Odbor vnitřních věcí V Písku dne: 09.08.2011 MATERIÁL PRO JEDNÁNÍ RADY MĚSTA PÍSKU DNE 08.09.2011 MATERIÁL K PROJEDNÁNÍ Zvyšování kvality výkonu veřejné správy na Městském úřadu Písek NÁVRH USNESENÍ Rada města projednala zprávu o výsledcích projektu CAF a) bez připomínek b) s připomínkami Návrh předkládá Ing. Zlatuše Hofmanová tajemnice Návrh zpracoval Ing. Jiří Votýpka vedoucí odboru vnitřních věcí
Důvodová zpráva: Od roku 2005 se na základě usnesení rady města z 06.01.2005 Městský úřad Písek zapojil do projektu realizovaného ministerstvem vnitra, vedoucímu ke zvyšování kvality výkonu veřejné správy pouţitím modelu CAF (společný hodnotící rámec). Cílem aplikace metody CAF je poskytnout vedení podle jednotné mezinárodně užívané metodiky strukturovaný pohled na chod úřadu a rovněž zpětnou vazbu. Principem je zodpovězení 260 otázek strukturovaných do 9 kritérií členěných do jednotlivých okruhů (předpoklady a výsledky). Sebehodnotící zpráva byla vypracována v letech 2005-2008, akční plán byl vypracován v letech 2005-2009. V kaţdém roce byl sestaven pracovní tým ze zaměstnanců úřadu z jednotlivých odborů, který hodnocení prováděl a na základě konzultací na odborech navrhl akční plán pro příslušný rok. V roce 2010 se rozhodovalo, zda Městský úřad Písek přistoupí na novou metodiku hodnocení. V rámci úspor finančních prostředků nebyl nový produkt metody CAF pořízen, ale úřad bude pokračovat v hodnocení porovnáním 1 x za tři roky a kaţdoročně bude tvořit akční plán. Výhodou akčního plánu je zapojení všech zaměstnanců do procesu zvyšování úrovně výkonu veřejné správy. V roce 2011 pracoval tým zaměstnanců úřadu ve sloţení, uvedeném v příloze č. 1. Vlastní akční plán je radě města předloţen v příloze č. 2 Doporučení zpracovatele: Vzít na vědomí Akční plán zlepšování Městského úřadu Písek pro rok 2011. Vztah k rozpočtu: Plnění jednotlivých bodů bude probíhat dle schváleného rozpočtu města - - Legislativní rámec: Vztah ke strategickému plánu: Přílohy: č. 1 Pracovní tým pro tvorbu akčního plánu pro rok 2011 č. 2 Akční plán zlepšování Městského úřadu Písek pro rok 2011 stránka 2 (celkem 6)
PRACOVNÍ TÝM CAF 2011 Příloha č. 1 Jméno Pracovní zařazení Funkce v týmu 1. Hofmanová Zlatuše, Ing. tajemnice vedoucí týmu 2. Votýpka Jiří, Ing. vedoucí odboru vnitřních věcí organizační pracovník, 3. Velíšková Anna, Ing. vedoucí útvaru interního auditu 4. Jan Maršálek úředník ţivnostenského úřadu 5. Matoušek Petr, Bc. úředník odboru rozvoje, investic a majetku města 6. Svoboda Roman, Ing. vedoucí finančního odboru 7. Jánová Hana, Ing. vedoucí odboru rozvoje, investic a majetku města 8. Schwedt David, Ing. úředník odboru ţivotního prostředí 9. Bauerová Jana, Bc. úředník odboru školství a kultury 10. Polívka Jiří, DiS úředník odboru dopravy 11. Zemanová Vendula úředník odboru sociálních věcí a zdravotnictví stránka 3 (celkem 6)
Příloha č. 2 AKČNÍ PLÁN ZLEPŠOVÁNÍ 2011 Městského úřadu Písek v rámci projektu CAF Schválil: Zpracoval: Ing. Zlatuše Hofmanová Ing. Jiří Votýpka a kol. Písek - červen 2011 (text k 28.06.2011) stránka 4 (celkem 6)
1. Opatření Zavést jednotné nádoby na tříděný odpad v kancelářích Pro zefektivnění třídění odpadů v rámci úřadu zavést jednotné nádoby na tříděný odpad v kancelářích. Vyuţít nejlevnější varianty - tj. kancelářský koš drátěný s grafickou polepkou vlastní výroby (cena 150,- Kč bez DPH/1 ks nádoby). Umístění 1 ks nádoby na papír a 1 ks nádoby na plast v kanceláři. kromě zlepšení třídění odpadu v rámci úřadu a úspory času úředníka, především prezentace správného postupu úřadu v třídění odpadu. Odpovídá: ŢP, VV Termín: 31.12.2011 2. Opatření V rámci přípravy na elektronizaci úřadu zavést povinné zavěšování všech dokumentů v elektronické podobě ve spisové sluţbě úřadu. Cílem by mělo být lepší vyuţívání moţností aplikace GINIS a úspora spotřebního materiálu. Povinně by se měl vkládat elektronický obraz kaţdého dokumentu zavedeného ve spisové sluţbě s následnou konverzí do pdf formátu. - lepší připravenost na elektronizaci úřadu, která se plánuje na celostátní úrovni - centrální úloţiště dat v elektronické podobě (přístup k datům z více profilů) - úspora papíru a ostatního spotřebního materiálu Odpovídá: vedoucí odborů Termín: 31.12.2011 3. Opatření Zavést vzdělávací akce pro veřejnost v rámci všech odborů úřadu V rámci přiblíţení úřadu veřejnosti zavést vzdělávací akce pro veřejnost min. 1 akce za 2 roky za kaţdý odbor. Kaţdý odbor předloţí plánovanou akci, vč. bliţších podrobností o zajištění v termínu do 31.12.2011 a 30.06.2012. Vţdy bude provedeno zpětné vyhodnocení akce, včetně prezentace úspěšnosti akce formou vystavení fotodokumentace na chodbách (nástěnkách) odboru. - přiblíţení úřadu veřejnosti a průběţné naplňování vize Městského úřadu Písek Odpovídá: vedoucí odborů, tiskový mluvčí Termín: 31.12.2011 4. Opatření Zvážit pořízení vozidla do lehčího terénu Při nejbliţší obnově vozového parku zváţit moţnost zakoupení vozidla do lehčího terénu (např. typu Škoda Yeti 4x4), potřebného pro většinu odborů úřadu. Absence tohoto typu vozu omezuje provádění kontrolní činnosti v terénu v rámci správního obvodu MěÚ Písek (zejména v zimních měsících). Tento typ vozu pořídila jiţ většina dotázaných úřadů, jako např. MěÚ Milevsko, KÚ JČK apod. - Zefektivnění kontrolních činností úřadu v rámci správního obvodu Odpovídá: VV Termín: rok 2012 stránka 5 (celkem 6)
5. Opatření Zlepšení orientačního systému v budově radnice Zváţit předělání (zlepšení a zjednodušení) orientačního systému v budově radnice. Praxe ukázala, ţe orientační systém v budově radnice je pro občany špatně čitelný a bylo by vhodné přehodnotit současné značení. - Zlepšení orientace veřejnosti v budově radnice Odpovídá: VV Termín: 31.12.2011 6. Opatření Označení dveří - odkaz na nepřítomnost přímo pro konkrétní osobu Odpovídá: VV Termín: 31.12.2011 7. Opatření Provést kompletní kontrolu (sjednocení) vnitřních a vnějších norem (zásady, pravidla atd.) - u kaţdé normy by mělo být uvedeno, který odbor ji tvoří. Některé normy zrušit nebo aktualizovat Odpovídá: tajemnice, vedoucí odborů, právní odd. Termín: 31.12.2011 8. Opatření Benchmarking Proškolit vedoucí odborů v tvorbě analýz v benchmarkingu Odpovídá: vedoucí odborů, informatik Termín: 31.12.2011 9. Opatření Jednotný vzhled dokumentů - zavést šablony odborů do Ginisu Odpovídá: VV Termín: 31.12.2011 10. Opatření Přihlásit město na Facebook Odpovídá: tiskový mluvčí Termín: 31.10.2011 11. Opatření Hodnocení školení - provádět pravidelné vyhodnocování školení Odpovídá: personalista Termín: 31.12.2011 stránka 6 (celkem 6)