Akademie múzických umění v Praze Rektorát Kvestorka Malostranské náměstí 12 118 00 Praha 1 V Praze dne 21.11.2003 Sekr.12394 /2003 Směrnice kvestorky AMU č. 5/2003 o vnitřním kontrolním systému S platností od 1.12.2003 vydávám tuto směrnici. Ing.Tamara Čuříková Kvestorka AMU 1
Směrnice kvestorky č. 5/2003 o vnitřním kontrolním systému Tato směrnice vymezuje v souladu se zákonem č. 320/2001 Sb. v platném znění a vyhláškou MF 64/2002 Sb. uspořádání a rozsah provádění vnitřní kontroly v rámci AMU, která je dle 2 odst. a ) orgánem veřejné správy jako jiná právnická osoba dle zákona č.111/1998 Sb., ve znění pozdějších předpisů a dle 2 odst. b) kontrolovanou osobou žádající a přijímající veřejnou finanční podporu dotaci poskytovanou ze státního rozpočtu. I. Předmět K zajištění správného, hospodárného, efektivního a účelného užití veřejných prostředků AMU je nezbytné, aby zaměstnanci vykonávali své povinnosti v rozsahu svých pravomocí a odpovědností stanovených pracovními náplněmi v souladu s právními předpisy ČR, Statutem AMU, dalšími vnitřními předpisy AMU vč. platných směrnic. K zajištění právního prostředí na AMU a ověření jeho dodržování se ustanovují nástroje: - vnitřní kontrolní systém - útvar interního auditu. II. Vymezení pojmů Pro účely této organizační směrnice se rozumí: 1. Správností finanční a majetkové operace (dále jen operace) její soulad s právními předpisy a dosažení optimálního vztahu mezi její hospodárností, účelností a efektivností, 2. Hospodárností takové použití veřejných prostředků k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných úkolů, 3. Efektivností takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění, 4. Účelností takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů, 5. Veřejnými výdaji výdaje, vynaložené ze státního rozpočtu, z rozpočtů územních samosprávných celků, z jiných peněžních fondů státu, územního samosprávného celku nebo jiných právnických osob, z prostředků soustředěných v Národním fondu a z jiných prostředků ze zahraničí poskytovaných na základě mezinárodních smluv, 6. Veřejnou finanční podporou dotace, příspěvky, návratné finanční výpomoci poskytnuté ze státního rozpočtu, z rozpočtu územního samosprávného celku nebo rozpočtu jiných právnických osob, státního fondu, státních finančních aktiv, dále státní záruky, finanční podpora poskytnutá formou slevy na daních i formou osvobození od cla, prostředky poskytnuté z Národního fondu a jiné prostředky ze zahraničí poskytnuté na základě mezinárodních smluv. 7. Příkazce operací, správce rozpočtu a hlavní účetní ve smyslu vyhlášky 64/2002 Sb. jsou stanoveni v příloze 1 této směrnice. 2
III. Vnitřní kontrolní systém Pro zajištění běžné finanční kontroly v činnosti AMU je nutné, aby: 1. Všichni zaměstnanci AMU v rámci svých vymezených povinností, pravomocí a odpovědností vytvářeli a naplňovali podmínky pro správné, hospodárné, efektivní a účelné využívání veřejných prostředků. 2. Vedoucí zaměstnanci: a) prováděli průběžně kontrolu dodržování stanovených finančních, právních, správních, organizačních a dalších pravidel v působnosti svěřeného útvaru, b) informovali přímého nadřízeného zaměstnance včas a spolehlivě o závažných nedostatcích a následně o přijímaných opatřeních k nápravě a jejich plnění, c) oznámili písemnou formou rektorovi, resp. kvestorovi zjištění, že při výkonu průběžné a následné kontroly nebylo s veřejnými prostředky nakládáno hospodárně, efektivně a účelně nebo jejich vynakládání bylo v rozporu s právními předpisy, d) vedoucí zaměstnanec, kterému byla tato skutečnost sdělena a jejíž řešení je v jeho kompetenci, je povinen přijmout opatření k nápravě zjištěných nedostatků. Vnitřní finanční kontrola nemá časové omezení, probíhá průběžně. 3. Likvidační razítko veškeré účetní doklady AMU, které souvisejí s pohybem finančních prostředků, jsou doplněny likvidačním razítkem, jehož vzor tvoří přílohu 2. této směrnice. IV. Útvar interního auditu Na AMU je útvar interního auditu zřízen Výnosem rektora 6/2003 a zajišťuje nezávislé a objektivní přezkoumávání a vyhodnocování právních, majetkových a finančních operací a vnitřního kontrolního systému. 1. Interní audit provádí rektorem jmenovaný zaměstnanec AMU, funkčně oddělený od řídících výkonných struktur. 2. Interní audit výběrovým způsobem zjišťuje a zkoumá, zda a) právní předpisy, organizační směrnice, přijatá opatření a stanovené postupy jsou v činnosti jednotlivých správních útvarů dodržovány, b) zavedený kontrolní systém je dostatečně účinný a reaguje včas na změny ekonomických, právních, provozních a jiných podmínek. 3. Na základě svých zjištění předkládá jmenovaný zaměstnanec útvaru interního auditu rektorovi, resp. kvestorovi doporučení ke zdokonalování vnitřního kontrolního systému, k předcházení nebo zmírnění rizik a k přijetí opatření k nápravě zjištěných nedostatků. 4. Interní audit zahrnuje zejména: a) finanční audity, které ověřují, zda údaje vykázané ve finančních, účetních a jiných výkazech věrně zobrazují majetek, zdroje jeho financování a hospodaření s ním, b) audity výkonů, které zkoumají výběrovým způsobem hospodárnost, efektivnost a účelnost operací a přiměřenost a účinnost vnitřního kontrolního systému. 3
V. Podávání zpráv o výsledcích finanční kontroly 1. AMU jako právnická osoba, která hospodaří s veřejnými prostředky, předkládá do 10. února následujícího roku roční zprávu o výsledcích finančních kontrol příslušnému správci rozpočtových kapitol. 2. Součástí zpráv je i hodnocení přiměřenosti a účinnosti zavedeného systému finanční kontroly, včetně přehledu o kontrolních zjištěních předaných k dalšímu řízení podle zvláštních právních předpisů 1). 3. Strukturu a rozsah zpráv o výsledcích finančních kontrol, postup a termíny jejich předkládání stanoví vyhláška 64/2002 Sb.. 4. O závažných zjištěních z vykonaných finančních kontrol informují kontrolní orgány Ministerstvo financí nejpozději do 1 měsíce od ukončení finanční kontroly. Za závažné zjištění se považuje: a) zjištění, na jehož základě kontrolní orgán oznámil podle zvláštního právního předpisu 2) státnímu zástupci nebo policejním orgánům skutečnosti svědčící tomu, že byl spáchán trestní čin, b) zjištění neoprávněného použití, zadržení, ztráty nebo poškození veřejných prostředků v hodnotě přesahující 300 000 Kč. 5. Splněním povinnosti podle odstavce 4 písmena b) není dotčena povinnost kontrolního orgánu sdělit příslušnému správci daně zjištění o porušení rozpočtové či daňové kázně podle zvláštního právního předpisu. 3) VI.Závěrečná ustanovení 1. Směrnice nabývá účinnosti dne 1.12.2003 a je závazná pro všechny fakulty a složky AMU. příloha 1. stanovení příkazce operací, správce rozpočtu a hlavní účetní příloha 2. likvidační razítko 1) Např. zákon 337/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů, a trestní řád. 2) 24 č. 552/1991 Sb. 8 trestního řádu 3) Např. zákon 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, ve znění pozdějších předpisů 4
Rozdělovník : Rektor Kvestorka Prorektor pro studijní a pedagogické záležitosti Prorektor pro zahraniční záležitosti Prorektor pro vědu a výzkum Děkan HAMU Děkan DAMU Děkan FAMU Tajemnice HAMU Tajemnice DAMU Tajemnice FAMU Ředitel STUDIA FAMU Ředitel DISKU Vedoucí EO Ředitelka knihovny Ředitelka NAMU Vedoucí PC Vedoucí KCJ Vedoucí KTV 5