MANAGEMENT Modelování procesů. Ing. Jaromír Pitaš, Ph.D.

Transkript

1 MANAGEMENT Modelování procesů Ing. Jaromír Pitaš, Ph.D.

2 Obsah Procesní model organizace a hierarchická struktura procesů Identifikace oblastí a skupin procesů Identifikace procesů a popis jejich kontextu Popis průběhu procesů Analýza procesů Optimalizace procesů

3 Literatura Základní PITAŠ, Jaromír. Přístupy k řízení. Učebnice. Brno: Univerzita obrany, 2016, 121 s. ISBN Doporučená GRASSEOVÁ, Monika a kolektiv. Procesní řízení ve veřejném i soukromém sektoru. [Monografie]. Brno: Computer Press, 2008, 266 s. ISBN ČSN EN ISO 9000:2006, Systémy managementu jakosti Základní principy a slovník

4 Strategické řízení Procesní řízení Projektové řízení Řízení kvality Systémy řízení dle ISO norem optimálně INTEGROVANÉ Řízení ochrany životního prostředí Řízení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci Řízení rizik Řízení bezpečnosti informací

5 Procesní modelování POPIS SOUČASNÉHO STAVU PROCESŮ těmi informacemi, které jsou z hlediska následující analýzy a optimalizace procesů rozhodující v souladu se zadáním. Výsledkem procesního modelování je vytvořený procesní model organizace (případně její části).

6 Procesní model

7 Klíčové činnosti fáze D A. Příprava projektu zavedení procesně orientovaného řízení B. Popis současného stavu procesů C. Provedení procesní analýzy D. Návrh cílového stavu procesů a změn E. Příprava a zavedení cílového stavu procesů změn Identifikace oblastí a skupin procesů hlavní, řídící, podpůrné Identifikace procesů dané oblasti a popis jejich kontextu (informace o nich) Rozdělení procesů na subprocesy (podprocesy) Popis průběhu subprocesů (činnosti) a informací o všech činnostech

8 Identifikace oblastí a skupin procesů hlavní, řídící, podpůrné Oblasti procesů rozdělujeme do kategorií dle přidávání hodnoty pro externího zákazníka hlavní, řídící a podpůrné. Je vhodné rozvážit jejich význam pro organizaci a možné dopady při selhání dané oblasti procesu.

9 Klasifikace procesů podle důležitosti hlavní, řídící, podpůrné Procesy UO podle jejich důležitosti Hlavní procesy Řídící procesy Podpůrné procesy OBLASTI PROCESŮ PODLE DŮLEŽITOSTI Výchovně vzdělávací oblast Vědecko-výzkumná oblast Oblast tvorby vnitřních předpisů a norem Oblast plánování a hodnocení činnosti a rozvoje UO Oblast volby orgánů UO a fakult Oblast Public Relations Oblast lidských zdrojů Oblast financování Oblast logistiky, atd.

10 Identifikace oblastí a skupin procesů hlavní, řídící, podpůrné VÝCHOVNĚ VZDĚLÁVACÍ OBLAST HLAVNÍ PROCESY a) SKUPINA PROCESŮ: POSKYTOVÁNÍ AKREDITOVANÉHO VZDĚLÁVÁNÍ b) SKUPINA PROCESŮ: POSKYTOVÁNÍ NEAKREDITOVANÉHO VZDĚLÁVÁNÍ

11 Identifikace procesů dané skupiny a jejich kontext Příklad A) Univerzita obrany VÝCHOVNĚ VZDĚLÁVACÍ OBLAST HLAVNÍ PROCESY a) SKUPINA PROCESŮ: POSKYTOVÁNÍ AKREDITOVANÉHO VZDĚLÁVÁNÍ Proces XY: Poskytování bakalářského vzdělávání Proces XY: Poskytování magisterského vzdělávání Proces XY: Poskytování doktorského vzdělávání b) SKUPINA PROCESŮ: POSKYTOVÁNÍ NEAKREDITOVANÉHO VZDĚLÁVÁNÍ Proces XY: Poskytování kariérového vzdělávání důstojníků Proces XY: Poskytování odborného a speciálního vzdělávání Proces XY: Provádění vyžádaného školení

12 Identifikace procesů dané skupiny a jejich kontext Možný postup popisu kontextu procesu: Jaké cíle sleduje proces? Jak měřím cíle (tedy jakými ukazateli)? Jaké jsou parametry procesu (cílové hodnoty)? Jaké regulátory řízení mají vliv na proces? Jaký vstup proces dostane? Kdo dodá tento vstup (tedy jaký proces předchází, případně od jakého externího dodavatele vstup získáme)? Jaký výstup má proces?

13 Identifikace procesů dané skupiny a jejich kontext Možný postup popisu kontextu procesu: Kdo dostane výstup (tedy kdo je zákazníkem procesu, a který proces následuje)? Je proces podporován informačními technologiemi? Jsou k dispozici všechny potřebné zdroje? Jsou definována všechna rozhraní procesu (návaznost na procesy ostatní)?

14 Identifikace procesů dané skupiny a jejich kontext Možný postup popisu kontextu procesu: Kdo je zodpovědný za proces (vlastník procesu)? Kdo proces vykonává? Kdo proces řídí? Kdo na procesu spolupracuje (součinnost)? Jak často se proces opakuje a jak dlouho trvá? Atd.

15 Rozdělení procesů na subprocesy 15

16 Popis průběhu a informací o činnostech 16

17 Popis průběhu a informací o činnostech Organizační prvek, který činnost vykonává (provádí). Těm činnostem kde to bylo logicky a metodicky vhodné, přiřadíme organizační prvky nebo funkční místa, které: činnost řídí; na činnosti spolupracují; výsledek činnosti schvalují. 17

18 Popis průběhu a informací o činnostech Vstupy (vstupní nosiče informací) nezbytné pro rovedení činnosti, dokumenty, databáze. "Regulátory řízení", kterými se řídí realizace činnosti. Výstupy vytvářené činností, tedy co je konkrétně jejím výsledkem. Doba trvání činnosti. Funkce informačního systému (aplikace) podporující provádění činnosti. Atd. 18

19 Popis průběhu a informací o činnostech 19

20 Hierarchická struktura procesů 20

21 Klíčové činnosti fáze D A. Příprava projektu zavedení procesně orientovaného řízení B. Popis současného stavu procesů C. Provedení procesní analýzy D. Návrh cílového stavu procesů a změn E. Příprava a zavedení cílového stavu procesů změn Analýza věcné a logické správnosti všech procesů zjištění procesních nedostatků: Analyzování procesních nedostatků v subprocesu Analýza z hlediska nastavení subprocesu Analýza z hlediska věcné a logické správnosti subprocesu

22 Klíčová činnosti fáze D Analýza věcné a logické správnosti všech procesů zjištění procesních nedostatků: Prověření správnosti a upřesnění návrhu popisu procesních nedostatků zjištěných u subprocesu Analyzování procesních nedostatků v procesu Analýza z hlediska nastavení procesu Analýza z hlediska věcné a logické správnosti procesu

23 Klíčová činnosti fáze D Analýza věcné a logické správnosti všech procesů zjištění procesních nedostatků: Prověření správnosti a upřesnění návrhu popisu procesních nedostatků zjištěných u procesu Projednání a dokončení návrhu popisu procesních nedostatků Zpracování záznamu o provedení analýzy procesu

24 Analýza procesů Proces můžeme analyzovat z různých hledisek s cílem určit potenciál pro zlepšení. Typy analýz: Analýza z hlediska správnosti nastavení procesu (základní). Analýza z hlediska věcné a logické správnosti procesu (základní). Analýza variantnosti. Analýza činností nepřinášejících hodnotu. Analýza zákazníků. Analýza obsluhy.

25 Analýza procesů Proces můžeme analyzovat z různých hledisek s cílem určit potenciál pro zlepšení. Typy analýz: Analýza organizačních přerušení. Analýza prostorových přerušení. Analýza časových přerušení. Analýza informačních potřeb. Analýza chyb.

26 Analýza procesů typ Analýza z hlediska věcné a logické správnosti procesu existence: činnosti, které nejsou nezbytné pro vytvoření výstupu procesu; zdrojově nebo časově náročné činnosti, které nepřidávají konkrétní hodnotu do výsledku procesu (studium podkladů, vyjasňování, schvalování, kontrola, přeprava, přeskladňování apod.); svým charakterem paralelní činnosti (činnosti je možné provádět souběžně, jelikož na sobě nejsou logicky ani věcně závislé), které probíhají sekvenčně (činnosti probíhají na časové ose za sebou); duplicitní a víceplicitní činnosti;

27 Analýza procesů typ Analýza z hlediska věcné a logické správnosti procesu existence: vazby mezi činnostmi, které způsobují nesouslednost v čase nebo z hlediska využívaných výstupů; zpětné smyčky způsobující opakování sekvence činností bez podstatného přínosu pro vytváření výstupu procesu; zbytečné časové prodlevy nebo prostorová přerušení; kompetenční problémy při zapojení organizačních prvků a pracovníků do realizace činností procesu.

28 Klíčové činnosti fáze D A. Příprava projektu zavedení procesně orientovaného řízení B. Popis současného stavu procesů C. Provedení procesní analýzy D. Návrh cílového stavu procesů a změn E. Příprava a zavedení cílového stavu procesů změn V návrhu cílového procesu se uvádí následující opatření: odstranění činností nebo subprocesů, které nejsou nezbytné pro vytvoření výsledku procesu přeskupení existujících činností nebo subprocesů, které probíhají sekvenčně, ale mohly by probíhat paralelně

29 Klíčové činnosti fáze D V návrhu cílového procesu se uvádí následující opatření: přeskupení činností nebo subprocesů k odstranění nesouslednosti v čase nebo z hlediska využívaných výstupů úprava kompetencí vlastníka procesu nebo organizačních prvků nebo funkčních míst, kteří jsou do realizace činností procesu zapojeni potřebnost všech stanovených vstupů nebo jsou potřeba jiné vstupy, které chybí (včetně změn ve struktuře a obsahu vstupních nosičů informací) úprava nebo zrušení existujících nebo nutnost vydání nových interních normativních aktů změna v používaných nebo zavedení nových komunikačních a IS

30 Úkoly na cvičení 1. Zvolte si jakýkoliv proces a popište jeho kontext, tj. základní přehledové informace o něm. 2. U Vámi zvoleného procesu na minulé cvičení, kdy jste popisovali jeho kontext popište následující: Průběh procesu, tj. jednotlivé činnosti (kroky), které jsou v rámci procesu prováděny. U 2 Vámi vybraných činností popište přehledové informace o těchto činnostech, tj. vstupy, výstupy, regulátory řízení, kdo činnost vykonává apod. viz následující tabulku.