9. Ovládání poštovní schránky po telefonu Verze dokumentu: 1.0 Autor: Petr Šetka Časová náročnost: 20 minut
Úvod Pro úspěšnou realizaci tohoto scénáře se musíte přihlásit k některému z počítačů s telefonem s klávesnicí a displejem. Scénář nevyžaduje spolupráci dalších osob. Přihlášení k počítači, spuštění aplikace Outlook Web Access a odeslání e-mailové zprávy Ukázku práce s poštovní schránkou začneme přihlášením k počítači a následně vytvořením položek pomocí aplikace Outlook Web Access. Každý z vás má na telefonu uvedeno unikátní číslo 64XX. Ověřte své číslo a v tabulce si podle něj najděte přihlašovací jméno. Tímto jménem se přihlaste k počítači. V aplikaci Outlook Web Access odešlete sami sobě e-mailovou zprávu. Zpráva má předmět i tělo uvedeno v angličtině, aby jí bylo při čtení syntetizovaným hlasem lépe rozumět. Obsah této zprávy včetně dalších informací si necháte přečíst později. 1. Na telefonním přístroji u svého pracoviště (pracoviště s telefonním přístrojem s klávesnicí a displejem) si prohlédněte telefonní číslo (vpravo, druhé shora) a podle něj se k počítači přihlaste příslušným uživatelským jménem takto: Číslo na tel. přístroji (vpravo, druhé shora) 501 Daniel 502 Denisa 503 Helena Přihlašovací jméno uživatele 2. Jako heslo zadejte slovo Heslo2008. 3. Spusťte aplikaci Internet Explorer, do pole Adresa zadejte adresu https://mail.superkancelar.cz/owa a stiskněte klávesu ENTER. 4. V přihlašovacím dialogu Office Outlook Web Access zaškrtněte políčko Toto je soukromý počítač, do pole Uživatelské jméno zadejte stejné jméno, kterým jste se přihlásili k počítači, do pole Heslo zadejte heslo Heslo2008 (bez uvozovek) a klepněte na tlačítko Přihlásit. 5. V horní části okna klepněte na tlačítko Nový. V okně nové zprávy klepněte na položku Komu a všimněte si zobrazení seznamu příjemců v organizaci.
6. Označte sebe sama (příjemce, pod kterým jste přihlášeni) a ve spodní části klepněte na tlačítko Příjemce. Pokračujte klepnutím na tlačítko OK. 7. Do pole Předmět zadejte text Business trip, do těla zprávy zadejte text I need to meet you as soon as possible according to your planned business trip. (zpráva je zadána v angličtině pro lepší čitelnost při jejím čtení hlasovým automatem). 8. Klepnutím na tlačítko Odeslat zprávu nyní odešlete (sami sobě). 9. Klepnutím na ikonu Zkontrolovat zprávy v horní části okna aplikace OWA ověřte, zda vám zpráva přišla a je tak ve složce Doručená pošta na prvním místě. Naplánování schůzky Abyste mohli pracovat pomocí běžného telefonu se svým kalendářem, je nutné vytvořit v něm položku. Tou bude naplánování schůzky, na niž pozvete jednoho nebo více účastníků, a kterou uspořádáte ve vybrané místnosti. 1. Klepněte na šipku vedle položky Nový a vyberte položku Žádost o schůzku. 2. Klepněte na položku Povinné, ze zobrazeného seznamu vyberte některého z uživatelů (můžete i více), klepněte na tlačítko Povinní a poté na tlačítko OK. 3. V okně Žádosti o schůzku zadejte do pole Předmět text Business trip, začátek schůzky definujte na nejbližší aktuální půlhodinu a konec schůzky hodinu poté. 4. Klepněte na kartu Asistent plánování a všimněte si, zda má pozvaný účastník (účastníci) v navrženém termínu ve svém kalendáři volno. Pokud ne, schůzku posuňte. 5. V levé spodní části klepněte na položku Kalendář a všimněte si schůzky, kterou jste před chvílí vytvořili. Kalendář ponechte zobrazený.
Vzdálený přístup do poštovní schránky z telefonu Do poštovní schránky se jako běžný uživatel dostanete z běžného telefonního přístroje (mobilní, pevný) zavoláním na definované číslo, zadáním svého osobního čísla a kódu PIN. Osobní číslo a kód PIN získá v praxi každý uživatel automaticky pomocí e-mailové zprávy v okamžiku, kdy mu správce serveru Exchange 2007 tuto možnost povolí. V této ukázce byly tyto zprávy z poštovní schránky uživatele již odstraněny. Po zadání správného kódu PIN budete automaticky přihlášeni do své poštovní schránky. Tu můžete ovládat hlasem nebo tónovou volbou. Nyní si vyzkoušíte ovládání tónovou volbou. 1. Na telefonním přístroji na svém stole vytočte telefonní číslo 509. Ozve se uvítací hlas serveru Exchange. Po vyzvání To access your mailbox, enter your extension zadejte telefonní číslo uvedené v tabulce výše. Po výzvě Enter your PIN key zadejte klíč 147258 a stiskněte tlačítko #. 2. Po přihlášení stiskněte na telefonním přístroji dvakrát za sebou tlačítko 0. Dostanete se tak do režimu ovládání poštovní schránky tónovou volbou. Přečtení e-mailové zprávy Jste na místě, kde nemáte k dispozici Internet, počítač ani to správné mobilní zařízení, a potřebujete informace o e-mailových zprávách ve své poštovní schránce? Máte-li po ruce jakýkoli funkční telefon, můžete se připojit prostřednictvím hlasové komunikace. Přečtení obsahu e-mailových zpráv dosáhnete stiskem tlačítka 2, na další zprávu se obecně přepnete tlačítkem #. Do hlavní nabídky se dostanete stiskem tlačítka *. 1. Na telefonním přístroji na svém stole vytočte telefonní číslo 509. Ozve se uvítací hlas serveru Exchange. Po vyzvání To access your mailbox, enter your extension zadejte telefonní číslo uvedené v tabulce výše. Po výzvě Enter your PIN key zadejte klíč 147258 a stiskněte tlačítko #. 2. Po přihlášení stiskněte na telefonním přístroji dvakrát za sebou tlačítko 0. Dostanete se tak do režimu ovládání poštovní schránky tónovou volbou. Zjištění aktuálních událostí v kalendáři Máte být za 10 minut na schůzce a ještě nejste ani ve firmě? Je jisté, že začátek schůzky nestihnete, a máte představu, o kolik to bude minut? V tom případě můžete pomocí hlasového ovládání (nebo tónové volby) všem účastníkům sdělit, že se zpozdíte o zadaný počet minut. 1. Stiskněte tlačítko 3, kterým se dostanete do svého kalendáře. Bude vám přečtena první událost, kterou by měla být naplánovaná schůzka. 2. Stiskněte tlačítko 3, abyste mohli sdělit účastníkům, že se
Po výběru správné volby zadáte jen počet minut, o které se zpozdíte. Všem účastníkům, včetně vás jako organizátora, bude vaším jménem automaticky odeslána e-mailová zpráva s informací, o kolik minut se zpozdíte. zdržíte a potřebujete začátek schůzky posunout. 3. Stiskněte klávesy 3 a 0 a poté klávesu #. Posunete tím začátek schůzky o 30 minut a účastníkům se automaticky rozešle upozornění o posunutí schůzky. 4. V levé spodní části klepněte na položku Pošta a poté klepněte na ikonu Zkontrolovat zprávy. 5. Všimněte si nové zprávy a také příjemců, kterým byla odeslána, s informací, že se 30 minut zdržíte. 6. Přepněte se znovu do Kalendáře. Odstranění události v kalendáři Zjistili jste jako organizátoři schůzky, že ji v daném termínu vůbec nestihnete nebo že není z jakéhokoli důvodu reálné, aby se schůzka vůbec konala? Pomocí hlasového ovládání (nebo tónové volby) můžete schůzku jednoduše zrušit, a automaticky o tom informovat účastníky a zrušit zablokování místnosti. 1. Stiskněte tlačítko 7, kterým odstraníte naplánovanou schůzku. 2. Nyní můžete hlasově nahrát důvod zrušení schůzky. Nesdělujte žádný důvod a stiskněte tlačítko #. 3. Budete informováni o tom, že schůzka byla zrušena. 4. V aplikaci Outlook Web Access nyní znovu klepněte na položku Kalendář a všimněte si, že schůzka zmizela z kalendáře. 7. Ukončete hovor.