Projektové řízení. Ing. Miroslav Žilka, Ph.D.

Transkript

1 Projektové řízení Ing. Miroslav Žilka, Ph.D.

2 Týmová spolupráce Prezentační dovednosti Kreativita Projekt REHP Kalkulace nákladů Přesvědčivost Rozpočet TE hodnocení projektů Diplomacie

3 Zásady projektového řízení The gap between theory and praxis

4 Co je to projekt? Jmenujte 3 konkrétní příklady projektů Jmenujte 3 konkrétní příklady běžných rutinních podnikových činností, které nejsou projektem Vedení účetnictví rutinní podniková činnost X Implementace nového účetního softwaru (včetně zaškolení účetních) - projekt

5 Co je to projekt? Jaké jsou hlavní charakteristiky, které odlišují projekt ov běžné rutinní činnosti? Projekt: Má začátek a konec Je jedinečný Má jednoznačný cíl Skládá se z dílčích činností Je zdrojově omezen

6 Fáze projektu Úpravy projektu Uvedení nového produktu, výzkumný projekt 1. Předinvestiční fáze? 2. Investiční fáze 3. Provozní fáze 4. Poprovozní fáze Příprava analýz a podkladů pro rozhodnutí o investici Realizace investičního projektu uvedení investice v život Období od zahájení investičního projektu po jeho ukončení Ukončení životního cyklu projektu Marketingový průzkum Předběžná kalkulace nákladů Kapacitní propočty Hodnocení investice Konstrukce výrobku Návrh technologie výroby Nákup nových strojů Výroba speciálních nástrojů, přípravků Samotná výroba a prodej výrobků, dokud není zastaralý a není nahrazen Likvidace starých zásob, nepotřebných jednoúčelových zařízení a nástrojů

7 Proces projektového plánování Kde se nacházíme? Zmapování výchozí pozice Čeho se má dosáhnout? Cíle a strategie Časový plán (harmonogram) Co, kdy a dokdy? Za kolik? Plán zdrojů a nákladů Co musíme udělat, abychom dosáhli cíle? Věcná dekompozice Projektová org. struktura, matice zodpovědností Kdo je za co zodpovědný? Co se stane když? Plánování rizik Jak kontrolovat?

8 Krok 1: Zmapování výchozí pozice Pokud není zachycen výchozí stav, nemůžeme říci, jaké měla realizace projektu dopady, nejsme schopni určit přínosy projektu.!!

9 Krok 2: Definice cílů a stanovení strategie Čeho se má dosáhnout? Stanovení cíle Jak cíle dosáhnout Stanovení strategie

10 Krok 2: Projektové cíle Čím přesněji je cíl definován, tím snazší je jeho kontrola a menší diskuze, zda byl cíl splněn, či nikoliv. S M A R T specifické a konkrétní měřitelné, kvantifikovatelné akceptovatelné pro všechny, kterých se týkají reálné a realizovatelné termínované musí být jasně definovány, aby bylo možné vyhodnotit jejich naplnění neboť platí, že co se nedá změřit, to se nedá ani vyhodnotit všichni pracovníci, kteří se podílejí na naplňování cílů, by měli souhlasit jak s nastavenou úrovní, tak se způsobem jejich naplnění výše cíle by měla být stanovena tak, aby byl zachován motivační efekt = ne příliš nízko ani příliš vysoko musí být jasně stanoven termín plnění, neboť jak praxe ukazuje: Úkol, který nemá stanovený termín plnění má nejnižší prioritu! Vymyslete alespoň 3 podnikové cíle splňující metodiku SMART. Každý z jiné oblasti (ekonomika, výroba, jakost, marketing, HR, )

11 Krok 3: Věcná dekompozice

12 Krok 3: Věcná dekompozice Na tomto kroku měli podílet všichni klíčoví projektoví pracovníci Víc hlav víc ví!!! Při definici projektových činností mějte na paměti: 1) Čím více samostatných pracovních činností v projektu vytvoříte, tím bude každá pracovní činnost menší, lépe řiditelná a kontrolovatelná. 2) Čím více budete mít samostatných pracovních činností, tím více času (a financí) bude třeba pro přípravu, vzájemné propojení, koordinování a tedy řízení. V akademickém prostředí se předpokládá kreativní a samostatná práce projektových výzkumných pracovníků s tím spojená možnost menší propracovanosti dekompozice úkolů ne vždy to ale takto funguje!

13 Krok 4: Projektová organizační struktura Vyřešení otázky: Kdo je za co zodpovědný? V praxi bývá často problematické začlenění projektové organizační struktury do stávající liniové organizační struktury - možnost kolize projektového a liniového manažera při určování priorit úkolů - může se stát, že v projektu budu úkolovat svého šéfa Nutné jednoznačné přiřazení odpovědností!!

14 Krok 5: Časový plán projektu Vyřešení otázky: Kdy jaká činnost bude probíhat? Čím více každá samostatná pracovní činnost odpovídá předchozím zkušenostem, tím reálnější a přesnější bude časový plán (a také odhad potřebných zdrojů) Při řízení složitějších projektů se využívají manažerské nástroje: Síťová analýza metoda CPM, PERT Softwarové nástroje např. MS Project

15 Krok 6: Plán zdrojů a nákladů What is the procedure for determination of costs in (project) budget? Activities Resources Costs What types of sources do you know? Try to define costs! What types of costs do you know?

16 Krok 6: Plán zdrojů a nákladů

17 Krok 7: Analýza rizik Vyřešení otázky: Co se stane když? Jak na to budeme reagovat?

18 Krok 8: Definice kontrolních mechanizmů Při realizaci projektů jsou nejčastější tyto typy kontrol: Porovnání rozpočtových a skutečných nákladů a sledování cash-flow projektu Sledování čerpání zdrojů vzhledem ke stanovenému plánu Hodnocení kvality vykonané práce Sledování disponibility požadovaných zdrojů Vyhodnocování plnění dílčích termínů a předpokladů pro splnění termínu koncového V projektech často kontrolní mechanizmy dány od poskytovatele podpory např. monitorovací zprávy, audity, apod. Je třeba sledovat a vyhodnocovat skutečnost vs. Plán v průběhu stanoveného monitorovacího období! VYHODNOCENÍ PODNIKATELSTVÍ

19 SW Nástroje projektového řízení

20 Nástroje projektové řízení a spolupráci Základními nástroji projektového manažera jsou:! HARMONOGRAM ROZPOČET! Jak donutit pracovníky týmu, aby nástroje důsledně používali?

21 Nástroje projektové řízení a spolupráci Sdílení dat + Jednoduchost práce, uživatelská přívětivost! Desktop verze tváří se jako složka v počítači Jednoduchá synchronizace a sdílení Malý objem dat v základní free verzi Špatná práce s verzemi jednoho souboru Nemožnost simultánní práce na jednom souboru (možnost v placené verzi) -

22 Nástroje projektové řízení a spolupráci + Sdílení dat Plánování a organizování Dotazování Provázání na další nástroje google a gmail Synchronizace kalendářů Pozvánky v mailu synchronizované s kalendářem Možnost rychlé tvorby jednoduchých dotazníků Možnost simultánní práce na jednom souboru Drtivá většina služeb (funkcionalit) je zdarma Omezené možnosti bez gmailu Horší uživatelská přívětivost než Dropbox -

23 Nástroje projektové řízení a spolupráci + Práce s verzemi souborů Přijatelný interface Desktop aplikace Synchronizace s Outlookem a propojení na další nástroje MS Office Sdílení dat Plánování a organizování Za peníze (nemusí být přístupná všem projektovým partnerům) Velká složitost -

24 Nástroje projektové řízení a spolupráci + Moovia zdarma Sdílení dat Plánování a organizování Huddle Za peníze (nemusí být přístupná všem projektovým partnerům) Pouze online aplikace -

25 Nástroje projektové řízení a spolupráci + Jednoduchost - Plánování schůzek Jednoúčelovost

26 Tip pro zpracování vašeho projektu

27