*GORDIC SOFTWARE* DDP

Transkript

1 GORDIC software *GORDIC SOFTWARE* DDP OPERATIVNÍ EVIDENCE K PŘÍJMOVÝM ÚČTŮM Verze pro Windows *Uživatelská příručka* v. 3.x říjen 2002

2 OBSAH 1.ÚVOD 4 2.INSTALACE PROGRAMU Doporučené hardwarové vybavení Průběh instalace Licenční podmínky 8 3.SPUŠTĚNÍ SYSTÉMU 9 4.OBSLUHA POČÍTAČE Ovládací prvky Ovládací klávesy 13 5.OBSLUHA PROGRAMU ZPRACOVÁNÍ Změna příjmu Zpracování poplatníků Úhrady Předpisy Penalizace Uzávěrka Přetřídění Archivace PROHLÍŽENÍ VÝSTUPY Maska Opis adresáře Obraty Platby Vyrovnání Poukázky Faktury Seznam Výstup do účetnictví 37 2

3 Kumulace Informace Inicializace Správa Rušení Obnova Sehrání Přetřídění Roční zpracování Editor Aktualizace z registru obyvatel Externí vstup Info 60 6.UKONČENÍ PRÁCE 61 7.SOUBORY ÚLOHY Programové soubory: Nastavení cest k souborům úlohy Konfigurační soubor Datové soubory Soubory pro generování výstupních sestav: Dokumentace: Síťové soubory: 72 8.SYSTÉM. PODMÍNKY A OMEZUJÍCÍ STAVY Síťová verze 73 9.OBSLUHA NÁPOVĚDY VÝSTUPNÍ FORMÁTY POSTUP PRÁCE SE SYSTÉMEM GENERÁTOR SESTAV DOPLNĚK Systémová příručka: Uživatelská příručka: 90 3

4 1. ÚVOD Programový systém WDDP firmy GORDIC umožňuje automatizované vedení podrobné evidence k příjmovým účtům na 32-bitové výpočetní technice typu PC. Nabízené verze volitelné dle objemu souboru poplatníků a uživatelského komfortu - viz nabídkový list - je firma schopna v minimálních termínech instalovat dle požadavků zákazníka. Programové řešení ve vývojovém prostředí Delphi systémem menu s vkládanými okny, která jsou doplněna komentářem vybrané funkce, činí vlastní obsluhu zcela snadnou záležitostí. Uživatel znalý problematiky je s minimálními zkušenostmi z oblasti výpočetní techniky schopen v krátké době využívat možnosti systému, které ve srovnání s ručním vedením evidence jsou takřka neomezené. Systém umožňuje pracovat jednak se standardními poplatky jako jsou místní poplatky (psi, rekreační, ), umožňuje však také sledování libovolných jiných poplatků charakteru předpis - platba nebo pouze platba, které si definuje uživatel sám (pokuty, nájemné, apod.). Distribuce úlohy je vázána na konkrétního uživatele a není přenosná na jinou techniku! Distribuci provádí dodavatel úlohy podle souboru GOR0.REG vytvořeným programem GOR0REG.EXE spuštěným na technice určené k provozu úlohy. Při instalaci neopomeňte zkontrolovat v systémovém adresáři soubor CONFIG.SYS, hodnota FILES musí být nastavena na hodnotu minimálně 45 (FILES=45). Systém sleduje počet zpracovaných poplatníků v závislosti na zakoupeném rozsahu úlohy. Po překročení 85% instalovaného rozsahu je obsluha upozorněna při vstupu do programu, plným překročením instalovaného rozsahu je přístup do programu znemožněn a je nutné zažádat o rozšíření. Demonstrační verze je omezena. Datové soubory z demoverze jsou přenositelné pod verzi provozní. 4

5 2. Instalace programu Předpokladem pro bezchybnou funkci programu WinDDP je jeho správná instalace. Instalací dochází nejenom ke kopírování souborů na disk, ale i k autorizaci programu, vytvoření adresářové struktury a nezbytným úpravám prostředí Windows Doporučené hardwarové vybavení L Vzhledem k uživatelskému komfortu je doporučení minimální konfigurace počítače pro reálnou práci s programem WinDDP následující: * PC PENTIUM /90; * 32 MByte RAM (v závislosti na použitém operačním systému - pro Win95 stačí 16 MB); * grafická karta VGA nebo karta s vyšší rozlišovací schopností (podporující rozlišení min. 800x600), nejlépe SVGA. Doporučuje se používat rozlišení s 24- bitovou hloubkou barev; * VGA COLOR Monitor 15"; * AT klávesnice; * dostatečně velká kapacita pevného disku počítače a potřebná velikost volného prostoru na pevném disku - instalace programových souborů zabere minimálně 20 MByte diskové kapacity, s daty (dle množství dat a dle počtu zpracovávaných organizací) přibližně mezi MByte diskové kapacity; * disketová machanika FD 1,44 MByte 3.5". Program standardně používá tiskárnu, předvolenou v systému Windows v menu START-NASTAVENÍ-TISKÁRNY. Vlastní tisk na tiskárně je řízen externími parametry systému Windows, s možností nastavení tiskárny přímo z programu WinDDP Program WinDDP podporuje standardní kódovou stránku systému Windows: * CP česká kódová stránka Průběh instalace Program WinDDP je poskytován na čtyřech instalačních 3.5 disketách, ale podstatně výhodnější je instalace z CD-ROM mechaniky. Před zahájením instalace se musíme přesvěčit, zda náš počítač splňuje výše uvedené nezbytné minimální podmínky pro provoz programu WinDDP L Postup vlastní instalace programu, která se spouští ze systému Windows: 1) Do disketové mechaniky vložíme první instalační disketu programu. 2) Z nabídky Start zvolíme příkaz Spustit. 5

6 3) V dialogovém okně Spustit zadáme do povelového řádku příkaz: A:\SETUP (resp. B:\SETUP) (můžeme použít také tlačítko Procházet..., abychom snáze vyhledali soubor SETUP.EXE, nalézající se na disku A:\, resp.b:\) a potvrdíme tlačítkem OK. Tím je instalace odstartována, takže nyní se budeme již řídit pokyny instalačního programu. 4) V úvodním okně instalátoru se nejprve zobrazí doporučení na uzavření všech programů Windows ještě před spuštěním tohoto instalátoru, aby se minimalizovala pravděpodobnost výskytu chyby při instalaci programových souborů. Dále je v okně obsaženo upozornění na zákonnou ochranu instalovaného programového vybavení a varování před jeho nedovoleným rozmnožováním a distribucí. Tlačítko Storno - možnost ukončení instalace - pokud i v následujícím okně potvrdíme Konec instalace, následuje ukončení bez nainstalování programu WinDDP. Tlačítkem Pokračovat se vrátíme zpět do instalačního procesu. Tlačítko Další - pokračování instalačního dialogu. 5) Následuje okno Dohoda o softwarové licenci. Kurzorovými klávesami šipka nahoru a dolů, PgUp a PgDn si můžeme přečíst obsah licenční smlouvy, se kterým je nutné souhlasit, abychom mohli pokračovat v instalaci. Tlačítko Zpět - skok o jeden instalační dialog (okno) zpět. Tlačítko Ne - nesouhlas s licenčními podmínkami a ukončení instalace - pokud i v následujícím okně potvrdíme Konec instalace, následuje ukončení bez nainstalování programu WinDDP. Stiskem tlačítka Pokračovat se vrátíme zpět do instalačního procesu. Tlačítko Ano - souhlas s licenčními podmínkami. Pokud chceme nainstalovat program WinDDP, musíme dohodu přijmout. 6) Následující okno obsahuje informace o vlastním průběhu instalace: Instalace proběhne do již existujícího adresáře se stávající DOS verzí - obsahuje pouze upgrade na verzi pro Windows 95,98 nebo NT. Instalační program neumí automaticky vyhledávat stávající verzi a proto je při první instalaci nutné zadat ručně adresář, ve kterém se stávající verze DOS nachází. Tento adresář bude zapsán do registru, takže v další instalaci nebo přeinstalaci bude již předplněn správně. 6

7 Program automaticky vytvoří skupinu Gordic ve vašem menu Start s položkou WinDDP nebo je nutné vytvořit zástupce na Plochu Windows. 7) Následuje okno s informacemi o cílovém umístění instalovaných souborů s možností změny cílového adresáře. Tlačítko Procházet... - chceme-li zadat nebo změnit cílový adresář formou výběru z adresářové struktury vybraného pevného disku našeho počítače, klikneme na toto tlačítko. 8) Následuje okno s nabídkou komponent, které můžeme instalovat: Programové soubory - hlavní modul programu, generátory výkazů, sestav a ostatní pomocné soubory; Soubory nápovědy - soubor nápovědných témat WDDP.HLP; Export do Excelu - modul pro exportování dat do aplikace Excel; Stručný popis aktivní komponenty k instalaci - viz pole Popis. Pod tímto polem je ještě zobrazena informace o požadovaném volném místu na disku (minimální místo, nutné pro zdárný průběh instalace) a o celkovém volném místě na vybraném disku. 9) V dalším kroku instalace se již začnou kopírovat soubory vybraných komponent programu do vybraného adresáře. Pokud byl program WinDDP již jednou regulérně nainstalován, dojde na závěr k reinstalaci na vyšší verzi. Pokud nebylo vytvořeno menu START-PROGRAMY-GORDIC, pak se vytvoří. Do něj se vloží spustitelná položka programu WinDDP. Tlačítko Storno - možnost přerušení a ukončení instalace - pokud i v následujícím okně potvrdíme Konec instalace, následuje ukončení bez kompletní instalace programu WinDDP!!! Stiskem tlačítka Pokračovat se vrátíme zpět do instalačního procesu. Pokud vše proběhne v pořádku, na závěr instalace se zobrazí informační okno Instalace je ukončena. 7

8 2.3. Licenční podmínky Programové vybavení popsané v této publikaci podléhá licenční nebo jiné speciální dohodě a je možné jej používat a kopírovat jen v souladu s podmínkami této dohody. Žádná část této příručky nesmí být kopírována ani přenesena žádným způsobem, ať elektronicky nebo mechanicky, včetně fotokopírování nebo nahrávání bez výslovného svolení firmy GORDIC. Případné připomínky nebo chyby ve vlastním programovém vybavení nám zašlete prosím pokud možno písemně na p.o.box nebo ovou poštou. GORDIC spol. s r.o. software p.o.box Jihlava 4 Tel.: 066/ , gordic@gordic.cz WEB: 8

9 3. SPUŠTĚNÍ SYSTÉMU Vlastní spuštění systému DDP provedeme odesláním WDDP klávesou Enter z adresáře, ve kterém je úloha instalována. Úvodní okno vybízí kurzorem k vložení uživatelského hesla. Zadání tohoto údaje je "tajné" - zadávané znaky nejsou na úvodní obrazovce zobrazeny. Pokud úlohu spouštíte poprvé nebo jste nezadali do číselníku ještě žádný kód přístupu, zadejte: 9999 a potvrďte klávesou Enter nebo tlačítkem OK. Pokud číselník kódu přístupu obsahuje alespoň jedno vámi zadané heslo, zadejte své heslo přístupu. uživatelské heslo může tvořit libovolná kombinace cifer daná tabulkou identifikací pracovníků. chybně zadané heslo ukončuje program hlášením: "Nepokoušejte se mně obelstít! " poté je úloha ukončena. Pokud je nalezeno zadané heslo v číselníku, je zobrazeno jméno uživatele a systém zobrazí nové okno, ve kterém je třeba zadat: 9

10 zpracovávané období : MM/RR - měsíc a rok (implicitně se zobrazí období odvozené ze systémového data) příjem, pokud je v číselníku příjmů již nějaký příjem zadán (viz. dále) je možno využít pole se seznamem. ze kterého vybereme požadovaný druh. Tohoto příjmu se budou týkat všechny dále zadávané údaje. Po potvrzení klávesou Enter nebo tlačítkem OK je spuštěn vlastní program. Spuštění lze stornovat tlačítkem Zrušit. Pokud nebyl zvolen žádný příjem program je otevřen ale většina voleb je nepřístupná dokud není vybrán příjem. Pokud ještě není žádný příjem vytvořen je nutno jej pořídit v číselníku příjmů. 4. OBSLUHA POČÍTAČE Jedná se o standardní aplikaci Windows, k jejíž obsluze je preferováno využívání grafického prostředí pomocí myši. Jednotlivé prvky ovládání spouštíme tak, že najedeme kurzorem myši na daný prvek a stiskneme levé tlačítko myši. Pro ovládání programu pomocí klávesnice slouží klávesové zkratky. Možnost využití zkratky je v programu vyznačena podtržením klíčového písmena v názvu menu. Příkaz spustíme stiskem klávesy Alt a současném stisku vyznačeného písmena. Např. menu Zpracování otevřete stiskem Alt + Z. 10

11 K pohybu po označeném menu lze použít i šipkové klávesy a k potvrzení klávesu Enter Ostatní funkční klávesy jsou popsány přímo v programu nebo dále u jednotlivých funkcí Ovládací prvky V programu jsou použity následující grafické ovládací prvky. Tyto prvky jsou primárně určeny pro ovládání myší a usnadňují práci zpříjemněním uživatelského prostředí.? Textové pole - slouží k zadávání a opravám textu. Pokud je pole znepřístupněno je jeho plocha šedá. Při přesunu na přístupné textové pole v něm začne blikat kurzor.? Pole se seznamem pomocí tohoto prvku vybíráme jednu z nabízených možností. Je využíván především pro práci s číselníky. Seznam rozbalíme stiskem levého tlačítka myši na šipce umístěné na konci ovládacího prvku nebo stiskem klávesy F4. V rozbaleném seznamu vybereme položku buď stiskem levého tlačítka myši na zvolené položce nebo pomocí šipkových kláves najdeme položku a výběr potvrdíme klávesou Enter.? Záložka funguje stejně jako záložka v běžné papírové kartotéce. Klepnutím na ouško zvolené záložky zobrazíme její obsah. 11

12 ? Tlačítko každé tlačítko slouží k provedení určitého příkazu. Příkaz provedeme stiskem levého tlačítka myši na tlačítku nebo stiskem klávesy Enter na vybraném tlačítku.? Zavírací tlačítko slouží k uzavření zvoleného okna.? Zaškrtávací políčko používá se v programu k výběru jedné nebo více nabízených možností? Přepínací tlačítko vybírá pouze jednu z několika možností 12

13 4.2. Ovládací klávesy Pro práci se systémem platí určité obecné funkce jednotlivých kláves : Esc ukončení bez zápisu změn do souboru přerušení jakékoliv činnosti návrat zpět na vyšší menu Enter ukončení zadávání pole, přechod na pole další vstup do dalšího menu programu Ctrl Enter - uložení zadaných informací (pro pohyb kurzoru) - posun na následující znak v poli - pohyb v horizontálním směru (v menu) - posun na předchozí znak v poli - pohyb v horizontálním směru (v menu) 13

14 šipka nahoru, dolů - pohyb po polích nebo po menu - pohyb ve vertikálním směru (v menu) Ctrl Page Down - skok na poslední pole obrazovky Ctrl Page Up - skok na první pole obrazovky Page Down - skok na následující záznam nebo obrazovku angl. "o stránku dolů" Page Up - skok na předchozí záznam nebo obrazovku angl. "o stránku nahoru" Delete 14

15 - výmaz jednoho znaku pod kurzorem - výmaz záznamu maže znaky vpravo od kurzoru - kurzor na místě Backspace - výmaz znaku před kurzorem maže znaky vlevo od kurzoru - kurzor se pohybuje vlevo a maže před ním umístěné znaky Tab - posun na následující ovládací prvek Insert - přepínač režimu vkládání/přepisování - vkládání nových záznamů Home - přesunuje kurzor na začátek řádku End - přesunuje kurzor na poslední pozici na řádku 15

16 F1 - nápověda Důležité pro uživatele je sledovat spodní okraj obrazovky, ve kterém se v tzv. "help-line" objevují důležitá hlášení a upozornění systému!!! Systém je zabezpečen tak, že obsluha je před provedením závažné operace s daty rušení,výmaz,spuštění uzávěrky upozorněna zvláštním dotazem zda opravdu chce provést závažnou operaci, která bude v následujícím kroku provedena!!! Další funkční klávesy přístupné z jednotlivých obrazovek programu jsou popisovány u jednotlivých témat. 5. OBSLUHA PROGRAMU Po spuštění programu je zobrazeno hlavní okno programu, které obsahuje následující části:? Hlavní menu obsahuje roletová menu pro jednotlivé činnosti programu? Nástrojová lišta na této liště jsou umístěny ikony nejčastěji využívaných činností úlohy. Po stisknutí levého tlačítka myši na vybrané ikoně se spustí vybraná činnost bez nutnosti ji vyhledávat v roletovém menu. Při najetí kurzoru myši na ikonu se objeví bublinová nápověda s názvem činnosti.? Informační okno zobrazuje údaje o zvolené organizaci, příjmu, uživateli, verzi programu, licenci a aktuálním období. 16

17 ? Stavový řádek v tomto řádku jsou zobrazovány průběžné doplňující informace pro uživatele a kontextová nápověda. V pravé části je uvedeno aktuální datum a čas. Hlavní menu zobrazené po spuštění úlohy nabízí ve vodorovné nabídce v horní části obrazovky následující volitelné činnosti : ZPRACOVÁNÍ PROHLÍŽENÍ VÝSTUPY INICIALIZACE 5.1. ZPRACOVÁNÍ Je nosnou etapou při práci v systému DDP. Zahrnuje vlastní činnosti při přípravě adresářů poplatníků, stanovení předpisů a zadávání plateb. Nabízí okno s volbami zpracování : Pokud nebyl při vstupu do programu vybrán příjem jsou volby kromě ZMĚNA PŘÍJMU obsluze nepřístupny. Změna příjmu - změna druhu příjmu Poplatníků - zavádění a opravy poplatníků Úhrady zavádění a opravy úhrad Předpisů hromadné pořizování předpisů Penalizace - výpočet penalizace Uzávěrka - uzavření zpracovaného měsíce - volitelně zobrazitelná nabídka (*.cfg) 17

18 Přetřídění - vytvoření indexních souborů Archivace - záložní kopie dat Změna příjmu Umožňuje změnu druhu příjmu z nabídnutých možností, obdobně jako při vstupu do programu. Nabídka je dána číselníkem druhů příjmů udržovaným ve volbě INICIALIZACE - Správa - Číselník druhů příjmů. 0Vlastní výběr se provede po rozbalení seznamu stiskem levého tlačítka myši na zvoleném příjmu nebo pomocí šipek nahoru a dolů a potvrzení klávesou Enter.popř. stiskem tlačítka Ok. Použijeme-li klávesu ESC nebo tlačítko Zrušit, opustíme výběr s nastaveným příjmem původním Zpracování poplatníků Tato funkce programu slouží pro údržbu hlavního datového souboru, předpisů a interaktivní práci s evidencí. Pro práci se souborem je možno zvolit setřídění podle čísla poplatníka (skládá se z řádku - umožňujícího členění poplatku, čtvrti - udávající územní členění a vlastního čísla poplatníka) nebo příjmení poplatníka. 18

19 Hlavní datový soubor DDP je tvořen trvalými informacemi o poplatnících. Současně se základními informacemi poplatníka možno zobrazit přehled předpisů a plateb s vyhodnocením stavu k určenému měsíci. Ovládání souboru poplatníků zprostředkovávají tlačítka jednotlivých činnost v pravé části obrazovky ostatní funkce přístupné prostřednictvím funkčních kláves nebo ovládacích prvků jsou popsány u jednotlivých činností MASKA - umožňuje nastavení hledaného poplatníka. Po odklepnutí se objeví okno, kde si může obsluha zvolit ZKRÁCENOU MASKU, ÚPLNOU MASKU a nebo NÁSL. POPLATNÍKA. Pod ZKRÁCENOU maskou si obsluha může hledat podle řádku, čtvrti, jména a příjmení a nebo podle textu poznámky, jedná se o rychlé vyhledávání. Pod ÚPLNOU maskou si obsluha zadá první kartu, která znamená nejmenší hodnotu množin karet, které chcete vybrat. Po potvrzení se objeví druhá karta, na kterou obsluha zadá maximální hodnoty pro výběr. Tímto postupem si můžete z celé databáze vybrat pouze zvolené poplatníky. Vyhledání je prováděno procházením celého datového souboru - pomalé, sekvenční vyhledávání. Funkce NÁSL. POPLATNÍK (v Masce) vyhledá dalšího poplatníka vyhovujícího zadané masce. Nový zavede nového poplatníka,, při vstupu kurzorem na pole čísla poplatníka nabídne program nejbližší vyšší číslo poplatníka Oprava - existujících poplatníků a jejich plateb. Zpřístupňuje editaci poplatníka, předpisů, plateb atd. Rušení - vymazání poplatníka ze souboru. Tisk - tisknou základní údaje o poplatníkovi(po zvolení volby se zobrazí nabídka tiskových sestav). 19

20 Saldo Zobrazuje stav salda k datu Úhrada - Zde obsluha může zadat úhradu v hotovosti a následně vytisknout potvrzení o zaplacení. Úhradu lze zadat i kliknutím na záložku úhrady a následným stiskem klávesy INSERT. V seznamu již zapsaných úhrad je možno provádět i opravy dříve zadaných úhrad. Pro tuto činnost je nutno zapnutí režimu oprav poplatníka. Editační okno vyvoláme stisknutím klávesy ENTER nebo dvojitým kliknutím myši na vybraném záznamu Jiné příjmy - pokud je poplatník uveden ve více příjmech najednou a má uvedeno rodné číslo umožňuje funkce vytisknou nebo zobrazit stav ve všech příjmech najednou. 20

21 Změna příjmů pokud je poplatník zaveden ve více příjmech tato funkce umožňuje přepínat různými příjmy. Podmínkou je uvedení rodného čísla v kartě poplatníka. KONEC - ukončuje práci funkce a vrací se do předchozího menu, stejný význam má i stisk klávesy ESC. Následující poplatník- zobrazuje kartu dalšího poplatníka, vždy podle zvoleného třídění. To znamená podle čísla poplatníka nebo podle příjmení poplatníka. Předcházející poplatník - zobrazuje kartu předešlého poplatníka, vždy podle zvoleného třídění. To znamení podle čísla poplatníka nebo podle příjmení poplatníka. Vedle uvedené nabídky lze použít i následující ovládací prvky: Záložky: Záložky zobrazují svůj obsah po stisku levého tlačítka myši na oušku vybrané záložky. Zpět se dostaneme kliknutím levým tlačítkem myši kdekoli na kartě poplatníka. Předpisy: lze vyvolat údaje o předpisech a platbách zobrazeného poplatníka Úhrady: obsahuje údaje o úhradách Poznámky: vyvoláme celý text poznámky. Dokumenty: vyvoláváme přehled vydaných dokumentů pro poplatníka. Zpět se vracíme klávesou Esc. 21

22 Penalizace: zadáváme individuální penalizaci na úrovni poplatníka, tato penalizace má prioritu před penalizací nastavenou pro daný příjem. Klávesou F6 je umožněno zapnout předplňování údajů z předchozí pořízené věty u základních opakovatelných položek a číslo poplatníka je automaticky zvětšováno. Zapnutí nebo vypnutí funkce je indikováno v levém spodním rohu obrazovky. Klávesou F7 je možno generovat předpisy dle zadaného vzoru. Po zadání vzorových údajů se automaticky vypočítají a doplní termíny a částky předpisů. Klávesa F9 zobrazí menu seznam poplatníků se základními údaji, pomocí šipek dolů nebo nahoru je možné vybrat poplatníka a klávesou Enter vyhledat jeho podrobné údaje, Esc ponechává původního poplatníka. Změnu třídícího přístupu je možno změnit ukončením klávesou Esc, změnou třídění a opětovným vstupem do volby. Zadávání a opravy údajů poplatníků Pro zavádění a opravy platí ovládací klávesy popsané v části Obsluha počítače. Řádek, Čtvrť a Číslo poplatníka jsou hlavní identifikační údaje poplatníka provazující údaje poplatníka s předpisy a platbami, není je možné proto měnit v opravách. Pokud jsou tyto položky využívány je možno pomocí parametrů v souboru DDP.CFG nastavit jejich kontrolu na příslušné číselníky. Pomocí pole se seznamem je možno číselník zobrazit a převzít správnou hodnotu. Pokud je vyplněna položka Rodné číslo, jsou při pořizování v případě dalšího výskytu stejného poplatníka předplněny údaje už zavedené. Položka Aktualizace z ROB rozhoduje o aktualizaci adresních údajů podle ROB, pokud je realizována vazba na ROB. - aktualizovat z ROB - neaktualizovat z ROB Poznámka : V datumových údajích není nutné pořizovat rok, po potvrzení klávesou Enter se doplní aktuální rok automaticky, stejně pokud je pořízen rok pouze na dvě místa. 22

23 Po zadání sazby a počtu jednotek se automaticky vypočítá položka částky celkovou sumou závazku poplatníka (u periodických poplatků se jedná o celoroční předpis, u neperiodických většinou o celkovou dlužnou částku). Částka je automaticky rozdělena do předpisů podle definice v číselníku příjmů. Pokud nelze využít automatické rozdělení částky do předpisů předchozím způsobem, je možno prostřednictvím klávesy F7 vygenerovat předpisy podle zadaných kriterií. Po stisku klávesy se otevře okno do kterého se zadají požadované údaje (počet splátek, interval dní, měsíců, roků, počáteční a konečné datum). Možno zadat i typ platby penále příznak P. Pokud je zadán v počáteční datu poslední den měsíce bere se poslední den i v ostatních měsících. Položku - Typ úhrady - je možné vyplnit způsoby: Poukázka - poplatníkovi je tisknuta poštovní poukázka, Faktura - poplatníkovi je tisknuta faktura (organizace) Sporožiro - poplatník má zaveden trvalý příkaz (je tisknut pouze seznam - platby nutno zavést). Hotově - platba je hrazena hotově Přes tuto položku jsou rozlišovány i typy poplatníků pro automatické zaúčtování do účetnictví (1 - organizace,,2,3 - občan). Typ úhrady je možné vybírat z číselníku pomocí pole se seznamem, výběrem a potvrzením klávesou Enter nebo stiskem levého tlačítka myši. 23

24 Počáteční stav určuje finanční stav k počátku sledovaného období, kladná hodnota znamená nedoplatek, záporná přeplatek. Organizace položka pro analytické členění přebíratelná do účetnictví. Sporožiro informativní údaj pro číslo účtu, případně jiné doplňkové údaje. Údaje poplatníka jsou doplněny čtyřmi časovými údaji: Datum kontroly - datum, podle kterého je možno vybírat prostřednictvím úplné masky poplatníky, používáním tohoto údaje je možné provádět plán kontrol apod. Datum zavedení - datum zavedení poplatníka do evidence (slouží například pro výpis poplatníků zavedených v určitém období), Počátek platnosti - datum počátku zpracování poplatníka (poplatník je zaveden do evidence, ale má odloženou platební povinnost), Konec platnosti - datum ukončení zpracování. Prohlížení a aktualizace předpisů je možné, v režimu zavádění nebo oprav. Provádí se prostřednictvím záložky předpisy. Záložku zobrazíme kliknutím levého tlačítka myši na oušku záložky. V okně jsou jednotlivé předpisy umístěny v řádcích, udána je výše předpisu v Kč, datum vystavení předpisu, datum splatnosti předpisu, číslo dokladu. Penalizační předpisy jsou označeny znakem P. Položka Druh slouží k rozlišení jednotlivých předpisů (např. účetní analytikou). Šipkami nahoru a dolů je možné vybírat jednotlivé předpisy a stiskem klávesy Enter nebo dvojí kliknutí myši na vybrané položce se otevírá okno pro opravu. Provedené opravy se uloží po stisku tlačítka Ok. Stiskem klávesy Delete na vybrané položce je možno předpis zrušit. Nový předpis je možno zadávat po stisknutí klávesy Insert, zapsání je shodné s opravou. 24

25 Úhrady Úhrady lze zadávat buď přímo z karty polatníka nebo hromadně z menu Zpracování - Úhrady v záložce karty poplatníka lze provádět i opravy dříve zavedených úhrad. Poznámky Výše uvedené pevné údaje o poplatníkovi je možné doplnit pomocí memo pole libovolnými textovými údaji. Rozsah memo pole je přibližně 125 řádků při 50-ti znacích na řádku. Memo pole zobrazíme kliknutím na oušku záložky Poznámky. Obsluha je prováděna běžnými editačními klávesami. Přes volbu - Poplatník - Maska Zkrácená maska Text poznámky je možné vyhledávat v poli text zadaný údaj, Násl. Poplatník vyhledává dalšího poplatníka vyhovujícího zadané masce. Funkce maska vyhledává vždy od nastaveného poplatníka dále, pokud požadujeme vyhledat ve všech poplatnících je nutné se postavit na prvního poplatníka Touto činností je umožněno sledovat u poplatníka další údaje, které nejsou vedeny v základní kartě. Poznámkové pole je možné rozdělit do sekcí, které lze samostatně vybírat pro výstupy. Sekce začíná označením *X, kde X je číslo sekce, číslo sekce může mít hodnotu 0 až 9. Pomocí sekcí je možné rozdělit poznámkové pole na samostatné části s údaji stejného charakteru. Např. pro poplatky ze psů do sekce 1 ukládáme údaje o plemeni a vzhledu psa, do sekce 2 údaje o vyjímkách z placení a pod. Pokud nejsou sekce označeny, je brán celý text jako sekce *0. Se sekcemi je možné pracovat samostatně ve výstupech. Prohlížení a aktualizace vydaných dokumentů Editace záložky s přehledem dokumentů je možné, v režimu zavádění nebo oprav, kliknutím myši na záložce - Dokumenty. Jednotlivé dokumenty jsou umístěny v řádcích, udáno je datum vystavení dokumentu a popis dokumentu. Šipkami nahoru a dolů je možné vybírat jednotlivé dokumenty a stiskem klávesy Enter nebo dvojitým kliknutí myši na zvoleném dokumentu je 25

26 umožněna oprava. Uložení změny je provedeno po stisku tlačítka OK v okně pro změnu dokumentu. Stisk klávesy Delete na vybraném dokumentu a potvrzení dotazu ruší vybraný dokument. Nový dokument je možno zadávat po stisknutí klávesy Insert. Po otevření okna pro vkládání vložíme údaje. Uložení nového dokumentu a uzavření okna provedeme tlačítkem Ok. Penalizace - na této záložce je možno zadávat penalizaci na úrovni poplatníka. Pokud nemá poplatník údaje penalizace vyplněny platí penalizace zadané v číselníku příjmu (pro všechny stejná). Lze i vypnout penalizaci u daného poplatníka zadáním druhu penalizace 9.- penále se nepočítá Druhy penalizace 0 jednorázová sazba procentní 1 jednorázová sazba částkou 2 - denní sazba nař. vl. 142/94 Sb. 3 - Denní sazba vlastní 9 - Penále se nepočítá Úhrady zabezpečuje pořizování plateb poplatníků. Zadává se datum zaplacení ( datum rozhodné pro penalizaci ), datum banky (výběr pro měsíční obraty), číslo účetního dokladu, druh platby (po stisku klávesy F2 na tomto poli se zobrazí nápověda z níž je možno vybrat H úhrada hotově, P úhrada penále, Q úhrada penále hotově, při nevyplnění je nastavena úhrada převodem), druh (rozlišení např. účetní analytiky), řádek, čtvrť a číslo poplatníka. Na základě těchto posledních tří údajů je zobrazen název poplatníka a pokračujeme zadáváním částky. Platby penále pokud je chceme sledovat odděleně, je nutné označit příznakem P. Pokud neznáme identifikaci poplatníka můžeme použít klávesy F5 nebo tlačítka poplatníci a vyhledat údaje v evidenci, po uzavření okna poplatníků se program dotazuje zda má převzít údaje o poplatníkovi. F9 nebo tlačítko seznam zobrazí seznam poplatníků, ze kterého je možno poplatníka 26

27 vybrat dvojitým kliknutím myši nebo tlačítkem OK převzít zvoleného poplatníka. Platby je možné zadávat v záporné hodnotě odpovídající vratce zasílané poplatníkovi. Na další řádek se dostaneme pomocí stisknutí tabelátor na posledním poli zadávání úhrady (částka). Předchozí řádek je zobrazen v seznamu zadaných úhrad. Údaje předchozího řádku můžeme přebírat stiskem klávesy * - hvězdička Pokud chceme zapsané úhrady uložit klikneme myší na tlačítku uložit. Program vypíše následující informaci o počtu uložených úhrad a celkovou částku. Tlačítko Zrušit zavírá okno úhrad bez uložení. Při nastavení parametru PPU = 1 v souboru cfg lze zadávat platby pro všechny příjmy najednou. Úhrady lze rovněž zadávat i přímo v kartě poplatníka, kde je možno i opravovat dříve zadané úhrady Předpisy Volba umožňuje zadávání předpisů bez ohledu na to, který příjem je právě aktuální. Slouží hlavně pro rychlé zadávání většího množství předpisů. Ovládání je prakticky shodné se zadáváním úhrad. Příjem pro, který je předpis zadáván je možno vybrat po stisku klávesy F2 z vyvolaného číselníku. (Kurzor musí být umístěn na poli pro zadání čísla příjmu). Z okna hromadného zadávání předpisů lze otevřít pomocí tlačítka Poplatníci kartu poplatníka a pracovat se souborem poplatníků. Po uzavření karty 27

28 poplatníka následuje dotaz na převzetí údajů poplatníka při zadávání předpisu. Po volbě Ano se údaje převezmou Při volbě Seznam se zobrazí seznam poplatníků, ze kterého lze údaje poplatníka přebírat dvojitým kliknutím myši na vybraném poplatniku nebo potvrzením tlačítkem OK při vybraném poplatníkovi Penalizace Provádí výpočet penalizace pro předpisy zadaného období zpracování, tuto činnost je proto nutné provést po zadání všech plateb. Výpočet penalizace je opakovaným výpočtem přepočítán, při doplnění nebo opravě údajů je tak možné provést opravu penalizace. Druhá možnost opravy penalizace je po výpočtu v opravném režimu předpisů poplatníka. 28