PODNIKOVÁ ARCHITEKTURA, INFORMAČNÍ TECHNOLOGIE A PODNIKOVÝ MANAGEMENT ENTERPRISE ARCHITECTURE, INFORMATION TECHNOLOGY AND BUSINESS MANAGEMENT Ivana Rábová Mendelova zemědělská a lesnická univerzita v Brně Provozně ekonomická fakulta, Ústav informatiky, rabova@mendelu.cz Univerzita Knštantína Filozofa v Nitre, Fakulta prírodných ved, Ústav informatiky Abstrakt Podniková architektura je nástroj, který pomůže exekutivě přemýšlet o organizaci jako celku. Zahrnuje širokou rozmanitost informací, určuje vztahy mezi různými dokumenty, tabulkami a diagramy a ukládá všechny tyto informace společně do jednoho celku (repository) tak, aby si manažeři mohli prohlížet vztahy, pokládat otázky, identifikovat problémy nebo spouštět simulace. V příspěvku přibližuji podstatu, analýzu, modelování a význam podnikové architektury pro podnikové řízení. Abstract The business architecture is the concept that helps to thinkoverthe whole organization.it includes large-scale information, it determines the relationships between different documents, tables and diagrams and puts it in one cmplex (repository. Than managers could make the acquaintance of relationships, ask the questions, identificate problems or run simulations. The article deals with essence, analyse, modeling and the business architecture importance in business management. Klíčová slova Podniková architektura, podnikové modelování, podnikový proces, informační technologie, UML. Keywords Business architecture, business modeling, business process, information technology, UML. 1 Úvod Silné konkurenční prostředí, malý domácí trh a především nízká produktivita práce vede management našich podniků k nutnosti provést radikální změny ve svých podnikových procesech. Úspěšné řízení zásadních změn v produktivitě našich podniků je spojeno s nástupem profesionálních metod v podnikovém řízení, v trvalém měření a následném vyhodnocování jednotlivých podnikových procesů. Kvalita řízení procesních změn závisí na 117
kvalitě analytických výstupů a schopnosti podnikového managementu spustit a efektivně řídit proces nezbytných změn. Ozbrojeny touto informací mohou řídící orgány provádět informovaná rozhodnutí o tom, jak optimalizovat tyto procesy, a IT personál může navrhnout odpovídající řešení. Nejbohatším zdrojem informací jsou data, která sbírá a uchovává podnikový informační systém. Ten je nedílnou součástí podniku a jeho podoba je závislá na podnikových procesech, které podporuje. Význam analýzy podnikových potřeb a zvyklostí s ohledem na druh výroby není třeba zdůrazňovat. Analýzu lze provádět mnoha způsoby a mnoha nástroji. Než organizace začne navrhovat, optimalizovat a automatizovat své podnikové procesy, je nutné zanalyzovat a zhodnotit procesy existující. Modelování podnikových procesů může pomoci podnikovým analytikům rychle shromáždit a objektivně analyzovat informaci o operacích organizace a efektivně komunikovat o této informaci s exekutivou a IT personálem a poskytuje mechanismus pro zahrnutí klíčových podnikových znalostí, pro popis a identifikaci problémů v aktuálních operacích. Vytvořený model, který popisuje stav v okamžiku, kdy byla analýza provedena, často nezachytí tyto změny v čase. V reálné situaci se podnik dynamicky vyvíjí a neustále přizpůsobuje svou strukturu a fungování měnícím se potřebám a vnějším podmínkám. Má-li proto model podnikových procesů mít praktický význam a použitelnost např. pro implementaci informačního systému, musí být schopen dynamicky se měnit v souladu se změnami podnikového organizmu, který prezentuje. Existence dynamického modelu podnikových procesů však sama o sobě ještě nemusí být velkým přínosem pro implementaci IS podniku. Rozhodujícími faktory jsou v tomto případě jednak flexibilní podniková architektura a dále metoda nebo nástroje pro přenos modelu podniku do konkrétní struktury algoritmů implementovaného informačního systému. 2 Podniková architektura Co to je podniková architektura Termín podniková architektura býval používán po mnoho let v oblasti IT pro to, jak ukázat různé typy pohledů na provoz podniku a jak poskytnout průvodce pro vývojáře softwarových systémů a podpůrných aplikací. V polovině 90. let termín architektura začal být používán podnikovými manažery, speciálně těmi, kteří byli zapojeni do podnikového plánování a do projektů reengineeringu podnikových procesů pro popis celkového pohledu na podnik. Někteří manažeři se začali zmiňovat o popisu vysoké úrovně abstrakce všech základních podnikových procesů v organizaci jako o architektuře nebo modelování podnikových procesů. Dnes se vžil spíše název podniková architektura a tímto termínem se rozumí zevrubný popis všech klíčových prvků a vztahů, které tvoří organizaci. 118
Ve svých článcích vycházím z definice architektury podle IEEE standardu 1471-2000 (IEEE Computer Society, 2000). Tedy: Podniková architektura je koherentní celek principů, metod a modelů, které jsou použity v návrhu a realizaci podnikové organizační struktury, podnikových procesů, informačních systémů a infrastruktury. V příspěvku poskytuji několik slov tvorbě architektury, postupům a modelování jejích konceptů. Základním zaměřením je však význam tohoto dokumentu pro management podniku a jeho místo v podnikové informační strategii. Modelování podnikové architektury Přední světové metodiky v různých modifikacích využívají procesní modelování jako úvodní krok zahájení analytických prací. Právě toto modelování je počáteční fází mnoha softwarových projektů. Zejména při tvorbě úvodní studie je výhodné využít diagramy popisující firemní procesy. Pro zadavatele informačního systému jsou dobře pochopitelné a může se využít spolupráce se zákazníkem. Procesním modelováním se zabrání tomu, že zákazník opomine spoustu souvislostí a požadavků, které ovlivní návrh informačního systému. Zákazník se aktivně účastní mapování svých procesů a tím vytváří zadání pro analýzu a design softwarové aplikace (Rábová, 2003, 2004). Před lety bylo procesní modelování úlohou pro tužku a papír a byly vyhotovovány nekontrolovatelné a různorodé výsledky, které bylo obtížné sdílet nebo modifikovat. Během minulých dvou dekád se toto vyvinulo do dobře definovaných a na standardech založených metodologií podporovaných širokou řadou nástrojů. Dnes je modelování jedna z nejefektivnějších technik pro pochopení a komunikaci nejen podnikových procesů ale i pravidel a dalších důležitých konceptů. Za nejefektivnější přístup k modelování podnikové architektury považuji modelování pomocí rozšiřujících mechanismů jazyka UML, který zveřejnili Eriksson a Penker v roce 2000 (Eriksson, Penker, 2000). Tento návrh obsahuje několik podnikových konceptů, jejichž kombinací lze namodelovat podnik z mnoha pohledů a nabízí zajímavý metamodel podniku složený z podnikových cílů, zdrojů, procesů a pravidel. Ve svých publikacích jsem detailněji rozpracovala diagramy podnikových konceptů podle tohoto přístupu a doplnila je o ještě formálnější vyjádření pomocí matematického aparátu. Současně velmi důkladně popisuji vlastnosti a vztahy všech čtyř základních podnikových konceptů a doplňuji je o další souvislosti v kontextu podnikového okolí. Podniková architektura v kontextu řízení podniku Na obrázku Obr. 1 je podniková architektura zasazena do kontextu řízení podniku. Ve vrcholu pyramidy je poslání podniku: Proč existujeme? Vize stanovuje image do budoucna, hodnoty, které podnik vlastní. Strategie je cesta k dosažení poslání a vizí podniku. Ta je převedena do konkrétních cílů, které dávají směr a poskytují milníky v uskutečňování strategie. Převod těchto cílů do konkrétních změn v rutinních operacích podniku je místo, kde 119
se do hry dostává podniková architektura. Nabízí holistickou perspektivu aktuálních a budoucích operací a akce, které by se měly uskutečnit, aby se dosáhlo stanovených cílů. Vedle architektury jako hrubé části podniku je na obrázku také její soft, jemná část, její kultura, která je formována lidmi a vedením a má stejnou, ne-li větší důležitost v dosahování cílů. Porozumění podniku poskytované dokumentem podnikové architektury je potřebné na jedné straně pro stanovení potřeb a priorit při neustálých změnách prostředí, na druhé straně zhodnocuje, jak společnost může vyjít vstříc technologickým inovacím. Navíc, v dnešním světě komunikací se žádný podnik nemůže soustředit jen na své vlastní operace. Architektura je hodnotným vkladem pro spojení se zákazníky, dodavateli a ostatními partnery. Nejlepším dokladem je outsourcing, ať už podnikových procesů nebo IT operací. Poslání Vize Strategie as is Cíle to be Podniková architektura Postupy Kultura (vedení, lidé) Produkty Operace IT Procesy Lidé Obr. 1 Podniková architektura a řízení podniku (Lankhorst, 2005) Kromě výše jmenovaných vnitropodnikových podnětů pro existenci dokumentu podnikové architektury existuje také vnější celosvětový trend, který tlačí organizace k přijetí praktik souvisejících s podnikovou architekturou. Je požadováno, aby společnosti a státní instituce mohly prokázat, že mají jasno ve svých operacích a finančních transakcích, které jsou v souladu se zákony. 120
V USA existuje požadavek, známý jako Information Technology Management Reform Act, který vyzývá, aby všechny vládní a státní agentury měly IT architekturu, která je zde definovaná jako integrovaný framework pro vyvíjení a udržování existujících IT a osvojování si nových IT pro dosažení strategických cílů a cílů managementu informačních zdrojů. Tento The Clinger-Cohen Act je důležitým stimulem pro vývoj podnikové architektury jako discipliny, nejen v kontextu státní správy, ale obecně. Ačkoliv většina evropských vlád neukládá takový striktní požadavek svým úřadům, tyto praktiky zasahují Evropu také. Hlavní adekvátní framework známý jako Base II schválený v roce 2004 centrální regulační bankou a vedením autorit ve skupině G10 ukládá bankovním organizacím s ohledem na jejich řízení finančních rizik, aby podporovaly stabilitu ve finančním světě. Tento framework Base II schvaluje přísnou regulaci bank v termínech měření a řízení rizik s rozsáhlými implikacemi jak do organizací, tak do jejich IT systémů. Tento požadavek bude jen těžko splnitelný bez důkladného architektonického přístupu. Jak vnitřní strategické, tak vnější podněty zdůvodňují jasný trend pro použití a zavedení postupů podnikové architektury a pro její popularizaci, která je vzhledem k absenci jakékoliv sofistikované publikace na našem trhu vcelku mizivá. Poznámka Lze pozorovat,že oblast modelování firemních procesů a oblast modelování informačních systémů vytvářejí relativně uzavřené světy,které si v některých ohledech dokonce konkurují. Analytici z obou skupin považují svoji problematiku za komplexnější a pro firmu zásadnější. Filosofie první skupiny odborníků se opírá o fakt, že firmu tvoří především její procesy. S nimi firma stojí a padá,v jejich efektivnosti se odráží hospodářský výsledek a tedy i otázky bytí či nebytí firmy. Poznání a následné zlepšování či restrukturalizace procesů, je tedy, v současném vysoce konkurenčním prostředí, nezbytným předpokladem existence firmy. Druhá skupina odborníků, zaměřená především na informační technologie, se opírá o fakt, že výrazného zvýšení efektivnosti hospodaření lze dosáhnout především automatizací rutinních činností. Obě skupiny odborníků se však snaží nalézt univerzální nástroj, metodu a techniku dané oblasti. Unifikace a standardizace totiž vede k mnohem širší podpoře ze strany výrobců softwarových nástrojů a samozřejmě i k rozšíření standardu mezi koncové uživatele. V oblasti IT technologií se takovým standardem stal Unified Modeling Language (dále UML) [UML 2002 ] a v oblasti Business Modeling se o to samé snaží konsorcium Business Process Management Initiative s novým standardem Business Process Modeling Language (BPML) [BPMI 2003 ]. Je zajímavé sledovat, ve kterých ohledech se oba přístupy doplňují, ve kterých se překrývají a kde jsou dokonce v rozporu. Nelze jednoznačně říci, že by si vzájemně konkurovaly, ale také rozhodně nejde o navazující řešení. Přitom o faktické návaznosti modelování IT architektur na modelování firemních procesů z hlediska existence firmy, firemních procesů, jako nástroj BPI a BPR nutně předchází modelování IS. 121
Metodika postupu při tvorbě podnikové architektury je v rukou každého manažera. Doporučený je následující postup, který je v podstatě obsažen ve všech dostupných modelech a přístupech. Nejdůležitější je shodnout se v potřebě existence takového dokumentu a stanovit v organizační struktuře odpovědný tým. Ten vybere přístup, většinou svázaný se šablonou nebo frameworkem a nástrojem pro modelování. Na základě současného stavu pak vytvořit stav budoucí nebo cílový. Nedílnou součástí metiodického doporučení je průběžně rozšiřovat a udržovat podnikovou architekturu a zahrnout ji jako podstatnou část informační strategie podniku. Uspořádání podnikových procesů a informačními systémy Podniková strategie a cíle Podniková architektura a definované procesy Proces objednávky Proces zakázky Proces dodávky Proces placení Aplikace CRM Aplikace SCM Aplikace ERP Databáze CRM Databáze SCM Databáze ERP Obr. 2 Podniková architektura a podnikový informační systém Pohled vztahů mezi procesy, aplikacemi a databázemi je přirozeným výstupem podnikové architektury, vztahy mezi jednotlivými aspekty velmi srozumitelně a bez potřeby následného komentáře ukazuje Obr. 2. Příliš mnoho organizací bez úplné architektury spojují aplikace s odděleními nebo specifickými funkcemi. Klíčem k dobře organizované architektuře jsou 122
cíle, které jsou sledované přes úrovně detailů a sadu podnikových procesů které poskytují přehled práce a výstupů organizace. Společně tato informace objasňuje jak jsou procesy spojeny, přímo nebo nepřímo se zákazníky a jak dosahují specifických organizačních cílů. 3 Závěr Původní cíl procesního modelování resp. modelování podnikové architektury je graficky ilustrovat, co se aktuálně děje v organizaci. Jaké aktivity jsou zahrnuty při dosahování jejích podnikových cílů, co udělat, aby se aktivity staly, a co udělat, aby byly objeveny? Jaké aktivity jsou zahrnuty v interakci se subjekty zvnějšku systému, jako jsou dodavatelé a zákazníci? Které faktory řídí tyto aktivity? Jaké informace jsou potřeba a jaké informace jsou produkovány? Znovu shrnuji: podniková architektura je nástroj, který pomáhá exekutivě přemýšlet o organizaci jako celku. Podniková architektura obsahuje širokou kolekci informací a spojuje je dohromady do jedné databáze nebo repository tak, aby manažeři mohli pak vidět vztahy a pokládat otázky k identifikaci problémů nebo provádět rozhodnutí o změnách které jsou uvažovány. Co lidé vlastně dělají, když transformují své procesy a organizace, co se vlastně transformováním organizace rozumí? Je to osvojování si nových technologií, zásadní úpravy podnikové strategie, reengineering podnikových procesů, fůze a akvizice, změny organizační struktury a proměny organizace v různé druhy podnikatelských jednotek, úsilí o významnější zlepšení inovačních činností, změny kultury. Lidé si často neumí se změnami poradit, dělají předvídatelné i nepředvídatelné chyby, ty se opakují a v době rychlých změn mohou být znepokojující. Podniková architektura slouží v takových situacích jako významný průvodce a pomocník. V průběhu několika příštích let podniková architektura se vyvine do jednoho z hlavních nástrojů na které se organizace mohou spolehnout pro řízení změn. Bude se soustřeďovat podnikové a IS manažery aby jim umožnila diskutovat o cílech organizace, podnikových procesech a uspořádání organizace. Podniková architektura zajistí aby všechny nezbytné informace byly lokalizovány na jednom místě a indexovány k podnikovým procesům. Schopnosti simulace poskytované softwarovými nástroji pro podnikovou architekturu budou podporovat zabezpečení, že manažeři mohou rychle spustit simulace aby zhodnotili důsledky scénáře jakékoliv specifické změny. Jinými slovy je podniková architektura první krok směrem k podniku, který může reagovat v reálném čase. To vybavuje manažery základem, který budou potřebovat k rychlému provádění klíčových rozhodnutí kterým budou čelit v budoucnu. Literatúra (BPMI, 2003): http://xml.coverpages.org/ni2003-08-29-a.html [cit. 02.03.2006] ERRIKSON, H., PENKER, M. (2000): Business Modeling with UML, Wiley Publishing, 2000, ISBN 0-471-29551-5 IEEE Computer Society, (2000): IEEE std 1471-2000: IEEE Recomended Practise for Architecture description of Software-Intensive Software, IEEE, New York 123
LANKHORST, M. (2005): Enterprise Architecture at Work, Springer-Verlag Berlin Heidelberg, 2005, ISBN 3-540-24371-2 RÁBOVÁ, I. (2003): Modelování podnikových procesů využitím základních a rozšířených diagramů aktivit UML, Acta Universitatis, LI, 6, 2003, s. 251-258, ISSN 121-185-16 RÁBOVÁ, I. (2004): Dokument podnikové architektury a konkurenceschopnost podniku, In sborník z konference Firma a konkurenční prostředí, 2004, Brno, str. 154 161, ISBN 80-7302-079-3. RÁBOVÁ, I. (2006): Podniková architektura, analýza, modelování a význam pro řízení podniku, Habilitační práce, MZLU 2006 O autorovi Doc. Ing. Ivana Rábová, Ph.D. Mendelova zemědělská a lesnická univerzita v Brně, Provozně-ekonomická fakulta, Ústav informatiky Univerzita Konstantína Filozofa v Nitře, Fakulta prírodných ved, Ústav informatiky rabova@mendelu.cz 124