Seznam dotazů za období 12.9.- 29.9. Datum Dotaz Odpověď 12.9. 1)Metodika zaokrouhlování-předpokládám, že princip tabulkových částí finančních zpráv pro Akci 2 a 3 bude stejný jako u Akce1. V příručce pro příjemce pro Akci 2a3 však není specifikovaná metodika zaokrouhlování částek v tabulkách(nebyla ani pro Akci1). Jedná se hlavně o kolonky: spolufinancování ze státního rozpočtu(25% z celk.částky) a spolufinancování z ESF(75% z celk.částky)- mají se tyto vypočtené částky zaokrouhlovat na dvě nebo na jedno desetinné místo, nahoru nebo dolů atd. 2)Oddělené analytické účty pro Akci 2a3-V příručce pro příjemce pro Akci 2a3 je uvedeno příjemce je povinen vést oddělenou analytickou účetní evidenci prostředků určených k realizaci projektu ; a dále v této příručce se zmiňuje jen oddělený analytický účet. Jelikož se uvádí analyt.účet projektu(ne jednotlivých Akcí), tudíž oddělené analytické účty pro Akci 1 se používají dále pro Akci 2a3 nebo je nutné vytvořit nové? 3)Úhrada celkových nákladových faktur, uznatelnost a zaúčtování(u všech režijních výdajů a provozních týkajících se telefonu)-v příručce pro příjemce pro Akci 2a3 je uvedeno v odst.3.6.1.2 písm.c Způsobilý výdaj je vždy uhrazen ze strany příjemce/partnerů. V době podání Žádosti o proplacení výdajů vzniklých v rámci realizace projektu musí být výdaj, aby mohl být způsobilý, již uhrazen. Nikde jinde v příručce není určeno do kdy mají být celkové faktury(dle kterých jsou v rámci metodiky výpočtu stanoveny alikvotní částky uváděné dále v tabulkových částech finančních zpráv) uhrazeny. Ve stejném odstavci příručky je stanovena povinnost dodržet zákon č.563/1991 Sb. V tomto zákoně je v 3 však uvedeno: Účetní jednotky účtují podvojnými zápisy o skutečnostech, které jsou předmětem účetnictví, do období, s nímž tyto skutečnosti časově a věcně souvisí (dále jen "účetní období"); není-li možno tuto zásadu dodržet, mohou účtovat i v účetním období, v němž zjistily uvedené skutečnost i. V účetním období účetní jednotky účtují o uvedených skutečnostech v souladu s účetními metodami ( 4 odst. 8); přitom o veškerých nákladech a výnosech účtují bez ohledu na okamžik jejich zaplacení nebo přijetí. V Akci 1 jsem se setkala s přístupem(aniž by tento postup byl oprávněný), že například náklady za telefon, internet a el.energii jsem nesměla zahrnout do finanční zprávy za období k němuž věcně a časově souvisely s odůvodněním, že v tomto období nebyly uhrazeny(logicky je faktura vystavena dodavatelem až po skončení daného období a má ještě svou 1) Metodika zaokrouhlování není stanovena. Doporučuji v tomto případě standardní zaokrouhlování na 2 desetinná místa. 2) Analytické účty rozdílné pro Akci 1 a 2 nejsou vyžadovány. 3) Lhůty pro proplacení faktur jsou dány dodavatelsko-odběratelskými vztahy. Pokud jsou částky uváděny v tabulkových částech finančních zpráv jak zmiňujete ve Vašem dotazu, znamená to tedy, že faktura již byla proplacena. 4) Již od počátku projektu jsou ve finančních zprávách uváděny výdaje nikoliv náklady. V Akci 2 a 3 se na této skutečnosti nic nemění. Příjemcům je možné proplatit z ESF výdaje, které byly skutečně uhrazeny - nařízení Komise (ES) č. 448/2004.
dobu splatnosti- čili úhrada probíhá třeba o měsíc i více později- Příklad: zpráva bude za období od 01.7. do 30.9. el.energie bude uhrazena však začátkem listopadu, tel.koncem října -dle splatnosti- je možné alikvotní částky zahrnout do této finanční zprávy?). Ve skutečnosti pak finanční zprávy nenavazují na účetnictví firmy a vedou ke zmatečnosti. Prosím o Vaše přesné stanovisko v této souvislosti a jeho věcné odůvodnění 4)Musí se předkládat Žádost o změnu v případě, že na přechodnou dobu (cca 4 měsíce) je platový výměr experta nižší než je sazba uvedená v rozpočtu?(pro upřesnění- v těchto měsících bude čerpat z dané položky v rozpočtu méně v souladu se svým platovým výměrem). 12.9. Využili jsme možnosti (dle odpovědí na dotazy příjemců) zaslat na MPSV dvě naše TCA (spolu s dalšími materiály nutnými k vydání "Rozhodnutí) a jejich ověřené překlady i když u jednoho TCA neproběhla ještě validace ze strany portugalského ŘO s tím, že bylo dohodnuto, že po jeho schválení se dodá ověřená poslední strana. Chtěla bych se proto zeptat, na jakou adresu a koho (prosím jmenovitě) mám poslední přeloženou a ověřenou stránku TCA zaslat? 12.9. Od 22-25.9 máme první setkání mezinárodních partnerů v Berlíně. Dříve než nám zase někdo něco omlátí o hlavu aniž by to předtím pořádně vysvětlil, se raději ptáme: A.) Na vlastní ztrátu pojedeme pro náš komfort vozem. Nárokovat však můžeme pouze hodnotu jízdenky 2. třídy vlakem (na osobu). (Povinnost jezdit vlakem není nikde dána - od toho žijeme v demokracii - doufám). Jak můžeme nárokovat tento výdaj, ke kterému nebudeme mít žádný doklad? Budeme vlastnit pouze účtenky na naftu. Jak prokážeme, kolik osob se setkání zúčastnilo - a tudíž kolik relevantních částek "za jízdné vlakem" si můžeme nárokovat? Bude vám v tomto případě stačit čestné prohlášení? Nebo se musíme všichni vyfotit u prokazatelně berlínského objektu a nechat notářsky ověřit datum pořízení snímku??? - Tento požadavek bych od NFV naprosto očekával. Účet z hotelu je určitě dobrý údaj o počtu osob (lůžek), bohužel v našem případě budou dvě osoby spát u známých a u rodiny. Grantové hospodářství by to mělo uvítat jako hezkou úsporu, ale jak to prokážeme, že jsme tam byli čtyři? B.) Předpokládáme, že účtenky za stravu (restaurace, bufetky a McDonaldy) po prokazatelnou dobu trvání setkání nám budou grantově proplaceny, pokud se bude jednat o přiměřené výdaje? Nebo je s tím také ještě nějaký výkaznický problém? Děkuji za pochopení mé naléhavosti znáti odpovědi správné. Už jsme prodělali v Akci 1 vinou absurdní adinistrativy přes 10 000 Kč. Doufám, že tento "výlet" nám tyto interní ztráty neprohloubí. 12.9. 1/Jestliže je v rozpočtu pro partnera stanovena částka na nákup vybavení / počítače/, jakým způsobem poukáže žadatel tuto částku partnerovi, formou zálohy a čí je potom 5) Pokud expert bude čerpat nižší částku než je uvedena v rozpočtu nemusí žádat o její přechodné snížení. V rozpočtu je jednotková cena v kapitole Lidské zdroje uvedena jako maximální. Podklady a všechny související přílohy k DPA a TCA zasílejte na adresu MPSV, Odbor řízení pomoci z ESF, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2, v případě osobního doručení na ul. Kartouzská 4, Praha 5 - Smíchov V příručce přestože není popsáno jízdné automobilem do zahraničí neznamená to, že není možné takovýmto způsobem cestu absolvovat. Takže se vyhnete fotografování před Brandenburgskou bránou a sháněním notáře. Ano, do zahraničí je možné kromě cesty letadlem, vlakem využít také osobní automobil. Uznatelným výdajem je cestovné, které zahrnuje položky související s ubytováním, jízdným a stravným, kapesné není uznatelným výdajem. Vyúčtování jízdného a stravného se řídí zákonem o cestovních náhradách a platnou vyhláškou.. 1) Na základě faktury bude partnerovi proplacena částka na nákup vybavení. V případě zakoupení
toto zakoupené zboží, je majetkem partnera? 2/ převádí-li žadatel peníze na partnera, musí partner na tyto položky zřídit samostatný účet 3/ cestovné: je-li v rozpočtu položka náklady na konferenci, je možné do této nákladové položky zaúčtovat náklady na cestovné pro partnera a pedagoga, který není ještě v době konference zaměstnancem partnera? 13.9. 1] dozvěděli se,ze není povinnost provest audit za akci c.1, mají však v rozpoctu vyhrazeno na tento audit 10000 Kc,které nedali do predikce. Je mozne tyto peníze převést do akce c.2? 2] mají se zasilat zivotopisy koordinatoru, v soucasnosti u nich probiha vyberove rizeni na noveho koordinatora je mozne životopis zaslat dodatecne - az nekoho vyberou? 15.9. Jak probíhá proces při otvírání obálek s nabídkami?. Kdo musí být přítomen u otevírání obálek? Existuje závazná procedura? Podotýkám, že se jedná o investovanou částku pod 2 000 000 Kč? 16.9. Když 2.8.2005 skončila Akce 1, je automatické, že od 3.8. běží Akce 2 a 3? Nutné vědět z důvodu účetnictví a zaúčtování dokladů 16.9. Potřebujeme ohlásit a potvrdit změnu čerpání finančních prostředků v harmonogramu čerpání fin. prostředků na zahraniční jednání v rámci mezinárodní smlouvy TCA1. V harmonogramu čerpání fin. prostředků bylo, k datu podání DPA, t.j. k 29.9.2005, plánováno čerpání finančních prostředků na 3. měsíc od počátku Akce 2a3, ale vzhledem ke zpoždění vystavení Oznámení se vlastně zahraniční setkání uskutečňuje na přelomu 1. a 2. měsíce. Komu a na jakou adresu máme Ohlášení plánované změny poslat a za jak dlouho dostaneme vyjádření (souhlas či zamítnutí)? 20.9. Jak postupovat při zasílání žádosti o změnu nepodstatná změna; ohlásit dříve elektronicky a posléze písemně nebo naopak nebo jak? vybavení partnerem je tudíž i jeho majetkem. 2) Partner nemá povinnost zřizovat samostatný účet. 3) Pro partnera ano a pro pedagoga jen v případě, že by měl uzavřenou smlouvu či dohodu o zajištění dané činnosti buď s příjemcem nebo partnerem. 1) V odůvodněných případech lze prostředky převést do Akce 2 a 3. Hlášení změn je popsáno v Příručce pro příjemce do Akce 2 a 3. 2) Je možně v případě, že v současné době nejsou známa jména expertů či koordinátorů, zaslat jejich životopisy později. U výběrových řízení pod 2 000 000 je nutné postupovat transparentním a nediskriminačním způsobem. Pokud jde o povinnost přizvat zástupce NPS či ŘO, pravidla jsou stanovena Příručkou. Doporučení, jak postupovat při otvírání obálek, bude součástí Metodického pokynu k výběrovým řízením. Pokud na Oznámení o schválení bylo uvedeno datum 3. 8. 2005, ano, skutečně od tohoto data začíná běžet Akce 2 a 3 a den předcházející je posledním dnem Akce 1. Změny vztahující se k Akci 2 a 3 jsou nahlašovány na adresu PricewaterHouseCoopers, veškeré informace naleznete v Příručce pro příjemce, která je také uveřejněna na stránkách www.equalacr.cz Zaslat v písemné podobě na adresu PwC.
21.9. Za 15 měsíců začne pracovat expert správce centra zaměstnanosti; lze při podání podkladů pro rozhodnutí uvést, že konkrétní jméno experta bude upřesněno až 2-3 měsíce před samotným zahájením provozu centra? V současné době experta vybraného ještě nemáme. 21.9. Zaměstnáváme experta na Dohodu o pracovní činnosti. Může vykazovat práci i v sobotu a v neděli? 21.9. Prosím o podrobnou informaci ohledně Výkazu práce, jakožto součásti Finanční zprávy pro Akci 2 a 3. Vzhledem k tomu, že se tento výkaz práce zasílá písemnou formou, je možné udělat drobné úpravy např. aby se vešel pro jednoho konkrétního pracovníka na jednu stránku. Prosím o co nejrychlejší odpověď či kontakt na pracovníka, s kterým mohu tuto otázku vyřešit. 26.9. Pro prezentaci projektu je nezbytné, aby na konferenci našeho mezinárodního partnerství s námi vycestoval i zástupce primární cílové skupiny. S experty v projektu, kteří jsou zaměstnanci některého z partnerů, jsou s předkladatelem uzavírány pro účely zahraničních cest příkazní smlouvy. Jak máme postupovat v případě člena cílové skupiny, který není zaměstnancem žádného z partnerů v projektu? Lze náklady na zahraniční služební cestu člena cílové skupiny uhradit z prostředků přímé podpory účastníků a je zapotřebí tuto skutečnost smluvně zajistit? 26.9. V rámci našich mezinárodních aktivit potřebujeme zajistit překladatelské služby v jazyce německém a francouzském. Na základě zkušeností z I. etapy Equal i znalosti místních podmínek máme nakontaktované renomované a spolehlivé překladatele obou jazyků (s kulatým razítkem), kteří však nejsou zástupci žádné větší společnosti. Další výhodou je u těchto osob i značná úspora nákladů oproti využívání služeb velké společnosti. Avšak z titulu výše celkové rozpočtové částky na překlady a tlumočení v našem projektu jsme nuceni na tyto služby vypisovat výběrové řízení a využít tak zkušeností pouze jediné společnosti, u které záruku kvalitně odvedených služeb v obou jazycích nemáme. V I. etapě Equal byla právě z výše uvedených důvodů u překladů a tlumočení učiněna výjimka, kdy nebylo nutné výběrové řízení vypisovat. Uvažuje se s touto možností i v II. etapě Equal? 26.9. Partneři, mezinárodní tým, kteří odjíždí na pracovní jednání mají dotaz jak se má vykazovat a následně proplácet sl. cesta, která bude trvat i přes státní svátek (28.10.) Samozřejmě je možné dodat životopis experta později, tedy až budete znám kdo se na projektu bude podílet. V rámci projektu je nezbytné postupovat v souladu se zákonem. Pokud se pracovním poměrem stanoveným dohodou o pracovní činnosti vejdete do zákonem stanoveného limitu, je v podstatě jedno, který den se budou činnosti vykonávat, nepřísluší však za odpracované víkendové dny příplatek. Příplatek za práci o víkendu a přesčas přísluší pouze pracovníkům pracujícím na projektu na plný úvazek. Pokud výkaz bude obsahovat veškeré náležitosti, které musí obsahovat a bude čitelný, nezáleží zda bude vytištěn na jedné nebo více stranách. V případě člena cílové skupiny lze hradit výdaje z přímé podpory, V případě vycestování zástupců cílových skupin, doporučujeme příjemcům uzavřít dohodu, pokud tak již nebylo učiněno dříve, ze které by bylo zřejmé, že se jedná o zástupce z podporované cílové skupiny. U překladů a tlumočení, jejichž cena přesahuje předepsané hodnoty, je nutné vypisovat výběrová řízení tak jako u všech ostatních činností zajišťovaných externími dodavateli. Ve výkazu práce bude vyplněno, že v daný svátek či víkend byl odpracován určitý počet hodin, jako účel
a víkend. Otázka zní jak budou tyto dny propláceny a jak tyto dny (státní svátek, víkend) uvádět ve výkazu, zda jako pracovní den? Mají za st. svátek a víkend právo na příplatky? 27.9. Vyplňují nový formulář výkazu práce, potřebují vědět co si představit pod Rozpočtová jednotka jestli to je den nebo hodina; a jaký je způsob výpočtu mzdy v rámci CIP EQUAL bude uvedena služební cesta a aktivity vykonané během ní. Na příplatek budou mít nárok pracovníci podílející se na projektu na plný úvazek. Záleží na Vašem uvážení zda budete uvádět čas uvádět v hodinách nebo ve dnech. Výpočet mzdy se řídí platnou legislativou a informace k ne/uznatelným výdajům jsou součástí Příručky pro příjemce.