STANDARD 13. Vedení dokumentace v Rodinném centru Zdeňka Matějčka

Transkript

1 STANDARD 13 Vedení dokumentace v Rodinném centru Zdeňka Matějčka Pověřené osoby: ředitel, referentka sociálních věcí, psychologové 1. Pravidla pro vedení, založení a uzavření dokumentace Referentka sociálních věcí: Elektronická spisová dokumentace není vedena kompletní dokumentace. Eviduje se seznam žadatelů, kde je uvedeno jméno, příjmení, evidenční značka přidělena MHMP, ová adresa a telefon. Všechny osobní a citlivé údaje týkající se žadatelů jsou čerpány ze spisové písemné dokumentace. Dále je veden o jednotlivých žadatelích dokument, kde jsou zapsány závěry z přípravných kurzů. ová komunikace s žadateli a o žadatelích je uložena po dobu nezbytně nutnou v ové poště. PC referentky sociálních věcí je chráněn přístupovým heslem. Dle potřeby je vytištěna a založena do písemné spisové dokumentace konkrétních žadatelů. Písemná spisová dokumentace je osobně převzata od referentek náhradní rodinné péče na MHMP. Pro každou žádost je založen osobní spis obsahující osobní a citlivé údaje v podobě taxativně stanovených dokumentů. Převzatá spisová dokumentace je uložena do uzamčené spisovny referentky sociálních věcí v Rodinném centru Zdeňka Matějčka. Dle potřeby je spisová dokumentace použita nebo doplněna pro účely přípravných kursů a psychologického vyšetření. Po absolvování přípravných kursů a psychologických testů, je spisová dokumentace předána posuzujícím psychologům. Po vypracování odborného psychologického posouzení referentka sociálních věcí převezme spisovou dokumentaci zpět do své spisovny. Následně vyjme původní část dokumentace z MHMP s taxativně stanovenými dokumenty, kterou doplní o odbornou psychologickou zprávu, zprávu z průběhu příprav, harmonogram příprav u konkrétních žadatelů, popř. další potřebné dokumenty, a předá zpět referentkám NRP na MHMP. Při předávání spisů na MHMP obě referentky podepisují předávací protokol. Definitivním předáním spisové dokumentace na MHMP je spis uzavřen. Potvrzení o převzetí spisové dokumentace je vždy uloženo ve spisovně referentky sociálních věcí. Druhá část spisové dokumentace, která zůstává v Rodinném centru Zdeňka Matějčka, obsahuje originály podkladů pro odborné psychologické posouzení (psychologická odborná zpráva, zpráva z průběhu příprav, harmonogram příprav u konkrétních žadatelů, protokoly psychologických testů a dotazníků, poznámky vytvořené psychology, popř. další potřebné dokumenty). Tato spisová

2 dokumentace je vedena v uzamčené spisovně referentky sociálních věcí po dobu nezbytně nutnou a následně uložena v uzamčené hlavní spisovně RC Z. Matějčka. Ředitel a psychologové: Elektronická spisová dokumentace - není vedena kompletní dokumentace. Odborná psychologická posouzení jednotlivých žadatelů jsou uložena v pracovních počítačích zabezpečených heslem. ová komunikace s žadateli a o žadatelích je uložena po dobu nezbytně nutnou v ové poště. Dle potřeby je vytištěna a založena do písemné spisové dokumentace konkrétních žadatelů. Písemná spisová dokumentace osobně převezme spisovou dokumentaci žadatelů o NRP od koordinátorky kurzů a uloží do své uzamčené spisovny. Psycholog/ředitel vyjme spisovou dokumentaci ze své spisovny na dobu nezbytně nutnou za účelem prostudování všech materiálů a podkladů pro odborné psychologické posouzení. Vypracovanou odbornou psychologickou zprávu společně se zápisem z individuální psychologické konzultace vloží do spisové dokumentace a předá zpět referentce sociálních věcí. Ostatní spisovou dokumentaci klientů uchovává psycholog ve své uzamčené spisovně po dobu potřebnou. Následně je vložena do hlavní uzamčené spisovny RC Z. Matějčka. Asistentka ředitele/podatelna: Evidence přijaté a odeslané pošty Rodinného centra Zdeňka Matějčka se nachází v podacím deníku. Vedení podacího deníku zajišťuje podatelna, jejímž úkolem je komplexní zabezpečení této agendy, tj. zejména zajištění příjmu, evidence, rozdělování dokumentů. Dokumenty obsahují evidenční číslo v deníku, od koho dokument došel, stručný popis, komu byl přidělen. Přijaté a odeslané faktury a hospodářské smlouvy mají vlastní evidenci. Za chod podatelny a výkon její agendy je zodpovědná asistentka ředitele. Podatelně doručený dokument je vždy opatřen podacím razítkem, které obsahuje: název organizace, datum doručení, č.j. počet listů, počet listů příloh. Obálky, kde je na prvním místě uvedeno jméno zaměstnance, se nerozlepují. Obálky se připojují k dokumentům. Dokumenty doručené poštou, cizím zaměstnancem (kurýrem), či zaměstnancem organizace přejímá osobně asistentka, na požádání potvrdí převzetí dokumentu otiskem razítka s uvedením data. Pravidla zapůjčení spisové dokumentace RC Z. Matějčka v žádné formě nezapůjčuje spisovou dokumentaci. Výjimku tvoří možná spolupráce s externím psychologem, kterému je spisová dokumentace zapůjčena pro účely vypracování odborného psychologického posouzení. Osobní převzetí spisové dokumentace externí psycholog stvrzuje svým podpisem. Podepsané dokumenty o převzetí spisové dokumentace jsou uloženy ve spisovně referentky sociálních věcí. Pravidla pro nahlížení do spisové dokumentace a pořizování kopií ze spisu Pouze žadatelé o náhradní rodinnou péči a klienti RC Z. Matějčka mohou na osobní žádost nahlédnout a zažádat o kopii odborné psychologické zprávy, zprávy z průběhu příprav a harmonogramu příprav. Další podklady z jejich spisové dokumentace jsou důvěrné. Výjimku tvoří

3 závažné a výjimečné situace např. kontrolní komise. Musí však předložit povolení k nahlédnutí řediteli DC Paprsek či vedoucímu střediska, kteří budou přítomni po celou dobu kontroly či jinému zacházení se spisy. Současně musí podepsat souhlas s mlčenlivostí ohledně osobních a citlivých údajů. Kontrolní komise mohou nahlédnout na způsob vedení spisové dokumentace dle kontrolního řádu. Zaměstnanci RC Z. Matějčka, kteří mohou nahlížet do spisové dokumentace: Ředitel DC Paprsek Psychologové Referentka sociálních věcí Externí psycholog Z řad dalších pracovníků: - pracovníci MHMP - pracovníci kontrolních komisí řídící se kontrolním řádem Zaměstnanci RC. Z. Matějčka a externí psycholog nesmí vytvářet kopie taxativně stanovených dokumentů převzatých z Magistrátu hl. m. Prahy. V případě, že bude nutné vytvářet kopie z těchto taxativně stanovených dokumentů, je třeba podat žádost na Magistrát hl. m. Prahy, případně na OSPOD, zda je možné kopie vytvořit. Kopie mohou být vytvářeny pouze pro případ další spolupráce. viz. přílohy: Žádost o povolení nahlížení do spisu Odmítnutí žádosti o nahlédnutí do spisu Žadatelé a klienti mají možnost nahlédnout pouze do svých spisových dokumentů, nikoliv do všech spisových dokumentů uložených a evidovaných v RC Z. Matějčka. Žadatelé a klienti tak mohou nahlédnout a zažádat o kopii: odborné psychologické zprávy, zprávy z průběhu příprav a harmonogramu příprav, (detailněji viz odstavec Pravidla pro nahlížení do spisové dokumentace a pořizování kopií ze spisu). Žadatelé a klienti nemohou nahlížet: do protokolů psychologických testů a dotazníků, do poznámek vytvořených psychology, popř. do dalších potřebných dokumentů. Ostatním osobám, které nejsou uvedeny v předchozím odstavci (Pravidla pro nahlížení do spisové dokumentace a pořizování kopií ze spisu) je možnost nahlédnutí do spisu odmítnuta. Archivace a skartace dokumentace Do hlavní spisovny mají přístup: Ředitel DC Paprsek Asistentka ředitele Referentka sociálních věcí

4 viz. příloha: Zaměstnanci spisovny na střediscích.pdf Dokumenty v organizaci přijímané či vytvářené se člení na dokumenty v písemné formě a v elektronické formě. Tento dokument (Archivace a skartace dokumentace) upravuje pouze uspořádání spisové služby pro písemné dokumenty. Po svém vyřízení jsou dokumenty ukládány po dobu své skartační lhůty do hlavní spisovny (případně jsou v průběhu roku vedeny v příručních spisovnách jednotlivých úseků). Zaměstnanci odpovídající za vedení hlavní spisovny provádí kontrolu úplnosti ukládaných spisových dokumentací a vedou potřebnou evidenci o jejich případných zápůjčkách. Ve spisovně jsou takto po dobu svojí skartační lhůty vedeny veškeré dokumenty (tedy i ty s nulovou hodnotou), archiv pak ve skartačním řízení přebírá k archivaci pouze dokumenty s určitou hodnotou archiválie. skartační řád v tomto řádu je dán závazný postup při vyřazování veškerých dokumentů cestou skartačního řízení. Součástí skartačního řádu je skartační plán. Skartační řád je v příloze integrován do spisového plánu. Zde jsou jednotlivým typům dokumentů, které jsou roztříděny do věcných skupin, přiřazeny skartační znaky a lhůty. Základními úkoly organizace zde jsou: - při skartačním řízení se dokumenty rozdělí na tři skupiny: skartační znak A (archiv) dokumenty určené k prohlášení za archiválie skartační znak S (stoupa) dokumenty nemající trvalou hodnotu, určené ke zničení skartační znak V (výběr) takto jsou označeny písemnosti, jejichž hodnotu není možno při jejich vzniku či vyřízení určit. Teprve po uplynutí skartační lhůty bude rozhodnuto, zda jim bude přidělen znak A nebo S - skartační řízení se provede v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty příslušného dokumentu - součástí skartačního řízení je skartační návrh, ten obsahuje zejména seznam dokumentů ke skartaci a návrh termínu provedení skartačního řízení. Skartační návrh zašle organizace příslušnému archivu k posouzení a k provedení výběru archiválií. - výstupem skartačního řízení je příslušným archivem vypracovaný protokol o provedeném skartačním řízení. Ten obsahuje soupis dokumentů vybraných jako archiválie vč. jejich kategorie a určení místa jejich uložení a dále soupis dokumentů, které budou skartovány - předání archiválií k trvalému uložení v archivu je provedeno na základě úředního protokolu - archiválie se následně stane součástí Národního archivního dědictví a je vedena v základní, druhotné a ústřední evidenci. Veškeré detailní postupy se řídí Zákonem o archivnictví a spisové o archivnictví a spisové službě č. 499/04 Sb. Detailně viz přílohy: Archivace a skartace dokumentů Spisový a skartační plán

5 2. Pravidla pro ochranu osobních a citlivých údajů v Rodinném centru Zdeňka Matějčka Systémy technické fyzické ochrany Areál a budova RC Z. Matějčka jsou během nepřítomnosti zaměstnanců uzamčeny. Budova je navíc chráněna bezpečnostním alarmem, který je napojen na Městskou policii Prahy 14. Dokumentace klientů/žadatelů s osobními a citlivými údaji je uchovávána v uzamykatelných kancelářích a v hlavní spisovně, v uzamčených spisovnách a kartotékách. Klíče od hlavní spisovny má pouze ředitel DC Paprsek a pověřené osoby pro archivaci. Jednotlivé klíče od spisoven a kartoték mají konkrétní odpovědní zaměstnanci. Systémy technické IT ochrany Elektronické datové soubory obsahující osobní a citlivé údaje je možné uchovávat v paměti počítače pouze za splnění požadavků ze Zákona Ochrany osobních údajů 13 odst. 4. Elektronická spisová dokumentace je vytvořena a uchovávána v řádně zabezpečených počítačích. Přihlašovací heslo ke konkrétnímu počítači zná pouze uživatel daného počítače a IT správce. Počítače se nacházejí v uzamčených kancelářích (podrobněji viz. Systémy technické fyzické ochrany) viz příloha: Systémy technické fyzické ochrany 3. Způsob poskytnutí souhlasu ke zpracování osobních a citlivých údajů Žadatelé náhradní rodinné péče Poskytují souhlas ke zpracování osobních a citlivých údajů již při podání žádosti o NRP na OSPOD. V RC Z. Matějčka tudíž žádný další souhlas neposkytují. Žadatelé jsou ústně informování o následném nakládání s jejich osobními a citlivými údaji vedenými ve spisové dokumentaci (podrobněji v Pravidla pro vedení, založení a uzavření dokumentace). Ostatní klienti Ostatní klienti Rodinného centra Zdeňka Matějčka, kteří nejsou žadateli o náhradní rodinnou péči, jsou ústně informováni o následném nakládání s jejich osobními a citlivými údaji vedenými ve spisové dokumentaci. viz. příloha: Informovaný souhlas s poskytováním péče v DC Paprsek

6 Zpracoval: Tým RC Z. Matějčka Závazný pro: Zaměstnance RC Z. Matějčka Revize dokumentu dne: Účinnost dokumentace: na dobu neurčitou Jméno: Tým RC Z. Matějčka Schválil: PhDr. Jaroslav Šturma, ředitel dne: Podpis Podpis