Zápis o jednání pedagogické rady Domu dětí a mládeže Helceletka

Transkript

1 Zápis o jednání pedagogické rady Domu dětí a mládeže Helceletka k ukončení školního roku 2017/2018 konané dne: pobočka Frikulín, Gromešova 1, Brno-Řečkovice přítomni: viz prezenční listina Pedagogická rada projednala: 1. Legislativní změny Zásadní agenda Ředitelka zařízení vydává k novou směrnici k problematice ochrany osobních údajů, do které je zapracována nová právní úprava daná Evropským nařízením GDPR. Došlo k úpravě Pamlskové vyhlášky, k jejímu zmírnění. Od dojde k navýšení platů v rámci školství o 15%. Zvýší se finanční podpora sportovního odvětví ve volnočasovém sektoru. 2. GDPR obecné informace, směrnice, pracovní náplně Přítomní byli seznámeni se základními principy ochrany osobních údajů v rámci GDPR, dále byli důkladně seznámeni se směrnicí, zajišťující implementaci GDPR do organizace a zejména se svými povinnostmi na úseku ochrany osobních údajů. Úkoly na úseku ochrany osobních údajů jsou nově obsahem pracovních náplní interních zaměstnanců (aktualizace). Proběhne kontrola správnosti osobních údajů zaměstnanců - adresa, telefon, zdravotní pojišťovna atd. Zaměstnanci mají povinnost stanovenou zákoníkem práce ohlašovat změny v osobních údajích - telefon, stav, bydliště. 3. GDPR implementace na pobočkách Přítomní byli seznámeni se zásadami implementace GDPR do organizace viz příloha Implementace GDPR do organizace. Týž dokument je přístupný na intranetu (Intranet/GDPR/vnitřní dokumenty). Přítomní byli seznámeni s povinností poučit v oblasti OOÚ také externí pracovníky, zajišťující tábory. Stručný manuál informační minimum a záznam o poučení jsou dostupné na intranetu (Intranet/Táborové/BOZP a GDPR - pracovníci na táboře/vstupní a periodická školení). Vysvětleno bylo i pověření ke zpracovávání osobních dat pro hlavního vedoucího tábora, který není interním zaměstnancem. Formulář pověření je součástí stejného dokumentu.

2 Přítomní byli seznámeni s pravidly pořizování, zpracovávání a především zveřejňování fotodokumentace činnosti s klienty. Základní řešení této problematiky je popsáno v dokumentu Průvodce používáním fotografií, přístupném z Intranetu (Intranet/GDPR/Vnitřní dokumenty). Přítomní byli seznámeni s neslučitelností účelů souhlasů se zpracováním osobních údajů zejména, že pro použití k marketingovým (nereportážním) účelům (propagační předměty, plakáty etc.) je potřeba výslovný souhlas, nezapracovaný v přihlášce. Jeho formulář je k dispozici na intranetu (Intranet/GDPR/Formuláře souhlasů/jiný účel zpracování osobních údajů/ Souhlas pro jiný účel než publikace na síti). V rámci řešení dalších opatření byla zmíněna nutnost zabezpečit (uzamykatelná skříňka) deníky v rámci působení externistů. Do září nutno ve vedení vyřešit pravidla pro deníky v rámci tzv. cestovních kroužků, které se uskutečňují v režii externistů na jiném pracovišti. Výroční agenda 4. Hodnocení činnosti: DVPP, FKSP, úhrada za ZV Cílové odměny: za květen realizace akce (Superhrdinové: 100 let republiky). Osobní příplatky bylo připomenuto, že jsou nově vázány na počty dětí v pravidelné činnosti, ostatní (ekonomika táborů a akcí) zohledněno v odměnách. Odměny za 2. pololetí - zohledněny budou: počet akcí, ekonomika akcí a táborů, počet táborů a dětí na nich, administrativa (řádně odevzdávané týdenní plány, podklady pro mzdy, plány činností a hodnocení, přihlášky, deníky, atd.) 5. Informace podle 279 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, o ekonomické a finanční situaci zařízení, rozpisu rozpočtu od zřizovatele i státního rozpočtu na rok 2018 Přítomným byly předány Informace podle 279 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, o ekonomické a finanční situaci zařízení, rozpisu rozpočtu od zřizovatele i státního rozpočtu na rok 2018, výhledu počtu pracovních míst. Dále byli seznámeni se schváleným hospodářským výsledkem, stavem fondu odměn a FKSP. 6. Hodnocení práce poboček formulář hodnocení, veřejný závazek Hodnocení činnosti za školní rok 2017/2018 pomocí formuláře, který byl rozeslán a je k dispozici také na intranetu (E-vedení/Plánování a hodnocení činnosti/hodnocení práce pobočky) Odevzdává vedoucí pobočky do Je dobré, aby se na hodnocení podíleli všichni pracovníci pobočky. Je dobré skutečně a reálně zhodnotit práci za celý školní rok, podařené a nepodařené. Zvláštní prostor má hodnocení krátkodobých cílů, určených na začátku roku. Přítomní byli s formulářem seznámeni.

3 Veřejný závazek se odevzdává také do na formuláři, který byl rozeslán už na jaře a je dostupný také z intranetu (E-vedení/Plánování a hodnocení činnosti/hodnocení práce pobočky). Smyslem formulace závazku je hledání společných hodnot napříč organizací a vnitřního nastavení jednotlivých poboček tak, aby šlo autenticky budovat hodnoty organizace, její zásady (vyjádřené například etickým kodexem pracovníků) a především implementovat do organizace cíle a vize formulované novou ředitelkou, resp. tento proces usnadnit. Výsledky sběru těchto dat budou prezentovány na pedagogické radě v září. Projekty a organizační informace 7. Hodnocení společné akce - Superhrdinové Přítomní byli seznámeni s hodnocením přípravy, realizace a výsledků společné akce všech poboček, zejména s jejími přesahy do budování týmu organizace a její značky. Byly vysvětleny některé kroky organizačního týmu (zrušení programu na pódiu, zrušení doprovodného programu pro školy) a byly také zmíněny úvahy o potřebě změnit formát akce, případně jej zeštíhlit. Byla oceněna připravenost, kreativita a pedagogická práce některých poboček na akci. Zhodnocení řízení akce a její případný redesign budou předmětem jednání některé z porad vedoucích poboček. 8. Letní činnost legislativa, odevzdání materiálů k LČ, k vyúčtování, rozpis pracovní doby na táborech Legislativní požadavky jsou pro pořádající osoby dány: o zákonem č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví, ve znění pozdějších předpisů o vyhláškou č. 106/2001 Sb., o hygienických požadavcích na zotavovací akce pro děti, v novelizovaném znění vyhláškou č. 148/2004 Sb. do je potřeba odevzdat: o program tábora včetně osnovy celotáborové hry o seznam pracovníků tábora (potvrzuje vedení organizace, potvrzený by měl být na táboře k dispozici pro případnou kontrolu) o GPS lokaci tábora o rozpočet tábora (pokud nebyl doposud odevzdán) k vyúčtování: o vyúčtování, rozpočet o přihlášky a listy účastníka o statistika = docházka o leták nebo průvodní informace pro účastníky o podepsané poučení o BOZP od ostatních vedoucích (externisté) o poučení externistů o GDPR o a další náležitosti: režim dne jídelníček tabulka personálního zabezpečení (rozpis služeb) kniha úrazu (stačí jeden papír s podpisem zdravotníka)

4 Rozpis pracovní doby na táborech: Pracovní doba na táboře: písemný rozvrh zpracovaný na každých 7 dní. Nepřetržitý provoz spolu s dětmi. o 2 pracovníci: 12 hodin práce, 12 odpočinku o 3 pracovníci: práce po 8 hodinách, lze udělat i to, že se budou krýt, ale pozor na čas odpočinku musí být po týdnu. o o Vykazování v pracovním výkazu souhlasí s rozvrhem, který je předem stanovený. Při přejíždění z jednoho tábora na druhý je nutné respektovat pauzu 36 hodin. Kratší interval není možný. Hygiena ohlašovací povinnost: Pořádající osoba je povinna 1 měsíc před zahájením zotavovací akce ohlásit příslušnému orgánu ochrany veřejného zdraví (územní pracoviště Krajské hygienické stanice v místě konání akce): a) termín a místo jejího konání, GPS, b) počet dětí zúčastněných na zotavovací akci, c) způsob jejího zabezpečení pitnou vodou a d) způsob zajištění stravování účastníků zotavovací akce. o Pokud si pronajímáte základnu, tak je povinností provozovatele (nás) mít rozbor pitné vody. Není to povinnost majitele. Pokud je základna napojená na vodovod, tak rozbor není třeba. o Podmínky dětí na zotavovací akci: potvrzení od lékaře (formulář, je možný mít jeden jsme povinni jej rodiči vrátit). Pozor: dítě musí být ŘÁDNĚ očkováno. Nestačí mít vypsané pouze vakcíny. o Potvrzení od lékaře nemusí mít zletilí účastníci, ale bezinfekčnost ano. Mohou si ji podepsat sami. o Podpis BOZP pracovníků o Lékárnička, čisticí prostředky nepřelévat do jiných nádob! o Povinnosti zdravotníka lékař, zdravotní sestra, student lékařství po ukončení 3. ročníku, zdravotník zotavovacích akcí; vede seznam dětí a zdravotnický deník (archivovat 6 měsíců), odebírá dokumenty od rodičů, informovat rodiče po skončení tábora 9. Organizační informace k novému školnímu roku Kroužky na zkoušku zkušební týden pro děti, které ještě nejsou rozhodnuté, do jakého kroužku u nás nastoupí. Všechny hodiny, které v tomto týdnu proběhnou, jsou pro naše klienty zdarma. Konec kroužků je , následující dva týdny (do ) jsou k dispozici jako náhrada za neproběhnuté hodiny v průběhu školního roku. Státní svátky se nenahrazují. Harmonogram organizace školního roku bude zveřejněn na Intranetu i na našem webu pro klienty.

5 10. Projektové informace Šablony Proběhlo vysvětlení šablon, ze kterých budeme jako organizace čerpat: o školní asistent o DVPP o sdílení pedagogických zkušeností prostřednictvím návštěv o vzájemná spolupráce pedagogů o zapojení odborníka z praxe do výuky o nové metody do výuky o kluby o projektový den v SVČ o projektový den mimo SVČ Vedoucí pracovišť, po důkladném probrání na předchozí poradě vedoucích, sepsali své požadavky k Šablonám II. Pokud má ještě někdo připomínku, anebo by chtěl zapracovat další šablony, s nimiž by měl zájem pracovat, tak em pošle připomínku / požadavek do Běžná agenda a jiné 11. BOZP termíny kontrol, poučení o táborové BOZP Připomenuty aktuální kontroly BOZP lékárničky na pracovištích i táborové, prověrka pracoviště. Připomenuta povinnost proškolit v BOZP táborové pracovníky (pokud jsou to externisté, kteří nebyli proškoleni dříve tento rok), formuláře na intranetu, v sekci Táborové. Je nutné seznámit všechny pracovníky tábora s pracovištěm formulář B42b Zápis o seznámení zaměstnanců s BOZP a PO na tábořišti je k dispozici v intranetu, v sekci Táborové. Všechny osoby činné v zotavovací akci tak, že vykonávají dozorovou činnost, k tomu musí být zdravotně způsobilé aktualizovaný (rozeslaný obsahoval chybu) formulář je k dispozici na intranetu (Intranet/Táborové/ BOZP a GDPR - pracovníci na táboře/ Vstupní a periodická školení). Ustanovení se netýká jednak interních pedagogů, jednak osob, které jsou pedagogickými pracovníky nebo zdravotnickými pracovníky podle příslušných právních předpisů. Podrobnosti ve znalostní bázi intranetu. 12. IS Domeček Není možné instalovat jinam než na služební PC. Klientské účty: klient se v systému vytváří na základě párování RČ a registračního mailu. Jakmile dítě někdo zadá ručně, k tomuto spárování nedochází. Od této chvíle není možné klienta zadávat ručně, musí si sám přes náš web vytvořit účet a zaregistrovat pod něj všechny účastníky. V případě obtíží odkažte klienta co nejdříve k Evě Rozehnalové. V systému nově přibyly důvody zpracování, které souvisí s GDPR. Klient je musí při přihlašování proklikat a s těmi nezbytnými pro naši činnost musí souhlasit. Z tohoto důvodů také neexistuje nic jako papírová přihláška. Interní poznámky: slouží nám napříč organizací, abychom upozornili kolegy na specifika: rozvodové řízení, střídavá péče, snížená platba zlomená noha, atd. Prosíme o jejich používání, zejména při peněžních operacích.

6 13. Termíny porad Zahajovací pedagogická rada začínají porady vedoucích pracovišť, dále pokračují ve standardním harmonogramu. 14. Zabezpečení poboček během letních prázdnin V průběhu letních prázdnin na jednotlivých pracovištích probíhají tábory. Pokud vedoucí ví, že bude pracoviště delší dobu prázdné, přesvědčí se o tom, že jsou okna i dveře zavřené, všechny spotřebiče vypnuté a prostory jsou uzamčené. 15. Diskuze a dodatečně zařazené body Navrhnuta funkce samoodhlášení z IS Domeček po nějaké době nečinnosti. Na pobočce Domeček nutnost zařídit na PC v kanceláři účet HOST pro potřeby tisku. Shrnutí úkolů a uložená nařízení 16. Uložená opatření a nařízení Ředitelka organizace ukládá: 1. Vedoucím poboček společně s účetní DDM zkontrolovat, zda všichni účastníci a evidovaní v docházce zaplatili úhradu za vzdělávání a zda ji zaplatili za celé období únor - červen Termín: do Všem zaměstnancům detailně se seznámit s textem nové směrnice ke GDPR. Obecné seznámení zaměstnanci stvrdili podpisem na prezenční listině. 3. Všem zaměstnancům, kteří vedou jakoukoli evidenci osobních údajů účastníků a zaměstnanců - zkontrolovat, zda tato evidence obsahuje jen data, která je DDM oprávněn zpracovávat, - jiná data nad tento rozsah vyřadit a dál nezpracovávat, - zabezpečit dostatečnou ochranu zpracovávaných osobních údajů před neoprávněným přístupem technickými a organizačními opatřeními, - zajistit informovaný souhlas zákonných zástupců, pokud je nezbytný, - zaměstnancům DDM nahlédnutím do svých osobních spisů zkontrolovat, jaké údaje o nich organizace zpracovává, uplatnit své právo na opravu či výmaz osobních údajů, - a další úkoly vyplývající ze směrnice ke GDPR. 4. Všem zaměstnancům provést kontrolu úplnosti majetku DDM, zvláště pokud byly v objektech prováděny práce cizími osobami, zabezpečit objekty před prázdninami.

7 5. Všem zaměstnancům seznámit se s textem dokumentů a právních předpisů uvedených v zápisu jednání pedagogické rady. Tyto texty jsou uloženy na místě v organizaci obvyklém, spolu s nejdůležitějšími právními předpisy a směrnicemi DDM. Pracovníci nepřítomní na poradě budou s těmito dokumenty seznámeni dodatečně. 6. Vedoucím poboček odevzdat materiály a také deníky se všemi náležitostmi a zhodnocení činnosti pobočky do Pokud není vymezení konkrétním termínem, platí termín splnění do Zapsala: Mgr. Veronika Presová Ověřila: Mgr. Zdeňka Říhová