AUTOMATIZOVANÉ ZPRACOVÁNÍ STATISTIK V SYSTÉMU STATISTIKA-EXCEL A MOŽNOSTI JEHO VYUŽITÍ V RÁMCI REGIONÁLNÍCH FUNKCÍ KNIHOVEN

Transkript

1 AUTOMATIZOVANÉ ZPRACOVÁNÍ STATISTIK V SYSTÉMU STATISTIKA-EXCEL A MOŽNOSTI JEHO VYUŽITÍ V RÁMCI REGIONÁLNÍCH FUNKCÍ KNIHOVEN Eva Semrádová, Studijní a vědecká knihovna v Hradci Králové Historie automatizace knihovnických statistik ve východních Čechách až po statistickou sezonu 2001 Statistický výkaz vyplňuje každým rokem každá veřejná knihovna a profesionální knihovníci navíc ještě sestavují regionální sumáře a počítají ukazatele pro hodnocení práce knihoven. Rozsah uvedené činnosti vedl již před více než deseti lety ředitele Státní vědecké knihovny v Hradci Králové k zadání úkolu převést práci se statistikami do automatizované podoby. Analýza problému byla provedena pro úroveň okresu i kraje, jelikož se plánovalo využití programu nejen pro zpracování krajské statistiky, ale i pro zpracování statistik na úrovni okresní a přenos dat z okresních knihoven do krajské knihovny pomocí disket. K dispozici byl osobní počítač PC 286 a software prostředí FoxPro. Programové vybavení z roku 1989 s názvem Veřejné knihovny a statistika bylo připraveno s ohledem na potřeby ukládání, zpracování a tisk informací ze tří oblastí: 1) Evidence veřejných knihoven automatizovaná kartotéka knihoven okresu nahrazovala papírové karty knihoven a evidenci knihovníků, byly v ní vedeny údaje adresáře doplněné řadou dalších informací o knihovně (rok založení knihovny, půjčovní hodiny, jména a vzdělání knihovníků, přehled katalogů a kartoték, počet obyvatel místa atd.). 2) Údaje statistického výkazu a počítání sumářů modul určený pro vložení údajů výkazu KULT umožňoval kontrolu výkazů, automatické dopočítání součtů a celookresních sumářů, tisk výkazů a celkových regionálních přehledů. 3) Tabulky statistických ukazatelů - tabulky s přepočtenými ukazateli včetně porovnání s minulým rokem ( např. obrat knih. fondu, % čtenářů z obyvatel, % dětských čtenářů z celkového počtu čtenářů, počet návštěv na 1 čtenáře, počet výpůjček na 1 obyvatele, počet výpůjček na 1 čtenáře, počet obyvatel na 1 pracovníka), se vytvářely automaticky po vyplnění výkazu pro každou knihovnu i sumář. 147

2 V roce 1991 začaly využívat uvedený program SVK Hradec Králové i všechny okresní knihovny východních Čech, které v té době vlastnily alespoň jeden počítač, a později i SVK Kladno a SVK Ostrava. Po třetím roce rutinního provozu byly zpracovateli statistik vytipovány úkoly pro aktualizaci (např. kontrola stavu fondu s minulým rokem, aktualizace přepočtených ukazatelů, napojení na denní statistiku knihovny). Tato aktualizace se neuskutečnila, přesto program sloužil svému účelu až do roku 1996, kdy došlo k zásadním změnám ve formuláři KULT V Z důvodů personálních i finančních SVK Hradec Králové nezadala provedení nezbytné aktualizace programu a východočeští knihovníci, zvyklí na práci s počítačem, přivítali iniciativu MZK Brno, která nabídla nový program. S programem MZK Brno se poprvé objevila myšlenka celostátního programu, který by byl jednotný pro celou republiku a umožnil přenos dat počítačovou cestou bez přepisování na papíry až po ústřední úroveň. Program neřešil funkce potřebné pro statistické analýzy, v nabídce byla kontrola součtů a sumarizace výkazů, ale součty bylo třeba předem ručně spočítat. V té době jsme ještě částečně využívali starý program a poprvé se pokusili sestavovat statistické tabulky v Microsoft Excel. Druhý východočeský program pro statistiky s názvem STATISTIKA-EXCEL vznikl v roce Ve spolupráci se specialistou byl jako nejvhodnější prostředí pro daný úkol vybrán operační systém Microsoft Windows a univerzální tabulkový procesor Microsoft Excel, i když jeho používání nebylo v té době ještě zcela běžné a některé knihovny neměly k dispozici potřebné technické vybavení. Systém STAT-EXCEL nabízel uživatelům již ve své první aplikaci kompletní automatizované zpracování agendy knihovnické statistiky na okresní a krajské úrovni. Program disponoval těmito funkcemi: a) funkce pro zpracování vlastního výkazu ústřední knihovny regionu (okresní knihovna nebo městská knihovna s regionálními funkcemi) a pro zpracování celookresních sumářů, b) automatické zpracování tabulek přepočtených ukazatelů, c) tisk do předepsaného statistického formuláře KULT V 12-01, tiskové výstupy z ostatních částí programu v podobě sestav a statistických tabulek, d) přenos dat mezi okresní a krajskou úrovní pomocí disket, e) instalační diskety byly připravovány individuálně pro každého uživatele, jelikož systém v Excelu umožňoval akceptovat zvláštnosti regionu i individuální požadavky knihoven. Program je v praxi používán až do současnosti. V roce 1999 jsme poprvé vyzkoušeli komunikaci mezi okresy a krajem pomocí u. Vzhledem ke každoročním obsahovým i formálním změnám statistického výkazu v letech byly zpracovány již čtyři aktualizované verze, které byly přizpůsobovány schválenému formuláři KULT V 12-01, pokynům a definicím k vykazování, 148

3 stavu doporučeného celostátního softwaru pro daný rok a konkrétním potřebám jednotlivých uživatelů. Pro rok 1999 a 2000 objednala Národní knihovna ČR program pro celostátní sběr a zpracování statistik u firmy LANius, v roce 2001 byla k vyzkoušení doporučena první verze sběrného programu IPOS. Oba celostátní systémy vycházely z myšlenky automatizovaného sběru dat ze základní úrovně přímo do ústředí - základní vykazující jednotka (knihovna) zpracuje na počítači svůj výkaz a odešle jej elektronickou cestou k dalšímu zpracování na IPOS. Úspěch této myšlenky zatím narážel na skutečnost, že velká část vykazujících jednotek ( jedná se i o neprofesionální knihovny) nemá k dispozici potřebné technické vybavení a že se statistiky musí odevzdávat kompletně i v papírové podobě. Celostátní sběrný program IPOS výrobu papírové statistiky neřeší a knihovníci jsou nuceni přepisovat čísla z počítače do formuláře KULT na psacím stroji. V roce 2001 k tomu ještě přistoupilo vědomí, že aplikací výše uvedeného systému přijdou knihovny pověřené regionálními funkcemi o zdroj informací o knihovnách, které mají na starosti. Z uvedeného popisu vyplývá, že sběrný program IPOS a systém STAT- EXCEL nejsou konkurenční systémy, jejich základní cíle a vlastnosti se nedají porovnávat. Systém STAT-EXCEL není zpracován pro celostátní úroveň. V první řadě je určen pro knihovny pověřené regionálními funkcemi, které pracují se statistikami a informacemi o knihovnách na úrovni okresu nebo kraje. Uživatelům nabízí komfort plně automatizované práce s daty. Doplňuje funkce, které celostátní program nenabízí, a knihovny je ke své práci potřebují (např. přepočtené ukazatele, tisk výkazu, kontrolu hospodaření, tisk sestav). Proto se ve východních Čechách (dnes kraje Královéhradecký a Pardubický) pracuje s oběma programy a v roce 2001 se pro stejný postup rozhodl i Zlínský kraj. Základní funkce a struktura softwaru STAT- EXCEL Pro technický popis softwaru byla zvolena nejnovější aktualizace, která byla používána v praxi v prvním čtvrtletí roku Její struktura vychází z platného statistického formuláře KULT V pro rok 2001 a byla ovlivněna existencí celostátního sběrného programu IPOS, přípravou knihoven na převzetí regionálních funkcí a novým požadavkem uživatelů na zpracování souboru pro práci s výkazem základní vykazující jednotky včetně poboček. Technické a uživatelské podmínky pro práci se STAT2001 : Instalace programu STAT je nenáročná operace, kterou zvládne knihovník zpracovatel statistik sám a lze ji provést na každém počítači vybaveném softwarem Microsoft Excel 97 nebo Region, který si aplikaci STAT zakoupil, má připraveny vlastní instalační soubory, které akceptují zvláštnosti jeho okresu či kraje. Pro tiskový výstup formuláře KULT je vhodné použít laserovou tiskárnu, aby byla zachována předepsaná kvalita tisku celostátního formuláře. 149

4 K obsluze programu jsou zapotřebí uživatelské znalosti aplikace Excel (na úrovni vyučované v kurzech ECDL), před zahájením práce doporučujeme absolvovat úvodní předvedení programu. Plné využití vazeb mezi okresní a krajskou verzí se projeví tam, kde se do užívání programu zapojí celý kraj. V tom případě je zajištěn automatický převod dat pro práci s krajskou statistikou bez opětného vkládání. Přehled základních souborů okresní verze programu: 1. CELOOKRESNÍ PŘEHLED 2. FORMULÁŘ KULT V STATISTICKÉ TABULKY 4. VÝKAZ ZÁKLADNÍ KNIHOVNY 1. Celookresní přehled Charakteristika souboru: obsahuje statistickou evidenci všech knihoven okresu umožňuje zápis údajů statistického výkazu do předdefinovaných tabulek kontroluje stav knihovního fondu s minulým rokem, v rámci skrytých kontrol hlídá správnost zadávaných údajů ve všech oddílech výkazu počítá všechny ukazatele, které jsou k sobě v nějakém matematickém vztahu, a kontrolní součty vypočítá okresní sumáře a pracuje s celookresní sítí umožňuje sestavit výkaz knihovny v okresním městě nabízí kontrolní tabulku pro hospodaření nabízí přehlednou tiskovou sestavu je výchozí pro práci s dalšími moduly a pro přenos dat do krajské knihovny. Struktura souboru: Soubor PŘEHLED se skládá z listů určených pro jednotlivé kategorie knihoven (neprofesionální, profesionální, knihovny v okresním městě) a z listů pro výpočet celookresního sumáře a celookresní sítě. Popis listu (ukázka č. 1): Jedná se o rozměrnou tabulku, kde jsou ve sloupcích za sebou uvedeny všechny ukazatele z výkazu veřejné knihovny. Do řádků se zapisují jednotlivé knihovny. Před zápisem je potřeba zvolit vhodné řazení knihoven, např. abecední (knihovnám se přiřadí pořadová čísla). Ve zvoleném pořadí se knihovny objeví i v souboru TABULKY. Sumář je umístěn nahoře na prvním řádku a počítá se automaticky. Všechny buňky pro automatické výpočty jsou podbarveny a nelze do nich zapisovat. 150

5 Ukázka č. 1 KNIHOVNA Počet obyvatel I. Knihovní fond Kontrola Stav knih. fondu 2000 Knihovní jednotky celkem 2001 v tom naučná literatura CELKEM Barchov Barchůvek Běleč Benátky Blešno Boharyně Bříza Černožice Čistěves krásná literatura 2. Formulář KULT V Soubor řeší převedení sumárních dat ze souboru PŘEHLED do celostátně předepsaného statistického formuláře KULT V Po ukončení práce se souborem PŘEHLED se vypočtené výsledky automaticky převedou, zpracovatel může v náhledu výkaz zkontrolovat. Doplní pouze IČO, právní formu, datum, jméno, telefon, a tím jsou výkazy připraveny k tisku. 3. Statistické tabulky Ukázka č. 2 Soubor využívá data uložená v souboru PŘEHLED k automatickému výpočtu přepočtených ukazatelů a okresních průměrů. Poskytuje možnost tisku čtyř druhů tabulek pro celookresní přehledy ročních výsledků. III. Výpůjčky KNIHOVNA Počet Výpůjčky Počet Počet Výpůjčky Výpůjčky Výp. lit. dospělým Výpůjčky literatury dětem celkem výpůjček výpůjček periodik ostatních celkem z toho celkem na 1 z toho obyvatel na 1 na 1 dokumentů % nauč. čtenáře % nauč. obyvatele čtenáře literatury do 15 let literatury CELKEM Černilov Chlumec a.c Nechanice Nový Bydžov Smidary Smiřice Třebechovice

6 Soubor obsahuje pro všechny sledované kategorie knihoven (neprofesionální, profesionální knihovny, knihovny v okresních městech a celookresní sumář) oddíly: 1. Knihovní fond 2. Čtenáři 3. Výpůjčky 4. Další údaje Z přepočtených ukazatelů se sledují např. : - počet knihovních jednotek na 1 obyvatele - % naučné a krásné literatury - počet přírůstků na 1 čtenáře - obrat knihovního fondu - % čtenářů z obyvatelstva - % čtenářů do 15 let z celkového počtu čtenářů - počet návštěv na 1 čtenáře - počet výpůjček na 1 obyvatele - počet výpůjček na 1 čtenáře - % výpůjček naučné literatury - počet výpůjček na 1 čtenáře do 15 let. 4. Výkaz základní knihovny Soubor je určen pro sestavení výkazu kterékoli základní knihovny. Kontroly a automatické výpočty poskytuje ve stejném rozsahu jako při práci se souborem PŘEHLED. Druhou funkcí tohoto souboru je tisk výkazu knihovny do formuláře KULT V Při práci s výkazem v základní knihovně nahrazuje ruční počítání výkazu a přepis na psacím stroji. Byl připraven na základě požadavku městských knihoven, které již mají potřebné technické vybavení a hledaly program pro sestavení výkazu. Jeho použití je výhodné zejména u knihoven s větším počtem poboček. Tento soubor pracuje samostatně, neobsahuje vazby k dalším souborům. Soubor VÝKAZ listy: výkaz základní knihovny a poboček tisk KULT základní knihovny 152

7 Vazby mezi soubory Graf č. 1: Soubor PŘEHLED listy: neprofesionální knih. profesionální knihovny knihovna okresní město okresní sumáře síť knihoven Soubor TISK listy: Soubor TABULKY listy: tisk KULT sumář neprofesionální knihovny tisk KULT sumář profesionální knihovny tisk KULT výkaz knihovna v okresním městě tisk KULT celookresní sumář tabulka neprofesionální knih. tabulka profesionální knih. tabulka knihovna v okres. městě tabulka celookresní sumář Krajská verze a export dat: Základní funkce, struktura a vazby mezi soubory v krajské verzi programu vychází z řešení, které je použito v okresní verzi. Program je pro potřeby krajské knihovny obohacen o přehledy podle okresů, tabulky o síti knihoven a obyvatelstvu v kraji, umožňuje práci s výkazem krajské knihovny. Export dat z okresů pro krajské zpracování zajišťuje soubor PŘEHLED, který obsahuje všechny údaje o okrese. Export dat je možné realizovat pomocí e- mailu nebo přes disketu. Do krajské verze se automaticky převádějí okresní sumáře, je proveden výpočet krajských sumářů i tabulek, data jsou připravena k tisku. 153

8 Do okresních souborů PŘEHLED má krajský zpracovatel možnost vstoupit a provádět opravy. Ochrana individuálních dat je řešena písemnou dohodou mezi uživateli programu. Možnosti využití systému STAT při plnění regionálních funkcí Při plánování aktualizace programu STAT pro rok 2002 a 2003 vycházíme z následujících skutečností : statistika knihovnických činností patří mezi aktivity, které krajská knihovna a pověřené knihovny vykonávají v rámci regionálních funkcí knihovny zajišťující regionální funkce potřebují ke své práci soubor informací o obsluhovaných knihovnách, který obsahuje 1) statistické údaje a 2) údaje adresáře, informace o vybavení knihovny, službách atd. zvyšuje se počet knihoven, které mají potřebné technické vybavení k použití automatizovaného zpracování statistik i databáze knihoven pověřené knihovny pracují s novými ukazateli pro statistický výkaz regionálních funkcí systém STAT je variabilní a lze uvažovat o jeho doplnění o potřebné funkce nebo o nové moduly, využít propojování aplikací Microsoft Windows rozhodujícím činitelem pro konečnou strukturu programu jsou celostátní pokyny IPOS pro zpracování ročních statistik a nabídka celostátního sběrného programu (bývá k dispozici v prosinci daného roku). Připravovaná aktualizace programu STAT bude zahrnovat nové funkce, které se vážou na regionální služby knihoven. Zatím jsou stanoveny dvě základní úlohy, které by měl program řešit: 1) kompletní zpracování roční statistiky regionu pro potřeby pověřených knihoven, 2) automatizované databáze knihoven pro pověřené knihovny a krajskou knihovnu. První úloha - zpracování roční statistiky je vázána na schválenou podobu statistického výkazu a rozsah funkcí u sběrného programu IPOS. Cílem bude plně automatizovaná práce se statistikami pro potřeby pověřených knihoven. Přednostně se budeme věnovat nabídce analytických výstupů, které nemá sběrný program IPOS v plánu řešit. Jedná se o novou strukturu souborů statistických tabulek a vývoj mechanizmu pro porovnávání základních statistických dat s výsledky minulého roku. Druhá úloha databáze knihoven bude řešena jako zcela nový modul programu STAT, a to s využitím aplikace Microsoft Access. Obsahem tohoto modulu bude automatizovaná kartotéka knihoven regionu, která nahradí klasickou evidenci údajů o knihovnách a knihovnících. Kartotéku bude možno průběžně aktualizovat, hledat v ní a vybírat data podle zadaných hledisek, údaje si vytisknout v podobě karet nebo sestav a využít propojení se statistickými moduly. Databáze bude obsahovat základní okruhy informací o knihovnách, napří- 154

9 klad: adresy, půjčovní dobu, přehled služeb, počet obyvatel, údaje o pracovnících a technickém vybavení, údaje o výměnných souborech. Systém STAT máme vyzkoušený v praxi již několik let a budeme jej v našem kraji využívat i v nových podmínkách pro řešení úkolů spojených s evidencí a zpracováním dat o knihovnách v rámci regionálních funkcí, protože se dá pružně přizpůsobovat novým požadavkům, je možné objednat každoroční aktualizaci a díky rozšíření práce s Microsoft Windows je přístupný velkému počtu knihoven. 155