Modul Zakázky MTJ Service, s.r.o.

Transkript

1

2

3 Představení Zakázkový systém obsahuje řešení celého průběhu obchodního případu. Tento modul zahrnuje tvorbu, evidenci a operativní a manažerskou práci se všemi druhy dokladů, které s průběhem obchodního případu souvisí. Nad sadou dokumentů souvisejících s jediným obchodním případem může být vytvořena tzv. zakázka jako nadstavba nad obchodním případem. Použití zakázek není povinné, i když především pro větší a složitější obchodní případy představuje zakázka zajímavý nástroj pro řízení a hodnocení efektivity obchodního případu. Zakázky se uplatní i případě, že případ má charakter projektu s velkým množstvím lidské práce, postupných termínů a operativních zásahů. Samotná zakázka představuje v systému Soft-4-Sale jakýsi šanon, do kterého se zakládají veškeré dokumenty související se zakázkou. Tento šanon zároveň funguje jako jednoduchý a rychlý prostředek pro zjištění stavu rozpracovanosti zakázky a také pro výpočet její efektivnosti.

4

5 Obsah I Obsah 1 Přehled zakázek Pracovní přehled... zakázek 2 3 Nová zakázka Karta zakázky Tisk přehledu... zakázek 6 6 Hromadné akce... 7 Hromadný přepočet zakázek Hromadná oprava faktury Rušení duplicit zakázek Hromadné doplěnní osoby realizace 7 Smlouvy Přehled smluv Nová nákupní smlouva Nová komisní smlouva Nová smlouva Karta smlouvy Tisk smlouvy Přepočet křížových informací Konfigurace Tisková sestava... smlouvy Konfigurace... tisku smluv Vzory smluv... Konfigurace... komisního prodeje Číselník typů... smluv Číselník smluvních... rolí firem Tisk přehledů smluv Přijaté objednávky Přehled přijatých objednávek Přehled přijatých objednávek - možnosti dodání Přehled zboží v přijatých objednávkách Přehled výrobních kooperací Kapacitní přehled položek objednávek Nová přijatá objednávka Karta přijaté objednávky Tisk přehledů přijatých objednávek Tisk přehledů zboží v přijatých objednávkách Generování faktury Generování vystavené objednávky Storno přijaté objednávky Konfigurace Tisková sestava... přijaté objednávky Povinné údaje... karty přijaté objednávky Konfigurace... přijatých objednávek Číselník způsobu... dodání I

6 II Křížové tabulky zboží v přijatých objednávkách Křížové tabulky přijatých objednávek Statistika přijatých objednávek Vztah přijaté objednávky a zakázky Zjištění zboží a služeb na objednávce pro zázkaníka Související doklady k přijaté objednávce Částečné plnění Tisk potvrzení přijaté objednávky Vystavené objednávky Přehled vystavených objednávek Přehled zboží ve vystavených objednávkách Nová objednávka Karta vystavené objednávky Hromadná objednávka Tisk objednávky Tisk přehledů vystavených objednávek Tisk přehledu zboží ve vystavených objednávkách Přehled celních dispozic Obsah celních dispozic Nová celní dispozice Generování přijaté faktury Vazba vystavené objednávky a zakázky Generování příjemky Storno vystavené objednávky Konfigurace Tisková sestava... vystavených objednávek Povinné údaje... karty vystavené objednávky Konfigurace... testu dostupnosti při provedení Křížové tabulky vystavených objednávek Křížové tabulky zboží ve vystavených objednávkách Statistika vystavených objednávek Vazba vystavené objednávky na skladové hospodářství Zahraniční měny Tisk vystavené objednávky Kopírování řádku Vznik objednávky 10 Opravy Přehled oprav Přehled zboží v opravách Nová oprava Konfigurace Tisková sestava... opravy Dokladová... struktura zakázky z opravy Konfigurace... oprav Tisk přehledů oprav Tisk přehledu zboží v opravách Přijaté faktury Přehled přijatých faktur Přehled přijatých faktur s dělenými náklady Přehled zboží v přijatých fakturách Přehled zakázkového rozdělení v přijatých fakturách Nová přijatá faktura Karta přijaté faktury

7 Obsah III Storno přijaté faktury Nová přijatá zálohová faktura Karta přijaté zálohové faktury Storno přijaté zálohové faktury Tisk přehledů přijatých faktur Tisk přehledu zboží v přijatých fakturách Konfigurace Povinné údaje... karty přijaté faktury Povinné údaje... přijaté zálohové faktury Tisková sestava... přijaté faktury Konfigurace... zahraničních přijatých faktur Konfigurace... vazby přijaté faktury na příjemku Číselné řady... a typy přijatých faktur Křížové tabulky přijatých faktur Křížové tabulky přijatýc faktur s dělenými náklady Křížové tabulky zboží v přijatých fakturách Statistika přijatých faktur Typ přijaté faktury Přenos zboží do konečné faktury Generování faktur z více dodacích listu Generování faktur z opravy Číselné řady faktur Přečíslování do určité pozice Zahraniční faktura Vystavené faktury Přehled vystavených faktur Přehled vystavených faktur s dělením výnosů Přehled zboží ve vystavených fakturách Hromadný tisk faktur Nová vystavená faktura Nová vystavená zálohová faktura Nová zúčtovací faktura Karta vystavené faktury Karta vystavené zálohové faktury Tisk přehledů vystavených faktur Tisk přehledu zboží ve vystavených fakturách Kumulovaný přehled vystavených faktur Storno vystavené faktury Storno vystavené zálohové faktury Generování konečné faktury ze zálohové Konfigurace Povinné údaje... karty vystavené faktury Povinné údaje... karty vystavené zálohové faktury Konfigurace... fakturace Konfigurace... splatnosti faktur Konfigurace... zahraničních vystavených faktur Přepočet... nákupních cen faktur Tisková sestava... vystavené faktury Tisková sestava... vystavené zálohové faktury Číselník způsobu... úhrad faktur Číselník dodacích... podmínek faktur Číselné řady... a typy vystavených faktur Konfigurace... penále faktur Vzorové upomínky... vystavených faktur III

8 IV Nová vzorová... upomínka vystavených faktur 98 Křížové tabulky vystavených faktur 98 Křížové tabulky vystavených faktur s dělenými výnosy 99 Křížové tabulky zboží ve vystavených fakturách 99 Křížové tabulky zboží ve vystavených fakturách s dělenými výnosy 99 Statistika vystavených faktur 100 Přehled zboží 100 Přehled dokladu Banky a platby Upomínky a penále Přehled urgencí Příkaz k úhradě Přehled příkazů k úhradě Přehled položek příkazů k úhradě Nový bankovní výpis Přehled bankovních výpisů Přehled položek bankovních výpisů Tisk přehledu bankovních výpisů Křížové tabulky položek bankovních výpisů Křížové tabulky finančních transakcí (pokladny a banky) Přehled zápočtů Nový zápočet Vzájemné saldo - tisk Konfigurace Konfigurace... penále faktur Vzorové... upomínky vystavených faktur Nová vzorová... upomínka vystavených faktur Konfigurace... příkazu k úhradě Křížové tabulky plateb vystavených faktur Doplňky - fakturace Plán fakturace FV Nový záznam plánu fakturace FV Generování vystavené faktury dle plánu Plán fakturace FP Nový záznam plánu fakturace FP Generování přijaté faktury dle plánu Křížové tabulky dle příjemce Křížové tabulky vystavených faktur dle konečného zákazkníka Dodací listy Přehled dodacích listů Přehled zboží v dodacích listech Nový dodací list Karta dodacího listu Tisk dodacího listu Tisk přehledů dodacích listů Tisk přehledu zboží na dodacích listech Generování vystavené faktury z dodacího listu Konfigurace Tisková... sestava dodacího listu Povinné... údaje karty dodacího listu Konfigurace... dodacího listu Číselník... způsobu dodání Křížové tabulky dodacíh listů

9 Obsah V Křížové tabulky zboží v dodacích listech Přehled vystavených... faktur s konečným zákazníkem Servisní zásahy Přehled servisních zásahů a úkonů Přehled servisních zásahů s osobami a telefony Technický přehled zakázek Nový servisní zásah Karta servisního zásahu Karta sevisního úkonu Rušení duplicit servisního zásahu Tisk přehledů Hodnocení výkonu (+ úkoly) Konfigurace Dokladová... struktura servisních zásahů Povinné... údaje karty servisního zásahu Tisková... sestava servisního zásahu Vzory servisních... zásahů s úkony Typy servisních... zásahů Typy servisních... úkonů Typy hlášených... závad Typy zjištěných... stavů zařízení Konfigurace... servisních zásahů Statistiky Křížové tabulky servisnich úkonů Interní doklady Přehled interních dokladů Nový interní doklad Karta interního dokladu Tisk přehledů interních dokladů Konfigurace Interní přefakturace Vnitrofiremní přefakturace Nová vnitrofiremní přefakturace Nová vnitrofiremní objednávka Konfigurace Konfigurace... vnitrofiremní fakturace Povinné... údaje karty vnitrofiremní fakturace Konfigurace Statistika Hodnocení obratu Statistika obratu Křížové tabulky obratů Křížové tabulky obratů položek Hrubý hospodářský výsledek Předvaha DPH Finanční hodnocení zakázek Statistika zakázek Křížová tabulka zakázek Křížová tabulka finančního hodnocení zakázek Přeheld výkazů pro INTRASTAT Tisk negativního hlášení pro INTRASTAT Konfigurace INTRASTAT V

10 VI Číselník dodacích podmínek INTRASTAT Číselník druhů dopravy INTRASTAT Číselník zvláštních pohybů INTRASTAT Číselník statistických znaků INTRASTAT Číselník transakcí INTRASTAT Číselník kódů zboží INTRASTAT Přehled kurzů pro INTRASTAT Index

11 1

12 2 1.1 Přehled zakázek Funkce Přehled zakázek v modulu Zakázky nabízí komplexní přehled všech rozpracovaných i již dokončených zakázek. Přehled umožňuje mnoho možností výběrů a mnoho variant logického omezení zobrazených zakázek. Je možno např. získat přehled o zakázkách, které jsou prozatím nedokončené nebo i nedokončené po termínu, kdy měly být dokončeny. Tento přehled je přehledem dokladů a uvidíte zde především hlavičkové údaje zakázek (pod jakým číslem, pro koho, název,datum podpisu, datum dokončení,...). V tomto přehledu nenaleznete podrobné údaje o obsahu zakázek (související doklady - např. přijaté faktury,vystavené objednávky, smlouvy, vystavené faktury,...) Tyto detailní údaje najdete v okně - karta zakázky, které lze z tohoto přehledu jednoduše vyvolat. VÝBĚR VÝMAZ SUMA 1.2 Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím. Pracovní přehled zakázek Funkce zobrazí pracovní přehledovou sestavu zakázek, jejichž obsah je možné měnit podle výběrových kritérií a způsobu třídění. VÝBĚR VÝMAZ Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria.

13 1.3 3 Nová zakázka Založit novou zakázku můžeme několika způsoby, např.: v menu Zakázky - Nová zakázka (vyplněním prázdné karty) zkopírováním a následnou úpravou stávající zakázky přes ikonu vytvořením nového záznamu přes ikonu 1.4 v nástrojové liště v nástrojové liště nad přehledem zakázek Karta zakázky Kartu zakázky vyberete na základě výběrových kritérií. Po kliknutí na tlačítko OK se Vám otevře okno karty zakázky s podrobnými informacemi o zakázce. Poznámky k použití Číslo dokladu Číslo dokladu je hlavním povinným údajem. Bez vyplnění čísla zakázky nelze zakázku uložit.. Číslo dokladu musí být jedinečné. Nemohou existovat dvě zakázky se stejným číslem dokladu. Pokud se o tuto chybu pokusíte Soft-4-Sale vám to nedovolí. Číslo zakázky můžete vyplňovat ručně sami nebo můžete použít tlačítko pro automatické generování čísla faktury. Pro generování nových čísel zakázek je připraveno tlačítko. Je proto důležité správně založit 1. číslo dokladu (v každém novém roce nebo při začátku použití Soft-4-Sale). Podle tohoto čísla budou generována všechna následující. Soft-4-Sale sám generuje jako 1. nové číslo dokladu dvanáctimístné číslo Vy můžete zadat vždy vlastní číslo dokladu (např. ZK6001). Pro vytvoření čísla dokladu můžete použít libovolné znaky. Upozorňujeme však, že generátor hledá vždy číselnou sekvenci (kterou zvyšuje o jedničku) vpravo na konci čísla. Číslo Z0001/95 je tedy chybné, protože dalším generovaným číslem nebude Z0002/95, ale Z0001/96, Z0001/97 a po

14 4 Z0001/99 nebude schopen generátor pokračovat a bude hlásit chybu. Vhodným příkladem 1. čísla konečné zakázky pro rok 96 je například Z Maximální délka čísla zakázky je 16 znaků. Název Firma Číslo smlouvy Číslo objednávky Datum podpisu Termín Hotovo Objem v Kč Oblast Nabídka Vedoucí Stav Do tohoto pole je možno zadat název zakázky (název akce...). Pro zadání názvu firmy musíte využít bázi kontaktů vedenou v systém Soft-4-Sale. Nelze vytvořit zakázku pro firmu, která neexistuje v bázi kontaktů. Pokud tato situace nastane musíte nejdříve vyplnit pro tuto firmu kartu Nový kontakt a pak teprve vytvářet kartu nové zakázky. Pokud existuje jakákoliv smlouva spojená s příslušnou zakázkou, nabídne se její číslo v roletovém menu. Do tohoto pole je možné také zapsat číslo smlouvy, která dosud není se zakázkou spojena nebo byla vytvořena mimo systém Soft-4-Sale. Pokud. existuje jakákoliv objednávka spojená s příslušnou zakázkou, nabídne se její číslo v roletovém menu. Do tohoto pole je možné také zapsat číslo objednávky, která dosud není se zakázkou spojena. Do tohoto pole je možno zapsat datum podpisu smlouvy o zakázce. Do tohoto pole je možno zapsat datum, kdy má být zakázka dle smlouvy dokončena. Zaškrtnutí (černý křížek) znamená, že zakázka je dokončena. Do tohoto pole je možno zapsat celkový zasmlouvaný objem zakázky v Kč ( rozumí se částka bez DPH). Znamená oblast produkce, do které daná zakázka spadá (Číselník oblasti produkce). Pokud. existuje jakákoliv nabídka spojená s příslušnou zakázkou, nabídne se její číslo v roletovém menu. Pokud generujete zakázku z nabídky propojí se automaticky nová zakázka s nabídkou, ze které byla vytvořena a číslo nabídky se uvede v tomto poli. Z číselníku Obchodníci doplníte jméno osoby, která za celou zakázku zodpovídá. Znamená stav rozpracovanosti zakázky (číselník Stavy rozpracovanosti) - tzn. v jaké fázi se zakázka nachází. Související doklady Souvisejícími doklady se rozumí veškeré přijaté i vystavené objednávky, přijaté i vystavené faktury, smlouvy a dodací listy, které budou v souvislosti s danou zakázkou vytvořeny. Uvedené doklady se tvoří buďto samostatně nebo se generují na základě dokladů, které jim logicky předchází (např. z přijaté objednávky je možno vygenerovat vystavenou zálohovou nebo konečnou fakturu,...). Veškeré související doklady se tvoří v různých submenu systému Soft-4-Sale a do karty zakázky se zapíší jejich hlavičkové údaje. Přijaté a výsledek se ukazuje jako hrubý hospodářský výsledek a ve statistice ho lze sledovat vůči dodavatelům, zakázkám, oblastem, obchodníkům a to především z hlediska časového.

15 5 Vygeneruje nové číslo dokladu. Generátor reaguje na existující zadání prefixu čísla dokladu. Sečte finanční údaje na dokladu. Nastavení ochrany dat. Sumarizace vystavených faktur zákazníka (platební morálka) Spustí kontrolu dokladů zakázky. Provede opětovné načtení dat z databáze a zobrazí tak znovu informace v aktuálním okně podle atkuálního stavu databázi. VÝKAZY ZÁPŮJČKY APLIKACE Otevře přehled existujících výkazů práce k dané zakázce, dané přijaté objednávce,... Zobrazí informace o zapůjčeném zboží pro danou zakázku.

16 6 Složky karty zakázky FINANCE TERMÍNY VEDLEJŠÍ SKLAD OSOBNÍ SERVIS HISTORIE TECHNOL. ZAK.OBJEKTY!!! 1.5 Zobrazí přehled všech faktur, které jsou spojeny se zakázkou. Zobrazí přehled všech objednávek nad zakázkou. Zobrazí přehled všech výdejů a příjmů nad zakázkou. Zobrazí informace, jaká technologie byla použita u zakázky. Zobrazí přehled připojených objektů nad zakázkou. Zobrazí přehled všech proaktivit nad zakázkou. Tisk přehledu zakázek Funkce vytiskne přehled zakázek podle zvolených kritérií omezení výběru, způsobu třídění a typu výstupu.

17 TISK UKAŽ VÝMAZ ZPĚT 1.6 Provede tisk jednoho výtisku přímo na tiskárnu. Otevře okno ukázky před tiskem. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Hromadné akce Hromadný přepočet zakázek Hromadná oprava faktury Rušení duplicit zakázek Hromadné doplnění osoby realizace Hromadný přepočet zakázek Funkce pro hromadný přepočet zakázek vypočítá náklady a výnosy, počty dokladů a dokladovou kompletnost dle souvisejících dokladů. NÁKLADY A VÝNOSY DOKLADY DOKONČENÍ ZPĚT Vypočítá náklady a výnosy zakázek dle souvisejících dokladů. Přepočte počty dokladů a dokladovou kompletnost zakázek dle souvisejících dokladů. Označí jako dokončené zakázky dle obratu a faktu zaplacení konečné faktury. Zavře aktuální okno. 7

18 8 Hromadná oprava faktury Rušení duplicit zakázek Hromadné doplnění osoby realizace Hromadná oprava faktury Funkce hromadné opravy faktury Vám pomůže doplnit/zaměnit jméno obchodníka na více dokladech na jednou. K omezení dokladů použijte kritérií výběru. ZMĚNA DOPLNĚNÍ UKAŽ ZPĚT Zamění obchodníka na fakturách vystavených dle obchodníka zakázky. Doplní obchodníka (tam kde není) na faktury vystavené dle zakázky. Zobrazí náhled sestavy před tiskem. Zavře aktuální okno. Hromadný přepočet zakázek Rušení duplicit zakázek Hromadné doplnění osoby realizace Rušení duplicit zakázek Funkce zruší vybranou zakázku a ve všech souvisejících dokladech ji nahradí zakázkou zastupující. Změnu potvrdíte tlačítkem OK.

19 9 Hromadný přepočet zakázek Hromadná oprava faktury Hromadné doplnění osoby realizace Hromadné doplěnní osoby realizace Pro zaměnění osoby realizace na více místech na jednou můžete použít funkci pro hromadné doplnění osoby realizace. K omezení výběru použijete kritéria výběru. ZMĚNA DOPLNĚNÍ UKAŽ ZPĚT Zamění osobu REALIZACE v zakázkách dle 2. osoby firmy objednatele. Doplní osobu REALIZACE (tam kde není) v zakázkách dle 2. osoby firmy objednatele. Zobrazí náhled do tabulky. Zavře aktuální okno.

20 10 Hromadný přepočet zakázek Hromadná oprava faktury Rušení duplicit zakázek Smlouvy Přijaté objednávky Vystavené objednávky Opravy Přijaté faktury Vystavené faktury 1.7 Smlouvy V submenu Smlouvy jsou funkce pro vedení smluvních zakázek. Od přehledových sestav, karty smlouvy až po jejich tiskové sestavy smluv. Přehled smluv Nová nákupní smlouva Nová komisní smlouva Nová smlouva Karta smlouvy Tisk smlouvy Přepočet křížových informací Konfigurace Tisk přehledů smluv Přehled smluv Funkce Přehled smluv zobrazuje v klasické přehledové sestavě všechny typy uzavřených smluv s různými možnostmi zadat výběr, třídění a zobrazit součty. Přehled obsahuje i logicky zadávaná kritéria sloužící k výběru záznamů určitého typu.

21 11 Popisky SMLOUVA FIRMA TYP SMLOUVY N? K? PODPIS TERMÍN ZAKÁZKA FÁZE NÁZEV NAŠE ROLE OBLAST ZODPOVÍDÁ CENA OBJEM LETOS ROLE PART. C. SML. PARTN. POZNÁMKA ZMENA U? císlo smlouvy název firmy, se kterou je smlouva uzavrena typ smlouvy, možnost nastavení císelníku typu smluv v konfiguraci datum podpisu smlouvy císlo zakázky, které se smlouva týká název smlouvy, popis v jaké roli vystupuje firma ve smlouve predmet smlouvy zodpovedná osoba dohodnutá cena v jaké roli vystupuje druhá osoba smlouvy oznacení smlouvy partnera místo pro bližší popis nebo poznámky ke smlouve datum poslední zmeny ve smlouve VÝBER Provede výber a setrídení informací z databáze podle zadaných výberových kritérií a zobrazí je v prehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výberových polí tvorící výberová kritéria. VÝMAZ Nová nákupní smlouva

22 12 Nová komisní smlouva Nová smlouva Karta smlouvy Tisk smlouvy Přepočet křížových informací Konfigurace Tisk přehledů smluv Nová nákupní smlouva Nákupní smlouvu můžete založit 3 způsoby: 1. V menu Zakázky - Smlouvy - Nová nákupní smlouva (vyplnění prázdného formuláře). 2. Přes ikonu v nástrojové liště zkopírovat aktuálně otevřenou smlouvu do nové a následně provést korekci údajů. 3. Přes ikonu v nástrojové liště nad oknem přehledu smluv, karty smlouvy Přehled smluv Nová komisní smlouva Nová smlouva Karta smlouvy Tisk smlouvy Přepočet křížových informací Konfigurace Tisk přehledů smluv Nová komisní smlouva Komisní smlouvu můžete stejně jako nákupní smlouvu založit 3 způsoby: 1. V menu zakázky - Smlouvy - Nová komisní smlouva (vyplnění prázdného formuláře) 2. Přes ikonu v nástrojové liště zkopírovat aktuálně otevřenou smlouvu do nové a následně provést korekci údajů. 3. Přes ikonu v nástrojové liště nad oknem přehledu smluv, karty smlouvy

23 13 Vygeneruje nové číslo dokladu. Generátor reaguje na existující zadání prefixu čísla dokladu. Sečte finanční údaje na dokladu. Nastavení stupně ochrany dat. PŘÍJEM DOKLAD Funkce pro vytvoření hotovostního výdejového dokladu. Přehled smluv Nová nákupní smlouva Nová smlouva Karta smlouvy Tisk smlouvy Přepočet křížových informací Konfigurace Tisk přehledů smluv

24 Nová smlouva Novou smlouvu můžete stejně jako nákupní smlouvu založit 3 způsoby: 1. V menu zakázky - Smlouvy - Nová smlouva (vyplnění prázdného formuláře) 2. Přes ikonu v nástrojové liště zkopírovat aktuálně otevřenou smlouvu do nové a následně provést korekci údajů. 3. Přes ikonu v nástrojové liště nad oknem přehledu smluv, karty smlouvy Přehled smluv Nová nákupní smlouva Nová komisní smlouva Karta smlouvy Tisk smlouvy Přepočet křížových informací Konfigurace Tisk přehledů smluv

25 Karta smlouvy Funkce Kartu smlouvy otevřete přes okno parametrů výběru smlouvy, kde zadáte kritéria výběru a potvrdíte tlačítkem OK. Vygeneruje nové číslo dokladu. Generátor reaguje na existující zadání prefixu čísla dokladu. Otevře okno pro připojení externích objektů jiné aplikace pod Windows (Word, Excel, AutoCAD,...) Nastavení stupně ochrany dat. Otevře detailní okno požadovaného výběru. Zobrazí okno s detailními informacemi o řádku, na který ukazuje černá šipka. Např. v přehledu nabídek zobrazí okno jedné nabídky s detailními informacemi. Zobrazí příslušnou tiskovou sestavu na obrazovce. Můžete si ji podrobně prohlédnout a pak teprve vytisknout na tiskárně. Vygeneruje obsah smlouvy podle zvoleného vzoru smlouvy. TEXTY ZBOŽÍ OBJEKT OBJEMY Seznam zboží, které je předmětem smlouvy. Připojené objekty. Přehled smluv Nová nákupní smlouva Nová komisní smlouva Nová smlouva Tisk smlouvy Přepočet křížových informací

26 16 Konfigurace Tisk přehledů smluv Tisk smlouvy Funkce Tisk smlouvy umožňuje kompletní tisk smlouvy vytvořené v systému Soft-4-Sale. Tisk smlouvy lze také vyvolat: z okna karty smlouvy (viz kapitola Nová smlouva) z okna přehledu smluv (viz kapitola Přehled výdejek) Funkční tlačítka: TISK UKAŽ OPRAVA ZPĚT HLEDEJ OD 1. Provede tisk jednoho výtisku přímo na tiskárnu. Otevře okno ukázky před tiskem. Otevře okno karty výdejky ke korekci. Zavře aktuální okno. Zahájí hledání výdejky na základě hledaného textu. Posune kurzor na první místo hledaného výrazu. Přehled smluv Nová nákupní smlouva Nová komisní smlouva Nová smlouva Tisk smlouvy Přepočet křížových informací Konfigurace Tisk přehledů smluv Přepočet křížových informací Popis funkce je v přípravě...

27 17 Přehled smluv Nová nákupní smlouva Nová komisní smlouva Nová smlouva Karta smlouvy Tisk smlouvy Konfigurace Tisk přehledů smluv Konfigurace Submenu Konfigurace obsahuje položky pro nastavení funkcí menu smlouvy v systému Soft-4-Sale. Tisková sestava smlouvy Konfigurace tisku smluv Vzory smluv Konfigurace komisního prodeje Číselník typů smluv Číselník smluvních rolí firem Tisková sestava smlouvy Zde můžete nastavit požadovaný typ tiskového formuláře smlouvy Konfigurace tisku smluv Natavení zobrazení skrytých informací na tiskové sestavě.

28 Vzory smluv Funkce vzory smluv slouží k předdefinování odstavce vzoru smlouvy pro pozdější použití na kartě smlouvy. Popisky VZOR ČL. ODST BOD T C Z O TEXT název číslo článku v zákoně číslo odstavce článku v zákoně číslo bodu odstavce článku v zákoně možnost doplnit o cenu možnost doplnit o termín možnost doplnit o řádky se zbožím odstránkování text odstavce

29 Konfigurace komisního prodeje Nastavení karty komisního prodeje Číselník typů smluv Funkce slouží k předdefinování typů smluv pro rychlý výběr na kartě smlouvy Číselník smluvních rolí firem Funkce slouží k předdefinování smluvních rolí firem pro rychlý výběr na kartě smlouvy. 19

30 Tisk přehledů smluv Funkce Tisk přehledů smluv nabízí uživateli tři typy tiskových sestav s množstvím výběrových kritérií. První je sestava přehledová s tiskem jedné smlouvy na jednom řádku. Druhý typ "sestava" tiskne podrobný přehled smluv. Třetí sestavou je sestava "nedaněné základy", která zobrazí...

31 21 Funkční tlačítka: TISK UKAŽ VÝMAZ ZPĚT Provede tisk jednoho výtisku přímo na tiskárnu. Otevře okno ukázky před tiskem. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Přehled smluv Nová nákupní smlouva Nová komisní smlouva Nová smlouva Karta smlouvy Tisk smlouvy Přepočet křížových informací Konfigurace 1.8 Přijaté objednávky Přijaté objednávky jsou dokumenty, které přijímají zakázky na zboží od vašich odběratelů a tyto přijaté objednávky mohou vzniknout několika možnými postupy. Přijaté objednávky představují základní dokument, kterým vstupuje obchodní případ do tohoto systému. Tento základní dokument popisuje strukturu zboží, které zákazník objednal. Přijatá objednávka může vstoupit do systému několika způsoby. Nad přijatými objednávkami byla rozšířena výběrová kritéria pro přehled přijatých objednávek a přehled zboží na přijatých objednávkách včetně možností vlastního třídění. Při přepočtu logistického zajištění přijaté objednávky (tlačítko Označ) systém reaguje na částečné dodávky i v případě přepočtu rezervací. Jako zajištěné označuje i ty položky, které jsou částečně dodané rezervace jsou provedeny pouze na zbývající množství nedodané. Přehled přijatých objednávek Přehled přijatých objednávek - možnosti dodání Přehled zboží v přijatých objednávkách Přehled výrobních kooperací Kapacitní přehled položek objednávek Přehled přijatých objednávek Funkce Přehled přijatých objednávek v modulu Zakázky nabízí komplexní přehled všech rozpracovaných i již dokončených objednávek. Přehled umožňuje mnoho možností výběrů a mnoho variant logického omezení zobrazených objednávek. Je možno např. získat přehled o objednávkách, které jsou prozatím nedokončené nebo i nedokončené po termínu, kdy měly být dokončeny. Tento přehled je přehledem dokladů a uvidíte zde především hlavičkové údaje objednávek (pod jakým číslem, pro koho, název,datum podpisu, datum dokončení,...).

32 22 VÝBĚR VÝMAZ SUMA GENERUJ Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím. Přehled přijatých objednávek - možnosti dodání Přehled zboží v přijatých objednávkách Přehled výrobních kooperací Kapacitní přehled položek objednávek Přehled přijatých objednávek - možnosti dodání Funkce Přehled přijatých objednávek - možnosti dodání v modulu Zakázky nabízí komplexní přehled všech rozpracovaných i již dokončených objednávek. Přehled umožňuje mnoho možností výběrů a mnoho variant logického omezení zobrazených objednávek. Je možno např. získat přehled o objednávkách, které jsou prozatím neprovedené nebo i nepotvrzené po termínu, kdy měly být dokončeny. Tento přehled je přehledem dokladů a uvidíte zde především hlavičkové údaje objednávek (pod jakým číslem, pro koho, název,datum podpisu, datum dokončení,...).

33 23 VÝBĚR VÝMAZ GENERUJ Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Přepočítá skladovou dostupnost zboží. Přehled přijatých objednávek Přehled zboží v přijatých objednávkách Přehled výrobních kooperací Kapacitní přehled položek objednávek Přehled zboží v přijatých objednávkách Funkce Přehled zboží v přijatých objednávek v modulu Zakázky nabízí komplexní přehled všech rozpracovaných i již dokončených objednávek. Přehled umožňuje mnoho možností výběrů a mnoho variant logického omezení zobrazených objednávek. Je možno např. získat přehled o objednávkách, které jsou prozatím nedokončené nebo i nedokončené po termínu, kdy měly být dokončeny. Tento přehled je přehledem dokladů a uvidíte zde především hlavičkové údaje objednávek (pod jakým číslem, pro koho, název,datum podpisu, datum dokončení,...).

34 24 VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím. VÝMAZ SUMA Přehled přijatých objednávek Přehled přijatých objednávek - možnosti dodání Přehled výrobních kooperací Kapacitní přehled položek objednávek Přehled výrobních kooperací Popis funkce je v přípravě... Přehled přijatých objednávek Přehled přijatých objednávek - možnosti dodání Přehled zboží v přijatých objednávkách Kapacitní přehled položek objednávek Kapacitní přehled položek objednávek Popis funkce je v přípravě...

35 25 Přehled přijatých objednávek Přehled přijatých objednávek - možnosti dodání Přehled zboží v přijatých objednávkách Přehled výrobních kooperací Nová přijatá objednávka 1. úplně nová Prvním základním způsobem, jak vstupuje přijatá objednávka do systému je vyplnění nové přijaté objednávky. Menu Zakázky - Přijaté objednávky - Nová přijatá objednávka. 2. dle nabídky Druhým způsobem je situace, kdy zákazník reaguje pozitivně na zpracovanou nabídku v systému Soft-4-Sale, tzn., že již byla dříve zpracovaná nabídka, která byla zákazníkem akceptována. V tomto případě, lze využít práce, která byla spotřebována při tvorbě nabídky, najít příslušnou nabídku a vygenerovat z ní novou přijatou objednávku pomocí tlačítka PObj!. Tímto způsobem se vytvoří nová přijatá objednávka se strukturou zboží, která odpovídá nabídce. Při generování nové přijaté objednávky z nabídky je možné využít informací o variantách a to tak, že uživatel zadá kterou konkrétní variantu z dané nabídky si vybral. 3. ze zakázky Třetím způsobem je situace, kdy je obchodní případ řízen ze zakázkové karty, tzn. nejdříve vznikne nová zakázková karta a z této karty využije uživatel tlačítko Pobj., které opět generuje novou přijatou objednávku, která nemá naplněnou strukturu zboží, ale je již provázaná s konkrétní zakázkou. Při vyplňování nové přijaté objednávky může uživatel využívat veškerých aparátů, které zná z nabídky, tzn. mezisoučty, nadpisy, konstrukční celky s rozpadem, multifunkční tlačítko oprava atd... V přijaté objednávce nelze vytvářet varianty.

36 26 Karta přijaté objednávky Tisk přehledu přijatých objednávek Tisk přehledů zboží v přijatých objednávkách Storno přijaté objednávky Křížové tabulky přijatých objednávek Statistika přijatých objednávek

37 Karta přijaté objednávky Kartu přijaté objednávky vybereme na základě kritérií výběru. Vygeneruje nové číslo dokladu. Generátor reaguje na existenci zadání prefixu čísla dokladu. Sečte finanční údaje na dokladech. Slouží jako přepínač, který zviditelňuje nebo nechá zmizet informace o nákupních ceně a o procentuálním vyjádření rabatu. Nastavení úrovně ochrany dat. Zobrazí nové okno s detailními informacemi o řádku, na který ukazuje černá šipka. Stornuje aktuální doklad - buď nastavením storno příkazu nebo vygenerováním storno dokladu. Přehled vzorových dynamických sad textů. OPRAVA KOPÍROVÁNÍ EXPORT IMPORT OZNAČ TECH. Otevře okno hromadné opravy přijatých objednávek. Kopírování řádků dokladů. Vyexportuje objednávku do xls (Excel) souboru. Naimportuje objednávku do systému z xls souboru.

38 28 VÝKAZY REZERV. REGENER. ŠTÍTKY III I UNIKÁT Nová přijatá objednávka Tisk přehledu přijatých objednávek Tisk přehledů zboží v přijatých objednávkách Storno přijaté objednávky Křížové tabulky přijatých objednávek Statistika přijatých objednávek Tisk přehledů přijatých objednávek Funkce Tisk přehledů přijatých objednávek nabízí uživateli sedm typů tiskových sestav s množstvím výběrových kritérií. První je sestava přehledová s tiskem jedné smlouvy na jednom řádku. Druhý typ "sestava" tiskne podrobný přehled smluv. Třetí je "souhrnná sestava", která zobrazí všechny důležité informace o každé zakázce na jednom řádku, čtvrtá je sestava "kontroly objednávek" zobrazí stav všech zakázek,

39 Funkční tlačítka: TISK UKAŽ VÝMAZ ZPĚT Provede tisk jednoho výtisku přímo na tiskárnu. Otevře okno ukázky před tiskem. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Nová přijatá objednávka Karta přijaté objednávky Tisk přehledů zboží v přijatých objednávkách Storno přijaté objednávky Křížové tabulky přijatých objednávek Statistika přijatých objednávek 29

40 Tisk přehledů zboží v přijatých objednávkách Funkce Tisk přehledů zboží v přijatých objednávek nabízí uživateli deset typů tiskových sestav s množstvím výběrových kritérií. Funkční tlačítka: TISK UKAŽ ZPĚT Provede tisk jednoho výtisku přímo na tiskárnu. Otevře okno ukázky před tiskem. Zavře aktuální okno. Nová přijatá objednávka Karta přijaté objednávky

41 31 Tisk přehledu přijatých objednávek Storno přijaté objednávky Křížové tabulky přijatých objednávek Statistika přijatých objednávek Generování faktury Popis funkce je v přípravě... Funkcní tlacítka VÝBER VÝMAZ FAKTURA! ODZNAC VŠE OZNAC VŠE OZNACENÉ OPRAVA HLEDEJ Od 1. ZPET Provede výber a setrídení informací z databáze podle zadaných výberových kritérií a zobrazí je v prehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výberových polí tvorící kritéria výberu. Vygeneruje vystavenou fakturu z prijaté objednávky. Odznací celý výber prijatých objednávek. Oznací celý výber prijatých objednávek. Provede výber a zobrazení oznacených prijatých objednávek. Otevre kartu prijaté objednávky k editaci. Provede výber a zobrazení prijatých objednávek obsahující hledaný text. Posune kurzor na první doklad obsahující hledaný text. Zavre aktuální okno Generování vystavené objednávky Popis funkce je v přípravě... VÝBER VÝMAZ OZNACENÉ OBJ!... OZNAC VŠE ODZNAC VŠE OTEVRI ZPET Provede výber a setrídení prijatých objednávek z databáze podle zvolených výberových kritérií a zobrazí je v prehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výberových polí tvorící výberová kritéria. Zobrazí jenom oznacené prijaté objednávky. Vygeneruje vystavenou objednávku dle oznacených prijatých objednávek. Oznací celý výber prijatých objednávek Odznací celý výber prijatých objednávek. Otevre kartu prijaté objednávky. Zavre aktuální okno Storno přijaté objednávky Kartu Storno přijaté objednávky provedete výběrem čísla objednávky a kliknutím na tlačítko STRONO. Pole DŮVOD slouží k zapsání poznámky proč byla objednávka stornována.

42 32 Nová přijatá objednávka Karta přijaté objednávky Tisk přehledu přijatých objednávek Tisk přehledů zboží v přijatých objednávkách Křížové tabulky přijatých objednávek Statistika přijatých objednávek Konfigurace Submenu Konfigurace obsahuje položky pro nastavení funkcí menu přijatých objednávek v systému Soft-4-Sale. Tisková sestava přijaté objednávky Povinné údaje karty přijaté objednávky Konfigurace přijatých objednávek Číselník způsobu dodání Tisková sestava přijaté objednávky Natavení typu výstupu tiskového formuláře přijatých objednávek.

43 Otevře okno pro nastavení jednotlivých odstavců kupní smlouvy. 33

44 Povinné údaje karty přijaté objednávky Natavení zadávání údajů při zakládání nové karty přijaté objednávky.

45 Konfigurace přijatých objednávek Konfigurace jednotlivých nastavení přijatých objednávek Číselník způsobu dodání Natavení typů způsobu dodání vystavených objednávek Křížové tabulky zboží v přijatých objednávkách Popis funkce je v přípravě... UKAŽ GRAF TABULKA VOLBY VÝMAZ ZPĚT MARKETING ZBOŽÍ Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, který odpovídá zadaným kritériím. Zobrazí okno tabulky, která odpovídá zadaným kritériím. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru firem. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru zboží. 35

46 36 Nová přijatá objednávka Karta přijaté objednávky Tisk přehledu přijatých objednávek Tisk přehledů zboží v přijatých objednávkách Storno přijaté objednávky Křížové tabulky přijatých objednávek Statistika přijatých objednávek Křížové tabulky přijatých objednávek Popis funkce je v přípravě... UKAŽ GRAF TABULKA VOLBY VÝMAZ ZPĚT MARKETING ZBOŽÍ Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, který odpovídá zadaným kritériím. Zobrazí okno tabulky, která odpovídá zadaným kritériím. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru firem. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru zboží. Nová přijatá objednávka Karta přijaté objednávky Tisk přehledu přijatých objednávek Tisk přehledů zboží v přijatých objednávkách Storno přijaté objednávky Statistika přijatých objednávek Statistika přijatých objednávek Popis funkce je v přípravě... UKAŽ GRAF PREHLED ZPET TISK Otevre okno ukázky pred tiskem. Zobrazí okno grafu, který odpovídá zadaným kritériím. Otevre okno aktuálního prehledu. Zavre aktuální okno. Provede tisk jednoho výtisku prímo na tiskárnu. Nová přijatá objednávka Karta přijaté objednávky Tisk přehledu přijatých objednávek Tisk přehledů zboží v přijatých objednávkách Storno přijaté objednávky Křížové tabulky přijatých objednávek

47 Vztah přijaté objednávky a zakázky Zakázkový systém systému Soft-4-Sale využívá přijaté objednávky jako základního dokumentu pro řízení obchodního případu. řízení obchodního případu se obejde bez zakázky a neobejde se bez přijaté objednávky. Zakázka představuje složku, do kterého jsou zakládány jednotlivé doklady příslušného obchodního případu. Mezi těmito doklady hraje významnou roli přijatá objednávka resp. více přijatých objednávek, které patří k danému obchodnímu případu. Zakázka sama o sobě nenese detailně strukturu zboží. Proto je nutné, aby vznikla, vždy přijatá objednávka, která popisuje přesně strukturu zboží, na kterém jste se se zákazníkem dohodli. Informace o struktuře zboží je podstatná proto, aby bylo možné logisticky zajistit dodávku zboží a služeb podle struktury, kterou si zákazník žádá. Přijatá objednávka je podřízena zakázce. Pokud přijatá objednávka vzniká samostatně jako nový doklad doporučujeme ihned po vytvoření nové přijaté objednávky promáčknout tlačítko Zak! a vygenerovat vůči této nové přijaté objednávce novou zakázku. Případně že se pořizuje nová přijatá objednávka, která doplňuje velkou zakázku, může uživatel navolit příslušnou zakázku, ke které tato objednávka patří. V případě, že je generována přijatá objednávka z nabídky doporučujeme ještě před vytvořením přijaté objednávky vytvořit z nabídky novou zakázku opět pomocí tlačítka Zak! na nástrojové liště. Pokud vytvoříme novou zakázku dřív než novou přijatou objednávku z nabídky, bude již tato přijatá objednávka zařazena pod správné číslo zakázky. Pokud vytváříme přijatou objednávku ze zakázky bude tato přijatá objednávka správně provázána se zakázkou. Úkoly mezi souvisejícími doklady přijaté objednávky Mezi související doklady přijaté objednávky byly zařazeny i úkoly, které jsou z přijaté objednávky generovány, nebo mají k přijaté objednávce nějaký vztah. Vůči přijaté objednávce můžete generovat jak úkoly vůči kartě přijaté objednávky jako celku, tak i vůči kartě řádku přijaté objednávky. Všechny tyto úkoly mají potom ve zdroji označení, že byly vygenerovány ze zdroje přijaté objednávky a všechny tyto úkoly se ukazují mezi souvisejícími doklady k přijaté objednávce. Pokud tedy nad přijatou objednávkou generujete a rozdáváte úkoly, můžete potom zpětně zkontrolovat, zda všechny tyto související úkoly byly splněny. Příprava fakturace na přijaté objednávce Uživatel který vyplňuje přijatou objednávku může dopředu zadat informace určené pro fakturaci (forma úhrady a způsob dodání). tato informace se přenese do faktury z této objednávky generované. Vhodné především při oddělení procesu fakturace od obchodní činnosti Zjištění zboží a služeb na objednávce pro zázkaníka Na přijaté objednávce se popisuje nejen struktura zboží a obchodní informace (za jakou cenu ji požadoval, jaká cena mu byla potvrzena), ale i informace o tom, zda a jak bylo dané zboží pro zákazníka zajištěno. Přijatá objednávka eviduje pro každou položku tyto informace o zboží: 1. množství požadované 2. množství rezervované 3. je položka celá rezervovaná? 4. je položka objednaná? 5. množství dodané 6. je položka celá dodaná? Uživatel má k dispozici několik možností, jak může vést logistické zajištění přijaté objednávky. Jednoduchá přímá varianta

48 38 Základní varianta spočívá v tom, že zboží, které zákazník požadoval uživatel objedná u svých dodavatelů. V tu chvíli je možné si představit, že z jedné přijaté objednávky může vzniknout určitá sada vystavených objednávek, které jsou směřovány k dodavateli daného zboží nebo produktů. V tomto případě využije uživatel tlačítko VObj! z karty přijaté objednávky a systém vygeneruje sadu vystavených objednávek směřovaných k dodavatelům. Způsob, jakým jsou tyto objednávky generovány volí uživatel sám. Při promáčknutí tlačítka Vobj! se objeví dialogové okno, ve kterém uživatel vyplňuje jednak omezení (které zboží chce objednat) jak je systém schopen roztřídit zboží z přijaté objednávky a vygenerovat z ní několik vystavených objednávek. Umožňuje tedy rozdělit zboží podle výrobce, hlavního dodavatele nebo typu zboží. Podle těchto skupin vygenerovat sadu vystavených objednávek. Pokud uživatel využije přímé možnosti objednávání zboží dle přijaté objednávky zaznamená se tato informace do sloupce s příznakem O, logicky se označí to zboží, které již bylo objednáno. Rezervační systém a hromadné objednávky Druhým způsobem zajištění dodávky zboží vede přes rezervační systém skladového hospodářství a to tak, že pro požadované zboží se vytvoří rezervační požadavky, které jsou po určité kumulaci podkladem pro hromadnou objednávku na dodavatele. Pokud chce uživatel využít tohoto způsobu zajištění materiálu musí použít na přijaté objednávce tlačítko Rez!, které generuje rezervační požadavky vůči přijaté objednávce. Systém dokáže při generování rezervačních požadavků rozpadnout konstrukční celky a požadovat dodání dílů. Toto je obvyklý způsob ve chvíli, kdy potvrzujeme uživateli konstrukční celek, ale objednáváme u dodavatele jednotlivé díly. Systém tedy vytvoří sadu rezervačních požadavků, které odpovídají struktuře přijaté objednávky. Přitom vytváří pouze rezervační požadavky na to zboží, které není dosud objednáno, rezervováno nebo dodáno. Tyto tři možné skutečnosti se zaznamenávají přímo na kartě přijaté objednávky ve třech sloupcích: první je s příznakem R - zaznamenává, zda bylo zboží rezervováno a v jakém počtu, druhé s příznakem O - zaznamenává, že zboží bylo přímo objednáno a třetí s příznakem D - zaznamenává, zda bylo zboží kompletně dodáno a v případě částečné dodávky i množství částečně dodaného zboží. Informace o rezervovaném množství se počítá a zjišťuje z rezervačních požadavků. Informace o objednaném zboží se doplňuje do karty ve chvíli, kdy se generují vystavené objednávky. Informace o dodaném množství se zjišťuje z výdejek, které jsou provedeny vůči této zakázce, přijaté objednávce. Při provedení výdeje se automaticky aktualizuje příznak o dodání přijaté objednávky a při provedení rezervace se automaticky aktualizuje příznak a množství rezervované. Přesto mohou existovat situace, kdy tento příznak není korektně zaktualizován, proto je na kartě přijaté objednávky tlačítko Označ, které aktivuje systém dohledání informací o logistickém zajištění zboží a služeb a aktualizuje jak příznaky o rezervacích tak příznaky o dodání tím, že zjišťuje a čte informace z rezervačního systému a z výdejek. Každé zboží, které je evidováno na přijaté objednávce může mít svého zodpovědného pracovníka a ten potom může vyhledat, za dodání kterých komponent je zodpovědný. Export vystavené objednávky

49 39 Nad nabídkou a tentokrát i nad vystavenou objednávkou je speciální příkaz pro export dokladu do excelovského formátu. Při tomto exportu jdou kompletně informace jak z hlavičky ( o firmě, o čísle vystavené objednávky), tak informace ze závěrečného a úvodního textu, z dynamických textů a z řádků dokladu do jednoho jediného souboru, který lze potom jednoduše formátovat. Export vystavené objednávky byl navržen proto, že vystavená objednávka se stala častým předmětem elektronické komunikace mezi dodavatelem a odběratelem. Byla tudíž požadována možnost exportovat tento doklad v kompletní formě do excelovského formátu a ten přiložit do pošty. Ovládání a chování exportu vystavené objednávky je velmi podobné systému exportu nabídky. Uživatel tedy volí formu výstupu. Může volit formát RTF, formát xls souboru, standardní formát nebo formát specielně upravený uživatelem Související doklady k přijaté objednávce Rezervace S přijatou objednávkou souvisí sada informací, které následují v obchodním případě. Základní informací je informace o zajištěnosti materiálu pomocí rezervačního systému skladového hospodářství. Na přijaté objednávce pod přehledem zboží je tlačítko Rezervace, které zobrazí veškeré rezervační požadavky, které jsou svázané s touto přijatou objednávkou. Výkazy práce Na nástrojové liště má uživatel k dispozici tlačítko pro generování nových výkazů práce svázaných k zakázce. Tlačítko Výkazy přímo na kartě přijaté objednávky je informační a zobrazí veškeré výkazy práce, které jsou evidovány vůči této zakázce. Protože přijatá objednávka je vstupním bodem k obchodnímu případu, je na snadě, že bude základním podkladem pro tvorbu dalších dokumentů. Současně je přijatá objednávka základním podkladem pro fakturaci a pro dodávku zboží. Zálohové faktury Z přijaté objednávky může uživatel generovat vystavenou, zálohovou a konečnou fakturu. Má pro to vytvořena tlačítka Zal! a Fak!. V případě, že použije tlačítko Zal! bude vytvořena nová zálohová faktura provázaná s příslušnou zakázkou, která by již měla být přidělena k přijaté objednávce a uživatel dostane na tuto zálohovou fakturu kompletní strukturu zboží tak, jak byla popsána v přijaté objednávce v cenách, které jsou zákazníkovi potvrzeny. Uživatel potom doplní sám buďto procento, na kterém byl se zákazníkem dohodnut nebo konkrétní dohodnutou zálohovou částku. Konečné faktury Tlačítkem Fak! na nástrojové liště lze vygenerovat konečnou fakturu. Systém nabízí variant generování. Pouze první varianta kopíruje jednoduše přijatou objednávku a vytváří konečnou fakturu. Ostatní varianty představují řešení různá tzv. částečných dodávek. Ty budou pospány v následující kapitole. Konečná a zálohová faktura jsou vzájemně svázány. Výdejka (prodejka, převodka) Dalším dokumentem, který může vzniknout z přijaté objednávky je výdejka. Pomocí tlačítka Vyd! vytvořím přímo výdejku s kompletní strukturou zboží tak, jak je na přijaté objednávce, kterou mohu

50 40 opravit a poté vyskladnit ze skladu a nebo mohu podle přijaté objednávky vygenerovat nový dodací list. Dodací list Z přijaté objednávky mohu vytvořit i závěrečný typ dokumentu ukončující obchodní případ: dodací list. Související doklady Otevření přehledu souvisejících dokladů umožňuje tlačítko Časové informace a logické informace Na přijaté objednávce je evidováno několik datumů: datum přijetí datum potvrzení termín (plánovaný termín dodání zboží, který je přislíben zákazníkovi) skutečné datum dodání Logické informace: potvrzeno dodáno Pomocí těchto časových a logických informací je možné realizovat výběry v přehledu nebo v tisku, přijatých objednávek dodaných, nedodaných, dodaných v termínu, dodaných po termínu, potvrzených, nepotvrzených Částečné plnění Velice rozsáhlá problematika se týká tzv. částečného plnění zakázek. Jedná se tedy o řešení, kdy si sice zákazník objedná rozsáhlou sadu zboží a služeb, ale dodávky probíhají postupně (částečné plnění) a v podstatě představují kompromis mezi požadavky zákazníka (všechno hned a co nejdřív) a možnostmi dodavatele (co je k dispozici na skladě, co kdy přijde od dodavatelů, atd...). Částečné plnění komplikuje logistickou kontrolu zakázky a především tvorbu částečných dokladů (částečné výdejky, faktury, dodací listy). Dle zákona musí následovat daňový doklad nejpozději 15 dní po uskutečnění částečné dodávky. Samostatným problémem je provázanost a úplnost těchto dokladů. Systém Soft-4-Sale nabízí nově toto řešení: Základem pro pokrytí zakázky je přijatá objednávka, která dnes eviduje pro každou položku tyto informace o dodání zboží: množství požadované množství rezervované položka celá rezervovaná? položka objednaná? množství dodané položka celá dodaná? zpětná vazba Informace do těchto polí však již nezapisuje uživatel, ale systém sám. Tlačítko Označ načte všechny rezervace a všechny výdejky s touto objednávkou spojené a zapíše regulérní údaje do jednotlivých řádků přijaté objednávky. Systém se umí vypořádat s faktem, že na výdejce nebo na rezervaci je jedno zboží kumulované z několika řádků přijaté objednávky. Tento případ nastává především v situaci, kdy přijatá objednávka kopíruje logickou strukturu zakázky. Např. dodávka nábytku po místnostech, kde je stejná židle je v mnoha místnostech, ale na výdejce a na rezervacích je tato židle pouze jednou v

51 41 celkovém množství. (díky funkci kumulace). Současně si systém poradí i s použitím konstrukčních celků. Na přijaté objednávce jsou celky a konstrukční díly, které jsou pouze naznačené díky rozpadu pomocných řádků typu 18. Na výdejce a na rezervacích se však již pracuje pouze s konstrukčními díly. Systém je schopen zaznačit dodané a rezervované množství nejen do řádků typu 18, ale zjistit a zapsat i počet dodaných a rezervovaných konstrukčních celků. Podmínkou je použití rozpadu s řádky typu 18. Varianty generování dokladů Existuje mnoho možných a mnoho nutných postupů pro generování dokladů. Zrekapitulujme ty nejčastější: 1. faktura na kompletní skladbu zboží 2. rezervace, výdej volného na skladě, faktura 3. rezervace, výdej, faktura dle výdejky 4. faktura na zboží dostupné na skladě, výdejka dle faktury 5. faktura na zboží dosud nevyfakturované 6. dobropis na zboží nedodané Systém Soft-4-Sale umožňuje dnes při generování nové faktury (resp. dodacího listu) volit mezi 6 metodami: 1. KOMPLETNÍ - vše co je na objednávce Vznikne faktura, která kopíruje strukturu přijaté objednávky. 2. výdejka zboží na výdejce Tato varianta předpokládá, že byl dříve proveden nebo je připraven výdej a nově vzniklá faktura by měla odpovídat této výdejce. Konkrétní výdejku musí uživatel zvolit v poli vpravo od popisu této varianty. Nabízí se všechny výdejky (vyskladněné i nevyskladněné) vázané na zakázku, které v sobě neobsahují vazbu na fakturu (nebyly dosud fakturované). 3. výdeje zboží vydané a dosud nefakturované Tato varianta sečte všechny provedené výdejky vázané na zakázku a zboží, které nebylo dosud fakturováno a přenese na novou fakturu. Výsledek tedy bude takový, že vše co bylo dosud vydáno bude i vyfakturováno. 4. SKLAD zboží dostupné na skladě Tato varianta připraví na fakturu pouze to zboží, které je k dispozici na skladě. V takovém případě se tedy připraví faktura na zboží, které lze vydat a pokud následně z takové faktury bude vytvořena výdejka je zajištěno, že tuto výdejku bude možné vydat. Pro tuto variantu může (ale i nemusí) uživatel zvolit sklad, ve kterém se bude hledat dostupné zboží. Pokud není sklad zadán bude se hledat volné zboží na všech skladech. Při přípravě nové faktury se zohledňuje již fakturované zboží. Je tedy zajištěno, že bude na faktuře pouze to zboží, které je dostupné, ale které nebylo již dříve fakturováno. 5. ZBYTEK všechno zboží dosud nefakturované Závěrečná varianta, která připraví novou fakturu, na které se objeví všechno zboží, které nebylo dosud fakturováno. 6. DOBROPIS zboží fakturované, ale nevydané Také závěrečná varianta, která však předpokládá jinou situaci. Zboží bylo zákazníkovi fakturováno všechno, ale z objektivních nebo jiných důvodů bylo vydáno na některých položkách jiné množství nebo jiné komponenty. Pak tento závěrečný dokument zhodnotí rozdíly mezi výdejkami a fakturami a navrhne fakturu (dobropis) obsahující vzniklé rozdíly. Důvodem pro tyto rozdíly může být i vratka nebo jiná opravná výdejka, která zohlednila skutečný stav dodávky.

52 Tisk potvrzení přijaté objednávky Vyplněná přijatá objednávka slouží jako základní podklad pro další zpracování v obchodním systému, ale současně je to podklad, který může mít tištěnou formu jako potvrzení přijaté objednávky. Pro tisk potvrzení přijaté objednávky využiji tlačítko Preview na nástrojové liště z karty přijaté objednávky. Systém umožňuje 6 základních variant, jak může být potvrzení přijaté objednávky vytištěno. Kromě základní a rozšířené varianty umožňuje systém tisk vnitropodnikových dokumentů (výpis materiálu..). Storno přijaté objednávky Přijatá objednávka je dokument, který není nijak účetně vázán, a proto může být kdykoliv zrušena. Pokud chce uživatel tuto přijatou objednávku a jejich strukturu zboží vést i v případě, že se zákazník rozhodne nepřijmout zboží, může tuto objednávku stornovat zaškrtnutím příznaku storno na kartě přijaté objednávky nebo použitím tohoto příkazu. Přehled přijatých objednávek Přehled přijatých objednávek je základní informační přehled o všech přijatých objednávkách, které systém vede s rozsáhlými možnostmi logických výběrů i výběrů hodnotových (všechny přijaté objednávky určitého zákazníka, všechny přijaté objednávky určité zakázky,atd ). Dvojitým kliknutím na řádek přijaté objednávky se otevírá příslušný doklad. Přehled zboží na přijatých objednávkách Zobrazuje veškeré zboží a produkty, které jsou evidovány uvnitř přijatých objednávek. Tento příkaz umožňuje výběry nejen podle hodnot z hlavičky přijaté objednávky, ale i výběry podle typu zboží, podle výrobce zboží apod.. Tisk přehledu zboží Pohled do zboží na přijatých objednávkách se dvěma variantami tiskových výstupů, s přehledem a kumulací. Přehled tiskne detailní informace a kumulace sčítá podle zadaného třídícího kritéria. Pokud si např. vytisknu přehled zboží na přijatých objednávkách podle typu, potom mi přehled zobrazí vždy zboží určitého typu a na závěr této skupiny je proveden mezisoučet kolik celkem bylo množství a financí v tomto typu na přijatých objednávkách. Pokud zobrazím tiskový výstup kumulace dozvím se pouze celkový součet toho daného typu.

53 Vystavené objednávky Vystavené objednávky jsou dokumenty, které objednávají zboží u vašich dodavatelů a tyto vystavené objednávky mohou vzniknout několika možnými postupy: 1. použitím funkce Nová... z příslušného submenu systému a ručním vyplněním prázdného dokumentu 2. použitím tlačítka Nový záznam dokumentu z otevřené karty příslušného dokladu a ručním vyplněním 3. použitím tlačítka Zkopíruj do nového z otevřené karty příslušného dokladu (obsahově se bude jednat o kopii příslušného dokladu a uživatel pouze opraví rozdíly) 4. použití generačního tlačítka, které je dostupné z karty dokladů, kterému logicky předchází tento nový dokument. Např. konečná faktura lze generovat z nabídky, přijaté objednávky, dodacího listu nebo výdejky. Obsahově se bude jednat o kopii předchozího dokladu a uživatel pouze provede konečné úpravy. Struktura submenu pro jeden typ dokladu: Každý z výše uvedených dokladů má v menu ZAKÁZKY samostatné submenu, kde najdete příkazy organizované v jednotné struktuře. 1. přehledovou sestavu dokladů s různými výběrovými i třídícími kritérii, sumarizačními a vyhledávacími funkcemi 2. přehledovou sestavu zboží - jedná se o pohled na Vaše produkty přes všechny doklady daného druhu 3. novou kartu dokladu pro editaci 4. volba tiskového formuláře - zde můžete využít různé typy formulářů daného dokladu / např. zahraniční faktura,./ 5. přehledové tiskové sestavy dokladů 6. tiskové sestavy přehledů zboží (detailní i statistický pohled dovnitř dokladů) 7. statistika 8. speciální příkazy související pouze z daným typem dokladu (hromadné tisky faktur, příkaz k úhradě, vzory smluv apod..) Přehled vystavených objednávek Funkce Přehled vystavených objednávek v modulu Zakázky nabízí komplexní přehled všech rozpracovaných i již dokončených objednávek. Přehled umožňuje mnoho možností výběrů a mnoho variant logického omezení zobrazených objednávek. Je možno např. získat přehled o objednávkách, které jsou prozatím nedokončené nebo i nedokončené po termínu, kdy měly být dokončeny. Tento přehled je přehledem dokladů a uvidíte zde především hlavičkové údaje objednávek (pod jakým číslem, pro koho, název,datum podpisu, datum dokončení,...). VÝBĚR VÝMAZ SUMA Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím.

54 44 Nová objednávka Karta vystavené objednávky Tisk objednávky Tisk přehledu vystavených objednávek Křížové tabulky vystavených objednávek Statistika vystavených objednávek Přehled zboží ve vystavených objednávkách Funkce Přehled zboží ve vystavených objednávek v modulu Zakázky nabízí podrobný přehled všech zboží v rozpracovaných i již dokončených objednávkách. Přehled umožňuje mnoho možností výběrů a mnoho variant logického omezení zobrazených objednávek. Je možno např. získat přehled o objednávkách, které jsou prozatím nedokončené nebo i nedokončené po termínu, kdy měly být dokončeny. Tento přehled je přehledem dokladů a uvidíte zde především hlavičkové údaje objednávek (pod jakým číslem, pro koho, název,datum podpisu, datum dokončení,...). VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím. VÝMAZ SUMA Prejít na: Tisk prehledu zboží ve vystavených objednávkách Krížové tabulky zboží ve vystavených objednávkách Nová objednávka Nová objednávka může vzniknout 3 způsoby: 1. úplně nová Prvním základním způsobem, jak vstupuje vystavená objednávka do systému je vyplnění nové přijaté objednávky. Menu Zakázky - Vystavené objednávky - Nová vystavená objednávka. 2. dle poptávky Druhým způsobem je situace, kdy firma reaguje pozitivně na obdrženou nabídku v systému Soft-4-Sale, tzn., že již byla dříve zpracovaná nabídka, která byla zákazníkem akceptována. V tomto případě, lze využít práce, která byla spotřebována při tvorbě nabídky, najít příslušnou nabídku a vygenerovat z ní novou přijatou objednávku pomocí tlačítka PObj!. Tímto způsobem se vytvoří nová přijatá objednávka se strukturou zboží, která odpovídá nabídce. Při generování nové přijaté objednávky z nabídky je možné využít informací o variantách a to tak, že uživatel zadá kterou konkrétní variantu z dané nabídky si vybral. 3. ze zakázky Třetím způsobem je situace, kdy je obchodní případ řízen ze zakázkové karty, tzn. nejdříve vznikne nová zakázková karta a z této karty využije uživatel tlačítko Pobj., které opět generuje novou přijatou objednávku, která nemá naplněnou strukturu zboží, ale je již provázaná s konkrétní zakázkou.

55 45 Karta vystavené objednávky Tisk objednávky Tisk přehledu vystavených objednávek Křížové tabulky vystavených objednávek Statistika vystavených objednávek Karta vystavené objednávky Kartu vystavené objednávky si vybere pomocí parametrů. Zde zadáte výběrová kritéria a Váš výběr potvrdíte tlačítkem OK. Kartu Vygeneruje nové číslo dokladu. Generátor reaguje na existenci zadání prefixu čísla dokladu. Sečte finanční údaje na dokladech. Slouží jako přepínač, který zviditelňuje nebo nechá zmizet informace o nákupních ceně a o procentuálním vyjádření rabatu. Nastavení úrovně ochrany dat. Zobrazí nové okno s detailními informacemi o řádku, na který ukazuje černá šipka. Stornuje aktuální doklad - buď nastavením storno příkazu nebo vygenerováním storno dokladu. Přehled vzorových dynamických sad textů. OPRAVA Otevře okno hromadné opravy přijatých objednávek. KOPÍROVÁNÍ Kopírování řádků dokladů. EXPORT Vyexportuje objednávku do xls (Excel) souboru.

56 46 IMPORT OZNAČ TECH. VÝKAZY REZERV. REGENER. ŠTÍTKY III I UNIKÁT Naimportuje objednávku do systému z xls souboru. Nová objednávka Tisk objednávky Tisk přehledu vystavených objednávek Křížové tabulky vystavených objednávek Statistika vystavených objednávek Hromadná objednávka Popis funkce je v přípravě Tisk objednávky Funkce pro tisk vystavené objednávky dle zvoleného výběru. TISK UKAŽ Provede tisk jednoho výtisku prímo na tiskárnu. Otevre okno ukázky pred tiskem.

57 FORMULÁR OPRAVA ZPET HLEDEJ Od 1. Nastavení typu výstupního formuláre tisku objednávky. Otevre okno objednávky pro editaci. Zavre aktuální okno. Provede výber a zobrazení prijatých objednávek obsahující hledaný text. Posune kurzor na první doklad obsahující hledaný text. Nová objednávka Karta vystavené objednávky Tisk přehledu vystavených objednávek Křížové tabulky vystavených objednávek Statistika vystavených objednávek Tisk přehledů vystavených objednávek Funkce Tisk přehledů vystavených objednávek nabízí uživateli sedm typů tiskových sestav s množstvím výběrových kritérií. 47

58 48 Funkční tlačítka: TISK UKAŽ VÝMAZ ZPĚT Provede tisk jednoho výtisku přímo na tiskárnu. Otevře okno ukázky před tiskem. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Nová objednávka Karta vystavené objednávky Tisk objednávky Křížové tabulky vystavených objednávek Statistika vystavených objednávek Tisk přehledu zboží ve vystavených objednávkách Funkce Tisk přehledu zboží ve vystavených objednávkách nabízí uživateli čtyři typy tiskových sestav s množstvím výběrových kritérií.

59 49 Funkční tlačítka: TISK UKAŽ ZPĚT Provede tisk jednoho výtisku přímo na tiskárnu. Otevře okno ukázky před tiskem. Zavře aktuální okno. Prejít na: Prehled zboží ve vystavených objednávkách Krížové tabulky zboží ve vystavených objednávkách Přehled celních dispozic Funkce Přehled celních dispozic v modulu Zakázky nabízí komplexní přehled všech celních dispozic. Přehled umožňuje mnoho možností výběrů a mnoho variant logického omezení zobrazených dispozic. Je možno např. získat přehled o dispozicích, které jsou prozatím nedokončené nebo i nedokončené po termínu, kdy měly být dokončeny. Tento přehled je přehledem dokladů a uvidíte zde především hlavičkové údaje dispozic (pod jakým

60 50 číslem, pro koho, název,datum podpisu, datum dokončení,...). VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím. VÝMAZ SUMA Obsah celních dispozic Nová celní dispozice Obsah celních dispozic Funkce Obsah celních dispozic v modulu Zakázky nabízí podrobný přehled všech celních dispozic. Přehled umožňuje mnoho možností výběrů a mnoho variant logického omezení zobrazených dispozic. Je možno např. získat přehled o dispozicích, které jsou prozatím nedokončené nebo i nedokončené po termínu, kdy měly být dokončeny. Tento přehled je přehledem dokladů a uvidíte zde především hlavičkové údaje dispozic (pod jakým číslem, pro koho, název,datum podpisu, datum dokončení,...). VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím. VÝMAZ SUMA Přehled celních dispozic Nová celní dispozice Nová celní dispozice Novou celní dispozici založíte funkcí v modulu Zakázky - Vystavené objednávky - Nová celní dispozice. Obsah celních dispozic Přehled celních dispozic Generování přijaté faktury Popis funkce je v přípravě... Funkcní tlacítka VÝBER Provede výber a setrídení informací z databáze podle zadaných výberových

61 VÝMAZ FAKTURA! ODZNAC VŠE OZNAC VŠE OZNACENÉ OPRAVA HLEDEJ Od 1. ZPET 51 kritérií a zobrazí je v prehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výberových polí tvorící kritéria výberu. Vygeneruje vystavenou fakturu z prijaté objednávky. Odznací celý výber prijatých objednávek. Oznací celý výber prijatých objednávek. Provede výber a zobrazení oznacených prijatých objednávek. Otevre kartu prijaté objednávky k editaci. Provede výber a zobrazení prijatých objednávek obsahující hledaný text. Posune kurzor na první doklad obsahující hledaný text. Zavre aktuální okno Vazba vystavené objednávky a zakázky Vystavená objednávka se váže na zakázkový sytém pouze v tom případě, že se jedná o jednoduchý průchod obchodního případu zakázkovým systémem. To znamená, že jsou vystavené objednávky generovány přímo z přijaté objednávky, která patří pod určitou zakázku. Takto vygenerované vystavené objednávky jsou svázány se zakázkou a objevují se v kartě zakázky mezi hlavními doklady. Pokud je vystavená objednávka generována systémem hromadného objednávání je jasné, že na vystavené objednávce může být zboží, které patří mnoha zakázkám. V takovém případě nová vystavená objednávka není svázána s žádnou konkrétní zakázkou, pouze má uživatel k dispozici tlačítko Rozděl, kterým vytvoří rozdělující definiční doklad, na kterém popisuje, které zboží v jakém množství patří pro konkrétní zakázku. Tento příkaz a jeho využití směřuje pouze ke zpětné kontrole v rámci zakázkového řízení. Využití tohoto příkazu vzhledem k rozsáhlé funkčnosti rezervačního systému a hromadného objednávání není nutné. Pouze u těch firem, kde je potřeba sledovat, kterou objednávkou na kdy bylo zboží objednáno. Je možné vytvořit dělící doklad, který rozděluje zboží na vystavené objednávce do mnoha různých zakázek. Vyplnění tohoto dokladu je v tuto chvíli nutné provést ručně. Takto je možné zajistit i situaci, kdy vytvářím novou vystavenou objednávku ručně. V tomto případě mám dvě možnosti. Zaprvé nová vystavená objednávka je celá svázána s konkrétní zakázkou, v tom případě přímo na dokladu vystavená objednávka navolím příslušné číslo zakázky. V opačném případě pokud tato vystavená objednávka řeší problém dodávky materiálu zboží různých zakázek, opět mohu promáčknout tlačítko Rozděl, které předplní rozdělující doklad a zde přidělit pro jednotlivá zboží a množství příslušné zakázky. Časové a logické údaje na vystavené objednávce Vystavená objednávka nese 3 základní časové údaje: 1. datum vystavení 2. termín, na kdy je zboží nebo produkt požadováno 3. skutečný termín dodání a fakt, že toto zboží bylo dodáno Vystavené objednávky se tedy dělí mezi dodané a nedodané, po termínu a včas. Z hlediska termínových záležitostí je třeba si uvědomit, že vystavená objednávka a její stav výrazně ovlivňuje hromadnou objednávku. Každá vystavená objednávka, která je ve stavu dodáno neovlivňuje hromadnou objednávku a naopak pokud vystavená objednávka nemá příznak, že je dodána zboží, které je na ni uvedeno se předpokládá, že je na cestě do firmy a tudíž není třeba je znovu objednávat. Každý řádek zboží na vystavené objednávce má samostatný příznak dodání a v případně částečného dodání zde může uživatel vyplnit dodané množství. Tyto informace jsou velice podstatné pro tvorbu hromadných objednávek, protože odtud se vyhodnocují. Na druhé straně vystavená objednávka může být i stornována. Pokud je tato objednávka stornována, pak zboží na ní uvedené není zohledňováno do hromadných objednávek Generování příjemky Popis funkce je v přípravě...

62 52 Funkcní tlacítka VÝBER VÝMAZ FAKTURA! ODZNAC VŠE OZNAC VŠE OZNACENÉ OPRAVA HLEDEJ Od 1. ZPET Provede výber a setrídení informací z databáze podle zadaných výberových kritérií a zobrazí je v prehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výberových polí tvorící kritéria výberu. Vygeneruje vystavenou fakturu z prijaté objednávky. Odznací celý výber prijatých objednávek. Oznací celý výber prijatých objednávek. Provede výber a zobrazení oznacených prijatých objednávek. Otevre kartu prijaté objednávky k editaci. Provede výber a zobrazení prijatých objednávek obsahující hledaný text. Posune kurzor na první doklad obsahující hledaný text. Zavre aktuální okno Storno vystavené objednávky Funkce Storno vystavené objednávky provedete výběrem čísla objednávky a kliknutím na tlačítko STORNO. Pole DŮVOD slouží k zapsání poznámky proč byla objednávka stornována Konfigurace Submenu Konfigurace obsahuje položky pro nastavení funkcí menu vystavených objednávek v systému Soft-4-Sale. Tisková sestava vystavených objednávek Povinné údaje karty vystavených objednávek Konfigurace testu dostupnosti při provedení Tisková sestava vystavených objednávek Nastavení typu výstupního tiskového formuláre pro vystavené objednávky.

63 Povinné údaje karty vystavené objednávky Nastavení zadávání povinných údaju pri vzniku nové karty objednávky. 53

64 Konfigurace testu dostupnosti při provedení Nastavení spuštení testu dostupnosti zboží na sklade pred provedením vystavené objednávky Křížové tabulky vystavených objednávek Popis funkce je v přípravě... UKAŽ GRAF TABULKA VOLBY VÝMAZ ZPĚT Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, který odpovídá zadaným kritériím. Zobrazí okno tabulky, která odpovídá zadaným kritériím. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno.

65 MARKETING ZBOŽÍ Zobrazí okno pro generování marketingového výběru firem. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru zboží. Nová objednávka Karta vystavené objednávky Tisk objednávky Tisk přehledu vystavených objednávek Statistika vystavených objednávek Křížové tabulky zboží ve vystavených objednávkách Popis funkce je v přípravě... UKAŽ GRAF TABULKA VOLBY VÝMAZ ZPĚT MARKETING ZBOŽÍ Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, který odpovídá zadaným kritériím. Zobrazí okno tabulky, která odpovídá zadaným kritériím. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru firem. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru zboží. Prejít na: Tisk prehledu zboží ve vystavených objednávkách Prehled zboží ve vystavených objednávkách Statistika vystavených objednávek Popis funkce je v přípravě... UKAŽ GRAF PREHLED ZPET TISK Otevre okno ukázky pred tiskem. Zobrazí okno grafu, který odpovídá zadaným kritériím. Otevre okno aktuálního prehledu. Zavre aktuální okno. Provede tisk jednoho výtisku prímo na tiskárnu. Nová objednávka Karta vystavené objednávky Tisk objednávky Tisk přehledu vystavených objednávek Křížové tabulky vystavených objednávek Vazba vystavené objednávky na skladové hospodářství Vystavená objednávka je dokument, který vzniká v průběhu průchodu obchodního případu zakázkovým systémem a není ani na konci ani na začátku. Popsali jsme si způsob, jak může být 55

66 56 vystavená objednávka vygenerována: buď přímo z přijaté objednávky nebo hromadným způsobem podle rezervačních požadavků. Na druhé straně vystavená objednávka může být podkladem pro tvorbu následujících dokladů. Následující doklady, které přijdou poté co jsem vystavil vystavenou objednávku jsou: přijatá faktura, konečná nebo zálohová, která přijde od dodavatele a samozřejmě příjemka zboží při použití skladového hospodářství se jedná o příjem zboží na sklad. Systém umožňuje při evidenci přijatých faktur využít již vystavených objednávek a využít faktu, že struktura zboží, která je na této vystavené objednávce bude patrrně přesně odpovídat přijaté faktuře. Proto je na vystavené objednávce k dispozici na nástrojové liště tlačítko Došlo a DosZal, která generují zálohovou přijatou fakturu a konečnou přijatou fakturu včetně kompletní struktury zboží tak jak bylo uvedeno ve vystavené objednávce. Je samozřejmě možné na konečné faktuře upravit ceny i množství. Z vystavené objednávky je možné generovat přímo příjemku a omezit tak pracnost tvorby nových příjemek na minimum. Pokud jsem zboží objednal a toto zboží má ceníkové karty, jsem schopen dohledat vystavenou objednávku v případě, že donutím své dodavatele, aby uváděli číslo naší objednávky na dodacím listu nebo konečné faktuře. Pokud tuto vystavenou objednávku dohledám, jsem potom schopen na jedno kliknutí tlačítka Prijem! Zaokrouhlení vystavené objednávky a přijaté faktury na haléře Na vystavené objednávce a přijaté faktuře byl natrvalo změněn systém zaokrouhlování tak, že systém již zaokrouhluje cenu podle zadaných hodnot na haléře. Tzn. tímto bylo umožněno kopírovat ceny tak, jak je zadávají dodavatelé a neomezovat zaokrouhlovací systém na desetníky, což není u všech dodavatelů obvyklé Zahraniční měny Při tisku objednávky v zahraničních formulářích se samozřejmě využívá nastavení zahraniční měny. Uživatel si může volit jak kód měny tak pomocí opravného tlačítka přepočítat českou měnu na měnu zahraniční. V případě, že zboží uvedené na vystavené objednávce má tzv. zahraniční kalkulační karty (zboží, které bylo primárně pořízeno v ceníku se zahraniční kalkulací, s katalogovou a nákupní zahraniční cenou) je tato nákupní cena automaticky přenesena do vystavené objednávky. Uživatel má na opravném tlačítku k dispozici funkci nazvanou obnova nákupních cen, která obnoví nákupní české i zahraniční ceny podle aktuálního stavu v ceníku. Tímto způsobem může uživatel aktualizovat požadované nákupní ceny podle aktuálního stavu ceníku včetně cen zahraničních. V případě, že uživatel nevede zahraniční kalkulace může přesto objednat zboží v zahraniční měně tak, že pořídí objednávku v české měně a využije opravné funkce přepočet do zahraniční měny a definuje kurz, s jakým chce přepočítat tuto objednávku do zahraniční měny. Varianta tiskového formuláře italská, německá, anglická nesouvisí se zadanou měnou. To znamená, že je možné vystavit anglickou objednávku v markách nebo italskou v lirách. Při zadávání zahraničních měn je samozřejmě možné využít základní možnosti, že budou zahraniční měny vyplněny ručně na vystavené objednávce. Na řádku vystavené objednávky jsou jak české tak zahraniční ceny s možností editace a opravy. Dvojitým kliknutím na řádek vystavené objednávky se otevře okno řádku přijaté objednávky, kde je prostorově lépe zobrazen jeden řádek objednávky Tisk vystavené objednávky Zvláštnosti vystavené objednávky je fakt, že každá vystavená objednávka by měla hovořit jazykem, kterým hovoří dodavatel, což může být jiný jazyk než jazyk, kterým mluvím se svým zákazníkem. Tento fakt se promítá do 3 skutečností: Vystavená objednávka by měla umět různé jazyky v rámci Evropy. Uživatel má k dispozici tyto varianty tisku :

67 57 Systém Soft-4-Sale umožňuje evidovat dvojí číslování zboží - interní číslování zboží uživatelské a číslování zboží dodavatelské. Současně je systém schopen evidovat 2 názvy zboží (název uživatelský - využíván pro tvorbu nabídek, přijatých objednávek a faktur a název dodavatelský - může být název český i cizojazyčný). Na ceníkové kartě pokud jsou vyplněny tyto dva údaje a je využita jedna z forem tisku vystavené objednávky upřednostňují se dodavatelské názvy před názvy uživatelskými. Potvrzení objednávky v anglickém jazyce Jedná se o tisk potvrzení objednávky s anglickým popisem s použitím zahraniční měny na tomto potvrzení přijaté objednávky. Pokud uživatel vyžaduje nebo potřebuje vytvořit anglicky psané potvrzení přijaté objednávky v české měně, může využít funkci opravného tlačítka na přijaté objednávce, a to tak, že nechá přepočítat české peníze na zahraniční měnu Kč s kurzem 1:1, a tím dosáhne toho, že se cena česká převezme i do ceny zahraniční. Toto potvrzení zahraniční objednávky neobsahuje rozpis DPH, obsahuje pouze celkovou sumu. Tisk objednávky s cenou a bez cen Vystavené objednávky mohou být tištěny s požadovanou cenou, kterou chci po dodavateli nebo mohou být tištěny bez cen. Je pro to využitelný kterýkoliv z 6 formulářů, které se nabízí pro tisk vystavené objednávky. Uživatel dá systému na vědomí fakt, že chce vytisknout objednávku bez cen tak, že smaže celkovou cenu na kartě vystavené objednávky. Pokud tuto celkovou cenu smaže a tiskne vystavenou objednávku, je tato vystavená objednávka tištěna s popisem zboží, s množstvím, ale bez cen a poté co ji vytiskne může opakovaně promáčknout tlačítko Plus, které vysčítá celkovou

68 58 cenu vystavené objednávky tak, jak je uvedeno v cenách na této vystavené objednávce. Vystavená objednávka je vedena ve dvou měnách (v Kč a v libovolné zahraniční měně). Zahraniční varianty tiskových formulářů tisknou objednávku zahraniční měně. Objednávání dopravy Novým prvkem v systému objednávání je možnost objednávání dopravy a možnost popsání dopravy typizovaného směru dopravy jako zboží. Systém v objednávkách dopravy umožňuje objednávat dopravu ve všech jejich atributech, tzn. umožňuje popsat jeden řádek na přijaté objednávce pomocí strukturované poznámkové informace, která popisuje jaké zboží v textu, hmotnost, jaké bude místo nakládky a kontaktní osoba, datum přistavení, jaké bude místo odbavení, jaké bude místo proclení, jaké bude místo vykládky, jaký bude termín vykládky a kromě toho umožňuje popsat ještě způsob pojištění a doplňující text. V rámci objednávky dopravy, pokud objednáváme transport určitého velkého objemu zboží pomocí kamionů nebo vlaků, lze předpokládat, že bude několik míst vykládek v rámci jedné nakládky. Systém umožňuje objednat až čtyři místa vykládky. Pokud se objednávka dopravy pravidelně opakuje, dopravujeme pravidelně zboží v určitém směru od určitého odběratele, je možné popsat dopravu jako speciální kartu zboží, která má na kartě zboží možnost se přepnout na definici dopravy, kde může uživatel předplnit všechny nacionále dopravy tak, že pokud vyplňuje později objednávku dopravy a použije toto zboží, má všechny informace dopředu předplněné a doplňuje pouze termíny v případě změny místa vykládky a některé detaily. Pro tisk objednávky dopravy je nutné využít jeden ze dvou specializovaných formulářů. Jedná se o českou nebo anglickou objednávku dopravy, což představuje další dvě možnosti při tisku objednávky. Pouze v tomto případě se zohlední specializovaná textová struktura, která popisuje přesné podmínky objednané dopravy. Otevření detailní karty řádku objednávky dopravy je možné standardně dvojitým kliknutím na řádek objednávky a v případě, že se jedná o objednávku dopravy, otevře se specializovaná karta, která popisuje detailní informace podmínek. Příznak dopravy je nový příznak na kartě vystavené objednávky, které může uživatel měnit, tzn. že si může případně vyzkoušet, jak takový řádek dopravy vypadá. Pokud je tento příznak zapnutý, řádek se otevírá do specializované karty, pokud není zapnutý otevírá se do standardní karty řádku objednávky. Přehled objednávek Přehled vystavených objednávek zobrazuje přehledy těchto dokladů na obrazovce s možností výběru, třídění. Dvojitým kliknutím otvírám příslušný doklad. Přehled zboží Přehled zboží na vystavených objednávkách zobrazuje všechno zboží, které se objevuje uvnitř vystavených objednávek opět s možností třídění tentokrát i podle typu zboží, výrobce a hlavního dodavatele. Formulář Příkaz formulář vystavené objednávky je příkaz, který slouží k výběru jednoho ze 6 formulářů tisku vystavené objednávky. Kromě základní varianty zde najdeme varianty zahraniční, které využívají přednostně informací dodavatelských ceníkových karet. Tisk přehledu Příkaz tisk přehledu slouží k tisku přehledu vystavených objednávek opět s možností detailních výstupů, zkrácených výstupů, s možností výběru časového, hodnotového, logického třídění. Tisk přehledu zboží Příkaz pro tisk přehledu zboží opět tiskne buďto detailní přehled zboží roztříděný mezisoučty podle zadaného třídícího kritéria nebo součtovou sestavu, která sčítá objednané zboží podle zadaných kritérií.

69 Kopírování řádku Nová pomůcka pro uživatele, kteří tvoří rozsáhlé dokumenty v systému Soft-4-Sale je tlačítko kopírování, které je dostupné v nabídce, přijaté a vystavené objednávce. Jedná se o tlačítko, které otevře doplňkové operační okno kopírování řádků dokladu, kde uživatel může donutit systém, aby určitou oblast řádků ve smyslu od-do (od pozice do pozice) zkopíroval buďto na nové místo v dokladu, ve kterém aktuálně pracuje, nebo uživatel může zkopírovat určitý počet řádků do jiného dokladu stejného druhu. Můžeme si tedy představit dvě situace: - jednak tvořím nabídku, ve které se určitá sestava pěti řádků opakuje 20x např. se jedná o stůl kancelářský vybavený doplňkovými policemi, zásuvkami, židlí a tato sestava se opravdu objevuje ve 20 kancelářích a není možné kumulovat to do jediného bodu příslušné nabídky, ale právě naopak tuto sestavu rozkopírovat do celé nabídky - takřka do všech místností, které jsou v nabídce zpracovávány. V tomto případě doposud systém Soft-4-Sale umožňoval složité a uživatelsky neforemné operace přes clipboard tzn. přes dočasnou schránku ve Windows, kdy bylo možné řádky nakopírovat a potom přesunout, ale uživatel musel kontrolovat, aby nedošlo ke shodě čísla pozice na řádku. Nyní systém umožňuje zadat buďto celý doklad nebo od pozice do pozice a určit novou pozici na kterou mají být řádky umístěny a použít tlačítko s výběrem řádku nebo celý doklad a takto zkopírovat příslušný výběr řádku na novou pozici. Systém neumožňuje zkopírovat řádky na pozici již existující, ale naopak umožňuje a respektuje délku zadané pozice tzn. pokud chcete řádky zkopírovat na pozici 020 a na pozici 020 je již řádek obsazen a potřebujete to zkopírovat za pozici 020 potom zadáte, že chcete kopírovat řádky na pozici V tu chvíli zadáte pětimístné číslo pozice a systém to pochopí jako základní pokyn a od této pozice nakopíruje příslušných deset řádků. Začne tedy na pozici a skončí na pozici Tímto způsobem je možné vnutit řádky na libovolné místo a donutit systém, aby rozšířil nebo zkrátil číslování pozic podle potřeby. Na operačním okně kopírování řádků dokladu je také možné odkázat se na jiný doklad, tzn. ve chvíli, kdy vyplníte číslo jiného dokladu nejsou tyto řádky kopírovány v rámci jednoho aktuálního dokladu, ale jsou kopírovány do jiného dokladu téhož druhu. Je tedy možné kopírovat řádky 1-10 z nabídky A do nabídky B, ale nelze kopírovat řádky 1-10 do přijaté objednávky C. Kopírovat lze tedy jen řádky v dokladech stejného typu. Např.: pokud otevřu tuto funkci nad přijatou objednávkou mohu kopírovat příslušné řádky zase jen do přijaté objednávky, ne do jiného typu dokladu! Vznik objednávky Nová vystavená objednávka První základní postup je vytvoření nové přijaté objednávky jako nového prázdného dokumentu za pomoci příkazu nová vystavená objednávka, kde uživatel musí vyplnit všechny informace ručně za pomoci nástrojů, které jsou u vystavené objednávky k dispozici. Takto připravovaná vystavená objednávka, připravovaná přijatá objednávka umožňuje využít rozsáhlých možností strukturovaného dokumentu včetně mezisoučtů, včetně nadpisů, konstrukčních celků, požadovaných slev a dynamických textů. Generování z přijaté objednávky Další varianta v tvorbě vystavené objednávky spočívá v pochopení řetězce průchodu obchodního případu tímto systémem, kdy vystavená objednávka vzniká buď na základě objednávky přijaté jako reakce na požadavky zákazníka nebo jako reakce na požadavky rezervačního subsystému skladového hospodářství, kde se kumulují požadavky ze všech možných přijatých objednávek, které vstoupí do systému. Při reakci na přijatou objednávku se vytvoří z přijaté objednávky sada vystavených objednávek, které mají předplněnou strukturu zboží. Jsou roztříděny podle výrobce, typu nebo hlavního dodavatele. Pokud využijete generování vystavených objednávek z přijatých objednávek využíváte tzv. jednoduchou variantu průchodu obchodního případu naším systémem a jednotlivé

70 60 vystavené objednávky jsou předpřipraveny a stačí pouze doplnit určité položky, změnit množství, ceny. Po vygenerování můžete po svých dodavatelích požadovat další věci, to znamená každou vystavenou objednávku modifikovat jak z hlediska dynamických textů tak z hlediska skutečné struktury zboží. Hromadná objednávka Třetí varianta je tzv. hromadná objednávka, která reaguje na potřeby rezervačního systému. Generování hromadné objednávky najdete v menu rezervace, na které tato hromadná objednávka přímo reaguje. Hromadná objednávka kalkuluje požadovaný počet zboží pro jednotlivé dodavatele a vystaví jim hromadnou objednávku, která je reakcí na skutečný stav potřeby zboží. Skutečný stav potřeby zboží je dán mnoha informacemi. Jedná se o to, co je požadováno a na kdy. Z rezervačního požadavku jsem schopen zjistit, jaké zboží je potřeba a na který termín. Do skutečnosti je třeba zakalkulovat i stav zásob na skladě a také požadovanou minimální úroveň stavu zásob. Je třeba do hromadné objednávky zakalkulovat i zboží, které je na vystavených objednávkách a ještě nepřišlo. Systém tedy zkalkuluje volné zboží na skladě, požadovaný minimální stav, součet požadavků přijatých objednávek a stav objednaného zboží a objedná opravu takové množství, které uvede optimální stav zboží na skladě. i při generování hromadné objednávky můžete využít toho, že systém umožňuje generovat hromadnou objednávku na zboží určitého dodavatele, určitého výrobce, systém umožňuje roztřídit hromadné objednávky podle určitého kritéria, např. zvlášť židle a zvlášť stoly. Generování z nabídky Čtvrtým doplňkovým způsobem, jak vytvořit novou vystavenou objednávku je možnost vygenerovat novou vystavenou objednávku přímo z nabídky. Tato možnost je využívaná ojediněle, ale je v systému k dispozici. Z karty nabídky je dostupné tlačítko Vobj na nástrojové liště a odtud se opět aktivuje generování nové vystavené objednávky Opravy Evidence oprav je reakcí na situaci, kdy uživatel systému provádí opravárenskou činnost nad zařízeními rozličného typu a původu. Základem je protokol o přijetí zařízení do opravy, který se potvrzený předává zákazníkovi, který dané zařízení k opravě přinesl. Systém umožňuje evidence dalších činností spojených s touto opravou - výkazy práce, předání zboží externímu subjektu do opravy nebo výdej materiálu pro opravu. Lze takto evidovat příjem zařízení s popisem závady a evidenci výrobního čísla i v případě, že takové zařízení není a nikdy ani nebude v základním ceníku zboží. Při generování závěrečné faktury nebo prodejky umí systém zkalkulovat cenu opravy podle přijatých faktur externích subdodavatelů, podle výkazů práce a počtu hodin práce a podle výdejek materiálu potřebného na tuto opravu. Vše samozřejmě v prodejních cenách. Přehled oprav Přehled zboží v opravách Nová oprava Konfigurace Tisk přehledů oprav Tisk přehledů zboží v opravách Přehled oprav Funkce Přehled oprav zobrazuje v klasické přehledové sestavě všechny typy oprav s různými možnostmi zadat výběr, třídění a zobrazit součty. Přehled obsahuje i logicky zadávaná kritéria sloužící k výběru záznamů určitého typu.

71 61 Popisky IDENTIV ODBERATEL CÍSLO OBJ. ZE DNE TERMÍN ZADÁNO URGENCE OPRAVENO DODÁNO KÓD OPR ZODPOVÍDÁ PRIJAL CENA ZAKÁZKA RETURN SAP ZMENA INFO1 INFO2 císlo opravy název firmy, pro kterou je oprava realizována název objednávky datum prevzetí zboží na opravu datum dokoncení opravy datum zadání do systému statut urgence zaškrknutím statutu opraveno naskocí dnešní datum zaškrknutím statutu dodáno naskocí dnešní datum zodpovedná osoba za opravu príjemce zboží k oprave cena opravy císlo zakázky, v prípade že opravované zboží souvisí s nejakou zakáskou VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. VÝMAZ Přehled zboží v opravách Nová oprava Konfigurace Tisk přehledů oprav Tisk přehledů zboží v opravách

72 Přehled zboží v opravách Funkce zobrazí přehledovou sestavu zboží evidovaného na opravu. Popisky IDNETIV ODBĚRATEL ČÍSLO OBJ. ZE DNE TERMÍN ZADÁNO URGENCE OPRAVENO DODÁNO KÓD OPR ZODPOVÍDÁ PŘIJAL CENA ZAKÁZKA RETURN SAP ZMĚNA INFO1 INFO2 číslo opravy název firmy, pro kterou je oprava realizována název objednávky datum převzetí zboží na opravu datum předpokládaného dokončení opravy datum zadání zakázky do systému statut urgence zaškrknutím statutu opraveno neskočí dnešní datum zaškrknutím statutu dodáno naskočí dnešní datum, zakázka je považována vyřízenou zodpovědná osoba za opravu příjemce zboží k opavě (pracovník na reklamačním) cena opravy číslo zakázky, v případě že opravované zboží souvisí s nějakou zakázkou VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. VÝMAZ Přehled oprav Nová oprava Konfigurace

73 63 Tisk přehledů oprav Tisk přehledů zboží v opravách Nová oprava Popis funkce je v přípravě... Vygeneruje nové číslo dokladu. Generátor reaguje na existující zadání prefixu čísla dokladu. Sečte finanční údaje na dokladu. PROVEĎ VÝKAZY Otevře přehled existujících výkazů práce k dané opravě. Přehled oprav Přehled zboží v opravách Konfigurace Tisk přehledů oprav Tisk přehledů zboží v opravách Konfigurace Submenu Konfigurace obsahuje položky pro nastavení funkcí menu opravy v systému Soft-4-Sale. Tisková sestava opravy Dokladová struktura zakázky z opravy Konfigurace oprav Přehled oprav Přehled zboží v opravách Nová oprava Tisk přehledů oprav Tisk přehledů zboží v opravách Tisková sestava opravy Nastavení typu výstupního tiskového formuláře pro opravy.

74 Dokladová struktura zakázky z opravy Popis funkce je v přípravě Konfigurace oprav Nastavení parametrů pro knihu oprav Tisk přehledů oprav Funkce vytiskne přehled zakázek podle zvolených kritérií omezení výběru, způsobu třídění a typu výstupu.

75 65 Funkční tlačítka: TISK UKAŽ VÝMAZ ZPĚT Provede tisk jednoho výtisku přímo na tiskárnu. Otevře okno ukázky před tiskem. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Přehled oprav Přehled zboží v opravách Nová oprava Konfigurace Tisk přehledů zboží v opravách Tisk přehledu zboží v opravách Funkce vytiskne přehled zboží, které jsou evidované na opravě. K výběr přehledu zboží můžete použít parametrů výběrových kritérií. Funkční tlačítka: TISK UKAŽ VÝMAZ Provede tisk jednoho výtisku přímo na tiskárnu. Otevře okno ukázky před tiskem. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria.

76 66 ZPĚT Zavře aktuální okno. Přehled oprav Přehled zboží v opravách Nová oprava Konfigurace Tisk přehledů oprav 1.11 Přijaté faktury Přehled přijatých faktur Funkce Přehled přijatých faktur v modulu Zakázky nabízí komplexní přehled všech rozpracovaných i již dokončených přijatých faktur. Přehled umožňuje mnoho možností výběrů a mnoho variant logického omezení zobrazených faktur. Tento přehled je přehledem dokladů a uvidíte zde především hlavičkové údaje objednávek (pod jakým číslem, pro koho, název,datum podpisu, datum dokončení,...). Popisky P Z S J CÍSLO TYP DODAVATEL CÍSLO DOD. VYSTAV. DOD. SPLAT ZAPLACENO K ÚHRADE

77 67 ZAPLACENO Odl. DLUH Odesl CELKEM VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím. VÝMAZ SUMA Nová přijatá faktura Karta přijaté faktury Storno přijaté faktury Tisk přehledů přijatých faktur Křížové tabulky přijatých faktur Přehled přijatých faktur s dělenými náklady Popis funkce je v přípravě... VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím. VÝMAZ SUMA Prejít na: Krížové tabulky prijatých faktur s delenými náklady Přehled zboží v přijatých fakturách Popis funkce je v přípravě... VÝBĚR VÝMAZ SUMA INTRASTAT Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím. Otevře nové okno pro přípravu zpracování výkazu pro INTRASTAT. Tisk přehledů zboží v přijatých fakturách Křížové tabulky zboží v přijatých fakturách

78 Přehled zakázkového rozdělení v přijatých fakturách Popis funkce je v přípravě... VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím. VÝMAZ SUMA Nová přijatá faktura Popis funkce je v přípravě... Přehled přijatých faktur Nová přijatá faktura Karta přijaté faktury Storno přijaté faktury Tisk přehledů přijatých faktur Křížové tabulky přijatých faktur Karta přijaté faktury Kartu přijaté faktury vyberete přes okno parametrů výběru přijatých faktur zadáním kritérií výběru a následném potvrzením tlačítkem OK. VÝMAZ ZPĚT Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno.

79 69 Zobrazení a popis karty prijaté konecné faktury Vygeneruje číslo dokladu. Generátor reaguje na existenci zadání prefixu čísla dokladu. Sečte finanční údaje na dokladu. Slouží jako přepínač, který zviditelňuje nebo nechá zmizet informace o nákupní ceně a o procentuálním vyjádření rabatu. Nastavení úrovně ochrany dat. JINÁ MĚNA OPRAVA PROVEĎ PLATBY ROZDĚLENÍ Otevře okno pro novou zahraniční fakturu (v zahraniční měně). Viz. zahraniční faktury Otevře okno umožňující multifunkční hromadnou opravu údajů řádků dokladu. Provede uložení faktury a chrání proti nechtěnému zápisu. Otevře okno přehledu částečných plateb faktur přijatých. Slouží k rozdělení nákladů na více zakázek.

80 70 TECH. PAR. Zobrazí okno součtů technických parametrů. Přehled přijatých faktur Nová přijatá faktura Storno přijaté faktury Tisk přehledů přijatých faktur Křížové tabulky přijatých faktur Storno přijaté faktury Kartu Storno přijaté faktury provedete výběrem čísla objednávky a kliknutím na tlačítko STORNO. Pole DŮVOD slouží k zapsání poznámky proč byla faktura stornována. Přehled přijatých faktur Nová přijatá faktura Karta přijaté faktury Tisk přehledů přijatých faktur Křížové tabulky přijatých faktur Nová přijatá zálohová faktura Novou prijatou zálohovou fakturu mužeme založit nekolika zpusoby: 1. vyplnením prázdné karty zálohové faktury, menu Zakázky - Prijaté faktury - Nová prijatá zálohová faktura Prázdná karta prijaté zálohové faktury

81 71 Prejít na: Karta prijaté zálohové faktury Storno prijaté zálohové faktury Karta přijaté zálohové faktury Kartu přijaté zálohové faktury vyberete přes okno parametrů výběru přijatých zálohových faktur zadáním kritérií výběru a následném potvrzení tlačítkem OK.

82 72 Zobrazení a popis karty prijaté konecné faktury

83 73 Vygeneruje číslo dokladu. Generátor reaguje na existenci zadání prefixu čísla dokladu. Sečte finanční údaje na dokladu. Slouží jako přepínač, který zviditelňuje nebo nechá zmizet informace o nákupní ceně a o procentuálním vyjádření rabatu. Nastavení úrovně ochrany dat. JINÁ MĚNA OPRAVA PROVEĎ PLATBY Otevře okno pro novou zahraniční fakturu (v zahraniční měně). Viz. zahraniční faktury Otevře okno umožňující multifunkční hromadnou opravu údajů řádků dokladu. Provede uložení faktury a chrání proti nechtěnému zápisu. Otevře okno přehledu částečných plateb faktur přijatých. Prejít na: Nová prijatá zálohová faktura Storno prijaté zálohové faktury Storno přijaté zálohové faktury Funkce Storno přijaté zálohové faktury provedete výběrem čísla objednávky a následným kliknutím na tlačítko STORNO. Pole DŮVOD slouží k zapsání poznámky proč byla faktura stornována. Prejít na: Nová prijatá zálohová faktura Karta prijaté zálohové faktury Tisk přehledů přijatých faktur Funkce Tisk přehledů přijatých faktur nabízí uživateli sedm typů tiskových sestav s množstvím výběrových kritérií.

84 74 Funkční tlačítka: TISK UKAŽ VÝMAZ ZPĚT Provede tisk jednoho výtisku přímo na tiskárnu. Otevře okno ukázky před tiskem. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Přehled přijatých faktur Nová přijatá faktura Karta přijaté faktury Storno přijaté faktury Křížové tabulky přijatých faktur Tisk přehledu zboží v přijatých fakturách Funkce Tisk přehledů zboží v přijatých fakturách nabízí uživateli dva typy tiskových sestav s množstvím výběrových kritérií.

85 Funkční tlačítka: TISK UKAŽ ZPĚT Provede tisk jednoho výtisku přímo na tiskárnu. Otevře okno ukázky před tiskem. Zavře aktuální okno. Přehled zboží v přijatých fakturách Křížové tabulky zboží v přijatých fakturách Konfigurace Submenu Konfigurace obsahuje položky pro nastavení funkcí menu přijatých faktur v systému Soft-4-Sale. Povinné údaje karty přijaté faktury Povinné údaje přijaté zálohové faktury Tisková sestava přijaté faktury Konfigurace zahraničních přijatých faktur Konfigurace vazby přijaté faktury 75

86 76 Číselné řady a typy přijatých faktur Povinné údaje karty přijaté faktury Nastavení zadávání povinných údajů při vzniku nové přijaté faktury Povinné údaje přijaté zálohové faktury Nastavení zadávání povinných údajů při vzniku nové přijaté zálohové faktury.

87 Tisková sestava přijaté faktury Nastavení typu výstupu tiskového formuláře pro přijaté faktury Konfigurace zahraničních přijatých faktur Nastavení zaokrouhlování a používání měn na přijatých fakturách Konfigurace vazby přijaté faktury na příjemku Nastavení možnosti rozdělit náklady do příjemky při pořízení faktury přijaté. 77

88 Číselné řady a typy přijatých faktur Předdefinování číselných řad pro jednotlivé typy přijatých faktur (tuzemské, zahraniční, zálohové, atd.) Křížové tabulky přijatých faktur Popis funkce je v přípravě... UKAŽ GRAF TABULKA VOLBY VÝMAZ ZPĚT MARKETING ZBOŽÍ Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, který odpovídá zadaným kritériím. Zobrazí okno tabulky, která odpovídá zadaným kritériím. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru firem. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru zboží. Přehled přijatých faktur Nová přijatá faktura Karta přijaté faktury Storno přijaté faktury Tisk přehledů přijatých faktur

89 Křížové tabulky přijatýc faktur s dělenými náklady Popis funkce je v přípravě... UKAŽ GRAF TABULKA VOLBY VÝMAZ ZPĚT MARKETING ZBOŽÍ Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, který odpovídá zadaným kritériím. Zobrazí okno tabulky, která odpovídá zadaným kritériím. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru firem. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru zboží. Prejít na: Prehled prijatých faktur s delenými náklady Křížové tabulky zboží v přijatých fakturách Popis funkce je v přípravě... UKAŽ GRAF TABULKA VOLBY VÝMAZ ZPĚT MARKETING ZBOŽÍ Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, který odpovídá zadaným kritériím. Zobrazí okno tabulky, která odpovídá zadaným kritériím. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru firem. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru zboží. Tisk přehledů zboží v přijatých fakturách Přehled zboží v přijatých fakturách Statistika přijatých faktur Popis funkce je v přípravě... UKAŽ GRAF PŘEHLED ZPĚT TISK Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, který odpovídá zadaným kritériím. Otevře okno aktuálního přehledu. Zavře aktuální okno. Provede tisk jednoho výtisku přímo na tiskárnu Typ přijaté faktury Do systému přijatých faktur stejně jako v systému vystavených faktur byla doplněna možnost označovat faktury speciálním typem uživatelským. Uživatel sám se tedy rozhodne, že chce rozlišovat faktury na přijaté na režijní, za zboží, zahraniční za zboží a faktury režijní. Tato logická struktura může představovat opravdu čtyři druhy faktur, které chce uživatel rozlišovat a chce pro tyto typy faktur i

90 80 rozlišovat číselné řady. V tu chvíli potřebuje nástroj, který najde v menu Konfigurace, Přijaté faktury, Typy přijatých faktur a číselné řady. Tento nástroj umožňuje nadefinovat číselné řady a typy faktur. Typ faktury a číselná řada zadávaná prefixem se váže na konkrétní hlavičku tiskových dokumentů a konkrétní satelit. Tzn. v případě replikace každý satelit může mít stejné typy faktur, ale musí mít pro tyto typy faktur rozdílné číselné řady. Při zadávání nových typů doporučuji dvou písmenové, tří písmenové zkratky, do popisu potom napíšete název daného typu faktur, tento popis se potom bude nabízet při volbě typu faktury. Logická pole Z,P a 1. obsahují informace zda se jedná o zálohové faktury to je Z, zda se jedná o faktury v přípravě to je P, a jednička znamená implicitní typ faktury. Pokud tedy vygenerujete novou fakturu přijatou z příjemky, nebo z vystavené objednávky najde se ten typ označený 1. a toto číslo se tomu přidělí a tento typ bude na té faktuře uveden. Poté můžete na té faktuře okamžitě změnit typ, prokliknout generátor a ten vygeneruje nové číslo (interní) faktury, které odpovídá danému typu. Zadávání číselných řad je stále realizováno pomocí prefixů tzn. první hodnoty v rámci daného prefixu musí uživatel vždy vyplnit sám i kdyby k tomu měl využít tzv. Nulového dokladu (doklad s pořadovým číslem 0), který je uložen dočasně v systému, aby nastartoval číselné řady Přenos zboží do konečné faktury Pokud máte současně otevřeno okno přehledu zboží a okno faktury můžete převádět vybrané zboží do faktury a nemusíte tedy řádky faktury ručně vyplňovat. Funkce přenosu zboží do faktury se aktivuje z okna přehledu zboží pomocí tlačítka na liště nástrojů. Pro řízení přenosu dat zboží z ceníků do řádku faktury slouží toto okno: Informace o Zboží a o Příjemce jsou pouze informativní (které zboží do které faktury přenášíte). Pole Pozice, Množství a Cena můžete opravovat a upravovat pro přenos. Pokud nevyplníte pole Pozice, pak se při vlastním přenosu standardně vygeneruje nové číslo pozice o jedničku větší než má poslední řádek faktury. Všechny opravované položky však později můžete opravit přímo na faktuře Generování faktur z více dodacích listu První z plánovaných nástrojů pro spojování dokladů byl vytvořen pro nejčastěji vyžadovanou funkci: spojit několik dodacích listů do jediné faktury. Uživatel má v menu Zakázky ð Dodací listy k dispozici nový příkaz Generuj fakturu, který otevře okno přehledu dosud nevyfakturovaných dodacích listů. Uživatel může ovlivnit výběr dodacích listů v přehledu pomocí zadání logického příznaku vyfakturované, nevyfakturované a podle firmy odběratele. Pro výběr jsou k dispozici tlačítka Výběr a Výmaz s tradiční funkcionalitou. Ručně v prvním sloupci označuje vybrané dodací listy, které se zúčastní generování faktury. Pro hromadné označování jsou k dispozici tlačítka Označ vše, Odznač vše. Tlačítko Označené provede výběr označených dodacích listů. Výkonným tlačítkem je tlačítko Generuj, které provede vygenerování nové faktury jejichž obsah odpovídá sloučení obsahu vybraných dodacích listů. Pokud by byly zvoleny dodací listy více odběratelů, pak výsledná faktura bude směřována na odběratele z prvního dodacího listu z výběru Generování faktur z opravy Při generování faktury z opravy lze volit 2 varianty. Jedna varianta spočívá v tom, že obsah opravy, kde byla přislíbena určitá cena se přepíše do faktury a druhá varianta je podle podkladů s vazbou na zakázku, tzn. předpoklad je, že tato oprava sloužila k vygenerování zakázky a na tuto zakázku byly vytvořeny související doklady (přijaté faktury za služby, výdejky na materiál a servisní zákazy nebo

91 81 výkazy práce popisující činnost jednotlivých pracovníků). Z těchto dokladů potom bude vygenerována nová faktura na opravu a bude samozřejmě svázaná se zakázkou opravy Číselné řady faktur V menu Konfigurace pro oblast fakturace byl doplněn nový příklad Číselné řady faktur, který nahrazuje předchozí příkaz Konfigurace fakturace, který umožňoval konfigurovat číselné řady faktur pro dobropisy, zahraniční faktury, konečné faktury a zálohové faktury. Toto členění vystavených faktur se ukázalo jako nedostatečné a proto byl navržen nový konfigurační příkaz, který umožňuje nastavit číselné řady faktur podle tzv. Typu faktury. Tento typ faktury je uživatelem definovatelný, umožňuje rozčleňovat dobropisy zahraniční, dobropisy tuzemské, faktury režijní, faktury vystavené, dobropisy konečné, zahraniční faktury zálohové, zálohové faktury tuzemské, proforma faktury tuzemské, proforma faktury zahraniční a je možné si vymyslet jakékoli typy faktur. Ke každému takovému typu je možné nadefinovat prefix, podle kterého má být generováno číslo faktury. Na konkrétní kartě faktury to potom vypadá tak, že je předdefinováno základní číslo faktury a poté, co uživatel před provedením faktury změní typ faktury, systém přegeneruje číslo podle prefixu vázaného na tento typ faktury. Je tedy možné zjednodušeně udržovat pro jednotlivé typy faktur speciální prefixy tzn. speciální číselné řady a je možné podle typu faktur i vybírat v přehledu faktur. Menu konfigurace u faktur přijatých a vystavených Byla provedena změna ve struktuře Menu u faktur vystavených a přijatých speciální příkazy byly zařazeny pod sub menu Faktury - Doplňky, jedná se o zápočty, příkazy k úhradě, upomínky a podobné akce, které přímo nesouvisí s procesem fakturace. Veškeré konfigurační příkazy byly sdruženy do sub menu Konfigurace. Jedná se o volbu formuláře, volbu určitých číselníků, chování procesu fakturace atd Přečíslování do určité pozice Pod opravným tlačítkem se na kartách faktur, nabídek a objednávek otevírá multifunkční opravná karta, která vždy umožňovala přečíslovat řádky příslušného dokladu vzestupně. Nyní je možné zadat počáteční číslo řádku, tedy můžete požádat systém, aby přečísloval řádky od čísla 200 a doklad bude mít potom číslování od 200. Tak je možné zajistit, aby řádky např. tří přijatých objednávek měly odlišné číslování a pomocí clipboardu tyto řádky zkopírovat do jednoho jediného dokladu. Přečíslování do určité pozice zajišťuje, že nedojde v rámci kopírování řádků k duplicitě primárního indexu a je možné zkopírovat řádky z více dokladů do jednoho jediného.

92 Zahraniční faktura ZMĚNA PLATBY Sečte finanční údaje na dokladech. Po stisku tlačítka ZMĚNA můžete provést úpravy údajů na faktuře. Funkce otevře okno přehledu částečných plateb faktur přijatých. Zpět 1.12 Vystavené faktury Evidence vystavených (i zálohových) faktur je samozřejmě nejpoužívanější částí zakázkového systému. Kromě tradičně vyžadovaného pohledu na faktury nezaplacené po splatnosti lze získat libovolné výběry a statistiky s velkými možnostmi třídění. V oblasti vystavených faktur připomínáme možnosti vystavení a tisku zahraničních faktur v jiné měně a možnost volit formuláře v německém a anglickém jazyce. Pro tisk je kromě standardních pokynů a tlačítek k dispozici příkaz pro hromadný tisk faktur, který zajistí hromadný tisk vybraných a označených faktur. I vystavené faktury mají k

93 83 dispozici možnost rozdělit výnosy jednoho dokladu na více zakázek i když tato funkce nebývá výrazně využívána. Práce a evidence s vystavenými fakturami je stejná jako u přijatých. (Přehledové sestavy, karty, tiskové sestavy, křížové tabulky, statistiky a konfigurace) Přehled vystavených faktur Funkce Přehled vystavených faktur v modulu Zakázky nabízí komplexní přehled všech vystavených faktur. Přehled umožňuje mnoho možností výběrů a mnoho variant logického omezení zobrazených faktur. Tento přehled je přehledem dokladů a uvidíte zde především hlavičkové údaje faktur (pod jakým číslem, pro koho, název,datum podpisu, datum dokončení,...). VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím. VÝMAZ SUMA Nová vystavená faktura Karta vystavené faktury Tisk přehledů vystavených faktur Storno vystavené faktury Křížové tabulky vystavených faktur Statistika vystavených faktur Přehled vystavených faktur s dělením výnosů Funkce Přehled vystavených faktur s dělením výnosů v modulu Zakázky nabízí komplexní přehled všech vystavených faktur. Přehled umožňuje mnoho možností výběrů a mnoho variant logického

94 84 omezení zobrazených faktur. Tento přehled je přehledem dokladů a uvidíte zde především hlavičkové údaje faktur (pod jakým číslem, pro koho, název,datum podpisu, datum dokončení,...). VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím. VÝMAZ SUMA Křížové tabulky vystavených faktur s dělením výnosů Přehled zboží ve vystavených fakturách Funkce Přehled zboží ve vystavených fakturách v modulu Zakázky nabízí podrobný přehled všech zboží ve vystavených fakturách. Přehled umožňuje mnoho možností výběrů a mnoho variant logického omezení zobrazených faktur. Tento přehled je přehledem dokladů a uvidíte zde především hlavičkové údaje faktur (pod jakým číslem, pro koho, název,datum podpisu, datum dokončení,...).

95 85 VÝBĚR VÝMAZ SUMA INTRASTAT SMLCENY Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím. Otevře okno přípravy zpracování výkazu pro INTRASTAT. Nastavení doplnění druhu smluvních cen nad konkrétní vystavenou fakturou. Tisk přehledu zboží ve vystavených fakturách Křížové tabulky zboží ve vystavených fakturách Hromadný tisk faktur Funkce hromadný tisk faktur slouží k vytištění přehledné sestavy vybraného množství faktur s možností výběru tiskové sestavy.

96 86 VÝBĚR Provede výběr a setřídění faktur z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. TISK Provede tisk jednoho výtisku přímo na tiskárnu. UKAŽ Otevře okno ukázky před tiskem. FORMULÁŘ Nastavení typu tiskové sestavy. OPRAVA Otevře kartu faktury pro editaci. HLEDEJ Provede výběr a zobrazení vystavených faktur obsahující hledaný text. OD.1 Posune kurzor na první doklad obsahující hledaný text. ODZNAČ VŠE Odznačí vybrané faktury. OZNAČ VŠE Označí všechny doklady. OZNAČENÉ Vybere a zobrazí jenom označené dokumenty. TISK Provede tisk jednoho výtisku přímo na tiskárnu. UKAŽ Otevře okno ukázky před tiskem. ZPĚT Zavře aktuální okno Nová vystavená faktura Popis funkce je v přípravě...

97 Přehled vystavených faktur Karta vystavené faktury Tisk přehledů vystavených faktur Storno vystavené faktury Křížové tabulky vystavených faktur Statistika vystavených faktur Nová vystavená zálohová faktura Popis funkce je v přípravě Nová zúčtovací faktura Popis funkce je v přípravě Karta vystavené faktury Kartu vystavené faktury zvolíme na základě parametrů výběru faktury. Přehled vystavených faktur Nová vystavená faktura Tisk přehledů vystavených faktur Storno vystavené faktury Křížové tabulky vystavených faktur Statistika vystavených faktur Karta vystavené zálohové faktury Kartu vystavené zálohové faktury zvolíme na základě parametrů výběru. 87

98 Tisk přehledů vystavených faktur Funkce Tisk přehledů vystavených faktur nabízí uživateli jedenáct typů tiskových sestav s množstvím výběrových kritérií.

99 Funkční tlačítka: TISK UKAŽ VÝMAZ ZPĚT Provede tisk jednoho výtisku přímo na tiskárnu. Otevře okno ukázky před tiskem. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Přehled vystavených faktur Nová vystavená faktura Karta vystavené faktury Storno vystavené faktury Křížové tabulky vystavených faktur Statistika vystavených faktur Tisk přehledu zboží ve vystavených fakturách Funkce Tisk přehledů přijatých faktur nabízí uživateli sedm typů tiskových sestav s množstvím výběrových kritérií. 89

100 90 Funkční tlačítka: TISK UKAŽ ZPĚT Provede tisk jednoho výtisku přímo na tiskárnu. Otevře okno ukázky před tiskem. Zavře aktuální okno. Prejít na: Prehled zboží ve vystavených fakturách Krížové tabulky zboží ve vystavených fakturách Kumulovaný přehled vystavených faktur Funkce kumulovaný přehled vystavených faktur vytiskne souhrnný přehled faktur dle kritérií výběru, typu kumulace a výstupu.

101 91 Funkční tlačítka: TISK UKAŽ VÝMAZ ZPĚT Provede tisk jednoho výtisku přímo na tiskárnu. Otevře okno ukázky před tiskem. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno Storno vystavené faktury Funkce Storno vystavené faktury provedete výběrem čísla faktury a kliknutím na tlačítko STORNO. Pole DŮVOD slouží k zapsání poznámky proč byla faktura stornována.

102 92 Přehled vystavených faktur Nová vystavená faktura Karta vystavené faktury Tisk přehledů vystavených faktur Křížové tabulky vystavených faktur Statistika vystavených faktur Storno vystavené zálohové faktury Funkce Storno vystavené zálohové faktury provedete výběrem čísla faktury a kliknutím na tlačítko STORNO. Pole DŮVOD slouží k zapsání poznámky proč byla faktura stornována Generování konečné faktury ze zálohové Funkce vygeneruje konečnou fakturu z vybrané zálohové faktury. K výběru můžete použít výběrových kritérií.

103 VÝBĚR Provede výběr a setřídění faktur z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. FAKTURA Vygeneruje konečnou fakturu dle označených zálohových faktur. OPRAVA Otevře kartu faktury pro editaci. HLEDEJ Provede výběr a zobrazení vystavených faktur obsahující hledaný text. OD.1 Posune kurzor na první doklad obsahující hledaný text. ODZNAČ VŠE Odznačí vybrané faktury. OZNAČ VŠE Označí všechny doklady. ZPĚT Zavře aktuální okno Konfigurace Menu Konfigurace obsahuje položky pro nastavení funkcí modulu zakázky. Povinné údaje karty vystavené faktury Povinné údaje karty vystavené zálohové faktury Konfigurace fakturace Konfigurace splatnosti faktur Konfigurace zahraničních vystavených faktur Přepočet nákupních cen faktur Tisková sestava vystavené faktury Tisková sestava vystavené zálohové faktury Číselník způsobu úhrad faktur Číselník dodacích podmínek faktur Konfigurace penále faktur Vzorové upomínky vystavených faktur 93

104 94 Nová vzorová upomínka vystavených faktur Povinné údaje karty vystavené faktury Nastavení zobrazení povinných údaju karty pri zakládání nové vystavené faktury Povinné údaje karty vystavené zálohové faktury Nastavení zobrazení povinných údaju karty pri zakládání nové vystavené zálohové faktury Konfigurace fakturace Nastavení automatických akcí pri práci s fakturou vystavenou Konfigurace splatnosti faktur Nastavení zobrazení doby splatnosti na vystavených fakturách.

105 Konfigurace zahraničních vystavených faktur Nastavení zobrazení meny na zahranicních fakturách Přepočet nákupních cen faktur Tisková sestava vystavené faktury Nastavení typu výstupu tiskového formuláře pro vystavené faktury. 95

106 Tisková sestava vystavené zálohové faktury Nastavení typu výstupu tiskového formuláře pro vystavené zálohové faktury Číselník způsobu úhrad faktur Nastavení Přednastavení způsobu úhrad faktur na kartě faktury (ZP. PLATBY).

107 Číselník dodacích podmínek faktur Nastavení zobrazení podmínek dodání na vystavené faktuře Číselné řady a typy vystavených faktur Přednastavení číselných řad pro vystavené typy faktur (zálohové, speciální,...) Konfigurace penále faktur Nastavení výše penále v procentuálním vyjádření při zpoždění platby faktur. 97

108 Vzorové upomínky vystavených faktur VÝBĚR VÝMAZ Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria Nová vzorová upomínka vystavených faktur Křížové tabulky vystavených faktur Popis funkce je v přípravě... UKAŽ GRAF TABULKA VOLBY Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, který odpovídá zadaným kritériím. Zobrazí přehled do tabulky, který odpovídá zadaným kritériím. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky.

109 VÝMAZ ZPĚT MARKETING Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru firem. Přehled vystavených faktur Nová vystavená faktura Karta vystavené faktury Tisk přehledů vystavených faktur Storno vystavené faktury Statistika vystavených faktur Křížové tabulky vystavených faktur s dělenými výnosy Popis funkce je v přípravě... UKAŽ GRAF TABULKA VOLBY VÝMAZ ZPĚT MARKETING Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, který odpovídá zadaným kritériím. Zobrazí přehled do tabulky, který odpovídá zadaným kritériím. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru firem. Prejít na: Prehled vystavených faktur s delením výnosu Křížové tabulky zboží ve vystavených fakturách Popis funkce je v přípravě... UKAŽ GRAF TABULKA VOLBY VÝMAZ ZPĚT MARKETING ZBOŽÍ Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, který odpovídá zadaným kritériím. Zobrazí přehled do tabulky, který odpovídá zadaným kritériím. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru firem. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru zboží. Prejít na: Prehled zboží ve vystavených fakturách Tisk prehledu zboží ve vystavených fakturách Křížové tabulky zboží ve vystavených fakturách s dělenými výnosy Popis funkce je v přípravě... 99

110 100 UKAŽ GRAF TABULKA VOLBY VÝMAZ ZPĚT MARKETING ZBOŽÍ Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, který odpovídá zadaným kritériím. Zobrazí přehled do tabulky, který odpovídá zadaným kritériím. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru firem. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru zboží Statistika vystavených faktur Popis funkce je v přípravě... UKAŽ GRAF ZPĚT TISK PŘEHLED Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, který odpovídá zadaným kritériím. Zavře aktuální okno. Provede tisk jednoho výtisku přímo na tiskárnu. Otevře okno aktuálního přehledu. Přehled vystavených faktur Nová vystavená faktura Karta vystavené faktury Tisk přehledů vystavených faktur Storno vystavené faktury Křížové tabulky vystavených faktur Přehled zboží Funkce Přehled zboží nabízí uživateli globální pohled na fakturované zboží bez ohledu na doklady (zálohové i konečné faktury). Okno přehledu ukazuje vlastně pouze řádky faktur bez ohledu na to, ke kterému dokladu. Díky výběrům můžete vidět pohromadě řádky fakturované zboží jediného výrobce nebo jednoho typu. Tyto pohyby zboží můžete libovolně třídit a sčítat. Ovládací prvky přehledové sestavy sečte údaje ze všeho fakturovaného zboží podle zadaných výběrových kriterií a zobrazí součtové okno, kde najdete tyto informace: počet řádků faktur ve výběru součet měrných jednotek (kg, kusy, m,...) fakturovaného zboží. celková hodnota v Kč (cen bez DPH * množství) Lišta nástrojů Položka faktury. K aktuálnímu řádku fakturovaného zboží otevře okno příslušného řádku faktury. Faktura. K aktuálnímu řádku fakturovaného zboží otevře okno faktura, kde naleznete celý doklad, na kterém je mimo jiné uveden i aktuální řádek.

111 101 Zboží. K aktuálnímu řádku fakturovaného zboží otevře okno karta zboží, kde naleznete detailní informace o tomto zboží evidované v ceníku. Poznámky k použití Opravovat nelze V přehledu fakturovaného zboží nelze opravovat a zadávat žádné údaje! Opravy musíte realizovat až ve faktuře. Vymezení součtu Výsledky zobrazené v součtovém okně jsou omezeny právě zadanými výběrovými parametry. Pokud změníte výběrové parametry a ihned použijete tlačítko suma nebude výsledný součet souhlasit s přehledovou sestavou, dokud nepoužijete tlačítko výběr. Využití Díky výběrovým kritériím a třídícím hlediskům můžete vidět: všechno zboží fakturované v určitém období (a součet) všechny fakturace jednoho konkrétního zboží (a součet) fakturované zboží jednoho výrobce (a součet) všechno zboží fakturované jednomu odběrateli (a součet) poslední fakturované zboží všechno dosud nezaplacené zboží všechny fakturace zboží jednoho typu (a součet) a mnoho dalších kombinací Přehled dokladu Zkrácený přehled faktur Novinka v menu fakturace spočívá v úpravě zkráceného přehledu faktur, který obsahuje nově možnost mezisoučtů, a to v případě, že je tato sestava tištěna podle některého z textových polí. Jedná se o možnost třídění podle obchodníků, oblasti produkce a podle odběratele. Pro každou změnu hodnoty jednoho z těchto polí dojde k výpočtu mezisoučtu. V případě, že se jedná o setřídění podle datumu nebo čísla faktury nedochází k vytváření mezisoučtu. Ovládací prvky přehledové sestavy sečte údaje ze všech faktur podle zadaných výběrových kriterií a zobrazí součtové okno, kde najdete tyto informace: Počet dokladů Celkem k úhradě Celkem dlužná č. Obrat bez DPH bez záloh Celkem DPH Celkem zaplaceno Celkem nákup bez záloh Celkem hrubý zisk Pokud jste často zvyklí používat přehled faktur vystavených k operativní činnosti (kolik faktur je nezaplacených, jaká částka je po splatnosti) jste tedy i zvyklí používat tlačítko suma. Tlačítko suma má pod sebou novou kartu sumační, která obsahuje více polí, kde jsou uvedenu tyto částky: Celkem k úhradě je to částka, která je na faktuře k úhradě po odečtení záloh, ale bez DPH Celkem dlužná částka je částka celkem k úhradě bez částky, která je již zaplacena, opět bez ohledu na to, zda je jedná o konečnou nebo zálohovou fakturu. Obrat bez DPH bez záloh je klasický čistý obrat bez DPH pouze z konečných faktur bez ohledu na to, jaké částky jsou uvedeny na zálohových fakturách. Tato položka dává základní informaci o

112 102 obratu firmy. Celkem DPH je součet DPH na konečných fakturách. Celkem zaplaceno je suma, která je zaplacena na veškerých fakturách ve výběru ať už konečných nebo zálohových. Celkem nákup bez záloh je vysčítaná nákladová hodnota faktur vystavených bez promítnutí zálohových faktur ať jsou nebo nejsou ve výběru a tvoří protipól celkem obrat bez DPH. Rozdíl těchto dvou částek dává předpokládaný pohled na hrubý zisk. Celkem hrubý zisk je rozdíl mezi obrat bez DPH bez záloh a celkem nákup bez záloh - částka očekávaný hrubý zisk na daném výběru vystavených faktur bez ohledu na to, zda jsou ve výběru zálohy. Lišta nástrojů Kromě standardních funkcí (Zavři okno, Ulož, Vrať změny a Vrať) obsahuje lišta nástrojů tato funkční tlačítka: Kontakt. K aktuálnímu řádku faktury otevře okno Kontakt, kde naleznete detailní informace o odběrateli jemuž byla vystavena příslušná faktura. Nový dodací list. Podle obsahu faktury na aktuálnímu řádku vygeneruje nový dodací list. Pak pro tento dodací list otevře okno dodací list, kde naleznete detailní informace vygenerovaného dodacího listu. Nový dodací list převezme z faktury nejen název dodavatele, ale i stejnou strukturu zboží. Nová konečná faktura. Podle obsahu zálohové faktury na aktuálnímu řádku vygeneruje novou konečnou fakturu. Pak pro tuto konečnou fakturu otevře okno faktura, kde naleznete detailní informace nové vygenerované konečné faktury - daňového dokladu. Nová konečná faktura převezme ze zálohové faktury nejen název odběratele a stejnou strukturu zboží, ale započte zálohovou částku jako zálohu při výpočtu ceny celkem k úhradě. Poznámky k použití Opravy V přehledu faktur nelze zadávat nové faktury a některé základní údaje faktur nelze opravovat. S výhodou můžete v tomto přehledu opravovat především informace o splatnosti (datum zaplacení a potvrzení zaplacení), případně některé marketingové informace (oblast produkce - sortimentní rozčlenění faktur, číslo nabídky, číslo zakázky,...) Generování Na liště nástrojů naleznete dvě tlačítka sloužící ke generování nových dodacích listů a konečných faktur. Generování nahrazuje zbytečnou práci a prováže doklady jednoho obchodního případu vzájemně dohromady. Vygenerovaný doklad můžete dále opravovat a měnit jeho obsah pokud je to nutné Banky a platby Upomínky a penále Nová oblast funkcí, Upomínka penále patří mezi Banky a platby. Najdete zde nový příkaz Upomínky a penále, který slouží pro generování hromadných upomínek a penalizačních faktur. Konfigurace Před zahájením práce s tímto příkazem musíte vytvořit vzorové upomínkové dopisy a penalizační faktury. Příkazy pro zadávání nových a opravu starých vzorových upomínkových dopisů a penalizačních faktur najdete v menu Konfigurace đ Fakturace:

113 103 Penále faktur Stanovuje implicitní hodnotu penalizačního procenta pro nové faktury. Jedná se o denní penále. Vzorové upomínky Obsahuje přehled všech vzorových penalizačních dopisů, s možností vytvořit i odtud nový vzorový dopis nebo opravit existující. Nová vzorová upomínka Vzorová upomínka představuje textový vzor, který bude použit pro tisk hromadných upomínek, nebo pro tisk penalizačních faktur. Konkrétní upomínka bude obsahovat adresu dlužníka i seznam dlužných částek. Při vyplňování vzorového dopisu musí uživatel tento vzor pojmenovat a případně zadat popis daného vzoru. (např. UPO1, první upomínka ve 3 týdnech po splatnosti). Podle těchto informací bude uživatel volit vzor, ale tyto informace nebudou použity pro tisk. Pro tisk jsou připraveny tři bloky textu. Úvodní, uvozující a závěrečný. Uživatel předplní i jméno obchodníka a místo odkud jsou upomínky odeslány. Text v uvedených 3 blocích není nijak omezen velikostí a u každého bloku je logický přepínač pro volbu, zda bude tisk proveden v tučném nebo normálním písmu. V menu Banky a platby použijte příkaz Upomínky a penále. Otevře se přehled faktur vystavených s těmito novými sloupci: bleděmodře podbarvený sloupec pro ruční označení (zde uživatel může označit faktury a realizovat tak ruční výběr faktur) UPOMÍNKA PENÁLE PLÁN obsahuje datum a číslo poslední upomínky procentuální vyjádření obsahuje aktuální plánované penále v Kč pro faktury dosud nezaplacené ke dnešnímu datumu a pro faktury zaplacené pak opravdu naběhlé penále, ke dni zaplacení DAT. PEN.: datum odeslání penalizační faktury v Kč : částka na penalizační faktuře PENAL.FAK.: číslo odeslané penalizační faktury Upomínka Pro tisk upomínky proveďte nejdříve požadovaný výběr faktur (např. nezaplacené, po splatnosti, s datem splatnosti do , které nebyly dosud upomínány). Nad tímto výběrem můžeme ještě provést ruční označení faktur, které chceme upomínat a pak použijeme tlačítko Upomínka. Otevře se dialogové okno, kde uživatel vidí kolik faktur bylo vybráno, musí zvolit některý ze vzorových textů a zadat číslo upomínky. Standardně se nabídne nejvyšší číslo upomínky z daného výběru + 1. Uživatel volí způsob třídění. Pokud zvolí dle odběratele, pak bude pro každého odběratele tištěna jedna jediná upomínka i v případě, že má několik faktur po splatnosti, které jsou upomínány. Na jeho upomínce se objeví přehled upomínaných faktur se součtem dlužné částky. Pokud zvolíte třídění podle čísla faktury, pak pro vícenásobného dlužníka bude tištěno více upomínek. Na každou fakturu vznikne jedna upomínka. Výkonné tlačítko Ukaž zobrazí pouze upomínkové dopisy v ukázce před tiskem. Tlačítko Označ a ukaž provede do vybraných faktur zápis čísla a data upomínky a také ukáže upomínky v ukázce před tiskem. Penále Pro tisk penalizační faktury platí stejná pravidla. Předcházet musí výběr faktur (např. zaplacené, ale po splatnosti, s datem splatnosti do , urgované, dvěma upomínkami, které nebyly dosud penalizované). Tento výběr může být také doplněn o ruční označení faktur - pak je nutné do výběru přidat příznak označené. Pro tisk generování penalizačních faktur použijte tlačítko Penále. Opět se otevře speciální dialogové okno, ve kterém je nutné vybrat vzorový dopis a kde je nutné požádat o

114 104 vygenerování nového variabilního symbolu, nebo v případě první penalizační faktury v systému tento variabilní symbol zadat ručně. Výkonné tlačítko Zapiš a ukaž zapíše do každé faktury den a číslo vystavení penalizační faktury, částku na penalizační faktuře a příznak penalizace. Nové formuláře pro upomínky a penalizační faktury v anglickém jazyce Další novinkou z hlediska zahraničního obchodu jsou nové formuláře pro upomínky a penalizační faktury v anglickém jazyce, které uživatel může navolit těsně před tím než zvolí tisk upomínkového dopisu. Systém tedy vyžaduje jako přípravu na tisk anglicky psané upomínky nutnost vytvoření vzorového anglického upomínkového dopisu, který je potom před tiskem navolen a kromě toho musí uživatel zvolit anglickou variantu tisku upomínky. Při tisku upomínky pro jednu jedinou firmu může dojít k tomu, že upomínáme 6 faktur, z nich polovina je v dolarech a druhá polovina je v markách. V rámci upomínkového dopisu jsou v zahraničních fakturách použity různé měny. Systém provede mezisoučet penalizačních hodnot a dlužných částek pro jednotlivé měny Přehled urgencí Funkce Přehled urgovaných faktur v menu Banky a platby v modulu Zakázky nabízí komplexní přehled všech urgencí. Přehled umožňuje mnoho možností výběrů a mnoho variant logického omezení zobrazených urgencí. Tento přehled je přehledem dokladů a uvidíte zde především hlavičkové údaje urgencí faktur (pod jakým číslem, pro koho, název,datum podpisu, datum dokončení,...). VÝBĚR VÝMAZ SUMA ZPĚT Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím. Zavře aktuální okno.

115 Příkaz k úhradě Nová Zadání nového příkazu k úhradě z přehledu neuhrazených faktur zobrazených podle výběru a způsobu třídění. VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím. VÝMAZ SUMA OBNOVA DAT EDITACE... Otevře okno pro vytvoření nového příkazu k úhradě...

116 106 SUMA Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím. PROVEĎ ZAPLACENO! PŘÍKAZ Otevře okno pro tisk příkazu k úhradě. EXPORT Otevře okno pro export bankovního výpisu (homebanking) Export příkazu k úhradě OPIS PROVEĎ ZPĚT Vytvoří náhled příkazu k úhradě před tiskem. Vygeneruje příkaz k úhradě do formátu TXT "název.txt" do adresáře "A:\..." Zavře aktuální okno.

117 107 Prejít na: Prehled príkazu k úhrade Přehled příkazů k úhradě Funkce Přehled příkazů k úhradě v menu Banky a platby v modulu Zakázky nabízí komplexní přehled všech příkazů k úhradě. Přehled umožňuje mnoho možností výběrů a mnoho variant logického omezení zobrazených příkazů. Tento přehled je přehledem dokladů a uvidíte zde především hlavičkové údaje příkazů k úhradě (pod jakým číslem, pro koho, název,datum podpisu, datum dokončení,...). VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím. Zavře aktuální okno. VÝMAZ SUMA ZPĚT Příkaz k úhradě Přehled položek příkazů k úhradě Funkce Přehled položek příkazů k úhradě v menu Banky a platby v modulu Zakázky nabízí podrobný přehled všech položek příkazů k úhradě. Přehled umožňuje mnoho možností výběrů a mnoho variant logického omezení zobrazených příkazů. Tento přehled je přehledem dokladů a uvidíte zde především hlavičkové údaje příkazů k úhradě (pod jakým číslem, pro koho, název,datum podpisu, datum dokončení,...). VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím. Zavře aktuální okno. VÝMAZ SUMA ZPĚT Příkaz k úhradě Přehled příkazu k úhradě Nový bankovní výpis Funkce pro založení nového bankovního výpisu vyplněním prázdné karty bankovního výpisu. Vygeneruje nové číslo dokladu. Generátor reaguje na existující zadání prefixu čísla dokladu.

118 108 Sečte finanční údaje na dokladu. NAČTI PÁRUJ ZAPIŠ PROVEĎ Otevře výběrové okno pro vyhledání souboru k načtení. Přehled bankovních výpisů Přehled položek bankovních výpisů Tisk přehledů bankovních výpisů Křížové tabulky finančních transakcí Přehled bankovních výpisů Funkce Přehled bankovních výpisů v menu Banky a platby v modulu Zakázky nabízí komplexní přehled všech bankovních výpisů. Přehled umožňuje mnoho možností výběrů a mnoho variant logického omezení zobrazených výpisů. Tento přehled je přehledem dokladů a uvidíte zde především hlavičkové údaje bankovních výpisů (pod jakým číslem, pro koho, název,datum podpisu, datum dokončení,...). VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím. Zavře aktuální okno. VÝMAZ SUMA ZPĚT Nový bankovní výpis Přehled položek bankovních výpisů Tisk přehledů bankovních výpisů Křížové tabulky finančních transakcí Přehled položek bankovních výpisů Funkce Přehled položek bankovních výpisů v menu Banky a platby v modulu Zakázky nabízí podrobný přehled všech položek bankovních výpisů. Přehled umožňuje mnoho možností výběrů a mnoho variant logického omezení zobrazených výpisů. Tento přehled je přehledem dokladů a uvidíte zde především hlavičkové údaje bankovních výpisů (pod jakým číslem, pro koho, název,datum podpisu, datum dokončení,...). VÝBĚR VÝMAZ SUMA ZPĚT Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím. Zavře aktuální okno.

119 Nový bankovní výpis Přehled bankovních výpisů Tisk přehledů bankovních výpisů Křížové tabulky finančních transakcí Tisk přehledu bankovních výpisů Funkce Tisk přehledů umožní vytisknout bankovní výpisy v přehledové sestavě. Nový bankovní výpis Přehled bankovních výpisů Přehled položek bankovních výpisů Křížové tabulky finančních transakcí Křížové tabulky položek bankovních výpisů Popis funkce je v přípravě... UKAŽ GRAF TABULKA VOLBY VÝMAZ ZPĚT MARKETING Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, který odpovídá zadaným kritériím. Zobrazí přehled do tabulky, dle zadaných výběrových kritérií. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru firem Křížové tabulky finančních transakcí (pokladny a banky) Popis funkce je v přípravě

120 110 UKAŽ GRAF TABULKA VOLBY VÝMAZ ZPĚT MARKETING Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, který odpovídá zadaným kritériím. Zobrazí přehled do tabulky, dle zadaných výběrových kritérií. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru firem. Nový bankovní výpis Přehled bankovních výpisů Přehled položek bankovních výpisů Tisk přehledů bankovních výpisů Přehled zápočtů Funkce Přehled zápočtů v menu Banky a platby v modulu Zakázky nabízí komplexní přehled všech zápočtů. Přehled umožňuje mnoho možností výběrů a mnoho variant logického omezení zobrazených zápočtů. Tento přehled je přehledem dokladů a uvidíte zde především hlavičkové údaje zápočtů (pod jakým číslem, pro koho, název,datum podpisu, datum dokončení,...). VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím. Zavře aktuální okno. VÝMAZ SUMA ZPĚT Nový zápočet Vzájemné saldo - tisk Nový zápočet V menu Banky a platby najdete příkaz Nový zápočet, který umožňuje navrhnout zápočet pohledávek a závazků vázaných na určitého partnera, odběratele nebo dodavatele. Návrh zápočtu je tisková sestava, která ve formě přílohy ke smlouvě, může vystupovat jako doplněk zápočtového dokumentu. Jsou zde zrekapitulovány pohledávky a závazky, je zde vypočítána i rozdílová částka, ke které z hlediska společných závazků a pohledávek dochází. Zápočet je možné omezovat datem vystavení, které se vztahuje jak k došlým, tak k vystaveným fakturám. Řešení pro oblast zápočtů představuje nový příkaz v menu Zakázky Doplňky - fakturace. Jedná se o příkaz Zápočty, který umožňuje navrhnout a vytisknout návrh zápočtu mezi vámi a vašim partnerem. Po použití tohoto příkazu je nutné vybrat konkrétního partnera a promáčknout tlačítko Výběr. V tu chvíli systém zobrazí veškeré došlé a vystavené faktury tohoto partnera je možné tento výběr omezovat datem splatnosti, zdanitelného plnění, vystavení a dalšími logickými kritérii s tím, že do tohoto výběru automaticky spadají pouze faktury nezaplacené. V přehledu potom vidíte výsledný nedoplatek. Pod tímto přehledem máte dvě tlačítka Označ vše a Odznač vše, protože tiskové přehledy

121 111 nepracují s kompletním přehledem, ale pracují pouze s výběrem faktur označených. Máte tedy dvě možnosti: buďto použijete ruční zadávání a samy si označíte faktury, které chcete mít nabídnuty v zápočtu, nebo použijete jedno z výkonných tlačítek Označ vše, Odznač vše. Potom je možné zvolit si úvodní a závěrečný text do tiskového výstupu, můžete se opřít i o některý vzor, který bude uveden v číselníku Pomocných textů. Pravidlo k pomocným textům zní: Text, který se má nabízet pro zápočty nesmí mít ve sloupci NOFD žádné zaškrtnuté pole! Volíte ze dvou druhů sestav. Ze sestavy, která se jmenuje Návrh zápočtu a sestavy, a sestavy, která se jmenuje Dohoda o zápočtu. Obě dvě sestavy se podobají, liší se pouze v charakteru výstupu. Předpokládáme, že Návrh zápočtu je tiskový výstup, který bude přiložen k dohodě o zápočtu jako příloha, zatímco Dohoda už má charakter kompletní dohody o zápočtu. Na vás tedy je, abyste doplnily příslušný úvodní a závěrečný text, který by měl odpovídat zákonu. Prejít na: Prehled zápoctu Vzájemné saldo - tisk Vzájemné saldo - tisk Popis funkce je v přípravě... Nový zápočet Přehled zápočtů Konfigurace Funkce konfigurace umožňuje nastavení položek v submenu Banky a platby. Konfigurace penále faktur

122 112 Vzorové upomínky vystavených faktur Nová vzorová upomínky vystavených faktur Konfigurace příkazu k úhradě Konfigurace penále faktur Nastavení výše penále v procentuálním vyjádrení pri zpoždení platby faktur Vzorové upomínky vystavených faktur Popis funkce je v přípravě... VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria Nová vzorová upomínka vystavených faktur Popis funkce je v přípravě Konfigurace příkazu k úhradě Nastavení položek pro práci s příkazy k úhradě Křížové tabulky plateb vystavených faktur Popis funkce je v přípravě...

123 UKAŽ GRAF TABULKA VOLBY VÝMAZ ZPĚT MARKETING Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, který odpovídá zadaným kritériím. Zobrazí přehled do tabulky, dle zadaných výběrových kritérií. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru firem. Doplňky - fakturace Prejít na: Plán fakturace FV Nový záznam plánu fakturace FV Generování vystavené faktury dle plánu Plán fakturace FP Nový záznam plánu fakturace FP Generování prijaté faktury dle plánu Krížové tabulky dle príjemce Prehled vystavených faktur s konecným zákazníkem Krížové tabulky vystavených faktur dle konecného zákazníka Plán fakturace FV Popis funkce je v přípravě Nový záznam plánu fakturace FV Popis funkce je v přípravě Generování vystavené faktury dle plánu Funkce dokáže vygenerovat vystavenou fakturu podle plánu fakturace ke zvolenému dni fakturace. K omezení výběru se používá výběrových kritérií.

124 114 UKAŽ GENERUJ VÝMAZ ZPĚT Otevře okno ukázky před tiskem. Vygeneruje faktury podle plánu fakturace. Provede výmaz všech polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno Plán fakturace FP Popis funkce je v přípravě Nový záznam plánu fakturace FP Popis funkce je v přípravě Generování přijaté faktury dle plánu Funkce vygeneruje přijatou fakturu podle plánu fakturace ke zvolenému dni fakturace. K omezení výběru se používá výběrových kritérií.

125 UKAŽ GENERUJ VÝMAZ ZPĚT Otevře okno ukázky před tiskem. Vygeneruje faktury podle plánu fakturace. Provede výmaz všech polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno Křížové tabulky dle příjemce Popis funkce je v přípravě... UKAŽ GRAF TABULKA VOLBY VÝMAZ ZPĚT Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, který odpovídá zadaným kritériím. Zobrazí přehled do tabulky, dle zadaných výběrových kritérií. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno Křížové tabulky vystavených faktur dle konečného zákazkníka Popis funkce je v přípravě... UKAŽ GRAF TABULKA VOLBY VÝMAZ ZPĚT MARKETING Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, který odpovídá zadaným kritériím. Zobrazí přehled do tabulky, dle zadaných výběrových kritérií. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru firem. 115

126 Dodací listy Přehled dodacích listů Funkce Přehled dodacích listů v modulu fakturace nabízí komplexní přehled o evidovaných dodacích listech. Přehled umožňuje mnoho možností výběrů a mnoho variant logického omezení zobrazených dodacích listů. Tento přehled je přehled dokladů a uvidíte zde především hlavičkové údaje dodacích listů (kdy, pod jakým číslem, pro koho,...). V tomto přehledu nenaleznete podrobné údaje o obsahu dodacích listů (jaké zboží, v jakém množství, výrobní čísla,...) Tyto detailní údaje najdete v okně dodacího listu, které lze z tohoto přehledu jednoduše vyvolat. VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. VÝMAZ Nový dodací list Karta dodacího listu Tisk dodacího listu Tisk přehledů dodacích listů Křížové tabulky dodacích listů Přehled zboží v dodacích listech Funkce Přehled zboží nabízí uživateli globální pohled na dodávané zboží bez ohledu na doklady (dodací listy). Okno přehledu ukazuje vlastně pouze řádky dodacích listů bez ohledu na to, ke kterému dokladu patří. Díky výběrům můžete vidět pohromadě řádky dodávané zboží jediného výrobce nebo jednoho typu. Tyto pohyby zboží můžete libovolně třídit a sčítat.

127 117 VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. VÝMAZ Lišta nástrojů Detail. K aktuálnímu řádku dodávaného zboží otevře okno příslušného řádku dodacího listu. Dodací list. K aktuálnímu řádku dodávaného zboží otevře okno dodací list, kde naleznete celý doklad, na kterém je mimo jiné uveden i aktuální řádek. Zboží. K aktuálnímu řádku dodávaného zboží otevře okno karta zboží, kde naleznete detailní informace o tomto zboží evidované v ceníku. Poznámky k použití Opravovat nelze V přehledu dodávaného zboží nelze opravovat a zadávat žádné údaje! Opravy musíte realizovat až v dodacím listě. Využití Díky výběrovým kritériím a třídícím hlediskům můžete vidět: všechno zboží dodávané v určitém období (a součet) všechny dodávky jednoho konkrétního zboží (a součet) dodávané zboží jednoho výrobce (a součet)

128 118 dodávané zboží k jedné faktuře (a součet) všechno zboží dodávané jednomu odběrateli (a součet) poslední dodávané zboží všechny dodávky zboží jednoho typu (a součet) a mnoho dalších kombinací... Prejít na: Tisk prehledu zboží v dodacích listech Krížové tabulky zboží v dodacích listech Nový dodací list Nový dodací list a Oprava dodacího listu jsou dvě různé funkce v menu, ale vzhledem k tomu, že používají stejný typ okna, budou společně popsány ve stejné kapitole. Nový dodací list slouží pouze k zapsání a vyplnění nového dodacího listu. Dodací list slouží k opravám a prohlížení existujících dodacích listů.. Lišta nástrojů

129 119 Zboží. K aktuálnímu řádku dodávaného zboží otevře okno karta zboží, kde naleznete detailní informace o tomto zboží evidované v ceníku. Ceník. Otevře okno přehledu zboží v ceníku a umožní tak výběr zboží a přidání do dodacího listu. Je aktivována funkce Přenos zboží do dodacího listu. Bližší podrobnosti najdete v samostatné kapitole. Nová konečná faktura. Podle obsahu zobrazeného dodacího listu vygeneruje novou konečnou fakturu. Pak pro tuto konečnou fakturu otevře okno faktura, kde naleznete detailní informace o nové vygenerované konečné faktuře - daňovém dokladu. Nová konečná faktura převezme z dodacího listu název odběratele, marketingové informace a stejnou strukturu zboží. Poznámky k použití Číslo dokladu Číslo dokladu je hlavním a jediným povinným údajem. Bez vyplnění čísla dodacího listu nelze dodací list ani uložit a ani v něm nemůžete vyplňovat řádky zboží. Číslo dokladu musí být jedinečné. Nemohou existovat dva dodací listy se stejným číslem dokladu. Pokud se o tuto chybu pokusíte Soft-4-Sale vám to nedovolí. Číslo dodacího listu můžete vyplňovat ručně sami nebo můžete použít tlačítko pro automatické generování. Pro generování nových čísel dodacího listu je připraven tlačítko vedle pole číslo dokladu. Pro všechny dodací listy je generována jediná řada čísel dokladů. Proto je důležité správně založit 1. číslo dokladu (v každém novém roce nebo při začátku použití Soft-4-Sale). Podle tohoto čísla budou generována všechna následující. Soft-4-Sale sám generuje jako 1. nové číslo dokladu šestimístné číslo Vy můžete zadat vždy vlastní číslo dokladu (např. DL6-0001). Pro vytvoření čísla dokladu můžete použít libovolné znaky. Upozorňujeme však, že generátor hledá vždy číselnou sekvenci (kterou zvyšuje o jedničku) vpravo na konci čísla. Číslo D0001/95 je tedy chybné, protože dalším generovaným číslem nebude D0002/95, ale D0001/96, D0001/97 a po D0001/99 nebude schopen generátor pokračovat a bude hlásit chybu. Vhodným příkladem 1. čísla dodacího listu pro rok 95 je například DL Maximální délka čísla dodacího listu je 8 znaků. Dodání Dodací listy podle kterých bylo skutečně dodáno zboží jsou indikovány v levém horním rohu v poli datum dodání u karty faktury. Standardně (u platné faktury) bude toto pole prázdné. Stornovanou fakturu nelze tisknou a ani nijak opravovat. Odběratel Pro zadání názvu odběratele musíte využí bázi kontaktů vedenou v systém Soft-4-Sale. Nelze vystavit dodací list na odběratele, který neexistuje v bázi kontaktů. Pokud tato situace nastane musíte nejdříve vyplnit pro tohoto odběratele kartu Nový kontakt a pak teprve vytvářet dodací list. Dodání zboží Pokud zapíšete do dodacího listu datum dodání je dodací list automaticky označen jako dodaný. Na označení dodacího listu jako dodaného je na kartě samostatné pole volby vedle data dodání. Datum dodání a indikaci o dodání můžete zadávat i v přehledu faktur. Řádky zboží Údaje na řádcích zboží, které můžete vyplňovat jsou: pozice, objednací číslo, název zboží, množství, mj, výrobní číslo a potvrzení dodání. Ostatní údaje jsou jednak převzaty z ceníku a jednak vypočteny (např.:typ zboží).

130 120 Pozice Jediným povinným údajem na řádku zboží je Pozice.. Maximální délka čísla pozice jsou 4 znaky. Doporučení je využít maximálně 3 znaky a číslovat řádky od pozice 001. Systém Soft-4-Sale nedovolí vznik dvou řádků se stejným číslem pozice.. Při přenosu zboží z ceníku nebo z faktury se číslo pozice automaticky generuje jako trojmístné číslo řádku (001, 002,...). Nemusíte pak číslo pozice vůbec zadávat. Vazba na ceník Vzhledem k tomu, že objednací číslo není povinným údajem, můžete vyplnit pouze název, množství, mj a výrobní číslo aniž by jste se odkazovali na ceník. Můžete tedy vystavit dodací list na zboží a služby, které nemáte v ceníku. V tom případě musíte potřebné údaje vždy ručně vyplnit. Pokud dodáváte zboží, které máte v ceníku můžete využít buď výběrového pole nad objednacím číslem přímo na řádku zboží dodacího listu a zadat tak korektní objednací číslo. Ostatní informace se pak automaticky doplní z ceníku (název, cena, sazba dph a nákupní cena). Nebo můžete využít mechanizmu přenosu zboží z ceníku (z přehledové sestavy ceníku zboží) do dodacího listu. Výrobní čísla Výrobní čísla dodávaného zboží vyplníte podle reálné skutečnosti. Výrobní číslo nemusíte však zadávat vůbec. Pokud dodáváte např. 3 kusy zboží, můžete zapsat do pole Výrobní číslo tři řádky textu. Výrobní číslo je memo položka a při zápisu informací do tohoto pole se můžete chovat stejně jako když zapisujete textovou poznámku. Klávesa CTRL-ENTER tedy vytváří nové řádky uvnitř položky. Pole výrobní číslo najdete zobrazeno na kartě řádku dodacího listu. Vazba na nabídky Z karty nabídky lze vygenerovat dodací list, který obsahuje stejnou strukturu zboží jaká byla v nabídce. Na dodacím listě ji pak můžete změnit či doplnit. Vazba na faktury Z karty zálohové i konečné faktury lze vygenerovat dodací list, který obsahuje stejnou strukturu zboží jaká je na faktuře. Na dodacím listě ji pak můžete ještě změnit či doplnit. Z karty dodacího listu můžete naopak vygenerovat konečnou nebo zálohovou fakturu, která obsahuje stejnou strukturu zboží jaká je na dodacím listě. Parametry Pokud zadané parametry nespecifikují pøesnì jedini dodací list, ale skupinu dodacích listù, je tato skupina pøi zobrazení setøídìna podle èísla dokladu. Pokud nevyplníte žádné parametry, pak vybraná skupina pøedstavuje celou bázi evidovanich dodacích listù. Pøehlednìjší pohled na skupinu vybranich dodacích listù získáte standardním tlaèítkem Sestava na lištì nástrojù.. Přehled dodacích listů Karta dodacího listu Tisk dodacího listu Tisk přehledů dodacích listů Křížové tabulky dodacích listů Karta dodacího listu Funkce Kartu dodacího listu vyberete na základě kritérií výběru a následném potvrzení tlačítkem OK.

131 Přehled dodacích listů Nový dodací list Tisk dodacího listu Tisk přehledů dodacích listů Křížové tabulky dodacích listů Tisk dodacího listu Funkce Tisk dokladu umožňuje tisk vybraného dodacího listu vytvořené v systému Soft-4-Sale. Vyvolání tisku Tisk dodacího listu lze také vyvolat: z okna karty dodacího listu z okna přehledu dodacích listů (dokladů) 121

132 122 VÝBER VÝMAZ TISK UKAŽ FORMULÁR OPRAVA HLEDEJ Od 1. ODZNAC VŠE OZNAC VŠE OZNACENÉ TISK ZPET Provede výber a setrídení informací z databáze podle zadaných výberových kritérií a zobrazí je v prehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výberových polí tvorící výberová kritéria. Provede tisk jednoho výtisku prímo na tiskárnu. Otevre okno ukázky pred tiskem. Nastavení typu výstupního formuláre tisku objednávky. Otevre okno objednávky pro editaci. Provede výber a zobrazení prijatých objednávek obsahující hledaný text. Posune kurzor na první doklad obsahující hledaný text. Odznací všechny doklady, které byly ve výberu. Oznací všechny doklady za vybrané. Vybere a zobrazí doklady, které byly oznacené. Provede hromadný tisk jednoho výtisku prímo na tiskárnu. Zavre aktuální okno. Přehled dodacích listů Nový dodací list Karta dodacího listu Tisk přehledů dodacích listů Křížové tabulky dodacích listů

133 Tisk přehledů dodacích listů Popis funkce je v přípravě... Přehled dodacích listů Nový dodací list Karta dodacího listu Tisk dodacího listu Křížové tabulky dodacích listů Tisk přehledu zboží na dodacích listech Popis funkce je v přípravě... Přehled zboží v dodacích listech Křížové tabulky zboží v dodacích listech Generování vystavené faktury z dodacího listu Funkce dokáže vygenerovat vystavenou fakturu z dodacího listu. Pro výběr hledaného dodacího listu můžete využít výběrových kritérií zobrazení. Funkcní tlacítka

134 124 VÝBER VÝMAZ FAKTURA! ODZNAC VŠE OZNAC VŠE OZNACENÉ OPRAVA HLEDEJ Od 1. ZPET Provede výber a setrídení informací z databáze podle zadaných výberových kritérií a zobrazí je v prehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výberových polí tvorící kritéria výberu. Vygeneruje vystavenou fakturu z prijaté objednávky. Odznací celý výber prijatých objednávek. Oznací celý výber prijatých objednávek. Provede výber a zobrazení oznacených prijatých objednávek. Otevre kartu prijaté objednávky k editaci. Provede výber a zobrazení prijatých objednávek obsahující hledaný text. Posune kurzor na první doklad obsahující hledaný text. Zavre aktuální okno Konfigurace Funkce V submenu Konfigurace můžete nastavit nutné položky pro funkce menu Dodací listy. Tisková sestava dodacího listu Povinné údaje karty dodacího listu Konfigurace dodacího listu Číselník způsobu dodání Tisková sestava dodacího listu Nastavení typu výstupního tiskového formuláře pro dodací listy.

135 Povinné údaje karty dodacího listu Nastavení zadávání povinných údajů karty dodacího listu při založení nového dokladu Konfigurace dodacího listu Nastavení počtu kopií automaticky odeslaných do tiskárny při vystavení dodacího listu Číselník způsobu dodání Nastavení číselníku (typu) způsobů dodání zásilky Křížové tabulky dodacíh listů Popis funkce je v přípravě... UKAŽ GRAF TABULKA VOLBY VÝMAZ ZPĚT MARKETING Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, který odpovídá zadaným kritériím. Zobrazí přehled do tabulky, který odpovídá zadaným kritériím. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru firem. Přehled dodacích listů Nový dodací list Karta dodacího listu Tisk dodacího listu Tisk přehledů dodacích listů Křížové tabulky zboží v dodacích listech Popis funkce je v přípravě... UKAŽ Otevře okno ukázky před tiskem. 125

136 126 GRAF TABULKA VOLBY VÝMAZ ZPĚT MARKETING Zobrazí okno grafu, který odpovídá zadaným kritériím. Zobrazí přehled do tabulky, který odpovídá zadaným kritériím. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru firem. Přehled zboží v dodacích listech Tisk přehledu zboží v dodacích listech 1.16 Přehled vystavených faktur s konečným zákazníkem Funkce Přehled vystavených faktur s konečným zákazníkem v modulu Zakázky nabízí komplexní přehled všech vystavených faktur s konečným zákazníkem. Přehled umožňuje mnoho možností výběrů a mnoho variant logického omezení zobrazených faktur. Tento přehled je přehledem dokladů a uvidíte zde především hlavičkové údaje faktur (pod jakým číslem, pro koho, název,datum podpisu, datum dokončení,...). VÝBĚR VÝMAZ SUMA 1.17 Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím. Servisní zásahy Servisní zásah eviduje uvnitř jednotlivé servisní úkony, které pracovník při daném servisním zásahu vykonal. V rámci servisních úkonů lze samozřejmě evidovat libovolné činnosti, které se servisním zásahem souvisí. Je možné např. evidovat dopravu, ztrátu času na cestě, a libovolné typy servisních

137 127 úkonů, které v rámci servisního zásahu technik vykonal. Takový výkaz je možné vést v systému Soft-4-Sale jako detailní podklad pro fakturaci, ale je také možné pomocí tohoto výkazu analyzovat jednotlivé typy zásahu, jejich četnosti a jednotlivé typy úkonů a jejich četnosti nad určitým druhem zařízení. Servisní zásahy v dřívější podobě umožňovaly pouze evidovat servisní zásahy jako takové s určitým vztahem k zakázce, zákazníkovi a samozřejmě k určitému obchodníkovi. V servisních zásazích přibývá možnost navázat servisní zásah k nákladovému středisku, které tento zásah provedlo a je možné přesněji a detailněji evidovat výkony, výnosy a nákladové finanční částky. Servisní zásah se tak dostal do podoby klasického dokladu v rámci Soft-4-Sale s možností zadávat úvodní a závěrečné texty, s možností tisku určitého protokolu, s možností generovat podle servisního zásahu konečnou fakturu a to na základě toho, které úkony jsou a které nejsou placené Přehled servisních zásahů a úkonů Funkce Přehled servisních zásahů a úkonů v modulu Zakázky nabízí komplexní přehled všech servisních zásahů a úkonů. Přehled umožňuje mnoho možností výběrů a mnoho variant logického omezení zobrazených zásahů a úkonů. Tento přehled je přehledem dokladů a uvidíte zde především hlavičkové údaje zásahů a úkonů (pod jakým číslem, pro koho, název,datum podpisu, datum dokončení,...). VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím. VÝMAZ SUMA Nový servisní zásah Karta servisních zásahů Karta servisních úkonů Tisk přehledů Statistiky Křížové tabulky servisních úkonů Přehled servisních zásahů s osobami a telefony Funkce Přehled servisních zásahů a úkonů s osobami a telefony v modulu Zakázky nabízí komplexní přehled všech servisních zásahů a úkonů. Přehled umožňuje mnoho možností výběrů a mnoho variant logického omezení zobrazených zásahů a úkonů. Tento přehled je přehledem dokladů a uvidíte zde především hlavičkové údaje zásahů a úkonů (pod jakým číslem, pro koho, název,datum podpisu, datum dokončení,...). VÝBĚR VÝMAZ SUMA Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím.

138 Technický přehled zakázek Funkce Technický přehled zakázek v modulu Zakázky nabízí komplexní přehled všech zakázek. Přehled umožňuje mnoho možností výběrů a mnoho variant logického omezení zobrazených zakázek. Tento přehled je přehledem dokladů a uvidíte zde především hlavičkové údaje zakázek (pod jakým číslem, pro koho, název,datum podpisu, datum dokončení,...). VÝBĚR VÝMAZ SUMA Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím Nový servisní zásah Založení nového servisního zásahu po vyplnění povinných údajů na prázdné kartě.

139 Přehled servisních zásahů a úkonů Karta servisních zásahů Karta servisních úkonů Tisk přehledů Statistiky Křížové tabulky servisních úkonů 129

140 Karta servisního zásahu Karta servisního zásahu je formulář, který umožňuje detailně evidovat informace o provedeném servisním zásahu s nekonečným počtem řádků o jednotlivých servisních úkonech. Hlavička servisního zásahu je tvořena číslem, které je generováno automaticky na pozadí systému a uživatel nemůže ovlivnit generování tohoto pořadového čísla, základním typem servisního zásahu, názvem, odkazem na zakázku, zákazníka, objekt vůči kterému byl tento zásah vykonán. Zákazník a objekt mohou být dvě rozdílné věci, protože zákazník je ten, kdo platí a objekt je to místo a ta firma, ve které byl servisní zásah vykonán. Finanční částky, které jsou evidovány v hlavičce servisního zásahu obsahují dvě základní informace o prodejní a nákladové hodnotě. Prodejní hodnota představuje tzv. výnosovou hodnotu - částku, kterou můžeme zákazníkovi fakturovat. Nákladová hodnota je naopak částka, která tvoří náš náklad na vykonání tohoto servisního zásahu. Servisní zásah obsahuje: číslo zakázky zákazníka objekt (místo kde byl zásah proveden) číslo střediska číslo faktury příznak placeného zásahu svého zodpovědného pracovníka, plánovaný termín, datum provedení příznak provedení datum do kdy platí záruka na dané zařízení příznak záručního zásahu datum vzniku datum poslední změny Úvodní a závěrečný text plní roli doplňkového textu pro servisní protokol, který lze tisknout. Jednotlivé řádky servisních úkonů jsou tvořeny jednak pořadovým číslem řádku, které je generováno automaticky, ale může jej uživatel opravit a tím změnit řazení jednotlivých řádků. Toto číslo pozice je textová informace max. 8 znaků dlouhá. Potom je tam typ servisního úkonu, název servisního úkonu, což je nekonečné textové pole, prodejní cena, množství, měrná jednotka, zodpovědná osoba a cena nákladová vázaná na měrnou jednotku. V rámci servisního úkonu existuje i příznak placené a neplacené úkony, což znamená, že ten daný úkon má nebo nemá být vyfakturován.

141 131 Přehled servisních zásahů a úkonů Nový servisní zásah Karta servisních úkonů Tisk přehledů Statistiky Křížové tabulky servisních úkonů Karta sevisního úkonu Funkce Karta servisního úkonu má podobné vlastnosti jak karta servisního zásahu. Hlavička je tvořen číslem zásahu, pod kterým je zásah evidován. Dále můžete vyplnit typ zásahu (viz. číselník zásahů), číslo zboží, popis zásahu atd. Přehled servisních zásahů a úkonů Nový servisní zásah Karta servisních zásahů Tisk přehledů Statistiky Křížové tabulky servisních úkonů Rušení duplicit servisního zásahu Funkce Zruší servisní zásah a všechny jeho řádky a odkazy v souvisejících dokladech přenese do zásahu zastupujícího.

142 Tisk přehledů Funkce zobrazí a vytiskne tiskovou sestavu přehledu servisních zásahů. K výběru zobrazených dat použijte kritérií výběru a způsobu třídění.

143 133 Přehled servisních zásahů a úkonů Nový servisní zásah Karta servisních zásahů Karta servisních úkonů Statistiky Křížové tabulky servisních úkonů Hodnocení výkonu (+ úkoly) Popis funkce je v přípravě Konfigurace Submenu Konfigurace obsahuje nastavení všech důležitých položek (číselníků, tiskových sestav,...) pro menu Servisní zásahy. Dokladová struktura servisních zásahů Povinné údaje karty servisních zásahů Tisková sestava servisních zásahů Vzory servisních zásahů s úkony Typy servisních zásahů Typy servisních úkonů Typy zjištěných závad

144 134 Typy zjištěných stavů zařízení Konfigurace servisních zásahů Dokladová struktura servisních zásahů Nastavení dokladové struktury zásahu Povinné údaje karty servisního zásahu Nastavení povinnosti zadávat vybrané údaje při vzniku nového dokladu servisních zásahů Tisková sestava servisního zásahu Nastavení typu výstupního tiskového formuláre pro tisk servisního zásahu.

145 Vzory servisních zásahů s úkony Možnost přednastavení vzorů servisních zásahů a úkonů pro rychlý výběr na kartě servisních zásahů a úkonů Typy servisních zásahů Nastavení číselníku (typů) servisních zásahů.