Školící dokumentace administrátorů IS KRIZKOM (úroveň KRAJ) (role manager, administrátor )

Transkript

1 Školící dokumentace administrátorů IS KRIZKOM (úroveň KRAJ) (role manager, administrátor ) DATASYS s.r.o., Jeseniova 2829/20, Praha 3 tel.: , fax:

2 Obsah 1.1 Historie dokumentu Účel dokumentu Požadavky na IS Uživatelé Vytvoření uživatele Editace uživatele Deaktivace uživatele Změna hesla Reset hesla Správa upozornění Zařazení uživatele / uživatelů do Správy upozornění Definice vlastní skupiny upozornění Krizové situace Založení krize Změna rozsahu krize Zahrnuté / nadřazené krize Ukončení krize Strana 2

3 1.1 Historie dokumentu Verze Datum Autor Popis Michal Vaněk Školící dokumentace administrátorů IS pro úroveň KRAJ Michal Vaněk Upravená školící dokumentace administrátorů pro úroveň KRAJ Michal Vaněk Upravená školící dokumentace administrátorů pro úroveň KRAJ Michal Vaněk Upravená školící dokumentace administrátorů pro úroveň KRAJ Michal Vaněk Upravená školící dokumentace administrátorů pro úroveň KRAJ Miroslav Hodura Upravená školící dokumentace administrátorů pro úroveň KRAJ 1.2 Účel dokumentu Tato příručka je určena administrátorům a manažerům v hierarchii KŘ na úrovni KRAJ. 1.3 Požadavky na IS Systém je vytvořen jako webová aplikace. Prostředí, ve kterém je realizována prezentace dat na koncových stanicích, používá pouze internetový prohlížeč ve verzi Microsoft Internet Explorer 7 a Microsoft Windows XP SP2 a výše. Další podporované prohlížeče a jejich omezení jsou uvedeny na této adrese. Strana 3

4 2. Uživatelé 2.1 Vytvoření uživatele Popis procesu: Účet je nezbytný pro práci se systémem, při vytvoření dojde k zapsání systémových položek do Active Directory tak, aby mohl být účet používán v systému IS KRIZKOM Předpoklady: členství ve skupině Admins (v dané úrovni KŘ) nebo CentralAdmins, existující účet v seznamu uživatelů Postup kroky 1. Přejít na záložku Uživatelé IS 2. Stisk tlačítka Nový/Uživatel IS 3. Vyplnění údajů: zadejte povinné položky (*) Příjmení, Jméno, Úřad KŘ, ová adresa, Mobilní telefon vyberte požadované Role uživatele (role ÚKŠ se definují v kapitole 3.6) a stiskněte OK Strana 4

5 Uživatel je založen s loginem ve tvaru jmeno.prijmeni a s výchozím heslem P@ssw0rd.SKD, má přiřazeny definované role a vybraný Úřad KŘ. V případě, že login je již v systému použit, v seznamu uživatelů je ve sloupci Status zobrazeno varování a účet se v Active Directory nevytvoří - položka má stav Účet aktivní=ne. Následně je potřeba změnit jméno a příjmení na jiné (např. jméno příjmení2) Strana 5

6 Poznámka účet uživatele se nesmí smazat jak na straně Sharepoint serveru, tak i na straně Active Directory, protože má historické vazby na procesy v systému. Při pokusu o vytvoření položky do jiného úřadu než má osoba oprávnění, dojde k jejímu automatickému smazání a v Active Directory se účet vůbec nevytvoří. Strana 6

7 2.2 Editace uživatele Popis procesu: Editace uživatele v systému slouží k opravě základních údajů uživatelského účtu (např. přejmenování uživatele, změna role, změna u, mobilního tel. čísla atp.) Předpoklady: členství ve skupině Admins (v dané úrovni KŘ) nebo CentralAdmins, existující účet v seznamu uživatelů Postup kroky 1. Přejít na záložku Uživatelé IS 2. Výběr uživatele a klik Strana 7

8 3. Oprava údajů: položku Změnit login? vyberte tehdy, pokud chcete změnit login uživatele, položka Úřad KŘ nelze po založení uživatele již nikdy měnit - po provedení změn stiskněte OK. Jeli osoba zástupcem (má nastaven zástup) jiné osoby, nelze editovat žádné položky účtu, resp. při pokusu o uložení dojde k jejich automatickému přepsání zpět na původní hodnoty. Změny jsou možné pouze tehdy, není-li uživatel definován jako zástupce. Strana 8

9 2.3 Deaktivace uživatele Popis procesu: Deaktivace uživatele v systému se provádí přes Pracovní postupy, proces provede zneplatnění účtu v Active Directory Předpoklady: členství ve skupině Admins (v dané úrovni KŘ) nebo CentralAdmins, existující účet v seznamu uživatelů Postup kroky 1. Přejít na záložku Uživatelé IS 2. Klikněte na uživatele a vyberte položku Pracovní postupy 3. V dialogu Pracovní postupy zvolte volbu Deaktivace uživatele 4. Spusťte deaktivaci uživatele stiskem Zahájit Poznámka Aktivace uživatele se provádí obdobně postupem Znovuaktivace uživatele Strana 9

10 2.4 Změna hesla Popis procesu: Změna hesla uživatele v systému se provádí na záložce Uživatelé IS Předpoklady: žádné Postup kroky 1. Přejít na záložku Uživatelé IS 2. V horní části nabídky je formulář pro změnu hesla 3. Zadejte staré heslo a pak 2x nové heslo (minimum 8 znaků, pokud není splněno, heslo se nezmění) a stiskněte OK Strana 10

11 2.5 Reset hesla Popis procesu: Reset hesla uživatele v systému se provádí pomocí pracovního postupu Předpoklady: členství ve skupině Admins (v dané úrovni KŘ) nebo CentralAdmins Postup kroky 1. Přejít na záložku Uživatelé IS 2. Klikněte na uživatele a vyberte položku Pracovní postupy 3. V dialogu Pracovní postupy zvolte volbu Reset hesla 4. Zadejte nové heslo (minimum je 8 znaků) a stiskněte Zahájit Strana 11

12 3. Správa upozornění Aplikace KRIZKOM zabezpečuje odesílání předdefinovaných zpráv pomocí aktivních informačních kanálů tj. prostřednictvím SMS, elektronické pošty a webu. Nastavení informačních kanálů může provést administrátor nebo uživatel aplikace KRIZKOM, který ho může změnit podle svých potřeb. Funkční je ten stav doručovacího profilu, který je uložen naposledy, tj. pokud provede nastavení administrátor, bude přepsáno nastavení dříve provedené uživatelem a naopak - úpravy uložené uživatelem způsobí aktualizaci nastavení, které dříve provedl administrátor. Administrátor po založení uživatele provede jeho přidání do seznamu uživatelů, kterým jsou zasílané notifikace z aplikace KRIZKOM nebo upraví doručování notifikací celé skupině uživatelů Zařazení uživatele / uživatelů do Správy upozornění a) pomocí odkazu Správa upozornění si zobrazí hierarchický seznam úřadů krizového řízení, pro které zabezpečuje administraci. b) vyhledá příslušný úřad krizového řízení a v rozevíracím menu klikne na Upravit položku Strana 12

13 c) zobrazí se textový box, do kterého se zapisují uživatelé. - jméno uživatele lze napsat přímo a následně potvrdit pomocí ikony (pokud uživatelovo jméno není napsáno správně, objeví se pod textovým boxem nápis Nebyla nalezena přesná shoda. ) Tímto způsobem může být zapsáno i několik uživatelů, kteří musí být oddělení středníkem (;) - k vyhledání uživatele lze také využít seznam, který se zobrazí po kliknutí na ikonu se symbolem knížky, do textového boxu se zadá příjmení nebo jméno uživatele (popř. část textového řetězce označeného hvězdičkou, např. Pok*) a klepnutím na ikonu se symbolem lupy se vyhledá přehled odpovídajících uživatelů; kliknutím se označí řádek s příslušným uživatelem a pomocí tlačítka Přidat se přidá do textového boxu. Opakováním tohoto procesu lze vybrat libovolný počet uživatelů. Ukončení výběru se provede pomocí tlačítka OK. d) po ukončení výběru je administrátor vrácen zpět na formulář upozorňování s přehledem uživatelů, kteří byli administrátorem do upozorňování zařazeni. Tlačítkem OK potvrdí Strana 13

14 výběr, formulář se uzavře a uživatelům jsou nastaveny notifikace podle stanovených pravidel. e) základní nastavení notifikací administrátorem pro uživatele je rozdílné v provozním a v testovacím prostředí aplikace KRIZKOM. V testovacím prostředí aplikace je doručování potlačeno. Význam stavů informačního kanálu: aktivní (zprávy jsou doručovány všem uživatelům), zakázán (zprávy nejdou odeslat), potlačen (proběhne odeslání zprávy, která bude uložena v systému a nebude doručena cvičné odesílání zpráv) zastaven (zpráva bude vygenerovaná v systému a bude čekat na odeslání po změně stavu). Význam doručovací doby pracovní doba je v aplikaci nastavena v době od 7:00 hod. do 19:00 hod. mimopracovní doba je v aplikaci nastavena v době od 19:00 hod. do 7:00 hod. následujícího dne Strana 14

15 Nastavení formuláře po přidání uživatele do skupiny pro doručování V případě, že uživatel je administrátorem přidán do skupiny pro upozorňování, jeho doručovací profil je nastaven takto: Nastavení formuláře po odebrání uživatele ze skupiny pro doručování V případě, že uživatel je administrátorem odebrán ze skupiny pro upozorňování, provede se následující nastavení jeho doručovacího profilu: Lokální zapnutí/vypnutí notifikací na dané úrovni KŘ - administrátor vybere skupinu pro doručování a v menu zvolí Pracovní postupy viz obrázek - po té zvolí příslušný pracovní postup Zapni notifikace nebo Vypni notifikace viz obrázek - nakonec potvrdí spuštění procesu zapnutí/vypnutí notifikací tlačítkem Zahájit Poznámka - předpokladem zapnutí a vypnutí notifikací v dané úrovni KŘ, je naplněná příslušná skupina upozorňování všemi uživateli z dané úrovně KŘ (platí i pro postupy níže)! Strana 15

16 3.2. Definice vlastní skupiny upozornění - administrátor klikne na odkaz Správa upozornění pro skupiny - stiskem tlačítka Nový/Nová položka otevře formulář - stiskem tlačítka Nový/Nová položka otevře formulář - v poli Název položky zvolí název skupiny pro upozornění (např. Název kraje ALL) - v poli Členové vybere skupiny pro upozornění (např. pro celý kraj Název kraje a všechny skupiny ORP-XXXX) a stiskne tlačítko Přidat a výběr potvrdí OK Centrální zapnutí/vypnutí notifikací pro definovanou skupinu - vybere skupinu pro doručování a v menu zvolí Pracovní postupy viz obrázek - po té zvolí příslušný pracovní postup Zapni nebo Vypni notifikace skupiny viz obrázek Strana 16

17 - nakonec potvrdí spuštění procesu zapnutí/vypnutí notifikací tlačítkem Zahájit Strana 17

18 4. Krizové situace 4.1 Založení krize Popis procesu: Podle vložených parametrů se vloží záznam krize do seznamu, tím je následně umožněno zadávání požadavků na VZ (mimo systém IS KRIZKOM) Předpoklady: může provést pouze člen skupiny Managers Postup kroky 1. Přejít na záložku Přehled aktivních stavů IS 2. Výběr Nový/Krize a stisk ok 3. Vyplnění údajů: zadejte povinné položky (*) Název a Status krize, Krize DO, Vznášení a Řešení požadavků DO, Vyhlásil, Druhu provozu, Rozsah krize a dokončete stiskem OK Strana 18

19 Poznámka Volitelné je připojení kopie rozhodnutí hejtmana přes tlačítko Připojit soubor Položka Krize OD se automaticky vyplní dle aktuálního data vytvoření položky a nelze ji změnit Strana 19

20 4.2 Změna rozsahu krize Popis procesu: V závislosti na vývoji krize je možná změna rozsahu celostátní nebo krajské krize se zapojením určených ÚSÚ do více/méně krajů. Předpoklady: Změnu rozsahu krize může upravit osoba, která položku vytvořila a dále člen skupiny SSHR.Managers případně člen skupiny CentralAdmins. Postup kroky 1. Přejít na záložku Přehled aktivních stavů IS 2. Vybrat příslušnou položku krize a zvolit Upravit položku 3. V položce Rozsah krize provést požadované změny (Přidat/Odebrat kraj) a stisk OK Strana 20

21 4.3 Zahrnuté / nadřazené krize Popis procesu: V závislosti na vývoji krize je možná změna krizového stavu 2 směry. Přerůstání krajské krize do krajské se zapojením určených ÚSÚ nebo dále do celostátní, jež je pak nadřazená dané krizi. Nebo zmenšení celostátní krize na krajskou se zapojením určených ÚSÚ nebo na krajskou krizi. Předpoklady: Tyto rozšířené úpravy může provést pouze osoba s rolí SSHR.Managers Postup kroky 1. Přejít na záložku Přehled aktivních krizových stavů IS 2. Vytvořit novou položku krize s nově definovaným rozsahem 3. Vybrat příslušnou položku krize (buď zamýšlenou podřazenou, nebo nadřazenou) a zvolit Upravit položku 4. Provést požadované změny ve formuláři (Zahrnuté krize, Nadřazená krize). Formulář dovolí zahrnout jen ty krize, které jsou aktivní. 5. Automaticky dojde k propojení obou krizí tak, že není potřeba tyto změny provádět i u zařazené/nadřazené krize. 6. U Zahrnuté/Nadřazené krize, u které se ukončuje platnost, se nastavením datumů Řešení požadavků DO a Vznášení požadavků DO, ukončí platnost tak, že nebude možné vznášet nové požadavky na VZ, resp. se krize ukončí. Strana 21

22 4.4 Ukončení krize Popis procesu: Ukončení krize se provádí ručně, že se nastaví aktuální datum položky Řešení požadavků DO do minulosti nebo pokud již je datum neaktuální, tak se musí spustit pracovní postup Ukoncitkrizi. Předpoklady: Změnu může provést osoba s právy ze skupiny Managers v dané úrovni KŘ na které krize vznikla Postup kroky 1. Přejít na záložku Přehled aktivních krizových stavů IS 2. Vybrat příslušnou krizi a vybrat Upravit položku 3. Změňte datum Řešení požadavků DO na požadované a stiskněte OK Poznámka: pokud již vyprší datum Řešení požadavků DO, ukončení krize se provádí ručně spuštěním pracovního postupu u vybrané krize viz následující obrázky Strana 22

23 V seznamu pracovních postupů vyberte UkoncitKrizi Pro spuštění procesu ukončení krize stiskněte tlačítko Zahájit Strana 23