ORGANIZAČNÍ PRAVIDLA POŘÁDÁNÍ PŘÍLEŽITOSTNÝCH AKCÍ, TÁBORŮ A JINÝCH POBYTOVÝCH AKCÍ. Mgr. Martin Běhal, Mgr. Petra Koblicová

Transkript

1 ORGANIZAČNÍ PRAVIDLA POŘÁDÁNÍ PŘÍLEŽITOSTNÝCH AKCÍ, TÁBORŮ A JINÝCH POBYTOVÝCH AKCÍ Zpracovali: Schválila: Mgr. Martin Běhal, Mgr. Petra Koblicová Mgr. Petra Koblicová Platnost: od

2 Obsah 1 ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ POŘÁDÁNÍ PŘÍLEŽITOSTNÝCH AKCÍ POŘÁDÁNÍ TÁBORŮ A POBYTOVÝCH AKCÍ ZÁVĚREČNÉ USTANOVENÍ..4 PŘÍLOHY 5 Příloha č. 1 Příloha č. 2 Příloha č. 3 Příloha č. 4 Příloha č. 5 Příloha č. 6 Příloha č. 7 Příloha č. 7A Příloha č. 8 Příloha č. 9 Dohoda k DPP (příležitostná/ pobytová akce) Požadavky na realizační tým při pobytové akci Vzor plakátku akce Potvrzení o bezinfekčnosti Jídelníček Zdravotní deník Peněžní deník Pokyny pro vedení peněžního deníku Seznam účastnických poplatků (v případě platby v hotovosti) Zápis hodnocení akce 1

3 1 ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ 1.1. Pravidla upravují požadavky a podmínky realizace příležitostných, táborových a pobytových akcí ve spolupráci s externími zaměstnanci SVČ Síť ve střediscích: Pacov, Veselí nad Lužnicí, Pelhřimov a ve smluvních okrscích: Prachatice, Tábor. Jsou zde popsány jednotlivé dílčí úkoly, které vyplývají z povahy a délky akce včetně požadavků na vyplnění a odevzdání konkrétní dokumentace. Středisko volného času tyto aktivity poskytuje na základě zákona 561 /2004 o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon) a vyhlášky o zájmovém vzdělávání (Vyhl. 74/2005 Sb.), kde jsou definovány formy zájmového vzdělávání, zejména v 2 odst. a), c) Každý pracovník, realizující akci pod SVČ Síť musí být v platném pracovně-smluvním vztahu, tj. mít platnou dohodu o provedení práce (DPP), nebo dohodu o pracovní činnosti (DPČ). Musí splňovat minimální kvalifikační a jiné požadavky vyplývající z úkolů, které jsou mu svěřeny. Za konanou akci má hlavní zodpovědnost zaměstnanec na pozici organizátora, který je starší 18 let. Musí mít pedagogické vzdělání nebo být studentem pedagogiky Odměňování externích zaměstnanců se provádí vždy po ukončení akce, kdy je odevzdána a zkontrolována kompletní dokumentace. Za vedení a odevzdání kompletní dokumentace je zodpovědný organizátor akce. Mzda je proplácena na účet zaměstnance, který uvedl při uzavírání DPP/DPČ, a to zpravidla do 8. dne následujícího měsíce. Výše mzdy za vykonanou činnost se řídí aktuální směrnicí o Odměňování externích zaměstnanců pracujících na základě DPP/DPČ a jejími přílohami Účastnický poplatek (je-li akce zpoplatněna) stanoví organizátor na základě rozpočtu plánované akce a po konzultaci s interním zaměstnancem střediska. Platba účastnických poplatků je prováděna bezhotovostně, převodem na účet SVČ Síť: / 0800, u České spořitelny. V odůvodnitelných případech lze platit i v hotovosti, viz příloha č Veškerá vedená dokumentace o účastnících příležitostných a pobytových akcí, táborů (osobní údaje, fotografie, videozáznamy), podléhá ochraně osobních dat, která vyplývá z nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen GDPR ), jednotné evropské legislativy. Organizátor je povinen veškeré fotografie a případné video materiály o 2

4 průběhu akce odevzdat k uchování výhradně organizaci SVČ Síť, dále v žádném případě nešířit. Uchovávání a zveřejňování probíhá buď na základě povinnosti uchovávat data ze zákona nebo na základě souhlasu účastníků/zákonných zástupců, tak jak je uvedeno na přihláškách. 2 POŘÁDÁNÍ PŘÍLEŽITOSTNÝCH AKCÍ 2.1. Příležitostné akce jsou akce, které mají charakter vzdělávací, zájmové a tematické rekreační činnosti a nejsou spojeny s pobytem Kompletní dokumentaci, potřebnou k vykázání akce, je třeba odevzdat nejpozději do 14 dní od ukončení akce. Přehled činnosti organizátora: PŘED AKCÍ JE TŘEBA: Konzultaci akce, stanovení podmínek (s interním zaměstnancem střediska). Nejméně 14 dní předem zaslání plakátku s krátkým popisem akce. Vyplnění dohody k DPP (příloha č. 1) Vytvoření akce v informačním systému střediska, doplnění základních údajů, popř. zpřístupnění pro on-line přihlášení (provede interní zaměstnanec střediska). PO UKONČENÍ AKCE ODEVZDAT: Podepsanou dohodu k DPP (příloha č. 1) s vyplněnými hodinami Plakátek, přihlášky (v případě, jen že byly) Hodnocení (do 3 dní po akci) Fotografie z akce (vybraných 10 fotografií do 3 dní) 3. POŘÁDÁNÍ TÁBORŮ A POBYTOVÝCH AKCÍ Jedná se o krátkodobé pobytové akce, pobytové akce delší než 2 dny, příměstské tábory a pobytové tábory. Krátkodobou pobytovou akcí se rozumí činnost, která je spojena s přespáním účastníků nejvýše na 1 noc. Příměstský tábor je spojený s činností, která probíhá pouze v určitý časový úsek dne, bez přenocování, v prostředí poblíž místa bydliště účastníků. Tábory a 3

5 pobytovými akcemi se rozumí akce spojené s pobytem delším než 2 dny. Jde o akce, které jsou spojeny s přespáním účastníků Od organizátora (nebo alespoň u jednoho člena týmu) je u táborů navíc požadován absolvovaný kurz hlavního vedoucího tábora. V odůvodněných případech může být organizátor jen s absolvovaným kurzem hlavního vedoucího tábora (bez pedagogického vzdělání) a to jen v případě, kdy alespoň 1 spoluorganizátor má pedagogické vzdělání. Pobytová akce a tábor musí být zajištěna minimálně 2 zaměstnanci staršími 18 let, u krátkodobé akce postačí jeden zaměstnanec starší 18 let Spoluorganizátor je člen týmu, který vykonává různé funkce a podílí se na přípravě a průběhu celé akce (kuchař, zdravotník, hospodář). Jednotlivé pozice mohou být kumulovány, jen pozice organizátora je neslučitelná s pozicí zdravotníka. Další požadavky na jednotlivé pozice spoluorganizátorů upravuje příloha č. 2 těchto pravidel Kompletní dokumentaci je třeba odevzdat nejpozději do 14 dní od ukončení akce. Přehled činnosti organizátora: PŘED AKCÍ JE TŘEBA: Konzultaci akce, stanovení podmínek (s interním zaměstnancem střediska). Nejméně 14 dní předem zaslání plakátku s krátkým popisem akce (u letních táborů již v únoru). Vyplnění dohody k DPP (příloha č. 1) Vytvoření akce k přihlášení v informačním systému střediska, včetně účastnického poplatku, popisu akce, dalších informací (provede interní zaměstnanec střediska). Připravit tiskopisy o bezinfekčnosti (případně zaslané účastníkům k podpisu). PO UKONČENÍ AKCE ODEVZDAT: Podepsanou dohodu k DPP (příloha č. 1) s vyplněnými hodinami. Plakátek, jídelníček (není nutný u akce na 1 noc), zdravotní deník (není nutný u akce na 1 noc), peněžní deník, seznam účastnických poplatků (pouze při výběru v hotovosti). Podepsané přihlášky + bezinfekčnost. Fotografie z akce (vybraných 10 fotografií do 3 dní). Hodnocení (do 3 dní po akci). 4

6 4. ZÁVĚREČNÉ USTANOVENÍ Nedílnou součástí tohoto dokumentu jsou platně aktualizované přílohy zveřejněné a přístupné na internetových stránkách střediska. V Pacově dne Mgr. Petra Koblicová ředitelka SVČ Síť 5

7 Příloha 1: Dohoda k DPP (příležitostná/ pobytová akce) ZAMĚSTNANCI ZODPOVĚDNÍ ZA REALIZACI AKCE: NÁZEV AKCE: DATUM KONÁNÍ, MÍSTO AKCE: ORGANIZÁTOR PRACOVNÍ POZICE JMÉNO A PŘÍJMENÍ POČET ODPRACOVANÝCH HODIN PODPIS SPOLUORGANIZÁTOR SPOLUORGANIZÁTOR SPOLUORGANIZÁTOR SPOLUORGANIZÁTOR SPOLUORGANIZÁTOR SPOLUORGANIZÁTOR Podpis ředitelky SVČ Síť

8 Příloha 2: POŽADAVKY NA JEDNOTLIVÉ POZICE PŘI POBYTOVÉ AKCI ORGANIZÁTOR (= hlavní vedoucí) Formální požadavky: V pracovně-právním vztahu (DPP nebo DPČ) Pedagogické vzdělání, alespoň kurz Vedoucí zájmových kroužků Kurz Hlavní vedoucí tábora (DOPORUČEN) pro tábory Minimální věk 18 let Další: Sestavuje s hospodářem rozpočet pobytové akce a je zodpovědný za dodání kompletní dokumentace Má schopnosti koordinovat a vést realizační tým. Praktické i teoretické znalosti práce s dětmi Praxi v činnosti na táborech Zodpovědnost, komunikace SPOLUORGANIZÁTOR (= další vedoucí tábora) Formální požadavky: V pracovně-právním vztahu (DPP nebo DPČ) Minimální věk 16 let - KUCHAŘ/ KUCHAŘKA V případě přípravy pokrmů mít platný zdravotní (potravinářský průkaz) s sebou na místě, (kopie uložena u organizace). Sestavuje jídelníček. Přebírá kuchyň a dbá na kontrolu ke způsobilosti k přípravě stravy dle příslušných předpisů. Dbá na správné technologické postupy zpracování potravin a na konečnou úpravu stravy. Ve spolupráci s hospodářem a zdravotníkem sestavuje jídelníček a předkládá jej ke schválení hlavnímu vedoucímu akce, dbá na zásady správné výživy, sytost a množství stravy a hospodárné vaření dle finančních limitů. Nedovoluje přístup do kuchyně nepovolaným osobám a zvířatům, dodržuje zákaz kouření. Po skončení pobytové akce předá kuchyni čistě uklizenou a v řádném stavu. Dodržuje všechny hygienické předpisy včetně zásad osobní hygieny. - HOSPODÁŘ Hospodář je odpovědný za nakládání s finančními prostředky a inventářem pobytové akce. Sestavuje s organizátorem rozpočet pobytové akce. Vede pokladní knihu a zodpovědně nakládá s účetními doklady, týkající se celé akce.

9 Pokud došlo ke zničení, poškození či ztrátě na majetku (inventáře) v budově akce, neprodleně to nahlásí organizátorovi, aby tak mohlo dojít k nápravě. - ZDRAVOTNÍK (u pobytových akcí a táborů do 29 účastníků) Pečuje o zdraví všech účastníků po dobu konání pobytové akce (od převzetí dětí od rodičů do jejich předání rodičům), doprovází děti k lékaři popř. na odborná vyšetření. V případě výskytu přenosných nemocí je neprodleně hlásí lékaři i organizaci SVČ Síť. Účastní se aktivně sestavování jídelníčku. Účastní se aktivně sestavování režimu dne. Je povinen neprodleně upozornit celý realizační tým na zjištěné zdravotní odchylky u účastníků (zdravotní omezení, alergie, nevolnost ) Pravidelně vede zdravotní deník. Zajistí, aby léky a zdravotnická dokumentace účastníků pobytové akce byly umístěny tak, aby k nim neměly volný přístup děti ani jiné nepovolané osoby. Je 24 hodin denně osobně přítomen akce. Informuje rodiče o zdravotních potížích či kontaktu jejich dítěte s infekcí. V případě vykonávání funkce zdravotníka při akci nad 29 účastníků jsou tyto minimální kvalifikační podmínky: Mít alespoň úplné střední odborné vzdělání v oborech všeobecná sestra, dětská sestra, nebo porodní asistentka, nebo mít absolvovaný kurz první pomoci se zaměřením na zdravotnickou činnost na táboře (rozsah kursu upravuje příloha Vyhlášky č. 106/2001 Sb. ve znění pozdějších předpisů), být studentem lékařství po absolvování třetího ročníku, osobní a odborné předpoklady pro práci s dětmi.

10 Příloha č. 3:

11 Příloha 4: Prohlášení o bezinfekčnosti a zdravotní informace (vyplňte, podepište a odevzdejte v den začátku pobytu) Účastník Jméno a příjmení: Název akce a termín: Prohlášení rodičů (zákonných zástupců)/zletilého účastníka Prohlašuji, že výše jmenovaný účastník je v současné době plně zdravotně způsobilý k účasti na akci, nejeví známky akutního onemocnění (např. horečky a průjmy), a není mi známo, že by ve 14 kalendářních dnech před odjezdem na akci, přišel do styku s fyzickou osobou nemocnou infekčním onemocněním nebo podezřelou z nákazy. Výše jmenovanému není nařízeno karanténní opatření. Jsem si vědom(a) právních a finančních důsledků, které by pro mne vyplynuly, kdyby z nepravdivých údajů tohoto prohlášení vzniklo zdravotní ohrožení celého kolektivu. Další zdravotní informace, alergie, léky: Datum (den začátku akce): Podpis rodiče (zákonného zástupce)/zletilého účastníka:

12 Příloha 5: Název akce:. Datum J Í D E L N Í Č E K Snídaně Přesnídávka Oběd Polévka Hlavní jídlo Svačina Večeře Podpis kuchaře (ky)

13 Příloha 6: NÁZEV POBYTOVÉ AKCE ZDRAVOTNÍ DENÍK PROVOZOVATEL POBYTOVÉ AKCE Středisko volného času Síť JMÉNO A PŘÍJMENÍ ZDRAVOTNÍKA KONÁNÍ POBYTOVÉ AKCE Od: Do: CELKOVÝ POČET ÚČASTNÍKŮ: CELKOVÝ POČET PRACOVNÍKŮ: POKYNY K VEDENÍ ZDRAVOTNÍHO DENÍKU Povinností zdravotníka je vést zdravotní deník jako doklad o stavu nemocnosti v průběhu konání pobytové akce. Zapisují se údaje o všech ošetřeních, která zdravotník provedl a evidence o přisátých klíšťatech (nutné popsat na jaké části lidského těla bylo klíště přisáté). Všechny případné úrazy je třeba také řádně vypsat do Knihy úrazů, která je vedena na faře v Nové Cerekvi. Při zahájení - je třeba zkontrolovat, zda všichni účastníci odevzdali Prohlášení o bezinfekčnosti účastníka, případně další dokumentaci související se zdravotním stavem účastníků, - zdravotník/spoluorganizátor převezme a zkontroluje stav lékárničky a případné nedostatky nahlásí zástupci SVČ Síť, aby doplnil chybějící obsah lékárničky. V průběhu akce zdravotník/spoluorganizátor - pečuje o zdraví všech účastníků tábora po dobu konání pobytové akce, případně pečuje o nemocné, - doprovází účastníky k lékaři, popř. na odborná vyšetření, - vede zdravotní deník a vypíše v případě úrazů i Knihu úrazů v Nové Cerekvi (u akce v N. Cerekvi) - není-li vázán péčí o nemocné, účastní se denního programu a zajišťuje dohled nad bezpečností, úzce spolupracuje se všemi organizátory a sděluje jim nutné údaje vyplývající ze zdravotního stavu účastníků. Po skončení - informuje u nezletilých účastníků rodiče o případných zdravotních potížích, úrazech, které dítě v průběhu tábora prodělalo a o případném kontaktu s infekcí (patří sem i informace o případném přisátí klíštěte), - předá řádně vyplněný a podepsaný zdravotní deník hlavnímu vedoucímu a zanechá na místě řádně vyplněnou Knihu úrazů, doplní v rámci možností to co zcela vyčerpal z lékárničky (náplasti, obvazy apod.). V lékárničce je zakázané uchovávat léky. Ty může podávat jen kvalifikovaný zdravotník! Případný vážný úraz je třeba neprodleně hlásit internímu zaměstnanci střediska.

14 EVIDENCE ONEMOCNĚNÍ, ÚRAZŮ, PORANĚNÍ A PŘISÁTÝCH KLÍŠŤAT Datum Jméno a příjmení Popis příznaků, onemocnění (rýma, bolest hlavy, krku, břicha, úraz, přisáté klíště apod.) Teplota 37 C ANO/NE nad Průjem ANO/ NE Způsob ošetření Jméno ošetřujícího Poznámky: V: dne:.. Podpis zdravotníka:.

15 Příloha 7: PENĚŽNÍ DENÍK NÁZEV A KÓD AKCE: TERMÍN A MÍSTO: JMÉNO A PŘÍJMENÍ PODPIS hlavní vedoucí: hospodář: kontroloval: schválil: nevyplňovat nevyplňovat číslo dokladu datum název operace PŘÍJEM VÝDEJ ZŮSTATEK ZŮSTATEK

16 Příloha 7A: POKYNY PRO VEDENÍ PENĚŽNÍHO DENÍKU 1) Před zahájením akce hlavní organizátor vyplní začátek peněžní knihy, tj. název a kód akce, místo, termín konání a doplní osoby, odpovědné za vedení peněžní knihy (=HOSPODÁŘ). 2) Jako první položky jsou zaúčtovány (zapsány) příjmy. Ostatní položky (všechny účty za nakoupené věci) musí být až pozdějšího data. Příjmem rozumíme účastnické poplatky za akci - jako doklad se přiloží Seznam účastnických poplatků (při výběru v hotovosti), nebo doklad o přijaté částce ze strany SVČ Síť (v případě, kdy účastnické poplatky byly zaslány na účet SVČ) a vyplaceny organizátorovi zaměstnancem střediska v hotovosti ve formě zálohy, doplacení účastnických poplatků nebo vyplacení všech účastnických poplatků. Zálohu na letní pobytové tábory je možné vyplatit nejdříve 2 měsíce před začátkem tábora. 3) Všechny položky v peněžním deníku musí být vypsané chronologicky (podle data nákupu na dokladu) a musejí být podloženy prvotními, čitelnými účetními doklady (paragony, faktury apod.), které mají tyto náležitosti: - Jednoznačné označení prodávajícího (název firmy, IČO, sídlo) razítko, datum a podpis. Musí být jasné, co konkrétně a v jakém množství se nakoupilo. - Doklad musí obsahovat pouze položky týkající se akce. Není možné vyškrtávání neplatných položek - Celková cena musí být uhrazená v hotovosti. Je zakázáno placení soukromou platební kartou. - Nenakupovat na jméno kupujícího (v případě nutnosti údajů je možné na fakturační údaje SVČ Síť.) - Doklady nesmí obsahovat platby za pohonné hmoty, alkoholické nápoje a kávu. - U dokladů, na nichž není zřejmé, že prokazují úhradu v hotovosti (např. faktury, dodací listy) je nezbytné, aby byl na dokladu uveden způsob úhrady (např. zaplaceno v hotovosti). V případě nesplnění všech náležitostí nemohou být konkrétní doklady uznány, zapracovány do peněžního deníku a následně proplaceny z účastnických poplatků nebo ze strany organizace! 4) Označení a archivace dokladů - číslo položky zapsané v peněžním deníku bude odpovídat číslu na účetním dokladu (slouží pro lepší orientaci). Po té je třeba všechny účetní doklady podle čísel sešít/případně nalepit na listy papíru, tak aby byly všechny doklady čitelné i z druhé strany (v případě razítka). 5) Peněžní deník v programu excel obsahuje potřebné vzorce pro výpočet zůstatku. Kladný zůstatek v peněžní knize se převede do pokladny SVČ Síť. Nebo se zažádá o doplacení nákladů akce (doplatky by měly být zcela výjimečné a odůvodnitelné). Je povinností organizátora a hospodáře nastavit takové účastnické poplatky, aby pokryly všechny náklady akce, které lze dopředu předpokládat. Po uzavření peněžní knihy se kniha vytiskne, podepíše a odevzdá společně s doklady.

17 Příloha 8: SEZNAM ÚČASTNICKÝCH POPLATKŮ NÁZEV AKCE:.. DATUM KONÁNÍ: JMÉNO A PŘÍJMENÍ ÚČASTNÍKA ÚČASTNICKÝ POPLATEK PODPIS PŘEDÁVAJÍCÍHO PLATBU CELKEM: Jméno a podpis organizátora akce:. Jméno a podpis hospodáře:

18 Příloha 9: HODNOCENÍ AKCE NÁZEV A TERMÍN AKCE: Počet účastníků: Počet zaměstnanců: Vypracoval: Podpis: