Oponentní vyjádření k analýze outsourcingu IT na ÚMČ Praha 10. Městská část Praha 10

Transkript

1 Oponentní vyjádření k analýze outsourcingu IT na ÚMČ Praha 10 Městská část Praha 10 Finální verze

2 1 Předmět zakázky a přístup k realizaci 1.1 Předmět zakázky Předmětem tohoto oponentního vyjádření je analýza outsourcingu IT na ÚMČ Praha 10 (dále také Analýza ), kterou zpracovala společnost PADCOM, s.r.o. v roce 2014, a která sestává z následujících 2 výstupů, které byly předány společnosti Deloitte Advisory, s.r.o., (dále Zhotovitel ) dne elektronickou cestou: Výstup Vyhodnocení systému outsourcingu IT na ÚMČ Praha 10 Část 1.: Zhodnocení současného stavu Zpracoval Ing. Luděk Kryšpín Datum vydání (verze) (verze 1.04) Elektronická verze MD5 otisk 1_Analytická zpráva_final_3.docx 7d2df5c47e788de41be275bb534966d6 Výstup Vyhodnocení systému outsourcingu IT na ÚMČ Praha 10 Část 2.: Návrh opatření Zpracoval Ing. Luděk Kryšpín Datum vydání (verze) (verze 1.04) Elektronická verze MD5 otisk 2_Doporučení_final_4.docx f06b99dc50beb57a1fcf49d897369f83 Toto oponentní vyjádření bylo zpracováno na základě objednávky č. OHS/0214/2015 ze dne Předpoklady oponentního vyjádření Zhotovitel při přípravě oponentního vyjádření vychází, vedle vlastního firemního know-how, také z údajů uvedených v dokumentech uvedených v předcházející části, přičemž předpokládá, že v původní Analýze byly veškeré číselné hodnoty uvedeny správně, pravdivě a úplně (toto se především týká informací o nákladech ostatních městských částí v oblasti ICT, údajích o nákladech ÚMČ a parametrů uvedených ve smlouvách a dodatcích smluv s dodavateli). 1.3 Základní otázky oponentního vyjádření Oponentní vyjádření ve vztahu k analýze outsourcingu IT na ÚMČ Praha 10 odpovídá na následující otázky: 1. Lze potvrdit, že Analýza byla zpracována v souladu s nejnovějšími poznatky a zavedenými postupy v oboru IT a její závěry jsou tedy plně způsobilé pro rozhodování ÚMČ Praha 10 o alternativách dalšího postupu při zajišťování potřebných služeb ICT v následujících letech? 2. Lze potvrdit, že výsledné předpokládané náklady na realizaci alternativ dalšího postupu ÚMČ Praha 10 při zajišťování potřebných služeb ICT, stanovené Analýzou, vycházejí z pravdivých a potvrzených skutečností, byly stanoveny v souladu s nejnovějšími poznatky a zavedenými postupy v oboru IT a jsou tedy plně způsobilé pro rozhodování ÚMČ Praha 10 2

3 o alternativách dalšího postupu při zajišťování potřebných služeb ICT v následujících letech? 3. Lze potvrdit závěr Analýzy doporučující, aby ÚMČ Praha 10 při zajišťování potřebných služeb ICT v následujících letech využila dodávku komplexních ICT služeb prostřednictvím externího dodavatele? 3

4 2 Oponentní vyjádření 2.1 Zhodnocení postupů užitých pro zpracování Analýzy Otázka 1. Lze potvrdit, že Analýza byla zpracována v souladu s nejnovějšími poznatky a zavedenými postupy v oboru IT a její závěry jsou tedy plně způsobilé pro rozhodování ÚMČ Praha 10 o alternativách dalšího postupu při zajišťování potřebných služeb ICT v následujících letech? Oponentní vyjádření Zdůvodnění Ano, analýza byla zpracování v souladu se zavedenými postupy a její závěry jsou způsobilé pro rozhodování ÚMČ Praha 10. Metodika přípravy Analýzy, pro část 1. (Zhodnocení současného stavu) je předmětem kapitoly č. 2 dotčeného dokumentu. Zvolený přístup opírající se o 3 zdroje smluvní podklady, rozhovory s klíčovými pracovníky na straně ÚMČ Praha 10 i na straně Dodavatele služeb a rozbor nákladů považuje Zhotovitel za správný a odpovídá oborovým zvyklostem a dobré praxi. Při analýze procesů se autor Analýzy opírá o metodický rámec ITIL, který je i podle názoru Zhotovitele pro tento účel nejvhodnější. Autor studie uvádí, že vychází z verze 2007 (tzv. ITIL v3), nejaktuálnější verzí metodického rámce je však ITIL Zhotovitel však má za to, že změny mezi těmito verzemi nejsou natolik zásadní, aby zneplatnily zjištění plynoucí z využití předchozí verze pro přípravu Analýzy. K vlastní analýze Zhotovitel uvádí následující: Při definici pojmu outsourcing v kapitole 4.1 Obecně o outsourcingu se autor odkazuje na prameny a výzkumy, které jsou odkázány nejednoznačně či vůbec, přesto však lze s celkovými závěry kapitoly souhlasit (odpovídají obecně přijímaným zjištěním v oboru). Zhotovitel však považuje za důležité zdůraznit, že v kapitole uváděné přínosy outsourcingu jsou dosahovány pouze se zkušeným dodavatelem při správně nastavených smluvních vztazích a především kvalitním a důrazném řízení dodavatelsko-odběratelského vztahu na straně odběratele (tj. ÚMČ Praha 10). Zhotovitel považuje za zásadní zjištění, resp. podnět pro strategické rozhodování v oblasti komunikační strategie, které není však uvedeno v souhrnu zjištění týkající se parametrů poskytování služeb call centra. Změna parametrů call centra z aktuálního režimu 7x24 na 5x12 (jak je navrhováno autorem analýzy) či jiný obdobný režim může znamenat signifikantní úsporu nákladů. V oblasti doporučení Analýzy k oblasti rozsahu outsourcovaných služeb je třeba zdůraznit především zmíněnou nutnost vypořádat se s problematikou mobilních zařízení (především v oblasti bezpečnosti) a potřebu lepší specifikace nakupovaného HW, potažmo SW. V oblasti parametrů služeb (kapitola 4.5.1) souhlasí Zhotovitel s autorem Analýzy v názoru, že stávající SLA jsou navržena velmi měkce. Pro budoucí období je nejen možné, ale nutné vyžadovat zlepšení minimální garantované dostupnosti služeb na úroveň 99%. V oblasti srovnání nákladů ÚMČ Praha 10 a dalších (srovnatelných) městských 4

5 částí Zhotovitel za nejvhodnější metriku považuje náklady na zaměstnance, namísto využité složité argumentace o procentuálních rozdílech v počtu obyvatel, pracovníků. I přes tento nedostatek lze podpořit doporučení uvedené v kapitole 4.6.4, tj. pokračovat cestou outsourcingu, neboť s ohledem na situaci na trhu lze očekávat snížení cen služeb proti roku 2010, kdy byla uzavřena stávající smlouva. K zhodnocení absolutní výše nákladů (po přepočtení na zaměstnance) Zhotovitel dále uvádí, že náklady ÚMČ Praha 10 a dalších uvedených ÚMČ, jak jsou uvedeny v Analýze, odpovídají obvyklým IT nákladům na zaměstnance v ČR, které dle dat Českého statistického úřadu 1 činí cca 100 tis. Kč na zaměstnance a rok. K doporučením k jednotlivým službám řízení IT (dle kap ) nemá Zhotovitel připomínky. Za klíčové doporučení, resp. nezbytnou část budoucích procesů v oblasti správy financí, považuje Zhotovitel povinnost Dodavatele služeb definovat finanční dopady jím navrhovaných opatření a změn. Výčet 3 možných variant (s přihlédnutím k prostředí úřadu ÚMČ Praha 10) považuje Zhotovitel za kompletní. 2.2 Zhodnocení způsobu stanovení nákladů alternativ Otázka 2. Lze potvrdit, že výsledné předpokládané náklady na realizaci alternativ dalšího postupu ÚMČ Praha 10 při zajišťování potřebných služeb ICT, stanovené Analýzou, vycházejí z pravdivých a potvrzených skutečností, byly stanoveny v souladu s nejnovějšími poznatky a zavedenými postupy v oboru IT a jsou tedy plně způsobilé pro rozhodování ÚMČ Praha 10 o alternativách dalšího postupu při zajišťování potřebných služeb ICT v následujících letech? Oponentní vyjádření Zdůvodnění Náklady na realizaci alternativ byly stanoveny v souladu se zavedenými postupy a obsahují obvyklé komponenty. Konkrétní stanovenou výši nákladů alternativ Zhotovitel není schopen ověřit a plně vychází z hodnot uvedených v Analýze. Závěry analýzy vycházející z těchto vstupních hodnot jsou způsobilé pro rozhodování ÚMČ Praha 10. Při hodnocení způsobu stanovení nákladů jednotlivých alternativ dalšího postupu Zhotovitel vychází z druhé části Analýzy, Návrh opatření. V úvodu k tématu outsourcingu (kap. 3) autor uvádí potenciál úspory s nedostatečně odkázaným zdrojem, takže není možné ověřit validitu údaje. Vzhledem k tomu, že uvedené hodnoty nejsou v samotném ekonomickém zhodnocení využity a mají spíše sloužit jako úvod do problematiky, hrozí pouze potenciální nastavení mylných očekávání u čtenáře. Polemizovat lze také s vyzdvihováním komplexity IT prostředí ve veřejné správě ano, toto prostředí je velmi komplexní, ale i mimo veřejnou správu najdeme řadu oblastí s obdobnou komplexitou. Obdobně jako u minulé připomínky Zhotovitele, zde hrozí pouze nastavení mylných očekávání, ale následná ekonomická analýza tímto není zneplatněna. Pro srovnávání nákladů s obdobně velkými úřady platí připomínka Zhotovitele z předchozího bodu, tj. za vhodnější Zhotovitel považuje užití přepočtu ceny na 1 Odvozeno z dat o výdajích na ICT a dat zaměstnanosti pro r (pro nějž jsou dostupná kompletní data Českého statistického úřadu): 5

6 zaměstnance namísto porovnávání procentuálních rozdílů v počtu obyvatel či velikosti IT oddělení příslušných ÚMČ atp. Tato připomínka však nezneplatňuje celkové doporučení postupovat variantou 1. Ačkoli zhodnocení nákladů outsourcingu je věnována nepoměrně krátká úvaha ve srovnání s analýzou ostatních oblastí, postup autora Analýzy, který pro výpočet ceny outsourcingu jako pesimistickou variantu uvažuje zachování stávajících nákladů ve výši ,- Kč / rok, lze považovat za bezpečný a výstup za validní. Za účelem zvýšení jistoty při nastavování maximální ceny budoucího výběrového řízení Zhotovitel doporučuje Objednateli v rámci přípravy zadávací dokumentace zakázky provést rychlý průzkum trhu, případně využít informace z obdobných řízení realizovaných jinými městskými částmi (např. ÚMČ Praha 4). 2.3 Zhodnocení doporučení Analýzy Otázka 3. Lze potvrdit závěr Analýzy doporučující, aby ÚMČ Praha 10 při zajišťování potřebných služeb ICT v následujících letech využila dodávku komplexních ICT služeb prostřednictvím externího dodavatele? Oponentní vyjádření Autor analýzy použil při přípravě analýzy a jejích doporučení obvyklé postupy a zjištění analýzy se shodují se Zhotovitelovou znalostí ICT trhu a prostředí. Zdůvodnění Konkrétní stanovenou výši nákladů alternativ Zhotovitel není schopen ověřit a plně vychází z hodnot uvedených v Analýze. Závěry analýzy vycházející z těchto vstupních hodnot jsou způsobilé pro rozhodování ÚMČ Praha 10. Pro nastavení hodnotících kritérií Zhotovitel doporučuje mírně odlišné rozdělení, a to 60%:40% pro Výši nabídkové ceny, resp. Koncepci cílového uspořádání (oproti rozdělení 50%:50%doporučených autorem Analýzy). Při hodnocení způsobu stanovení nákladů jednotlivých alternativ dalšího postupu Zhotovitel vychází z druhé části Analýzy, Návrh opatření. Zhotovitel souhlasí se stanovisky autora k variantě 1 (zachování outsourcingu) a dodává, že úspora při využití této varianty spočívá také v úspoře úsilí a nákladů ÚMČ spojených s dílčími výběrovými řízeními, která by bylo nutné realizovat, pokud by se jednotlivé dodávky a služby poptávaly zvlášť. Zhotovitel vyzdvihuje, že pro úspěšnou realizaci této varianty je nutné kvalitní personální zajištění na straně MČ v oblasti řízení vztahu s dodavatelem (více v předchozím bodě tohoto oponentního posudku), jak je z větší části popsáno v kapitole druhé části analýzy. Varianta insourcingu či návratu k mechanizmu částečného outsourcingu služeb také dle názoru Zhotovitele není vhodná (mj. s ohledem na identifikovaná rizika), a to i přesto, že autor Analýzy v oblasti času optimisticky uvažuje transformační období v délce pouze 6 měsíců (přičemž každé prodloužení tohoto období, resp. celého procesu insourcingu značně zvyšuje negativní dopady do fungování úřadu ÚMČ Praha 10).Dále je třeba konstatovat, že i v rámci insourcingu je velká část dodávek a služeb nakupována. K navržené metodě hodnocení a hodnotícím kritériím pro budoucí veřejnou zakázku Zhotovitel doporučuje mírně odlišné rozdělení, a to 60%:40% pro Výši nabídkové ceny, resp. Koncepci cílového uspořádání (oproti rozdělení 50%:50%doporučených autorem Analýzy). Jak plyne z ekonomické analýzy, významnou část nákladů (ceny) tvoří cena HW. Cena HW obecně nepodléhá 6

7 výrazně změně mezi jednotlivými dodavateli v odvětví a zároveň HW není příliš závislý na ostatních kvalitativních parametrech služeb. Zhotovitel se domnívá, že nastavení kritérií 60%:40% přinese zvýšený tlak na cenu při zachování potřebné kvality nabízených služeb, tzn., že povede k vyšší ekonomické výhodnosti zakázky. 2.4 Shrnutí Z výše uvedených odpovědí na jednotlivé otázky je zřejmé, že analýza Vyhodnocení systému outsourcingu IT na ÚMČ Praha 10 zpracovaná v roce 2014 společností PADCOM, s.r.o., byla zpracována obvyklými postupy a její závěry jsou způsobilé pro rozhodování ÚMČ Praha 10 ve věci dalšího postupu při zajišťování ICT služeb v dalších letech. 7

8 Deloitte označuje jednu či více společností Deloitte Touche Tohmatsu Limited, britské privátní společnosti s ručením omezeným zárukou, a jejích členských firem. Každá z těchto firem představuje samostatný a nezávislý právní subjekt. Podrobný popis právní struktury společnosti Deloitte Touche Tohmatsu Limited a jejích členských firem je uveden na adrese Společnost Deloitte poskytuje služby v oblasti auditu, daní, poradenství a finančního poradenství klientům v celé řadě odvětví veřejného a soukromého sektoru. Díky globálně propojené síti členských firem ve více než 150 zemích má společnost Deloitte světové možnosti a poskytuje svým klientům vysoce kvalitní služby v oblastech, ve kterých klienti řeší své nejkomplexnější podnikatelské výzvy. Přibližně odborníků usiluje o to, aby se společnost Deloitte stala standardem nejvyšší kvality Deloitte Česká republika