APS mini.ed programová nadstavba pro základní vyhodnocení docházky Příručka uživatele verze 2.2.0.6
APS mini.ed Příručka uživatele Obsah Obsah... 2 Instalace a konfigurace programu... 3 Popis programu... 3 Požadavky na softwarové prostředí a hardware... 3 Instalace programu... 3 Konfigurace programu... 3 Práce s programem... 4 Vzhled a ovládání programu... 4 Práce s událostmi, kalendář docházky... 5 Tisk a export dat... 6 2001-2006, Tech Fass s.r.o., Plavecká 503, 252 42 Jesenice, e-mail: techfass@techfass.cz, http://www.techfass.cz/ Datum vydání dokumentu: 20.4.2006; platné pro verzi programu: 2.2.0.6. - 2 -
Popis produktu Instalace a konfigurace programu Popis programu Program APS mini.ed rozšiřuje funkce administračního balíku programů APS mini Administrator o základní vyhodnocení docházky. Příchody a odchody uživatelů lze v programu libovolně editovat bez ovlivnění původního archivu událostí přístupového systému. Program je jednouživatelský. Požadavky na softwarové prostředí a hardware Doporučeným operačním systémem je Microsoft Windows XP, program lze plnohodnotně provozovat i na systémech Windows 2000 a Windows NT 4.0 (min. SP4). Pro správnou funkci programu je nutné, aby spustitelný soubor APSminiED.exe byl uložen ve stejné složce jako spustitelný soubor APSmini.exe. Při výchozím nastavení instalačních programů bude tento požadavek dodržen automaticky. Na hardwarové vybavení počítače nejsou kladeny žádné zvláštní požadavky. Pokud na daném počítači rozumně poběží operační systém s programem APS mini Administrator, poběží i program APS mini.ed. Instalace programu Program APS mini.ed je bezplatně k dispozici na www serveru výrobce (http://www.techfass.cz/). Instalační soubory jsou uloženy v archivu ZIP. Po jeho rozbalení umístěte složku s instalačními souboru do kořenového adresáře pevného disku počítače a spusťte instalační program setup.exe. Po jeho spuštění proběhne obvyklá instalace, do skupiny programů APS mini v nabídce Start při tom bude umístěna nová položka APS mini.ed. Konfigurace programu Veškerá data i konfigurovatelné parametry (hesla, konfigurace sítě, databáze osob) program přebírá z datového souboru programu APS mini Administrator, kde jednotlivé je možné nastavení měnit pro správnou funkci programu APS mini.ed je důležité správné nastavení příchozích a odchozích čteček a důvodů odchodu. Žádné samostatně konfigurovatelné parametry program APS mini.ed nemá. Přístupové heslo Přístupové heslo do programu je shodné s přístupovým heslem 1. úrovně programu APS mini Administrator. Datové soubory Primárním zdrojem dat pro docházku jsou soubory archivu událostí přístupového systému, tzn. soubory events.mmyyyy.dat, které vytváří program APS mini Administrator. Docházkový program z nich relevantní data kopíruje a spolu s jejich uživatelskými změnami je ukládá do souborů se shodným jménem, ale odlišnou příponou (.atd). - 3 -
APS mini.ed Příručka uživatele Práce s programem Vzhled a ovládání programu Hlavního okno programu (obr. 2.1) obsahuje standardní součásti, jako je hlavní menu, pracovní plocha, nástrojový panel a stavový řádek. Pracovní plocha programu Obr. 2.1: Hlavní okno programu Pracovní plocha programu je rozdělena do 2 částí. V levé části pracovní plochy je umístěn seznam uživatelů systému, v pravé části pak lze přepínat mezi zobrazením seznamu průchodů vybraného uživatele (obr. 2.1) a vypočteným kalendářem přítomnosti (obr. 2.4). V seznamu uživatelů jsou zobrazeni jen ti uživatelé, kterým je přiřazena nějaká přístupová karta, na konkrétním nastavení přístupových oprávnění přitom nezáleží. - 4 -
Práce s programem Hlavní menu a nástrojový panel Hlavní menu a nástrojový panel obsahují položky pro aktivaci funkcí popsaných v tabulce na obrázku 2.2. titulek nabídky / příkaz tlačítko význam Soubor Otevřít zobrazí dialog výběru období pro zpracování Tisk tisk kalendáře (kalendářů) Export do HTML - export kalendářů do html Konec - ukončení programu Události Nová vložení nové události do seznamu událostí vybraného uživatele Editovat Smazat Kontrola vyjme označený text a zkopíruje ho do schránky zkopíruje označený text do schránky provede kontrolu limitu délky přítomnosti Nápověda Obsah - zobrazí obsah nápovědy k programu O programu - zobrazí informační dialog O programu Obr. 2.2: Seznam příkazů hlavního menu a tlačítek nástrojového panelu Práce s událostmi, kalendář docházky Otevření období Pro otevření období zpracování (měsíce) zvolte příkaz Otevřít, zobrazí se dialog pro výběr období. Po zadání požadovaného měsíce a roku stiskněte tlačítko OK. Výběr uživatele Po načtení dat je nutné v seznamu zvolit uživatele jehož události mají být zpracovávány. Uživatele vyberte v seznamu umístěném v levé části pracovní plochy programu. Vytvoření, editace a smazání události Pro vytvoření, editaci a smazání události je nutné přepnout zobrazení na záložku Události a zvolit odpovídající příkaz z menu nebo stisknout tlačítko na nástrojové liště. Operace editace a mazání se vždy vztahují k události vybrané v tabulce událostí. Editační dialog (obr. 2.3) umožňuje zvolit směr průchodu, čtecí modul, datum, čas a v případě odchodu i jeho důvod. Po vyplnění jednotlivých položek editačního dialogu a stisku tlačítka OK se změny, resp. nová událost uloží do seznamu. Obr. 2.3: Editace události - 5 -
APS mini.ed Příručka uživatele Kalendář docházky Kalendář docházky (obr. 2.4) obsahuje vypočtené doby trvání jednotlivých docházkových stavů pro každý den v měsíci. Pro každý stav je v kalendáři vyhrazen jeden sloupec, pro každý den v měsíci jeden řádek. Data v zobrazená kalendáři se vypočítávají z událostí dostupných v okamžiku požadavku na jeho zobrazení. Stav, který je v tomto okamžiku poslední, platí od jeho začátku po všechny dny v budoucnosti. Je-li v některém dni překročen nastavený limit trvání přítomnosti, je titulek řádku podbarven červeně. Kontrola limitu trvání přítomnosti Automatické zpracování docházky se opírá o provozní události (průchody uživatelů), není-li provedena identifikace při odchodu, zatíží se výsledky poměrně značnou chybou. Tento typ chyby je však natolik velký, že jej lze poměrně snadno odhalit kontrolou maximální doby přítomnosti v jednotlivých dnech. Překročí-li při Obr. 2.4: Kalendář přítomnosti ní celková doba přítomnosti uživatele v nějaký den vhodně nastavený časový limit, označí se vypočtený údaj jako pravděpodobně nesprávný. Časový limit pro kontrolu trvání přítomnosti se nastavuje v programu APS mini Administrator (stejně jako všechny ostatní konfigurační parametry). Přestože kontrola probíhá u každého uživatele v okamžiku zobrazení kalendáře, je při zpracování dat vhodné provést kontrolu pro všechny uživatele najednou a podle výsledků kontrovat jen ta data, u kterých byla pravděpodobná chyba nalezena. Kontrola se provede příkazem Kontrolovat max. doby přítomnosti, umístěným v nabídce Události hlavního menu programu. Seznam osobních listů u kterých byla nalezena chyba je pak zobrazen v samostatném dialogovém okně. Tisk a export dat Při tisku lze volit z tisku kalendáře vybraného uživatele nebo všech uživatelů. Export dat do html souborů probíhá vždy pro všechny uživatele systému. Při exportu dat do html souborů je vytvořena titulní stránka obsahující jmenný seznam uživatelů a informace o období zpracování. Seznam odkazuje na další soubory v nichž jsou uloženy seznamy událostí a vypočtené kalendáře pro jednotlivé uživatele. - 6 -