Projektové řízení. Lenka Švecová, Tomáš Říčka. University of Economics, Prague. Project management for SMEs/NGOs - exchange of experience for trainers

Transkript

1 Project management for SMEs/NGOs - exchange of experience for trainers LLP Grundtvig Learning Partnership Projektové řízení Lenka Švecová, Tomáš Říčka University of Economics, Prague This project has been funded with support from the European Commission. This publication [communication] reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

2 Obsah Definice projektu Trojimperativ projektu Projektový cyklus Příklady Diskuze Využití

3 Co je to projekt? Jedinečný proces změny z počátečního stavu na cílový stav. Kam? Jak? Odkud? ČAS ZDROJE RIZIKA

4 Atributy projektu Projekt je JEDINEČNÝ a ROZSÁHLÝ. V projektu jsou vymezeny TERMÍNY, ROZPOČET a ZDROJE. Pro řešení projektu je třeba RŮZNORODOST. Projekt je KOMPLEXNÍ a SLOŽITÝ. Projekt s sebou nese NADPRŮMĚRNÉ RIZIKO.

5 Trojimperativ PM VÝSTUPY ČAS NÁKLADY

6 Principy projektového managementu přístup řízení je SYSTEMATICKÝ a SYSTÉMOVÝ strukturování v ČASE přiměřené PROSTŘEDKY využití POČÍTAČOVÉ PODPORY INTEGRACE práce v TÝMU

7 Projektový cyklus Definice projektu Plánování projektu Implementace projektu

8 Zadání projektu Odpověď na otázku Co a jak? Stanovení limitů projektu (hranice projektu) Definice cíle(ů) v čase a za stanovené náklady Zaslouží si delší diskuzi Zadání projektu mít neustále na paměti (vizualizovat), vložit do dokumentů k projektu Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti

9 Definice projektu Zadání projektu Cíle projektu Tvorba struktury rozpisu prací (Work Breakdown Structure - WBS) Identifikace zdrojů a požadavky na zdroje Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti

10 Cíle projektu Odpověď na otázku Proč? Jaká hodnota by se v rámci projektu měla vytvořit? Jaké krátko- a dlouhodobé užitky budeme mít z projektu? Jakým čelíme omezením? Jak měřit cíle? Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti

11 Cíle projektu S M A R T Specifický Měřitelný Akceptovatelný Relevantní/Realistický Termínovaný Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti

12 WBS (Work Breakdown Structure) Odpověď na otázku Jak? Dokumentace organizace práce Jaké jsou hlavní výstupy projektu? Jaké jsou komponenty projektu? Jak bude dosaženo cílů? Jak bude práce organizována, aby bylo možné plánování a kontrola? Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti

13 Balík práce (work package) Projekt Souhrnný výstup 1 Souhrnný výstup 2 Výstup Výstup Výstup Výstup Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti

14 Balík práce (work package) Konference Příprava Průběh Oslovení účastníků Pronájem Občerstvení Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti

15 Identifikace zdrojů a požadavky Odpověď na otázku Jak mnoho? Odhad zdrojů, které budeme potřebovat na splnění každého balíku práce Jaké znalosti a schopnosti budeme potřebovat? Jaká budeme potřebovat zařízení a vybavení? Jaký materiál, příp. další specifické věci? Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti

16 Plánování projektu Rozdělení odpovědností Síťový diagram Tvorba harmonogramu Plánování zdrojů Revize plánu a rizika Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti

17 Rozdělení odpovědností Odpověď na otázku Kdo? Identifikace a přiřazení lidí odpovědných za realizaci balíků práce Možné využít matici s přiřazením odpovědnosti (1 balík práce = 1 odpovědný člověk) Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti

18 Zainteresované strany kdokoliv, kdo je ovlivněn projektem kdo může být stakeholderem? zapojení: vyhotovit seznam ZS a jejich kategorizace zjistit a porozumět jejich požadavkům a očekáváním naplánovat, jak navázat dialog a spolupráci zahájit dialog a spolupráci udržovat dialog, spoluprací a zpětnou vazbu

19 Analýza vlivu zainteresovaných stran Míra očekávání Vysoká Průběžně informovat Vést dialog Nízká Odpovídat na otázky Zajistit spokojenost Nízká Vysoká Míra vlivu Skupina Zájmy Vliv +/ /? Priorita (škála) Primární ZS xxx Sekundární ZS xxx

20 Síťový diagram Odpověď na otázku V jakém pořadí? Pořadí a závislost jednotlivých balíků práce Délka trvání jednotlivých balíků Začátky a konce balíků práce Kritická cesta PERT Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti

21 Tvorba harmonogramu Balíky práce v kalendáři Skutečná délka projektu Dostupnost zdrojů Vyvažování zdrojů Ganttův graf Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti

22 Revize plánu a rizika Plánování aktivit k redukci rizika a využití příležitostí během realizace Jaké jsou hrozby a příležitosti? SWOT analýza Priority projektu Rizika a práce s nimi Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti

23 Implementace projektu Začátek faktické realizace Monitorování projektu Modifikace projektu Uzavření projektu a jeho vyhodnocení Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342 Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti

24 Agilní přístupy - SCRUM shromaždiště požadavků (Product backlog) 1 až 4týdenní sprinty pro vybrané požadavky každý den 15minutová porada v rámci jednoho sprintu 24 h 1 až 4 týdny požadavky požadavky pro sprint sprint pracovní přírůstek výstupu

25 Project management for SMEs/NGOs exchange of experience for trainers Lifelong Learning Programme, Grundtvig Learning Partnership

26 Partneři projektu Wisdoma, s. r. o. koordinátor VŠE v Praze, Fakulta podnikohospodářská, katedra management Ozyegin University (Turecko) ROTALENT (Rumunsko, nezisková organizace)

27 Cíl projektu Cílem projektu je proškolení lektorů a vývoj nových výukových modulů, které upraví a budou aplikovat standardní metodiky na menší projekty v MSP a NNO. Cílem je využití osvědčených postupů na řízení projektů i v těchto menších organizacích, která povede ke zvýšení míry úspěšnosti projektů.

28 Klíčové postřehy Zkušenosti s partnery Rizika kulturní rozdíly, změna v organizaci partnera, nekomunikace ze strany partnera Jak zorganizovat mobilitu? Jak na kick-off meeting?

29 Kontakt: Ing. Lenka Švecová