Služební předpis vedoucího služebního úřadu Správy základních registrů, interní protikorupční program Správy základních registrů

Transkript

1 SLP004C-2016 SLUŽEBNÍ PŘEDPIS SZR /Ř-2016 počet stran 11 přílohy 2 Služební předpis vedoucího služebního úřadu Správy základních registrů, kterým se vydává interní protikorupční program Správy základních registrů Oblast působnosti: Na všechny zaměstnance SZR a externisty Gestor, podpis: Ing. Roman CZENDLIK Zpracovatel, podpis: Blanka ŠKARECKÁ, DiS. Odborný garant, podpis: - Klasifikace: INTERNÍ Nahrazuje: SLP004B-2016 Schvalovatel, podpis: Ing. Michal PEŠEK Schváleno dne: Účinnost od dne:

2 HISTORIE DOKUMENTU: Verze Datum Autor Popis změn A B C Pavel Herštík - Přepracování do formy služebního předpisu SME Uvedení do souladu se zákonem č. 234/2014 sb. o státní službě - Aktualizace dle pokynu ministra vnitra ze dne , kterým se mění Rezortní protikorupční program - Rozšířen obsah kapitoly Postup při podezření na korupci - Zaveden pojem Seznam korupčních rizik, změněn obsah a forma přílohy 2 Pavel Herštík - Aktualizace dle pokynu ministra vnitra ze dne , kterým se mění Rezortní protikorupční program Ing. Roman Czendlik Blanka Škarecká, DiS. - Zavedení povinnosti každoročně do vyhodnocovat a aktualizovat seznam korupčních rizik SZR - V příloze č. 1 vložen aktualizovaný Rezortní interní protikorupční program MV z roku Rozšířen obsah kapitoly Postup při podezření na korupci o další možnou cestu - Zařazení protikorupční problematiky do vzdělávacích plánů - Povinnosti představených zajistit zvýšený dohled v případech detekce vyšších stupňů závažnosti korupčních rizik - Úprava aktuálně platných předpisů - Oprava názvu dokumentu na interní protikorupční program 2/11

3 OBSAH: ČÁST PRVNÍ ÚVODNÍ USTANOVENÍ... 4 Čl. 1 Účel dokumentu... 4 Čl. 2 Rozsah působnosti... 4 Čl. 3 Zkratky a pojmy... 4 ČÁST DRUHÁ PROTIKORUPČNÍ PROGRAM... 5 Čl. 4 Identifikace, řízení a monitoring korupčních rizik... 5 Čl. 5 Hodnocení identifikovaných korupčních rizik a záznam do Mapy rizik... 6 Čl. 6 Prevence korupčních rizik... 7 Čl. 7 Kontrolní činnosti v oblasti korupčních rizik... 8 Čl. 8 Vyhodnocení interního protikorupčního programu... 8 Čl. 9 Postup při podezření na korupci... 9 ČÁST TŘETÍ PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ...10 Čl. 10 Pravomoci a odpovědnosti...10 Čl. 11 Seznam souvisejících předpisů...10 Čl. 12 Přechodná a závěrečná ustanovení /11

4 ČÁST PRVNÍ ÚVODNÍ USTANOVENÍ Interní protikorupční program SZR je vydáván na základě Pokynu č. 1 ministra vnitra ze dne 20. listopadu 2014, kterým se vydává Resortní interní protikorupční program Ministerstva vnitra a Pokynů ministra vnitra ze dne 4. prosince 2015 a , kterými se tento Pokyn mění. Ve státní správě a jejích složkách spadají pod pojem korupce především rizika spojená s byrokracií a nekorektními postupy při vyřizování nebo rozhodování různých žádostí, s politickou korupcí ovlivňující činnost a účel základních institucí nebo systémů fungování státu, s akumulací majetku nelegálními formami a ochrana mocenských pozic. Společným znakem korupčního jednání je úmyslné jednání s cílem získat sobě nebo jinému nezaslouženou výhodu, neoprávněný prospěch a podobně. Čl. 1 Účel dokumentu (1) Nástroj a návod na posílení a podporu protikorupčního klimatu v činnosti Správy základních registrů (dále jen SZR ) a v jednání jejích zaměstnanců všech úrovní. Minimalizace možných příležitostí korupčního chování a vyšší porozumění základním pravidlům ochrany před korupcí. (2) Definování a identifikování potenciálních rizik korupce a pravidel ochrany před ní v činnosti SZR. Nastavení interních pravidel snižujících možnost poskytování neoprávněných výhod zaměstnanci SZR ve spojení s výkonem jejich pracovní činnosti. (3) Základní prvky ochrany jsou dodržování aktuálních řídicích dokumentů, Pravidel etiky zaměstnanců SZR a Pracovního řádu Správy základních registrů, transparentnost procesů a činností, identifikace a analýza rizik možného korupčního prostoru a vytvoření ochranných a kontrolních mechanizmů. Zvyšování právního a ekonomického povědomí zaměstnanců. Podrobné informace o problematice korupce a charakteristiky jejích jednotlivých typů obsahuje příloha č. 1- Resortní interní protikorupční program Ministerstva vnitra. Čl. 2 Rozsah působnosti Interní protikorupční program se vztahuje na všechny zaměstnance SZR - státní zaměstnance ve služebním poměru zařazené k výkonu služby u SZR nebo zaměstnance na základě pracovněprávního poměru se SZR ve služebním nebo pracovním poměru a na externisty vykonávající činnost na základě dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce nebo jiného smluvního vztahu (dále jen zaměstnanec SZR) (1) SZR Správa základních registrů (2) MV Ministerstvo vnitra Čl. 3 Zkratky a pojmy (3) SPCSS, s. p. Státní pokladna centrum sdílených služeb 4/11

5 ČÁST DRUHÁ INTERNÍ PROTIKORUPČNÍ PROGRAM Čl. 4 Identifikace, řízení a monitoring korupčních rizik (1) Potenciální prostředí vzniku rizika korupčního jednání zaměstnanců SZR tvoří především: a) oblast zadávání veřejných zakázek - riziko porušení legislativy, korektního řešení nebo poskytnutí neoprávněné výhody; b) chybně nebo neaktuálně nastavené procesy riziko porušení legislativy a korektního řešení; c) nesprávné nebo neoprávněné použití finančních prostředků popř. služeb riziko neoprávněné výhody; d) únik či vědomé poskytování informací neoprávněným příjemcům - riziko porušení legislativy, korektního řešení nebo poskytnutí neoprávněné výhody; e) ovlivnění, pozměnění nebo odstranění záznamů v systému nebo chodu aplikací ve prospěch kterékoliv osoby či skupiny - riziko porušení legislativy, korektního řešení nebo poskytnutí neoprávněné výhody. Nejedná se tedy o provozní rizika způsobená např. technickými výpadky systémů nebo dodávky energií, haváriemi, živelnými událostmi, vnějšími zásahy do programů apod., ale o potenciální úmyslné nebo nedbalé jednání jednotlivých zaměstnanců SZR. (2) Ředitelé odborů resp. vedoucí oddělení průběžně identifikují a hodnotí potenciální korupční rizika v jimi řízených agendách (nejen v rozsahu bodu 1, ale dle svých funkčních odpovědností a znalostí i v dalších oblastech). Navrhují opatření k jejich eliminaci včetně termínů a následně analyzují písemně nejméně 1x ročně jejich účinnost. Aktualizovaný přehled identifikovaných rizik, přijatých opatření a výsledcích ověření jejich činnosti předávají nejpozději do , řediteli odboru back office SZR. Poskytují mu součinnost při přípravě roční správy o stavu řízení korupčních rizik. (3) Ředitel odboru back office SZR zajišťuje vypracování a průběžné vedení identifikovaných rizik souhrnně za SZR ve formě Seznamu korupčních rizik (příloha č. 2), vč. záznamu příslušných opatření k nápravě a postupně i výsledků jejich plnění. Záznamy ze Seznamu korupčních rizik převádí do Grafické mapy rizik (osa x = pravděpodobnost, osa y = nežádoucí dopad). Zabezpečuje přípravu roční správy o stavu řízení a monitoringu korupčních rizik, předkládané orgánům Ministerstva vnitra k každého roku. (4) Seznam korupčních rizik a Mapa rizik představují samostatné dokumenty, vydávané a aktualizované v návaznosti na tento služební předpis. (5) Každý zaměstnanec SZR je oprávněn poskytnout náměty na doplnění Seznamu korupčních rizik. 5/11

6 Čl. 5 Hodnocení identifikovaných korupčních rizik a záznam do Mapy rizik (1) Identifikovaná rizika se zaznamenávají jednotlivě do Mapy rizik a každý záznam obsahuje: a) pravděpodobnosti zapůsobení daného rizika v reálném čase ve škále 1 5; 5 Pravděpodobná Vyskytuje se ve velkém rozsahu (81% 100%) 4 Téměř pravděpodobná Vyskytuje se často (61% 80%) 3 Možná Vyskytuje se ve větší části (41% 60%) 2 Nepatrná Vyskytuje se za výjimečných okolností (21% 40%) 1 Zanedbatelná Vyskytuje se v zanedbatelném rozsahu (1% 20%) b) velikost potenciálního nežádoucího dopadu daného rizika (nejen z pohledu finančních ztrát nebo v omezení chodu organizace ale i z pohledu jejího poslání a vnímání veřejností nebo důvěryhodnosti) ve škále 1 5; 5 Značný 4 Střední 3 Malý 2 Nepatrný 1 Zanedbatelný Poruchy mají dopad na veřejnost, ohrožení plnění zákonných povinností, finanční ztráty, ztráta důvěryhodného postavení SZR. Periodicky se opakující výpadky v činnostech, riziko finančních ztrát, velké množství pochybení musí řešit soudy a nadřízené orgány, narušení či snížení důvěryhodnosti SZR Občasné výpadky v činnostech, nutné zásahy do režimu organizace, poruchy narušující vnitřní chod, ohrožení důvěryhodnosti SZR. Výpadky v činnostech nemající vliv na chod organizace, nápravná opatření vyžadují spolupráci několika subjektů, ohrožení kvality činnosti SZR. Výpadky v činnostech nemající vliv na chod organizace, běžná nápravná opatření. c) stanovení stupně významnosti rizika (= součin pravděpodobnosti a nežádoucího dopadu hodnoty ve sloupcích 2 a 3 dle škály z tabulek a) a b), hodnocení stupně významnosti rizika dle škály v tabulce d) Procesy a činnosti Nežádoucí dopad Pravděpodobnost do výkonu státní Stupeň významnosti zapůsobení rizika správy a rizik v procesu v reálném čase rozpočtu Charakterizovat proces Popsat postupně jednotlivé činnosti v procesu Charakterizovat další proces Popsat postupně jednotlivé činnosti v procesu Charakterizovat další proces 6/11

7 d) hodnocení stupně významnosti rizika 5 Velice závažný Součin v rozsahu Závažný Součin v rozsahu Zanedbatelný / Běžný Součin v rozsahu Běžný / Malý Součin v rozsahu Zanedbatelný Součin v rozsahu 1-3 e) vypracování grafické mapy rizik (osa x = pravděpodobnost, osa y = nežádoucí dopad). Dopad výskytu rizika (osa y) Pravděpodobnost výskytu rizika (osa x) Čl. 6 Prevence korupčních rizik (1) Preventivní nebo nápravná opatření k snížení nebo odstranění rizika korupce jsou: a) operativní k odstranění aktuálně zjištěných nedostatků; b) trvalá či průběžná, zpravidla úprava interních postupů nebo aplikací; c) cyklická (např. určitý kontrolní úkon v definovaném intervalu). (2) Preventivní nebo nápravná opatření vycházejí z principů: a) pravidla pro řízení procesů, činností, aktivit či smluvních vztahů vytvářet s maximálně možnou transparentností a tento pohled uplatňovat při přípravě související řídicí dokumentace nebo nastavování aplikací či přípravě smluv; b) dodržovat interní řídicí dokumenty, obecnou legislativu; c) ověřovat a dodržovat soulad interní řídicí dokumentace, postupů a užívaných aplikací s legislativou; d) pravidla pro řízení procesů, činností, aktivit či smluvních vztahů a samotné smlouvy předem konzultovat se zaměstnancem pověřeným právní agendou MV v sekci náměstka NMV pro ICT e) jednoznačně definovat povinnosti a odpovědnosti zaměstnanců ve všech rolích spojených především aktivitami v oblasti veřejných zakázek a správě finančních prostředků v popisech jejich pracovních činností; f) vzdělávací programy a individuální vzdělávací plány pro zaměstnance rozšiřovat o body týkající se záležitostí Pracovního řádu, Pravidel etiky, dále o body zaměřené na zvyšování jejich povědomí v oblasti korupce, rozpoznávání prvků korupčního jednání a postupů ochrany před korupcí. Nově nastupujícím zaměstnancům poskytovat bezprostředně po nástupu specificky zaměřené seznámení a věnovat pozornost jejich dalšímu vzdělávání v této oblasti; g) v oblasti zadávání veřejných zakázek průběžně zvyšovat odbornou úroveň zaměstnanců podílejících se na přípravě a průběhu zadávacího řízení a členů výběrových komisí. Využívat dostupné metody a formy kontroly jednotlivých fází 7/11

8 veřejných zakázek. Zajistit výměnu zkušeností s dalšími organizátory zadávacích řízení, a výsledky soudních sporů a kontrol i z prostředí mimo SZR; h) úkony v průběhu zpracování veřejných zakázek konzultovat se zaměstnancem pověřeným právní agendou MV v sekci náměstka NMV pro IKT; i) v oblasti finanční využívat zavedené kontrolní režimy, dodržovat stanovené rozdělení odpovědnosti při řízení finančních operací (schvalovací, platební, inkasní, účetní); j) dodržovat stanovené role při správě systémů, přístupová oprávnění do systémů, průběžně je aktualizovat a posuzovat oprávněnost jejich přidělení; k) respektovat zásadu transparentnosti. Při zajišťování jednotlivých aktivit zveřejňovat v souladu s platnou legislativou a interními řídicími akty informace (např. z oblasti veřejných zakázek, výběru dodavatelů, užívání grantů, smluv). (3) Představení zaměstnanci SZR v rámci prevence korupčních rizik: a) podporují vytváření, posilování a propagaci protikorupčního klimatu; b) seznamují podřízené zaměstnance s korupčními riziky v oblasti jejich působení a seznamují je s opatřeními a kroky k omezení vzniku těchto rizik; c) posuzují řízené agendy a celou svou oblast odpovědnosti i z pohledu možného vzniku rizika korupčního jednání; d) demonstrují způsobem výkonu vlastní pracovní činnosti svůj protikorupční postoj; e) postupují důrazně a rychle vůči zaměstnancům, kteří svým jednáním, porušováním interní řídicí dokumentace, legislativy či určených postupů vytvářejí prostor pro možnou korupci nebo se jí přímo účastní. Čl. 7 Kontrolní činnosti v oblasti korupčních rizik (1) Ředitelé odborů a vedoucí oddělení při přípravě kontrolních plánů zařadí každoročně též body zaměřené na korupční rizika ve své oblasti odpovědnosti, formou samostatných tematických kontrol nebo jako součást pravidelné kontrolní činnosti. (2) Při pověřování zaměstnanců provedením určitých kontrolních úkolů bude představený využívat rotaci zaměstnanců disponujících potřebnými znalostmi (je-li to možné) nebo pověřovat provedením určených kontrolních úkolů dva zaměstnance. Účelem je omezit provádění kontrolních úkonů stále stejnými zaměstnanci. (3) Jsou-li v seznamu korupčních rizik detekována rizika se stupněm významnosti Závažný, příp. Velice závažný, příslušný představený odpovědný za danou oblast zajistí zvýšenou pozornost dohledu nad oblastmi, jichž se tyto stupně týkají. (4) Stav protikorupčního jednání napříč SZR je pravidelně v měsíčních intervalech diskutován na poradě vedení SZR, výsledek je zaznamenán do zápisu z porady vedení. Čl. 8 Vyhodnocení interního protikorupčního programu Ředitel odboru back office SZR zajistí každoročně nejpozději do vyhodnocení a aktualizaci seznamu korupčních rizik SZR. Aktualizovaný seznam spolu s roční zprávou o stavu řízení a monitoringu korupčních rizik a vyhodnocením interního protikorupčního programu SZR předá nejpozději do následujícího kalendářního roku ombudsmanovi Ministerstva vnitra. Vychází přitom z výsledků kontrolní činnosti, informací z monitoringu v oblasti korupčních rizik členy vedení SZR i vlastního dohledu. 8/11

9 Čl. 9 Postup při podezření na korupci (1) Každý zaměstnanec v případě podezření na jednání potenciálně vedoucího k riziku korupce nebo na případ korupce své podezření adresuje: písemně do schránky/ ové adresy označená schránka pro podání oznámení o podezření ze spáchání protiprávního jednání je umístěna před vstupem ke kancelářím SZR v 3. nadzemním podlaží v SPCSS, s. p., ové podání je možno zasílat na mail: prosetrovatel@szrcr.cz; pověřenému zaměstnanci SZR prošetřovateli oznámení obsahující podezření ze spáchání protiprávního jednání týkajících se představeného, státního zaměstnance, jiného zaměstnance nebo osoby ve služebním poměru podle jiného právního předpisu zařazeného ve Správě základních registrů. Prošetřovatel SZR je jmenován na základě rozhodnutí ředitele SZR; řediteli SZR; cestou podání podnětu ombudsmanovi Ministerstva vnitra protikorupci@mvcr.cz, nebo ombudsman@mvcr.cz, či na tel , případně dopisem nebo osobním doručením ombudsmanovi (Kancelář ombudsmana MV, Praha 7, Nad Štolou 3, ). dalším možnou cestou, pouze pro státní zaměstnance, je postup dle nařízení vlády č. 145/2015 Sb. Formu sdělení volí listinnou, elektronickou, osobní doručení nebo ústní podání, telefonní. (2) Na úrovni SZR zaměstnanec pověřený rolí Prošetřovatele přijaté oznámení zaregistruje, provede jeho analýzu, vyhodnotí relevantnost a předloží k projednání na nejbližší poradě vedení SZR nebo předá k prošetření odpovědné instituci. Je oprávněn v průběhu šetření vyžadovat součinnost od zaměstnanců SZR či o ni žádat odborné složky Ministerstva vnitra. Porada vedení po projednání rozhodne o dalším postupu, vč. případných opatření k nápravě stavu. (3) Proti oznamovatelům korupčního jednání nebudou přijímány žádné personální či jiné postihy v souvislosti s jím učiněným oznámením. 9/11

10 ČÁST TŘETÍ PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Čl. 10 Pravomoci a odpovědnosti Pravomoci a odpovědnosti zaměstnanců i představených všech úrovní jsou uvedeny v jednotlivých ustanoveních druhé části Protikorupčního programu SZR. Čl. 11 Seznam souvisejících předpisů (1) Pokyn č. 1 ministra vnitra ze dne 20. listopadu 2014, kterým se vydává Resortní interní protikorupční program Ministerstva vnitra a Pokyny ministra vnitra ze dne 4. prosince 2015 (Pokyn č.66/2015) a (Pokyn č. 19/2016), (2) Aktuální řídicí dokument Pracovní řád Správy základních registrů, uložený na referenčním uložišti SZR. (3) Aktuální řídicí dokument Organizační řád Správy základních registrů, uložený na referenčním uložišti SZR. (4) Aktuální řídicí dokument Pravidla etiky zaměstnanců SZR, uložený na referenčním uložišti SZR. (5) Aktuální řídicí dokument Zásady, způsob vedení účetnictví a závazné postupy při zpracování účetních dokladů a evidence majetku Správy základních registrů, uložený na referenčním uložišti SZR (6) Aktuální řídicí dokument Fond kulturních a sociálních potřeb, uložený na referenčním uložišti SZR. (7) Aktuální řídicí dokument Zadávání veřejných zakázek v podmínkách SZR, uložený na referenčním uložišti SZR. (8) Aktuální řídicí dokument Vzniklé škody a činnost škodní komise Správy základních registrů, uložený na referenčním uložišti SZR. (9) Aktuální řídicí dokument Pravidla vzdělávání státních zaměstnanců SZR, uložený na referenčním uložišti SZR. (10) Zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek. (11) Metodika zadávání veřejných zakázek vydanou Ministerstvem pro místní rozvoj ČR, odborem práva a veřejných zakázek a koncesí. (12) Nařízení č. 45 ministra vnitra ze dne 23. listopadu 2016 o zadávání veřejných zakázek. (13) Nařízení vlády č. 145/2015 Sb. (14) Zákon č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů. (15) Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. (16) Zákon č. 234/2014 Sb. o státní službě ve znění pozdějších předpisů. 10/11

11 Čl. 12 Přechodná a závěrečná ustanovení (1) Interní protikorupční program nabývá účinnosti dnem uvedeným na titulní straně tohoto dokumentu. (2) Interní protikorupční program je možno poskytnout vnějším subjektům, pokud to forma a účel spolupráce vyžaduje, vč. orgánů státní správy Přílohy Příloha č. 1: Pokynu č. 19 ministerstva vnitra ze dne 17. května 2016, kterým se vydává Rezortní interní protikorupční program MV 03/2016 Příloha č. 2: Seznam korupčních rizik - vzor 11/11