Verze 0.4 Příručka pro realizátory vzdělávacích aktivit Datum aktualizace: 31.3.2011
Obsah Podmínky pro realizátory vzdělávacích aktivit účastnící se projektu... 3 Povinnosti pro realizátory vzdělávacích aktivit účastnící se projektu... 3 Postup při realizaci vzdělávací aktivity v rámci projektu... 4 Publicita... 7 2
Tato příručka je určena pro realizátory vzdělávání v rámci seminářů, workshopů a konferencí pro lékaře, farmaceuty a zubní lékaře a vzdělávací programy pro managery a kodéry účastnící se projektu zubních lékařů a farmaceutů se zaměřením na profesní dovednostech v rámci Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost, registrační číslo projektu: CZ.1.04/1.1.00/46.00002. dále jen projekt. Účast na vzdělávacích aktivitách je pro účastníka bezplatná, to znamená, že účastník projektu nehradí žádné náklady spojené s jeho vlastní realizací. Cestovné, stravné a ani ubytování není z projektu hrazeno. Podmínky pro realizátory vzdělávacích aktivit účastnící se projektu Podepsaná smlouva s GD v rámci projektu (IPVZ). Povinnosti pro realizátory vzdělávacích aktivit účastnící se projektu Dohled nad dodržováním a plněním smlouvy a všech jejích ustanovení. Realizátor je povinen neprodleně, nejpozději však do tří dnů, písemně oznámit IPVZ veškeré změny a okolnosti, které při poskytování služeb zjistil nebo se o nich dozvěděl a které mohou mít vliv na poskytování služeb. Realizátoři vzdělávacích akcí musí mít odpovídající kvalifikaci, odborné znalosti a zkušenosti. Předmětem archivace a kontroly dokumentů realizované vzdělávací aktivity u realizátora vzdělávací akce budou vždy originály dokumentů. Generálnímu dodavateli bude zasílat naskenované kopie v elektronické podobě. Zájemce o kurz se přihlašuje přímo u realizátora vzdělávací akce. Realizátor zajistí, aby účastník svým podpisem v Čestném prohlášení potvrdil, že splňuje následující podmínky přijetí do projektu: - má platnou pracovní smlouvu v mimopražském zdravotnickém zařízení na nadpoloviční část pracovního úvazku, minimálně po dobu trvání vzdělávací aktivity, - nečerpá jinou finanční podporu z fondů EU na stejnou vzdělávací aktivitu, - cizinci jsou povinni navíc doložit povolení k výkonu povolání v ČR a předložit pracovní smlouvu na dobu neurčitou s nadpoloviční částí pracovního úvazku v mimopražském zdravotnickém zařízení. Dále musí doložit potvrzení o trvalém pobytu v České republice. 3
Postup při realizaci vzdělávací aktivity v rámci projektu Závazné formuláře všech níže uvedených dokumentů jsou dostupné na http://www.vzdelavani-zdravotniku.cz Formuláře jsou navrženy pro jednotnou administrativu a obsahují všechna předepsaná loga projektu. Je možné je rozšířit dle potřeb akreditovaného pracoviště. Realizátor je povinen dle pokynů IPVZ zajistit elektronické přihlašování účastníků prostřednictvím registru elektronické databáze účastníků. Nejpozději 3 měsíce před konáním konference, semináře či workshopu předložit Objednateli: - zápis či vedení vzdělávací akce v Centrálním registru garantovaných akcí celoživotního vzdělávání lékařů dle 6 Stavovského předpisu č. 16 České lékařské komory, - v případě konání akce dříve než 3 měsíce od podpisu Smlouvy, je Poskytovatel povinen splnit tyto povinnosti ve lhůtě 14 dnů od podpisu Smlouvy s IPVZ. Zaslat 2 měsíce před konáním konference a semináře v elektronické podobě na emailovou adresu koordinátora Projektu vzdělávání lékařů vyplněné formuláře: - Plán vzdělávacích aktivit projektu (nevyplňujte kód vzdělávací akce a číslo smlouvy s IPVZ - vyplňuje koordinátor IPVZ), - Kritéria výběru vzorku kontrol rizikovost. Oba formuláře jsou dostupné na http://www.vzdelavani-zdravotniku.cz. Nejpozději do 1 měsíce od podpisu Smlouvy písemně upřesnit Objednateli: - harmonogram plánovaných vzdělávacích akcí s uvedením data konání konference, semináře či workshopu, místa konání a tematického zaměření akcí, - umístit na své webové stránky odkaz na informační portál www.vzdelavani-zdravotniku.cz (to za předpokladu, že Poskytovatel má své webové stránky), Nejpozději 14 dnů před konáním konference, semináře či workshopu předložit Objednateli program vzdělávací aktivity v elektronické podobě. Realizátor je povinen zaslat všem přihlášeným účastníkům vzdělávací akce nejpozději 3 dny před konáním akce potvrzení o přihlášení a program vzdělávací akce. Při zahájení vzdělávací aktivity jsou pracovníci realizátora povinni zajistit od každého účastníka vzdělávací aktivity čestné prohlášení, a to v souladu s podmínkami OP LZZ. 4
Prezenční listina účastníků musí obsahovat: název vzdělávací aktivity, název modulu, kód vzdělávací aktivity, jméno realizátora vzdělávací aktivity, termín a místo konání, titul, jméno a příjmení účastníka, adresu účastníka, kolonku pro kontrolu odevzdání čestného prohlášení a podpis účastníka. Po celou dobu vzdělávací akce vedou pracovníci realizátora třídní knihu (seznam přednášejících). Po ukončení vzdělávací akce jsou pracovníci realizátora povinni zajistit od každého účastníka anonymní hodnotící dotazník vzdělávací akce a výsledky hodnotících dotazníků zpracovat v elektronické podobě do jednoduché tabulky Vyhodnocení hodnotících dotazníků, která je součástí souhrnné tabulky Sledování indikátorů projektu. Po ukončení vzdělávací akce předá realizátor příslušné potvrzení o absolvování vzdělávací akce účastníkům. Po ukončení vzdělávací akce realizátor zašle koordinátorovi projektu: - fakturu - čestná prohlášení účastníků - prezenční listinu - třídní knihu - elektronicky zašle vyplněnou tabulku Sledovaní indikátorů projektu S ohledem na ekologii, snížení ekonomických nákladů a jednodušší archivaci i vyhledávání, je preferováno zaslání prezenční listiny a třídní knihy v elektronické podobě. Není-li možné dokumenty naskenovat, pak v písemné podobě (kopie). Každá vystavená faktura musí obsahovat: - číslo faktury - identifikaci Objednatele (IPVZ) podle Smlouvy - identifikaci Poskytovatele (akreditovaného zařízení) - označení banky a číslo účtu, na který má být platba zaplacena, včetně KS a VS - den odeslání, den splatnosti a den uskutečnění zdanitelného plnění - název a položkový popis poskytnutých služeb dle Smlouvy mezi AP a IPVZ - účtovanou částku bez DPH - vyčíslenou částku DPH - celkovou částku včetně DPH - registrační číslo projektu - jakékoliv další údaje vyžadované pro účetní a daňový doklad příslušnými Právními předpisy 5
Do faktury je důležité kromě dalších povinných údajů (viz smlouva) uvést registrační číslo projektu (CZ.1.04/1.1.00/46.00002) a číslo klíčové aktivity (tj. A5 = manageři; A6 = ATLS; A7 = konference, semináře, workshopy; A8 = kodéři; A9 =zubní lékaři). Odměna za poskytnutí služeb bude hrazena realizátorovi v souladu s podmínkami smlouvy na základě řádně vystavených a doručených daňových dokladů faktur vč. příloh. Fakturace bude probíhat dle podmínek specifikovaných ve smlouvě mezi IPVZ a realizátorem, tzn. nejpozději do 5. dne následujícího měsíce, ve kterém došlo k realizaci poslední vzdělávací aktivity. Poskytovatel je povinen do 3 měsíců po skončení poslední konference nebo semináře vypracovat závěrečnou zprávu o průběhu vzdělávací aktivity a poslat ji v elektronické podobě na e-mailovou adresu koordinátora projektu (formulář je dostupný na http://www.vzdelavani-zdravotniku.cz). Realizátor je povinen řádně uchovávat veškeré dokumenty související s realizací Projektu vzdělávání lékařů v souladu s platnými právními předpisy České republiky a Evropských společenství, nejméně však po dobu 10 let od ukončení financování Projektu vzdělávání lékařů. Kontakt na koordinátora příslušného kurzu je uveden v Klientském systému IPVZ u konkrétní vzdělávací akce a na webových stránkách http://www.vzdelavani-zdravotniku.cz. 6
Publicita Dodržování a provádění publicity projektu dle stanovených pravidel OP LZZ je velmi důležité a bude předmětem kontrol. Pracovníci realizátora jsou povinni uchovat veškeré doklady související s propagací projektu. V případě, že nebudou dodržena pravidla publicity, nebudou uznány žádné náklady spojené s vykazovanou vzdělávací aktivitou. Realizátor má povinnost: Do jednoho měsíce od podpisu smlouvy s IPVZ musí být zveřejněna stručná informace o projektu na webových stránkách akreditovaného pracoviště, které bude realizovat vzdělávací aktivitu. (Pokud akreditované pracoviště webovými stránkami disponuje. V téže lhůtě je akreditované pracoviště povinno umístit na své webové stránky odkaz na informační portál http://www.vzdelavani-zdravotniku.cz). Všechny výukové místnosti, kde se konají vzdělávací aktivity v rámci projektu, musí být označeny logy projektu a názvem vzdělávací akce ve formátu A4 s logy projektu. Každou vzdělávací akci je nutno zahájit informací, že se jedná o akci financovanou z ESF (Evropský sociální fond). Doporučujeme: Průběžně pořizovat fotodokumentaci vizuální identity akce (označení místností a interiéru učeben), a to alespoň 4x (např. záběr na lektora včetně viditelného umístění propagačních materiálů, záběr na účastníky včetně viditelného umístění propagačních materiálů, atd.). Propagační letáky projektu musí být volně dostupné ve všech výukových prostorách, kam přicházejí účastníci projektu. V učebně musí být vlaječky ČR, Evropské unie a ESF. Veškeré materiály vztahující se k projektu musí být označeny v souladu s pravidly vizuální identity ESF v ČR a OP LZZ. Výjimku tvoří materiály, na které nelze loga z technických důvodů vložit (informace na http://www.esfcr.cz). Všechny dokumenty, týkající se projektu, musí být na hlavičkovém papíru. Existuje černobílá a barevná verze log. S ohledem na ekologii, je preferováno používání černo-bílého loga a tisku. Všechna povinná loga EU, ESF a OP LZZ, včetně manuálu pro vizuální identity, vzoru hlavičkového papíru, textu s informací o spolufinancování projektu ESF prostřednictvím OP LZZ a státního rozpočtu, loga žadatele a názvu projektu, jsou dostupné na http://www.vzdelavani-zdravotniku.cz v sekci Dokumenty ke stažení. 7