vzhled. To se týká jak pozadí, písma, tak i animací a přechodů. Bezúčelné změny vzhledu působí rušivě. I výběr barev by měl ladit, to znamená, že by se v prezentaci měly používat maximálně 3 různé barvy. Je důležité věnovat pozornost také kontrastu písma s pozadím. Dataprojektor zvládne zpravidla pouze 256 barev [3, s. 1]. Proto se může stát, že na monitoru vypadají barvy jinak, než při promítání na plátno. S výběrem schématu či návrhu elektronické prezentace může pomoci konkrétní nástroj na tvorbu prezentací, který obsahuje již předdefinované styly. 3.6 Animace a efekty Informace mají přednost před vzhledem, proto je na místě animacemi šetřit a používat ty animace, které jsou lidskému oku přirozené. Ať už se jedná o animaci přechodů mezi snímky, či animace a efekty písma, je nutné používat jednotný vzhled. Můžeme říci, že základem úspěchu je efekty nepoužívat, i když je programy pro tvorbu prezentací nabízejí v hojném množství. 3.7 Obrázky, grafy, schémata U použití obrázků, grafů a schémat v prezentaci platí podobná pravidla jako u písma. Tyto jmenované objekty by měly být velké, detailní a ostré. Je důležité věnovat pozornost příliš tmavým obrázkům, které by nemusely být na projekci vidět. Každý obrázek, graf či schéma by měly mít popisek. Grafika se nesmí ztrácet na pozadí a měla by tvořit cca 25 % snímku. Obrázky by neměly být roztaženy přes celý snímek. Mohlo by totiž dojít ke špatné čitelnosti textu. Praktická rada na závěr: Použité obrázky je vhodné zmenšit. Je zbytečné vkládat do prezentace obrázek v rozlišení full HD, když by stačilo rozlišení např. 400 600 pixelů. Výsledná prezentace by neměla mít velikost v řádech MB. Nevhodné jsou také různé rádoby vtipné obrázky. 6
3.8 Hudba a zvuky Zvukové efekty by neměly být v prezentaci raději použity. Zcela nevhodná je hudba na pozadí, která působí velmi rušivě. Zvukovou ukázku se doporučuje používat pouze v případě, že je součástí tématu. Dále by si měl přednášející ověřit, zda bude mít během přednášky k dispozici reproduktory. 3.9 Video Prezentace není filmová projekce. Videa je opět, stejně jako u obrázků, vhodné používat pouze v případě, pokud jsou součástí tématu. Délka by neměla přesahovat tři minuty. Aby bylo video spustitelné přímo v prezentaci, je nutné, aby bylo umístěno ve stejné složce jako samotná prezentace. Některé zdroje uvádějí, že by video nemělo přesahovat 1 % celkové délky prezentace [3, s. 2]. Také bychom měli věnovat pozornost podporovaným formátům videa. Kromě přímého vložení videa do prezentace můžeme využít hypertextový odkaz, který odkazuje na externí webovou stránku, kde se dané video nachází. V tomto případě je ale zapotřebí připojení k internetu. Pokud přednášející zvolí tuto možnost, měl by si dopředu zjistit, zda bude mít počítač s připojením k internetu k dispozici. 7
4 Zásady při prezentování Prezentace jako produkt vytvořený v konkrétním prezentačním programu je pouze doplňkový materiál, takže by neměla prezentujícího překřičet. Měla by především zdůraznit fakta. Při samotném prezentování by se nemělo stát, aby přednášející přeskakoval snímky a vracel se k předchozím snímkům [2]. Konkrétní faktory, které ovlivňují způsob předání prezentace posluchačům, jsou podrobněji popsány v následujících podkapitolách. 4.1 Vzhled Je obecně známo, že při komunikaci mezi lidmi hraje klíčovou roli první dojem. Když přednášející předstoupí před publikum, měl by být upraven. Je vhodné věnovat výběru oblečení a doplňkům potřebnou pozornost [1, s. 72]. Způsob oblékání také závisí na konkrétní situaci, pro koho bude prezentace určena, apod. 4.2 Hlas a řeč Přednášející by měl mluvit pomalu, zřetelně a hlasitě. Častou chybou je příliš rychlé tempo výkladu, kdy jej posluchači nestačí vnímat a zpracovávat. Je na místě připravit si dopředu doprovodnou řeč, stejně tak samotnou elektronickou prezentaci. Na začátku bývá dobré určitým způsobem upoutat pozornost publika [1, s. 74]. Další zásadou je nepoužívat příliš často stejná slova. Pokud je možné používat synonyma, je vhodné je využít. Pokud je hlasový projev delší, může dojít k vysychání v ústech, proto je důležité myslet na to, aby měl přednášející k dispozici sklenici neochucené vody. Na úvod by se měl představit a také krátce nastínit téma prezentace. Měl by také brát v potaz časový prostor na případné otázky a odpovědi. 4.3 Řeč těla Důležitou roli během samotné prezentace hraje také řeč těla, která sehrává podstatnou roli při vytváření již zmíněného prvního dojmu. Abychom udrželi pozornost i během celého výkladu, je velmi důležitý oční kontakt s posluchači. Velmi citlivě je také vnímána mimika obličeje, zejména úsměv [1, s. 75]. 4.3.1 Postoj a pohyb těla Přednášející by měl zásadně během celého prezentování stát. Pokud by totiž seděl u počítače, konkrétně u monitoru, jeho pozornost by nebyla směřována k publiku. Důležitá je 8
také obsluha počítače během výstupu. Existují čtyři možnosti, jak přepínat jednotlivé snímky v elektronické prezentaci. První možností je oslovit kolegu, který přednášejícímu tuto práci ulehčí, ale důležitá je jejich souhra. Pokud by se přednášející nechtěl obrátit na někoho jiného a ovládal by prezentaci na klávesnici sám, musí se kvůli každému snímku vracet ke klávesnici, což není příliš vhodné. Třetí možnost je načasování prezentace, které je velmi náročné, a díky tomu musí být příprava velmi precizní. Nejvhodnější a v pořadí čtvrtá možnost je používání dálkového ovladače, který usnadní přepínání snímků. Pokud je přednášejícímu umožněno se během prezentace pohybovat, měl by tuto možnost využít. Nepůsobí to tolik stereotypně jako postávání na jednom místě s mírně rozkročenýma nohama. Pokud by ale chodil neustále z jednoho místa na druhé a zpět, opět se jedná o stereotyp, který negativně ovlivňuje pozornost publika. Dále není vhodné, aby přednášející vstupoval do paprsku projektoru. Výklad by pak připomínal stínohru, navíc hrozí poškození zraku. Pokud přednášející používá během přednášky ukazovátko, měl by se vyvarovat toho, aby nikdy nestál k publiku zády [1, s. 76]. 4.3.2 Gestikulace Z pohledu přednášejícího je na místě sledovat gestikulaci posluchačů v obecenstvu, zejména pohyby hlavou. Z pozice přednášejícího není vhodné používat útočná gesta, jako je ukazování prstem. Pokud má možnost se při zkoušení prezentace natočit na video, může to být velká výhoda. Člověk si ani neuvědomuje gesta, která často používá, a to, že mohou působit na posluchače rušivě. Může to být například časté mnutí rukou, manipulace s rukávy saka či košile, pohrávání si s tužkou či podobnými předměty [1, s. 77]. 9
5 Shrnutí Při tvorbě prezentací platí pravidlo v jednoduchosti je krása. Použití animací může mít výrazně pozitivní vliv na celkový dojem, pokud diváka neunavuje a neodpoutává zbytečně jeho pozornost od přednášejícího. Samozřejmostí je také dodržování gramatických a typografických pravidel. Nezáleží pouze na formě elektronické prezentace, ale také na zevnějšku a vystupování přednášejícího. Všechna zásadní pravidla pro návrh a tvorbu prezentace je velmi důležité dodržovat kvůli zachování její kvality. 10
6 Zdroje [1] LAURENČÍK, Marek. Jak na dokonalou prezentaci v PowerPointu. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2013. 128 s. ISBN 978-80-247-4377-6. [2] STÖCKLOVÁ, Anna. Hlavní zásady přípravy elektronické prezentace k přednášce. Knihovna plus [online]. 2009, č. 2 [cit. 2014-10-18]. Dostupný z WWW: <http://knihovna.nkp.cz/knihovnaplus92/stockl.htm>. ISSN 1801-5948. [3] MACHÁČ, Jiří. Pravidla tvorby elektronické prezentace. [online]. [cit. 2014-10-19]. Dostupný z WWW: <https://sites.google.com/site/jirimachac/hodiny-cviceni/tvorbaprezentaci>. [4] Vytvoření první prezentace aplikace PowerPoint 2010. [online]. [cit. 2014-10-19]. Dostupný z WWW: http://office.microsoft.com/cs-cz/powerpoint-help/vytvoreni-prvniprezentace-aplikace-powerpoint-2010-rz101848193.aspx?ctt=1. [5] LAURENČÍK, Marek. PowerPoint 2010: podrobný průvodce. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2011. 224 s. ISBN 978-80-247-3640-2. [6] KOČIČKA, Pavel a Filip BLAŽEK. Praktická typografie. 2. vyd. Praha: Computer Press, 2004. 288 s. ISBN 80-722-6385-4. 11