SPOLUPRÁCE PAMĚŤOVÝCH INSTITUCÍ V RÁMCI KRAJSKÉHO BIBLIOGRAFICKÉHO SYSTÉMU UTOPIE, NEBO REÁLNÁ MOŽNOST? Eva Svobodová, Studijní a vědecká knihovna Hradec Králové Krajský bibliografický systém pojem v knihovnách Královéhradeckého kraje víceméně neznámý a zcela určitě nenaplněný. Zůstane to tak i do budoucna, nebo se to pokusíme změnit? Budeme bibliografii v kraji realizovat jako systematickou činnost, která předpokládá koordinovanou spolupráci knihoven v regionu, nebo se stane jen snůškou jednotlivých bibliografických počinů? Další otázkou je, za jakých podmínek je možné tento systém vybudovat a jaký přínos bude mít pro naše uživatele. Je to skutečně něco nového nebo jen nové pojmenování toho, co tu již bylo a nebo nějakým způsobem stále je? Můj příspěvek dává odpovědi na tyto otázky jen částečně a je spíše zamyšlením nad možnostmi než konstatováním skutečnosti. K tomu slouží i níže uvedené statistické ukazatele a krátký historický exkurz. Na území Královéhradeckého kraje působí v současnosti 452 veřejných knihoven, 49 z nich je profesionálních. 6 knihoven je pověřeno výkonem regionálních funkcí. Dále zde pracují 4 vysokoškolské, asi 10 muzejních a 5 archivních knihoven. Víme, že v našem kraji existují školní a odborné knihovny, jejich počty však nemáme zmapovány. Profesionální a někde i neprofesionální knihovny jsou vybaveny počítači a připojením k internetu.také knihovny ostatních paměťových institucí se automatizují. Z knihovnických systémů se v našem kraji provozují především Lanius, Clavius, KP-systém, Kp-win a MAKS. Automatizace knihovnických procesů probíhala od poloviny devadesátých let. Někde, např. v Okresní knihovně v Hradci Králové a v SVK, začali ještě dříve. Elektronické katalogy se postupně plní a rozrůstají. Začínali jsme s automatizovanou katalogizací monografií, pak přišla na řadu automatizovaná evidence a katalogizace seriálů. Od roku 1993 se zpracovává v elektronické podobě současná regionální článková bibliografie (SRB). Retrokonverze lístkových katalogů a automatizovaná katalogizace nových dokumentů jsou stabilními úkoly každé knihovny. Naopak zpracování současné regionální článkové bibliografie je v našem kraji úkolem pouze SVK. Až do roku 1994 se východočeští bibliografové setkávali na pravidelných podzimních pracovních schůzkách 1. Těchto porad organizovaných SVK se 1 HAMPLOVÁ, V. Setkání regionálních bibliografů a informačních pracovníků. U nás : knihovnicko-informační zpravodaj, 1993, roč. 3, č. 3, s. 88. 190
v roce 1993 a 1994 zúčastnili také pracovníci informačních a rešeršních služeb. Součástí jednání byla výměna zkušeností a seznámení knihovníků s automatizovaným zpracováním SRB a s problematikou bází REOS a REFA. Knihovnám byla nabídnuta možnost získávat záznamy z těchto databází, a to buď v tištěné nebo elektronické formě (tehdy na disketě). Tato služba byla zpoplatněna 1-2 Kč za 1 záznam a je využívána dodnes. V roce 2001 jsme v půlročních intervalech poskytli okresním a městským knihovnám celkem 3 722 záznamy z regionální článkové databáze. Od roku 1995 je v SVK kladen daleko větší důraz na bezprostřední bibliograficko-informační činnost a klasická bibliografie je z finančních důvodů utlumována. Počty bibliografických titulů se postupně snižovaly. V roce 1995 vyšly tiskem ještě čtyři bibliografie, v roce 1998 již jen jedna, pokud nepočítáme pravidelně vydávaný Soupis písemně zpracovaných dotazů a rešerší a Seznam seriálů docházejících do knihovny v roce. Tyto publikace jsou tiskovými výstupy z elektronických databází a jsou tištěny v omezeném nákladu vlastními silami SVK. Ročenka Východní Čechy v tisku vyšla naposled za rok 1994 v roce 1996. Posledním velkým bibliografickým počinem byl Josef Váchal 2. Regionální tituly Soupis periodik Východočeského kraje 1966-1985 3, Soupis periodik východních Čech : 1986-1990 4 a celonárodní projekt Bibliografie k dějinám měst České republiky 5 byly zpracovány pracovnicemi bibliografického oddělení SVK. Okresní, muzejní a archivní knihovny zpřístupnily pro tyto projekty své fondy, a mají tedy svým způsobem podíl na tom, že tak rozsáhlé soupisy mohly vzniknout. K jistému útlumu tiskem vydávaných titulů docházelo i v ostatních knihovnách kraje, ne však v takovém rozsahu jako v SVK. V Okresní knihovně v Hradci Králové vyšla v loňském roce bibliografie Legionáři a ČSOL na Královéhradecku 6 a v Městské knihovně v Nové Pace druhá doplněná vydání titulů Spisovatelé Novopacka 7 a Hudebníci Novopacka 8. Vedle již zmíněných našich periodických titulů vydávají v tištěné podobě své přírůstky knihovny HAMPLOVÁ, V. Regionální setkání bibliografů a informačních pracovníků. U nás : knihovnicko-informační zpravodaj, 1994, roč. 4, č. 4, s. 127. 2 LABUŤOVÁ, J., BAJÁK, M. Josef Váchal : ohlasy na život a tvorbu. Hradec Králové : Státní vědecká knihovna, 1998. 139 s. 3 LABUŤOVÁ, J., VORLOVÁ, D. Soupis periodik Východočeského kraje 1966-1985. Hradec Králové : Státní vědecká knihovna, 1994. 226 s. 4 ŠIMKOVÁ, M. Soupis periodik východních Čech : 1986-1990. Hradec Králové : Státní vědecká knihovna, 1994. 149 s. 5 Bibliografie k dějinám měst České republiky. Brno : Sdružení knihoven ČR, 1997. 275 s. 6 BENÝŠKOVÁ, J. Legionáři a ČSOL na Královéhradecku. Hradec králové : Okresní knihovna, 2001. 154 s. 7 Spisovatelé Novopacka : básníci, prozaici, filosofové, filologové a publicisti. 2. dopl. vyd. Nová Paka : Městská knihovna, 2001. 50 s. 8 Hudebníci Novopacka : významné hudební osobnosti, pěvecké spolky a soubory. 2. rozš. vyd. Nová Paka : Městská knihovna, 2001. 41 s. 191
v Náchodě a v Teplicích nad Metují. Okresní knihovna v Hradci Králové připravuje a tiskne pro své čtenáře pravidelně Novinky naučné literatury a Soupis periodik. Na bibliografickém oddělení SVK zbyly z původního pětičlenného týmu jen dvě pracovnice, které se věnují souběžné regionální článkové bibliografii. Na konci roku 2001 jsme se s Krajskou knihovnou v Pardubicích dohodli o rozdělení excerpční základny a od začátku roku 2002 excerpujeme pouze tituly vydávané na území nového Královéhradeckého kraje. Kromě SRB jsou průběžně doplňovány regionální databáze Historie měst a obcí, Bibliografie bibliografií a Personální bibliografie. Soupis seriálů docházejících do SVK v daném roce a soupis rešerší jsou již tradičně zpracovávány mimo toto oddělení. V roce 2001 jsme v rámci programu VISK 5 začali realizovat projekt Retrokonverze záznamů regionálních seriálů Královéhradeckého kraje za léta 1800 1965 tvorba souborné elektronické databáze. Myšlenka vytvořit bázi vznikla zhruba před čtyřmi lety na základě potřeb regionálních badatelů a studentů zabývajících se regionální problematikou. Iniciátorkou byla knihovnice Muzea východních Čech. Právě na její knihovnu se obracelo nejvíce uživatelů, pokud chtěli studovat tyto prameny nebo vědět, kde se určitá periodika nacházejí. Chyběl ucelený přehled 9 o tom, které tituly se na území kraje dochovaly a kde jsou zpřístupněny. V té době naše knihovna a Muzeum východních Čech připravovaly v rámci VISK 7 projekty na digitalizaci starých novin a časopisů. Potřebovali jsme získat informace, kde a v jakém stavu se nacházejí jednotlivé tituly, abychom pro reformátování vybrali ty nejméně poškozené nebo abychom mohli na základě jednotlivých ročníků uchovaných v různých institucích složit jeden ideální komplet, pokud se nikde nepodařilo titul uchovat v úplnosti. Do kooperativního projektu regionálních seriálů se zapojily čtyři organizace: Městská knihovna v Náchodě, Okresní muzeum a galerie v Jičíně, Muzeum východních Čech a SVK v Hradci Králové. Naše knihovna na sebe kromě svého vlastního podílu vzala úkol metodického vedení, koordinace a finální tvorby souborné báze. Na zpracování záznamů se podíleli ještě další knihovníci z těchto institucí: Muzeum Podkrkonoší Trutnov, Okresní knihovna v Hradci Králové a Správa Krkonošského národního parku Krkonošské muzeum Vrchlabí. Fondy zpřístupnily: Městská knihovna Jičín, Městská knihovna Náchod, Městské muzeum Nový Bydžov, Muzeum Podkrkonoší Trutnov, Muzeum východních Čech, Okresní muzeum a galerie Jičín, Okresní knihovna v Hradci Králové, Správa Krkonošského národního parku Krkonošské muzeum Vrchlabí, Státní okresní archiv v Hradci Králové, Státní okresní archiv Náchod a Studijní a vědecká knihovna v Hradci Králové. 9 Pro období 1800-1965 existují pro náš region dva tištěné sekundární prameny, které se problematikou regionálních seriálů zabývají: 1/ MALINA, J., LESÁK, V. Bibliografie novin a časopisů východních Čech z let 1650-1945. Hradec Králové : Vysoká škola pedagogická, 1998. 80 s. 2/ KAŇKA, V. Bibliografie periodik v českých krajích 1945-1963. Východočeský kraj. Praha, 1963. 53 s. 192
Na projektu jsme začali pracovat daleko dříve, než byl schválen. Pokud bychom dotaci neobdrželi, byli jsme rozhodnuti realizovat jej postupně z vlastních zdrojů, byť v delším časovém horizontu. Tak velký význam jednotliví nositelé projektu přikládali. Bylo potřeba vypracovat metodiku, instalovat systém (KPwin) a naučit knihovníky s tímto systémem pracovat. Metodika tvorby záznamů vycházela z minimálního záznamu seriálových publikací pro souborný katalog 10. Manuál byl vytvořen jak pro přímý zápis do elektronické báze, tak pro zpracování do předtištěných pracovních listů. Bibliografické záznamy byly tvořeny podle prvního čísla prvního uchovávaného ročníku (roku). V institucích, které podaly projekty, se záznamy editovaly přímo v elektronické bázi. Knihovníci z ostatních organizací pracovali s výše zmíněnými předtištěnými pracovními listy. Největší problém představovalo vytvoření souborné báze ze záznamů dílčích bází kooperujících institucí. Automatizovaně mohly být přihrávány pouze nové záznamy. Údaje z duplicitních záznamů se musely vkládat ručně, což představovalo daleko více práce, než jsme původně plánovali. Konzultace jsme prováděli telefonicky, e-mailem a osobními výjezdy do jednotlivých institucí. Problémy byly se systémem (pracovní listy, tisky, export a import dat), se subjektivním výkladem pravidel zápisu i v administrativě (výkazy práce, počty zpracovaných titulů a svazků) atd. Zpracovatelský tým měl jedenáct členů, z toho jen dva bibliografy. Podrobněji je celý projekt popsán v druhém čísle časopisu Čtenář 11, báze je vystavena na: http://www.svkhk.cz/regiodok/. Cílem bylo vytvořit soubornou bázi seriálů, které na území nynějšího Královéhradeckého kraje vycházely, o tomto regionu pojednávaly a jsou na tomto území uchované. Proto máme u některých z nich zpracovány jen jednotlivé ročníky. Záznamy periodik vycházejících v letech 1918-1945 byly poskytnuty do báze PER projektu Kooperativní zpracování retrospektivní české periodické produkce 12. V rámci spolupráce na této bibliografii jsme se zavázali, že záznamy našich neúplných regionálních titulů zpracujeme znova v některé z knihoven, kde se dochovaly v úplnosti. V těchto případech doplníme o zjištěné údaje také záznamy v naší bázi. Projekt regionálních seriálů v letošním roce pokračuje. Podala jej SVK a ke spolupráci přizvala dosud neoslovené paměťové instituce v kraji. Další společný projekt, který bychom veřejným knihovnám a posléze knihovnám v muzeích a archivech rádi nabídli, je souborný katalog regionálních monografií. Naše první snahy o spolupráci v této oblasti jsou datovány do 10 Záznam pro souborný katalog : UNIMARC. Tištěné seriály. Praha : Národní knihovna České republiky, 1999. 39 s. 11 SVOBODOVÁ, E. Bibliografická databáze regionálních seriálů za léta 1800-1965 : kooperativní projekt paměťových institucí Královéhradeckého kraje. Čtenář : měsíčník pro knihovny, 2002, roč. 54, č. 2, s. 60-61. Prezentace na : http://www.nkp.cz/o_knihovnach/konsorcia/skip/konfarchivy.htm 12 KUBÍČEK, J. Periodika v Čechách 1896-1945. Čtenář : měsíčník pro knihovny, 2002, roč. 54, č. 4, s. 125. 193
let 1995-1996 13. Projekt po několika letech přípravy a částečné realizace ztroskotal na nedostatku personální a finanční podpory ze strany vedení SVK a z důvodu nekompatibility knihovnických systémů. V prosinci 2002 končí v naší knihovně dvouletý grant na retrokonverzi regionálních monografií. Také ostatní knihovny zásadně pokročily ve zpětném ukládání záznamů svých fondů a tvůrci knihovnických systémů garantují vzájemnou kompatibilitu. Domníváme se, že již nastala vhodná doba pro realizaci tohoto projektu. Na základě předchozích zkušeností půjdeme cestou virtuálního souborného katalogu. S vysokoškolskými a odbornými knihovnami bychom chtěli spolupracovat na vytvoření společné báze zahraničních seriálů docházejících do těchto knihoven v daném roce. Předpokládáme, že tuto službu uživatelé našich knihoven, zejména na území Hradce Králové, uvítají. Ani souběžná regionální článková bibliografie nemusí zůstat jen doménou SVK. Pokud by tato báze měla obsahovat záznamy článků ze všech místních zpravodajů a regionálních sborníků, musí dojít k účelné spolupráci především s velkými městskými knihovnami v kraji. Možnost kooperace byla již v roce 2000 důvodem k přípravě a realizaci pětidenního školení na téma Práce s regionálními dokumenty. Účastníky byli bibliografové knihoven v Havlíčkově Brodě, Hradci Králové, Jičíně, Náchodě, Pardubicích a Svitavách. Seminář se zabýval typologií regionálních dokumentů, analytickým zpracováním dokumentů podle AACR2 a tvorbou autoritních záznamů. Školení jsme ochotni podle potřeby zopakovat. První signály zájmu o spolupráci již máme. Koordinace krajského bibliografického systému je jedním z úkolů, které ukládá krajské knihovně v 11 knihovní zákon 14. Také náš zřizovatel nám tuto činnost, jinak formulovanou 15, zakotvil ve zřizovací listině. Faktem však zůstává, že v současnosti ještě nejsme připraveni realizovat krajský bibliografický systém v celém jeho rozsahu. Chybí nám koncepce a pracovní síly. Projekty nejsou dostatečně propracované, některé z nich si vyžádají dlouhodobou přípravu. Nicméně při práci na souborné bázi regionálních seriálů jsme si ověřili, že knihovníci různých paměťových institucí rádi a ochotně spolupracují, pokud jsou přesvědčeni o prospěšnosti společného projektu a jeho přínosu pro své uživatele. Tento ani příští rok neplánujeme v SVK tištěné vydání žádných bibliografických titulů. Přesto si myslím, že bibliografie, byť v pozměněné podobě, má v naší knihovně své trvalé místo. 13 SVOBODOVÁ, E. Souborný katalog regionálních dokumentů východních Čech. U nás : knihovnicko-informační zpravodaj, 1996, roč. 6, č. 3, s. 62-64. 14 Zákon č. 257 ze dne 29. června 2001 o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon). Sbírka zákonů České republiky 2001, částka 98, s. 5683-5688. 15 Knihovna plní regionální funkce c)..., při koordinaci ediční a bibliografické činnosti,... 194