České vysoké učení technické v Praze Fakulta biomedicínského inženýrství Závěrečná zpráva projektu: č. 88/2 Zavedení řízení kvality studijních programů ÚBMI Program/podprogram: 1. Program na podporu rozvoje struktury a) další rozvoj nové struktury rozvoj a hodnocení kvality Řešitel: prof. Ing. Peter Kneppo, DrSc. leden 2006 1
Popis řešení projektu: Řešení projektu probíhalo po celý kalendářní rok 2005 a jeho průběh lze rozdělit do následujících hlavních bodů: 1. Tržištěm rozvojového projektu byla příprava návrhu na zavedení sytému řízení jakosti v souladu s evropskými normami a zkušenostmi evropských univerzit. Na základě strategického rozhodnutí vedení fakulty biomedicínského inženýrství ČVUT byl zahájen proces zavedení systému managementu jakosti. Důvodem tohoto kroku byly jednak permanentně se měnící podmínky okolí (turbulentní prostředí společnosti a nutnost zabezpečení konkurenční pozice FBMI na trhu vzdělávání) a jednak snaha o efektivní poskytování procesu vzdělávání v souladu s požadavky ISO 9001:2000. 2. Norma ISO 9001:2000 podporuje, aby při vývoji, uplatňování a zlepšování efektivnosti systému managementu jakosti s cílem zvýšit spokojenost zákazníka byl realizován tzv. procesní přístup. Aby FBMI fungovala v této oblasti efektivně, musela identifikovat a zajistit řízení relativně velkého množství propojených činností. Činnost, která využívá zdroje a je řízena za účelem přeměny vstupů na výstupy je považována za proces, přičemž výstup z jednoho procesu tvoří přímo vstup pro další proces. Aplikace systému procesů na FBMI spolu s identifikací těchto procesů, jejich vzájemné působení včetně jejich řízení, se označuje jako procesní přístup. Jeho výhodou je skutečnost, že vazby mezi jednotlivými procesy v celém systému fakulty jsou permanentně řízeny, kombinovány, vzájemně sladěny a efektivně optimalizovány. 3. FBMI připravila flexibilní postup pro dokumentaci systému řízení jakosti, tzn. že bude vést takové množství nezbytné dokumentace, které je potřebné k prokázání efektivního plánování, fungování, řízení a neustálého zlepšování svého systému managementu jakosti a jejích procesů. Je samozřejmým předpokladem, že požadavky a obsah dokumentace systému řízení jakosti odpovídají normám jakosti, které mají naplňovat (Směrnice pro dokumentaci systému managementu jakosti ČSN ISO/TR 10013). Pro zajištění všech nezbytných kroků a opatření byly připraveny pro všechny pracovníky fakulty pracovní instrukce (podrobné písemné pokyny, postupové diagramy, šablony, specifikace, technické poznámky, příp. jejich kombinace), které obsahují nezbytné informace a formuláře, včetně přejímacích kritérií. Řízení jakosti je v případě Fakulty biomedicínského inženýrství ČVUT uspořádáno podle struktury normy ISO 9001:2000 s respektováním procesů organizace. 4. Dokumentace systému managementu jakosti zpracovaného pro potřeby FBMI zahrnuje: politiku jakosti a její cíle, příručku jakosti, dokumentované postupy, pracovní instrukce a formuláře, plány jakosti a jejich specifikace. Přínosem aplikace systému managementu jakosti na Fakultě biomedicínského inženýrství ČVUT budou mj.: - přehledný popis řízení jakosti na FBMI, - poskytování jasného a účinného rámce fungování organizace, - větší vzájemné porozumění mezi managementem a zaměstnanci, - pomoc zaměstnancům pochopit jejich roli v organizaci, což jim umožní porozumět důležitosti své práce, - stanovení náplně práce k dosažení specifikovaných požadavků, - vytváření podkladu pro řád a rovnováhu uvnitř organizace, 2
- poskytování konzistence v operacích a činnostech, založených na dokumentovaných procesech, - poskytování podkladů pro neustále zlepšování (poka-yoke), - získávání důvěry klientů (studentů, odběratelských firem) k fakultě biomedicínského inženýrství na základě znalostí dokumentovaných systémů, - demonstrování způsobilosti organizace vůči zainteresovaným partnerům, - poskytování podkladů k auditovaní sytému managementu jakosti, - poskytování podkladů k hodnocení efektivnosti procesů fakulty a další. 5. Politika jakosti a její cíle, které bude Fakulta biomedicínského inženýrství realizovat jsou zpracovány ve formě doporučení a zásad a jsou součástí tzv. Příručky jakosti. Ta tvoří nejvyšší úroveň pyramidy jakosti a představuje základní řídící dokument FBMI pro tuto oblast. Zahrnuje následující složky: - titulní stranu příručky jakosti, - účel, obsah a řízení příručky jakosti, - poslání a organizační strukturu fakulty biomedicínského inženýrství, - základní pojmy a použité zkratky a normy, - popis systému managementu jakosti, - odpovědnost managementu fakulty, - management zdrojů, - poskytování služeb (pedagogický proces), - hodnocení a zlepšování procesů. Mimo výše uvedené složky jsou součástí Příručky jakosti i tabulky a přílohy, které dokumentují zejména následující skutečnosti: - rozdělovník příručky jakosti, - záznam o seznámení s příručkou jakosti, - změnový list, - seznamy směrnic jakosti, - přehled související legislativy a předpisů, - mapa procesů a aktivit a jejich definice. 6. Druhou (střední) úroveň pyramidy kvality představují směrnice jakosti, kde jsou popsány navzájem propojené procesy a činnosti požadované k zavedení systému řízení jakosti. Směrnice jakosti obsahují následující složky: - řízení dokumentů, - rozdělovník směrnice jakosti, - záznam o seznámení se směrnicí jakosti, - změnový list, - evidence dokumentace, - matice odpovědnosti, - schvalovací protokol směrnice jakosti, - postup tvorby dokumentů, jejich změn a použité symboly v diagramech, - seznam laboratorních postupů, - vzor směrnice jakosti, - vzory hodnotících a laboratorních postupů, - zajištění kompetentnosti a odborného růstu, - osobní dotazník, - pracovní náplň a platové zařazení, - návrh a vývoj studijního programu, - personální garance programu, oboru, - studijní plán, 3
- informační list předmětu (sylabus), - schvalovací dokument studijního programu, - evidence faktur, - nákup zboží, materiálu a investic, - žádanky na nákup, - evidenční list hmotného investičního majetku, - vzdělávací proces (poskytování služeb), - formulář rozvrhu a jeho změn, - interní audit, jeho program, postup auditu, plán auditu, dotazník, protokol auditu, návrhy opatření, - neshoda, její řízení, záznam o přezkoumání neshody, - nápravná činnost, opatření k nápravě, - preventivní činnost, záznam o preventivní činnosti, návrh na zlepšení. 7. Nejnižší úroveň pyramidy reprezentují pracovní postupy a ostatní dokumenty systému řízení jakosti. Představují je soubor hodnotících a laboratorních postupů. Hodnotící dokumentace obsahuje zejména: - metodiku hodnocení studentů, - kritéria hodnocení vzdělávací a výzkumné činnosti, - kritéria sebehodnocení, - dotazník spokojenosti studentů, - ekonomické hodnocení vzdělávacího procesu, - hodnocení výzkumu, - zahraniční aktivity. Specifikace laboratorních postupů obsahuje: - zásady bezpečnosti práce v laboratoři, - bezpečnost technických zařízení, - podmínky odborné způsobilosti, - poučení studentů, - metrologické zabezpečení, - podnikatelská činnost fakulty. Výše popsaná hierarchická struktura dokumentace pro úspěšné zavedení a realizaci procesu řízení jakosti v podmínkách Fakulty biomedicínského inženýrství ČVUT dává předpoklad k tomu, aby požadavky zákazníků (potenciální studenti, odběratelská sféra nemocnice, laboratoře) byly úspěšně realizovány a po projití adeptů studia všemi fázemi vzdělávacího procesu (přijímací řízení, všeobecně vzdělávací předměty, odborné předměty fyzikálně mechanické, odborné předměty s lékařskou tématikou, odborná praxe, obhajoba bakalářské práce a úspěšné vykonání bakalářských zkoušek) byl fakultou předán praxi spokojený zákazník bakalář v oboru biomedicíncké techniky. Hodnocení plnění časového harmonogramu prací zavedení ČSN EN ISO 9001:2001 V průběhu měsíců leden až duben 2005 byly zahájeny první kroky, které se především týkaly všeobecného seznámení zaměstnanců FBMI s významem zavádění certifikátu pro ČVUT FBMI. Byla jmenována pracovní skupina ve složení: prof. Ing. Miroslava Vrbová, CSc., prof. Ing. Peter Kneppo, DrSc., doc. Ing. Stanislav Kmeť, CSc., Ing. Roman Potůček, Helena Fujanová a Ing. Venuše Heřmanová. Tato skupina na zasedání dne 25.4. 2005 stanovila fáze a postupy zavádění systému, byl předložen návrh harmonogramu zpracování jednotlivých etap celého projektu. Všemi bylo rozhodnuto zapojit se do projektu. 4
Na základě tohoto setkání byly sebrány podklady pro vyhodnocení analýzy stavu FBMI, které byly zapracovány do projektu systému managementu kvality s názvem Systém managementu kvality Plán a realizace projektu podle ČSN EN ISO 9001. Tento projekt obsahuje stručnou identifikaci fakulty, mapování procesů., realizaci systému managementu kvality, řízení realizace projektu. K projektu jsou přiloženy přílohy analýza stavu, definování procesů a mapa procesů. V průběhu měsíců květen až prosinec 2005 je vytvářen přehled legislativy a předpisů potřebných k zajištění chodu FBMI. Jsou vytvářeny, diskutovány a schvalovány nové dokumenty (vzhledem k transformaci UBMI na FBMI je tento proces velice důležitý a složitý). Na druhém zasedání pracovní skupiny k zavádění managementu kvality podle ISO 9001, které se konalo 11.8. 12.8 2005 ve složení prof. Kneppo, doc. Kmeť, Ing. Heřmanová. v Kladně byly specifikovány další úkoly: - dokumentace systému managementu jakosti - tvorba směrnic jakosti - tvorba pracovních postupů - formuláře - plány jakosti a jejich specifikace - použití externích dokumentů - rozdělení odpovědnosti za dílčí oblasti K realizaci předchozí fáze se vychází následujících Českých technických norem: ČSN EN ISO 9000:2001 Systémy managementu jakosti. Základy a slovník., ČSN EN ISO 9001:2001 Systémy managementu jakosti. Požadavky., ČSN EN ISO 9004:2001 Systémy managementu jakosti. Návod na zlepšování výkonnosti., ČSN ISO/TR 10013:2003 Návod na dokumentaci systému managementu jakosti. Plnění etap řešení projektu Zahájení prací - splněno co je účelné pro praxi, je dobré také pro ÚBMI úvodní školení vedoucích zaměstnanců ÚBMI Rozhodnutí o dalším postupu - splněno sestavení širšího kolektivu s úlohami rady kvality ÚBMI, přihlášení se vybraného okruhu vedoucích zaměstnanců na distanční vzdělávání v oblasti kvality zpracovaní strategie kvality ÚBMI, kompletace řídící dokumentace ÚBMI (interní a externí), sběr podkladů na zpracovaní projektu a vykonání analýzy externí organizací (GAP analýza), jmenovaní zodpovědného pracovníka za zavedení systému managementu kvality schválení rozdělení úloh Zpracovaní projektu systému managementu kvality - splněno zavedení funkce manažéra kvality, časový a finanční harmonogram, analýza stavu zabezpečovaní kvality na ÚBMI, definování potřebných procesů a mapa procesů, příprava software na tvorbu a řízení dokumentace systému managementu kvality zpracování informačního materiálu pro zaměstnance ÚBMI aktív zaměstnanců ÚBMI 5
Zpracovaní dokumentovaných postupů splněna část za rok 2005, ukončení v roce 2006 směrnice kvality - organizační postupy na ÚBMI; laboratorní postupy - pracovní postupy v laboratořích; hodnotící postupy - hodnocení úrovně poskytovaných služeb; cíle kvality - jejich rozpracování na nižší úrovně řízení až na osobné cíle, příručka kvality - dokument o systému managementu kvality; Zdůvodnění čerpání finančních prostředků: Přehled čerpání finančních prostředků: Položka neinvestičních výdajů (v tis. Kč) Přidělená Čerpání dotace dotace Mzdy 254 217 Pohyblivé složky mzdy 0 75 Dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr 75 37 Odvody na sociální a zdravotní pojištění 115 114 Drobný majetek 0 86 Materiální náklady 0 51 Služby a náklady nevýrobní povahy 170 122 Cestovní náhrady 120 31 Stipendia 0 0 Ostatní 0 0 Příspěvek na režii pracoviště 0 0 Celkem neinvestiční prostředky 734 734 Dotace na projekt byla čerpána v plné přidělené výši. Projekt byl částečně podporován finančními prostředky fakulty s provozu. Běžné finanční prostředky: Z dotace (ukazatel I) projektu byly čerpány následující položky: 1. Mzdy a odměny vč. DPP (329 000 Kč) Na projektu pracoval částí svého pracovního úvazku soustavně jeden pracovník FBMI (Ing. Venuše Heřmanová) s úhradou části mezd z tohoto projektu. Dále byly z projektu vyplaceny odměny řešitelům zaměstnancům fakulty za splnění zadaných úloh. 2. Odvody na sociální a zdravotní pojištění (114 000 Kč) Tyto náklady vyplývají ze zákona a jsou vázány na bod 1. 3. Drobný majetek (86 000 Kč) Z projektu byl zakoupen drobný majetek podle požadavků na zpracování dokumentace a na podporu řešení tohoto projektu (notebook). 4. Materiální náklady (51 000 Kč) Tato položka zahrnuje náklady na spotřebovaný materiál nutný pro zpracování písemných podkladů a na provoz tiskáren a kopírky. 5. Služby a náklady nevýrobní povahy (122 000 Kč) Rozhodující část této sumy představuje služby externí konzultantskou firmu. 6
6. Cestovní náhrady (31 000 Kč) Náklady na jedna domácí a dvě zahraniční cesty na konference o jakosti a konzultace a návštěvy univerzit, které řízení kvality pedagogického procesu zavádějí, nebo mají již zavedené. Přehled čerpání finanční dotace (v tis. Kč) souhrnná tabulka (Určeno pro projekty, které vyžadovaly formulář č. 10) č. 8 Kapitálové finanční prostředky Celkem Z toho Celkové výdaje na řešení projektu Z toho dotace ze st. rozpočtu (ukazatel I) Dlouhodobý nehmotný majetek (SW, licence) - - Samostatné věci movité (stroje, zařízení) - - Běžné finanční prostředky Celkové náklady na řešení projektu Z toho dotace ze st. rozpočtu (ukazatel I) Celkem 1011 734 Mzdy 254 217 Pohyblivé složky mzdy 128 75 Odměny dle dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr 37 37 Odvody na sociální a zdravotní pojištění 147 114 Z toho Drobný majetek 131 86 Materiální náklady 161 51 Služby a náklady nevýrobní povahy 122 122 Cestovní náhrady 31 31 Stipendia 0 0 Celkem (běžné a kapitálové) finanční prostředky ze státního rozpočtu (ukazatel I) na řešení projektu 734 7
Závěr Projekt vyřešil základní principy koncipování systému řízení kvality studijných programů v procese transformaci ústavu na fakultu. Dále formuloval základní podmínky na zkvalitnění výuky biomedicínské a klinické techniky tak, aby absolventi školy měli znalosti odpovídající potřebám praxe. Cíle projektu byly zcela splněny a finanční prostředky byly použity v souladu s projektem. Projekt byl plánován na 2 roky. S důvodu změny struktury rozvojových projektů na rok 2006 a usměrnění vedení ČVUT byla realizační fáze tohoto projektu zahrnuta do rozvojového projektu MŠMT číslo 16 Rozvoj studijných oborů na Fakultě biomedicínského inženýrství ČVUT a školící fáze projektu do celoškolského rozvojového projektu MŠMT číslo 28 Vzdělávání řídících a administrativních pracovníků ČVUT. V Kladně, dne 13. 1. 2006. prof. Ing. Peter Kneppo, DrSc. řešitel projektu. prof. Ing. Miroslava Vrbová, CSc. děkanka FBMI ČVUT 8