Projektový manažer 250+ Kariéra projektového manažera začíná u nás! E Finance a finanční nástroje E7 Komplexní případová studie, finanční řízení v realizační fázi Anotace: Po absolvování této části vzdělávacího modulu bude účastník schopen samostatně zpracovat rozpočet neinvestičního projektu včetně plánu čerpání výdajů. Pozornost je věnována také finančnímu řízení v realizační fázi projektu. Odhad časové náročnosti: 3 vyučovací hodiny Klíčová slova: odhad časové náročnosti, návrh složení projektového týmu, úvazků a tarifů, rozpočet projektu, plán čerpání výdajů, potřeba předfinancování výdajů Autor: Ing. Jiří Krátký Literatura a další zdroje k tématu Aktuální verze Příručky pro žadatele Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost: http:// www.msmt.cz/strukturalni-fondy/prirucka-pro-zadatele-op-vk Aktuální verze Příručky pro příjemce Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost: http://www.msmt.cz/strukturalni-fondy/prirucka-pro-prijemce-op-vk Seznam všech realizátorů projektů z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost: http://www.msmt.cz/strukturalni-fondy/souhrn ny-seznam-prijemcu-financni-pomoci Doporučení cen do rozpočtu: http://www.esfcr.cz/file/7871/ Vyhledávač pro porovnání cen internetových obchodů: http://jyxo.vybereme.cz/
Komplexní případová studie Zadání Střední odborná škola v Plzeňském kraji plánuje zpracovat žádost o dotaci na realizaci projektu zvyšujícího kvalitu výuky. Projekt žádá o dotaci z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost, oblasti podpory 1.1 Zvyšování kvality ve vzdělávání. Realizace projektu je plánována od ledna 2012 do prosince 2014, tedy 24 měsíců. Projekt bude mít dvě klíčové aktivity tvorbu výukových materiálů a podpůrné vzdělávání pedagogických pracovníků pro tvorbu výukových materiálů. Na schůzce pedagogického sboru bylo vytipováno 10 předmětů, pro které budou pedagogičtí pracovníci zpracovávat nové výukové materiály (prezentace v MS PowerPoint, prezentace pro interaktivní tabule, pracovní listy, atp.). V rámci projektu jsou plánovány následující aktivity a výstupy: vytvoření a pilotní ověření nových výukových materiálů (prezentací, metodických materiálů, pracovních listů) v 10 předmětech, celkem bude vytvořeno 100 prezentací v MS PowerPoint pro 100 hodin výuky (1 prezentace pro 1 hodinu výuky), 10 prezentací pro interaktivní tabule pro 10 hodin (1 prezentace pro 1 hodinu výuky), 10 souborů pracovních listů pro žáky, a 5 metodických příruček; rozdíl ve kvalitě výuky před a po zavedení nových výukových materiálů bude ověřen externí evaluací dvěma koly dotazníkového šetření, kterého se zúčastní všichni žáci a pedagogové školy; výukové materiály budou umístěny na nově vytvořeném portálu; pořízení5sadvýukových pomůcek do 5 předmětů; pořízení počítačového vybavení pro studenty i pedagogy 20 notebooků včetně základního SW, stacionárního dataprojektoru a plátna; pořízení vybavení pro tvorbu výukových materiálů 1 multifunkční zařízení (tiskárna, skener, kopírka), 1 laminovací stroj, 1 vázací stroj; realizace podpůrného vzdělávání pedagogických pracovníků uskuteční se 4 týmové vzdělávací akce a 20 individuálních jednodenních akcí (pedagogičtí pracovníci se zúčastní jednodenních otevřených vzdělávacích kurzů). Z textu výzvy plyne, že nepřímé výdaje jsou kalkulovány ve výši 18 % celkových přímých způsobilých výdajů, pokud přímé výdaje nepřesahují 4 mil. Kč. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 42
Úkoly Na základě uvedeného zadání: 1. Odhadněte časovou náročnost realizace tvorby výukových materiálů. 2. Navrhněte strukturu projektového týmu, výši úvazků a mzdových tarifů. 3. Sestavte rozpočet projektu. 4. Sestavte plán čerpání výdajů rozdělený na jednotlivé měsíce. 5. Odhadněte potřebu předfinancování výdajů projektu z vlastních zdrojů (jak v jednotlivých měsících, tak kumulovaně), pokuste se provést optimalizaci potřeby předfinancování. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 43
Řešení úkolu 1 Odhad časové náročnosti tvorby výukových materiálů Před zahájením přípravy rozpočtu projektu je třeba důkladně nastudovat pravidla stanovená poskytovatelem podpory, v našem případě příručku pro žadatele, příručku pro příjemce OP VK a znění konkrétní výzvy k předkládání žádostí. Při odhadu časové náročnosti vytvoření jednotlivých výukových materiálů můžeme využít vlastních zkušeností z předchozích aktivit či projektů obdobného charakteru. Pokud žádné vlastní zkušenosti nemáme, můžeme se obrátit na kolegyně a kolegy z oboru, případně na řešitele obdobných již realizovaných projektů. Seznam všech realizátorů projektů z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost lze nalézt na stránkách MŠMT: http://www.msmt.cz/strukturalni-fondy/souhrnny-seznam-prijemcu-financni-pomoci. V tomto seznamu nalezneme název organizace a název projektu. S pomocí internetových vyhledavačů (Goolge, Seznam, atp.) pak můžeme najít kontaktní údaje na příslušnou organizaci či přímo projektový tým. Další možností je provést průzkum mezi samotnými budoucími tvůrci výukových materiálů. Každého z vyučujících, kteří budou materiály připravovat, se můžeme dotázat, jak dlouho mu bude trvat vytvoření 1 prezentace v MS PowerPoint, 1 sady pracovních listů a dalších materiálů. Z výsledků šetření můžeme zjistit průměrné hodnoty. V našem řešeném příkladu jsme provedli odhad právě dotazováním mezi budoucími tvůrci výukových materiálů. Nejprve byly rozděleny počty vytvářených materiálů do jednotlivých předmětů. Předměty byly pro zjednodušení označeny písmeny A J. Tabulka 13 Počty vytvářených materiálů v jednotlivých předmětech Předmět Počet prezentací MS PPT Počet prezentací pro interaktivní tabule Počet souborů pracovních listů Počet metodických příruček Počet stran metodických příruček A 10 0 1 0 0 B 10 0 1 1 20 C 10 0 1 0 0 D 10 3 1 1 50 E 10 3 1 1 60 F 10 0 1 0 0 G 10 0 1 1 30 H 10 4 1 0 0 I 10 0 1 1 100 J 10 0 1 0 0 Celkem 100 10 10 5 260 Následně byli požádání jednotliví budoucí tvůrci o odhad časové náročnosti tvorby jedné prezentace, jednoho souboru pracovních listů a jedné příručky. Výsledky jsou zaznamenány v následující tabulce: Kariéra projektového manažera začíná u nás! 44
Tabulka 14 Časová náročnost zpracování materiálů dle průzkumu mezi pracovníky Časová náročnost zpracování v hodinách na jednotku Předmět prezentace MS PPT prezentace pro int. tabule souboru pracovních listů stranu metodické příručky celkem hodin A 4 70 110 B 2 20 4 120 C 3 25 55 D 5 5 20 5 335 E 4 7 10 3 251 F 5 16 66 G 4 40 5 230 H 6 9 45 141 I 4 160 4 600 J 6 40 100 Celkem 430 72 446 1060 2008 Průměr 4,3 7 44,6 4,2 Uvedené hodnoty můžeme buď převzít bez úpravy, čímž získáme výsledek úkolu č. 1 2018 hodin, případně je upravit. Víme-li například, že s tvorbou pracovních listů mají pedagogové mnoho zkušeností a jsou schopni reálně odhadnout časovou náročnost přípravy, můžeme tyto hodnoty ponechat. Z posledního sloupečku tabulky můžeme vyčíst časovou náročnost inovací jednotlivých předmětů. Pokud budeme počítat, že materiály budou vytvářeny a ověřovány průběžně po dobu 20 měsíců školní výuky, dostáváme se např. u předmětu I na počet 30 hodin měsíčně. Bude-li předmět vytvářet jeden pedagog se stávajícím plným úvazkem 1, je třeba jej již v přípravné fázi projektu upozornit na skutečnost, že se jedná o práci nad stávající povinnosti (placenou také nad stávající ohodnocení) a dojít ke shodě, že daný pracovník bude schopen a ochoten pracovat každý měsíc po dobu dvou let o 30 hodin měsíčně více. Úvazek navíc bude mít vliv na množství volného času, času stráveného s rodinou. I tyto aspekty je třeba již v přípravné fázi projektu brát v úvahu a případně navrhnout do daného předmětu pomoc s vytvořením výukových materiálů nebo snížení stávajícího úvazku na hlavní pracovní poměr. Avšak pokud víme, že s tvorbou prezentací a metodik nemají budoucí tvůrci zkušenosti a tušíme, že se zdráhali do dotazníku vyplnit vyšší hodnoty, můžeme v kalkulacích počítat s vyšší hodnotou a vytvořit tak jistou kapacitní rezervu (která se vždy v projektech hodí). Pro potřeby rozpočtu výdajů projektu jsme se rozhodli stanovit, že: časová náročnost tvorby jedné prezentace v MS PowerPoint bude kalkulována na 5 hodin; časová náročnost tvorby jedné prezentace pro interaktivní tabuli bude kalkulována na 8 hodin; časová náročnost zpracování souboru pracovních listů bude převzata dle odhadu ve výši 446 hodin celkem (soubory pracovních listů není vhodné průměrovat, neboť každý může mít jiný rozsah); časová náročnost zpracování jedné strany příručky bude stanovena na 5 hodin. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 45
Tabulka 15 Kalkulace časové náročnosti zpracování materiálů v hodinách Položka Kalkulace časové náročnosti zpracování materiálů v hodinách Počet hodin na jednotku prezentace MS PPT prezentace pro interakt. tabule souboru pracovních listů stranu metodické příručky 5 8-5 - Počet jednotek 100 10 446 260 celkem hodin Počet hodin celkem 500 80 446 1300 2326 Ověření nově zpracovávaných výukových materiálů bude probíhat již v rámci výuky, takže pro projekt nevzniknou žádné dodatečné náklady spojené s ověřením. Výsledek úkolu č. 1: Odhadovaná časová náročnost tvorby výukových materiálů je 2326 hodin. Řešení úkolu 2 Návrh složení projektového týmu, úvazků a tarifů U každé pozice v týmu byla kalkulována spotřeba času za celý projekt a navržena výše mzdy. Projektový tým tvoří: odborný tým metodik odborný koordinátor manažersko-administrativní tým manažer projektu administrativní pracovník Metodik Základ odborného týmu tvoří metodici, kteří budou vytvářet výukové materiály. Název pozice metodik byl zvolen proto, aby byl jednoznačně odlišitelný od stávajících pozic pedagogických pracovníků, ačkoliv metodiky mohou být jak pracovníci školy, tak externisté, např. odborníci z praxe. Vhodnou formou zaměstnání je DPČ, případně DPP, pokud je úvazek nižší než 150 hodin ročně. Z počtu hodin celkem u jednotlivých předmětů je patrné, že limit 150 hodin je příliš omezující a proto byla zvolena dohoda o pracovní činnosti. Z metodického dopisu OP VK č. 4.2 jsou v příloze č. 10 uvedeny doporučené sazby hodinové mzdy metodika v rozmezí 126 Kč 219 Kč/hod vycházející z průměru roku 2009. Sazba 210 Kč/hod, která je bližší horní hranici, byla použita s ohledem na skutečnost, že se projekt uskuteční mezi roky 2012 2013 a je třeba, aby výše odměny byla motivující pro práci nad rámec stávajících úvazků. Odborný koordinátor Zpracování metodických materiálů by měla být činnost řízená a koordinovaná. Proto byla vytvořena pozice odborného koordinátora, kterou bude vykonávat zástupce ředitele pro pedagogiku. V jeho Kariéra projektového manažera začíná u nás! 46
kompetenci bude metodické řízení jednotlivých metodiků, vnitřní oponentura vytvářených vzdělávacích materiálů, koordinace pilotního ověření v praxi, atp. Při stanovení výše úvazku byl vzat do úvahy rozsah zpracovávaných materiálů s metodiky každého předmětu by měl odborný koordinátor trávit 2 3 hodiny měsíčně, tj. v horním odhadu 30 hodin, dalších 10 hodin měsíčně pak bude věnovat koordinaci vzdělávání pedagogických pracovníků, schůzkám projektového týmu, atp. Odhad 40 hodin měsíčně odpovídá úvazku 0,25 (160 x 0,25). Pro stanovení mzdy byla použita sazba věcného manažera/manažera klíčové aktivity metodického dopisu, která je pro Plzeňský kraj od 29.751,-Kč do 45.072,- Kč. Sazba 35.000,- Kč byla stanovena tak, aby byla srovnatelná s hodinovou odměnou metodiků. Jako forma zaměstnání byla zvolena DPČ. Manažer projektu Z hlediska řízení se jedná o poměrně jednoduchý projekt se dvěma klíčovými aktivitami, maximálně třemi výběrovými řízeními, bez zapojení partnerů. Pozice manažera projektu proto bude sloučena s finančním manažerem projektu, rozsah úvazku byl odhadnut na základě stanovení rozsahu prací. Tabulka 16 Odhad časové náročnosti práce manažera projektu Činnost Zpracování monitorovacích zpráv Komunikace s týmem, schůzky týmu Počet jednotek Časová náročnost na jednotku Časová náročnost celkem 4 30 120 24 10 240 Realizace výběrových řízení 3 24 72 Zpracování a aktualizace plánu čerpání, schvalování výdajů projektu Kontrola dokumentace (prac. výkazy, atp.) 24 4 96 24 4 96 Řízení rizik 24 2 48 Řízení změn projektu 24 2 48 Průběžná analýza projektu 24 3 72 Realizace publicity projektu 24 1 24 Nastavení a aktualizace vnitřních pravidel Další aktivity spojené s projektem 1 48 48 24 4 96 Celkem za projekt 960 Celkem měsíčně 40 Jak je patrno z tabulky, počet hodin u většiny činností byl odhadován za měsíc (počet jednotek 24 odpovídá počtu měsíců), do odhadu byly započítány i nepravidelné časově náročnější aktivity (zpracování monitorovacích zpráv, nastavení řízení projektu). Na základě uvedených činností vychází odhad rozsahu práce cca 40 hodin měsíčně (jedná se pouze o odhad průměrné časové náročnosti), úvazek je tedy navrhován 0,25. Obvyklá mzda dle metodického dopisu MŠMT se pohybuje v rozmezí 29.828,- Kč 48.112,- Kč, do rozpočtu byla zvolena výše 35.000,- Kč, což odpovídá nižší hranici s ohledem na realizaci projektu v letech 2012 13. Jako forma zaměstnání byla zvolena DPČ. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 47
Administrativní pracovník Odhad časové náročnosti role administrativního pracovníka je stejný jako u manažera projektu. Administrativní pracovník povede zejména dokumentaci projektu, asistuje projektovému manažerovi při zpracování monitorovacích zpráv, výběrových řízeních. Tabulka 17 Odhad časové náročnosti práce administrativního pracovníka Činnost Počet jednotek Časová náročnost na jednotku Časová náročnost celkem Vedení dokumentace projektu 24 16 384 Formální kontrola prac. výkazů 24 3 72 Komunikace s týmem, zápisy ze schůzek 24 10 240 Příprava podkladů pro monitorovací zprávy 4 24 96 Asistence při výběrových řízeních 3 12 36 Evidence výstupů projektu 24 1,5 36 Další aktivity spojené s projektem 24 4 96 Celkem za projekt 960 Celkem měsíčně 40 Rozsah úvazku je stejně jako u manažera projektu 0,25. Obvyklá mzda pro tuto pozici v roce 2009 činila od 19.110,- Kč do 25.219,- Kč, proto byla zvolena sazba 23.000,- Kč. Rekapitulace osobních nákladů je uvedena v tabulce 18. Tabulka 18 Rekapitulace osobních nákladů Výdaj úvazek jednotka měsíčně celkem OSOBNÍ NÁKLADY 58 000 511 710 1 369 719 Náklady na odborné zaměstnance 497 210 663 460 odborný koordinátor 0,250 35 000 8 750 175 000 metodik 2 326 210 488 460 488 460 Náklady na administrativní zaměstnance 58 000 14 500 348 000 manažer projektu 0,250 35 000 8 750 210 000 administrativní pracovník 0,250 23 000 5 750 138 000 Zdravotní pojištění 9 % 91 031 Sociální pojištění 25 % 252 865 FKSP 1 % 10 115 Pojištění zaměstnavatele 0,42 % 4 248 Kariéra projektového manažera začíná u nás! 48
Řešení úkolu 3 Sestavení rozpočtu projektu Kapitolu 1 rozpočtu osobní náklady, jsme sestavili v rámci úkolu 2. Kapitola 2 nebude v projektu využita - mezinárodní cestovné v projektu plánováno není. Kapitola 3 zahrnuje pořízení zařízení a vybavení nezbytné pro realizaci projektu. I zde je třeba ocenit jednotlivé kusy zařízení cenami obvyklými. V OP VK nejsou stanoveny obecně platné ceny obvyklé za zařízení a vybavení, při stanovení cen do rozpočtu je možné využít doporučení ze sesterského Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost, v rámci kterého jsou tato doporučení zpracována pro jednotlivé výzvy. K dispozici je možno využít např. doporučení pro výzvu č. 68: http://www. esfcr.cz/file/7871/. Při stanovení cen zařízení je vhodné provést průzkum trhu, například porovnáním nabídek internetových obchodů (např.: Alza.cz, Mironet.cz, Mall.cz, Obchodni-dům.cz a mnoho dalších). Na internetu je možné také najít vyhledávače, které porovnávají ceny jednotlivých internetových obchodů, jako je například vyhledávač JYXO (http://jyxo.vybereme.cz/). Zde je možné v kolonce zboží zadat název konkrétního produktu (například notebook Dell Vostro 1220 ) a vyhledávač zobrazí cenové nabídky jednotlivých internetových obchodů. Technika by měla být v rámci projektu pořizována v takové kvalitě, která umožní použitelnost po celou dobu realizace projektu (2012 13), případně i dobu udržitelnosti (2014-18). Tabulka 19 Rekapitulace kapitoly 3 Výdaj počet jednotek cena za jednotku vč. DPH cena celkem ZAŘÍZENÍ 107 000 682 000 notebook 20 19 000 380 000 základní software 20 6 000 120 000 multifunkční zařízení 1 20 000 20 000 dataprojektor + promítací plátno 1 30 000 30 000 laminovací stroj 1 3 000 3 000 vázací stroj 1 4 000 4 000 soubor výukových pomůcek 5 25 000 125 000 Protože projekt využívá nepřímých výdajů, kapitola 4 není pro projekt relevantní. V rámci kapitoly 5 jsou nakupovány služby pro projekt. Ceny zahrnuté do rozpočtu jsou obvykle zjišťovány prostřednictvím průzkumu trhu, kdy jsou v přípravné fázi například telefonicky osloveny 3 organizace s prosbou o zaslání předběžné cenové nabídky. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 49
Cena za evaluaci projektu zahrnuje zpracování metodiky dotazníku a vyhodnocení výsledků dotazníkového šetření ve dvou vlnách. Cena za vytvoření projektového portálu zahrnuje vytvoření portálu s redakčním systémem, který umožní jednoduchou správu obsahu, 2 návrhy grafického ztvárnění portálu. Cena za jedno týmové vzdělávání zahrnuje náklady na zajištění lektorů a vzdělávacích prostor pro jednodenní vzdělávací akci, u individuálního vzdělávání se jedná o průměrnou výši kurzovného na jednodenní kurz. Protože jsou v rámci OP VK závazné tzv. jednotkové ceny, je vhodné do popisu aktivit v žádosti uvést, že cena 2.000,- Kč za 1 vzdělávací akci je průměrnou kalkulační cenou, skutečná výše bude u jednotlivých kurzů různá dle nabídky a obsahu. Tabulka 20 Rekapitulace výdajů kapitoly 5 Výdaj počet jednotek cena za jednotku vč. DPH cena celkem NÁKUP SLUŽEB 152 000 280 000 Evaluace projektu 1 60 000 60 000 Projektový portál 1 60 000 60 000 Týmové vzdělávání pedagogů 4 30 000 120 000 Individuální vzdělávání 20 2 000 40 000 Kapitoly 6 stavební úpravy, 7 přímá podpora či 8 náklady vyplývající přímo ze smlouvy v rámci příkladu nejsou využity. Tabulka 21 Rekapitulace rozpočtu výdajů projektu Výdaj úvazek/ jednotka cena za jednotku cena celkem Kapitola 1 OSOBNÍ NÁKLADY 1 369 719 Náklady na odborné zaměstnance 663 460 Náklady na administrativní zaměstnance 348 000 Zdravotní pojištění 9 % 91 031 Sociální pojištění 25 % 252 865 FKSP 1 % 10 115 Pojištění zaměstnavatele 0,42 % 4 248 Kapitola 3 ZAŘÍZENÍ 107 000 682 000 notebook 20 19 000 380 000 základní software 20 6 000 120 000 multifunkční zařízení 1 20 000 20 000 dataprojektor + promítací plátno 1 30 000 30 000 laminovací stroj 1 3 000 3 000 vázací stroj 1 4 000 4 000 soubor výukových pomůcek 5 25 000 125 000 Kapitola 5 NÁKUP SLUŽEB 152 000 280 000 evaluace projektu 1 60 000 60 000 projektový portál 1 60 000 60 000 týmové vzdělávání pedagogů 4 30 000 120 000 individuální vzdělávání 20 2 000 40 000 PŘÍMÉ VÝDAJE 2 331 719 NEPŘÍMÉ VÝDAJE 18 % 419 709 ZPŮSOBILÉ VÝDAJE CELKEM 2 751 429 NEZPŮSOBILÉ VÝDAJE 0 VÝDAJE CELKEM 2 751 429 Kariéra projektového manažera začíná u nás! 50
Řešení úkolu 4 Sestavení plánu čerpání výdajů v jednotlivých měsících Sestavení rozpočtu projektu není pro finanční plánování projektu dostačující. Je třeba určit, kdy budeme jednotlivé položky výdajů čerpat, kdy a v jaké výši je možné očekávat zálohové platby a jak velkou finanční rezervu je třeba mít pro předfinancování výdajů projektu. U jednotlivých položek přímých výdajů jsme v řešeném příkladu odhadli, ve kterém měsíci bude třeba hradit výdaj z účtu projektu. U mezd je třeba počítat s jejich proplacením v následujícím měsíci, takže na závěrečný měsíc realizace projektu vycházejí platby dvou výplat. Výše čerpání nepřímých výdajů byla pro každý měsíc stanovena v dané výši 18 %. V rámci šestiměsíčních intervalů jsme vypočítali také hodnotu žádostí o platbu (součet přímých i nepřímých výdajů za jednotlivé měsíce). Kariéra projektového manažera začíná u nás! 51
Tabulka 22 Podrobný rozpočet projektu a plán čerpání výdajů Kariéra projektového manažera začíná u nás! 52
Řešení úkolu 5 Odhad potřeby předfinancování výdajů projektu z vlastních zdrojů, optimalizace předfinancování Způsob úhrady výdajů projektu příjemcům pomoci je definován v příručce pro příjemce OP VK, kapitole 5. 12. a konkretizován v textu každé výzvy. Příjemcům podpory jsou poskytovány zálohy až do výše 90 % schváleného rozpočtu projektu. První zálohová platba je poskytována ve výši 20 35 % celkových způsobilých výdajů do 30 dnů od uzavření smlouvy s poskytovatelem podpory, tedy v ideálním případě před zahájením realizace projektu. O další zálohové platby příjemce žádá zpravidla v šestiměsíčních intervalech, kdy předkládá s monitorovací zprávou žádost o platbu. Na základě této žádosti je příjemci poskytnuta další záloha dle výše skutečně čerpaných výdajů, až do výše 90 % plánovaného rozpočtu. Pokud žadatel vyčerpá určité procento obdržené zálohy (zpravidla 80 % poslední zálohy a 100 % všech předchozích), může podat mimořádnou žádost o platbu spolu s monitorovací zprávou. Doba od podání žádosti o platbu (vždy do 30 dnů od ukončení daného období) po její proplacení závisí na mnoha faktorech jak na straně příjemce, tak poskytovatele podpory. Pokud obsahuje monitorovací zpráva chyby, je vrácena k přepracování, a to i opakovaně, což prodlužuje dobu vyřízení zprávy. Častou příčinou prodlužování doby vyřízení žádosti o platbu je nedostatek aktuálních kapacit na straně poskytovatele dotace, kdy úředníci přidělení na kontrolu monitorovacích zpráv a žádostí o platbu řeší větší množství projektů najednou. Zkušenosti s vyřizováním zpráv a žádostí jsou v jednotlivých krajích, ale i s jednotlivými úředníky, různé. Zbývajících 10 % rozpočtu projektu tak slouží jako jakési zádržné a je vypláceno až po schválení závěrečné monitorovací zprávy. Do tabulky byly proto přidány další řádky, které zobrazují pohyb peněz na účet projektu. Účet projektu je skutečným samostatným bankovním účtem, přes který jsou realizovány platby v rámci projektu. Příjmy účtu projektu tvoří: + zálohy od poskytovatele podpory; + předfinancování výdajů žadatelem tedy půjčka projektovému účtu ze zdrojů žadatele, z kontokorentního úvěru, od zřizovatele, atp. Výdaje účtu projektu tvoří: - úhrady výdajů projektu v jednotlivých měsících; - splátky předfinancování výdajů tedy vrácení půjčky z projektového účtu. Na základě porovnání příjmů a výdajů získáme v jednotlivých měsících konečný zůstatek peněz na účtu projektu. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 53
Zjištění potřeby vlastního předfinancování Pro zjištění potřeby vlastního předfinancování vyplníme nejprve žádosti o platbu. Proplacení žádostí o platbu je na základě zkušeností předpokládáno v průběhu čtvrtého měsíce od ukončení monitorovacího období. V měsících, kdy zálohy nestačí na pokrytí výdajů projektu, dochází k zápornému zůstatku peněz na účtu projektu. Záporný zůstatek je třeba pro jednotlivé měsíce kompenzovat vlastním předfinancováním. V okamžiku proplacení následující žádosti o platbu pak můžeme dané předfinancování splatit. Tabulka 23 Pohyb peněz na účtu projektu v jednotlivých měsících Kariéra projektového manažera začíná u nás! 54
Z tabulky je patrné, že vzhledem k proplacení nákupu zařízení již po čtyřech měsících vyčerpáme plánovanou třicetiprocentní zálohu a až do proplacení první žádosti o platbu podávané po šesti měsících musíme předfinancovat výdaje projektu z vlastních zdrojů. Celkově se jedná o 500.000,- Kč, které budeme potřebovat v horizontu půl roku. Po dobu posledních čtyř měsíců projektu budeme muset zajistit předfinancování 10 % rozpočtu, na které nedostaneme zálohy. Následující grafy zobrazují stav peněz na účtu projektu v jednotlivých měsících a kumulovanou potřebu vlastního předfinancování. Obrázek 6 Zůstatek peněžních prostředků na účtu projektu v jednotlivých měsících realizace projektu Obrázek 7 Kumulovaná potřeba vlastního předfinancování Kariéra projektového manažera začíná u nás! 55
Optimalizace plánu čerpání z hlediska předfinancování výdajů z vlastních zdrojů Pokud nemáme k dispozici prostředky ve výši 500.000,- Kč, které bychom mohli na předfinancování výdajů projektů na projektový účet půjčit, můžeme se pokusit o přesunutí některých plateb v rámci plánu čerpání, případně můžeme zvážit naplánování mimořádné žádosti o platbu již ve fázi přípravy projektu. V našem příkladu jsme zkrátili první monitorovací období ze šesti měsíců na čtyři, monitorovací zpráva bude podána co nejdříve od proplacení faktur za nákup zařízení. Realizací této úpravy harmonogramu a přesunutím některých plateb za služby jsme dosáhli snížení potřeby vlastního předfinancování z 500.000,- Kč na 385.000,- Kč. Tabulka 24 Optimalizovaný plán čerpání výdajů Kariéra projektového manažera začíná u nás! 56
Obrázek 8 Zůstatek peněžních prostředků na účtu projektu po optimalizaci Obrázek 9 Kumulovaná potřeba vlastního předfinancování po optimalizaci Kariéra projektového manažera začíná u nás! 57
Finanční řízení v realizační fázi projektu Při přechodu z přípravné do realizační fáze je vhodné zaktualizovat plán čerpání výdajů, od přípravy do zahájení realizace projektů uplyne obvykle doba několika měsíců, což může mít vliv např. na ceny jednotlivých výdajů. Pro sledování skutečného čerpání rozpočtu je vhodné využít tabulku plánu čerpání výdajů, do které je zapisována skutečná výše čerpání výdajů projektu v jednotlivých měsících. Detailní evidence plánovaných a skutečně čerpaných výdajů slouží jako podklad pro rozhodování o změnách v rámci projektu, pro zajištění vlastního předfinancování, atp. Cílem této evidence je včas zachytit a identifikovat potenciální ohrožení úspěšné realizace projektu (např. přečerpávání výdajů). Při zpracování finančních částí monitorovacích zpráv je důležitým předpokladem úspěchu pečlivost. Monitorovací zprávu a její přílohy tvoří několik tabulek, které je však zapotřebí vyplnit bezchybně. Pro finanční řízení v realizační fázi projektů je možné doporučit následující rady a tipy: opravdu důkladná znalost příruček (zejména příručky pro příjemce) je základem úspěšné realizace projektu, včetně finančního řízení. Příručky se v čase mění, ujistěte se vždy, že pracujete s verzí, která je platná pro váš projekt; zajistěte si dostatečnou rezervu pro předfinancování výdajů projektu, buďte připraveni předfinancovat z vlastních zdrojů 30 % výdajů rozpočtu i u projektů s devadesátiprocentním zálohovým financováním; skutečnost, že je výdaj součástí schváleného rozpočtu projektu neznamená, že bude daný výdaj automaticky uhrazen. Je třeba dodržet všechny podmínky způsobilosti výdajů, zejména pak ustanovení týkající se výběrových řízení; dodržujte plánované jednotkové ceny (cena za kus, mzda za hodinu) uvedené v rozpočtu žádosti. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 58