Opakovaný prechod do nového roka v programe Omega Prechod do nového roka môžete opakovať viackrát. Aktualizujú sa pri ňom počiatočné stavy a nevyrovnané saldokonto. Doklady, ktoré boli vystavené v starom roku ostanú nezmenené. Ak vykonáte prechod bez uzávierok a závierky účtovníctva v starom roku, v novom roku bude výsledok hospodárenia prenesený na účet 701 a nie na 431. Preto je potrebné po vytvorení závierky účtovníctva zopakovať prechod do nového roka, aby sa výsledok hospodárenia zaúčtoval na účet 431. 1. Ako urobiť opakovaný prechod do nového roka? Opakovaný prechod spustíte, rovnako ako prvý, v menu Firma Prechod do ďalšieho roka. Opäť sa zobrazí sprievodca, ktorý Vás bude viesť. Pred opakovaným prechodom vždy odporúčame vykonať archiváciu databázy nového roka. V prvom kroku prechodu je možnosť spustiť archiváciu nového roku stlačením tlačidla Archivuj teraz. V prípade potreby je potom možné obnoviť pôvodné dáta z archívu. Označením voľby Archivácia roka 20XX bola vykonaná sa sprístupní tlačidlo Ďalej. S t r a n a 1 1
V ďalšom kroku môžete zvoliť, ktoré číselníky sa majú pri opakovanom prechode preniesť. Ak už niektorý číselník prenášať nepotrebujete, môžete ho v tomto formulári vypnúť. Po ukončení prechodu sa opäť vytvorí html súbor, v ktorom sa zobrazí počet aktualizovaných záznamov z jednotlivých evidencií a porovnanie zostatkov v starom a novom roku. 2. Čo a ako sa prenesie pri opakovanom prechode do nového roka? Po zopakovaní prechodu sa v novom roku v evidencii účtovných dokladov aktualizujú interné doklady so zaúčtovaním počiatočných stavov súvahových účtov. Pri opakovanom prechode platia pri prenose jednotlivých číselníkov a evidencií určité pravidlá: a) V programe Omega sa niektoré číselníky prenášajú iba pri prvom prechode do nového roka. Znamená to, že ak po prvom prechode urobíte nejakú zmenu v číselníku starého roka, je potrebné túto zmenu vykonať aj v číselníku nového roka, nakoľko pri opakovanom prechode sa neaktualizuje. Týmto spôsobom sa prenášajú: menu Firma, resp. Firma Nastavenia Číslovanie dokladov Všeobecné nastavenia Firemné údaje Skupiny užívateľov Sadzby dane z motorových vozidiel Užívatelia, prístupové práva menu Evidencia menu Sklad menu Číselník Spôsob vyradenia Dohody o zápočte pohľadávok Importované bankové výpisy Cenové úrovne Výkazy minulého roka (súvaha, výkaz ziskov a strát) S t r a n a 2 2
Cenové úrovne služieb Menu Číselník Ostatné číselníky Akcie CRM Daňové úrady Cestovné náhrady Cudzie názvy v reportoch Vlastné premenné Kódy KN pre Intrastat Po prvom prechode neodporúčame už vykonávať prečíslovanie dokladov v evidencii účtovných dokladov a skladový kariet. b) V iných číselníkoch je spôsob prenosu do nového roku taký, že program porovná záznamy v starom a novom roku: ak daný záznam je podľa porovnávacieho kritéria rovnaký v starom aj novom roku, nebude ho prenášať, ak daný záznam zo starého roka v novom roku nenájde, pridá ho ako nový. Pri tomto spôsobe sa záznamy starého a nového roku porovnávajú podľa určitého porovnávacieho kritéria. V nasledovnej tabuľke sú uvedené číselníky, ktoré sa prenášajú týmto spôsobom aj s uvedením porovnávacieho kritéria. Číselníky a evidencie Porovnávacie kritérium Menu Číselník Účtový rozvrh Vlastnosti účtov Strediská Zákazky Činnosti Pracovníci Bankové účty Cenník služieb Partneri Vlastnosti partnerov Druhy cenín Pokladnice Autá syntetický a analytický účet číslo účtu číslo, podľa všeobecného nastavenia kód EČV Pre zobrazenie stĺpca (automaticky vygenerované číslo) v číselníku stredísk, postupujeme cez menu Číselník Strediská (zákazky, činnosti, pracovníci), klikneme pravým tlačidlom myši napr. na stĺpca Názov strediska a vyberieme možnosť Vlastné nastavenie stĺpcov. Zobrazí sa formulár prispôsobenie a následne dvojklikom na sa stĺpec zobrazí. S t r a n a 3 3
Porovnávacie kritérium uľahčí prechod do nových účtovných období, v prípade potreby napr. zmeny názvu strediska (zákazky, činnosti, pracovníka). Ak zmeníme, tak číslo zostáva rovnaké a po prechode nevznikajú duplicitné záznamy. Program pridelí každému stredisku jedinečné číslo. S t r a n a 4 4
Menu Číselník Ostatné číselníky Účtová osnova Peňažné meny Peňažné ústavy Konštantné symboly Špecifické symboly Mestá Štáty a stravné Merné jednotky Cudzie jazyky Spôsob dopravy Formy úhrady syntetický účet kód symbol symbol kód Menu Evidencia Vlastnosti účtovných dokladov Vlastnosti KM Vlastnosti DM Menu Fakturácia Odoslané faktúry Odoslané preddavkové faktúry Dodacie listy Zákazkové listy Vlastnosti fakturácie Menu Sklad Skladové karty Sklady Vlastnosti skladových kariet Výrobné čísla, šarže podľa všeobecných nastavení výrobné číslo, šarža Splátkové kalendáre Pri splátkových kalendároch sa záznamy starého a nového roka neporovnávajú. Program si pamätá, ktoré záznamy už preniesol a pri opakovanom prechode prenesie iba tie, ktoré ste dodatočne pridali v starom roku. Kritéria pre porovnávanie skladových kariet a partnerov je možné zadať cez Firma Nastavenie Všeobecné nastavenia v časti Prechod/Import. S t r a n a 5 5
Aby po opakovanom prechode nevznikli duplicity partnerov a skladových kariet, je potrebné nastaviť pre porovnávanie len také údaje, ktoré sú pre každý záznam jedinečné. Vybrané položky musia byť vyplnené na každom partnerovi prípadne na skladovej karte. c) Prenos ďalších evidencií a číselníkov do nového roku funguje tak, že ak bol záznam v starom roku zmenený, po prechode do nového roka sa automaticky aktualizuje. Záznamy pridané v starom roku sa prenesú do nového roku ako nové záznamy. Takýmto spôsobom sa prenášajú doklady z evidencie účtovných dokladov, krátkodobý a dlhodobý majetok, došlé a odoslané objednávky a prijaté reklamácie. Evidencia účtovných dokladov neuhradené pohľadávky a záväzky Pri opakovanom prechode sa prenášajú doklady, ktoré obsahujú saldokontne nevysporiadaný účet. Aktualizujú sa všetky zmeny na záznamoch a zároveň sa prenesú aj všetky dodatočne pridané doklady v starom roku, ktoré spĺňajú podmienky pre prenos do nového roku. Krátkodobý majetok Pri opakovanom prechode sa prenesú vykonané zmeny na kartách krátkodobého majetku iba v tom prípade, ak ste zmenili aj inventárne číslo majetku a všetky dodatočne pridané nové karty majetku. Dlhodobý majetok Pri opakovanom prechode sa prenesú vykonané zmeny v pohyboch dlhodobého majetku a všetky dodatočne pridané nové karty majetku. Došlé a odoslané objednávky, prijaté reklamácie Pri prvom prechode sa prenesú iba nevybavené a čiastočne vybavené objednávky a reklamácie. Pri opakovanom prechode sa prenesú všetky zmeny vykonané na pôvodne prenesených dokladoch, tzn. Ak niektorú objednávku (reklamáciu) v starom roku dodatočne vybavíte alebo čiastočne vybavíte, prenesie sa táto informácia aj do nového roku. Zároveň sa prenesú aj všetky dodatočne pridané doklady v starom roku, ktoré sú nevybavené alebo čiastočne vybavené. Pri opakovanom prechode program neaktualizuje skladové karty so zmenenými údajmi, (najmä zmenené číslo, ) a počiatočné stavy na skladových kartách je potrebné opraviť ručne. OMK-12/2016 S t r a n a 6 6