Název Metodický pokyn k provozu elektronického tržiště pro subjekty veřejné správy pro objednávky a nákupy informačních a komunikačních technologií do výše 2 mil. Kč Verze 3.1 Datum 29. 11. 2010 Vydává Ministerstvo pro místní rozvoj
1. Úvod Usnesením vlády ČR č. 1184 ze dne 16. září 2009 se správa GEM, po dohodě obou resortů, převádí z Ministerstva vnitra ČR na Ministerstvo pro místní rozvoj ČR. Ministerstvo pro místní rozvoj (dále jen ministerstvo) zajišťuje, v zájmu efektivního vynakládání finančních prostředků na informační a komunikační technologie a na základě usnesení vlády České republiky ze dne 26. června 2002 č. 683 o opatřeních ke koordinovanému vynakládání finančních prostředků na informační a komunikační technologie (dále jen usnesení ), od 1. ledna 2011 na URL adrese http://www.portal-vz.cz/nipez-el-trziste-verejnespravy/el--trziste-verejne-spravy provoz elektronického tržiště pro subjekty veřejné správy (dále i e-tržiště pro veřejnou správu nebo elektronické tržiště VS). Správci kapitol státního rozpočtu jsou ve smyslu bodu I. 5.b) Přílohy usnesení povinni prostřednictvím e-tržiště VS uskutečňovat veškeré objednávky a nákupy informačních a komunikačních technologií do 2 mil. Kč (tj. veřejné zakázky malého rozsahu dle 12 odst. 3 zákona č. 137/2006 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů). Ostatní subjekty veřejné správy, které jsou správci kapitol státního rozpočtu, ale citované usnesení vlády se na ně nevztahuje (Kancelář Poslanecké sněmovny Parlamentu ČR, Kancelář Senátu ČR, Kancelář prezidenta ČR, Národní bezpečnostní úřad, Kancelář veřejného ochránce práv, Kancelář grantové agentury, Úřad pro ochranu osobních údajů, Nejvyšší kontrolní úřad), mohou e-tržiště využívat v souladu se zákonem č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy, ve znění pozdějších předpisů. Kraje, obce a jejich samosprávy nejsou správci kapitol státního rozpočtu, elektronické tržiště mohou ale rovněž využívat. Provoz e-tržiště VS přispívá zásadním způsobem k transparentnosti a zjednodušení zadávání veřejných zakázek a výběru dodavatelů informačních a komunikačních technologií pro subjekty veřejné správy a k účelnému vynakládání finančních prostředků určených na zajištění informačních a komunikačních technologií pro subjekty veřejné správy. Metodický pokyn definuje pravidla, zajišťující funkčnost e-tržiště pro subjekty veřejné správy, vedoucí k naplnění bodu I.5b, výše citovaného usnesení vlády ČR.
2. Vymezení pojmů 2.1 Informační a komunikační technologie rozumí technické i programové (hardwarové a softwarové) prostředky, metody a postupy používané pro řízení, získávání, zpracování, ukládání, uchovávání, vyhledávání, porovnávání, úpravu nebo pozměňování, likvidaci, zpřístupňování, poskytování a přenos dat a informací. Informační a komunikační technologií ve smyslu tohoto Metodického pokynu nejsou služby a opravy, které vyžadují rozsáhlou projektovou přípravu. 2.2 Pojmem e-tržiště se rozumí webová aplikace provozovatele, umožňující elektronické zprostředkování obchodu (poptávka, výběr, objednávka) subjektům VS. 2.3 Správcem e-tržiště VS, ve smyslu zákona 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy, ve smyslu usnesení vlády č. 683/2002 a na základě usnesení vlády č. 1184/2009, je Ministerstvo pro místní rozvoj. 2.4 Odběrateli jsou subjekty veřejné správy, jež nakupují prostřednictvím e-tržiště VS. Jsou jimi správci kapitol státního rozpočtu nebo organizace zřízené správcem kapitoly státního rozpočtu. Odběrateli mohou být i další subjekty, které jsou správci nebo provozovateli informačních systémů veřejné správy (ISVS), nebo správci kapitol státního rozpočtu, na něž se usnesení nevztahuje (Kancelář Poslanecké sněmovny Parlamentu ČR, Kancelář Senátu ČR, Kancelář prezidenta ČR, Národní bezpečnostní úřad, Kancelář veřejného ochránce práv, Kancelář grantové agentury, Úřad pro ochranu osobních údajů, Nejvyšší kontrolní úřad, dále pak obce a kraje v rámci samosprávy). 2.5 Objednavatelem se rozumí osoba jmenovaná odběratelem, která připravuje nákup a sestavuje zadání poptávky/objednávky. 2.6 Schvalovatelem se rozumí osoba jmenovaná odběratelem, která je správcem rozpočtové položky a schvaluje objednávku. 2.7 Provozovatelem e-tržiště VS (dále jen provozovatel) se rozumí subjekt, který po udělení koncese k provozování e-tržiště, zajišťuje formou své webové aplikace odpovídající programové a datové zázemí pro zprostředkování poptávky/objednávky (včetně záznamu a zveřejňování nabídek, poptávek a jejich vyhodnocení). 2.8 Dodavatelem se rozumí právnická nebo fyzická osoba, která má s provozovatelem uzavřenou smlouvu, a prostřednictvím e-tržiště VS nabízí odběratelům své zboží a služby.
2.9 Úvodní stránkou k e-tržišti VS se rozumí webová adresa (URL) správce http://www.portal-vz.cz/nipez-el-trziste-verejnespravy/el--trziste-verejne-spravy) 2.10 Vstupem na e-tržiště VS se rozumí URL adresa daného provozovatele, na které je zpřístupněno jím provozované e-tržiště VS. 2.11 URL (Uniform Resource Locator) se rozumí souhrn pravidel pro jednoznačné vyjádření adresy informačních zdrojů v Internetu. 2.12 Mimořádným nákupem se rozumí uskutečněný obchod, který by jinak podléhal povinnosti realizace prostřednictvím e-tržiště VS, avšak ze závažného důvodu, který nesnese odkladu, je realizován bez využití e-tržiště. Takovým důvodem jsou zejména havarijní situace a krizové stavy. 3. Základní ustanovení 3.1 E-tržiště VS slouží pro poptávky/objednávky informačních a komunikačních technologií (ICT) včetně služeb v oblasti ICT do 2 mil. Kč (bez DPH). 3.2 Odběratelé nejsou povinni realizovat prostřednictvím e-tržiště VS objednávky a nákupy informačních a komunikačních technologií (ICT) včetně služeb v oblasti ICT, pokud výše budoucího peněžitého závazku ze smlouvy bez daně z přidané hodnoty nepřesáhne 5.000,-Kč jednorázově. 3.3 Nákupy provedené dle bodu 3.2 jsou odběratelé povinni zaevidovat na e-tržišti VS obdobně jako Mimořádné nákupy (viz. bod 6.1) s odůvodněním, že se jedná o mimořádný nákup malého rozsahu. 3.4 Subjekty, které se účastní obchodování na e-tržišti VS, jsou povinny se řídit tímto Metodickým pokynem. 3.5 Správce e-tržiště VS koordinuje a vytváří podmínky pro podporu rozvoje obchodu prostřednictvím e-tržiště VS. Zajišťuje funkčnost e-tržiště pro subjekty veřejné správy, a to nejen tím, že poskytuje bránu ke vstupu na elektronická tržiště provozovatelů. Přístup na e-tržiště pro subjekty veřejné správy je zajištěn prostřednictvím URL adresy http://www.portal-vz.cz/nipez-eltrziste-verejne-spravy/el--trziste-verejne-spravy. 3.6 Odběratelé se na základě vlastního uvážení rozhodnou, zda budou nakupovat na jednom či více e-tržištích VS.
3.7 Pokud má odběratel za to, že jednání některého z dodavatelů či provozovatelů není v souladu s obchodní etikou, oznámí tuto skutečnost písemně správci e-tržiště VS, popř. provozovateli, kde dotyčný dodavatel obchoduje. 3.8 Provozovatel nesmí obchodovat jako dodavatel na e-tržišti VS, které sám provozuje, nebo na tržištích provozovaných právnickými osobami, v nichž činí majetková účast takového provozovatele více než 5%. 3.9 Provozovatelé e-tržišť musí striktně oddělit služby e-tržišť VS od dalších služeb provozovatele či třetích osob. Z e-tržiště VS nesmí být činěny odkazy na jiné služby, které nejsou poskytovány v souladu s tímto metodickým pokynem a provozované na základě smlouvy, která provozovatele k tomuto opravňuje. 4. Úloha správce a provozovatele e-tržiště 4.1 Správce e-tržiště zajišťuje dostupnost e-tržiště pro subjekty veřejné správy tím, že na úvodní stránce e-tržiště VS zveřejní URL adresu provozovatele, který poskytuje e-tržiště subjektům veřejné správy. Zveřejnění URL není zpoplatněno. 4.2 Správce na základě akceptačního řízení a uzavřené smlouvy uděluje provozovatelům koncesi k provozování e-tržiště VS. Akceptační řízení zahájí správce na základě písemné žádosti podané na výzvu správce zveřejněnou ve Věstníku Ministerstva pro místní rozvoj. (Ministerstvo vydává a zveřejňuje Věstníky elektronickou formou na své webové adrese www.mmr.cz) V této výzvě správce uvede podmínky udělení koncese a náležitosti žádosti o udělení koncese. Správce současně ve výzvě uvede také základní služby a další služby, které musí provozovatel zajišťovat. Udělení koncese není zpoplatněno. 4.3 Na udělení koncese není právní nárok. 4.4 Koncesí se provozovateli ukládá povinnost poskytovat základní služby a další služby uvedené ve smlouvě se správcem. Udělená koncese je nepřevoditelná a nepřechodná. 4.5 Základními službami se rozumí tyto povinnosti provozovatele: a) provozovat e-tržiště VS, jehož URL poskytnou správci, a které umožňuje:
- poptávku (zjištění bližších informací o produktu či službě na trhu zakončené objednávkou); - poptávkové řízení (zakončené objednávkou, terminologicky může být označeno i jinak, např. zakázka, zakázkové řízení apod.); - nákupní aukci (doporučená hranice pro konání aukce je od 500 tisíc Kč bez DPH); b) při zahájení své činnosti zveřejnit na stránce e-tržiště VS podmínky obchodování na e-tržišti daného provozovatele; c) umožnit na svém e-tržišti, po splnění předem daných podmínek, obchodování všem subjektům, bez rozdílu jejich velikosti, počtu vypsaných zakázek, a počtu uskutečněných obchodů a bez ohledu na sídlo dodavatele v rámci členských států Evropského společenství; d) zajistit rovné podmínky při soutěži všem zúčastněným stranám, a zveřejnit na svých veřejně přístupných stránkách ihned po vypsání zadání všechny aktuální zakázky VS a také zajistit lhůtu pro podání nabídky, s ohledem na předmět VZ, minimálně 2 pracovní dny, lhůta začíná běžet dnem následujícím po dni vypsání poptávky či výběrového řízení; e) zajistit bezpečnost přenosu dat prostřednictvím sítě Internet (např. zavedením protokolu SSL) a přijmout taková bezpečnostní opatření, která zajistí ochranu citlivých informací obsažených v databázích provozovatele před zneužitím; f) garantovat maximální dostupnost své služby dle podmínek specifikovaných ve smlouvě se správcem e-tržiště VS. O plánovaných výlukách služby informovat písemně správce e-tržiště VS s minimálně třídenním předstihem a odběratele informovat prostřednictvím stránky e-tržiště VS. U výpadků provozu informovat neprodleně správce e-tržiště VS a odběratelé budou informováni prostřednictvím úvodní stránky e-tržiště VS; g) poskytovat správci e-tržiště VS statistické informace o obchodování na e-tržišti VS dle podmínek uvedených v bodě 5; h) zveřejňovat a správci e-tržiště VS předávat aktualizované údaje o počtu dodavatelských firem přihlášených do e-tržiště VS; i) zpřístupnit veřejnosti na svých stránkách e-tržiště VS následující informace o všech uskutečněných obchodech: - identifikace odběratele; - zadání poptávky/objednávky; - akceptovanou nabídku včetně ceny; - seznam zúčastněných dodavatelů;
tato povinnost se nevztahuje na informace, které podléhají utajení nebo jsou chráněny povinností mlčenlivosti podle zvláštních právních předpisů; j) vhodným způsobem zajistit školení zaměstnanců odběratele pro provoz na e-tržišti VS; k) poskytovat odběratelům uživatelskou podporu, a to následujícím způsobem: - telefonickou podporu v pracovní dny od 8 do 17 hodin (telefonní číslo uveřejní na stránce e-tržiště); - e-mailovou podporu v pracovní dny s vyřízením dotazů max. do 24 hodin (e-mailovou adresu uveřejní tamtéž); - S možností dalšího rozšíření technické podpory (ICQ, MS Messenger, bezplatná telefonní linka, atd.); l) oznámit správci e-tržiště VS ukončení své činnosti na e-tržišti VS s minimálně třídenním předstihem. Pokud se provozovatel rozhodne nadále již službu e-tržiště VS subjektům veřejné správy neposkytovat, zavazuje se správci poskytnout všechna statistická data dle bodu; m) všichni účastníci provozu elektronického tržiště jsou povinni dodržovat zákon č.101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů; n) provozovatel musí umožnit zadavateli neuvádět cenu zakázky. 4.6 Správce z vlastního podnětu rozhodne o odnětí koncese, jestliže provozovatel: a) přestal splňovat některou z podmínek, na jejichž základě mu byla koncese udělena; b) neplní povinnosti stanovené tímto metodickým pokynem nebo smlouvou se správcem, ačkoliv byl na možnost odnětí koncese z tohoto důvodu správcem písemně upozorněn a nápravu nezjednal ani v přiměřené lhůtě stanovené správcem. 4.7 Správce dále může z vlastního podnětu rozhodnout o odnětí koncese, jestliže provozovatel: a) za období šesti měsíců provozu e-tržiště VS, hodnoceno vždy k 30.06. a 31.12. kalendářního roku, nedosáhne nejméně deseti procent z celkového objemu obchodů uskutečněných prostřednictvím e-tržiště VS;
b) za období kalendářního roku provozu e-tržiště VS vykazuje ve srovnání s ostatními provozovateli, kteří provozují e-tržiště VS po dobu celého kalendářního roku, nejnižší objem obchodů. 5. Poskytování statistických informací 5.1. Provozovatel poskytne správci e-tržiště VS do tří dnů po skončení každého kalendářního měsíce bezplatně elektronicky v dohodnutém formátu statistické informace o obchodování na e- tržišti VS v následující struktuře: - počet nabídek a poptávek vložených do jeho systému; - počet uzavřených obchodů; - celkovou finanční výši uzavřených obchodů; - průměrný počet přihlášených firem k jedné vypsané zakázce; - průměrný počet zakázek vypsaných jedním odběratelem, včetně přehledu 10 nejaktivnějších subjektů; - případně další údaje vyžadované pro Český statistický úřad či instituce Evropské unie. Provozovatel souhlasí s případným zveřejněním těchto informací. 6. Povinnosti odběratele při využívání e-tržiště VS 6.1 Odběratelé jsou při využívání e-tržiště VS povinni: - jmenovat minimálně dva kontaktní zástupce (do pozice objednavatele a schvalovatele), kteří budou partnery pro komunikaci s provozovateli e-tržiště VS; - oznámit písemně jména těchto kontaktních zástupců jimi vybranému provozovateli a zároveň správci e-tržiště VS, stejně jako případnou změnu v jejich osobě; - prostřednictvím svých kontaktních zástupců absolvovat školení, zajištěné provozovateli e-tržiště VS dle bodu 4.3. písm. i). (Odběratelé, kteří jsou povinni dle citovaného usnesení vlády elektronické tržiště VS využívat, seznámí s funkcí systému odpovědné pracovníky i v rámci podřízených subjektů); - dodržovat licenční podmínky provozovatele. 6.2 Odběratelé, kteří jsou vázáni usnesením, jsou povinni zaevidovat mimořádné nákupy, uskutečněné bez využití elektronického tržiště VS, a to do 7 dnů od konce měsíce, ve kterém byly realizovány, v databázi Mimořádné nákupy, s uvedením důvodu, proč nebylo k nákupu využito elektronické tržiště VS některého z provozovatelů.
6.3 E-tržiště VS smí být odběratelem používáno pro průzkum trhu pouze v případech, kdy je posléze prostřednictvím e-tržiště VS, na kterém byl průzkum trhu proveden, nakoupeno zboží stejného nebo obdobného sortimentu a finančního objemu. Pokud provozovatel e-tržiště VS zjistí porušení tohoto ustanovení, má právo vyloučit odběratele z obchodování na svém e-tržišti VS. 6.4 Poškozený odběratel má právo se odvolat na správce e-tržiště VS, pokud by došlo ke zneužití práva vyloučení odběratele z e-tržiště VS ze strany provozovatele. V takovém případě odevzdají, odběratel i provozovatel, všechny potřebné informace (údaje) správci e-tržiště VS k správnému posouzení věci a konečnému rozhodnutí. 6.5 E-tržiště slouží k objektivnímu a transparentnímu nákupu a proto musí být provozovateli a dodavatelům dána dostatečná lhůta na zpracování nabídky, a to minimálně 3 dny. 6.6 Odběratel musí vyhodnotit všechny řádně podané nabídky. 7. Vztah správce k provozu e-tržiště VS 7.1 Odběratelé na e-tržišti VS obchodují pod vlastním jménem, na vlastní účet a na vlastní riziko. Správce e-tržiště VS za jejich konání nenese žádnou odpovědnost. 7.2 Správce e-tržiště VS nenese žádnou odpovědnost ze vztahů vzniklých mezi provozovatelem, dodavatelem a odběratelem. 7.3 Správce e-tržiště VS není účastníkem vyjednávání o obchodních a cenových podmínkách ani mezi odběrateli (rozumí se subjekty veřejné správy) a dodavateli, ani mezi odběrateli a dodavateli na straně jedné a provozovatelem na straně druhé, rovněž nezprostředkovává uzavření smlouvy mezi účastníky obchodování. 7.4 Provozovatel si vůči správci e-tržiště VS ani odběratelům v souvislosti s přístupem a obchodováním na e-tržišti VS nečiní žádné finanční ani jiné nároky.
8. Závěrečná ustanovení Metodický pokyn je zveřejněn na URL adrese http://www.portalvz.cz/nipez-el-trziste-verejne-spravy/el--trziste-verejne-spravy. Ministerstvo jej může v případě potřeby doplňovat či upravovat. Provozovatel je povinen uvést e-tržiště VS do souladu s novou verzí Metodického pokynu do 1 měsíce po jeho zveřejnění. K elektronické komunikaci je ustavena e-mailová adresa: gem@mmr.cz