Pravidla pro zadávání, průběh a vyhodnocování vnitřních neveřejných výběrových řízení

Transkript

1 Pravidla pro zadávání, průběh a vyhodnocování vnitřních neveřejných výběrových řízení Datum platnosti: Datum účinnosti: Změna: Dne: Dne: / 5

2 Vnitřní neveřejná výběrová řízení (dále jen VŘ) jsou uplatňována v souladu se Směrnicí SO-02 Stavebního bytového družstva Krušnohor. Čl. I Zadání VŘ zajišťuje a připravuje pověřený technik technického úseku nebo referent úseku inženýrské činnosti na základě písemné žádosti pověřeného zástupce samosprávy, společenství vlastníků (dále jen SA,SV). K tomu využívá: rejstřík firem registrovaných technickým úsekem a úsekem inženýrské činnosti návrhy firem dodaných SA,SV podklady a požadavky dodané SA,SV odborné podklady k danému úkolu (publikace, projekty, nabídky firem apod.) Zadání VŘ obsahuje: identifikační údaje zadavatele (Stavební bytové družstvo Krušnohor, Společenství vlastníků ) základní popis stavby, prostředí a cíle, pro které je VŘ vypisováno detailní rozpis předmětu zadání požadované doklady a způsob předložení nabídky případná doplňující pravidla ke konkrétnímu VŘ termín předložení nabídek (musí být dostatečně dlouhý pro řádné zpracování) Čl. II Kontrolu zadání provádí vedoucí technického úseku nebo vedoucí úseku inženýrské činnosti. Před odesláním zadání je vyhotoven seznam obeslaných firem, který je součástí dokumentace o výběrovém řízení. Odeslání zadání eviduje pracovnice podatelny v rámci běžné evidence odeslané pošty. Čl. III Nabídky přijímá sekretariát družstva. Příslušný pracovník sekretariátu označí datumem přijetí, svým podpisem a razítkem družstva obálku nabídky. Čl. IV Po uplynutí lhůty pro podání nabídek komise pro otevírání obálek nabídky v předem stanoveném termínu otevře a označí všechny listy všech nabídek podpisem a razítkem družstva. První list každé nabídky označí datumem otevření obálky. Nabídky zapíše do protokolu o otevírání obálek. Kompletní otevřené nabídky včetně kopie protokolu o otevírání obálek předá příslušnému technikovi technického úseku nebo referentovi úseku inženýrské činnosti. Čl. V V případě VŘ do ,- Kč příslušný technik úplnost nabídek zkontroluje, nabídky zpracuje do srovnávacích tabulek a v případě neúplné nabídky ji přeškrtnutím ve srovnávací tabulce vyřadí z hodnocení. S pověřeným zástupcem nebo zástupci SA, SV v dostatečném předstihu jednotlivé nabídky předjedná, předá zástupci SA,SV srovnávací tabulku a předloží nabídky k nahlédnutí s tím, že originály nabídek, jejich kopie a ani kopie jednotlivých částí nabídek není dovoleno vynášet z objektu SBD Krušnohor. Na nejbližší možný termín pozve pověřeného zástupce SA, SV, vedoucí ekonomického úseku a vedoucí technického úseku k provedení hodnocení. Dne: Dne: / 5

3 V případě VŘ nad ,- Kč příslušný technik nebo referent úplnost nabídek zkontroluje, nabídky zpracuje do srovnávacích tabulek, v případě neúplné nabídky ji přeškrtnutím ve srovnávací tabulce vyřadí z hodnocení a s pověřeným zástupcem nebo zástupci SA, SV v dostatečném předstihu jednotlivé nabídky předjedná, předá zástupci SA,SV srovnávací tabulku a předloží nabídky k nahlédnutí s tím, že originály nabídek, jejich kopie a ani kopie jednotlivých částí nabídek není dovoleno vynášet z objektu SBD Krušnohor. Nejméně tři dny před zasedáním nejbližšího představenstva oznámí řediteli družstva záměr provést výběrové řízení a předá příslušné tabulkové zpracování. Na zasedání představenstva pozve na hodinu stanovenou ředitelem družstva pověřeného zástupce SA, SV. V případě VŘ na rozsáhlejší investiční akce a na akce prováděné za podpory dotačních titulů příslušný referent nebo technik úplnost nabídek zkontroluje, v případě neúplné nabídky vyhotoví protokol o vyloučení nabídky a úplné nabídky zpracuje do srovnávacích tabulek. Na nejbližší možný termín svolá komisi pro posouzení a hodnocení nabídek ve složení : pověřený zástupce nebo zástupci SA, SV, zástupce vedení družstva, zástupce technické komise, zástupce ekonomického úseku, zástupce technického úseku s hlasem rozhodujícím a případní přizvaní odborníci s hlasem poradním. Po vyhodnocení nabídek je komisí pro posouzení a hodnocení nabídek sepsán protokol s doporučením nejvýhodnější nabídky. Příslušný referent nebo technik nejméně tři dny před zasedáním nejbližšího představenstva oznámí řediteli družstva záměr provést výběrové řízení, předá příslušné tabulkové zpracování včetně protokolu o posouzení a hodnocení nabídek s doporučením nejvýhodnější nabídky a na zasedání představenstva pozve na hodinu stanovenou ředitelem družstva pověřeného zástupce SA, SV. Čl. VI Výběr z nabídek ve VŘ do ,-- Kč provádí zástupce SA, SV, vedoucí ekonomického úseku a vedoucí technického úseku za přítomnosti technika nebo referenta zpracovatele a případných přizvaných odborníků. Výběr z nabídek ve VŘ nad ,-- Kč provádí pověřený zástupce SA, SV, členové představenstva za přítomnosti stále zvaných (obvykle vedoucí ekonomického úseku, vedoucí technického úseku, vedoucí inženýrské činnosti, vedoucí úseku řízení jakosti a environmentu, zástupce kontrolní komise družstva), referenta nebo technika zpracovatele a případných dalších odborníků. Výběr z nabídek ve VŘ na rozsáhlejší investiční akce a na akce prováděné za podpory dotačních titulů provádí na základě doporučení komise pro posouzení a hodnocení nabídek pověřený zástupce SA, SV, členové představenstva za přítomnosti stále zvaných (obvykle vedoucí ekonomického úseku, vedoucí technického úseku, vedoucí inženýrské činnosti, vedoucí úseku řízení jakosti a environmentu, zástupce kontrolní komise družstva), referenta nebo technika zpracovatele a případných dalších odborníků. Čl. VII Z každého VŘ je pořízen protokol (stanovený formulář). Protokol je podepsán v případě VŘ do ,-- Kč všemi přítomnými, v případě VŘ nad ,-- Kč a VŘ na rozsáhlejší investiční akce a na akce prováděné za podpory dotačních titulů zástupcem SA, SV, technikem nebo referentem zpracovatelem a dvěma členy představenstva (projednání VŘ je zapsáno v ověřeném zápisu z jednání představenstva a tam je možno provést kontrolu ostatních přítomných). V protokolu je zapsán důvod výběru vítězné nabídky a stanovisko představenstva družstva. Dne: Dne: / 5

4 Čl. VIII Protokol je označen pořadovým číslem/rokem a je založen v pořadači na technickém úseku. Současně je VŘ zaznamenáno v příslušném souboru v počítači. Čl. IX Jednotlivé nabídky jsou označeny pořadovým číslem protokolu a jsou založeny k archivaci. Čl. X Výsledek VŘ je písemně oznámen všem zúčastněným firmám s tím, že je sděleno pouze, zda firma byla vybrána nebo nebyla vybrána. Technik nebo referent vybranou firmu nakontaktuje a společně zpracují návrh smlouvy. Čl. XI Příprava a průběh VŘ celodružstevního charakteru a VŘ na práce pro správu družstva probíhají stejně jako u VŘ pro SA,SV, jen s tím rozdílem, že u výběru není přítomen zástupce SA,SV. Ostatní pravidla pro VŘ jsou stejná. Čl. XII VŘ může proběhnout i v případě, že se pověřený zástupce SA,SV nemůže dostavit, ale výběr provede např. telefonicky nebo v předstihu (tento způsob je zaznamenán v protokolu). VŘ pro SA,SV může proběhnout i v případě, že SA,SV nepracuje a není možnost nikoho přizvat. V tomto případě není účast zástupce SA,SV nutná. V případě stanovení úřední správy, je přítomen a protokol podepisuje stanovený správce. V případě, kdy zástupce SA, SV při jednání komise pro posouzení a hodnocení nabídek písemně v protokolu o posouzení a hodnocení nabídek vyjádří souhlasné stanovisko s doporučením nejvýhodnější nabídky k výběru, nemusí být VŘ přítomen a postačuje toto jeho písemné stanovisko. Čl. XIII V případě VŘ, ve kterém nebude vybrána žádná nabídka nebo do kterého nebyla žádná nabídka podána, bude vypsáno opakované VŘ. Do opakovaného VŘ nemohou být obeslány firmy, které byly v původním VŘ poptány nebo jejichž nabídka je dopředu již známa. V případě, že bude VŘ ze strany SA, SV zrušeno a bude požadováno vypsání opakovaného VŘ, bude veškerá administrativa spojená s tímto opakovaným VŘ zpoplatněna, tj. bude zpoplatněno vypsání VŘ, obeslání firem, zkontrolování a zpracování nabídek a sdělení výsledku VŘ. Čl. XIV V případě, že SA, SV dodá dle Čl. I pro obeslání do VŘ více firem než deset, bude obeslání těchto firem nad počet deset zpoplatněno, stejně tak bude zpoplatněna veškerá administrativa spojená s nabídkami těchto firem, tj. zkontrolování, zpracování nabídek a sdělení výsledku VŘ. Dne: Dne: / 5

5 Změnový list Datum platnosti: Datum účinnosti: Změna: Strana: Charakteristika změny: 3/ čl.vi Doplnění na začátek všech tří vět Výběr z nabídek ve 4 Doplnění 2 nových článků, Čl. XIII a Čl. XIV Dne: Dne: / 5