prezentace výsledků auditu Milan ZOLICH

Transkript

1 Nastavení systému řídící kontroly ve smyslu ustanovení části čtvrté hlavy II zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), v platném znění prezentace výsledků auditu Milan ZOLICH 1

2 Charakteristika auditu Typ auditu: Audit systému Auditovaná osoba: OSS MV (mimo PČR a GŘ HZS) Auditované období: leden 2007 až leden 2008 Cíle auditu: 6. analýza interních aktů řízení a jejich aktualizace s ohledem na proběhlé organizační změny; 7. prověření nastavení pravomocí a odpovědností při hospodaření s veřejnými prostředky; 8. prověření postupu odpovědných osob při přípravě, schvalování a kontrole finančních operací; 9. analýza nastavení systému podle právních předpisů a identifikace rizik. 2

3 Kritéria hodnocení: Charakteristika auditu zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), v platném znění; vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, v platném znění; nařízení Ministerstva vnitra, kterým se vydává organizační řád; nařízení Ministerstva vnitra č. 73 ze dne 16. listopadu 2001, o řízení, organizaci a výkonu ekonomické činnosti; pokyn náměstka ministra vnitra pro ekonomické zabezpečení č. 21 ze dne 7. prosince 2004, o řídící kontrole; pokyn ředitele odboru ekonomického zabezpečení pro MV č. 1 ze dne 10. ledna 2003 k zajištění úplného, včasného a správně vedeného účetnictví v rámci územního pracoviště odboru ekonomického zabezpečení, v platném znění. 3

4 Právní fáze přípravy operace Úkon, kterým vzniká nárok nebo závazek PŘEDBĚŽNÁ KONTROLA (EX ANTE) Finanční fáze operace Uvnitř orgánu veřejné správy zajišťují předběžnou kontrolu plánovaných a připravovaných operací vedoucí tohoto orgánu nebo vedoucí zaměstnanci jím pověření k nakládání s veřejnými prostředky orgánu veřejné správy jako příkazci operací (PO) vedoucí zaměstnanec organizačního útvaru odpovědný za správu rozpočtu orgánu veřejné správy nebo jiný zaměstnanec pověřený k tomu vedoucím tohoto orgánu jako správce rozpočtu (SR) vedoucí zaměstnanec organizačního útvaru odpovědný za vedení účetnictví orgánu veřejné správy nebo jiný zaměstnanec pověřený k tomu vedoucím tohoto orgánu jako hlavní účetní (HU) Sloučení funkce příkazce a správce rozpočtu je nepřípustné. Sloučení funkce příkazce a hlavního účetního je nepřípustné. Sloučení funkce správce rozpočtu a hlavního účetního je možné v případech, kdy je to odůvodněno malou pravděpodobností výskytu nepřiměřených rizik pro hospodaření s veřejnými prostředky, zejména v návaznosti na povahu činnosti orgánu veřejné správy, stanovené úkoly, stupeň obtížnosti finančního řízení, strukturu a počet zaměstnanců. Zjistí-li SR nebo HU, že operace byla provedena bez předběžné kontroly, oznámí své zjištění písemně vedoucímu orgánu veřejné správy. Ten je povinen přijmout opatření k prověření této nekontrolované operace a opatření k zabezpečení řádného výkonu předběžné kontroly PRŮBĚŽNÁ KONTROLA (ON GOING) Uvnitř orgánu veřejné správy zajišťují průběžnou kontrolu jeho vedoucí prostřednictvím vedoucích zaměstnanců organizačních útvarů nebo k tomu pověřených zaměstnanců, kteří zajišťují přímé uskutečňování operací při hospodaření s veřejnými prostředky. Zjistí-li se při výkonu průběžné kontroly, že s veřejnými prostředky je nakládáno nehospodárně, neefektivně a neúčelně nebo v rozporu s právními předpisy, oznámí se toto zjištění písemně vedoucímu orgánu veřejné správy, který je povinen přijmout opatření k nápravě zjištěných nedostatků a opatření k zabezpečení řádného výkonu této kontroly. NÁSLEDNÁ KONTROLA (EX POST) Uvnitř orgánu veřejné správy zajišťují následnou kontrolu jeho vedoucí prostřednictvím vedoucích zaměstnanců organizačních útvarů nebo k tomu pověřených zaměstnanců, kteří zajišťují přímé uskutečňování operací při hospodaření s veřejnými prostředky. Zjistí-li se při výkonu následné kontroly, že s veřejnými prostředky je nakládáno nehospodárně, neefektivně a neúčelně nebo v rozporu s právními předpisy, oznámí se toto zjištění písemně vedoucímu orgánu veřejné správy, který je povinen přijmout opatření k nápravě zjištěných nedostatků a opatření k zabezpečení řádného výkonu této kontroly. 4

5 Cíl auditu č. 1 Analýza interních aktů řízení a jejich aktualizace s ohledem na proběhlé organizační změny Nařízení Ministerstva vnitra, kterým se vydává organizační řád 2. při organizačních změnách je opakovaně doba účinnosti interního aktu řízení uváděna retroaktivně, a to až několik týdnů NMV 29/2007: vydán účinnost ; NMV 58/2007: vydán účinnost ; NMV 63/2007: vydán účinnost ; NMV 2/2008: vydán účinnost ; 5

6 Cíl auditu č. 1 Analýza interních aktů řízení a jejich aktualizace s ohledem na proběhlé organizační změny Nařízení Ministerstva vnitra, kterým se vydává organizační řád 2. při organizačních změnách dochází ojediněle k narušení procesů u OSS MV z hlediska řízení organizace i z hlediska řízení ekonomických procesů sledování procesů u OSS MV (dříve zařazeno do oboru koncepcí a organizace), jako přímá vazba na tvorbu systemizace, nebylo převedeno na žádný nástupnický organizační celek; koordinace a realizace projektů PHARE (dříve zařazeno do odboru mezinárodní spolupráce a evropské integrace), včetně plnění funkce Vedoucího úředníka programu nebylo převedeno na žádný nástupnický organizační celek; při zrušení OEZ pro MV nebyla pravomoc pro pověření výkonem funkcí ve vnitřním kontrolním systému OSS MV na nikoho delegována (pravomoc k vydání pověření výkonu příkazce operací, správce rozpočtu a hlavního účetního). 6

7 Cíl auditu č. 1 Analýza interních aktů řízení a jejich aktualizace s ohledem na proběhlé organizační změny Nařízení Ministerstva vnitra č. 73 ze dne 16. listopadu 2001, o řízení, organizaci a výkonu ekonomické činnosti z hlediska časového bylo reagováno na organizační změny adekvátně; z hlediska přesunu pravomocí a odpovědností došlo k narušení vnitřního řídícího a kontrolního systému tím, že pravomoci a odpovědnost vedoucího územního pracoviště (ředitel OEZ pro MV), v oblasti nastavení řídící kontroly podle zákona č. 320/2001 Sb., nebyly delegovány na vedoucí zaměstnance nástupnických organizačních celků 7

8 Cíl auditu č. 1 Analýza interních aktů řízení a jejich aktualizace s ohledem na proběhlé organizační změny Pokyn náměstka ministra vnitra pro ekonomické zabezpečení č. 21 ze dne 7. prosince 2004, o řídící kontrole po stránce obsahové odpovídá kritériím pro nastavení řídící kontroly podle zákona č. 320/2001 Sb., s výjimkou čl. 7 Personální zajištění schvalovacích postupů v rámci územního pracoviště a odkazů na poznámky pod čarou, které odkazují na již neexistující interní normy 8

9 Cíl auditu č. 1 Analýza interních aktů řízení a jejich aktualizace s ohledem na proběhlé organizační změny Pokyn ředitele odboru ekonomického zabezpečení pro MV č. 1 ze dne 10. ledna 2003 k zajištění úplného, včasného a správně vedeného účetnictví v rámci územního pracoviště odboru ekonomického zabezpečení, v platném znění pokyn je zpracován pro organizační strukturu územního pracoviště OEZ pro MV, pro platnou organizační strukturu v době výkonu auditu je použitelný v omezeném rozsahu; nastavené procesy neodpovídají organizační struktuře OSS MV ani nastavenému procesu řízení, organizaci a výkonu ekonomické činnosti; pokyn odkazuje na již neexistující organizační celky (odbor ekonomického zabezpečení, stavebně provozní oddělení, odbor mezinárodní spolupráce a evropské integrace, ); odkaz na již neplatné interní akty řízení; nákup za hotové schvaluje správce rozpočtu 9

10 Cíl auditu č. 1 Analýza interních aktů řízení a jejich aktualizace s ohledem na proběhlé organizační změny Rizika pracovně právní spory nehospodárný výkon státní správy narušení výkonu státní správy narušení funkčnosti vnitřního kontrolního systému nenaplnění cílů provedení operace bez provedení řídící kontroly možnost neoprávněného výdaje veřejných prostředků ztráta nebo záměna účetních dokladů nedodržení doby splatnosti s následnou sankcí 10

11 Cíl auditu č. 2 Prověření nastavení pravomocí a odpovědností při hospodaření s veřejnými prostředky Pro ověření nastavení řídící kontroly ve smyslu zákona č. 320/2001 Sb., byl vybrán vzorek 47 funkcí vedoucích zaměstnanců, kteří mají podle NMV č. 73/2001 oprávnění k nakládání s veřejnými prostředky ANO 2 40 % VŘ sekcí 5 Pracovní náplň % ANO % Ř K NMV 2 Pracovní náplň Celkem vzorek (osob) % 47 ANO 11 57,89 % Ř odborů 19 Pracovní náplň ,38 % ANO 15 71,43 % Ostatní 21 Pracovní náplň ,86 % Pracovní náplně předloženy 30 63,83 % Celkem z vybraného vzorku Záznam o výkonu řídící kontroly v pracovní náplni 17 36,17 % 11

12 Cíl auditu č. 2 Prověření nastavení pravomocí a odpovědností při hospodaření s veřejnými prostředky Zjištění: 2. Poslední hromadná obměna pověření k výkonu řídící kontroly byla uskutečněna v roce 2007 (v rozmezí červen září) ředitelkou ekonomického odboru. Oprávnění k vydání pověření však na ředitele ekonomického odboru delegováno nebylo. 3. Chybí pověření pro příkazce operací a správce rozpočtu u vedoucích zaměstnanců a zaměstnanců, kteří byli jmenováni do funkcí v posledním období. 4. Pověření byla vydána i jinými vedoucími zaměstnanci (např. ředitelem sekce). 12

13 Cíl auditu č. 2 Prověření nastavení pravomocí a odpovědností při hospodaření s veřejnými prostředky 1. Pověření neodpovídají ustanovení čl. 7 odst. 8 P NMV EZ č. 21/2004 příkazci operace nepřesné stanovení rozsahu oprávnění (např.: v plném rozsahu, všechny položky, v celém rozsahu rozpočtové skladby MV); několik příkazců se stejným rozsahem oprávnění; není uveden nebo nesprávně uveden útvar na podpisovém vzoru; správci rozpočtu nepřesné stanovení rozsahu oprávnění (např.: v plném rozsahu, bez omezení, všechny položky); několik správců rozpočtů se stejným rozsahem oprávnění; není uveden útvar na podpisovém vzoru; 13

14 Cíl auditu č. 2 Prověření nastavení pravomocí a odpovědností při hospodaření s veřejnými prostředky 1. Nezapracování pravomocí a odpovědností vedoucích a ostatních zaměstnanců do jejich pracovních náplní, tj. nenaplnění ustanovení čl. 7 odst. 10 P NMV EZ č. 21/ Nenaplnění ustanovení čl. 7 odst. 5 P NMV EZ č. 21/2004 pověření jako hlavní účetní jsou vydána zaměstnancům (účetním), kteří přímo provádějí účetní operace (Hlavním účetním je vedoucí zaměstnanec odpovědný za vedení účetnictví nebo jiný zaměstnanec k těmto úkonům pověřený vedoucím zaměstnancem územního pracoviště) 14

15 Cíl auditu č. 2 Prověření nastavení pravomocí a odpovědností při hospodaření s veřejnými prostředky Riziko uskutečnění operace bez provedení předběžné řídící kontroly 15

16 Cíl auditu č. 3 Prověření postupu odpovědných osob při přípravě, schvalování a kontrole finančních operací Auditorský tým provedl šetření ve věci evidence vydaných pověření u odboru účetnictví a statistiky, se zaměřením na plnění povinností zaměstnanců pověřených výkonem funkce hlavního účetního. Evidence pověření příkazců a správců rozpočtů (včetně podpisových vzorů) je vedena přehledně podle finančních míst a pro plnění povinností hlavního účetního je vyhovující. Za drobný nedostatek považuje auditorský tým to, že hlavní účetní nemá ucelený přehled (jmenovitý dle zařazení na systemizovaná místa, např. sestava EKIS) o zaměstnancích, kteří mají podle NMV č. 73/2001 oprávnění s nakládáním s veřejnými prostředky a povinnosti ke správě rozpočtu a jsou odkázáni na zaslaná pověření. 16

17 Cíl auditu č. 4 Analýza nastavení systému podle právních předpisů a identifikace rizik Nastavení systému řídící kontroly ve smyslu ustanovení části čtvrté, hlava I zákona č. 320/2001 Sb., bylo u OSS MV rozpracováno v interních aktech řízení, a to konkrétně v: nařízení Ministerstva vnitra č. 73 ze dne 16. listopadu 2001, o řízení, organizaci a výkonu ekonomické činnosti, v platném znění; pokynu náměstka ministra vnitra pro ekonomické zabezpečení č. 21 ze dne 7. prosince 2004, o řídící kontrole; pokynu ředitele odboru ekonomického zabezpečení pro MV č. 1 ze dne 10. ledna 2003 k zajištění úplného, včasného a správně vedeného účetnictví v rámci územního pracoviště odboru ekonomického zabezpečení, v platném znění. 17

18 Cíl auditu č. 4 Analýza nastavení systému podle právních předpisů a identifikace rizik Na základě analýzy jednotlivých interních aktů řízení a po ověření skutečností na vzorku, včetně provedení pohovorů auditorský tým konstatuje, že vnitřní kontrolní systém u OSS MV (podle ustanovení 25 zákona č. 320/2001 Sb.) vykazuje nedostatky a není zcela způsobilý včas zjišťovat, vyhodnocovat a minimalizovat provozní, finanční, právní a jiná rizika vznikající v souvislosti s plněním schválených záměrů a cílů OSS MV (viz zjištění popsaná v cíli 1 a 2). Identifikovaná rizika mohou způsobit OSS MV finanční i majetkové ztráty a narušit některé procesy v oblasti řízení a v oblasti nakládání s veřejnými prostředky. 18

19 Závěr Na základě výsledků auditního šetření doporučil auditorský tým provést v co nejkratším termínu aktualizaci interních aktů řízení vztahujících se k řízení, organizaci a výkonu ekonomické činnosti, k organizaci a výkonu řídící kontroly ve smyslu ustanovení 25 zákona č. 320/2001 Sb. a aktualizaci pokynu k oběhu účetních dokladů. 19

20 Autorský tým dále doporučil: Závěr stanovit jasné pravomoci a odpovědnosti vedoucím zaměstnancům, kteří ve smyslu přílohy č. 1 NMV č. 73/2001, v platném znění, vykonávají některá oprávnění vedoucího územního pracoviště; provést kontrolu pověření vedoucích zaměstnanců oprávněných k nakládání s veřejnými prostředky k výkonu funkce příkazce operace a zaměstnanců pověřených správou rozpočtu a odstranit nedostatky, včetně zapracování do popisu pracovních náplní; v systému upřesnit výkon funkce hlavního účetního; stanovit odpovědnost za sledování procesů v OSS MV a provést popis procesů v OSS MV; připravit zavedení systému řízení rizik u OSS MV; datum platnosti IAŘ o organizační změně a jeho účinnost stanovovat před účinnosti organizační změny. 20

21 Děkuji za pozornost Ing. Milan Zolich odbor interního auditu a supervize tel zolich@mvcr.cz zolich@mail.let.aa 21