Systém Webové hlášení pracovišť vyšetřujících HIV o počtu provedených vyšetření Manuál webové aplikace leden 2012 v4.0 Státní zdravotní ústav Národní referenční laboratoř pro AIDS
1 1 Úvod Systém HlasSZU je určen ke sběru dat o počtech vyšetření HIV z jednotlivých pracovišť (laboratoří) v České republice do Národní referenční laboratoře pro AIDS ve Státním zdravotním ústavu v Praze (SZÚ). Tento nový elektronický systém nahrazuje dřívější způsob, který využíval papírové formuláře. Pomocí webového rozhraní umožňuje přenášet údaje z jednotlivých pracovišť na server, ze kterého se potom předávají do NRL AIDS, kde se dále zpracovávají. Systém je navržen tak, že data lze zasílat v prvních 15 dnech každého kalendářního měsíce. Mimo tuto dobu probíhá zpracování dat a systém je pro zadávání nepřístupný. Předkládaný manuál si klade za úkol seznámit pověřené pracovníky se způsobem práce se systémem HlasSZU. 2 Přihlášení do systému 2.1 První přihlášení do systému SZÚ Praha, Národní referenční laboratoř pro AIDS, 10042 Praha 10, Šrobárova 48 1/12
2 Uživatel se přihlašuje do systému na Internetu pomocí odkazu www.hlasszu.cz, kterým vyvolá úvodní přihlašovací dialog. K tomu, aby se mohl do systému řádně přihlásit, musí znát a zadat své Uživatelské jméno a Heslo. Při prvním přihlášení do systému uživatel tyto údaje ještě nezná. Získá je pomocí odkazu Zapomenuté heslo. Kliknutím na tento odkaz se objeví webová stránka, do které napíše svůj Referenční mail, který je součástí celého systému HlasSZU. Tento mail slouží k ověření oprávněnosti přístupu. V případě, že je zadaný Referenční mail v systému nalezen, objeví se hláška, že na tento mail byly zaslány uživateli jeho přístupové údaje, tzn. Uživatelské jméno a Heslo. V případě, kdy je Referenční mail napsán chybně nebo není obsažen v systému HlasSZU, je tato chyba uživateli oznámena a uživatel musí zadat tento mail správně. Při obtížích prosím kontaktujte pracovníky NRL AIDS (e-mail: hlaseni@szu.cz, tel. 267082477). Po získání přístupových údajů a po opětovném vyvolání odkazu www.hlasszu.cz uživatel tyto přístupové údaje zadá do přihlašovacího dialogu a v případě, že jsou správné, uživatel vstoupí na Hlavní stránku systému HlasSZU. 2.2 Rutinní přihlášení Pro rutinní přihlášení do systému se použije stejný přihlašovací dialog, do kterého uživatel zadá své, již pro něho známé, přístupové údaje. SZÚ Praha, Národní referenční laboratoř pro AIDS, 10042 Praha 10, Šrobárova 48 2/12
3 3 Hlavní stránka Na Hlavní stránce systému HlasSZU naleznete: kontakt na Národní laboratoř pro AIDS (v hlavičce) aktuální datum datum, do kterého je nutno odeslat údaje hlášení za Vaši laboratoř počet dnů, které zbývají do konečného termínu pro odeslání základní informační údaje o Vaší laboratoři (tyto údaje nemůžete editovat, případné změny prosíme ohlašte Národní referenční laboratoři, viz dále) navigační menu o Hlavní stránka o Aktuální hlášení o Minulá hlášení o Výběr testů o Změna hesla o Odhlášení ze systému SZÚ Praha, Národní referenční laboratoř pro AIDS, 10042 Praha 10, Šrobárova 48 3/12
4 Věnujte prosím pozornost Základním informačním údajům Vaší laboratoře. Zejména potom Korespondenčnímu mailu, na který jsou Vám zasílány přihlašovací údaje pomocí odkazu Zapomenuté heslo. Změnu Základních informačních údajů včetně Korespondenčního mailu je nutno nahlásit včas do Národní laboratoře pro AIDS e-mailem nebo telefonicky kontakt viz hlavička stránky. Na této stránce máte možnost si také stáhnou tento manuál ve formě PDF a obecné požadavky pro vyplňování dat ve formě PDF. Současně jsou zde uvedeny důležité termíny pro odeslání Vašich údajů. Je možné hlásit data za aktuální měsíc (viz kapitola 4) a také zpětně za omezený počet předcházejících měsíců, nebylo-li hlášení dosud zasláno (viz kapitola 5). 4 Aktuální hlášení 4.1 Výběr testů Při prvním zadávání údajů je nutno nejdříve pomocí tlačítka Výběr testů předvybrat testy, se kterými laboratoř pracuje. Seznam zahrnuje všechny testy, o kterých NRL AIDS ví, že jsou v České republice používány. Pokud Vaše laboratoř požívá jiný test, je možné zvolit jiný test a při vyplnění údajů za konkrétní měsíc ve formuláři hlášení je pak nutno specifikovat, o jaký test se jedná (výrobce, úplný název testu). Takovýto test bude po zpracování údajů zařazen do standardní nabídky testů. Pokud laboratoř používá pro vyšetřování HIV více než jeden test, je potřeba vyplnit data pro každý test zvlášť. SZÚ Praha, Národní referenční laboratoř pro AIDS, 10042 Praha 10, Šrobárova 48 4/12
5 Poznámka: Kolonka Typ testu představuje zjednodušenou kategorizaci testů sloužící pouze při zpracovávání údajů v NRL AIDS. V kolonce Výběr si uživatel zaškrtne testy, které laboratoř používá. Potvrzení tohoto výběru se provede stiskem tlačítka Potvrdit výběr. Předvybrané testy se budou nabízet pro výběr po opětovném přepnutí na tuto stránku Aktuální hlášení. (a rovněž na stránce Minulá hlášení viz kapitola 5). 4.2 Zadávání údajů Po vstupu na stránku Aktuální hlášení je nutno nejdříve v části Provedená vyšetření zkontrolovat období, za které se budou údaje hlášení do webového formuláře zadávat. Výběrem konkrétního testu z rolety Použitý test na záložce Aktuální hlášení se aktivuje přístup do formuláře pro zadávání číselných údajů. Při zadávání údajů můžete pro přesun na další políčko používat tlačítko Enter nebo Tab, lze rovněž použít myš. Pokud dojde k zadání chybných údajů, systém automaticky ohlásí chybu v pravém sloupci označeném Validace. Z důvodu potlačení nechtěných překlepů je omezena maximální velikost čísla v každém okénku (aktuální omezení 30000). SZÚ Praha, Národní referenční laboratoř pro AIDS, 10042 Praha 10, Šrobárova 48 5/12
6 Vyplnění kolonky Počet reaktivních vzorků je povinné (v případě, že nebyly, uveďte 0). Celkový počet uvedených vyšetření (viz automatický součet v pravé horní části formuláře) musí být větší než nula. Poznámka: Kolonka Zkratka představuje zjednodušené označení způsobu přenosu a slouží pouze při zpracovávání údajů v NRL AIDS. SZÚ Praha, Národní referenční laboratoř pro AIDS, 10042 Praha 10, Šrobárova 48 6/12
7 4.3 Odeslání údajů Po zadání údajů stiskněte tlačítko Odeslat do SZÚ. Po odeslání se Vám automaticky objeví obrazovka, která potvrdí úspěšné odeslání dat do SZÚ. V případě, že při vyplňování formuláře došlo k chybě (např. písmeno místo čísla, záporná hodnota), formulář se neodešle a objeví se indikace chyby. Je potřeba opravit údaje v chybných řádcích a následně data znovu odeslat. SZÚ Praha, Národní referenční laboratoř pro AIDS, 10042 Praha 10, Šrobárova 48 7/12
8 Po odeslání údajů s Vám aktivuje tlačítko Odeslaná hlášení do TXT na obrazovce Aktuální hlášení pro konkrétní použitý test. Stisknutím tohoto tlačítka se Vám zobrazí Vámi zadané a právě odeslané údaje v souboru XLS (Excel), který si můžete uložit, popř. vytisknout pro potřeby vlastní archivace. 4.4 Oprava odeslaných údajů Údaje v daném měsíci již odeslané je možno opakovaně měnit nebo opravovat, avšak pouze v tomto měsíci a pouze v době do uzávěrky dat. Po každé změně je třeba data znovu odeslat do SZÚ. Platná je poslední odeslaná verze dat. Pokud omylem odešlete data s chybně zvoleným testem, jde o závažnou chybu a je nutné kontaktovat administrátory systému (mailem či telefonem), kteří hlášení anulují, a data zadat znovu se správně zvoleným testem. 4.5 Tištěné formuláře Na této stránce si také můžete stáhnout prázdné formuláře ve formě PDF nebo XLS, které si můžete i vytisknout například pro předběžné zapsání odesílaných dat před jejich zanesením do elektronického dotazníku. Použijte k tomu tlačítka v části Stáhnout: Formulář PDF nebo Formulář XLS. SZÚ Praha, Národní referenční laboratoř pro AIDS, 10042 Praha 10, Šrobárova 48 8/12
9 5 Minulá hlášení Přepnutím na obrazovku Minulá hlášení máte možnost zaslat na server dosud neodeslaná hlášení z předchozích měsíců. Stisknutím tlačítka Vybrat si zvolte měsíc, za který chcete údaje do systému zadávat. Po stisknutí tohoto tlačítka se dostanete na zadávací formulář s označením Vámi vybraného měsíce. Dále zadejte údaje za příslušné období a odešlete je. Postup je shodný s postupem pro Aktuální hlášení, viz kapitola 4. SZÚ Praha, Národní referenční laboratoř pro AIDS, 10042 Praha 10, Šrobárova 48 9/12
10 6 Změna hesla, zapomenuté heslo V případě, že si chcete sami změnit heslo, použijte k tomu záložku Změnit heslo. Postup je zcela zřejmý z dialogu Změnit heslo. Pokud jste zapomněli heslo do systému, umožní Vám situaci řešit volba Zapomenuté heslo na úvodní obrazovce s použitím korespondenčního e-mailu. 7 Odhlášení ze systému Pro skončení práce se systémem HlasSZU použijte tlačítko: Odhlásit. Budete automaticky odhlášeni ze systému. V případě, že toto neučiníte a se systémem nebudete dále pracovat, budete automaticky odhlášeni po cca 10 minutách. 8 Termíny pro odeslání údajů Termín pro zadávání údajů (aktuálních i minulých) za Vaši laboratoř je v rozmezí 1.-15. den v příslušném měsíci. V případě, že 15. den není pracovní, posouvá se uzávěrka na nejbližší následující pracovní den. V tomto termínu je také možno veškeré údaje, které jste v tomto měsíci do systému vložili, opravovat a znovu odeslat. Mimo toto období údaje nebudete moci zadávat ani editovat, budete se však moci do systému přihlásit. Údaje budou zpracovávány v Národní laboratoři pro AIDS v SZÚ. 9 Minimální softwarové požadavky Operační systémy: Windows XP, Windows 2003, Windows 2000, Windows Vista, Windows 7, (upcoming Windows 8) Poslední verze prohližečů: Google Chrome, Mozzila Firefox, Internet Explorer 8 Upozornění: Je nutné míti v prohlížeči povolen java-script! Standardně je povoleno ve všech prohlížečích. SZÚ Praha, Národní referenční laboratoř pro AIDS, 10042 Praha 10, Šrobárova 48 10/12
11 OBSAH 1 Úvod...1 2 Přihlášení do systému...1 2.1 První přihlášení do systému...1 2.2 Rutinní přihlášení...2 3 Hlavní stránka...3 4 Aktuální hlášení...4 4.1 Výběr testů...4 4.2 Zadávání údajů...5 4.3 Odeslání údajů...7 4.4 Oprava odeslaných údajů...8 4.5 Tištěné formuláře...8 5 Minulá hlášení...9 6 Změna hesla, zapomenuté heslo...10 7 Odhlášení ze systému...10 8 Termíny pro odeslání údajů...10 9 Minimální softwarové požadavky...10 SZÚ Praha, Národní referenční laboratoř pro AIDS, 10042 Praha 10, Šrobárova 48 11/12