Metodický pokyn. Postup při čerpání prostředků z Fondu kulturních a sociálních potřeb. Účel a působnost

Transkript

1 Metodický pokyn Identifikace Číslo jednací ČP/185854/2012/LZ Nahrazuje MP-11/2010 Klasifikace Interní Platnost Účinnost Postup při čerpání prostředků z Fondu kulturních a sociálních potřeb Verze 1.0 Účel a působnost Účelem metodického pokynu je zajištění jednotného postupu při čerpání prostředků z Fondu kulturních a sociálních potřeb (dále jen FKSP) v souladu s Kolektivní smlouvou České pošty, s.p., v platném znění (dále jen KS). Ustanovení metodického pokynu jsou závazná pro zaměstnavatele, všechny zaměstnance ČP a odborové organizace. Tento vnitřní předpis pro čerpání prostředků z FKSP se vydává po dohodě s odborovými orgány působícími u zaměstnavatele ( ). Podpis Podpis Datum Datum Garant dokumentu Ing. Marta Horáková v. r. Schvalovatel Ing. Ivan Feninec, MBA v. r. Funkce Ředitelka sekce personální procesy - back office Funkce Výkonný ředitel úseku řízení lidských zdrojů Dokument je řízen správcem řídicích dokumentů ČP a platná verze je dostupná na podnikovém portálu ČP, po vytištění se výtisk stává neřízeným dokumentem. Česká pošta, s.p., se sídlem Politických vězňů 909/4, Praha 1, IČ: , zapsaný v Obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, spisová značka A7565 Strana 1/7

2 Obsah dokumentu 1. Zásady čerpání prostředků z Fondu kulturních a sociálních potřeb (FKSP) Realizace akcí hrazených z FKSP Individuální akce (dětské tábory, rekreace ) Rekreační zařízení ČP Čerpání prostředků z FKSP 9b Odměna za pořádání akcí Příspěvky poskytované formou poukázek Účtování prostředků FKSP Seznam příloh... 7 Evidence revizí a změn Verze Účinnost od Důvod a popis změny Autor Schválil Česká pošta, s.p., se sídlem Politických vězňů 909/4, Praha 1, IČ: , zapsaný v Obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, spisová značka A7565 Strana 2/7

3 1. Zásady čerpání prostředků z Fondu kulturních a sociálních potřeb (FKSP) (1) Výše přídělu prostředků FKSP včetně jeho rozdělení, účel a základní zásady čerpání FKSP jsou stanoveny Vyhláškou č. 310/1995 Sb., o fondu kulturních a sociálních potřeb a KS. Pro potřebu plánování prostředků v rámci každého regionu jsou v souladu s KS zpracovány Zásady čerpání prostředků z FKSP jednotlivých regionů a centrály. (2) Postup při čerpání prostředků z FKSP musí být také v souladu se Směrnicí č. SM-3/2011 Zadávání veřejných zakázek I. (sektorové podlimitní veřejné zakázky a veřejné zakázky malého rozsahu), v platném znění (dále jen Směrnice č. SM-3/2011), Směrnicí č. SM-4/2011 Zadávání veřejných zakázek II. (podlimitní a nadlimitní veřejné zakázky veřejného zadavatele a sektorové nadlimitní veřejné zakázky), v platném znění (dále jen Směrnice č. SM-4/2011), Směrnicí č. SM-13/2011 Požadavky na objednávky a objednávky k externím dodavatelům, v platném znění (dále jen Směrnice č. SM-13/2011), Opatření č. OP-6/2011/DF Zpracování dodavatelských faktur a nákupních dokladů v podmínkách centralizace účetních agend, v platném znění (dále jen Opatření č. OP-6/2011/DF) a Vyhláškou č. 310/1995 Sb., o fondu kulturních a sociálních potřeb (dále jen Vyhl. č. 310/1995 Sb.) a Zásadami čerpání prostředků FKSP. (3) Administraci akcí hrazených z prostředků FKSP a sledování čerpání z rozpočtu FKSP zajišťují v rámci své působnosti zaměstnanci odd. kontrolní činnosti a metodika PP (dále jen odd. PP KCM), sekce personální procesy - back office, úsek řízení lidských zdrojů. 2. Realizace akcí hrazených z FKSP (1) Žádost o realizaci akce hrazené z prostředků FKSP (příloha č. 1, dále jen Žádost) a) Organizátor akce zašle vyplněnou Žádost předsedovi příslušného odborového orgánu, který svým podpisem vyjádří souhlas s realizací akce a potvrzenou žádost předá příslušnému zaměstnanci odd. PP KCM. b) Předsedou příslušného odborového orgánu oprávněným podepsat vyplněnou žádost se rozumí předseda (příp. předsedové) odborového orgánu působícího v regionu, který je oprávněn podepisovat Zásady tvorby a čerpání FKSP v regionu nebo na centrále. V případě nepřítomnosti předsedy podepisují žádost jím pověření zástupci. (2) Akce s předpokládanou hodnotou do ,- Kč bez DPH a) Organizátor akce provede cenový průzkum. Porovnává vždy konečnou cenu nabídek, tzn. cenu včetně DPH alespoň od 3 dodavatelů, které přiloží k Žádosti a zašle předsedovi příslušného odborového orgánu, který svým podpisem vyjádří souhlas s realizací akce a potvrzenou žádost předá příslušnému zaměstnanci odd. PP KCM. b) Organizátor akce je povinen postupovat dle Směrnice č. SM-3/2011. Pokud se jedná o jedinečnost akce, tj. požadovanou službu poskytuje jediný dodavatel (např. divadelní představení), cenový průzkum se neprovádí. (3) Akce s předpokládanou hodnotou od ,- Kč bez DPH, včetně a) Organizátor akce zašle Žádost předsedovi příslušného odborového orgánu, který svým podpisem vyjádří souhlas s realizací akce a potvrzenou žádost předá příslušnému zaměstnanci odd. PP KCM minimálně 4 měsíce před zahájením plánované akce. Česká pošta, s.p., se sídlem Politických vězňů 909/4, Praha 1, IČ: , zapsaný v Obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, spisová značka A7565 Strana 3/7

4 b) Odd. PP KCM ve spolupráci s organizátorem akce připraví podklady pro zadávací řízení v souladu se Směrnicí č. SM-4/2011. (4) Vystavení objednávky Řídí se dle Směrnice č. SM-13/2011 a Opatření č. OP-6/2011/DF. (5) Evidence čerpání prostředků FKSP a) Organizátor akce vyhotoví ke každé pořádané akci elektronický formulář Seznam zaměstnanců akce z FKSP (příloha č. 2): u které se eviduje nepeněžní plnění do ,- Kč, tzn. zájezdy dětské tábory organizované Českou poštou, s.p. u které je požadavek na úhradu srážkou ze mzdy. b) Organizátor akce zašle Seznam zaměstnanců ve stanoveném formátu em nebo poštou v papírové podobě, pokud nemá možnost elektronického zpracování, nejpozději do 14 dní po uskutečnění akce příslušnému zaměstnanci odd. PP KCM. (6) Způsob úhrady Rozdíl mezi celkovou cenou akce a příspěvkem z FKSP je hrazen zaměstnancem: a) srážkou ze mzdy - zajišťuje odbor personální servisní centrum na základě zaslaného seznamu zaměstnanců b) poštovní poukázkou nebo v hotovosti - zajišťuje organizátor akce ve spolupráci s odd. PP KCM. 3. Individuální akce (dětské tábory, rekreace ) (1) Zaměstnanec zajistí vystavení faktury u dodavatele na celkovou částku pobytu. a) Na faktuře musí být uvedeno: název regionu nebo centrála, osobní číslo zaměstnance příjmení a jméno zaměstnance jméno dítěte, datum narození a termín akce (u faktur na dětské tábory) b) Faktura musí být vystavena na odběratele: Česká pošta, s.p., Politických vězňů 909/4, Praha 1 IČ: , DIČ: CZ c) Faktura se zasílá na adresu: Česká pošta, s.p., Skenovací centrum, Poštovní 1368/20, Ostrava V případě, že faktura nebude obsahovat některou z náležitostí uvedených výše a nebude možné ji identifikovat, bude vrácena skenovacím centrem zpět dodavateli. Za uvedení správných informací v požadavku na vystavení faktury odpovídá zaměstnanec. Česká pošta, s.p., se sídlem Politických vězňů 909/4, Praha 1, IČ: , zapsaný v Obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, spisová značka A7565 Strana 4/7

5 (2) Rozdíl příspěvku z FKSP a celkové ceny individuální akce bude zaměstnancem uhrazen formou srážky ze mzdy, popř. poštovní poukázkou. 4. Rekreační zařízení ČP (1) Seznam rekreačních zařízení včetně přihlášek a aktuálních cen je k dispozici na intranetu ČP. Rezervaci termínu pobytu si zaměstnanec zajišťuje individuálně u odpovědné osoby uvedené u každého rekreačního zařízení. (2) Pobyt s příspěvkem z FKSP a) Přihlášku na pobyt v příslušném rekreačním zařízení zašle zaměstnanec příslušnému zaměstnanci odd. PP KCM, který potvrdí nárok zaměstnance na příspěvek z FKSP. Výše čerpání z centralizovaných prostředků ve vybraných rekreačních zařízení a aktuální seznam vybraných rekreačních zařízení je uveden v příloze č. 3. b) Odd. PP KCM odešle potvrzenou přihlášku s uvedenou výší příspěvku FKSP odpovědné osobě rekreačního zařízení, která vyhotoví rekreační poukaz a vystaví poštovní poukázku na úhradu rekreačního poukazu a odešle na adresu zaměstnance před zahájením pobytu, popřípadě zajistí platbu v hotovosti při nástupu na pobyt do rekreačního zařízení. Celková částka za pobyt v rekreačním zařízení uvedená v rekreačním poukazu je celková částka za rekreační pobyt snížená o příspěvek z FKSP. DPH se připočítá k ceně rekreace snížené o příspěvek z FKSP tzn. pouze k částce hrazené zaměstnancem. (3) Pobyt bez příspěvku z FKSP V případě, že zaměstnanci nenáleží příspěvek na rekreaci, popřípadě o něj nežádá, zašle přihlášku zaměstnanec individuálně odpovědné osobě rekreačního zařízení, která vyhotoví rekreační poukaz, vystaví poštovní poukázku a odešle je na adresu zaměstnance před zahájením pobytu. 5. Čerpání prostředků z FKSP 9b (1) Na základě ust. 9b Vyhlášky č. 310/1995 Sb., o fondu kulturních a sociálních potřeb a dle podmínek dohodnutých v KS a v regionálních Zásadách se bude z FKSP poskytovat příspěvek odborové organizaci, která působí u zaměstnavatele, na úhradu prokazatelných nákladů vznikajících v souvislosti s plněním oprávnění vyplývajících z pracovněprávních předpisů. (2) Odborová organizace vystaví fakturu a spolu s přílohami (kopie dokladů prokazující výši vynaložených prostředků) ji zašle na adresu skenovacího centra: Česká pošta, s.p., Skenovací centrum, Poštovní 1368/20, Ostrava (3) Věcný schvalovatel Workflow v systému SAP zašle dotaz řediteli odboru kolektivní a sociální vztahy (ŘO KSV) k posouzení proplacení faktury. ŘO KSV zašle zpět spolu s vyjádřením věcnému schvalovateli. (4) Věcný schvalovatel v souladu s obecně právními předpisy posoudí přípustnost finančních operací FKSP, především pak, zda jsou v souladu s KS a regionálními Zásadami, a fakturu následně ve Workflow v systému SAP schválí. (5) Pokud věcný schvalovatel nebo ŘO KSV shledá při posuzování faktury jakýkoliv nedostatek, kontaktuje ve věci jeho nápravy bezodkladně odborovou organizaci. Česká pošta, s.p., se sídlem Politických vězňů 909/4, Praha 1, IČ: , zapsaný v Obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, spisová značka A7565 Strana 5/7

6 6. Odměna za pořádání akcí (1) Z FKSP lze poskytovat zaměstnancům odměnu za přípravu pořádání kulturních, tělovýchovných a sportovních akcí podle Vyhl. č. 310/1995 Sb. 4. (2) Navrhovatel odměny vyplní formulář Seznam zaměstnanců (příloha č. 2) a odešle ke schválení předsedovi příslušného odborového orgánu. a) Odměny z regionálních prostředků FKSP schvaluje předseda příslušného odborového orgánu v regionu. b) Odměny z centralizovaných prostředků FKSP schvaluje předseda příslušného podnikového odborového orgánu. V obou případech odešle předseda odborového orgánu formulář em (personalni.servis@cpost.cz), na odd. zúčtování mezd. (3) Odd. zúčtování mezd odešle Seznam zaměstnanců s navrhovanými odměnami ŘO KSV, který posoudí jejich schválení a s vyjádřením zašle zpět odd. zúčtování mezd. (4) Odd. zúčtování mezd zajistí výplatu schválených odměn. Takto vyplacené odměny podléhají dani z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a odvodům na sociální a zdravotní pojištění. 7. Příspěvky poskytované formou poukázek (1) Poukázky FKSP jsou přidělovány v souladu s KS, přílohou 3, částí II, odst. 6. (2) Náleží zaměstnancům v evidenčním stavu a zaměstnancům dlouhodobě uvolněným k výkonu funkce člena orgánu odborové organizace k prvnímu dni měsíce, ve kterém bude objednávka realizována. Pokud má zaměstnanec se zaměstnavatelem uzavřeno více pracovních poměrů, obdrží stanovený počet poukázek pouze jednou. (3) Nenáleží zaměstnancům: a) vykonávajícím práce na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (DPP, DPČ) b) vyjmutým z evidenčního stavu (MD, RD, veřejný zájem) c) ve zkušební době. (4) Plán na poukázky se zpracovává centrálně podle fyzického počtu zaměstnanců k stávajícího roku ve výši dohodnuté v KS. (5) Nevyčerpané prostředky budou rozpočítány podle počtu zaměstnanců do plánu jednotlivých regionů a centrály. 8. Účtování prostředků FKSP (1) Přeúčtování mezi pracovními úseky a) Účtování prostředků poskytovaných přímo zaměstnancům probíhá automaticky prostřednictvím modulu HR na pracovní úseky přiřazené jednotlivým zaměstnancům v modulu SAP/HR (tj. zaměstnanci centrály s místem výkonu práce v regionech mají čerpání zaúčtováno na pracovním úseku centrály, přestože plánované prostředky FKSP na tyto zaměstnance byly přiděleny regionu, kde mají tito zaměstnanci místo výkonu práce). Vzhledem k tomu, že rozdělení pracovních úseků Česká pošta, s.p., se sídlem Politických vězňů 909/4, Praha 1, IČ: , zapsaný v Obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, spisová značka A7565 Strana 6/7

7 neodpovídá rozdělování přídělu prostředků FKSP podle místa výkonu práce, musí být prováděno účetní vyrovnání mezi pracovními úseky ve vztahu k místu přídělu. Účetní vyrovnání se realizuje měsíčně, vždy s jednoměsíčním zpožděním, a to podle skutečného čerpání. Odd. PP KCM vede průběžnou evidenci čerpání prostředků v regionech. Každý následující měsíc tyto částky odsouhlasí podle pracovních úseků a podklady předkládá nejpozději v termínu do posledního dne následujícího měsíce po sledovaném období úseku účetnictví a daně k vyúčtování. Za měsíc prosinec běžného roku se provede účetní vyrovnání v termínu stanoveném harmonogramem pro účetní závěrku vydaném pro daný rok. b) Rozúčtování zůstatků FKSP dle výše uvedeného bude provedeno v měsíci březnu příslušného roku. Zálohový příděl bude účtován dle odstavce 1. tohoto metodického pokynu. c) Čerpání FKSP musí být účetně zachyceno jen v obratu strany MD, analytických účtů 427 2xxx. Na těchto účtech je zabezpečen nulový obrat strany DAL s využitím záporného účtování. V rámci měsíčních účetních uzávěrek provedou jednotlivá oddělení úseku účetnictví a daně kontrolu obratů strany DAL účtů pro čerpání FKSP 427 2xxx a zajistí vynulování obratů strany DAL. d) Čerpání prostředků FKSP daného regionu u položek účtovaných mimo SAP/HR probíhá na základě přijatých účetních dokladů za zaměstnance příslušného regionu a zaměstnance dislokovaných pracovišť pracovního úseku centrála na příslušném regionu. (2) Účtování čerpání FKSP u centrálních akcí pořádaných regiony a hrazených z centralizovaných prostředků (např. sportovní hry) Postupné čerpání bude účtováno v příslušném regionu na zvláštní analytické účty 427 2xx9. Jakmile je celá akce beze zbytku proúčtována, provádí se přeúčtování jednou celkovou částkou na pracovní úsek centrály do evidence centralizovaných prostředků, na příslušné účty 427 2xx9. 9. Seznam příloh Přílohy a seznam kontaktních osob odd. PP KCM pro administraci FKSP pro jednotlivé regiony jsou dostupné na Intranetu, v menu Lidské zdroje - personalistika > FKSP. Příloha č. 1: Žádost o realizaci akce hrazené z prostředků FKSP Příloha č. 2: Seznam zaměstnanců Příloha č. 3: Seznam vybraných rekreačních zařízení Česká pošta, s.p., se sídlem Politických vězňů 909/4, Praha 1, IČ: , zapsaný v Obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, spisová značka A7565 Strana 7/7