Groupware Server 6 Příručka uživatele
Obsah Groupware Server... 10 Charakteristika vlastností Groupware Serveru... 10 Přehled o událostech... 10 Události dne... 10 InfoPanel... 10 Poštovní komunikace a příjem informací... 10 Elektronická pošta... 10 Instant Messaging Server... 10 Ochrana proti počítačovým virům... 10 Ochrana před nevyžádanou poštou filtrem Commtouch... 11 Další ochrana před spamy, malware a nevyžádanými zásilkami... 11 Příjem informací pomocí RSS kanálů... 11 Plánovací kalendář... 11 Soukromé kalendáře a jejich sdílení... 11 Plánování událostí a zadávání úkolů... 11 Databáze kontaktů... 12 Úložiště dokumentů... 12 Fulltextové vyhledávání... 12 Správa a administrace Groupware Serveru... 12 Vnější návaznosti... 12 Spolupráce s klientským poštovním programem Mozilla Thunderbird... 13 Integrace s 602Office... 13 Outlook konektor... 13 Spuštění a přihlášení... 14 Prostředí Groupware Serveru... 15 Okno a jeho části... 15 Prostředky pro vyhledávání... 16 Nastavení výchozího modulu... 16 Co se stalo právě dnes...?... 17 Nastavení modulu Dnes... 17 Hodiny a kalendář... 18 Upozornění na došlou poštu... 18 Úkoly... 18 2
Nové dokumenty... 18 Aktuální události v kalendáři... 18 Elektronická pošta... 19 Váš poštovní úřad... 19 Seznamy zásilek... 19 Položky v seznamech... 20 Aktualizace seznamu... 20 Listování seznamem... 20 Možnosti nastavení seznamů... 21 Setřídění seznamu... 21 Vyhledávání... 21 Vyhledávání v seznamu podle odesílatele a identifikačního řetězce zásilky... 21 Fulltextové vyhledávání v prostředí Groupware Serveru... 22 Výběr zásilek... 23 Mazání zásilek ze seznamů... 23 Další akce, které lze provádět přímo v seznamech zásilek... 23 Doručená pošta... 23 Jak poznáte, že vám byla doručena zásilka?... 23 Aktualizace seznamu došlé pošty... 24 Prohlížení přijaté zásilky... 24 Vlastnosti zásilky... 25 Listování zásilkami... 26 Zásilky s přílohou... 26 Odpověď na zásilku... 26 Postoupení zásilky... 26 Využití různých části zásilky... 27 Odpadkový koš... 27 Velmi užitečný postup... 27 Pravidla pro třídění zásilek... 28 Vytvoření nového pravidla... 28 Úpravy pravidel... 29 Vytvoření a odeslání zásilky... 30 Specifikace adresy... 30 Identifikační řetězec zásilky... 31 Píšeme dopis... 31 Formátované a neformátované dopisy... 31 Nastavení výchozího formátu... 31 Kontrola pravopisu... 32 Textový podpis... 32 Doporučená zásilka... 33 3
Priorita zásilky... 33 Uložení rozpracované zásilky do složky konceptů... 34 Vytváříme přílohu... 34 Odeslání zásilky... 35 Seznamy pošty odeslané a dosud neodeslané... 36 Výstupní fronta... 36 Vymazání, odložení a oživení zásilky... 36 Vlastnosti zásilky... 36 Seznam odeslané pošty... 36 Sdílená pošta... 36 Nevyžádaná pošta... 37 Složka Nevyžádaná pošta... 37 Ruční označení zásilky jako spam... 37 Bayesovský filtr... 37 Černá a bílá listina... 37 Ruční plnění... 38 Poloautomatické plnění Bílé listiny... 38 Poštovní přihrádky... 38 Založení a vymazání poštovní přihrádky... 38 Kopírování a přesuny zásilek do přihrádek... 39 Přejmenování poštovní přihrádky... 40 Filtry pro zobrazení seznamů zásilek... 40 Archív zásilek... 42 Digitální podpis a šifrování zásilek (SMIME)... 42 Prohlížení podepsané zásilky... 42 Vytvoření podepsané zásilky... 42 Prohlížení šifrované zásilky... 42 Vytvoření šifrované zásilky... 43 Vytváření nových úkolů a událostí... 43 Instant Messaging... 44 RSS kanály... 46 Přihlášení k odběru informací z RSS kanálu... 46 Sdílené RSS kanály... 48 Přístupová práva u sdílených RSS kanálů... 48 Plánovací kalendář... 49 Okno kalendářů... 49 Kalendáře, události a úkoly... 49 Navigační kalendář v levém podokně... 50 Zobrazení kalendářů... 50 Denní kalendář... 50 4
Týdenní kalendář... 50 Měsíční kalendář... 50 Roční kalendář... 50 Zjišťování dostupnosti uživatelů... 50 Sdílení údajů v kalendářích a záznamů o úkolech... 51 Odesílání záznamů z kalendáře elektronickou poštou... 52 Události... 53 Vložení nové události... 53 Úprava záznamu o události... 55 Sledování a kontrola událostí... 56 Úkoly... 57 Vložení nového úkolu... 57 Úprava záznamu o úkolu... 58 Sledování a kontrola úkolů... 59 Úkol byl splněn... 59 Dokumenty vždy po ruce... 60 Úložiště dokumentů... 60 Vlastní úložiště dokumentů... 60 Vytvoření nové složky... 60 Jak novou složku založíte?... 61 Vymazání složky... 61 Přejmenování složky... 61 Vkládání souborů do složek... 62 Zobrazení položek ve složce... 62 Výběr souborů... 62 Manipulace se soubory ve složce... 63 Zobrazení souboru... 63 Kopírování souborů... 63 Přesouvání souborů do jiné složky... 63 Mazání souborů... 63 Stažení souborů z úložiště v komprimovaném tvaru... 63 Odeslání souborů poštou... 64 Vlastnosti souboru nebo složky... 64 Sdílené dokumenty... 64 Přístupová práva ke sdíleným dokumentům... 66 Otevření složky ve webovém okně... 66 Otevření složky protokolem FTP... 67 Kontakty... 69 Co přináší seznam kontaktů... 69 Struktura ukládání kontaktů... 69 5
Kontakty a vizitky... 70 Zobrazení obsahu složek jako kontakty... 70 Zobrazení obsahu složek jako vizitky... 70 Výběr kontaktů nebo vizitek... 70 Kontakty... 70 Struktura složek... 70 Vytvoření nové složky pro ukládání kontaktů... 70 Vymazání složky s kontakty... 71 Přejmenování složky... 71 Kontakty ve složkách... 72 Vytvoření nového kontaktu... 72 Údaje zadávané na kartě Rozšířené... 73 Údaje zadávané na kartě Aktivity... 73 Údaje zadávané na kartě Odkazy... 74 Údaje zadávané na kartě Certifikáty... 74 Uložení kontaktu do složky... 75 Import kontaktů ze souboru... 75 Kopírování a přesuny kontaktů mezi složkami... 76 Vymazání kontaktů... 76 Práce s distribučními seznamy kontaktů... 76 Vytvoření distribučního seznamu... 76 Kopírování nebo přesun kontaktů do distribučního seznamu... 77 Vymazání kontaktů z distribučního seznamu... 77 Sdílené složky s kontakty... 77 Přístupová práva... 77 Zobrazení ve tvaru vizitek... 78 Vizitky a seznam kontaktů... 78 Zobrazení vizitek... 78 Využití kontaktů v praxi... 79 Využití adres pro kontakt se spolupracovníky... 79 Tisk vizitek... 79 Vizitky mimo prostředí Groupware... 80 Uložení údajů do souboru ve formátu vcard... 80 Zpracování údajů v jiné aplikaci... 80 Nastavení prostředí... 82 Nastavení obecných parametrů... 82 Místní nastavení... 82 Změna přístupových parametrů... 82 Výchozí modul aplikace... 82 Barevné schéma pro zobrazení oken... 82 6
Způsob hlášení zpráv... 83 Vysypávání koše... 83 Obsazený prostor... 83 Nastavení modulu Dnes... 84 Zobrazení okna Dnes... 84 Zobrazení částí okna... 84 Pořadí zobrazení položek... 84 Intervaly zobrazení... 84 Počet řádků v informacích o úkolech... 84 Navigační část... 84 Sledování pošty... 84 Sledování složek dokumentů... 84 Správa skupin uživatelů... 85 Nastavení pošty... 86 Obecné nastavení... 86 Seznamy zásilek... 86 Nastavení editoru dopisů... 86 Textový podpis... 87 Nastavení pro Outlook konektor a IMAP klienty... 87 Nastavení pravidel pro zpracování došlé pošty... 87 Vytvoření nového pravidla... 87 Úpravy pravidel... 88 Nastavení spamového filtru... 89 Složka Nevyžádaná pošta... 89 Ruční označení zásilky jako spam... 89 Bayesovský filtr... 90 Černá a bílá listina... 90 Ruční plnění... 90 Poloautomatické plnění Bílé listiny... 91 Certifikáty pro digitální podpis a šifrování... 92 Nastavení Kalendáře... 93 Sdílení kalendářů... 93 Sdílení úkolů... 93 Nastavení pro úložiště dokumentů... 94 Nastavení pro Kontakty... 94 Zobrazení seznamu kontaktů... 94 Zobrazení vizitek... 94 Spuštění antivirové kontroly... 95 Co se má kontrolovat?... 95 Nastavení parametrů kontroly... 95 7
Spuštění kontroly... 96 Informace o připojeních a stahování doplňků... 97 Instalace Outlook konektoru... 97 Instalace podpory SMAPI... 97 Instalace aplikace InfoPanel... 97 Instalace rozšíření pro Mozilla Thunderbird... 98 Informace o připojení k poštovním klientům... 98 Informace o připojení k IM klientům... 98 Odhlášení... 99 Návaznost na Mozilla Thunderbird... 101 Rozšíření Groupware pro Mozilla Thunderbird... 101 Instalace konektoru... 101 Nastavení po instalaci... 102 Nástrojový panel... 102 Synchronizace kontaktů... 103 Aktualizace rozšíření... 104 Přechod z Outlook Express do Mozilla Thunderbird... 105 Import kontaktů... 105 Hromadná korespondence... 106 Napojení databáze kontaktů Thunderbird... 106 Hromadná korespondence... 106 Outlook konektor... 107 Oprávnění pracovat s Outlook konektorem... 107 Instalace Outlook konektoru... 107 Vytvoření účtu v Outlooku... 109 Přihlášení ke Groupware... 110 Groupware v prostředí Outlooku... 111 Další části Outlooku a zobrazení položek z Groupware... 112 Upřesnění nastavení účtu... 113 Všeobecná nastavení... 113 Upřesnění údajů pro připojení... 113 Výběr zobrazovaných složek... 114 Složky pro odesílání a příjem zásilek elektronické pošty... 114 Upřesňující nastavení... 115 Informace o programu... 115 Formát odesílaných zásilek... 115 Obecná návaznost Groupware a MAPI aplikace Microsoft Outlook... 116 Přenos kontaktních informací do prostředí Outlooku... 116 Manipulace na straně Groupware... 116 Odeslání záznamu o kontaktu z okna pro přípravu kontaktu... 116 8
Odeslání záznamů o kontaktech ze seznamu kontaktů v okně Kontakty... 116 Příprava zásilky... 117 Manipulace na straně Outlooku... 117 Přenos kontaktních informací do prostředí Groupware... 119 Přenos události spolupracovníkovi do Outlooku... 121 Přenos události z Outlooku do Groupware... 124 InfoPanel... 127 Instalace... 127 Okénko InfoPanelu... 127 Kontextová nabídka... 127 Nastavení prostředí... 128 Signalizace aktivity v modulech Groupware... 128 Obecný přístup k dokumentům... 129 Protokol WebDAV... 129 Adresa pro WebDAV přístup... 129 Příklad adresy... 129 Využití WebDAV přímo ve Windows... 130 Zásuvný modul WebDAV pro Total Commander... 131 Instalace... 131 Použití... 131 Zjednodušení přístupu u některých programů... 133 Microsoft Office... 133 602Office... 133 Příklad uložení souboru do Groupware... 133 Přístup protokolem FTP... 135 Jak zjistíte adresu pro FTP přístup... 135 Přístup pomocí webového prohlížeče... 135 Práce s protokolem FTP pomocí klientských programů... 136 Total Commander... 136 FileZilla... 136 Využití SimpleMAPI... 138 Posílání souborů... 138 Poštovní odkazy na webových stránkách... 139 9
Groupware Server Groupware Server 6 je bezpečný komunikační server pro firemní elektronickou komunikaci se zaměřením na efektivní týmovou spolupráci. Nabízí řadu pokročilých funkcí, jako jsou prostředky pro správu databáze kontaktů, úložiště dokumentů a další. Jeho uživatelským rozhraním mohou být webové prohlížeče Microsoft Explorer nebo Mozilla Firefox. Charakteristika vlastností Groupware Serveru Přehled o událostech Události dne Ve výchozím nastavení je po načtení okna Groupware Serveru do webového prohlížeče zobrazeno okno modulu Dnes. Zde je zobrazen přehled o přijaté a dosud neprohlédnuté poště, o úkolech, které vás aktuálně očekávají a podobně. To vám umožní být rychle v obraze například na začátku pracovního dne, po návratu z oběda či cestě mimo pracoviště. V průběhu dne se zobrazené údaje podle potřeby aktualizují. Z modulu Dnes je také možné spouštět antivirový skener stanice (ActiveX). InfoPanel InfoPanel je externí nadstavba, která dohlíží nad činností modulů Groupware Serveru v době, kdy s nimi přímo nepracujete. Kontroluje například, zda vám nebyla doručena nějaká poštovní zásilka nebo zda není třeba připomenout plnění nějakého úkolu. Pokud ano, zobrazí se vám upozornění a vy můžete přejít do okna příslušného modulu Groupware Serveru a tam provést potřebné úkony. InfoPanel zobrazuje zprávy o došlých poštovních zásilkách, dále o dokumentech, které byly vloženy a nasdíleny uživatelům, pak ještě o aktuálních položkách v kalendáři a úkolech, které je třeba dokončit v daném termínu. Obsah modulů je InfoPanelem na aktuálnost kontrolován periodicky vždy po dvou minutách. Poštovní komunikace a příjem informací Elektronická pošta Implementovaný poštovní server poskytuje všem uživatelům veškeré obvyklé komunikační služby. Uživatelské rozhraní pro vytváření dopisů je vybaveno prostředky pro kontrolu pravopisu. Velká pozornost je věnována ochraně před počítačovými viry, nevyžádanou poštou (spamem) a zásilkami s nebezpečnými přílohami. Lze rovněž blokovat příchozí zásilky od určitých uživatelů či serverů. K zabezpečení zásilek lze používat šifrování a digitální podpis. K dispozici je centrální archív veškeré komunikace. Z technického hlediska jsou podporovány standardy SMTP, IMAP a POP3 včetně SSL zabezpečení. Doručenou poštu může každý uživatel zpracovávat také libovolným programem podporujícím protokoly POP3 a IMAP; může tedy například pomocí programů Mozilla Thunderbird (POP3) nebo Outlook (MAPI) kontrolovat obsah své poštovní schránky z domova. Pro týmovou práci lze vytvořit strukturu sdílených složek, které jsou uživatelům dostupné podle nastavených přístupových práv. K automatickému rozčlenění příchozí pošty do složek ve funkci poštovních přihrádek lze specifikovat samočinně pracující filtry. Instant Messaging Server Groupware Server vám dává k dispozici vestavěný Instant Messaging Server. Jeho úkolem je umožnit přímou komunikaci mezi uživateli formou psaného dialogu. Vedle textových zpráv ovšem umožňuje využití dalších komunikačních nástrojů. Veškerá komunikace se archivuje a zapsané dialogy lze zpětně fulltextově vyhledat. Instant Messaging Server je v Groupware Serveru je neveřejný a jeho služby mohou využívat jen uživatelé tohoto serveru. Instant Messaging implementovaný v Groupware Serveru je postaven na protokolu Jabber. Na svůj počítač si uživatel musí nejprve nainstalovat klientský program, který tento komunikační protokol podporuje (např. PSI, Gajim, Qip, Pitgin, Jabbin viz www.jabber.org/clients). Ochrana proti počítačovým virům 10
Antivirová kontrola je v prostředí Groupware Serveru implementována ve formě programu BitDefender pracujícího jako online skener. Ten prověřuje veškeré složky, soubory i sdílené dokumenty, dále pak také paměť a speciální oblasti disků. Tím vás chrání proti ohrožení působením virů. V případě ohrožení BitDefender poskytne nástroje pro léčení infekce. Antivirová kontrola se vztahuje i na soubory v dokumentovém úložišti, tedy jak na nově vkládané soubory, tak průběžná kontrola vašich dat na základě informací z posledních aktualizací programu BitDefender. Ochrana před nevyžádanou poštou filtrem Commtouch Filtr Commtouch se v reálném čase (okamžiku přijetí) vznese na poštovní zásilku dotaz do databáze umístěné na centrálních serverech společnosti Commtouch, obsahující aktuální informace o rozesílaných spamech a hromadných zásilkách. Podle odpovědi pak zásilku klasifikuje jako spamovou, hromadnou (potenciálně spamovou) nebo nezávadnou. Další ochrana před spamy, malware a nevyžádanými zásilkami Dalšími prostředky pro rozlišení nevyžádané pošty jsou v prostředí Groupware Serveru ještě: Bayesiánský filtr samoučicí se filtr, jehož spamová databáze vychází z klasifikace zásilek prováděné přímo v prostředí Groupware Serveru. DNSBL servery tato funkce umožňuje blokování příjmu zásilek od konkrétních, uživatelem stanovených odesílatelů nebo serverů. Černá a bílá listina zde můžete udržovat seznamy zakázaných a povolených adres Příjem informací pomocí RSS kanálů Pomocí tzv. RSS kanálů můžete vyžádat informace poskytující neustále aktuální přehled o novinkách zveřejněných na vámi vybraných webových stránkách. Groupware Server obsahuje integrovanou čtečku obsahu těchto kanálů, takže se na stránkách jen přihlásíte k odběru informací a potom informujete Groupware Server o adrese, ze které je budete odebírat. Informace získané pomocí RSS kanálů pak vidíte ve formě obdobné poštovním zásilkám obsahují náhled (anotaci) příslušného článku s adresou stránky, kde článek najdete kompletní. Přijaté informace se mohou vkládat do soukromých i sdílených složek, podobně jako zásilky elektronické pošty. Plánovací kalendář Soukromé kalendáře a jejich sdílení Jednotliví uživatelé mají k dispozici plánovací kalendáře, do kterých zaznamenávají údaje o svém pracovním vytížení a dostupnosti například o tom, že dotyčný má v určité době neodkladnou práci, že bude služebně mimo kancelář nebo na dovolené. Užitečnou vlastností plánovacího kalendáře je možnost přímého převodu přijaté poštovní zásilky na událost či úkol. Informace takto podchycené v kalendářích lze několika způsoby sdílet tak, aby zaměstnanci věděli, kdy jejich kolegové budou či nebudou dostupní a nadřízení mohli podřízeným efektivně ukládat úkoly. Každý si může o každém vyžádat údaje o jeho dostupnosti v zadaném časovém období dozví se tak třeba, kdy má kolega dovolenou nebo zda bude mít čas, aby se s ním poradil o řešení nějakého problému. Podobně lze sledovat i sdílení prostředků (dostupnost konferenční místnosti, vozidla a podobně). Každý může jednotlivým kolegům nastavit právo číst a právo zapisovat do jeho vlastního kalendáře a také jinému uživateli (nadřízenému) povolit, aby mu mohl zadávat úkoly. Pak může nadřízený podřízenému přímo do jeho kalendáře zapsat nějaký úkol; úkolovaný je o tom informován služební poštovní zásilkou. Takto lze také sezvat na schůzku větší počet lidí nějaký řešitelský tým a podobně. Údaje zapsané do kalendářů lze pomocí elektronické pošty odesílat ve formě příloh ve formátu ical uživatelům jiných komunikačních programů, například Microsoft Outlook či Mozilla Sunbird a také od nich takové údaje přijímat. Plánování událostí a zadávání úkolů V prostředí modulu pro práci s kalendáři lze zadávat úkoly. Tak lze popsat (obvykle) dlouhodobější procesy například práci na nějakém projektu, kde nemusí být předem přesně dáno, kdy má být úkol splněn.). Dále je možné specifikovat události zde se jedná o jednoznačně časově ohraničené akce (např. porada probíhající v daný den a hodinu, dovolená apod.). 11
Abychom si to více ujasnili Velký Šéf vám zadá, abyste napsali dokumentaci k nějakému produktu, jako je třeba tento uživatelský manuál to je úkol. Předem by s vámi ale chtěl projednat podrobnosti, jak by měla dokumentace vypadat a pozve si vás na středu v 9:00 do své kanceláře to je událost. Další možností je specifikovat události s určitou periodou opakování a také přidávat událostem a úkolům status soukromé. Pro úkoly i události lze specifikovat spolupracující uživatele, odkazy na sdílené dokumenty. Je také možné vyžádat upozornění na příslušnou událost či úkol s vhodným časovým předstihem. Záznamu o událostech a úkolech jsou kompatibilní se standardem icalendar, takže přijímat a zadávat úkoly mohou také uživatelé všech aplikací, které umí s tímto standardem pracovat. Databáze kontaktů Pod slovem kontakt se rozumí záznam o určitém jedinci či firmě, který zahrnuje nejen název kontaktu a příslušnou adresu elektronické pošty, ale vedle toho i veškeré další kontaktní údaje, jako je třeba adresa a číslo telefonu. Kontaktní databáze v Groupware Serveru nabízí i řadu doplňkových funkcí od možnosti vytváření distribučních listů, až po definici práv přístupu ke sdíleným kontaktním složkám či filtry umožňující seznam kontaktů zobrazit podle vámi nastavených kritérií. Ke každému kontaktu je možné přidělit certifikát pro digitální podepisování a šifrování zásilek. Lze s ním také propojit odkazy na soubory uložené v prostředí Groupware Serveru. Kontakty lze rozčlenit pro větší přehlednost do různých složek. Každý uživatel si tak může vytvořit složky privátní, které obsahují jeho soukromé kontakty viditelné a dostupné pouze jemu. Složky sdílených kontaktů s definovanými přístupovými právy pak umožní sdílet kontakty vybraným uživatelům Groupware Serveru. V kontaktní databázi se automaticky evidují aktivity spojené s kontaktem (poštovní zásilky, schůzky, úkoly, atd.). Přímo z modulu pro práci s kontakty můžete v databázi podchyceného uživatele pozvat na schůzku nebo mu přidělit úkol. Do databáze kontaktů je možné importovat z vnějšku data ve formátu CSV; vybrané kontakty je možné do souborů v tomto formátu také exportovat. Můžete si také vyměňovat data ve formátu vcard s jinými aplikacemi, které tento standard podporují (jako např. Microsoft Outlook). Úložiště dokumentů Úložiště dokumentů v prostředí Groupware Serveru umožňuje ukládat soubory do struktury soukromých a sdílených složek. Sdílené složky zpřístupní dokumenty i jiným uživatelům a navíc jsou v nich uložené dokumenty přístupné pomocí svých adres odkudkoliv přes internet. Pokud znáte adresu dokumentu v úložišti, můžete si jej stáhnout odkudkoliv, kde máte přístup na internet. Technicky vzato pak můžete dokument stáhnout libovolnou aplikací, která je schopna přistupovat k souborům uloženým ve webových složkách protokolem WebDAV nebo protokolem FTP. Úložiště se sdílenými dokumenty je chráněno systémem přístupových práv (čtení, zápis) přidělovaných jednotlivcům i skupinám. Fulltextové vyhledávání Objekty, jako jsou všechny poštovní zásilky, kontakty, sdílené dokumenty, obsah centrálního archívu a také veškerá komunikace pomocí Internet Messagingu, jsou průběžně fulltextově indexovány. Vyhledávání na základě položeného dotazu v takto vytvářené databázi pak umožní rychlé a přehledné vyhledání objektu (dokument, pošta, kalendář, kontakt). V případě potřeby lze sestavit komplexní dotaz, umožňující vyhledat podle několika kritérií současně (například časového intervalu doručení zásilky a podobně). Správa a administrace Groupware Serveru Administrátorský modul Groupware Serveru je řešen, stejně jako klientské prostředí, ve webovém rozhraní. Může být tedy otevřen ve webovém prohlížeči (Internet Explorer nebo Mozilla Firefox). Prostředí tohoto modulu je dostupné pouze uživatelům s administrátorskými právy. Webový přístup umožňuje spravovat Groupware Server odkudkoliv, kde se přes internet k administrátorskému modulu přihlásíte. Není tedy nutná fyzická přítomnost administrátora v místě firmy. Vnější návaznosti 12
Spolupráce s klientským poštovním programem Mozilla Thunderbird Pro uživatele poštovního klientského programu Mozilla Thunderbird je k dispozici zdarma tzv. Groupware rozšíření. Veškeré poštovní zásilky a informace o kontaktech pak budete mít k dispozici offline, takže je budete moci zpracovat i mimo prostředí Groupware Serveru; například na vašem notebooku. Groupware rozšíření umožní v prostředí Thunderbirdu snadnou konfiguraci poštovního účtu (nastavení IMAP, SMTP i LDAP serveru) a zajistí obousměrnou synchronizaci kontaktů. Přímo v Thunderbirdu je možné zviditelnit obsah okna modulu Dnes s přehledem o aktuálních událostech, nových úkolech a změnách ve sledovaných poštovních přihrádkách a dokumentových složkách pokud je zde nějaká novinka, lze klepnutím myší vyžádat skok do prostředí příslušného modulu Groupware Serveru. Groupware rozšíření také zpřístupní fulltextové vyhledávání v Groupware prostřednictvím vyhledávacího pole, které přidá do okna Thunderbirdu. Okno tohoto programu též doplní o nástrojový panel s tlačítky umožňujícími přímý přístup ke kalendářům, dokumentům, kontaktům a modulu pro nastavení parametrů programu. Integrace s 602Office Poštovní klientský program Mozilla Thunderbird je součástí balíku kancelářského softwaru 602Office, což umožňuje vzájemnou integraci Groupware Serveru s tímto produktem. Uživatelům 602Office stačí nainstalovat Groupware rozšíření do Thunderbirdu a po synchronizaci kontaktů je používat přímo v 602Office. Tuto vlastnost lze s výhodou využít třeba pro hromadnou korespondenci. Pomocí průvodců, kterými 602Office disponuje, můžete velice snadno s použitím kontaktů z Groupware Server 6 psát hromadné dopisy, vytvářet štítky či vizitky nebo třeba tisknout obálky. Outlook konektor Uživatelé zvyklí na práci v prostředí aplikace Microsoft Outlook nemusí pro práci s Groupware Serverem používat jeho webové prostředí. Mohou pracovat i nadále v prostředí Outlooku stačí si instalovat tak zvaný Outlook konektor. Outlook konektor propojí aplikaci Outlook s uživatelským účtem na serveru s Groupware Serverem. Konektor rozšiřuje skupinu vlastností, které se ukládají na server, o kalendáře, úkoly a kontakty. 13
Spuštění a přihlášení Klientské prostředí Groupware Serveru spustíte z libovolného prohlížeče stránek www zadáním jeho webové adresy. Před vlastním povolením přístupu do pracovního okna se musíte přihlásit uživatelským jménem a heslem. Tyto údaje zapíšete do vstupních polí přihlašovacího dialogu, který se otevře jako první. Uživatelské jméno se v poli vizuálně vypisuje; odezva zápisu hesla je z bezpečnostních důvodů potlačena a místo již zapsaných znaků vidíte jen černé puntíky. Po zadání vaší identifikace klepněte na tlačítko Přihlásit. Údaje se zkontrolují a pokud jsou správné, načte se do vašeho prohlížeče hlavní pracovní okno klientského programu. V opačném případě se vrátíte do přihlašovacího dialogu, kde zkuste zadat znovu správné identifikační údaje. Abyste se vyhnuli neustálému přihlašování jménem a heslem, můžete v přihlašovacím dialogu zaškrtnout políčko Pamatuj si mne a připojeným voličem nastavit jednu z připravených hodnot 1 den, 7 dní, 14 dní, 30 dní. V tomto případě od vás nebudou vyžadovány po nastavenou dobu přihlašovací údaje. Pokud se po zadání přihlašovacích údajů, o kterých jste přesvědčeni, že jsou správné, opět vrátíte do přihlašovacího dialogu s prázdnými vstupními poli, nemusí být chyba na vaší straně. Prostředí webového klientského programu totiž vyžaduje, aby byly pro přihlášení ve vašem prohlížeči povoleny tzv. cookies. Zcela postačí, když cookies povolíte jen pro server, jehož adresu zadáváte při spuštění klientského prostředí. 14
Prostředí Groupware Serveru Okno a jeho části Klientská aplikace Groupware je řešena ve webovém rozhraní. Okno Groupware může být tedy otevřeno v jednom z webových prohlížečů Internet Exploreru či Firefoxu. Aplikace Groupware se skládá z několika modulů, které můžete volit klepnutím na tlačítka na nástrojovém panelu s ikonkami jednotlivých modulů: Dnes otevře okno modulu připomínajícího, co je dnes potřeba udělat a jaká vám přišla nová pošta, jaké přibyly od minule kontakty a jaké máte k dispozici nové dokumenty. Pošta otevře okno klientského prostředí elektronické pošty. Kalendář otevře okno pro plánování úkolů a specifikaci událostí. Dokumenty otevře okno úložiště dokumentů s možností přístupu k dokumentům sdílených v síti. Kontakty otevře okno pro přístup k databázi kontaktů pro spojení s osobami a firmami. Nastavení konfigurační okno pro nastavení parametrů celé aplikace. Okna jednotlivých modulů jsou rozdělena do menšího levého podokna, které je nazváno podle příslušné aplikace a pravého podokna, kde pracujete s daty. Levé podokno obvykle slouží pro nalistování nějaké složky seznamu poštovních zásilek, složky se soubory, seznamu kontaktů, případně kalendáře pro plánování úkolů či sekce konfiguračního prostředí. S položkami v tomto podokně budete pracovat pomocí myši levým tlačítkem něco spustíte nebo otevřete či skryjete strukturu vnořených položek, pravým tlačítkem pak otevřete plovoucí (kontextovou) nabídku s příkazy vhodnými pro danou položku. Tip: Všimněte si symbolu zelené kruhové šipky, umístěného vpravo od názvu levého podokna. Klepnutím na tento symbol, který funguje jako tlačítko, se aktualizuje celý obsah pravého podokna (například se načte aktuální obsah poštovní schránky a podle něj se upraví seznam zásilek). Pod levým podoknem je obvykle k dispozici ještě menší okénko nazvané Hledat jeho prostřednictvím můžete v prostředí Groupware fulltextově vyhledávat specifikované položky, a to buď na základě jednoduchého dotazu, nebo po klepnutí na položku Rozšířené hledání komplexním zadáním dotazu složeného z řady parametrů. Obsah pravého podokna závisí na tom, se kterým modulem pracujete. Může nést seznam položek, například poštovních zásilek obsažených ve vybrané složce (poštovní přihrádce), kontakty z vybraného seznamu, dokumenty uložené ve zvolené složce a podobně. 15
Nad pravým podoknem jednotlivých modulů je umístěn nástrojový panel s tlačítky, jejichž prostřednictvím se zvolí určitá varianta další činnosti (zobrazení) nebo otevře plovoucí (kontextová) nabídka s několika ovládacími příkazy. Klepnutím na plochu tlačítka s obrázkem se spustí příkaz, který byl pod tímto tlačítkem naposledy použit. Kontextová nabídka se otevře po klepnutí na pravou část tlačítka se šipkou. Prostředky pro vyhledávání Zobecněme si informace o prostředcích, jejichž pomocí můžete v prostředí Groupware vyhledávat požadované informace. V levé části okna dole, v sekci s hlavičkou Hledat, je fulltextový vyhledávací prostředek. Zadaný dotaz je vyhledáván v celém prostředí Groupware. Fulltextový vyhledávač pracuje rychle a výsledky jsou zobrazeny ve formě, jakou znáte třeba z vyhledávače Google a podobně. Pole Hledat v pravé horní části okna je určeno k vyhledávání v rámci daného modulu na základě položení SQL dotazu. Prohledávají se jen některé položky u pošty například adresy odesílatelů a řetězce Předmět (což je v poli naznačeno šedým nápisem Předmět nebo odesílatel. Nastavení výchozího modulu Po přihlášení uživatele se obvykle zobrazí okno modulu Dnes. Pokud chcete tuto výchozí volbu změnit a zobrazit třeba hned seznam došlé pošty, přejděte do modulu Nastavení a zde v sekci Moduly nastavte voličem, do kterého z modulů budete chtít po přihlášení přesměrovat (k dispozici jsou volby Dnes, Pošta, Kalendář, Dokumenty a Kontakty). 16
Co se stalo právě dnes...? Ve výchozím nastavení je po spuštění aplikace Groupware zobrazováno okno modulu Dnes. To je určeno především k vaší rychlé orientaci například když ráno přijdete do práce a spustíte počítač. Pak vám aplikace Dnes oznámí, jaká přišla ve vaší nepřítomnosti pošta, co vás čeká za úkoly a podobně. V průběhu dne se zobrazené údaje podle potřeby aktualizují. Tlačítkem Nový otevřete kontextovou nabídku umožňující vytvořit novou poštovní zásilku, úkol nebo událost. Pomocí odkazu Spustit lokální antivirovou kontrolu otevřete okno umožňující (pouze pokud pracujete v prostředí Microsoft Exploreru) spuštění antivirového programu. Nastavení modulu Dnes Zastoupení, pořadí a vzhled sekcí okna Dnes můžete nastavit v konfiguraci v modulu Nastavení (viz str. 83). Ve výchozím nastavení okno obsahuje dále popsané sekce. Základní okno (položka Dnes) má tento tvar: 17
Hodiny a kalendář V levém podokně okna modulu Dnes najdete informace o aktuálním datu a času a pod nimi dvojici kalendářů. Aktuální čas a datum jsou zobrazeny podle nastavení vašich Windows. Klepnutím do jednoho z kalendářů (na název měsíce či na konkrétní den) přejdete do okna modulu Kalendáře, kde bude nastaveno datum, na které jste v kalendáři klepli. Upozornění na došlou poštu Pokud vás zajímá, zda nemáte nějakou dosud neprohlédnutou poštu, podívejte se v pravém podokně do sekce Pošta od. Existují-li poštovní zásilky, které jste dosud neotevřeli, jsou zde vypsány příslušné složky a počet zásilek v nich uložených. Klepnutím na název složky přejdete do okna modulu Pošta, kde si můžete zásilky prohlédnout. Úkoly Pokud se k dnešnímu datu vztahují nějaké úkoly, jsou vypsány pod hlavičkou Úkoly od. Klepnutím na příslušnou položku přejdete do editoru úkolů, kde si v záznamu o daném úkolu můžete prohlédnout podrobnosti. Nové dokumenty Pokud do úložiště dokumentů přibyly nějaké nové dokumenty, dozvíte se to v sekci Dokumenty od. Také zde můžete klepnutím na položku s názvem dokumentu otevřít okno modulu Dokumenty a v něm si dokumenty prohlédnout a rozhodnout, co dále s nimi. V konfiguraci aplikace si můžete vybrat složky, které se mají monitorovat a pokud v nich dojde ke změně, okno modulu Dnes vám to ohlásí. Aktuální události v kalendáři V sekci Kalendář od můžete vidět přehled aktuálních událostí, které nastanou v nejbližším období. Klepnutím na položku se otevře popis příslušné události. 18
Elektronická pošta Součástí prostředí je výkonný poštovní server podporující standardy SMTP, IMAP a POP3 včetně SSL zabezpečení. Poskytuje spolehlivé poštovní služby pro celou síť a má zabudovanou ochranu před počítačovými viry a nevyžádanou poštou (spamem). K dispozici je také filtr nebezpečných příloh. Kromě standardního webového rozhraní lze s poštou pracovat rovněž prostřednictvím libovolného programu podporujícího protokol POP3 a IMAP. Veškeré přijaté i odeslané zásilky jsou centrálně archivovány v chronologickém pořadí. Máte tak možnost kdykoli zpětně dohledat obsah libovolné zásilky; její vyhledání usnadní možnost specifikace data a času jeho přijetí nebo odeslání a dalších parametrů. Celý archiv lze, podobně jako jiné seznamy pošty, fulltextově prohledávat. Pomocí vestavěného antivirového systému BitDefender je centrálně řešena antivirová kontrola všech zásilek. Tím se uživatelům dává k dispozici účinná bariéra proti průniku virů do firemní sítě. Efektivitu antivirové kontroly zajišťují pravidelné automatické aktualizace virové databáze. K ochraně před nevyžádanými zásilkami spamy se používá několik na sobě nezávislých metod obrany. Nejúčinnější je filtr Commtouch, který klasifikuje zásilku v reálném čase na základě výsledku dotazu na databáze centrálních serverů Commtouch. Tyto databáze obsahují aktuální informace o rozesílaných spamech a hromadných zásilkách. Výsledkem dotazu je zařazení zásilky do některé z kategorií potvrzené spamy, hromadně rozesílané zásilky (pravděpodobné spamy) nebo filtru neznámé zásilky, které nejsou zřejmě spamem. Dále je k dispozici tak zvaný bayesovský filtr, analyzuje obsah přijímaných zásilek a na základě výsledku určuje, zda se může jednat o spam. Další stupeň ochrany představuje kontrola odesilatele prostřednictvím DNSBL serverů pak ještě blokování příjmu zásilek od konkrétních, uživatelem stanovených odesílatelů nebo serverů. Dalšími prostředky jsou uživatelsky plněné seznamy bezpečných a nežádoucích domén tzv.bílá a černá listina. Váš poštovní úřad Do prostředí poštovního úřadu se dostanete klepnutím na tlačítko Pošta na panelu modulů v horní části pracovního okna. Před dalším výkladem by bylo dobré si zavést určité terminologické konvence: Subjekt, který jako celek posíláte adresátovi, budeme označovat jako zásilka je to ekvivalent klasického dopisu nebo balíku (s dopisem). Zásilka vždy obsahuje dopis nějaký text v klasickém smyslu slova dopis. Dopis ovšem může být i prázdný. K dopisu může být připojena příloha skládající se z jednoho nebo několika připojených souborů. Zásilky posíláte jako odesílatel na určitou adresu osobě nebo firmě adresátovi. Jakmile adresát zásilku převezme (otevře dopis nebo přílohu, případně potvrdí příjem doporučené zásilky), stane se příjemcem. Zásilku lze poslat skupině vybraných adresátů v jediné operaci. Seznamy zásilek Okno poštovního úřadu je určeno převážně k zobrazení seznamů zásilek. Pro každý druh poštovních zásilek existuje určitá složka, do které se zásilky vkládají. Obsah složky je pak monitorován příslušným seznamem zásilek. Konkrétní seznam vyberete klepnutím myší v levé sekci; v pravé sekci se pak zobrazí jeho položky. Seznamy mohou vytvářet struktury s vloženými úrovněmi (logický strom). Pokud chcete takovou strukturu rozvinout, klepněte na čtvereček se symbolem plus před názvem položky. Sbalení rozvinuté struktury dosáhnete klepnutím na obdobný čtvereček se symbolem minus. Jako výchozí je zobrazen seznam, který zřejmě bývá pro uživatele nejdůležitější seznam došlé pošty. Seznam zásilek obsažených ve vybraném seznamu je vždy zobrazen v pravé části okna modulu Pošta. 19
Položky v seznamech Údaje o uložených zásilkách jsou v seznamech zobrazovány v záznamech, které zaujímají jeden nebo několik řádků. Víceřádkové položky obsahují totiž ještě náhledový prostor, ve kterém se zobrazuje určitý nastavitelný počet řádků, kterými začíná dopis v obsažený v zásilce (nastavení seznamů viz str. 86). Položky záznamu o zásilce jsou rozčleněny do sloupců, kde jsou uvedeny klíčové údaje charakterizující zásilku. Zleva doprava tu vidíte: Zaškrtávací políčko obsluhované klepnutím myší vybírá zásilku (nebo výběr ruší) pro další zpracování, jako je přesun, kopírování či vymazání. Pomocí políčka v záhlaví seznamu vyberete všechny záznamy na stránce (nebo výběr záznamů zrušíte). Pro výběr záznamů můžete také použít nabídku, kterou otevřete pomocí tlačítka Vybrat (viz dále). Grafické indikátory určují typ zásilky. Ikonka ve tvaru kancelářské svorky upozorňuje, že se jedná o zásilku s přílohou. Červený vykřičník indikuje zásilku s velkou důležitostí. Položka Přijato udává hodinu a datum doručení zásilky. Klepnutím na tuto položku se zásilka načte do prohlížeče zásilek. Položka Od identifikuje toho, kdo vám zásilku poslal. Položka Předmět obsahuje identifikační řetězec popisující obsah zásilky (Věc, Subject). Položka Velikost udává velikost zásilky i s případnou přílohou připojenými soubory. Šířku jednotlivých sloupců seznamu je možné měnit tahem myší za spáru mezi názvy sloupců v záhlaví seznamu. V dolní části seznamu jsou uvedeny sumární údaje název složky a počet záznamů ve složce (zásilek). Aktualizace seznamu Seznam je obrazem obsahu nějaké složky se zásilkami. Zastoupení zásilek ve složce se může v průběhu práce měnit. Chcete-li mít proto jistotu, že v zobrazeném seznamu vidíte opravdu aktuální stav zásilek, klepněte myší na tlačítko Obnovit v pravé části hlavičky podokna Pošta. Seznam bude neprodleně znovu načten a tím aktualizován podle okamžitého stavu složky. Listování seznamem V seznamu je vypsán určitý počet zásilek (ten lze změnit, viz dále). Pokud se všechny zásilky na jednu stránku nevejdou, můžete seznamem listovat. K tomu máte k dispozici pětici převíjecích ovladačů v pravém horním rohu; zleva doprava tu jsou ovladače pro: Přechod na první stránku seznamu. Přechod na předchozí stránku seznamu. Přechod na určitou stránku, jejíž pořadové číslo zapíšete do vstupního pole. Přechod na následující stránku seznamu. Přechod na poslední stránku seznamu. 20
Možnosti nastavení seznamů Na hlavním nástrojovém panelu panelu modulů klepněte na tlačítko Nastavení a dále pak klepněte v podokně Nastavení na položku Pošta. V sekci Seznamy zásilek můžete nastavit výchozí parametry pro zobrazení seznamů. Pomocí číselníku Počet zásilek na stránku můžete zvolit, kolik položek se zásilkami bude zobrazeno v rámci jedné stránky seznamu (a přizpůsobit tak vašemu rozlišení při zobrazení). Výchozí hodnota je 25 položek; na výběr máte ještě hodnoty 5, 10, 15, 50 a 100. Voličem Po přesunutí nebo odstranění zásilky lze nastavit reakci prostředí na to, jestliže právě zobrazenou zásilku vymažete nebo přesunete do jiné složky. Na výběr máte Otevřít předchozí zásilku, Otevřít následující zásilku nebo Zavřít okno. Zaškrtnutím políčka Zobrazit v seznamu náhled nepřečtených zásilek budou náhledové řádky zobrazeny pouze u těch zásilek, které jste dosud nepřevzali (nečetli dopis nebo si neprohlédli přílohu). Počet náhledových řádků lze zvolit připojeným číselníkem od jednoho do pěti. Pokud zaškrtnete políčko Zobrazovat ve stromu kořenové složky IMAP a Outlook konektoru, budou ve struktuře poštovních složek zobrazeny i kořenové složky pro poštu subsystému IMAP a Outlook konektoru. Setřídění seznamu Seznamy jsou ve výchozím stavu setříděny podle data přijetí zásilek nejčerstvější zásilky jsou vždy na začátku seznamu. Třídění lze změnit klepnutím na černé podtržené názvy položek v záhlaví Od, Předmět, Přijato a Velikost (to platí u seznamu doručené pošty u dalších seznamů je princip analogický). Zásilky pak lze setřídit ještě abecedně podle jména odesílatele či věci nebo podle celkové velikosti. Aktuální třídění udává trojúhelníková šipka vpravo od položky. Její hrot určuje smysl setřídění: sestupně nebo vzestupně. Smysl třídění se cyklicky mění opakovaným klepnutím na položku. Vyhledávání Orientace ve velkém počtu zásilek může být poměrně obtížná. K dispozici máte proto účinné vyhledávací nástroje, které umožňují vyhledat zásilku v zobrazeném seznamu dle zadaného SQL dotazu, jehož pomocí se zásilky vyhledávají podle adresy odesílatele vypisované ve sloupci Od a identifikačního řetězce Předmět. nebo fulltextovým vyhledáváním v celém prostředí Groupware Serveru. Vyhledávání v seznamu podle odesílatele a identifikačního řetězce zásilky Na nástrojovém panelu okna je pole SQL vyhledávače. Napište do něj svůj dotaz a klepněte na modré tlačítko. V okně se sestaví seznam zásilek, ve kterém jsou uvedeny jen ty položky, které vyhovují zadanému dotazu obsahují zadaný řetězec znaků v adrese odesílatele (Od) nebo identifikačním řetězci zásilky (Předmět). Všimněte si, že v levé sekci je nyní zvýrazněna položka Výsledky hledání pokud budete chtít znovu zobrazit obsah jiné složky například Doručená pošta klepněte na její položku; výsledky vyhledání se ovšem zruší. 21
Klepnutím na tlačítko s lupou se otevře dialog umožňující sestavení komplexního dotazu s upřesněním, kde přesně zadaný vzor budete chtít vyhledat, případně s možností vytvoření složeného dvou a vícedílného dotazu. Fulltextové vyhledávání v prostředí Groupware Serveru Další možnost je fulltextové vyhledání na základě dotazu zapsaného do pole v podokně Hledat. Do pole napište dotaz pojem, který hledáte. Pak klepněte na tlačítko se zeleným zatržítkem a vyčkejte, až je dotaz zpracován. Výsledkem je přehled odkazů na objekty obsahující hledaný pojem. V horní části okna je skupina tlačítek, jejichž pomocí lze zúžit obor výsledků vyhledání jen na poštu, kalendář, dokumenty či kontakty. Dotaz zde můžete také upřesnit a vyhledávání opakovat. Pokud je problém složitější, klepněte na odkaz Rozšířené hledání. Pomocí ovladačů v okně Rozšířené vyhledávání v Groupware pak upřesněte dotaz na pojem, který hledáte. 22
Výběr zásilek K označení (výběru) zásilek slouží zaškrtávací políčka situovaná na řádku s položkou zásilky zcela vlevo. Jednotlivá políčka se obsluhují klepnutím myší. Klepnutím na políčko v záhlaví seznamu vyberete všechny zásilky na zobrazené stránce seznamu (nebo jejich výběr zrušíte). Dále máte na nástrojovém panelu k dispozici tlačítko Vybrat. Klepnutím na tlačítko se otevře nabídka s příkazy, které umožňují modifikovat hromadný výběr zásilek. Pokud chcete prohodit označení vybraných zásilek za nevybrané a naopak, použijte Invertovat výběr. Chcete-li vybrat všechny již otevřené zásilky (přečetli jste dopis a případně potvrdili převzetí doporučené zásilky), použijte příkaz Vybrat všechny přečtené. Chcete-li vybrat všechny dosud nepřečtené zásilky, použijte příkaz Vybrat všechny nepřečtené. Chcete-li vybrat všechny zásilky v seznamu (tedy i na jiných stránkách), spusťte příkaz Vybrat vše. Pozor tento příkaz označí i zásilky na jiných stránkách seznamu než je stránka aktuální. Chcete-li vybrat všechny zásilky na aktuálně zobrazené stránce seznamu, zaškrtněte políčko nad položkami seznamu. Mazání zásilek ze seznamů Postup mazání zásilek je velmi jednoduchý: Pomocí zaškrtávacích políček vyberte zásilku nebo skupinu zásilek, které chcete vymazat. Klepněte na tlačítko Odstranit na nástrojovém panelu. Zásilka (vybrané zásilky) se ze seznamu vymažou. Vymazání v tomto kontextu neznamená ovšem fyzickou likvidaci zásilky, ale přesun do složky nazvané Koš. Zásilky lze také mazat z prostředí prohlížeče i zde je k dispozici tlačítko Odstranit. Jeho stiskem se vymaže (přesune do Koše) aktuálně zobrazená zásilka a prohlížeč se zachová podle nastavení v konfiguraci buď se načte podle seznamu předchozí či následující zásilka nebo se okno prohlížeče zavře a vy přejdete zpět do příslušného seznamu. Další akce, které lze provádět přímo v seznamech zásilek Přímo ze seznamu lze zásilku různě zpracovat například postoupit (přeposlat) dalším adresátům buď v původním tvaru nebo zásilku připojit ve formě přílohy, zkopírovat či přesunout do jiné složky, odstranit, vytisknout nebo změnit způsob zobrazení položky. K tomu máte k dispozici plovoucí nabídku příkazů, kterou otevřete klepnutím na pravou část tlačítka Akce. Zásilku je možné pomocí tlačítka Spam ručně označit jako nevyžádanou, neboli spamovou. Doručená pošta V zásadě je každá doručená zásilka umístěna do složky monitorované seznamem Doručená pošta. Pokud ovšem nastavíte vlastní pravidla pro třídění došlé pošty, mohou být příchozí zásilky automaticky vkládány do jiných složek. Jak poznáte, že vám byla doručena zásilka? Okamžik příjmu zásilky je indikován okénkem se zprávou o doručení, které se na několik vteřin (lze nastavit voličem Doba zobrazení zprávy v modulu Nastavení okno Nastavení) zobrazí při pravém dolním rohu okna. Pokud používáte InfoPanel, může zprávu o doručení zobrazit i jeho prostředí v tom případě se zprávy v okně webového prohlížeče nezobrazují. 23
Položky přijatých a dosud neprohlédnutých zásilek jsou v seznamu pošty vypsány tučným modrým písmem a symbolem zavřené dopisní obálky před datem přijetí. Položky zásilek již prohlédnutých jsou vypisovány slabě a černě (kromě modrého odkazu ve sloupci Přijato); symbolická obálka je zde otevřená. Aktualizace seznamu došlé pošty Očekáváte-li netrpělivě nějakou zásilku, můžete si vyžádat okamžitou aktualizaci seznamu došlé pošty. Klepněte na symbol Obnovit (kruhová zelená šipka v pravé části záhlaví podokna Pošta). Vaše poštovní schránka bude neprodleně kontaktována a seznam zásilek aktualizován podle jejího okamžitého stavu. Prohlížení přijaté zásilky Chcete-li si prohlédnout dopis některé ze zásilek, poklepejte na modrý podtržený odkaz ve sloupci Od. Dopis se načte do prohlížeče dopisů. Zde je možné dopis přečíst a případně vybrané partie z něj pomocí šablony překopírovat tam, kam právě potřebujete třeba do nějakého dokumentu a podobně. Okno prohlížeče obsahuje v horní části údaje z hlavičky zásilky: Odesílatele (Od) a jeho adresu. Adresa je aktivním prvkem pokud na ni klepnete myší, budete ji moci uložit do Kontaktů. Datum přijetí zásilky (Datum). Identifikaci adresáta (Komu) zde bude figurovat pravděpodobně vaše adresa. Identifikační řetězec zásilky (Věc), pod kterým je zásilka zařazena v seznamu došlé pošty. Jestliže zásilka obsahuje přílohu (připojené soubory), následuje sekce Příloha s odkazy na jednotlivé soubory. 24
Pokud je zásilka součástí systému vzájemných odpovědí mezi odesílatelem a adresátem na nějakou výchozí zásilku, je vypsána struktura tohoto procesu pod hlavičkou Konverzace. Každá z položek logického stromu je aktivní a klepnutím na ni se můžete vrátit k prohlížení výchozí zásilky. Pod hlavičkovými údaji je okno dopisového prohlížeče. Zde je možné dopis především přečíst. Můžete také celý dopis nebo jeho část vybrat (označit jako blok) a vložit do schránky a pak třeba zkopírovat do jiného textu. V horní části dopisového prohlížeče je zobrazen nástrojový panel s tlačítky, jejichž pomocí lze zásilku dále zpracovat (jednotlivé akce budou popsány dále): Odpovědět převezme obsah původní zásilky, předmět a adresu původního odesílatele jako podklad pro odpovědní zásilku. Postoupit převezme obsah původní zásilky a předmět jako podklad postoupení zásilky jiným adresátům. Tisk vytiskne dopis na papír. Odstranit vymaže zobrazenou zásilku ze seznamu. Akce umožňuje kopírovat či přesunout zásilku do jiné přihrádky, využít obsah zásilky pro přípravu zásilky nové, uložit zásilku do souboru ve formátu EML, případně na základě zásilky vytvořit novou událost nebo úkol. Spam zařadí zdroj, ze kterého zásilka pochází, mezi zdroje spamových zásilek a předá informaci o spamu Bayesovskému filtru k naučení. Nespam potvrdíte, že tato zásilka není spamová; zároveň Bayesovský filtr odnaučíte na zásilku pohlížet jako na spam. Vlastnosti otevře dialog s výčtem vlastností zásilky v popisné a podrobné formě. Storno uzavře okno prohlížeče. Vlastnosti zásilky Tlačítkem Vlastnosti z nástrojového panelu otevřete dialog s kartami, na kterých najdete kompletní popis zásilky: Vlastnosti hlavičkové údaje zásilky a její popis z hlediska parametrů. Podrobnosti obsahuje výpis internetových záhlaví. Ostatní adresáti obsahuje adresy spoluadresátů zásilky, pokud existují. 25
Listování zásilkami K listování mezi zásilkami můžete samozřejmě použít klasický postup, kdy prohlížeč zavřete, vrátíte se do výchozího seznamu a v něm otevřete další zásilku. Pokud chcete prohlížet skupinu po sobě následujících zásilek, můžete také využít dvojici zelených tlačítek se šipkami v pravém horním rohu okénka prohlížeče. Klepnutím na tlačítko vlevo (se šipkou dolů) přejdete přímo na zásilku v seznamu následující, pomocí druhého tlačítka (se šipkou nahoru) na zásilku předchozí. Zásilky s přílohou Položka zásilky, ke které je připojena příloha ve formě jednoho či několika souborů je v seznamu označena symbolem kancelářské svorky před indikátorem otevření dopisní obálkou. V prohlížeči dopisů jsou soubory tvořící přílohu vypsány pod hlavičkou Příloha v oblasti hlavičky zásilky nad textem dopisu. Položka každého souboru je uvedena identifikační ikonkou typu souboru. Pokud na položku klepnete myší, můžete soubor zpracovat obvykle máte na výběr okamžité prohlédnutí nebo uložení na disk. Pozor pokud zásilka nepřišla z důvěryhodného zdroje, raději soubory z přílohy před spuštěním (prohlížením) napřed uložte na disk vašeho počítače a teprve pak rozvažte, co dál. Pokud na položku souboru v příloze klepnete pravým tlačítkem myši, otevře se plovoucí nabídka s příkazy: Otevřít otevře a zobrazí soubor pomocí asociované aplikace. Uložit uloží vybraný soubor do zvolené složky. Uložit do Groupware Dokumenty uloží vybraný soubor do zvolené složky struktury Groupware. Zkomprimovat a stáhnout celou přílohu uloží všechny soubory z přílohy do zvolené složky v podobě jediného archívního souboru ve formátu ZIP. Odpověď na zásilku Chcete-li na zásilku jejímu odesílateli odpovědět, je postup velmi jednoduchý. Na nástrojovém panelu prohlížeče dopisů klepněte na tlačítko Odpovědět. Zásilka se načte do okna pro přípravu zásilek. Při odpovědi se použije výchozí text dopisu, adresa původního odesílatele se vloží do pole pro specifikaci adresáta (Komu) a v poli Předmět se nabídne původní identifikační řetězec zásilky doplněný prefixem Re:. Dopis lze podle potřeby doplnit vlastním textem. K zásilce lze připojit přílohu ve formě souborů. Výčet adresátů lze libovolně doplnit o další specifikace, včetně adresátů kopií a skrytých kopií. Tip: Pokud chcete odpovědět původnímu odesílateli, ale zároveň byste chtěli, aby vaši odpověď dostali i původní spoluadresáti této zásilky, klepněte na pravou část tlačítka Odpovědět a z kontextové nabídky spusťte příkaz Odpovědět všem. Postoupení zásilky Doručenou zásilku můžete také postoupit (přeposlat) dalším adresátům. V tomto případě na nástrojovém panelu okna prohlížeče klepněte na tlačítko Postoupit. Při odpovědi se použije výchozí text dopisu a v poli Věc se nabídne původní identifikační řetězec zásilky doplněný prefixem Fw:. Adresáta nebo adresáty v tomto případě musíte zvolit kompletně sami, včetně adresátů kopií a skrytých kopií. Dopis lze podle potřeby doplnit vlastním textem. K zásilce lze připojit přílohu ve formě souborů. Soubory výchozí zásilky jsou připojeny automaticky můžete je ale ze zásilky vypustit klepnutím na červený symbol proškrtnutí. 26