Příručka pro žadatele o Doplňkový grant z Fondu pro bilaterální spolupráci na programové úrovni FOND PRO NESTÁTNÍ NEZISKOVÉ ORGANIZACE Financován z EHP fondů 2009-2014 Verze 1.0.
Zprostředkovatelem Fondu pro nestátní neziskové organizace je společné konsorcium Nadace rozvoje občanské společnosti a Nadace Partnerství. Nadace rozvoje občanské společnosti (NROS) Vizí NROS je podílet se na formování veřejnosti ve společnost odpovědných, aktivních občanů, kteří jsou schopni ovlivňovat věci veřejné a upevňovat demokratické hodnoty ve společnosti, hájit občanská práva a svobody, prosazovat toleranci a principy solidarity. Nadace svou vizi prosazuje podporou organizací občanské společnosti, s nimiž sdílí demokratické hodnoty, poskytuje jim finanční prostředky, slaďuje jejich zájmy a zajišťuje jim další vzdělávání. "Pomáháte? Pomůžeme!" Nadace Partnerství (NaP) Nadace Partnerství pomáhá lidem pečovat o životní prostředí. Poskytuje jim k tomu granty, odborné služby a inspiraci ze zahraničí. Podporuje zapojení veřejnosti do výsadeb stromů, ochrany přírody, šetrné turistiky, zklidňování dopravy a vytváření kvalitních veřejných prostranství. Společně se čtyřmi sesterskými nadacemi v Bulharsku, Maďarsku, Rumunsku a na Slovensku je součástí asociace Environmental Partnership Association. Nevyřešíme problém za vás, vyřešíte ho s námi! www.fondnno.cz Verze 1.0. Datum účinnosti: 20. ledna 2014 Konsorcium Nadace rozvoje občanské společnosti a Nadace Partnerství www.fondnno.cz E-mail: info@fondnno.cz; nap@fondnno.cz
Obsah Obsah... 3 Definice pojmů... 5 Úvod... 8 1. Informace o Fondu pro NNO... 9 1.1 Doplňkové granty... 10 2. Oprávněnost... 11 2.1 Oprávněné žádosti... 11 2.2 Minimální a maximální výše Doplňkového grantu... 11 2.3 Místo realizace projektu KBS... 12 2.4 Období realizace projektu KBS... 12 2.5 Oprávnění žadatelé... 12 2.6 Principy partnerství a oprávnění partneři... 13 2.6.1 Partneři se sídlem v České republice... 14 2.6.2 Zahraniční partneři... 14 2.6.3 Spolupracující subjekt... 14 2.7 Způsobilost nákladů projektu KBS... 15 2.7.1 Základní vymezení způsobilosti nákladů... 15 2.7.2 Časové vymezení způsobilosti nákladů... 16 2.7.4 Nezpůsobilé náklady... 18 3.1 Přístup a přihlášení do systému Grantys... 20 3.2 Vyplnění formuláře žádosti v systému Grantys... 20 3.2.1 Organizace... 21 3.2.2 Lidé... 21 3.2.3 Projekty... 21 3.2.4 Vložení příloh do systému Grantys... 22 3.2.5 Vyplnění místa realizace projektu KBS... 23 3.2.6 Finalizace a tisk žádosti v systému Grantys... 23 3.2.7 Stavy projektu... 24 4. Rozpočet projektu KBS... 25 4.1 Základní pokyny, výše Doplňkového grantu... 25 4.1.1 Obecné pokyny k vyplnění formuláře... 25 4.1.2 Výše Doplňkového grantu... 26 4.1.3 Partneři projektu KBS... 26 4.2 Pokyny k vyplnění listu R1: Krycí list... 27 4.3 Pokyny k vyplnění listu R2: Rozpočet NÁKLADY... 27 4.3.1 Základní struktura listu R2... 27
4.3.2 Tvorba rozpočtových položek... 27 4.3.3 Rozpočtová kapitola 1 VYBAVENÍ A SPOTŘEBNÍ MATERIÁL... 30 4.3.4 Rozpočtová kapitola 2 CESTOVNÉ ZAMĚSTNANCŮ... 30 4.3.5 Rozpočtová kapitola 3 REFUNDACE CESTOVNÍCH NÁKLADŮ PRO ÚČASTNÍKY / EXPERTY... 31 4.3.6 Rozpočtová kapitola 4 SLUŽBY... 32 4.4 Pokyny k vyplnění listu R3: Komentáře k rozpočtu... 32 4.5 Platby Doplňkového grantu, účetní evidence... 33 5. Veřejná podpora... 34 5.1 Podpora de minimis (neboli podpora malého rozsahu)... 35 5.2 Posouzení veřejné podpory v žádosti o Doplňkový grant... 35 6. Publicita... 37 7. Předkládání žádostí v rámci výzvy... 38 7.1 Přílohy žádosti... 38 7.2 Dokladování příloh projektu KBS... 39 7.3 Předkládání žádostí... 39 8. Hodnocení žádosti o poskytnutí Doplňkového grantu... 43 8.1 Hodnocení formálních náležitostí a hodnocení oprávněnosti... 43 8.1.1 Hodnocení formálních náležitostí... 43 8.1.2 Hodnocení oprávněnosti žadatele a žádosti... 43 8.1.3 Stížnosti a jejich řešení... 43 8.3 Vyrozumění o výsledku hodnocení, Smlouva o poskytnutí Doplňkového grantu... 44 8.4 Časový průběh hodnocení a schvalování žádostí... 45 9. Seznam příloh... 47
Definice pojmů Donorské státy Island, Lichtenštejnsko a Norsko, zřizovatelé EHP a Norských fondů Doplňkový grant volitelný bonusový zdroj k financování projektu Komponenty bilaterální spolupráce určený pro žadatele, kterému je/byla schválena žádost o poskytnutí grantu; možnost pro žadatele získat Doplňkový grant pro posílení spolupráce s partnerskými organizacemi z dárcovských zemí v objemu až 15 % z výše schváleného grantu poskytnutého k realizaci projektu; EHP fondy fondy Evropského hospodářského prostoru (EHP) založené v květnu 2004 třemi nečlenskými státy EU Island, Lichtenštejnsko a Norsko. Fond pro nestátní neziskové organizace (FNNO) - specifická forma pomoci Finančního mechanismu Evropského hospodářského prostoru, která je zaměřená na podporu nestátních neziskových organizací (NNO) prosazujících veřejný zájem v 15 členských zemích EU ve střední a jižní Evropě. Fond pro bilaterální spolupráci na programové úrovni (FBS) finanční prostředky vyčleněné v rámci FNNO za účelem umožnit žadatelům vyhledávání partnerských organizací v donorských státech, přípravu společných projektů, rozvoj partnerské spolupráce v jednotlivých oblastech podpory FNNO, posílení přímé výměny zkušeností a know-how, sdílení a přenos zkušeností a osvědčených postupů mezi českými NNO a subjekty v donorských státech. Grant (G) nevratný finanční příspěvek poskytnutý Zprostředkovatelem z prostředků fondů EHP v rámci programu FNNO, na základě Smlouvy o poskytnutí grantu, který bude poskytnut na realizaci projektu. Hodnoticí komise orgán, který zabezpečuje hodnocení žádostí o poskytnutí grantu na projekt v rámci výzev FNNO vyhlášených Zprostředkovatelem. Kancelář finančních mechanismů (KFM) zajišťuje administrativní podporu Výboru pro FM EHP a Ministerstva zahraničních věcí Norského království; hlavní kontaktní místo mezi přijímajícími státy a poskytovateli pomoci. Konečný příjemce nestátní nezisková organizace, které jsou za účelem realizace projektu poskytnuty prostředky z FNNO. Mikrogrant nevratný finanční příspěvek poskytnutý Zprostředkovatelem na základě Smlouvy o poskytnutí Mikrograntu pro realizaci tzv. Mikroprojektu; českému žadateli má zejm. umožnit navázání spolupráce s NNO v donorských státech a nalezení společných témat a způsobu jejich implementace do projektu následně předloženého v rámci FNNO. Mikroprojekt jedna ze dvou forem podpory v rámci Fondu pro bilaterální spolupráci na programové úrovni v rámci FNNO. Jde o samostatné aktivity bilaterální spolupráce financované z Mikrograntů, které povedou k vyhledávání partnerů z donorských zemí, k rozvoji těchto partnerství a k přípravě společné žádosti o poskytnutí grantu v rámci FNNO. 5
Nestátní nezisková organizace (NNO) právnický subjekt zřízený nebo založený jako: - obecně prospěšná společnost původně založená podle zákona č. 248/1995 Sb., nebo dle zákona č. 68/2013, - účelové zařízení registrované církve a náboženské společnosti založené pro poskytování charitativních služeb, které poskytují veřejnosti obecně prospěšné služby charitativního charakteru nebo sociální a zdravotnické služby, a to za předem stanovených a pro všechny uživatele stejných podmínek v souladu se zákonem č. 3/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů, - nadace a nadační fondy původně založené podle zákona č. 227/1997 Sb., ve znění pozdějších předpisů, - spolek dle zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, - ústavy dle zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník. Oprávněný žadatel subjekt, který je oprávněný požádat o finanční prostředky v rámci výzvy vyhlášené Zprostředkovatelem. Žadatelé budou definováni v rámci jednotlivých výzev. Partner projektu KBS partner projektu sídlící v České republice musí splňovat stejné podmínky oprávněnosti jako žadatel o grant. Partnery projektu mohou být také organizace sídlící v donorských státech (Norsko, Lichtenštejnsko, Island), které musí splňovat stejné podmínky jako žadatel, s výjimkou vymezení právní formy. Oprávněnými zahraničními partnery nejsou fyzické osoby. Projekt jasně vymezená aktivita nebo soubor aktivit, prostřednictvím kterých mají být dosaženy předpokládané cíle, tedy určitý pozitivní posun ve zvolené oblasti podpory FNNO, ve prospěch definovaných cílových skupin. K realizaci projektu je udělován grant. Projekt Komponenty bilaterální spolupráce (KBS) jedna ze dvou forem podpory v rámci Fondu pro bilaterální spolupráci na programové úrovni v rámci FNNO. Jde o jasně definované aktivity bilaterální spolupráce, které vedou k podpoře vzájemné spolupráce českých NNO podpořených v dané prioritě a subjektů v donorských státech. Smlouva o poskytnutí Doplňkového grantu podrobná smlouva uzavřená mezi Zprostředkovatelem a konečným příjemcem určující podmínky poskytnutí Doplňkového grantu, jakož i práva a povinnosti zúčastněných stran. Spolupracující subjekt - organizace nebo fyzická osoba, která se podílí na projektu KBS a přispívá k naplňování jeho cílů. Zároveň ale nemá statut partnera projektu. Z toho vyplývá, že není vázána příslušnými smluvními podmínkami, příjemce s ní neuzavírá Dohodu o partnerství. Na druhé straně, její případné náklady, související s projektem KBS, nemohou být zahrnuty do rozpočtu ani do vyúčtování projektu KBS. Uzávěrka pro přijímání žádostí datum stanovené ve Výzvě k předkládání žádostí o poskytnutí Doplňkového grantu, ke kterému je výzva ukončena. 6
Výzva = Výzva k předkládání žádostí o poskytnutí Doplňkového grantu dokument zveřejněný Zprostředkovatelem definující podmínky pro předkládání žádostí o poskytnutí Doplňkového grantu. Zprostředkovatel je pověřen implementací odsouhlaseného programu FNNO. Zprostředkovatel je příjemcem celkového grantu a uděluje dále granty na jednotlivé projekty vybrané v rámci otevřených výzev. V případě FNNO to je společné konsorcium Nadace rozvoje občanské společnosti a Nadace Partnerství. Žadatel žadatelem je předkladatel žádosti o poskytnutí Doplňkového grantu. Žádost o poskytnutí Doplňkového grantu (v textu označována také pouze jako Žádost DG ) dokument vypracovaný žadatelem ve stanovené formě, kterým žádá Zprostředkovatele o poskytnutí Doplňkového grantu na realizaci projektu KBS. Žádost o poskytnutí grantu (v textu označována také pouze jako žádost G ) dokument vypracovaný žadatelem ve stanovené formě, kterým žádá Zprostředkovatele o poskytnutí grantu na realizaci projektu. 7
Úvod V rámci vyhlášení první výzvy pro předkládání žádosti Vám představujeme Příručku pro žadatele Doplňkového grantu z Fondu pro bilaterální spolupráci na programové úrovni v rámci Fondu pro nestátní neziskové organizace financovaného z EHP fondů 2009-2014. Příručku pro žadatele společně připravili Nadace rozvoje občanské společnosti (NROS) a Nadace Partnerství, které byly k výkonu role zprostředkovatele FNNO vybrány v souladu se zákonem o veřejných zakázkách. Cílem této Příručky je podat žadatelům o Doplňkový grant základní informace, jak postupovat při zpracování žádosti, seznámit je se všemi povinnými náležitostmi žádosti a upozornit je na potenciální rizika, která mohou ohrozit včasné a řádné předložení žádosti. Tato Příručka není určena pro přípravu žádosti o poskytnutí grantu FNNO nebo Mikrograntu z Fondu pro bilaterální spolupráci na programové úrovni v rámci FNNO. 8
1. Informace o Fondu pro NNO Fond pro nestátní neziskové organizace (FNNO) je specifická forma grantové pomoci EHP fondů 2009-2014, která je zaměřena na podporu nestátních neziskových organizací prosazujících veřejný zájem. Cílem programu FNNO je posílení rozvoje občanské společnosti a zvýšení příspěvku k sociální spravedlnosti, demokracii a udržitelnému rozvoji. Celková alokace pro program FNNO je 208,760,852 Kč. Program FNNO má dvě části: a) Fond pro nestátní neziskové organizace (v definovaných prioritních oblastech) Program je zaměřen na podporu demokracie, lidských práv a genderové rovnosti, stejně jako na specifické potřeby minoritních skupin, včetně Romů. Cílem je posílit kapacitu nestátních neziskových organizací, rozvíjet jejich profesionalizaci, zmírňovat regionální rozdíly v oblasti působení nestátních neziskových organizací v rámci České republiky. Program je navíc zaměřen na ochranu životního prostředí a klimatické změny. Na přímou podporu projektů nestátních neziskových organizací (NNO) je v rámci programu FNNO vyčleněno celkem 205,060,852 Kč. b) Fond pro bilaterální spolupráci na programové úrovni Jednou z klíčových priorit EHP fondů 2009-2014 je také posílení bilaterální spolupráce mezi Českou republikou a Norskem, Islandem a Lichtenštejnskem (donorské státy). Účelem Fondu pro bilaterální spolupráci na programové úrovni je posílení přímé výměny zkušeností a know-how, sdílení a přenos zkušeností a osvědčených postupů mezi českými NNO a subjekty z donorských států. Pro Fond pro bilaterální spolupráci na programové úrovni jsou vyčleněny prostředky ve výši 3,700,000 Kč. České nestátní neziskové organizace se zájmem o rozvoj spolupráce mohou žádat o tyto prostředky prostřednictvím dvou forem podpory: Mikrograntů pro vyhledávání partnerů a rozvoj bilaterálních projektů (celková alokovaná částka je 1,500,000 Kč), Doplňkových grantů jako doplňkového zdroje financování pro posílení bilaterálního partnerství mezi českými NNO, které obdržely grant z programu FNNO a subjekty z donorských států (celková alokovaná částka je 2,200,000 Kč). 9
1.1 Doplňkové granty Doplňkové granty z Fondu pro bilaterální spolupráci na programové úrovni jsou doplňkovým zdrojem financování pro usnadnění bilaterální spolupráce mezi organizacemi z České republiky a subjekty z donorských států. Žádost o poskytnutí Doplňkového grantu (dále také pouze jako žádost DG ) není povinnou součástí žádosti o poskytnutí grantu (dále také pouze jako žádost G ). Žádost G je tedy možné podat, i když žadatel nepředkládá žádost DG. Nicméně, žádost DG je možné podat pouze v případě, že je zároveň podávána žádost G. Předpokladem pro získání DG je tedy vždy schválení žádosti G, předložené v rámci 1. výzvy programu FNNO. Ke každé žádosti G, tedy ke každému podpořenému projektu, může být schválena pouze jedna žádost DG. Smyslem Doplňkového grantu je poskytnout pro podpořené projekty dodatečné finanční prostředky, nad rámec grantu, za účelem realizace projektu Komponenty bilaterální spolupráce (dále jen projekt KBS). Projekt KBS je činnost nebo soubor činností (max. 4) směřujících k rozvoji bilaterální spolupráce mezi konečnými příjemci grantu FNNO a subjekty z donorských zemí. Doplňkový grant tedy poskytuje příjemci grantu FNNO možnost financovat tento typ činností, pokud se pro realizaci takových činností rozhodne, bez nutnosti čerpat k tomuto účelu část grantu, který tak může být plně ponechán k realizaci projektu. Příklady podporovaných činností: studijní a pracovní cesty v rámci partnerství mezi českými NNO a subjekty v donorských státech, krátkodobé stáže v organizacích v donorských státech a naopak zajištění přenosu dobré praxe, workshopy a semináře na konkrétní téma v dané programové prioritě s účastí zahraničního partnera, síťování organizací podpora vzájemné spolupráce NNO v dané prioritní oblasti posílení know-how v tématu, společné řešení určitého problému v tematické oblasti. Možnost podat žádost o poskytnutí Doplňkového grantu je vytvořena ve všech prioritách FNNO: I. Lidská práva a tzv. klíčové oblasti podpory: a) Ochrana lidských práv a multikulturalismus b) Genderová rovnost c) Posilování občanské společnosti, mechanismů demokracie a transparentnosti II. Děti a mládež v ohrožení III. Sociální inkluze IV. Ochrana životního prostředí a klimatické změny. 10
2. Oprávněnost Při posuzování grantových žádostí je vždy nezbytným krokem vyhodnocení žádosti z hlediska její oprávněnosti. Oprávněnost žádosti je přitom nutné posuzovat s ohledem na všechna stanovená kritéria. 2.1 Oprávněné žádosti Za oprávněné budou považovány žádosti, které splní následující požadavky: - Kompletní a dle instrukcí vyplněná žádost je podána do termínu stanoveného výzvou prostřednictvím on-line grantové databáze Grantys, současně je podána obsahově shodná tištěná verze. Náležitosti listinné i elektronicky podané žádosti a výčet povinných příloh jsou uvedeny ve výzvě a dále také v kapitole 7 této Příručky. - Projekt KBS se jednoznačně vztahuje k cílům opatření Doplňkové granty, navrhované činnosti povedou k naplnění účelu tohoto opatření, jak je uvedeno v textu grantové výzvy. - Projekt KBS se jednoznačně vztahuje ke zvolené prioritní oblasti programu FNNO či v případě priority I. podprioritě a jejímu zaměření. - Požadovaná výše Doplňkového grantu spadá do stanoveného rozmezí uvedeného ve výzvě. - Umístění projektu KBS je v souladu s územní platností vymezenou ve Výzvě. - Období realizace projektu KBS a délka trvání projektu odpovídají vymezení ve Výzvě. - Případné partnerství je popsáno a doloženo Prohlášením o partnerství. 2.2 Minimální a maximální výše Doplňkového grantu Minimální výše grantu požadovaného k financování nákladů projektu KBS není stanovena. Maximální výše Doplňkového grantu schváleného k financování projektu KBS může dosahovat max. 15 % z výše grantu schváleného k financování projektu FNNO. V případě, že žádost DG je podávána společně s žádostí G, tak v momentě předložení žádosti DG nebude Žadateli známa výše schváleného grantu. V takovém případě je tedy potřeba dodržet pravidlo, že výše požadovaného Doplňkového grantu nesmí překročit 15 % z výše požadovaného grantu. Grant je poskytován v českých korunách. Stejně tak je v českých korunách předkládán rozpočet projektu KBS a jeho vyúčtování. Doplňkový grant je určen k financování způsobilých nákladů projektu KBS ve výši 100 %. Realizace projektu KBS si nevyžaduje žádné spolufinancování. Celková alokace pro financování předložených projektů KBS pro celé období implementace FNNO činí 2,200,000 Kč. Pro 1. výzvu pro předkládání žádostí o poskytnutí Doplňkového grantu byla určena alokace 1,540,000 Kč. 11
2.3 Místo realizace projektu KBS Za oprávněné jsou považovány projekty KBS, které budou realizovány na území České republiky a na území donorských států (Norsko, Lichtenštejnsko a Island) nebo na území jiného státu EHP. 2.4 Období realizace projektu KBS Projekt KBS musí být realizován v rámci období realizace příslušného projektu FNNO. Období realizace projektu KBS může být nastaveno v trvání min. jednoho měsíce a max. v trvání dle období realizace projektu FNNO. Začátek období realizace projektu KBS se musí shodovat s prvním kalendářním dnem měsíce a konec období realizace projektu KBS se musí shodovat s posledním kalendářním dnem měsíce. Pokud žadatel podává v rámci první výzvy více žádostí G dle stanovených pravidel, může ke každé žádosti G podat jednu žádost DG. Žadatel, tedy právnická osoba (dle vymezení v kapitole 5.1 Výzvy), je vymezen jako samostatná účetní jednotka, identifikovaná jedinečným IČ. 2.5 Oprávnění žadatelé Oprávněnými žadateli o poskytnutí Doplňkového grantu jsou koneční příjemci grantu FNNO. Koneční příjemci můžou podat žádost o poskytnutí Doplňkového grantu v době realizace podpořeného projektu FNNO nebo ještě před získáním grantu FNNO, tj. společně se žádosti o poskytnutí grantu FNNO. Žádost o poskytnutí Doplňkového grantu není možné podat bez toho, že by zároveň byla podána žádost o poskytnutí grantu FNNO. Oprávněnými žadateli o Doplňkový grant jsou nestátní neziskové organizace (NNO) vymezené následujícími typy právnických subjektů zřízených nebo založených jako: - obecně prospěšná společnost původně založená podle zákona č. 248/1995 Sb., nebo dle zákona č. 68/2013, - účelové zařízení registrované církve a náboženské společnosti založené pro poskytování charitativních služeb, které poskytují veřejnosti obecně prospěšné služby charitativního charakteru nebo sociální a zdravotnické služby, a to za předem stanovených a pro všechny uživatele stejných podmínek v souladu se zákonem č. 3/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů, - nadace a nadační fondy původně založené podle zákona č. 227/1997 Sb., ve znění pozdějších předpisů, - spolek dle zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, - ústavy dle zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník. 12
Oprávnění žadatelé musí současně splňovat následující podmínky: - Musí být neziskovou organizací, která vykonává svou činnost nezávisle na místní, regionální či centrální veřejné správě, na jiných veřejnoprávních subjektech, politických stranách nebo komerčních subjektech. Žadatel nesmí podmiňovat svou podporu nebo činnost v rámci projektu příslušností k ideologii, doktríně či náboženství. - Musí mít sídlo na území České republiky. - Musí vést účetnictví v soustavě podvojného účetnictví. - Musí splňovat podmínku alespoň dvouleté historie v době podání Žádosti o poskytnutí grantu. Tato podmínka bude považována za splněnou, pokud je žadatel nástupnickou organizací, přičemž původní organizace danou podmínku splňovala. Zároveň musí platit, že původní organizace byla neziskovou organizací, nabývající jednu z výše uvedených právních forem. Na organizace, které změnily právní formu dle zákona č. 89/2012. Sb. (občanský zákoník) bude nahlíženo jako na kontinuálně působící. V případě, že původní organizace patřila mezi subjekty, jejichž hlavním předmětem činnosti není podnikání (tedy účtující dle Vyhlášky 504/2002 Sb.), ovšem nabývala jinou než jednu z výše uvedených právních forem, bude splnění podmínky posouzeno individuálně vzhledem k obecnému vymezení neziskových organizací. Nově registrovaná organizace může žádat o grant anebo být partnerem, pouze pokud je schopna doložit požadované dokumenty uvedené v kapitole 7 této Příručky. Organizace, která vznikla změnou právní formy, sloučením, splynutím nebo rozdělením jiné organizace, musí být schopná doložit úplnou výroční zprávu/ekvivalent původní organizace za poslední rok obsahující přehled aktivit a hospodaření dle účetní závěrky organizace. Současně musí doložit dokumenty prokazující nástupnictví. Vždy musí být splněná podmínka oprávněnosti právní formy žadatelů/partnerů. 2.6 Principy partnerství a oprávnění partneři Žadatel může předkládat žádost o poskytnutí Doplňkového grantu samostatně, nebo společně s partnerskými organizacemi (max. 4). Partnerství v rámci projektu KBS má napomoci příjemci Doplňkového grantu k naplnění cíle Doplňkového grantu posílení vzájemných vztahů mezi českými NNO a subjekty z donorských zemí, respektive přispět k síťování, sdílení a předávání zkušeností, technologií, znalostí a osvědčených postupů mezi subjekty z donorských státu a českými NNO. Oprávněnými partnery jsou buď partneři se sídlem v České republice nebo zahraniční partneři se sídlem na území Norska, Islandu nebo Lichtenštejnska. Zapojení partnera je žádoucí, ale při hodnocení žádosti není bodově zvýhodněno. 13
Podmínky spoluúčasti partnerů na realizaci projektu KBS: - Hlavním nositelem projektu KBS je žadatel (konečný příjemce). Žadatel nemůže delegovat na partnery svou koordinační roli a celkovou odpovědnost za realizaci projektu KBS. - Partnerství nemá charakter dodavatelsko-odběratelského vztahu. Partnerství v projektu KBS je vnímáno tím způsobem, že žadatel i partner společně realizují projekt KBS každý z nich svou definovanou část. Partner nesmí v rámci projektu KBS zároveň figurovat jako dodavatel. Projektové náklady partnera mohou být součástí rozpočtu projektu KBS, partner tedy může čerpat i prostředky Doplňkového grantu. - Partner dodržuje při realizaci projektu KBS stejná pravidla jako žadatel (konečný příjemce). Principy a konkrétní nastavení partnerství v projektu KBS bude zakotveno v Dohodě o partnerství mezi žadatelem a každým partnerem projektu KBS (viz Příloha č. 4 této Příručky). Partner bude v Dohodě o partnerství zavázán k respektování a plnění všech příslušných podmínek a pravidel programu, které platí pro žadatele. Dohoda o partnerství musí být (v případě podpory projektu KBS) uzavřena a dodána Zprostředkovateli před uzavřením Smlouvy o poskytnutí Doplňkového grantu. 2.6.1 Partneři se sídlem v České republice Oprávněnými partnery se sídlem v České republice mohou být organizace, které splňují stejné podmínky jako žadatel. Program FNNO podporuje vznik koalic a partnerství mezi českými NNO. V případě zapojení partnera se sídlem v České republice žadatel při podání žádosti doloží za každého takového partnera Prohlášení o partnerství (Příloha č. 2 této Příručky). 2.6.2 Zahraniční partneři Oprávněnými zahraničními partnery jsou organizace se sídlem na území Islandu, Lichtenštejnska nebo Norska. Zahraniční partner musí splňovat stejné podmínky jako žadatel, s výjimkou vymezení právní formy. Nemusí se jednat pouze o NNO, ale také o jiné právnické osoby, veřejnoprávní i soukromoprávní. Oprávněnými zahraničními partnery nejsou fyzické osoby. V případě zapojení zahraničního partnera žadatel při podání žádosti doloží za každého takového partnera Prohlášení o partnerství v anglickém jazyce (Příloha č. 3 této Příručky). V případě uzavření partnerství s oprávněným zahraničním partnerem bude Dohoda o partnerství v anglickém jazyce (Příloha č. 5 Příručky) předložena Zprostředkovateli před podpisem Smlouvy o poskytnutí Doplňkového grantu. 2.6.3 Spolupracující subjekt Spolupracující subjekt je organizace nebo fyzická osoba, která se podílí na projektu KBS a přispívá k naplňování jeho cílů. Zároveň ale nemá statut partnera projektu. Z toho vyplývá, že není vázána příslušnými smluvními podmínkami, příjemce s ní neuzavírá Dohodu o partnerství. Na druhé straně, 14
její případné náklady, související s projektem KBS, nemohou být zahrnuty do rozpočtu ani do vyúčtování projektu KBS. 2.7 Způsobilost nákladů projektu KBS 2.7.1 Základní vymezení způsobilosti nákladů V rámci projektu KBS je za způsobilé možné považovat pouze přímé náklady, tedy náklady, které přímo souvisí s jeho realizací. Náklady projektu KBS jsou způsobilé, pokud splňují všechny níže uvedené podmínky: - Jsou nezbytné pro realizaci projektu KBS. - Jsou hospodárné a efektivní ve vztahu k souvisejícím činnostem a výstupům projektu KBS. - Jsou uvedené v rozpočtu nebo jsou schváleny ze strany zprostředkovatele jiným stanoveným způsobem. - Vzniknou v období realizace projektu KBS. - Jsou uhrazené, přičemž úhrada musí proběhnout v období od schválení žádosti o Doplňkový grant do maximálně 30 dnů od ukončení období realizace projektu KBS, nejpozději však k 30. 4. 2016. - Jsou zaevidované v účetnictví organizace odděleným způsobem, dle stanovených pravidel. - Jsou doložitelné příslušnými účetními a prvotními doklady. - Odpovídají cenám v místě obvyklým. - Jsou vynaložené v souladu s českými právními předpisy, zejména zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách. Při splnění výše uvedených obecných podmínek způsobilosti lze, z hlediska obsahu (účelu) jednotlivých nákladů, za způsobilé považovat následující skupiny nákladů: - Poplatky za účast na relevantních akcích (konference, seminář, workshop apod.), Náklady spojené s organizací relevantních akcí (konferencí, seminářů, workshopů, pracovních jednání apod.), tj. jedná se o situace, kdy organizace sama pořádá předmětnou akci, - Cestovní náklady spojené s účastí na relevantních akcích (ve formě cestovních náhrad zaměstnanců, ale také jako refundace cestovních nákladů účastníků nebo přizvaných expertů), - Odměny pro externí experty, kteří se aktivně podílejí na relevantních akcích, případně poskytují poradenství apod. (může se jednat pouze o spotřebované služby, nikoliv o mzdy), - Náklady spojené s publicitou a informačními iniciativami. 15
Mezi způsobilé náklady, vznikající v rámci výše uvedených skupin, nespadají žádné mzdové náklady. V případech, kdy to z popisu skupiny nákladů není patrné ( Náklady spojené s ), jedná se o dodávky služeb, případně materiálu a o cestovní náklady - nikoliv ovšem o mzdové náklady. 2.7.2 Časové vymezení způsobilosti nákladů V předchozí kapitole je v rámci podmínek způsobilosti uvedeno: Náklady projektu KBS jsou způsobilé, pokud vzniknou v období realizace projektu KBS. Kdy ale vzniká náklad? Náklad vzniká spotřebou přijatého plnění, tedy například datem, kdy byla organizaci poskytnuta služba nebo kdy jí byl dodán spotřební materiál. Z uvedené podmínky způsobilosti tedy vyplývá, že všechna plnění (všechny vstupy do projektu KBS) musí být dodána v období realizace projektu KBS. Toto období bude pro jednotlivé projekty KBS přesně vymezeno ve Smlouvě o poskytnutí DG. K tomu, aby byl náklad způsobilý, nestačí pouze to, že vznikne. Kromě toho musí být splněna další výše uvedená podmínka způsobilosti, tedy že náklad musí být také uhrazen. Nicméně, úhrada nákladu, v odůvodněných případech, nemusí proběhnout v období realizace projektu KBS. Pro úhradu projektového nákladu platí následující omezení. K tomu, aby byl projektový náklad způsobilý, jeho úhrada nesmí proběhnout: - dříve než k datu schválení žádosti o poskytnutí Doplňkového grantu (tj. před schválením žádosti o poskytnutí Doplňkového grantu Správní radou NROS nebo Správní radou Nadace Partnerství - dle zodpovědnosti za danou prioritní oblasti podpory); - později než 30 dnů od ukončení období realizace projektu KBS, nejpozději však k 30. 4. 2016. Uvedené vymezení časové způsobilosti nákladů je možné znázornit graficky: Kde: A je období realizace projektu KBS. Zároveň je to období, v rámci kterého musí vzniknout všechny náklady projektu KBS, pokud mají být z časového hlediska způsobilé. B je období, v rámci kterého musí být všechny náklady projektu KBS (které spadají do období A ) uhrazeny, pokud mají být z časového hlediska způsobilé. 16
Body 1, 2, 3, a 4 představují krajní body (data), která časově vymezují období A a B : 1 je datum, kdy byla schválena žádost o Doplňkový grant 2 je datum začátku období realizace projektu KBS (vždy se jedná o první kalendářní den určitého měsíce) 3 je datum ukončení období realizace projektu KBS (vždy se jedná o poslední kalendářní den určitého měsíce) 4 je datum určený uplynutím 30 dnů po ukončení období realizace projektu KBS (tedy 30 dnů od datumu 3 ), nejpozději se ovšem může jednat o datum 30. 4. 2016 Časový úsek mezi body 2 a 3 vymezuje období A. Časový úsek mezi body 1 a 4 vymezuje období B. Každý náklad, k tomu aby byl považován za způsobilý, musí být uhrazený. Pokud vám je v rámci realizace projektu KBS dodáno jakékoliv plnění (např. flipchart pro prezentaci), účetně vám vzniká náklad (dodávku jste obdrželi a spotřebovali). Pokud ale za tuto dodávku nezaplatíte (zůstanete dodavateli dlužni), nemohlo by se z hlediska výše uvedených podmínek jednat o způsobilý náklad, i kdyby byly všechny ostatní podmínky způsobilosti splněny. To samé platí v případě, pokud by vám předmětný flipchart dodavatel poskytl bezúplatně (jako nepeněžní dar). 2.7.3 Způsobilost DPH Daň z přidané hodnoty (dále DPH) je způsobilým nákladem, pokud dle platných právních předpisů nevzniká organizaci, z žádného titulu, možnost nárokovat její vrácení samozřejmě za předpokladu, že podmínky způsobilosti jsou splněny u předmětného základu daně. Nezpůsobilost DPH zakládá již MOŽNOST nároku, bez ohledu na to, zda organizace tento nárok skutečně uplatní. Možnost nárokovat vrácení DPH vzniká zejména z titulu nároku na odpočet DPH na vstupu. U organizací, které nejsou plátci DPH a nemají tedy možnost nárokovat odpočet DPH na vstupu, se předpokládá, že veškerá DPH, která je součástí nákladů projektu KBS, je způsobilým nákladem. Organizace, které jsou plátci DPH, musí individuálně posoudit, zda jim v případě některých plánovaných nákladů vznikne možnost nároku na odpočet na vstupu (plně nebo částečně). Jednalo by se zejména o případy, kdy by byly v rámci projektu KBS realizovány ekonomické činnosti. Realizace takových činností se ovšem v rámci projektů KBS nepředpokládá. Při splnění tohoto předpokladu, by tedy ani plátcům DPH neměl u žádného nákladu v rámci projektu KBS vznikat nárok na vrácení DPH - veškerá DPH na vstupu (u způsobilých nákladů) by měla být způsobilým nákladem. 17
Základní princip způsobilosti DPH je jednoduchý: Pokud máte možnost nárokovat si u některého nákladu projektu KBS vrácení DPH u Finančního úřadu (v plné nebo částečné výši), tak tuto nárokovatelnou částku DPH nemůžete deklarovat jako způsobilý náklad v rámci rozpočtu / vyúčtování projektu KBS. Pozor! Uvedený princip způsobilosti platí, i když si oprávněný nárok u Finančního úřadu neuplatníte. Jakmile vám ze zákona vzniká nárok na vrácení DPH, tak DPH v této nárokovatelné výši není způsobilým nákladem projektu KBS - a to i v případě, kdy se rozhodnete, že o vrácení nebudete na Finančním úřadě žádat. 2.7.4 Nezpůsobilé náklady Mezi nezpůsobilé náklady patří: a. dluhy a rezervy na ztráty nebo dluhy, dlužné úroky; b. pokuty a penále, manka a škody; c. dary, poskytnuté příspěvky; d. příspěvky v naturáliích; e. cestovní náhrady ve výši přesahující minimální limity stanovené příslušnými právními předpisy, kapesné; f. pořízení nebo zhodnocení dlouhodobého majetku; g. odpisy dlouhodobého majetku; h. finanční leasing; i. pořízení zásob; j. bankovní poplatky nebo jiné finanční služby; k. správní poplatky; l. náklady na právní spory; m. kursové ztráty; n. daň z přidané hodnoty, u které organizaci vzniká možnost nárokovat její vrácení; o. daně, u kterých je organizace poplatníkem; p. náklady z veřejných zakázek, u kterých nebyly dodrženy podmínky dle Smlouvy. V rámci projektu KBS nejsou povoleny investiční výdaje; v projektu KBS tedy nelze pořizovat ani zhodnocovat dlouhodobý majetek. Dlouhodobý majetek je vymezen příslušnými právními předpisy. Zjednodušeně jej lze definovat jako majetek s dobou použitelnosti přesahující 1 rok, kterého vstupní hodnota přesahuje limity stanovené účetní jednotkou (účetní jednotky většinou užívají limity dle Zákona o daních z příjmů, tedy 40.000 Kč pro hmotný a 60.000 Kč pro nehmotný majetek). Jak již bylo uvedeno výše, mezi způsobilé náklady nespadají mzdové náklady organizace (náklady vznikající na základě pracovně-právního vztahu, tedy na základě pracovního poměru, dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce). 18
Mezi způsobilé náklady projektu KBS lze zařadit pouze náklady, které přímo souvisí s jeho realizací. Nepřímé náklady nepředstavují způsobilé náklady projektu KBS. 19
3. Vyplnění žádosti v aplikaci Grantys Žádost je vyplňována prostřednictvím on-line formuláře webové databáze Grantys na adrese http://www.grantys.cz a je podávána současně v elektronické verzi v Grantys a v písemné podobě podepsaná zástupcem statutárního orgánu žadatele. Shoda elektronické a tištěné verze je nutnou formální náležitostí žádosti. 3.1 Přístup a přihlášení do systému Grantys Žadatel musí být pro vyplnění formuláře zaregistrován do systému Grantys, proto si vytvoří v systému Grantys uživatelský účet platný na základě IČ organizace. Pokud bude žádat opakovaně, využívá stále stejný uživatelský účet. Registrace je platná pro celou organizaci každý subjekt se do Grantys registruje jen jednou, i kdyby podával více žádostí. Všichni pracovníci téhož žadatele, kteří budou používat Grantys, používají stejné přihlašovací údaje (přihlašovací jméno a heslo). Pokud už žadatel má zřízený uživatelský účet v Grantys (případně i přístupové údaje k němu) z dřívější doby (protože v minulosti žádal u Nadace Partnerství nebo Nadace OKD nebo v jiném programu), využije tuto registraci i pro žádost o Doplňkový grant do FNNO. Při prvním přihlášení k http://www.grantys.cz zvolí žadatel možnost Registrovat a zadá IČ. Pokud již organizace byla v systému Grantys zaregistrována, nabídne systém zaslání přístupových údajů na některou ze zaregistrovaných e-mailových adres (stejným způsobem se postupuje, pokud žadatel heslo ztratí). Nejsou-li zaregistrované kontakty již aktuální, vyžádá si žadatel jejich aktualizaci prostřednictvím kontaktů na správce systému uvedených na webové stránce. Pokud systém dle zadaného IČ nenajde odpovídající záznam, znamená to, že žadatel v systému dosud není registrován a musí se zaregistrovat. V nabízeném formuláři vyplní žadatel název subjektu, IČ a pouze jednu platnou e-mailovou adresu, na kterou budou doručeny přihlašovací údaje. Ostatní údaje může vyplnit později, nejpozději však před odesláním finalizované žádosti o poskytnutí Doplňkového grantu. Žádost (i všechny vaše ostatní údaje v Grantys) si může otevřít kdokoliv, komu sdělíte přihlašovací jméno a heslo, na žádosti tak může pracovat více osob současně. Musí se však dohodnout, aby nepracovaly na stejné stránce. Pokud by se tak stalo, mohly by některé již uložené úpravy být přepsány úpravami uloženými později, takže byste o část vykonané práce přišli. Stránkou se v tomto případě rozumí každá jednotlivá část, která se dá samostatně uložit např. sekce Základní popis a Rozšířený popis jsou dvě různé stránky. 3.2 Vyplnění formuláře žádosti v systému Grantys Po přihlášení do Grantys se uživateli zobrazí úvodní stránka, na kterou se později může vrátit kliknutím na logo Grantys vlevo nahoře. Po odhlášení ze systému pak zůstávají uložena všechna data, která byla odeslána na server (odkazy Uložit nebo po dokončení žádosti odkazem Odeslat). To 20