Výroční zpráva o činnosti kontrolní komise SBD Hlubina za období od 27.5.2009 do 1.6.2010 1) Výtah ze stanov SBD Hlubina k oprávněním a funkci kontrolní komise Čl. 77 Kontrolní komise Čl. 78 1) Kontrolní komise je oprávněna kontrolovat veškerou činnost družstva a projednávat stížnosti členů družstva. 2) Kontrolní komise se vyjadřuje k řádné účetní závěrce a k návrhu na rozdělení zisku nebo na úhrady ztráty družstva. 3) Kontrolní komise je oprávněna vyžadovat od představenstva jakékoliv informace o hospodaření družstva. Představenstvo je povinno bez zbytečného odkladu oznámit kontrolní komisi všechny skutečnosti, které mohou mít závažné důsledky v hospodaření nebo postavení družstva a jeho členů. Totéž platí i ve vztahu k řediteli družstva. Pověření členové kontrolní komise jsou oprávnění zúčastnit se zasedání všech orgánů družstva. 4) Na zjištěné nedostatky upozorňuje kontrolní komise představenstvo a vyžaduje zjednání nápravy. 5) Neodstraní-li představenstvo zjištěné nedostatky, je kontrolní komise oprávněna požádat představenstvo o svolání shromáždění delegátů. 1) Kontrolní komise odpovídá za svou činnost shromáždění delegátů a podává mu zprávy o své činnosti. Na ostatních orgánech družstva je nezávislá. 2) Informace o členech a práci kontrolní komise Na shromáždění delegátů dne 27.5.2009 odstoupili z kontrolní komise SBD Hlubina pí Mgr. Hana Petrová a p. Ing. Jiří Řeha. Na shromáždění delegátů 27.5.2009 byli zvoleni noví členové a náhradníci do kontrolní komise SBD Hlubina, a to p. Pavel Pleva a pí Ing. Monika Luptáková, p. Ľudovít Bak a pí Naděžda Ralevská. Na zasedání KK dne 8.6.2009 byl předsedou kontrolní komise zvolen p. Pavel Pleva a místopředsedkyní KK pí Ing. Monika Luptáková. Na zasedání kontrolní komise dne 12.10.2010 odstoupili z kontrolní komise předseda KK p. Pavel Pleva a místopředsedkyně pí Ing. Monika Luptáková. Na zasedání kontrolní komise 9.11.2009 byl předsedou KK zvolen p. Mgr. Lumír Bárta a místopředsedkyní KK pí Naděžda Ralevská. Kontrolní komisi doplnili náhradníci zvolení na SD p. Ľudovít Bak a pí Naděžda Ralevská. Kontrolní komise v období od 27.5.2009 do 1.6.2010 zasedala 13x. Při každém jednání byla KK usnášení schopná v souladu se Stanovami, čl. 58, bod 3. Členové KK se zúčastnili všech zasedání představenstva.
3) Stížnosti a) P. Ing. Dula, Vršovců 1146/4, Ostrava 9 si stěžovat na způsob stavebního povolení. KK došla k závěru, že k celé problematice se musí vyjádřit zastupující ředitel p. Ing. Řepišťák, kterému byla stížnost postoupena k řádnému projednání a vyjádření. b) Pí Valová, Fr. Hajdy 12, Ostrava-Hrabůvka si stěžovala na řešení povolení a posléze zakázání výměny plastových oken. KK doporučila svolat členskou schůzi samosprávy a zvolit nového předsedu samosprávy, který vše posoudí s technickým úsekem SBD. c) P. Ing. Hrnčíř a p. Fanfara, O. Motyky 5/2986, Moravská Ostrava si stěžují na postupu při přípravě revitalizace domu. KK doporučuje, aby předseda samosprávy požádal firmu, která bude provádět revitalizaci, aby vyčíslila skutečné náklady na jednotlivé byty. Následně doporučujeme předložit SBD nabídku od firmy, která bude revitalizovat bytový dům a nezapomenout potvrdit převzetí nabídky na SBD. d) P. Stachura, Mánesova 19, Moravská Ostrava si stěžuje na postup při výběrovém řízení. KK doporučuje svolání schůze technického úseku a samosprávy domu za účasti zpracovatele projektu k definitivnímu dořešení opravy chyb v dokumentaci. Na základě nově zpracované dokumentace vyhlásit nové výběrové řízení. e) P. Hynek Chudárek, P. Křičky 2696/21, Moravská Ostrava si stěžuje na předražení stavebních prací. KK požádala správu, aby prověřila, zda nedošlo k nehospodárnému nakládání s finančními prostředky, a zda nedošlo k předražení stavebních prací. f) Pí Jedličková, Volgogradská 59, Ostrava-Zábřeh si stěžuje na zdlouhavé opravy domu, poškození a promáčení spodní části domu. KK požadovala, aby celá problematika byla postoupena technickému úseku tak, aby byla zajištěna okamžitá náprava firmou Moravia Les. g) Pí Ing. Monika Kurasová, Švédská 33, Ostrava-Muglinov podala stížnost na obdrženou kopii faktury s nepřiměřeně vysokou částkou firmy Goodmen na Kotelní řád. Předseda KK zaslal dva dopisy pí Ing. Kurasové o průběžném šetření nepřiměřeně fakturované ceny firmy Goodmen na zaslaný Kotelní řád. Ředitel správy při jednání s panem Menšíkem z firmy Goodmen řešili vysokou fakturovanou cenu firmy Goodmen na zaslaný Kotelní řád. h) Pí Eliška Němcová, Vdovská 696/56 Ostrava-Muglinov podala stížnost na činnost samosprávy. Na základě stížnosti vyzvala správa SBD Hlubina předsedu samosprávy k vyklizení sklepního prostoru nebo doložení žádosti o pronájem podepsané souhlasem uživatelů domu. Stížnost byla oprávněná. Na členské schůzi na Vdovská 696/56 v Ostravě-Muglinově byla kladně vyřešena stížnosti pí Elišky Němcové na neoprávněné užívání společných prostor předsedou samosprávy.
4) Další kontrolní činnost komise: Za období květen 2009 květen 2010 byly provedeny následující kontroly: 1) Kontrola pokladny a cenin Inventura pokladní hotovosti a cenin provedena 1. 12. 2009. Bylo konstatováno, že stav finanční hotovosti souhlasí se stavem pokladního deníku. Rovněž bylo zjištěno, že skutečný stav cenin odpovídá stavu účetnímu. 2) Kontrola jízd SBD Hlubina 1. 12. 2009 Evidence jízd je vedena v souladu s příslušnými nařízeními a normami a nápravná opatření se neukládají. Ani v jednom případě nebylo zjištěno užívání služebních vozidel k soukromým účelům. 3) Kontrola zápisů z členských schůzí samospráv SBD Hlubina za kalendářní rok 2009 Průběžnou kontrolou zápisů z členských schůzí všech samospráv SBD Hlubina dne 22.1.2010 bylo zjištěno: Členské schůze samospráv v kalendářním roce 2009 nemělo 20 samospráv. Podpis předsedy samosprávy chyběl u 5 samospráv. Prezenční listina chyběla u 5 samospráv. Usnesení z členské schůze chybělo u jedné samosprávy. Zápis z členské schůze na předepsaném tiskopisu byl u tří samospráv. Kontrolní komise doporučuje zavést do pracovní náplně pracovnicím bytového oddělení půlroční kontrolu zápisů samospráv na předepsaném tiskopise. 4) Kontrola vedení evidence materiálových zásob a stav skladových zásob SBD Hlubina Dne 19.1.2010 byla provedena kontrola skladových zásob ve skladu č. 909 za účasti předsedy inventární komise pí Dany Polákové, členky komise pí Miluše Karidisové a členky kontrolní komise pí Naděždy Ralevské. Kontrolou bylo zjištěno, že stav zásob souhlasí s účetním stavem. 5) Kontrola knih docházky zaměstnanců SBD Hlubina Příchody a odchody zaměstnanců byly řádně zapsány. Kontrola knih docházek byla provedena 22. 12. 2009 dva měsíce zpětně a do každé knihy docházek byl proveden zápis o závěrech kontroly. 6) Kontrola neplatičů nájmu garáží a bytů SBD Hlubina k 31. 12. 2009 Kontrolou bylo zjištěno, že na nájmu garáží je 7 dlužníků s celkovou dlužní částkou 22 801,-- Kč a na nájmu bytů dluží 60 dlužníků 1 510 389,-- Kč. O každém dlužníkovi
je veden zápis ve věci dluhu a korespondence je zakládána ve složkách. Počet dlužníků nájmu a celková částka dluhu v r. 2010 neustále narůstá. Kontrolní komise doporučuje představenstvu SBD Hlubina přijmout účinná opatření ke snížení celkového dluhu dlužníků. 5) Vyjádření kontrolní komise k řádné účetní závěrce a k návrhu na rozdělení zisku nebo na úhrady ztráty družstva Kontrolní komise nemá připomínky k řádné účetní závěrce a k návrhu na rozdělení zisku nebo úhrady ztráty družstva. Kontrolní komise doporučuje shromáždění delegátů schválit Výroční zprávu SBD Hlubina za r. 2009. 6) Zpráva kontrolní komise a) Doporučuje pro realizaci rekonstrukcí Na základě zkušeností s řešením stížností formulovala kontrolní komise následující doporučení na schůzi představenstva č. 13 z 2.3.2009. KK také konstatuje, že smlouvy o dílo mezi SBD Hlubina a zhotoviteli rekonstrukcí obsahují formální chyby, které znemožňují efektivní postup proti zhotoviteli rekonstrukce k případě neplnění smluvních povinností. Další problémy u rekonstrukcí nastávají při změnách rozsahu nebo způsobu provedení díla během realizace. Pokud tyto změny nejsou dobře zdokumentovány, vznikají nepřesnosti v účtování prací. KK doporučuje představenstvu stanovení takových pravidel pro uzavírání smluv s dodavateli rekonstrukcí, aby byla výrazně posílena pozice družstva vůči stavebním firmám a o zajištění formální správnosti uzavíraných smluv (parafování právníkem družstva, vyžadování použití formulací stanovených družstvem). Celkově je potřeba nastavit přesnější pravidla pro rekonstrukce (např. kdo může schválit změny rozsahu díla). Dalšími návrhy kontrolní komise je trvání na zádržném po dobu záruky a požadování minimálně 30 dnů tak, aby uhrazení faktury mohlo být konzultováno se samosprávou. Zástupce samosprávy by vždy měl mít možnost vyjádřit se k předání stavby nebo její části. Správa by také měla ověřovat mandát osoby jednající za samosprávu podle zápisů ze schůzí samosprávy (např. zda je oprávněna měnit rozsah rekonstrukce, apod.). b) Informování samospráv o proplácení faktur Na základě usnesení shromáždění delegátů mají být faktury propláceny jen se souhlasem samosprávy. KK konstatuje, že není možné upustit od této praxe jen na základě toho, že většinu faktur se zástupci samospráv nedostaví podepsat. Důležité je, že jsou o proplacení faktury informováni a mají možnost případnou platbu projednat se správou družstva, pokud s ní nesouhlasí. c) Absence členů družstva při rozhodování
Některé stížnosti vznikají jako důsledek nedostatečné účasti družstevníků na správě a rozhodování o svém majetku. Na schůzích samospráv je často jen malá účast a následně se objevují stížnosti od členů družstva, kteří se schůzí neúčastnili a o dění v samosprávě se nezajímali. Kontrolní komise vyzývá všechny členy družstva k aktivní účasti na schůzích samospráv. Stížnosti v šetření KK do uzávěrky výroční zprávy 1) Opakovaná stížnost p. Ing. Víta Merenuse, člena představenstva na neoprávněné členství a činnost v představenstvu družstva, p. Josefa Ječmínka. 2) Stížnost p. Ing. Jaroslava Duly, Vršovců 4, na činnost statutárních orgánů SBD Hlubina. V Ostravě dne 17. května 2010 Předseda KK p. Mgr. Lumír Bárta v.r.