UŽIVATELSKÁ DOKUMENTACE

Transkript

1 Formulář Seznam zaměstnanců Zpracoval Útvar Datum vytvoření Datum aktualizace Počet stran Počet příloh Jiří Soušek, Kamila Plecitá Sekce personální procesy back office

2 Obsah Obsah Úvod Podporované aplikace a nastavení zabezpečení Rozdíly v souborech pro Excel a Calc Otevření dokumentu Vyplnění formuláře Postup pro zadání akcí (A) Uložení formuláře a zobrazení seznamu Vyplnění a tisk seznamu zaměstnanců Náhled na tiskový seznam zaměstnanců Postup pro zadání odměn a nepeněžních darů-sportovní oblečení Uložení formuláře a zobrazení seznamu Vyplnění a tisk seznamu zaměstnanců Náhled na tiskový seznam zaměstnanců Náhled na Krycí list Odelsání dokumentu Česká pošta, s.p., se sídlem Politických vězňů 909/4, Praha 1, IČ: Strana 2/13

3 1. Úvod Tento manuál slouží k vyplnění souborů (formulářů) přehledu čerpání z FKSP formou účasti na akci, odměny a nepeněžních darů v aplikacích Excel (MS Office) a Calc (OpenOffice.org.) Podporované aplikace a nastavení zabezpečení Přestože formuláře vypadají v obou systémech na první pohled shodně, liší se v několika dále popsaných detailech. Název souboru Určeno pro Podporovaná verze aplikace FKSP_formular_excel.xls Microsoft Excel MS Office 2002 a vyšší FKSP_formular_calc.ods Open Office - Calc OpenOffice.org a vyšší Soubory otevírejte pouze v příslušných aplikacích. Soubor FKSP_formular_excel.xls (verze pro Excel) lze sice otevřít také v programu Calc, ale formulář nebude korektně fungovat. Pro správnou funkci formuláře je třeba nastavit úroveň zabezpečení maker na střední nebo nízkou. Provede se v následujících nabídkách takto: Pro Excel verze MS Office 2002 a 2003 Nástroje/Možnosti/záložka Zabezpečení, tlačítko Zabezpečení maker Pro Excel verze MS Office 2007 Tlačítko Office/Možnosti aplikace Excel/Centrum zabezpečení/nastavení centra zabezpečení/nastavení maker/ Zaškrtnout pole Povolit všechna makra nebo Zakázat všechna makra s oznámením (při spuštění souboru se vždy aplikace ptá na povolení maker) Pro Calc z balíku OpenOffice.org od verze Nástroje/Volby/Bezpečnost, tlačítko Zabezpečení maker Po úpravě nastavení zabezpečení je třeba aplikaci (Excel nebo Calc) zavřít a znovu otevřít, aby se změna v nastavení projevila. Pozor: Pokud používáte pro zpracování odměn MS Office 2007, ukládejte vždy formulář ve verzi nižší (kompatibilní s verzí ), přípona.xls. Přípona.xlsx je chybná! 1.2. Rozdíly v souborech pro Excel a Calc 1) V souborech, při aktivaci funkčních tlačítek formuláře: - v aplikaci Calc dojde k potlačení viditelnosti pracovního okna formuláře do doby, než je formulář opět připraven pro práci zadavatele. - v aplikaci Excel dojde k znehybnění obrazu formuláře do doby, než je formulář opět připraven pro práci zadavatele. Česká pošta, s.p., se sídlem Politických vězňů 909/4, Praha 1, IČ: Strana 3/13

4 2. Otevření dokumentu Před zadáním čerpání je třeba zkontrolovat aktuálnost formuláře dle podnikového portálu. Pokud je na portálu u formuláře provedena aktualizace ( datum aktualizace ), je nutné si nový formulář uložit do adresáře na disku. Poté ho otevřeme dvojklikem na jeho název. Po otevření se zobrazí list Formulář. Česká pošta, s.p., se sídlem Politických vězňů 909/4, Praha 1, IČ: Strana 4/13

5 3. Vyplnění formuláře Na listu Formulář je třeba vybrat druh čerpání. Dle vybraného druhu čerpání existují dva různé postupy vyplnění formuláře. A) AKCE volba 1. Akce (pobytová rekreace, zájezdy, kulturní akce, rehabilitace - masáže apod.) na níž je čerpáno prostředků z FKSP. B) ODMĚNY a nepeněžní DARY z FKSP volba 2., 3. a 4. Česká pošta, s.p., se sídlem Politických vězňů 909/4, Praha 1, IČ: Strana 5/13

6 3.1. Postup pro zadání akcí (A) Na formuláři vybereme volbu 1. Akce z FKSP (MD 9656) a následně je třeba vyplnit všechna žlutě podbarvená pole. Modrá pole mají doplňující, informační, charakter a nejsou nezbytná pro uložení souboru Uložení formuláře a zobrazení seznamu Po vyplnění všech povinných polí se dle vygenerovaného názvu výstupního souboru a kliknutím na tlačítko Uložit soubor a pokračovat v naplnění seznamu zaměstnanců soubor uloží do adresáře, ve kterém byla uložena původní šablona formuláře. Česká pošta, s.p., se sídlem Politických vězňů 909/4, Praha 1, IČ: Strana 6/13

7 Vyplnění a tisk seznamu zaměstnanců Současně s uložením souboru se zobrazí list Seznam, list Formulář se skryje. V tabulce je třeba vyplnit žlutě podbarvená pole, modrá pole mají informační charakter. Údaje do seznamu zadáváme vždy od první řádky a řádky nevynecháváme. Tlačítkem Zpět na Formulář v horní části tabulky se lze vrátit a upravit údaje na listu Formulář. Pokud však na listu Formulář změníme druh příspěvku, vymažou se hodnoty vyplněné na listu Seznam! Pole na listu Seznam : Osobní číslo zaměstnance zadejte vždy osobní číslo zaměstnance, k němuž se váže čerpání z FKSP. Příjmení - zadejte příjmení zaměstnance/osoby na akci. Jméno - zadejte jméno zaměstnance/osoby na akci. Celková částka faktury zadejte částku, představující náklady zadaného osoby na akci. Poznámka (nepovinné) možnost zadání doplňujících informací (maximálně 20 znaků). Osoba - označení druhu osoby, zadané do řádku, hodnotu vyberte z nabídky buňky. Vybraná hodnota ZAM zadaná osoba v řádku je zaměstnanec ČP, DET zadaná osoba v řádku je dítě zaměstnance a splňuje podmínky pro příspěvek z FKSP (nemá ukončenou povinnou školní docházku), v ostatních případech vyberte z nabídky buňky hodnotu OST. Platba poukázkou (Ano/Ne) pokud zaměstnanec/osoba na akci hradí náklady spojené s akcí poštovní poukázkou, vyberte z nabídky buňky hodnotu Ano. Náklady spojené s účastí této osoby na akci nebudou sráženy ze mzdy zadaného osobního čísla zaměstnance. V opačném případě vyberte z nabídky buňky hodnotu Ne. Příspěvek z FKSP v Kč částka příspěvku z FKSP vztažená k zaměstnanci/dítěti zaměstnance (dle druhu osoby zadané do řádky). Příspěvek odbory v Kč částka zvláštního příspěvku odborovým pracovníkům. Srážka ze mzdy v Kč výsledná částka srážky ze mzdy, vznikající snížením nákladů zaměstnance/osoby na akci o příspěvky. Pokud byla vybrána volba, že náklad je hrazen poukázkou, je údaj srážky ze mzdy prázdný. Srážka ze mzdy je vždy zaokrouhlena na celé koruny Česká pošta, s.p., se sídlem Politických vězňů 909/4, Praha 1, IČ: Strana 7/13

8 dolů, pokud vznikl zaokrouhlením haléřový rozdíl, je započten do informačního pole Zaokrouhlovací rozdíl. Doprava a provize celkem zadáme částku za dopravu v případech, kdy se náklady na dopravu nerozpočítávají mezi jednotlivé účastníky na akci. Pole použije i pro případné započtení provize. Částka zadaná do tohoto pole navyšuje hodnotu v sumárním řádku celkové částky faktury. Stisknutí tlačítka Tisk seznamu se zadaný seznam vytiskne na výchozí tiskárnu, zobrazí list Tisk a skryje list Seznam. Seznam je možné vytisknout ve chvíli, když: jsou zadány údaje od prvního řádku, jsou vyplněna všechna žlutě podbarvená pole na řádcích, nejsou některé řádky při zadávání od prvního řádku vynechány. Pokud je některý z řádků neúplně vyplněn, nachází se na jeho konci upozornění Nejsou vyplněna všechna povinná pole Náhled na tiskový seznam zaměstnanců List Tisk obsahuje údaje zadané na listu Seznam v tiskové podobě. V případě, že zjistíte chybu až po vytištění seznamu zaměstnanců, máte možnost se pomocí tlačítka Zpět na Seznam vrátit k editaci seznamu pracovníků. Tlačítko Tisk Krycího listu pro odměny u akcí nepoužíváme, slouží pro potřebu vytištění krycího listu pro odměny z FKSP. Česká pošta, s.p., se sídlem Politických vězňů 909/4, Praha 1, IČ: Strana 8/13

9 3.2. Postup pro zadání odměn a nepeněžních darů-sportovní oblečení Na formuláři vybereme volbu dle potřeby zadání: - 2. Odměny z regionálních prostředků FKSP (MD 7546) - 3. Odměny z centralizovaných prostředků FKSP (MD 7538) - 4. Nepeněžní DARY z neuznaných nákladů regionu sportovní oblečení (MD 7996) Následně je třeba vyplnit všechna žlutě podbarvená pole Uložení formuláře a zobrazení seznamu Po vyplnění všech povinných polí se dle vygenerovaného názvu výstupního souboru a kliknutím na tlačítko Uložit soubor a pokračovat v naplnění seznamu zaměstnanců soubor uloží do adresáře, ve kterém byla uložena původní šablona formuláře Vyplnění a tisk seznamu zaměstnanců Současně s uložením souboru se zobrazí list Seznam, list Formulář se skryje. V tabulce je třeba vyplnit žlutě podbarvená pole. Údaje do seznamu zadáváme vždy od první řádky a řádky nevynecháváme. Tlačítkem Zpět na Formulář v horní části tabulky se lze vrátit a upravit údaje Česká pošta, s.p., se sídlem Politických vězňů 909/4, Praha 1, IČ: Strana 9/13

10 na listu Formulář. Pokud však na listu Formulář změníme druh příspěvku (odměny), vymažou se hodnoty vyplněné na listu Seznam! Stisknutí tlačítka Tisk seznamu se zadaný seznam vytiskne na výchozí tiskárnu, zobrazí list Tisk a skryje list Seznam. Česká pošta, s.p., se sídlem Politických vězňů 909/4, Praha 1, IČ: Strana 10/13

11 Náhled na tiskový seznam zaměstnanců List Tisk obsahuje údaje zadané na listu Seznam v tiskové podobě. V případě, že zjistíte chybu až po vytištění seznamu zaměstnanců, máte možnost se pomocí tlačítka Zpět na Seznam vrátit k editaci seznamu pracovníků. Pomocí tlačítka Tisk Krycího listu pro odměny se zobrazí okno s dotazem, zda si přejete vytisknout Krycí list, nebo jen dokončit zpracování. Tisk krycího listu neprovádíme pro nepeněžní DARY z neuznaných nákladů regionu sportovní oblečení (volba 4. na listu Formulář )! Česká pošta, s.p., se sídlem Politických vězňů 909/4, Praha 1, IČ: Strana 11/13

12 Po aktivaci tlačítka Ano se Krycí list automaticky vytiskne na výchozí tiskárnu, zobrazí se list Krycí list a uzamkne se možnost vrátit se na seznam zaměstnanců pro jeho editaci. Po aktivaci tlačítka Ne se Krycí list nevytiskne, zobrazí se list Krycí list a uzamkne se možnost vrátit se na seznam zaměstnanců pro jeho editaci. Potvrzením tlačítka Storno dojde k přerušení akce tisku krycího listu. Před stisknutím tlačítka Tisk Krycího listu pro odměny si můžeme vytvořený soubor zálohovat do jiného adresáře. V případě, že zjistíte chybu až po dokončení zpracování, máte možnost se vrátit k této záloze a nemusíte celý soubor pořizovat znovu Náhled na Krycí list Po vytištění krycího listu je dokument pro odměny z FKSP připraven k odeslání. Po vytištění krycího již není možné provést návrat k editaci na listu Seznam, pomocí tlačítka Zpět na seznam na listu Tisk. tu Po prvním vytištění krycího listu je při návratu na list Tisk a opětovném použití tlačítka Tisk Krycího listu pro odměny zobraz náhled na list Krycí list. Přejete-li si znovu vytisknou Krycí list, použijte standardních ovládacích prvků aplikace Excel (Calc) pro tisk dokumentů.. Odeslání tu Česká pošta, s.p., se sídlem Politických vězňů 909/4, Praha 1, IČ: Strana 12/13

13 4. Odeslání dokumentu Pokyny pro odeslání souboru naleznete v dokumentu na firemním portálu ( v menu Personalistika - FKSP Metodický pokyn - Postup při čerpání z FKSP. Česká pošta, s.p., se sídlem Politických vězňů 909/4, Praha 1, IČ: Strana 13/13