Vytvořila: Lenka Dvořáčková

Transkript

1 Jak napsat motivační dopis Vytvořila: Lenka Dvořáčková 1 Rozvojové a poradenské centrum Vysoká škola ekonomická v Praze nám. W. Churchilla Praha 3 tel.: fax: rpc@vse.cz web:

2 Obsah 1 JAK NAPSAT MOTIVAČNÍ DOPIS? OBECNÁ CHARAKTERISTIKA MINIMÁLNÍ PŘIJATELNÁ VERZE MOTIVAČNÍHO DOPISU PRŮVODNÍ A MOTIVAČNÍ DOPIS; MOTIVAČNÍ DOPIS JAKO PŘÍLOHA JAK URČITĚ NEMÁ MOTIVAČNÍ DOPIS VYPADAT OBSAH OSLOVENÍ ZDROJ INFORMACE O PRACOVNÍ NABÍDCE VYJÁDŘENÍ ZÁJMU, MOTIVACE, DOPLNĚNÍ CV Jsem ideální kandidát Nesplňuji všechny požadavky INFORMACE O PŘÍLOHÁCH, VÝZVA K ODPOVĚDI, PODĚKOVÁNÍ, PODPIS PODSTATNÉ BODY MOTIVAČNÍHO DOPISU PŘÍKLADY SPRÁVNÉHO MOTIVAČNÍHO DOPISU PRŮVODNÍ DOPIS V CIZÍM JAZYCE UŽITEČNÉ ODKAZY A DALŠÍ INFORMACE POUŽITÁ LITERATURA: Nám. W. Churchilla 4, , Praha 3 Telefon: rpc@vse.cz

3 1 JAK NAPSAT MOTIVAČNÍ DOPIS? Teoretické definice a obecná doporučení týkající se motivačního, nebo také průvodního dopisu, lze nalézt v nespočtu příruček, odborných knih, nebo více či méně fundovaných internetových článků. Zde je možné najít i konkrétní formulace vhodných vět apod., (pro zájemcev závěru jsou uvedeny odkazy). Málokdy se tam ale dozvím, jak konkrétně mám dopis napsat, resp. jaké informace personalista nejvíce sleduje, a nakolik má průvodní dopis vliv na jeho rozhodnutí. Proto vznikl tento text. Snaží se komentovat a na příkladech z praxe demonstrovat sice pravdivé, ale někdy příliš obecné poučky o motivačním dopise 2 OBECNÁ CHARAKTERISTIKA Motivační či průvodní dopis provází životopis na cestě k potenciálnímu zaměstnavateli. Vyzdvihuje a upozorňuje na přednosti uchazeče ve vztahu ke konkrétní pozici, na niž se hlásí tak, aby zvýšil zájem zaměstnavatele pozvat uchazeče na osobní pohovor. Životopis mnohdy zůstává totožný pro více pozic, motivační dopis však nikoli. Je adresný, stručný a formální. Hlavním smyslem motivačního dopisu je propojit životopis uchazeče s poptávanou pozicí a zdůraznit přednosti a zájem uchazeče o pozici. Komentář To, co je výše popisováno jako hlavní smysl motivačního dopisu, tj. propojení životopisu uchazeče s poptávanou pozicí, by mělo být obsaženo již v CV samotném (viz JAK NAPSAT CV?). Pokud životopis nesplňuje stanovené požadavky, dopis,ve kterém vysvětluji, že jsem nejlepší, mě nemá šanci zachránit. Kromě toho, není vyloučeno, že motivační dopis třeba nikdo ani nepřečte Přesto má smysl motivační dopis napsat. Motivační dopis může mít v současné době mnoho podob. Vedle papírové formy životopisu, jehož motivační dopis je přiložen v obálce, je tímto názvem je nyní, v době elektronické pošty a internetu, obvykle označován text, který použiji v ové zprávě, když posílám svůj životopis jako zájemce o pracovní pozici. Takový text v těle zprávy, příp. v poli elektronické přihlášky, k tomu určeném, bývá považován za slušnost. 3 Nám. W. Churchilla 4, , Praha 3 Telefon: rpc@vse.cz

4 2.1 Minimální přijatelná verze motivačního dopisu Může vypadat alespoň takto: Příklad 1: Minimální přijatelná verze motivačního dopisu Dobrý den, velmi ráda bych se ucházela o vámi nabízenou pracovní pozici, a proto si dovoluji v příloze zaslat svůj životopis. Pokud Vás zaujmu, budu velmi ráda za jakýkoliv kontakt z Vaší strany. Děkuji Personalistu sice neoslní, je nekonkrétní, bez významnějšího obsahu, stylisticky a gramaticky by měl co vylepšit, ale je. Jestliže personalista dostane prázdnou zprávu, která má v lepším případě v poli předmět uveden název pozice (někdy ani to ne) a v příloze můj životopis, určitě si jeho sympatie nezískám. Samozřejmě, pokud mám naprosto dokonalý životopis, který jako jediný ze všech splňuje všechny požadavky, rád se se mnou i přes můj první nezdvořilý krok bude bavit. Jsem-li ale student, příp. absolvent, je více než pravděpodobné, že zájemců srovnatelných kvalit bude obrovské množství, a právě např. podle motivačního dopisu se personalista může rozhodovat, kterého z nás si pozve na pohovor. Zejména u absolventských pozic bývá právě z tohoto důvodu motivační dopis často vyžadován. Proto je dobré, a to i v případě, že motivační dopis nebyl výslovně požadován, napsat několik řádek o tom, kdo jsem, co vlastně chci a proč. 2.2 Průvodní a motivační dopis; Motivační dopis jako příloha Někdy se výše popsanému dopisu říká průvodní a za motivační dopis je považována další příloha, text, který podrobněji vysvětluje, proč jsem tím nejlepším kandidátem na danou pozici. POZOR! Zde existuje reálné nebezpečí, že další přílohy vedle CV, si personalista nevšimne, příp. pokud přílohu otevře, ho odradí příliš dlouhý text. Proto je lepší napsat dopis tak dlouhý, aby ho bylo možné vložit do těla mailu,( max. polovina stránky A4), a zároveň tak podstatně zvýšit pravděpodobnost jeho přečtení. Konkrétní příklady budou uvedeny po následující kapitole. 2.3 Jak určitě nemá motivační dopis vypadat Smyslem motivačního dopisu sice je zaujmout, ale rozhodně ne např. takto: 4 Nám. W. Churchilla 4, , Praha 3 Telefon: rpc@vse.cz

5 Příklad 2: Jak určitě nemá motivační dopis vypadat Po přečtení tohoto inzerátu se celá rodina shodla na tom,že musím reagovat a přihlásit se.tak se tedy hlásím. Manželka,dcera i malý pes.a opravdu vážně. S pozdravem nebo takto (včetně překlepů): Dobrý den. Dovolte mi v úvodu mé presentace netrdiční projev své vůle.tuto práci chci. Myslím si,že Vaše požaavky splňuji.není problém Vámi popisovanou náplň práce zvládnout. Zvažte,prosím zdali jsem ten pravý a na adresu mi sdělte Vaše stanovisko. Děkuji 3 OBSAH Motivační dopis by měl být adresován osobě zodpovědné za výběrové řízení na poptávanou pozici, kterou jednoznačně pojmenovává. Odkazuje také na zdroj informací, z něhož se uchazeč o pozici dozvěděl (př. název novin či název personálního serveru a datum). 3.1 Oslovení Je dobré ujistit se, komu zprávu, resp. CV posílám. Je-li u inzerátu uvedeno konkrétní jméno, určitě je lepší jej použít, než napsat jen obecný pozdrav. Když oslovuji, dám si velký pozor, abych jej napsal, příp. vyskloňoval správně. Příklad 3: Nástrahy oslovení Např., když se personalistka jmenuje Dvořáčková, a oslovím ji slečno Dvořáková, mohu její sympatie předčasně ztratit, a to ze dvou důvodů: - Pokud u kontaktu v inzerátu není výslovně uvedeno sl.dvořáčková, nemohu vědět že není vdaná, příp. právě to, že ve svých 40 letech stále není vdaná. Proto, nejsem-li si stoprocentně jistý, že jde o slečnu, vždy raději použiji oslovení paní. - Druhý důvod je patrný na první pohled. Vynecháním písmene č jsem paní překřtil na někoho úplně jiného. Bude-li paní rázná, a na podobné překlepy citlivá, může se stát, že s komentářem to není dopis pro mě, jej klidně odloží. Je dobré si na základě textu inzerátu ujasnit, jestli píši přímo zaměstnavateli, nebo personální agentuře. A to zejména, když uvádím, že např. reaguji na pozici asistentky ve vaší společnosti atd. Těmto způsobům oslovení by bylo lepší se vyhnout: Příklad 4:Jak neoslovovat Vážení,... Vážení a milí,... Vážená společnosti, 5 Nám. W. Churchilla 4, , Praha 3 Telefon: rpc@vse.cz

6 Milá Lenko,,.. ani Hezký den, Lenko (sice je to nyní oblíbený způsob, ale nevím, zda jej uznává i personalista, kterému píši) Vážená paní/vážený pane,... (lze použít, pokud nevím, komu píši, ale působí příliš šablonovitě, lepší by bylo jen Dobrý den,... ) Vážená paní Dvořáčková! (oslovení zakončené vykřičníkem) žádné oslovení Zdroj informace o pracovní nabídce Samozřejmě, je slušné a užitečné konkretizovat, kdy a jak jsem se dostal k informaci, že se výběrové řízení na danou pozici koná. Třeba alespoň takto: Příklad 5:Zdroje informace o pracovní nabídce- přijatelná verze Dobrý den, na stránkách jobs.cz jsem se dočetla, že hledáte kandidátku na pozici asistentky ředitele. O tuto práci bych měla zájem a velice ráda se dostavím k osobnímu pohovoru. V příloze zasílám CV s potřebnými informacemi. S pozdravem Opět, k tomuto dopisu není těžké najít řadu výhrad, ale alespoň základní funkci splňuje. Horší je to v tomto případě. Kandidát neuvádí, o jakou nabídku má zájem on sám a apeluje na zájem zaměstnavatele, aniž mu nastíní, proč by měl zaměstnavatelův zájem vzbudit. Příklad 6:Zdroje informace o pracovní nabídce- nepřijatelná verze Dobrý den, zaujala mne Vaše nabídka práce na internetových stránkách. V příloze Vám zasílám můj životopis, pokud budete mít zájem a Vaše nabídka je stále aktuální, dejte mi prosím vědět na tento nebo na tel Děkuji a jsem s pozdravem 3.3 Vyjádření zájmu, motivace, doplnění CV Stručně objasňuje důvody zájmu uchazeče o danou práci a propojuje požadavky z inzerátu s vlastními schopnostmi, znalostmi a zkušenostmi, resp. s tím, co sám může zaměstnavateli nabídnout. V motivačním dopise je možné upřesnit některé sporné body v CV, nicméně se tak doporučuje pouze v případě, že jsou klíčové pro danou pozici. Předejde se tak spekulacím na straně zaměstnavatele, nicméně se na ně také upozorní. 6 Nám. W. Churchilla 4, , Praha 3 Telefon: rpc@vse.cz

7 Komentář Vyjádření pohnutek, které mě vedly k zájmu o tuto pozici, je velmi důležité. Z dopisu rozhodně nesmí vyznít např.: Nevím, co se sebou, tak jsem zkusil třeba tohle. CV posílám vlastně všude. nebo Hledal jsem inzerát, kde není potřeba praxe,..., nebo Jsem nesmírně šikovný, umím spoustu věcí, tak mě zaměstnejte, je mi jedno na jaké pozici. Dejte mi šanci! Odstrašující příklad z praxe: Příklad 7: Vyjádření motivace- odstrašující příklad Dobrý den,nevím zda přesně odpovídám vašim požadavkům,ale váš inzerát mně velice zaujal a proto zkusím štěstí.pracuji momentálně jako pečovatel s postiženými,vyučen jsem montérem pro o.k.,7let jsem pracoval jako vedoucí v elektro prodejně,2roky jsem pracoval v USA +2roky v Londýně.To je ve zkratce mé CV a pokud budete chtít vědět více,velice rád upřesním.přeji hezký den J.Novák, 32let,rozvedený,bez závazku. Je třeba vyslovit svůj zájem právě o tuto pracovní nabídku a vysvětlit, proč mě zaujala, co mohu nabídnout Jsem ideální kandidát Je na místě zdůraznit, že skutečně splňuji zadané požadavky, zejména není-li to ze CV zcela zřejmé, (ale už v CV samotném se musím snažit uvést všechny tyto skutečnosti, a v motivačním dopise je pouze vyzdvihnout). Personalista si totiž např. není povinen zjišťovat, např. čím se můj předchozí zaměstnavatel zabýval, jak je pozice, kterou jsem zastával, postavena v organizační struktuře, nakolik aktivně jsem využíval znalost cizích jazyků apod. Právě tyto skutečnosti mi mohou být velice nápomocny. Např. tak mohu prokázat své znalosti v oboru, orientaci na trhu, přehled o fungování konkrétního businessu. Příp. zastával-li jsem samostatnou pozici přímo podřízenou vedení společnosti, i když se jmenovala asistent, je zřejmé, že úroveň mojí zodpovědnosti a samostatnosti byla vyšší než u asistentů bývá obvyklé. Stejně tak, zmínka v CV o aktivním využití angličtiny může ve skutečnosti znamenat jeden e- mail do zahraničí měsíčně, nebo denní komunikaci s kolegou- rodilým mluvčím. Není-li ze CV zřejmé, proč se právě já ucházím zrovna o tuto pozici, očekává personalista, že se to dozví v motivačním dopise. 7 Nám. W. Churchilla 4, , Praha 3 Telefon: rpc@vse.cz

8 3.3.2 Nesplňuji všechny požadavky Ne vždy je ale situace natolik ideální, abych se mohl pouze vychvalovat do nebes. Velmi často se stane, že nesplňuji zcela všechny požadavky kladené na uchazeče o tuto pracovní nabídku. Proto je v první řadě užitečné zvážit, co mohu nabídnout, a jestli to objektivně může stačit na zařazení do výběrového řízení. Sice se říká, že někdy stačí mít dost sebedůvěry, ba až drzosti, a dostanu se všude, to ale, skutečně neplatí. Základem je splňovat všechny povinně vyžadované parametry. Ve většině případů bývají opodstatněné, tzn., že jsou k dané práci opravdu potřeba. Proto si rozmyslím, má-li smysl se touto pozicí zabývat, příp. se připravím na to, že pravděpodobně neuspěji. POZOR! Rozhodně nezačínám motivační dopis formulkou: Sice nemám požadovanou praxi/aktivní jazykové znalosti atd.,... ale rád se všemu rychle a snadno naučím. Pokud jsem si vědom určitého handicapu, nemusím se o něm v motivačním dopise zmiňovat. Naopak, tam bych měl vyjmenovat zkušenosti, znalosti atpod., jimiž dokazuji, že se na dané místo hodím. Ty ale musí být dostatečně konkrétní a přesvědčivé. Vždy záleží na konkrétní situaci, měl bych být schopen vyhodnotit, nakolik jsou moje znalosti a zkušenosti využitelné pro inzerovanou pozici. Obvykle by v motivačním dopise mělo zaznít, že se cítím být vhodným kandidátem na danou pozici. 3.4 Informace o přílohách, výzva k odpovědi, poděkování, podpis Závěrečné sdělení mnohdy vyjadřuje zájem o osobní setkání. Celý motivační dopis by měl vyjadřovat optimismus a přiměřené sebevědomí. Určitě by neměl chybět podpis, datum a také informace o přílohách, např. CV, kopie diplomu aj. ( V příloze najdete: ; Přikládám ) Komentář Sebevědomí a optimismus Zde je dobré řídit se vlastním vkusem. To, co je pro jednoho skromné, pro jiného působí jako nehorázná troufalost,nebo naprosto nemožný styl. Níže je uveden k posouzení jeden příklad za všechny. 8 Nám. W. Churchilla 4, , Praha 3 Telefon: rpc@vse.cz

9 Příklad 8:Sebevědomý a optimistický styl velice neobvyklý Dobrý den, zaujala mne Vaše nabídka na pozici Obchodní zástupce Jižní Čechy Rád bych se realizoval a nabídnul k uplatnění velmi bohaté zkušenosti. umím dobře naslouchat, občas slyším i trávu růst odcházím s nabídkou, přivážím smlouvu mluvím hodně a říkám ještě více nejvíce se usmívám na zákazníky a novináře tančím i s vlky, když chtějí snažím se o prezentace co berou dech měním kabát podle větru v daném odvětví tuším kdy vycouvat se ctí a pak se vrátit Takto vyzbrojen jsem připraven posílit Váš tým. V příloze Vám zasílám svůj životopis. V případě zájmu mne, prosím, kontaktujte na... Přílohy Přílohy je dobré skutečně k dopisu připojit,dát si pozor na to, že se jedná o aktuální verzi, a že i soubor samotný má přijatelný název ( např. Peťulinka nepůsobí příliš vhodně). Poděkování, výzva, pozdrav Personalistu potěší, když mu někdo poděkuje za jeho čas a energii, které denně čtení životopisů věnuje. Zároveň neuškodí, když ho vyzvu, aby mě v případě, že se mu moje CV zamlouvá, kontaktoval (příp. uvedu kontaktní údaje). Pozdrav a podpis jsou slušností a samozřejmostí i v elektronickém dopise. 4 PODSTATNÉ BODY MOTIVAČNÍHO DOPISU Velmi stručně vyjádřeno, z motivačního dopisu by měl být patrný zájem o obor podložený studiem, praxí, osobním zájmem a volnočasovými aktivitami a prospěch nejen pro mě, ale i pro zaměstnavatele. V ideálním případě by měl motivační dopis shrnovat, že: tento,nebo příbuzný obor studuji/jsem vystudoval, nebo jsem alespoň absolvoval mnoho kurzů s podobnou tematikou, 9 Nám. W. Churchilla 4, , Praha 3 Telefon: rpc@vse.cz

10 mám již pracovní zkušenosti, které se oboru týkají, příp. jsem se s nimi setkal (vím, o co jde; v praxi to může znamenat, že podobnou práci dělal kolega, komunikovali jsme s takovým oddělením v rámci firmy apod. to do dopisu psát nebudu), tento obor mě zajímá a chci se mu dále věnovat. Dále by měl ujišťovat, že : bych rád uplatnil a prohloubil své stávající znalosti a zkušenosti, a zároveň byl platným a užitečným členem zaměstnavatelova týmu apod. Tato část by neměla vyznít jako...tak já si u vás udělám praxi..., ve škole mě to bavilo, tak mě to naučte v praxi... apod. Příklad 9: Motivační dopis obsahující všechny body Jsem student posledního ročníku VŠE, podnikohospodářské fakulty, se specializací na psychologii a sociologii řízení. Našel jsem tento inzerát: Pro našeho klienta, významnou výrobní společnost působící v oblasti strojírenství, hledáme vhodné kandidáty/- ky na pozici: Referent zahraničního obchodu Náplň práce: - po zaučení samostatné vyřizování obchodních případů, resp. objednávek, - spolupráce s produktovým a logistickým oddělením, - práce s s interní databází, správa portfolia klientů, - vedení potřebné administrativy. Požadavky: - VŠ vzdělání ekonomického směru, - aktivní znalost AJ, NJ, příp. dalších jazyků, - pracovní zkušenost v administrativě, - praxe v mezinárodním obchodě- výhodou, - znalost práce v MS Office, - samostatnost, spolehlivost, - schopnost učit se a pracovat v týmu. Nabízíme:... I když nejsem logistik oborem studia, ani praxí, mohu napsat velice přesvědčivý motivační dopis, který bude pravdivý. (Samozřejmě, musí být podložen odpovídajícím CV).Např. takto: Vážená paní Dvořáčková, na internetovém pracovním portále, jsem našel inzerát vystavený , v němž hledáte vhodné kandidáty na pozici Referent zahraničního obchodu. Tato pracovní nabídka mě velice zaujala a rád bych se přihlásil do výběrového řízení. 10 Nám. W. Churchilla 4, , Praha 3 Telefon: rpc@vse.cz

11 Jsem studentem posledního ročníku Vysoké školy ekonomické v Praze, kde studuji podnikovou ekonomiku. Absolvoval jsem mnohé kurzy týkající se logistiky, s tímto oborem jsem se setkal i v předchozím zaměstnání, a protože mě oslovil, rád bych se jím zabýval i po ukončení studia. Mám pracovní zkušenosti v administrativě týkající se zahraničního obchodu, mluvím plynně třemi světovými jazyky (AJ, NJ, FJ), běžně pracuji v MS Office, znám systémy na zpracování objednávek. V příloze posílám svůj životopis, který Vám poskytne podrobnější informace. Protože se domnívám, že splňuji stanovené požadavky,věřím, že bych mohl být platným členem vašeho týmu. Pokud budete téhož názoru, velice rád se dostavím na osobní pohovor. Děkuji Vám a těším se na odpověď. S pozdravem a přáním hezkého dne 5 PŘÍKLADY SPRÁVNÉHO MOTIVAČNÍHO DOPISU Příklad 10 a):správný motivační dopis Vážená paní Dvořáčková, reaguji na Vaši nabídku ASISTENT/-KA ŘEDITELE zveřejněnou na webových stránkách Vystudovala jsem obor Veřejná správa a regionální rozvoj na Univerzitě Tomáše Bati ve Zlíně. Mám ekonomické znalosti (ekonomie, veřejná ekonomika) a také oborové znalosti právního a správněvědního charakteru. První pracovní zkušenosti jsem získala již během studia jako asistentka v advokátní kanceláři, kde mou hlavní náplní práce byla komunikace s klienty, vyřizování telefonátů a korespondence. Jako asistentka projektového manažera jsem pomáhala s organizací Veletrhu pracovních příležitostí. Hovořím anglicky (úroveň pokročilá) a francouzsky (úroveň střední). Ovládám práci na počítači (internet, MS Office). K mým přednostem patří flexibilita, spolehlivost a odpovědnost. Ujišťuji Vás, že funkci, která mi bude svěřena, vykonám k plné spokojenosti zaměstnavatele. Můžete mě kontaktovat na výše uvedené poštovní a ové adrese nebo telefonním čísle. Pokud Vás můj přiložený životopis zaujme, ráda se dostavím na osobní pohovor. Těším se na případnou spolupráci. 11 Nám. W. Churchilla 4, , Praha 3 Telefon: rpc@vse.cz

12 Příklad 10 b):správný motivační dopis Dobrý den, reaguji na Váš inzerát zveřejněný na internetových stránkách ve kterém hledáte asistentku ředitele. Po posouzení Vámi stanovených požadavků předpokládám, že mohu být vhodným kandidátem. Mohu nabídnout své několikaleté zkušenosti s prací asistentky na právním oddělení v mezinárodní firmě a předchozí praxi v advokátní kanceláři, podmiňující získání rekvalifikace v oblasti pracovník právní kanceláře. V této oblasti mám mimo jiné zkušenosti s jednáním s orgány státní správy a samosprávy, cizineckou agendou, správou archivu smluv a dokumentů a další administrativní činností (náplně práce ráda na vyžádání zašlu). Mluvím plynule anglicky (mám CAE), rok jsem žila v Anglii a rok v USA a mám výbornou uživatelskou znalost práce na PC. Další informace naleznete v přiloženém životopise. V případě dalších otázek z Vaší strany, mě kdykoliv kontaktujte na níže uvedeném telefonním čísle nebo u. Vše ostatní ráda zodpovím při osobním pohovoru. S přátelským pozdravem, 6 PRŮVODNÍ DOPIS V CIZÍM JAZYCE Je-li inzerát napsán v jiném jazyce než česky, příp. jsou-li zájemci o nabídku vyzváni, aby odepsali v cizím jazyce, je na místě napsat průvodní dopis v cizím jazyce. Ten by měl splňovat vše, co bylo výše uvedeno. Pokud je jako kontaktní osoba uveden Čech, je přípustné např. napsat 2 motivační dopisy, jeden v cizím jazyce, jeden česky. Ty by si pak měly být obsahově velmi blízké. 7 UŽITEČNÉ ODKAZY A DALŠÍ INFORMACE Nám. W. Churchilla 4, , Praha 3 Telefon: rpc@vse.cz

13 8 POUŽITÁ LITERATURA: HARRIS, N. (1994): "How to Write a Curriculum Vitae", London:University of London Career Service, ISBN JAROŇOVÁ, K. a kol. (2008): "Let s Work Krok po kroku k dobré práci", Bratislava: Profesia, spol. s r.o., JIGAU, M. (2007): "Career Councelling - Compendium of Methods and Techniques", Bucharest: Afir, ISBN Nám. W. Churchilla 4, , Praha 3 Telefon: rpc@vse.cz