Chelčického 4 tel.: +420 737 505 288 ebanka: 231208036/2400 702 00 Ostrava 1 email: info@eico.cz ič: 69610720 Česká republika www.eico.cz dič: CZ69610720 Motivační semináře Musíš chtít sám/sama Jdeme s kůží na trh Ivana Mariánková Lucie Houthoofdtová
3. 1. VÝBĚROVÉ ŘÍZENÍ 3.1.1. Stanoviska a postoje zaměstnavatelů. Uchazeč o zaměstnání je rovnocenným a rovnoprávným partnerem, který zaměstnavateli vyšel vstříc tím, že reagoval na nabídku zaměstnání. Není to žádný prosebník žebrající o almužnu. A to ani tehdy, jestliže se přichází informovat na možnost zaměstnání ve firmě ze své vlastní iniciativy. Rozhodně i tento způsob aktivního oslovování potencionálních vytipovaných firem může být ze strany zaměstnavatelů vnímám pozitivně. Mělo by být povinností písemně potvrdit příjem žádosti, poděkovat za zájem a stručně informovat o průběhu výběrového řízení a jeho harmonogramu. Slušnost a zdvořilost s jakou je s uchazečem jednáno a zacházeno během výběrového řízení je projevem charakteru a firemní kultury firmy. Již během výběrového řízení se začíná vytvářet vztah k zaměstnavateli, formovat postoje k práci a spoluvytvářet motivace. Mezi nejžádanější postoje, které zaměstnavatelé očekávají jsou /Příloha č. 1 : Loajalita akceptace (firemních) myšlenek, akceptace vlastní role, akceptace firemní kultury Ochota přispívat k stabilitě spolehlivost, integrita, odpovědnost Ochota přispívat k dynamice kreativita, samostatnost, flexibilita Mezi schopnosti, které dnes vytvářejí téměř jistotu zaměstnání, patří kombinace : Technické dovednosti Jazykové vybavení Informační technologie Tzv. měkké dovednosti tj. schopnost uspět v jednání s jinými lidmi Mezi měkké dovednosti / Příloha č. 2 patří: Komunikační dovednosti sdělování, prezentace, naslouchání a empatie, vedení porad Vztahové dovednosti vyjednávání, zvládání konfliktů, týmová spolupráce Vedení lidí motivace jednotlivců, usnadňování spolupráce, využívání lidských zdrojů 3.1.2. Postupy při výběru pracovníků Zkoumání dotazníků a jiných dokumentů předložených uchazečem Předběžný pohovor, mající doplnit některé skutečnosti obsažené v dotazníku a 2
písemných dokumentech 1. kolo Testování uchazečů pomocí tzv. testů pracovní způsobilosti Výběrový pohovor Zkoumání referencí Lékařské vyšetření Rozhodnutí o výběru konkrétního uchazeče Informování uchazečů o rozhodnutí V každém z těchto kroků je uchazeč posuzován nejen z hlediska jeho způsobilosti pro práci na obsazovaném místě, v pracovní skupině, v organizační jednotce a v podniku, ale je porovnávána jeho způsobilost se způsobilosti ostatních s cílem najít toho nejvhodnějšího kandidáta. 3.1.3. Průběh a cíle přijímacího pohovoru Pohovor je nejpoužívanější metodou a je-li dobře připraven i prováděn, pak i nejlepší metodou výběru. Podle obsahu a průběhu může být pohovor nestrukturovaný ( jeho forma a obsah i postup jsou utvářeny v průběhu pohovoru), strukturovaný (obsah, pořadí otázek i čas, který je možné věnovat otázkám, jsou předem připraveny a plánovány, stejné otázky stejně všem uchazečům a k vyhodnocení slouží předem připravené odpovědi), polostrukturovaný (část je organizovaná a část volně plynoucí) viz Příloha č. 4. Pohovor má sloužit k následujícím cílům: Získat dostatečné a hlubší informace o uchazeči, jeho očekáváních a pracovních cílech, případně ověřit informace z písemných dokumentů. Poskytnout uchazeči informace o firmě a práci (realistickou představu a nebyl uváděn v omyl) a umožnit mu, aby se rozhodl, zda mu práce na obsazovaném pracovním místě,ve skupině v podniku bude vyhovovat. Posoudit osobnost, povahové rysy uchazeče a posoudit i tuto stránku Získat od uchazečů podněty využitelné nejen v personální práci, ale i v řízení podniků a zlepšování, tzv. zpětná vazba Vytváření dobré pověsti ( reklama) podniku u vybraných i odmítnutých uchazečů (prezentací i způsobem jednání). Klíčové okamžiky pohovoru Nedělejte závěry na základě prvního dojmu. Nebuďte sami mnohomluvní, buďte struční a věcní, odpovídejte jasně a jednoznačně. Nedávejte na dotazy vyhýbavé odpovědi. Dávejte jednoduché a jednoznačné otázky a neptejte se jedním dotazem na více věcí. Nepřebírejte iniciativu a nesnažte se dominovat za každou cenu. Neodbíhejte od tématu a nebuďte příliš rozvláční. 3
Projevujte soustavný zájem. Vyvarujte se jakýchkoliv mimických náznaků, kromě zjevně pozitivních. Pokud potřebujete dělejte si poznámky, používejte kontrolní otázky. Buďte otevření a upřímní. Dodržujte časový plán a harmonogram. Nemračte se, pokuste se naladit do pohody, úsměv je vždy výhodou. Nebojte se použít vtip, nevtíravý humor je vítaným zpestřením. Dejte najevo např. svým oblečením, že pohovor je pro vás významná událost. Jste rovnocenní a rovnoprávní partneři. 3.1.4. Rovnocenný přístup Při výběrovém řízení je třeba mít stále na paměti rovnocennost a rovnoprávnost partnerství pokud obě strany nebudou spokojeny s výsledným řešením, pak je z dlouhodobého hlediska partnerství a vitalita nemožná. Ústupky ze svých představ mohou obě strany učinit pouze v nátlaku (časovém, finančním apod.), z dlouhodobého hlediska se nejedná o perspektivní spolupráci. Jakmile se jedné ze stran naskytne jiná (výhodnější) možnost, pak takovéto nevyvážené partnerství ukončí. Je třeba si uvědomit jaké dovednosti a zkušenosti maminky při péče o malé dětí a rodinu denně získávají. Jde tedy o to, že se trvale a prakticky rozvíjejí zdokonalují. Získávají nejcennější životní zkušenosti a moudrost, kterou ničím jiným získat a ničím podobným nelze nahradit. Reakce jako pilot letadla, vynikající organizační schopnosti, umí si výborně rozvrhnout čas a efektivně řešit problémy, takové vlastnosti vyjmenovává u matky ročního dítěte Kamila Murphy, manažerka projektů České společnosti pro rozvoj lidských zdrojů a žena nevšedních názorů. V rámci projektu EQUAL v partnerství s Gender Studies o.p.s. má na starosti vypracování manuálu pro personalisty, který shrne všechna pro i proti, která rovné příležitosti firmě přinesou. Již teď je jasné, že těch PRO bude výrazná většina (úryvek z článku, jehož plné znění je Přílohou č. 5). VÝSTUPY/VÝSLEDEK Velmi důležitým aspektem, který může během procesu získávání pracovního místa sehrát pozitivní roli je aktivní účast a snaha vyhledat pracovní místo, které odpovídá možnostem zkušenostem a také motivačnímu založení (vědět jaké místo, jaká oblast, jaký sektor, jaká role, jaká pozice atd.). V rámci výběrového řízení je třeba zaměstnavatele zaujmout, oslovit originálním způsobem a přesvědčit o tom, že se nepohybujeme při výběru práce náhodně, nesystematicky a zejména neochotně. Sebevědomí a skutečné přesvědčení o tom, že mám co nabídnout (třeba právě ony zmiňované reakce pilota při výchově dětí společně s hospodařením s omezeným rozpočtem či time management celé rodiny) je základem rovnocenného a rovnoprávného partnerství a zárukou správné a dlouhodobé volby zaměstnání. Pochopit stanoviska a očekávání druhé strany a namodelovat situaci podobnou skutečnému setkání s personalistou, získat praktické náměty jak reagovat, by měla posloužit diskuse nad nejčastěji kladenými dotazy během pohovoru. 4
3.2. JDEME S KŮŽÍ NA TRH V první části příspěvku se dozvíte o různých možnostech hledání pracovního místa. Existuje několik možností, jak pátrat po volných místech. Lze využít nabídku uveřejňovanou úřadem práce, personální agentury, inzeráty v novinách či odborných časopisech, internetové stránky nabízející databázi volných pracovních míst a lze také využít svých známých a jejich kontakt. Ve druhé části příspěvku se seznámíte nejen s různými způsoby kontaktování zaměstnavatele (s písemným, telefonickým a osobním kontaktem), ale také s tím, jak prostřednictvím jednotlivých způsobů můžete zvýšit šance na získání pracovního místa. 3.2.1. Kde hledat zaměstnání? Úřad práce Úřad práce je ve většině případů první místo, kam člověk přijde, stane-li se nezaměstnaným. Těžko bychom hledali člověka, který neví, co si představit pod pojmem úřad práce, ale velmi snadno bychom našli spoustu těch, kteří neví, co všechno úřady práce nabízejí a jak jim mohou pomoci při zprostředkování zaměstnání (Pozn.: Nejedná se o povinnost zprostředkovat zaměstnání, ale o pomoc při zprostředkování zaměstnání.). Asi každý ví, že úřad práce poskytuje hmotné zabezpečení v nezaměstnanosti a současně také platí sociální a zdravotní pojištění za nezaměstnané v evidenci úřadu práce. Další známou službou je nabídka volných pracovních míst evidovaná úřadem práce, kterou můžete nalézt na informační desce příslušného úřadu práce, u pracovníků úřadu práce (zejména na oddělení zprostředkování) a nebo na internetových stránkách úřadu práce. Dále úřad práce nabízí právní a psychologické poradenství, poradenství pro občany se změněnou pracovní schopností. Můžete navštívit také informační a poradenské středisko pro volbu povolání (Pracovníci střediska jednají s žáky, studenty, rodiči, učiteli ohledně volby povolání a to buď jednotlivě nebo skupinově.). Vybrané úřady práce provádí i skupinové poradenství tzv. kluby práce, v nichž lidem pomáhají nejen sestavit svou osobní dokumentaci a přípravu na pohovor, ale také radí, jak např. snížit stres a nervozitu atd. Úřad práce vám také pomůže při změně nebo doplnění kvalifikace formou rekvalifikačních kurzů. Nejméně známou službou úřadu práce jsou prostředky tzv. aktivní politiky zaměstnanosti. Konkrétně se jedná o finanční obnos, který může získat nezaměstnaný v případě, že chce začít podnikat ( Příspěvek na zahájení podnikání ), nebo zaměstnavatel, pokud vytvoří nové pracovní místo pro obtížně umístitelného uchazeče o zaměstnání ( Dotace na zřízení společensky účelného pracovního místa ) nebo zaměstná absolventa bez praxe v oboru, který absolvent vystudoval ( Příspěvek na zřízení pracovního místa pro absolventy ). O tyto příspěvky či dotace se žádá na příslušném úřadu práce a o jejich poskytnutí rozhoduje komise úřadu práce. Personální agentury Personální agentury jsou instituce, které vedou databázi zájemců o zaměstnání a databázi volných pracovních míst. Agentura pak podle požadavků zaevidovanému zájemci o místo nabízí různé nabídky volných pracovních míst podle požadavků, které uvedl při zaevidování do databáze. 5
K zaevidování do databáze zájemců o zaměstnání je zpravidla nutné vyplnění dotazníku agentury (Většinou obsahuje: základní údaje, dosažené vzdělání, znalosti a dovednosti, praxe, současný stav tj. nezaměstnaný/student, požadavky zájemce na pracovní místo, doplňující údaje.) nebo pouze zaslání životopisu s průvodním dopisem, v němž zájemce napíše, že chce být zařazen do databáze. Zaevidování je bezplatné nebo za poplatek. Cena služeb je určena buď fixní částkou (např. určitá částka nebo např. částka ve výši jednoho měsíčního platu ze zaměstnání, které je zájemci agenturou zprostředkováno atd.) nebo stržením určitého procenta z platu. Tyto agentury zpravidla poskytují také doplňkové služby (např. poradenství, příprava k výběrovému řízení, pomoc s vypracováním osobní dokumentace, různé vzdělávací kurzy atd.). Podání vlastního inzerátu hledám zaměstnání Do inzerátu je nutné uvést: profesi, vzdělání, věk, praxi, dovednosti a další znalosti, místo zaměstnání -geograficky. Dále by měl inzerát: upoutat, obsahovat další důležité údaje dokreslující situaci, vlastní adresu či telefon nebo značku, zdravotní #! "! stav, pracovní dobu. PŘÍKLAD: $% & Odpověď na inzeráty Inzerát je často využívaný způsob, kterým zaměstnavatel hledá vhodného zaměstnance. Protože inzerát v tisku má široký okruh čtenářů, umožňuje zaměstnavateli obsadit volné pracovní místo nejvhodnějším pracovníkem výběrem z mnoha uchazečů. Proto je důležité reagovat na inzerát hned. Snažte se být v odpovědi na inzerát mezi prvními, kteří projevili zájem. Rozhodnete-li se odpovídat na inzerát, pak se pokuste zaujmout zaměstnavatele a dostat tak pozvání k přijímacímu pohovoru. Je tedy důležité umět vystihnout z obsahu inzerátu, koho vlastně zaměstnavatel hledá a podle toho udělat nabídku. V odpovědi se zaměřte na své pracovní zkušenosti, praxi a kvalifikaci, které souvisí s daným pracovním místem. Ostatní fakta uvádějte jen okrajově. K odpovědi na inzerát také připojte váš pracovní životopis. Udělejte si také kopii písemné odpovědi na inzerát a přiložte všechny dokumenty (popř. si poznačte, které dokumenty jste přikládali např. v případě, že reagujete na více inzerátů a zasílané dokumenty máte v jednom výtisku uloženy), které jste zasílali. Pokud je v inzerátu uvedeno telefonní číslo, pak ho použijte pouze pro sjednání data schůzky se zaměstnavatelem. Vždy si poznačte kdy a s kým jste hovořili. (Pozn.: Dávejte pozor, abyste nezaměnili jména nebo funkce pracovníků; pokud jste dobře nerozuměli, raději se zeptejte přímo během telefonátu.) 6
Jak formulovat odpověď na inzerát? Adresa firmy Datum Název inzerované profese Kdy a kde jste inzerát četli? Reakce na slova uvedená v inzerátu + životopis přikládám Žádost o osobní pohovor Podpis Jméno, adresa, telefon, popř. e-mail PŘÍKLAD: Inzerát: Soukromá firma přijme asistenta/tku SŠ, VOŠ, VŠ technického směru, NJ, PC, psaní na stroji, ŘP. Nástup od 1.10.2006, dobrý plat. Přihlášku zašlete do 1.9. Ing. Novák, ABC, spol. s r.o., Olomoucká 383, 702 00 Ostrava, tel.: 596 333 666. Odpověď: Ing. Novák ABC, spol. s r. o. Olomoucká 383 702 00 Ostrava Ostrava 18.8.2006 Administrativní pracovnice Reaguji na Váš inzerát uveřejněný v inzertním časopisu Profit č. 53 ze dne 18.8.2006. Jsem třiadvacetiletá absolventka vyšší odborné školy nekuřačka, která má zájem pracovat v malém kolektivu. Ovládám psaní na stroji, práci na PC i problematiku účetnictví. Vzdělávám se v německém jazyku. Pro podrobnější informace přikládám svůj životopis. Přivítala bych Vaše písemné vyjádření s návrhem termínu osobní schůzky. S pozdravem Anna Sv tláková Anna Světláková 7
Internet První internetová nabídka volných míst byla u nás zveřejněna v roce 1996. Od té doby se mnohonásobně zvýšil počet uživatelů internetu, a tak přirozeně vzrostl počet firem, které touto cestou hledají své zaměstnance. Odhaduje se, že na internetu je zveřejňována každá čtvrtá nabídka práce. Protože spousta firem hledá aktivní lidi, kteří se skutečně ucházejí o zaměstnání a jsou schopní pracovat s výpočetní technikou, slouží tento způsob také jako první filtr uchazečů o zaměstnání. Pokud nemáte vlastní počítač s připojením na internet, pak vám může pomoci třeba někdo z rodiny nebo známých. Můžete také navštívit internetovou kavárnu. Některé úřady práce dokonce nabízí svým zaevidovaným klientům bezplatný přístup k internetu za účelem hledání práce. Tuto službu bezplatného přístupu k internetu poskytují organizace, které se tímto způsobem rozhodly pomoci nezaměstnaným. (Na tyto možnosti se informujte na úřadu práce - oddělení poradenství nebo u svého zprostředkovatele.) Nabídky volných míst můžete hledat buď prostřednictvím tzv. internetových portálů (např. www.seznam.cz, www.centrum.cz, www.google.cz, www.atlas.cz atd.) pod vyhledávacím heslem (např. zaměstnání, práce, job, kariéra, brigády atd.) nebo přímo na konkrétních internetových adresách s nabídkami zaměstnání (viz. tabulka Často navštěvované internetové adresy s nabídkami zaměstnání ). Na mnoha takto specializovaných internetových stránkách lze nalézt nejen nabídky volných pracovních míst, ale také další výhody (např. zveřejnění pracovních životopisů zaměstnavatelům) nebo spoustu užitečných informací (např. jak psát životopis, jak si připravit osobní dokumentaci, jak sepsat žádost o zaměstnání, jak odpovídat na nejčastější otázky zaměstnavatelů, jak má vypadat příprava na výběrové řízení atd. Často také obsahují zajímavé odkazy (např. na personální agentury, informace o zákonech, možnostech dalšího vzdělávání, psychologického poradenství, službách úřadu práce atd.). Často navštěvované internetové adresy s nabídkami zaměstnání www.prace.cz www.jobs.cz www.hotjobs.cz www.volna-mista.cz http://zps.prace.cz www.rhi.cz Nabídky zejména pro středoškoláky i osoby s nižší než SŠ kvalifikací. Užitečné rady, informace, odkazy. Pracovní příležitosti pro zájemce s vyšší kvalifikací. Přehled personálních agentur. Brigády pro studenty atd. Pracovní nabídky nejsou starší než 3 dny, většinou jde o střední a vyšší pozice. Zaměstnání a brigády pro různé skupiny uchazečů o práci. Informace o tom, jak efektivně hledat zaměstnání, jak psát životopis a chovat se u pohovoru. Nabídka práce pro osoby se zdravotními handicapy. Nabídka práce pro středoškolsky a vysokoškolsky kvalifikované zájemce. Právní poradna aj. Další internetové adresy s nabídkami zaměstnání: http://inzerce.idnes.cz http://kariera.ihned.cz http://prace.atlas.cz www.cvonline.cz www.hledampraci.cz www.inzerceprace.cz 8
www.joblist.cz www.jobmaster.cz www.jobpilot.cz www.jobset.cz www.kvinjob.cz www.nabidky-prace.cz www.personal.cz www.pracevcr.cz www.pracevit.cz www.prilezitosti.cz www.qjobs.cz www.tip-prace.cz http://portal.mpsv.cz/ikiosek Známí a jejich kontakty Každý má nějaké známé, ale často se stává, že spoustu lidí vůbec nenapadne tuto možnost využít nebo ji odmítne, aniž by ji zkusili nebo alespoň promysleli a připraví se tak možná o šanci získat zajímavé pracovní místo. Pokud zvažujete tuto možnost, pak si můžete pro lepší přehlednost vypracovat tzv. Seznam použitelných kontaktů (tj. seznam svých známých, kteří by vám mohli při hledání pracovního místa pomoci) a popř. i oblastí, v nichž by bylo možné s jejich pomocí zajímavé místo najít. Pamatujte také, že je důležité nejen to, kolik použitelných kontaktů máte vy, ale také kolik jich mají jednotliví známí lidé, které jste zařadili do výše zmiňovaného seznamu. Nezaměřujte se tedy pouze na kvantitu (tj. na počet známých), ale také na kvalitu (tj. na to, do jaké míry vám konkrétní známí mohou pomoci právě při hledání vhodného zaměstnání pro vás). Každá z jednotlivých variant (viz. výše) má své přednosti i nedostatky, proto je dobré různé možnosti kombinovat! 3.2.2. Jak získat zaměstnání? Jak je již v úvodu naznačeno, existuje několik možností, jak potenciálního zaměstnavatele kontaktovat. V zásadě jde o písemný, telefonický a osobní kontakt. Ne vždy a u každého zaměstnavatele uplatníte všechny uvedené způsoby, ale myslím si, že alespoň některé ze zásad jednotlivých typů kontaktu oceníte nejen při hledání a získávání zaměstnání, ale i v osobním životě. Koho budete při získávání zaměstnání kontaktovat? Ve větších firmách s vlastním personálním oddělením bývá osobou provádějící výběr uchazečů nejprve personalista. Po odborné stránce pak může prověřovat vaše znalosti potenciální nadřízený. Jedná-li se o menší firmu, budete zpravidla mluvit s ředitelem či majitelem firmy. Výběr uchazečů však v některých případech provádí také pracovník personální agentury, jejichž služeb firma využívá. (Pozn.: Dále bude uváděn souhrnný termín personalista.) Písemný kontakt Aby jste personalistu zaujali (samozřejmě kladně!), je nutné mít dobře připravenou osobní dokumentaci. Součástí osobní dokumentace je: žádost o zaměstnání, životopis (téměř vždy strukturovaný), kopie vysvědčení (výuční list, maturitní vysvědčení, diplom), kopie osvědčení o všech absolvovaných kurzech, fotografii, doporučení, ukázka práce (v případě, že se ucházíte o místo, kde jsou předpokladem tvůrčí schopnosti např. skicy, fotografie modelu apod.) 9
Žádost o zaměstnání Měla by být věcná, stručná, bez nejasností a vzbuzování lítosti. Neměla by v ní chybět: přesná a plná adresa zaměstnavatele, oslovení, vlastní text, vaše adresa a telefonní číslo, seznam příloh. Slouží také jako průvodní dopis, zejména pokud k ní přikládáte další osobní dokumenty (např. životopis). Liší se sice podle toho, zda odepisujete na inzerát, oslovujete vámi vytipovaného zaměstnavatele či reagujete na konkrétní místo (v tomto případě stačí, když vysvětlíte, proč byl váš životopis do firmy doručen), ale v zásadě existuje několik obecných rad: Používejte kvalitní papír formátu A4 (nejlépe s předtištěnou adresou kvalitní tiskárnou). Pokud nebudete vyzváni, aby jste dodali ručně psanou žádost, pak ji pište výhradně na počítači nebo psacím stroji. Vyvarujte se gramatických a technických chyb. Dbejte na to, aby byl text na papíře vhodně rozložen. Pokud můžete, pište adresně tj. nějaké konkrétní osobě. Pokud v inzerátu žádají, aby byla žádost podána k rukám konkrétní osoby např. Pavla Nového, pak začínejte průvodní dopis oslovením Vážený pane Nový. Musíte-li použít oslovení Vážený pane nebo Vážená paní, pak je pište vždy s velkým V. Tyto dopisy ukončujte formulací S pozdravem. Je-li váš průvodní dopis na více než jednu stranu, pak jej zkraťte. Zdůrazněte dovednosti a znalosti, které máte a které požaduje zaměstnavatel (tj. ty, které jsou inzerovány v popisu volného zaměstnání či v inzerátu). Nikdy (!) sami nesnižujte své hodnoty (např. nejsem asi přesně to, co hledáte, ale ). Nezdůrazňujte žádnou dovednost či znalost, kterou zaměstnavatel požaduje a vy ji nemáte. (Je to jeho úkol na to přijít!) Vyvarujte se příliš osobních informací (např. Mám tři děti, ale hlídá mi je babička. ). Vždy žádejte, neproste. Ve vlastním textu dopisu stručně vysvětlete pohnutky, které vás vedly k tomu, že se zajímáte právě o tuto firmu či konkrétní volné místo. Pokud jste s dotyčným pracovníkem mluvili již telefonicky, pak je vhodné na to upozornit (např. Vážený pane XY, s odvoláním na telefonický rozhovor v minulém týdnu vám zasílám profesní životopis a kontaktní adresu. ). 10
PŘÍKLAD: Žádost o zaměstnání Vážení, Firma KLM Design Personální oddělení Moravská 3 728 00 Ostrava ucházím se o místo sekretářky ředitele ve Vaší firmě. Samostatně vyřizuji běžné sekretářské práce, včetně obsluhy kancelářské techniky. Dovedu si také velmi dobře poradit s běžnými organizačními úkoly. Vzhledem k tomu, že jste firma s mezinárodní účastí, mohla bych uplatnit aktivní znalost anglického a německého jazyka. Uvítám pozvání k pohovoru, při němž bych se ráda představila osobně. S pozdravem V Ostravě 1.11.2006 Přílohy: Martina Ostrá Martina Ostrá Martina Ostrá Krásná 5 708 00 Ostrava Tel.: 608 555 666 E-mail: ostra@email.cz Životopis Osvědčení o absolvování kurzu anglického jazyka Alena Nováková Nerudova 18 720 00 Ostrava Tel.: 723 555 777 Vážená paní Petrovová Firma STYL Zahradnická 56 702 00 Ostrava V Ostravě 25. října 2006 Věc: Možnost zvýšit váš podíl na trhu a snížit provozní náklady Vážená paní Petrovová, jako obchodní vedoucí společnosti s ročním obratem 150 mil. Kč jsem iniciovala a zorganizovala zlepšení programů, které zastavily pokles prodeje a zisků. Některé z úspěchů, kterých jsem dosáhla, jsou: za poslední dva roky zahájení výroby šesti nových výrobků a podstatné zvýšení podílu na trhu zvýšení prodeje o 12% využitím nových trhů snížení obchodních provozních přirážek o 550 000 Kč zavedením účinných opatření zavedení počítačové informační sítě a finančního řídícího systému pro zlepšený proces vyřizování zakázky a její fakturace Vzhledem k mé snaze najít nové zaměstnání přikládám svůj životopis. Byla bych Vám velmi zavázána za poskytnutí dalších informací a jsem rovněž ochotna dostavit se k osobnímu jednání. Se srdečným pozdravem Příloha Životopis Alena Nováková Alena Nováková Životopis Neexistuje žádná oficiální forma, jak má vypadat správný životopis. Vždy by to měl být seznam znalostí, dovedností, pracovních zkušeností a úspěchů, který má personalistu přesvědčit, že se mu vyplatí pozvat vás na pohovor. Z tohoto důvodu se budeme zabývat tvorbou účinného životopisu, nikoliv správného. Jak by měl tedy vypadat účinný životopis? Nezáleží na tom, jakým písmem bude napsán či jak bude dlouhý, důležité je zaujmout a vybočit z davu natolik, aby si vás pamatoval a chtěl si s vámi alespoň popovídat (přirozeně při osobním kontaktu). Je také nezbytné personalistovi vysvětlit, že jste ta nejvhodnější osoba na místo, které chce obsadit. Zamyslete se nad tím, co můžete využít pro větší přesvědčení personalisty tzn. přemýšlejte jak racionálně přizpůsobit to, co jste v průběhu své kariéry získali a naučili se? Přečtěte si pozorně požadavky na pracovní pozici, o kterou se ucházíte. Hledají-li komunikativního člověka, pak by jste se na přiložené fotografii neměli tvářit vážně jako na vědecké přednášce. Můžete zároveň poukázat na určité úseky ve vaší profesní kariéře, kdy jste měli za úkol něco vyjednávat, koordinovat atd. Můžete rovněž upozornit na projekty, kterých jste se zúčastnili a kde jste museli prokázat, že umíte získávat, třídit a analyzovat informace. Je-li navíc požadována aktivní znalost cizího jazyka, pak nezapomeňte vhodně zaznamenat 11
absolvované zkoušky a pobyty v zahraničí. Vždy vypracovávejte životopis pro každou pracovní příležitost zvlášť, obzvláště se vyvarujte kopírování životopisu. (Zkušený personalista to totiž pozná a bylo by potom velmi pravděpodobné, že by vašemu životopisu nevěnoval příliš mnoho času.) Pro lepší přehlednost, je dobré vypracovat si tabulku, do níž si zapíšete všechny jednotlivé body životopisu. Tuto tabulku pak můžete jen aktualizovat a přizpůsobovat dané situaci (konkrétně určitému pracovnímu místu, o které se ucházíte). Práce s tabulkou Prohlédněte si tabulku a vyberte informace, které by vám mohly pomoci místo získat. Pokud se ucházíte o místo šičky, uveďte např. kurz malování na hedvábí a vynechejte informace, které jsou pro dané pracovní místo nadbytečné (např. dovednosti získané při péči o osobu blízkou). Máte-li však zájem např. o místo v domově důchodců, pak je naopak důležité dovednosti získané při péči o osobu blízkou nejen uvést, ale i detailně rozvést. Klidně napište konkrétní úkony, které jste v souvislosti s péčí o osobu blízkou vykonávala. Snažíte-li se získat místo personalistky, informacemi, které by vám mohly pomoci místo získat, jsou např.: kurz moderní personalistiky, německý jazyk, PC atd. Informace jako např. kurz malování na hedvábí jsou v tomto případě nadbytečné. Ucházíte-li se však např. o místo terapeutky ve výchovném středisku pro děti, pak je naopak vhodné kurz malování na hedvábí uvést. PŘÍKLAD č.1: Tabulka k životopisu Kategorie Vyplněné údaje Poznámky Jméno, titul Adresa Hana Petrová Telefon 603 987 654 Profesní cíl Vzdělání Praxe Kurzy Další dovednosti Osobní data Zájmy a záliby Okružní 186, 708 00 Ostrava Využití dosavadních zkušeností a jejich rozvinutí ve firmě 1991-1993 SOU oděvní Nový Jičín, dvouletý obor šička 1993-1995 střihárna - OP Prostějov 2000 Kurz malování na hedvábí Řidičský průkaz Dovednosti získané péčí o osobu blízkou (6 let péče o imobilního otce) Datum narození: 15.8.1977 Stav: rozvedená Počet dětí: 2 Ruční práce Vaření 12
PŘÍKLAD č.2: Tabulka k životopisu Kategorie Vyplněné údaje Poznámky Jméno, titul Adresa Bc. Jana Novotná Telefon 603 123 456 Vzdělání Praxe Kurzy Další dovednosti Znalost jazyků Osobní data Zájmy a záliby Lidická 12, 702 00 Klimkovice 1995-1999 Masarykova univerzita Brno, Fakulta sociálních studií 1991-1995 Gymnázium Čs. exilu, Ostrava 2002-dosud Poradenské centrum pro závislosti, Ostrava 2001-2002 stáž v Rakousku, Therapiezentrum "AS", Wien 1999-2001 Okresní úřad, Oddělení sociální prevence, Nový Jičín 1998 Kurz moderní personalistiky 1997 Kurz komunikace a volného času 1994 Kurz grafologie 2000 Kurz malování na hedvábí 1999 Kurz znakové řeči 1998 Kurz bodového písma Řidičský průkaz PC -Windows, Office 2000 Psaní na stroji Obchodní korespondence Německý jazyk - velmi dobře (1998 Státní jazyková zkouška, Brno) Anglický jazyk - pasivně Datum narození: 11.8.1977 Stav: svobodná Počet dětí: 0 Výtvarná činnost Fotografování Plavání Co by měl životopis všechno obsahovat? Opět záleží na situaci, ke které životopis potřebujete, proto nelze podat univerzální návod. Existují však určité kategorie, které byste ve vašem životopisu zcela jistě zapomenout neměli. Jsou to: Jméno a příjmení, popř. titul Datum narození, popř. místo narození Adresa 13
Telefon, popř. doba, kdy jste k zastižení Vzdělání a kvalifikace (souvislý a úplný přehled škol, které jste studovali - začínáme nejvyšším dosaženým vzděláním, uveďte zde rovněž akademické či vědecké tituly, vyznamenání apod.) Praxe (Nejvíce místa věnujte poslednímu zaměstnání, krátce shrňte všechna předcházející pro každé zaměstnání uveďte vaši funkci, rozsah odpovědnosti a dosažené úspěchy. ) Jazykové znalosti Jiné znalosti a dovednosti (uvádíme vše, čím se můžeme prezentovat jazykové znalosti, ovládání PC, řidičský průkaz, svářečské zkoušky, státní zkoušky, osvědčení apod.) Přílohy (Pokud k životopisu připojujete přílohy, neměl by chybět odkaz v životopisu.) Kromě těchto kategorií byste také neměli zapomenout uvést datum a místo vyhotovení životopisu a připojit svůj podpis. Další kategorie, které můžete, ale nemusíte použít při formulování svého životopisu jsou: Rodinný stav Národnost Ochota přestěhovat se Poslední/současná mzda a další výhody poskytované zaměstnavatelem např. služební auto (Záleží na vás, zda budete riskovat, že se potenciálnímu zaměstnavateli budete zdát asi příliš drazí.) Cíle vaší kariéry Osobní pracovní úspěchy např. citace odborných článků či jiných statí, které jste publikovali. (Pokud jich je více, připojte je k životopisu v příloze.) Členství v profesních institucích a způsob získání členství např. vstupní zkouška nebo zvolení Reference (vyjádření kompetentních osob, které objektivně zhodnotí vaši pracovní činnost v příslušné organizaci. Pokud jste získali písemnou referenci, stačí odkázat na přílohu, kterou k životopisu připojíte. V případě podání ústní reference, napište jméno a příjmení osoby, popř. titul, její pozici a kontakt.) Osobní zájmy (Uveďte různé zájmy, ale nepřehánějte to, aby si personalista nepomyslel, že kvůli svým koníčkům nebudete mít čas na práci! Optimální je uvedení asi 3-4 zájmů. Zvažte rovněž, zda by se vaše konkrétní zájmy personalistovi nezdály příliš riskantní. Např. neuvádějte extrémní sporty, pokud se neucházíte přímo o pozici, v níž byste je mohli uplatnit.) Nezapomeňte však na pravidlo: Užijte je pouze v případě, že vám jejich uvedení může prospět! Kromě obsahu životopisu je důležitá i jeho forma. Mezi základní principy patří: 14
Používat dobře čitelný typ písma tzv. font, např.:dvanáctibodový font Times New Roman, Desetibodový font Courier New, osmibodový font Arial Používat kvalitní papír a kvalitní tiskárnu (laserová). Buďte struční, životopis by měl být dlouhý max. 1-2 strany. Případné důležité podrobnosti (např. citace publikovaných článků apod.) uveďte v příloze životopisu. Fakta, která chcete zdůraznit, pište vždy spíše na začátek životopisu. Pište čistou a jasnou češtinou (popř. angličtinou, němčinou apod.) Používejte jednoduchý jazyk! Snažte se užívat spíše aktivní slova než pasivní (např. Zodpovídala jsem za provedení dotazníkového šetření s klienty fakultní nemocnice. má mnohem silnější náboj než: Zúčastnila jsem se dotazníkového šetření mezi klienty fakultní nemocnice..). Buďte specifičtí (např. Mám sedmiletou zkušenost z oboru nebo Zredukovala jsem náklady firmy na z 3,8 mil. Kč na 1,2 mil. Kč. ), vyhněte se neurčitým slovním obratům (např. Mám rozsáhlé zkušenosti z nebo Snížením nákladů firma hodně ušetřila. ) Na každé stránce životopisu uvádějte jasně a zřetelně své jméno, adresu a telefonní číslo. Pomůže to nejen personalistovi či potenciálnímu zaměstnavateli zapamatovat si vaše jméno, když s vámi mluví, ale také v případě, že se oddělí jednotlivé stránky životopisu. Text životopisu si pečlivě a opakovaně přečtěte nebo nechejte zkontrolovat jinou osobou, které důvěřujete. (Pozn.: Přečtěte si životopis odzdola nahoru. Snáze tak postřehnete chybu či překlep, protože budete vnímat každé slovo odděleně.) Pokud si netroufáte napsat životopis sami, nechejte si životopis napsat profesionálem. Možná oceníte rozpracování jednotlivých pozic, které jste vykonávali. V některých případech je můžete použít i k vypracování materiálů zasílaných zaměstnavateli (zejména jste-li o to požádáni), ale nepochybně se vám budou hodit při osobním pohovoru. Zaměstnavatel ani personalista totiž nemusí vědět, co všechno bylo obsahem práce v dané pozici. Např. je rozdíl, zda jste vykonávali funkci vedoucí personálního útvaru v menší firmě o 2-3 lidech, která zahrnuje spíše účetnictví než samotnou personalistiku, nebo zda se jednalo o velkou firmu, která má několik tisíc zaměstnanců, a proto potřebuje také speciální oddělení, které se bude zabývat výhradně personální agendou. Popište tedy, o jakou práci se konkrétně jednalo. Zamyslete se nad zaměstnáním, které jste vykonávali, a poznamenejte si: Co bylo smyslem Vaší práce? a) podle Vašeho zaměstnavatele b) podle vás Jaké byly hlavní cíle činnosti, kterou jste měli za úkol vykonávat? Co všechno jste museli konkrétně zvládnout? Cílem je snažit se prodat vše, co jste se doposud naučili a co jste dokázali. Své postřehy si můžete zaznamenat do Tabulky pracovních pozic. Nepište fráze a otřepané slogany, ale soustřeďte se na jasný, zřetelný a přirozený popis. 15
PŘÍKLAD: Tabulka pracovních pozic Pracovní pozice smysl cíle konkrétní činnost 1.příklad: prodavačka pomáhat lidem vybírat to, co opravdu potřebují prodat zboží, mít tržbu, dobře odhadovat potřebu zákazníků při objednávce prodej zboží, vybalování zboží, úprava výlohy, objednávka zboží 2.příklad: finanční účetní pomoci podniku k lepšímu hospodářskému výsledku svými výpočty snažit se o to, aby vlastní náklady byly opravdu i z dlouhodobého hlediska co nejnižší, co nejvíce přibližovat plán skutečnosti, být co nejpřesnější plánovat suroviny, materiál, mzdy a náklady, rozdělit dobře režijní náklady a začlenit je do kalkulace atd. 3.příklad: sociální pracovnice v domově důchodců pomoci seniorům v domově důchodců prožívat spokojené stáří zajistit finanční prostředky seniorům, vyplnit seniorům volný čas, pomoci řešit problémy vzniklé při soužití seniorů, zviditelnit domov důchodců na veřejnosti, zabezpečit poradenství seniorům a jejich rodinným příslušníkům přijímání nového seniora a pomoc při adaptaci na nové prostředí, vyřizování příjmů seniorům (důchody), spravování hotovosti a cenností seniorů, uschování dokladů, pořádání akcí pro seniory (např. zábavná odpoledne s hudbou či divadelním představením, vycházky, společenské hry apod.), řešení konfliktů mezi jednotlivými seniory, poskytování sociálního poradenství nebo zprostředkování odborného poradenství (např. psycholog, právník atd.), mediální propagace domova důchodců (v regionálním tisku, TV, odborných periodikách atd.) Rozbor vaší zvolené pracovní pozice 16
PŘÍKLAD: Životopis Fotografie Hana Petrová Datum narození: 15. 10. 1975 Místo narození: Ostrava Bydliště: Okružní 52, 708 00 Ostrava Telefon: 603 999 666 Vzdělání: 1991-1993 SOU oděvní Nový Jičín, dvouletý obor: šička Praxe: 1993-1995 OP Prostějov, střihárna Kurzy: 2000 Kurz malování na hedvábí Další dovednosti: Řidičský průkaz Zájmy: Ruční práce Vaření Reference: Ing. Marta Kvapilová, vedoucí úseku výroby v OP Prostějov, tel.: 608 777 111 Ostrava 4.12.2005 17
PŘÍKLAD: Životopis Fotografie Jana Novotná Datum narození: 1. 3. 1977 Místo narození: Bílovec Bydliště: Fonovická 12, 742 83 Klimkovice Telefon: 603 123 456 Vzdělání: Praxe: Publikační činnost: Kurzy: Jazykové znalosti: Další znalosti: Zájmy: 1995-1999 Masarykova univerzita v Brně, Fakulta sociálních studií 1991-1995 Gymnázium Čs. Exilu, Ostrava 2002-dosud Poradenské centrum pro závislosti, Ostrava 2001-2002 Stáž v Rakousku, Therapiezentrum AS, Wien 1999-2001 Okresní úřad, Oddělení sociální prevence, Nový Jičín viz. Příloha Kurz komunikace a volného času Kurz znakové řeči Kurz bodového písma Německý jazyk velmi dobře (1999 Státní jazyková zkouška, Brno) Anglický jazyk pasivně Řidičský průkaz PC Windows, Office 2000 Psaní na stroji Výtvarná činnost Fotografování Plavání Cestování Reference: PhDr. Eva Honová, vedoucí Poradenského centra pro závislosti, tel.: 607 654 321 Klimkovice 7.9.2006 18
Doporučení Mít doporučení (referenci) je dobré hlavně tam, kde se lidé zodpovědní za výběr zaměstnanců nespoléhají pouze na svůj vlastní úsudek, zejména jedná-li se o vyšší pozice. K získání doporučení není nutné oslovovat pouze svého šéfa. Doporučení vám může dát i nadřízený, podřízený, kolega, obchodní partner, dodavatel, zákazník, třídní učitel, mistr odborného výcviku, pracovník firmy, v níž žádáte o místo apod. Věnujte pozornost tomu, co o vás ostatní napíší, protože často vám může nejvíc uškodit právě dobře míněná reference. Obsah tedy můžete buď nechat jen na nich, nebo jim můžete dát návrh, jak by měla reference vypadat. Takto ji získáte mnohem dřív a v podobě, která vám vyhovuje. Dobře napsaná reference by měla obsahovat alespoň některé z těchto částí: Název pozice, začátek a konec zaměstnání ve firmě. Specifikace vztahu pisatele k uchazeči. Pracovní postup v zaměstnání, popř. povýšení. Povinnosti a odpovědnosti. Druh spolupráce a/nebo způsob vedení. Nejdůležitější silné stránky. Všeobecný přínos pro firmu. Osobní významné výsledky a úspěchy. Vyzdvihnutí osobních kvalit uchazeče. A jako vždy, zdůrazněte hlavně vaše dosáhnuté výsledky. To je totiž to, co vás prodává. Nepodaří-li se vám získat písemné doporučení, pak požádejte alespoň o podání ústní reference, pokud se na vás bude chtít personalista informovat. V tomto případě uveďte referenci přímo do životopisu: jméno osoby (popř. titul), vztah k vám (např. třídní učitel, Biskupské gymnázium v Opavě) a kontakt zpravidla se uvádí telefonní číslo. Všechny části osobní dokumentace vložte do složky z PVC s průhlednou přední stranou. Telefonický kontakt Po odeslání osobní dokumentace je na vás, abyste podnikli další kroky k vašemu cíli tj. setkání s osobou, která rozhoduje o přijetí. Pokud odepisujete na inzerované místo, ozve se vám většinou sám pracovník, který se zabývá výběrovým řízením, a pozve vás k osobnímu pohovoru. Pokud jste do telefonického kontaktu uvedli pevnou linku, ověřte si, jak zvedají telefony vaši blízcí a jak vyřizují vzkazy. Jistě by vám příliš neprospělo, kdyby personalista mluvil nejdříve s babičkou, která špatně slyší, nebo s pubertálním synem, který by ho oslnil nejnovějšími pubertálními vtipy. V těchto případech je dobré uvádět k telefonnímu kontaktu také dobu, v níž vás mohou zastihnout. 19
Může se také stát, že se vám nikdo neozve. Existuje několik možností, proč se tak stalo. Buď dopis nedošel nebo se na místo hlásí tolik uchazečů, že personalista nestačil všem odpovědět včas nebo vás nechtějí pozvat na základě vámi zaslané dokumentace a nebo firma prostě na některé kontakty nereaguje. V každém případě: můžete zavolat vy jim! Otázkou je, jak na to, aby jste si měli šanci na úspěch? Je dobré, když budete respektovat následující zásady: Připravte si psací potřeby, papír na poznámky a všechny dokumenty, které můžete potřebovat (tj. osobní údaje týkající se vaší kvalifikace či praxe nebo přímo váš profesní životopis). Usmívejte se, dodá to jiskru vašemu hlasu. Postavte se, dodá to vašemu hlasu na přesvědčivosti. Mějte jasnou představu o tom, čeho chcete dosáhnout nebo alespoň jaký je váš minimální cíl. (Např. hlavním cílem je domluvit si osobní schůzku a minimálním cílem je domluvit se na tom, že na osobní setkání se domluvíte zítra, až si přečtou váš životopis.) Ujistěte se, že váš hlas je přesvědčivý, plynulý a srozumitelný. Mějte připravenou osnovu toho, co chcete sdělit napište si konkrétní body. Procvičujte si rozhovor podle osnovy (viz. vzor přípravy telefonického rozhovoru) nebo si přímo přehrajte rozhovor s někým, kdo vám může poskytnout zpětnou vazbu a donutí vás také reagovat jinak, než byste předpokládali. Mějte po ruce diář. Během rozhovoru si dělejte poznámky. Nerozumíte-li něčemu zeptejte se. Pokud si zapisujete jména, adresy a termíny, pak je druhému účastníkovi opakujte a nechejte si potvrdit, že jste správně rozuměli. Ze všech rozhovorů si pořizujte zápis. Buďte otevření i jiným alternativním závěrům. Např. zkuste se třeba domluvit pouze na spolupráci na určitém projektu či dílčí práci. Dává vám to možnost osvědčit se a dostat se zase do pracovní formy. Pokud jsme nebyli vybráni při výběrovém řízení, pak vězte, že zamítnutí patří k běžným nepříjemnostem a občas se to stane každému. Nedejte se tím hlavně odradit a nenechejte si snížit své sebevědomí. Zamyslete se ale nad celým průběhem, zda-li jste třeba nevědomky neudělali někde chybu a vezměte si z toho poučení pro příště. Přípravu bychom tedy měli za sebou a nyní k samotnému telefonickému hovoru: Snažte se zaujmout a odlišit v dobrém slova smyslu tj. zřetelně se představte. (Pozn.: Někteří odborníci doporučují pozdravit, pak napočítat v duchu do dvou a pak se jasně a zřetelně představit.) Dále zjistěte, zda mluvíte s kompetentním člověkem v dané věci. (např.: Zasílal jsem vám svůj životopis a slíbil jsem, že zavolám panu XY, abychom se domluvili na dalším kontaktu. Mohu s ním mluvit? ) Přepojí-li vás na dotyčnou osobu, pak se hned po jejím ohlášení znovu představte. Pokud je u telefonu právě ona kompetentní osoba, sdělte jí, proč voláte a situaci rozviňte. (např.: Minulý týden jsem Vám zasílal životopis a kontaktoval jsem vás ohledně. Domnívám se, že díky svým zkušenostem a znalostem bych mohl být pro Vaši společnost užitečný (popř. pro společnost, které zajišťujete výběrové řízení). Mohli bychom se domluvit 20