Přepínání zobrazení Použijte zobrazení kalendáře, které nejlépe vyhovuje vašemu pracovnímu postupu. Přepínejte tak často, jak chcete.

Transkript

1 Kalendář Úvodní příručka Naplánování schůzky v Lyncu Setkejte se tváří v tvář a ušetřete si cestu díky online schůzce v Lyncu Přepínání zobrazení Použijte zobrazení kalendáře, které nejlépe vyhovuje vašemu pracovnímu postupu. Přepínejte tak často, jak chcete. Sdílení kalendáře Otevřete svůj kalendář kolegům, aby mohli zobrazit vaše události a stav. Značka aktuálního času Čára vedená středem označuje aktuální čas a vy tak můžete vidět, jaký je další plán. Plánování podle počasí Nastavte si rychlý přehled předpovědi počasí ve vašem městě a až čtyřech dalších. Pokud plánujete schůzku mimo město, budete vědět, co si zabalit. Vytvoření jiných kalendářů Můžete rychle zjistit nejvhodnější dobu pro naplánování obchodní schůzky nebo rodinné dovolené. Stav odpovědi na žádost o schůzku Pokud jste ještě neodpověděli na pozvánku na schůzku, zobrazí se událost světlejší barvou.

2 Naplánování události 1. Klikněte na položku Kalendář na navigačním panelu. Naplánování schůzky s dalšími uživateli 1. Klikněte na položku Kalendář na navigačním panelu. 2. Klikněte na Nová schůzka. 3. Vyplňte pole Předmět a Místo konání a potom zadejte čas zahájení a ukončení. 2. Na pásu karet klikněte na příkaz Nová událost. 4. Do žádosti o schůzku napište libovolné informace, které chcete sdílet s příjemci. Můžete taky připojit soubory. 5. Klikněte na Pomocník pro plánování, který vám pomůže najít nejvhodnější čas pro schůzku tím, že analyzuje dostupnost příjemců a zdrojů (například místností). 3. Vyplňte pole Předmět a Místo konání. 4. Zadejte čas zahájení a ukončení. 5. V rozevíracím seznamu Zobrazit jako zvolte stav, který zobrazí vaši dostupnost ostatním uživatelům. 6. Pokud chcete událost nastavit jako opakovanou, klikněte na Opakování. 7. Zvolte opakování (například denní nebo měsíční) a případně další možnosti opakování (například každý druhý den nebo každý třetí měsíc). 8. Pokud chcete změnit výchozí připomenutí, které je nastavené na 15 minut, klikněte na rozevírací seznam Připomenutí a zvolte nový čas připomenutí. 6. Klikněte na Přidat účastníky a do polí Povinní, Nepovinní nebo Zdroje napište jména účastníků, ové adresy nebo názvy zdrojů (oddělené středníkem). 7. U účtů Exchange obsahuje podokno Vyhledání místnosti navrhované termíny nejvhodnější doby pro konání schůzky (kdy je dostupná většina účastníků). Pokud chcete vybrat některý z navrhovaných časů, klikněte na návrh v podokně Vyhledání místnosti v části Navrhované časy nebo vyberte čas v mřížce informací o volném čase. 8. Pokud nechcete tuto schůzku nastavit jako opakovanou, klikněte na Odeslat.

3 Změna nastavení pracovních dnů kalendáře a začátku týdne 1. Klikněte na Soubor > Možnosti > Kalendář. 2. V části Pracovní doba udělejte jedno z tohoto: Když chcete změnit pracovní dobu, klikněte v seznamech Čas zahájení a Čas ukončení na počáteční a koncový čas pracovního dne. Když chcete nastavit pracovní týden, zaškrtněte políčka dnů, které jsou součástí vašeho pracovního týdne. Zrušte zaškrtnutí políček u dnů, které do vašeho pracovního týdne nepatří. Pokud chcete nastavit první den týdne, klikněte na požadovaný den v seznamu První den týdne. Pokud chcete nastavit první týden roku, klikněte na požadovanou položku v seznamu První týden roku. Změna události, schůzky nebo zvláštní události Změna události nebo schůzky 1. Otevřete položku v kalendáři. 2. Pokud je součástí opakované řady a chcete změnit jen jednu instanci, klikněte v dialogu Otevřít opakující se položku na Jenom tuto položku a pak klikněte na OK. 3. Pokud jsou součástí opakované řady a chcete změnit všechny instance, klikněte v dialogovém okně Otevřít opakující se položku na Celou řadu a pak klikněte na OK. 4. Udělejte požadované změny a klikněte na Uložit a zavřít. V případě schůzky klikněte na Odeslat aktualizaci. Změna zvláštní události 1. Otevřete položku v kalendáři a klikněte na Zvláštní událost. 2. Změňte možnost Zobrazit jako na Zaneprázdněn(a), Pracující jinde, Nezávazně nebo Mimo kancelář. 3. Klikněte na Uložit a zavřít. Zobrazení kalendáře, vašich událostí a schůzek stále po ruce Najeďte myší na Kalendář na navigačním panelu a klikněte na tlačítko Ukotvit v pravém horním rohu náhledu. Kalendář se spolu s událostmi a schůzkami aktuálního dne zobrazí v podokně na pravé straně. Navržení, přijetí nebo odmítnutí nového času schůzky Pokud nemůžete přijít na schůzku, můžete namísto odmítnutí žádosti o schůzku navrhnout její nový čas. Organizátor schůzky může změnu přijmout nebo odmítnout. Navržení nového času 1. V otevřené žádosti o schůzku klikněte na Schůzka. 2. Ve skupině Odpovědět klikněte na Navrhnout nový čas. 3. Zvolte čas, kdy mají všichni pozvaní účastníci (nebo většina z nich) volno. 4. Klikněte na Navrhnout čas a potom klikněte na Odeslat. Pokud jste organizátor schůzky, odešlou se vám navrhované změny času schůzky. Můžete rozhodnout, jestli chcete čas naplánované schůzky změnit. Přijetí nového času schůzky 1. Otevřete žádost o schůzku. 2. Klikněte na Přijmout návrh. 3. Klikněte na Odeslat aktualizaci. Odmítnutí nového navrženého času 1. Otevřete žádost o schůzku. 2. Klikněte na Odpověď na schůzku. 3. Ve skupině Odpovědět klikněte na Odpovědět, napište zprávu a klikněte na Odeslat. 4. V žádosti o schůzku klikněte na kartě Odpověď na schůzku ve skupině Odstranit na Odstranit.

4 Sdílení kalendáře Sdílení kalendáře s lidmi v organizaci, kteří používají na serveru Exchange Přizpůsobení a navigace v kalendářích Můžete přejít přímo na aktuální den nebo zobrazit příštích 7 dní. 1. Klikněte na Kalendář na navigačním panelu a potom klikněte na Domů > Sdílet kalendář. 2. V nové ové zprávě, která se otevře, zadejte do pole Komu jména uživatelů, se kterými chcete kalendář sdílet. 3. Klikněte na Odeslat a pak klikněte na OK. Příjemci dostanou em oznámení o sdílení vašeho kalendáře a váš kalendář se přidá do jejich seznamu sdílených kalendářů. Sdílení kalendáře s lidmi mimo vaši organizaci v ové zprávě 1. Klikněte na Kalendář na navigačním panelu a potom klikněte na Domů > Odeslat kalendář em. 2. V seznamech Kalendář a Rozsah kalendářních dat vyberte kalendář a časový úsek, který chcete sdílet. Zvolte třeba Dnes nebo Příštích 7 dní. 3. Odešlete kliknutím na OK. Příjemci uvidí ve zprávě váš kalendář a můžou připojený soubor icalendar otevřít v Outlooku. Sdílení kalendáře publikováním online 1. Klikněte na Kalendář na navigačním panelu a potom klikněte na Domů > Publikovat online. 2. Klikněte na Konfigurovat tento publikovaný kalendář. Zobrazí se nová stránka webového prohlížeče s názvem Publikování kalendáře kalendář. 3. Zvolte podrobnosti pro publikování, počáteční a koncový čas a omezení přístupu. 4. Kliknutím na Kopírovat odkazy do schránky zkopírujete odkazy pro odběr kalendáře (přes účet připojený k serveru Exchange) nebo pro zobrazení kalendáře ve webovém prohlížeči. Vložte odkazy do textového editoru, jako je Poznámkový blok. 5. Operaci publikování dokončete kliknutím na Uložit. 6. Odešlete odkazy em požadovaným uživatelům podle toho, jestli můžou kalendář odebírat pomocí ových účtů Exchange nebo ho jenom zobrazit v prohlížeči. Pokud chcete zobrazit aktuální den, klikněte ve skupině Přejít na na Dnes. Pokud chcete zobrazit kalendář na dalších 7 dnů, klikněte ve skupině Přejít na na Příštích 7 dní. Zobrazení kalendáře můžete uspořádat tak, aby se zobrazoval jeden den, pracovní týden, sedmidenní týden nebo měsíc. Ve skupině Uspořádat klikněte na Den, Pracovní týden, Týden nebo Měsíc. V zobrazení časového plánu je kalendář orientovaný svisle. Toto zobrazení je užitečné, pokud je vybraných víc kalendářů. Každý kalendář je pak uspořádaný odshora dolů. Kliknutím na šipky vlevo a vpravo vedle časového rozsahu v horní části kalendáře můžete přecházet mezi dny, týdny nebo měsíci.

5 Vytvoření dalších kalendářů 1. Klikněte na položku Kalendář na navigačním panelu. 2. Klikněte na kartu Složka a pak na Nový kalendář. 3. Do pole Název zadejte název nového kalendáře. 4. V seznamu Vyberte umístění složky klikněte na Kalendář a potom klikněte na OK. Nový kalendář se zobrazí v navigačním podokně kalendáře. Pokud chcete zobrazit kalendář, zaškrtněte políčko vedle kalendáře. Otevření složek jiného uživatele 1. Klikněte na Soubor > Otevřít a exportovat > Složka jiného uživatele. 2. Do pole Jméno zadejte jméno uživatele, který vám udělil oprávnění ke sdílení nebo oprávnění delegáta, nebo jméno vyberte ze seznamu kliknutím na Jméno. 3. V seznamu Typ složky klikněte na složku, kterou chcete otevřít. Správa pošty a položek kalendáře jiné osoby Přidejte do svého profilu Outlooku poštovní schránku jiné osoby a tato schránka se pak otevře při každém spuštění Outlooku. Přidání poštovní schránky jiného uživatele do vlastního profilu 1. Klikněte na Soubor > Nastavení účtu > Nastavení účtu. 2. V seznamu na kartě klikněte na typ účtu Exchange, potom na položku Změnit a nakonec na položku Další nastavení. 3. Na kartě Upřesnit klikněte v části Otevřít tyto další poštovní schránky na Přidat a zadejte název poštovní schránky osoby, jejíž schránku chcete přidat do svého uživatelského profilu. Odpověď na žádosti o schůzku 1. Otevřete složku Doručená pošta jiného uživatele, pokud nebyla žádost o schůzku odeslaná přímo vám, a otevřete žádost o schůzku. 2. Klikněte na Přijmout, Nezávazně nebo Odmítnout. Vytvoření nebo odpověď na ovou zprávu jménem jiného uživatele 1. V zobrazení Pošta vytvořte ovou zprávu nebo otevřete stávající. 2. Na kartě Možnosti klikněte ve skupině Zobrazit pole na Od. 3. Do pole Od zadejte jméno osoby, jejímž jménem zprávu odesíláte. Pokud chcete jméno vybrat ze seznamu v adresáři, klikněte na Od. Pokud není tlačítko a pole Od zobrazené, klikněte na Možnosti > Od.