MĚSTSKÁ ČÁST PRAHA 12 ZASTUPITELSTVO MĚSTSKÉ ČÁSTI USNESENÍ č. Z-29-005-14 ze dne 22.4.2014 Pravidla pro schvalování účetní závěrky městské části Praha 12 29. zasedání Zastupitelstva mě stské č ásti 1. schvaluje Pravidla pro schvalování účetní závěrky městské části Praha 12 Viz příloha tohoto usnesení Poměr hlasů: 22 pro 0 proti 1 se zdržel 2 mimo zasedací sál Mgr. Petr Prchal starosta Mgr. Zlatuše Rybářová zástupkyně starosty Usnesení zpracováno návrhovou komisí Předkladatel: Rada MČ Praha 12 Zpracovatel Mgr. Božena Slavíková - právník OKT Na vědomí: Ing. Milan Nový - vedoucí ekonomického odboru (2x) Tisk: Z-0267
Příloha usnesení Zastupitelstva městské části Praha 12 č. Z-29-005-14 Pravidla pro schvalování účetní závěrky městské části Praha 12 ČÁST I OBECNÁ USTANOVENÍ Článek 1 Účel a předmět úpravy 1. Zastupitelstvo městské části Praha 12 se usneslo na těchto pravidlech z důvodu zabezpečení úkolů stanovených vyhláškou č. 220/2013 Sb., o požadavcích na schvalování účetních závěrek některých vybraných účetních jednotek (dále jen vyhláška ), kterou vydalo Ministerstvo financí ČR na základě ustanovení 4 odst. 8 písm. w) zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. 2. Tato pravidla upravují věcné a formální náležitosti schvalování účetní závěrky městské části Praha 12, určují osoby odpovědné za přípravu účetní závěrky a stanoví termíny pro její předložení schvalujícímu orgánu, tj. Zastupitelstvu městské části Praha 12. 3. Pravidla stanoví též speciální procedurální postupy při hlasování o schválení či neschválení účetní závěrky městské části na zasedání Zastupitelstva městské části Praha 12. Jednací řád zastupitelstva městské části Praha 12 se při hlasování o schválení či neschválení účetní závěrky použije přiměřeně. Článek 2 Základní pojmy Pro účely těchto pravidel se rozumí: Schvalovanou účetní závěrkou MČ účetní závěrka městské části Praha 12 k rozvahovému dni. Ve vztahu k hlavnímu městu Praze jako jedné účetní jednotce jde o dílčí účetní závěrku. Dotčenou účetní jednotkou městská část Praha 12 (dále jen městská část nebo MČ ). Dotčenou osobou účetní jednotky zaměstnanec nebo zaměstnanci Úřadu městské části Praha 12 pověření vedením účetních záznamů a dalších dokumentů rozhodných pro činnosti při procesu schvalování účetní závěrky MČ. Schvalujícím orgánem Zastupitelstvo městské části Praha 12 (dále jen zastupitelstvo). Rozvahovým dnem datum 31.12. předchozího kalendářního roku. Mezitímní účetní závěrkou čtvrtletní účetní závěrka, která nepodléhá schvalování. Strana 1
Článek 3 Organizace činností při přípravě účetní závěrky 1. Odbor ekonomický Úřadu městské části Praha 12 (dále jen ekonomický odbor ) je odborem odpovědným za proces přípravy a schvalování účetní závěrky MČ. 2. Všichni zaměstnanci Úřadu městské části Praha 12 (dále jen zaměstnanci ), kteří se v rámci plnění svých pracovních úkolů podílejí na procesu tvorby účetních závěrek dotčených účetních jednotek a dalších podkladů nezbytných pro jejich schválení, stanovených těmito pravidly, jsou povinni v souladu se schváleným věcným a časovým harmonogramem prací poskytnout součinnost ekonomickému odboru. Článek 4 Součinnost se schvalujícím orgánem Dotčená osoba účetní jednotky spolupracuje se schvalujícím orgánem tak, aby byly zajištěny podmínky pro schválení účetní závěrky. Spoluprací se rozumí zejména předkládání podkladů schvalujícímu orgánu včetně jejich doplnění v termínech stanovených těmito pravidly. Článek 5 Lhůta pro schválení účetní závěrky 1. Schvalovaná účetní závěrka musí být schválena nejpozději do šesti měsíců ode dne, ke kterému se účetní závěrka sestavuje, v případě mimořádné účetní závěrky se tato lhůta zkracuje na dva měsíce. 2. Není-li účetní závěrka schválena ve lhůtě podle odst. 1, platí, že schválena nebyla. 3. Městská část se přednostně řídí termíny a lhůtami stanovenými hlavním městem Prahou. ČÁST II NÁLEŽITOSTI A PODKLADY ÚČETNÍ ZÁVĚRKY MČ Článek 6 Obsah účetní závěrky MČ Účetní závěrka MČ bude obsahovat tyto účetní výkazy: 1. Rozvaha 2. Výkaz zisku a ztráty 3. Příloha doplňující informace 4. Přehled o peněžních tocích 5. Přehled o změnách vlastního kapitálu Strana 2
Článek 7 Podklady pro schvalování účetní závěrky Podklady pro schvalování účetní závěrky jsou zejména: 1. Účetní závěrka MČ obsahující výkazy dle čl. 6 těchto pravidel zpracovává ekonomický odbor. 2. Zpráva o výsledku přezkoumání hospodaření městské části, pokud je vypracována. Tato zpráva bude připojena k ostatním podkladům neprodleně po jejím obdržení. Pokud bude přezkum hospodaření městské části zabezpečován Magistrátem hlavního města Prahy, bude zpráva doložena pouze v případě, že městská část bude mít tento dokument k datu schvalování účetní závěrky MČ již k dispozici. 3. Roční zpráva interního auditu ekonomickému odboru předá interní auditor do 28.2. 4. Roční zpráva o výsledcích finančních kontrol ekonomickému odboru předá interní auditor do 28.2. 5. Závěrečná zpráva o provedení inventarizace majetku a závazků zpracovává inventarizační komise a předává odboru ekonomickému ke stejnému termínu, ke kterému je inventarizační zpráva předávána Magistrátu hlavního města Prahy. 6. Další účetní záznamy a doplňující informace, které si vyžádá schvalující orgán. ČÁST III ORGANIZACE PROJEDNÁVÁNÍ PODKLADŮ Článek 8 Schvalující orgán a členové schvalujícího orgánu Schvalujícím orgánem účetní závěrky MČ je Zastupitelstvo městské části Praha 12 (dále jen zastupitelstvo ). Členy schvalujícího orgánu jsou členové zastupitelstva. Článek 9 Shromáždění podkladů Zpracovatelem účetní závěrky MČ je odbor ekonomický Úřadu městské části Praha 12 (dále jen ekonomický odbor ). Další podklady nutné pro schválení účetní závěrky MČ zajišťuje interní auditor, vedoucí oddělení kontroly OKT, předseda hlavní inventarizační komise a další zaměstnanci. Všichni jsou povinni ekonomickému odboru poskytnout součinnost podle čl. 3 odst. 2 této směrnice. Strana 3
Článek 10 Forma podkladů Účetní závěrka MČ a další podklady pro ekonomický odbor jsou zpracovávány zásadně v elektronické formě. V procesu projednávání jsou podklady členům zastupitelstva poskytovány především v elektronické formě, avšak na vyžádání mohou být ze závažných důvodů poskytnuty i v písemné formě. Na jednání orgánů městské části jsou připravovány tisky v souladu s příslušnou směrnicí pro přípravu tisků do rady a zastupitelstva. Článek 11 Činnosti v průběhu účetního období Ekonomický odbor předloží výkazy mezitímní (čtvrtletní) účetní závěrky pro informaci radě a zastupitelstvu vždy v termínu, ke kterému je předkládán čtvrtletní rozbor hospodaření městské části za příslušné období kalendářního roku. Bez zbytečného odkladu průběžně vyřizuje případné podněty, dotazy a připomínky členů zastupitelstva k těmto výkazům. Článek 12 Postup při projednávání účetní závěrky MČ 1. Ekonomický odbor zpracuje účetní závěrku MČ, shromáždí podklady dle článku 7 těchto pravidel a zajistí jejich předložení Finančnímu výboru zastupitelstva městské části Praha 12 (dále jen finanční výbor ). 2. Finanční výbor projedná účetní závěrku včetně všech předložených podkladů a přijme usnesení s doporučením pro zastupitelstvo. 3. Ekonomický odbor zpracuje tisk s návrhem schvalované účetní závěrky k projednání v radě a poté v zastupitelstvu tak, aby konečný výrok o schválení či neschválení účetní závěrky MČ mohl být zastupitelstvem učiněn s dostatečným předstihem před termínem stanoveným hlavním městem Prahou pro zaslání dokumentů o tomto výroku. 4. Starosta městské části stanoví termín zasedání zastupitelstva ke schvalování účetní závěrky tak, aby s dostatečným předstihem před termínem dle odstavce 3 bylo možno uskutečnit i opětovné projednání účetní závěrky dle čl. 17 těchto pravidel, tj. při jejím prvotním neschválení. ČÁST IV PROCES SCHVALOVÁNÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY MČ Článek 13 Podklady rozhodnutí Členové zastupitelstva mají k dispozici na svém zasedání, kde rozhodují o schválení účetní závěrky MČ, zejména podklady uvedené v čl. 7 této směrnice. Strana 4
Článek 14 Předpoklady pro schválení účetní závěrky 1. Účetní závěrku MČ zastupitelstvo schválí a) pokud dotčená účetní jednotka zajistila přípravu a předložení podkladů pro schvalování účetní závěrky schvalujícímu orgánu přehledným způsobem, který umožní zejména efektivní posouzení úplnosti a průkaznosti účetnictví a vyhodnocení předvídatelných rizik a ztrát ve vztahu k věrnému a poctivému obrazu předmětu účetnictví a finanční situaci účetní jednotky, a dále b) v případě, že na základě předložených nebo vyžádaných podkladů nezjistí, že schvalovaná účetní závěrka neposkytuje v rozsahu skutečností posuzovaných podle ustanovení písm. a) věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace městské části, c) i v případě, že na základě předložených nebo vyžádaných podkladů zjistí, že schvalovaná účetní závěrka poskytuje v rozsahu skutečností posuzovaných podle ustanovení písm. a) věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky v souvislosti se skutečnostmi obsaženými v účetní závěrce následujícího účetního období. 2. Souvislost se skutečnostmi obsaženými v účetní závěrce následujícího účetního období dle bodu 1 písm. c) lze prokázat též tím, že existují průkazné účetní záznamy o opravě chyby účetního období schvalované účetní závěrky provedené v následujícím účetním období, a to včetně účetních zápisů v příslušných účetních knihách. 3. Zastupitelstvo nemůže schválit pouze část účetní závěrky MČ. Článek 15 Neschválení účetní závěrky 1. Zastupitelstvo neschválí účetní závěrku MČ v případě, že na základě předložených nebo vyžádaných podkladů zjistí, že schvalovaná účetní závěrka neposkytuje v rozsahu skutečností posuzovaných podle ustanovení čl. 14 odst. 1 písm. a) věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace městské části, a to ani nápravou, která by byla patrná z účetních knih následujícího účetního období. 2. Zastupitelstvo neschválí účetní závěrku MČ též v případě, že mu nebyly předloženy významné podklady podle čl. 7 nebo důležité podklady, které si zastupitelstvo nebo jeho orgány vyžádaly. Článek 16 Náprava nedostatků 1. V případě neschválení účetní závěrky MČ z věcných důvodů zajistí dotčená osoba účetní jednotky nápravu zjištěných skutečností, včetně odstranitelných vad, ve lhůtě stanovené zastupitelstvem. Strana 5
2. V případě neschválení účetní závěrky MČ z formálních důvodů, tj. v případě nepředložení podkladů dle čl. 7 nebo podkladů vyžádaných zastupitelstvem, zajistí dotčená osoba účetní jednotky neprodleně předání příslušných podkladů zastupitelstvu. Článek 17 Opětovné projednání 1. Zastupitelstvo schválí účetní závěrku MČ na svém pokračujícím nebo dalším zasedání (dále jen nejbližší zasedání ), konaném před termínem uvedeným v čl. 12, zajistí-li dotčená osoba účetní jednotky ve stanovené lhůtě nápravu skutečností, které byly důvodem pro neschválení účetní závěrky MČ tak, že jsou naplněny podmínky pro schválení účetní závěrky MČ. 2. Zastupitelstvo schválí na svém nejbližším zasedání účetní závěrku MČ i v případě, že dotčená osoba účetní jednotky ve stanovené lhůtě nezajistí nápravu všech skutečností, jež byly důvodem pro neschválení účetní závěrky, avšak tyto nenapravené skutečnosti nemají za následek, že účetní závěrka MČ neposkytuje věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace městské části. 3. V případě, že nenapravené skutečnosti mají za následek, že účetní závěrka MČ neposkytuje věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace městské části, potvrdí zastupitelstvo neschválení účetní závěrky. ČÁST V HLASOVÁNÍ O ÚČETNÍ ZÁVĚRCE MČ Článek 18 Průběh a forma hlasování 1. Hlasování o účetní závěrce MČ se provádí hlasováním o návrhu usnesení zastupitelstva o schválení účetní závěrky MČ, jehož přílohou je účetní závěrka MČ. 2. Před hlasováním o návrhu usnesení o schválení účetní závěrky MČ seznámí předseda návrhového výboru členy zastupitelstva s celým procesem hlasování tak, aby hlasování proběhlo v souladu s těmito pravidly. 3. O každém hlasování zastupitelstva se pořizuje písemný záznam, který vyhotovuje návrhový výbor a duplicitně pro účely kontroly rovněž organizační oddělení odboru Kancelář starosty. 4. Každý z členů zastupitelstva má právo, aby v písemném záznamu o hlasování bylo uvedeno, jak hlasoval. Každý člen zastupitelstva má také právo své hlasování písemně odůvodnit. Toto písemné odůvodnění se odevzdává předsedovi návrhového výboru a stává se nedílnou součástí záznamu o hlasování. 5. Členové zastupitelstva jsou předsedajícím postupně dle abecedního pořadí vyzýváni, aby přistoupili k hlasování o návrhu usnesení o schválení účetní závěrky MČ. Každý člen zastupitelstva do mikrofonu sdělí své jméno a příjmení a uvede, zda hlasuje pro či proti návrhu usnesení o schválení účetní závěrky MČ, případně zda se zdržuje hlasování. V případě, že chce využít svého práva své hlasování písemně Strana 6
odůvodnit, přečte do mikrofonu i toto své odůvodnění. V případě, že člen zastupitelstva hlasuje proti návrhu usnesení o schválení účetní závěrky MČ, je povinen s ohledem na náležitosti zápisu o neschválení účetní závěrky ( 7 odst. 3 vyhlášky) uvést argumenty pro toto rozhodnutí. 6. Po hlasování všech členů zastupitelstva předseda návrhového výboru sdělí do mikrofonu výsledek hlasování, tj. kolik přítomných členů zastupitelstva hlasovalo pro návrh usnesení o schválení účetní závěrky MČ, kolik jich hlasovalo proti návrhu a kolik se jich zdrželo hlasování. Dále potvrdí, že převzatá písemná odůvodnění hlasování jsou součástí písemného záznamu. 7. Dle výsledku hlasování předsedající do mikrofonu konstatuje, zda usnesení o schválení účetní závěrky bylo či nebylo přijato. 8. V případě neschválení účetní závěrky zpracuje návrhový výbor jako přílohu usnesení zastupitelstva zápis (VZOR - viz příloha č. 1 těchto pravidel) s náležitostmi dle 7 odst. 3 vyhlášky, který obsahuje popis skutečností, pro které nebyla účetní závěrka MČ schválena, odůvodnění tohoto neschválení s důrazem na 4 vyhlášky, (tj. okolnosti znemožňující zejména efektivní posouzení úplnosti a průkaznosti účetnictví a vyhodnocení předvídatelnosti rizik a ztrát ve vztahu k věrnému a poctivému obrazu předmětu účetnictví a finanční situaci účetní jednotky), a lhůtu pro odstranění nedostatků. O tomto zápisu zastupitelstvo hlasuje. Článek 19 Záznamy a protokoly 1. O každém hlasování zastupitelstva jako schvalujícího orgánu se pořizuje písemný záznam, jehož součástí jsou i údaje o hlasování členů zastupitelstva uvedené v čl. 18 odst. 4 těchto pravidel. 2. Na základě výsledku hlasování zajistí tajemník úřadu součinnost dotčených odborů (OEK a OKS) při zpracování protokolu s náležitostmi dle 11 vyhlášky, který je výsledným dokumentem o úkonu schválení nebo neschválení účetní závěrky MČ. Jsouli náležitosti protokolu obsaženy v jiném dokumentu, protokol může být vytvořen pouze pro účely předání do centrálního systému účetních informací státu (CSÚIS). ČÁST VI ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Článek 20 Účinnost pravidel Tato pravidla jsou platná a účinná okamžikem jejich schválení Zastupitelstvem městské části Praha 12. Strana 7
Příloha č. 1 k Pravidlům pro schvalování účetní závěrky městské části Praha 12 VZOR: Zápis o neschválení účetní závěrky dle 7 odst. 3 vyhlášky č. 220/2013 Sb., o požadavcích na schvalování účetních závěrek některých vybraných účetních jednotek Dotčená účetní jednotka: městská část Praha 12 IČO: 00231151 ÚZ k rozvahovému dni:. Schvalující orgán: Zastupitelstvo městské části Praha 12 Schvalováno dne:.. Popis skutečností, pro které nebyla účetní závěrka schválena: Odůvodnění neschválení (věcné a formální důvody): Lhůta pro odstranění zjištěných vad: Za schvalující orgán (jméno a příjmení, funkce, podpis): Mgr. Petr Prchal starosta Mgr. Zlatuše Rybářová zástupkyně starosty Strana 8