Profesionalizace Hlavní kanceláře SZ, posílení servisu pro regiony a oddělení komunikace s veřejností Zpracoval: Martin Ander a Tomáš Průša Předkládá: Tomáš Průša Smyslem Hlavní kanceláře SZ je zajišťovat základní servis pro chod strany a aktivní komunikaci s veřejností. HK SZ se však aktuálně nachází ve stavu, kdy řada pracovních pozic není obsazena či smluvně zajištěna s dostatečnou perspektivou, což neumožňuje dostatečnou profesionalitu, kterou od HK vedení strany očkává. Níže uvedený návrh je tedy motivován především snahou o:! stabilizaci pracovních pozic v HK a posílení profesionality práce HK;! posílení servisu regionům, mimo jiné v souvislosti s přípravou na komunální volby;! posílení oddělení komunikace s veřejností v supervolebním roce;! ukončení období nejistoty několika posledních let způsobených opakovanými škrty nákladů. 1. Aktuální stav Stávající rozdělení a obsazení pracovních pozic v HK je následující: Aktuálně tedy probíhají výběrová řízení na tyto pozice: Hlavní manažer/-ka, Tajemník/-ice předsedy, Tiskový/-á mluvčí, Fundraiser/-ka. 2. Stabilizace základních funkcí HK Aby HK mohla zajišťovat základní servis pro chod strany, je třeba zajistit průběžnou správu serverů i rozvoj uživatelských on-line aplikací a nástrojů usnadňujících a posilujících vnitrostranickou komunikaci (intranet, fórum, zelená wiki, apod.). Proto je PSZ navrhováno:! vypsat výběrové řízení na pozici IT specialista správa serveru, vývoj IT nástrojů (rámcový podklad pro zahájení výběrového řízení přílohou) Jde zejména o zajištění těchto činností:! Zajištění pravidelné a systematické IT podpory stávajících systémů: Mailman - rozesílače, servery SZ, zelené e-maily, vnitrostranické fórum, náborový systém, intranet. Je třeba zajistit, aby se neopakovala situace z konce roku 2013.! Dokončení projektů vytvořených v roce 2013. Do práce na IT zasáhly v roce 2013 poněkud zprudka předčasné volby, což přineslo kromě jiného i inspiraci ohledně potřeb strany jak v dobách mezi volbami, tak v dobách volebních. V průběhu voleb vznikla celá
řada nových nástrojů (Dobrman systém pro nábor dobrovolníků, Správa dárců, Mailingy, Vnitrostranické forum apod.), které je nutné dokončit po technické stránce i po stránce předání kompetentním pracovníkům. Tento proces měl proběhnout na konci roku 2013, protože SZ nedisponovala rozpočtem pro tuto práci, nabídl Mojžíš Stupka její dokončení dobrovolně. Kvůli havárii serverů, způsobené dlouhodobou absencí IT pozice v SZ, však tato agenda nebyla dokončena.! Další rozvoj projektů navazující na další potřeby strany. Zahrnuje například možnost online per rollam hlasování, další rozvíjení mailingového nástroje, aby byl dostupný každé ZO, automatické nastavování rolí v rámci SZ (tzn. např. role pokladník umožní přístup k virtuálnímu účtu kraje, zařadí do rozesílače pro pokladníky atd.). Je navrhováno zajistit tuto službu smlouvou o poskytování služeb s externím dodavatelem v plánovaném objemu 37.000 Kč/měs. Všem rozvojovým projektům bude předcházet podrobná analýza. 3. Posílení servisu regionům Kromě základní agendy HK v oblasti správy členské databáze, včetně členských příspěvků apod. a nově zřizovaného grantového fondu na podporu rozvoje regionů, je žádoucí, aby HK poskytovala regionům také pomoc při prezentaci práce místních zelených politiků či přípravě předvolebních kampaní do komunálních voleb. Proto je PSZ navrhováno:! vytvořit v HK pozici Asistent pro regiony a vypsat výběrové řízení na její obsazení (podklad pro zahájení výběrového řízení přílohou) Asistent pro regiony bude mít tuto pracovní náplň:! zajišťovat prezentaci práce regionálních zelených politiků na webu SZ, FB SZ, v newsletterech a dalších materiálech vydávaných SZ;! podporovat prezentaci práce regionálních zelených politiků v celostátních i regionálních médiích;! komunikovat se zástupci SZ v regionech a vést přehled o veřejných aktivitách SZ na regionální úrovni;! zjišťovat potřeby regionů v oblasti vzdělávání a sdílení dobré komunální praxe;! podílet se na zajišťování potřebných vzdělávacích programů pro regiony (v oblasti přípravy a plánování volebních kampaní, komunikace s veřejností, mediální práce, fundraisingu, aktuálních záležitostí komunální politiky apod.);! vytvářet a aktualizovat databázi zastupitelů zvolených za SZ, resp. úzce spolupracujících se SZ;! budovat síť regionálních mediálních koordinátorů (tiskových mluvčích);! vytvářet a aktualizovat databázi zelených kandidátů do místních zastupitelstev;! podporovat zapojování lidí do místních předvolebních kampaní (nominace do volebních komisí apod.) Odhad rozvržení času potřebného na práci asistenta pro regiony v rámci týdne (40h):! podpora regionů v medializaci jejich politických témat 10 h! vedení přehledu o tématech komunikovaných na úrovni regionů 5 h! budování a udržování sítě regionálních mediálních koordinátorů 5 h! vytváření a správa regionálního medialistu 2 h! vytváření databáze a udržování kontaktu s místními zastupiteli za SZ 3 h! vedení přehledu o kandidátkách SZ do komunálních voleb, řešení potřeb 5 h
! zajišťování vzdělávání na základě zjištěných potřeb 5 h! podpora zapojování lidí do předvolební kampaně 5 h Je navrhováno, aby tato pozice měla dotaci jednoho plného pracovního úvazku s platem ve výši 28.000 Kč hrubého/měs., a to na dobu od 15. 3. 2014 do 30. 11. 2014 (výše úvazku odpovídá potřebě plného pracovního nasazení v roce komunálních voleb). O výši úvazku na této pozici po 30. 11. 2014 bude rozhodnuto PSZ na základě výsledků hospodaření za první pololetí 2014. 4. Posílení komunikace s veřejností V současnosti pracuje na komunikaci s veřejností v HK tiskový mluvčí a koordinátoři sociálních sítí. Přitom mediální tým by měl zajišťovat hned několik důležitých úkolů v oblasti komunikace s veřejností: komunikaci prostřednictvím médií, webovou prezentaci činnosti strany, komunikaci přes sociální sítě, komunikaci se členy, příznivci a dárci (mailingy), podporu veřejné komunikace v regionech a zajištění vzdělávání v oblasti komunikace s veřejností. Požadavky na tiskového mluvčího (viz vypsané výběrové řízení http://www.zeleni.cz/tiskovy-mluvci-tiskova-mluvci/) však výrazně převyšují časové možnosti jednoho pracovního úvazku. Má-li být práce v této oblasti profesionální a maximálně efektivní, je potřeba posílit kapacitu týmu a systematizovat jeho práci. Za tímto účelem je navrhováno vytvořit Oddělení pro komunikaci s veřejností v následujícím složení pracovních pozic:! tiskový mluvčí vedoucí oddělení! analytik oddělení pro komunikaci s veřejností! asistent pro regiony! koordinátoři sociálních médií! grafik (DTP práce) Rozdělení kompetencí (pracovní náplně) jednotlivých členů týmu je navrhováno takto: Tiskový mluvčí (1,0 úv.)! manažerské vedení oddělení plánování činnosti, rozdělování a kontrola plnění úkolů v týmu, hodnocení práce členů týmu;! zodpovědnost za celkovou komunikaci strany směrem navenek prostřednictvím všech komunikačních kanálů (média, web, sociální sítě, newslettery, publikace apod.);! zajištění přípravy a aktualizace komunikační strategie;! komunikace s médii udržování kontaktů, dojednávání mediálních příležitostí (články, komentáře, rozhovory), vydávání tiskových zpráv, budování značky SZ;! finalizace tiskových výstupů (tiskové zprávy, články);! zajištění podkladů pro vystoupení představitelů strany (rozhovory, projevy apod.);! vyhodnocování mediálního moitoringu a navrhování plánu komunikace;;! zajišťování mediálního servisu i vzdělávání v oblasti komunikace s veřejností pro vedení strany i regiony. Analytik oddělení pro komunikaci s veřejností (0,6 úv.)! příprava rešerší a jiných podkladů pro tiskové zprávy, články, rozhovory a jiná vystoupení! příprava zadání a následné vyhodnocování průzkumů veřejného mínění, vyhledávání a analýza dat z otevřených zdrojů! vyhledávání mediálních příležitostí! vytváření a správa archivu fotografií a videí a významnějších mediálních výstupů Asistent pro regiony (0,5 úv., zbývající část práce pro přímou podporu volebních kampaní)! zajišťování prezentace práce regionálních zelených politiků na webu SZ, FB SZ, v
newsletterech a dalších materiálech vydávaných SZ;! podpora prezentaci práce regionálních zelených politiků v celostátních i regionálních médiích;! komunikace se zástupci SZ v regionech, vedení přehledu o veřejných aktivitách SZ na regionální úrovni;! zjišťování potřeb regionů v oblasti vzdělávání a sdílení dobré komunální praxe;! podíl na zajišťování potřebných vzdělávacích programů pro regiony (mimo jiné v oblasti komunikace s veřejností, mediální práce apod.);! budování sítě regionálních mediálních koordinátorů. Koordinátoři sociálních sítí (0,5 + 0,3 + 0,1 úv.)! řízení obsahu sociálních sítí (FB, TW apod.) dle odsouhlaseného plánu komunikace,! zajištění průběžného odpovídání na dotazy na sociálních sítích;! podíl na přípravě plánu komunikace s ohledem na sociální média;! prověřování nových způsobů komunikace prostřednictvím sociálních sítí, vyhledávání příležitostí prezentace a komunikace! zajišťování vzdělávání v oblasti využívání sociálních sítí. Grafik (DTP práce) (poskytování služeb dle zadání, finanční limit 7000 Kč/měs.)! sazba plakátků a pozvánek na události, sazba publikací;! vytváření grafických prvků pro sociální média (memy, cover photo apod.);! aktualizace grafických šablon používaných v komunikaci s veřejností. Pracovní tým Oddělení pro komunikaci s veřejnosti bude průběžně doplňován (posilován) o stážisty a dobrovolníky. Stážisté Očekáváme především pomoc s drobnými produkčními či textovými zadáními. Je to způsob jak nabídnout studentům praxi, zároveň posílit činnost mediálního oddělení skrze dobrovolníky. Rozsah práce stážistů by bylo vhodné nastavit tak, aby každý den byl v oddělení k dispozici jeden stážista/stážistka na cca 4 hodiny práce. Pro jednoho stážistu by se celková suma práce měla pohybovat kolem 12 hodin týdně po dobu 2 měsíců. Optimální počet stážistů je 2-3. Dobrovolníci V rámci práce mediálního oddělení mohou hrát důležitou roli i dobrovolníci. Ať už v roli tvůrců rešerší a odborných podkladů, školitelů komunikace nebo v pozicích regionálních mediálních koordinátorů či regionálních koordinátorů sociálních sítí. Dobrovolníci multiplikují činnost oddělení a posilují regionální aktivity. Spolu se stálými zaměstnanci tvoří koherentní celek a zajišťující komplexní komunikaci zelených směrem k veřejnosti. Ve vztahu k posílení kapacit Oddělení komunikace s veřejností je tedy navrhováno, aby byla:! vytvořena pozice Analytika oddělení s dotací 0,6 pracovního úvazku a platem ve výši 16.800 Kč hrubého/měs., a to na dobu od 15. 3. 2014 do 31. 10. 2014 (délka úvazku odpovídá potřebě maximálního posílení kapacit v době volebních kampaní v roce 2014). O výši úvazku na této pozici po 31. 10. 2014 bude rozhodnuto PSZ na základě výsledků hospodaření za první pololetí 2014.! vytvořena pozice koordinátorů sociálních sítí na zkrácený pracovní úvazek s finančním limitem celkových nákladů 23.800 Kč/měs., a to na dobu od 15. 3. 2014 do 31. 10. 2014 (délka úvazku odpovídá potřebě maximálního posílení kapacit v době volebních kampaní v roce 2014). O výši finančního limitu na těchto pozicích po 31. 10. 2014 bude rozhodnuto PSZ na základě výsledků hospodaření za první pololetí 2014.
! zajištěno smlouvou s externím subjektem poskytování služeb grafika (DTP) s pevnou hodinovou sazbou a finančním limitem 7.000 Kč/měs. Fakturována bude částka odpovídající skutečně odvedené práci. Práce bude zadávána vedoucím oddělení. Návrh finančního pokrytí nákladů na pracovní úvazky a smlouvy o poskytování služeb je obsahem samostatné přílohy tohoto materiálu s rozpočtovým opatřením. 5. Návrhy usnesení PSZ schvaluje záměr vypsat výběrové řízení na zajištění služby IT specialista - správa serverů a vývoj IT nástrojů. PSZ schvaluje vypsání výběrového řízení na obsazení pozice Asistent pro regiony dle přílohy. PSZ schvaluje vypsání výběrového řízení na obsazení pozice Analytik oddělení komunikace s veřejností dle přílohy. PSZ schvaluje vypsání výběrového řízení na zajištění služby Grafik (DTP práce) dle přílohy. PSZ schvaluje rozpočtové opatření, kterým přesouvá 202 500 Kč z položky N10 do položky N23. PSZ schvaluje rozpočtové opatření, kterým přesouvá 500 000 Kč z položky C51 do položky N23.