Učebnice MS Word 2007 Průvodce k tutoriálům

Transkript

1 Video-office s.r.o. Učebnice MS Word 2007 Průvodce k tutoriálům Čeněk Kras Video-office s.r.o. strana: 1/154

2 Úvod Vážení čtenáři, vítám vás v učebnici aplikace Microsoft Word Možná by se mohlo zdát, že tento program není třeba blíže představovat, protože jednoduchý dopis umí ve Wordu napsat téměř každý, ale už třeba rozeslat jej pomocí hromadné korespondence již tak samozřejmé není. Rovněž uživatelé starších verzí mohou mít mylný dojem, že je Word už nemá čím překvapit. Již při zběžném pohledu si nicméně můžete všimnout, že se nám v poslední verzi proměnil Word doslova k nepoznání. Protože ale Word neprodělal v poslední verzi jen velmi příjemný "facelift", ale zároveň prošel i hlubší proměnou, změnu očekává i od nás a našeho celkového přístupu k práci. Word je světově nejpoužívanější nástroj pro práci s textem. Zároveň nám ale umožňuje pracovat nejen s textem, ale i s tabulkami, grafy a nově třeba i blogy. Word nám ale pochopitelně ulehčuje práci i v mnoha jiných ohledech a nejlépe proto uděláme, když se na něj půjdeme bez dalšího zdržování podívat trochu blíže Ještě než se ale dostaneme k samotné práci, je třeba učinit několik zmínek o tom, jak budeme postupovat. V každé kapitole, jako v případě tzv. video tutoriálů, které tuto učebnici doprovázejí, si vždy nejdříve povíme pár obecných slov k dané funkci a následně si projdeme jednotlivé kroky v praxi. V samotných video tutoriálech najdete na konci ještě malé shrnutí toho, co jsme se v příslušné lekci dozvěděli. První tři lekce jsou určené především zkušenějším uživatelům, kteří už znají Word 2003 a pouze přechází na verzi novější. Poté už budeme postupovat krok za krokem od úplných začátků. Pro ty z vás, kteří nepostupujete systematicky a přeskakujete některé kapitoly, budu u některých operací zdůrazňovat, ve které kapitole se můžete dozvědět více. Některé pokročilejší operace totiž vyžadují předběžnou znalost jednodušších příkazů a postupů, takže se vás budu snažit vždy upozornit, kde můžete načerpat další informace. Na závěr mi dovolte, abych Vám za sebe i společnost Video-office popřál mnoho zdaru nejen se samotným Wordem, ale i při práci s touto učebnicí. Video-office s.r.o. strana: 2/154

3 Obsah 1. PŘECHOD Z WORDU 2003 NA 2007 I - ÚVOD, PÁS KARET, OKNO MOŽNOSTI WORD WORD KAM ZMIZELY PŘÍKAZY Z VERZE 2003? 8 2. PŘECHOD Z WORDU 2003 NA 2007 II - PŘEHLED JEDNOTLIVÝCH KARET ZÁKLADNÍ KARTY SPECIÁLNÍ KARTY PŘECHOD Z WORDU 2003 NA 2007 III - TLAČÍTKO OFFICE, OKNO MOŽNOSTI SPUŠTĚNÍ WORDU PRACOVNÍ PLOCHA PÁS KARET ZÁKLADNÍ KARTY SPECIÁLNÍ KARTY TLAČÍTKO OFFICE PŘÍPONY A TYPY SOUBORŮ ".DOC" A ".DOCX" DALŠÍ TYPY SOUBORŮ, NÁZVY A PŘÍPONY SOUBORŮ VYTVOŘENÍ NOVÉHO DOKUMENTU NEBO ŠABLONY PRÁZDNÝ DOKUMENT NAINSTALOVANÉ ŠABLONY ŠABLONY Z INTERNETU ULOŽENÍ DOKUMENTU OPERAČNÍ PAMĚŤ UMÍSTĚNÍ DOKUMENTU JMÉNO DOKUMENTU TYP SOUBORU ROZŠÍŘENÉ MOŽNOSTI UKLÁDÁNÍ, AUTOMATICKÉ UKLÁDÁNÍ OTEVŘENÍ ULOŽENÉHO DOKUMENTU ZMĚNA REŽIMU KLÁVESNICE A KLÁVESOVÉ ZKRATKY ZMĚNA REŽIMU KLÁVESNICE KLÁVESOVÉ ZKRATKY POHYB V DOKUMENTU SEZNAM FUNKCÍ JEDNOTLIVÝCH KLÁVES ZÁKLADNÍ KLÁVESOVÉ ZKRATKY PANEL NÁSTROJŮ RYCHLÝ PŘÍSTUP STAVOVÝ ŘÁDEK MOŽNOSTI APLIKACE WORD I ZÁLOŽKA OBLÍBENÉ MOŽNOSTI APLIKACE WORD II ZÁLOŽKA ZOBRAZENÍ ZÁLOŽKA ULOŽIT ZÁLOŽKA UPŘESNIT ZÁLOŽKA ZDROJE INFORMACÍ KONTROLA PRAVOPISU A MLUVNICE AUTOMATICKÉ OPRAVY SLOVNÍKY KONTEXTOVÉ OPRAVY 37 Video-office s.r.o. strana: 3/154

4 19.4. JEDNORÁZOVÁ KONTROLA PRAVOPISU A GRAMATIKY FORMÁTOVÁNÍ PÍSMA VYZNAČENÍ OBLASTI FORMÁTOVÁNÍ FORMÁTOVÁNÍ ODSTAVCE ZAROVNÁNÍ TEXTU ŘÁDKOVÁNÍ OKNO ODSTAVEC DALŠÍ PŘÍKAZY ZE SKUPINY ODSTAVEC OHRANIČENÍ A STÍNOVÁNÍ VODOROVNÁ ČÁRA ODRÁŽKY A ČÍSLOVÁNÍ - ODRÁŽKY DEFINOVÁNÍ NOVÉ ODRÁŽKY VÍCEÚROVŇOVÝ SEZNAM ODRÁŽKY A ČÍSLOVÁNÍ - ČÍSLOVÁNÍ VÍCEÚROVŇOVÝ SEZNAM ŘAZENÍ SEZNAMŮ NASTAVENÍ HODNOTY ČÍSLOVÁNÍ DEFINOVÁNÍ NOVÉHO ČÍSELNÉHO SEZNAMU TEZAURUS A PŘEKLADY TEZAURUS PŘEKLADY ZARÁŽKY A TABULÁTORY PŘÍKAZ PRAVÍTKO VYTVOŘENÍ NADPISU SEZNAMU VYTVOŘENÍ ZARÁŽKY SCHRÁNKA SADY OFFICE ZPŮSOBY VYJMUTÍ, KOPÍROVÁNÍ A VKLÁDÁNÍ ROZDÍL MEZI KOPÍROVÁNÍM A VYJMUTÍM PŘÍKAZ KOPÍROVAT FORMÁT MOŽNOSTI SCHRÁNKY OFFICE NASTAVENÍ SCHRÁNKY SADY OFFICE VLOŽIT A VLOŽIT JINAK ZABEZPEČENÍ DOKUMENTU PÁS OMEZIT FORMÁTOVÁNÍ A ÚPRAVY ZOBRAZENÍ STRÁNKY PŘÍKAZY SKUPINY ZOBRAZENÍ DOKUMENTŮ SKUPINA PŘÍKAZŮ ZOBRAZIT ČI SKRÝT SKUPINA PŘÍKAZŮ LUPA SKUPINA PŘÍKAZŮ OKNO POROVNÁNÍ A SLUČOVÁNÍ DOKUMENTŮ VZHLED STRÁNKY - KONCE A ODDÍLY ODDÍLY NABÍDKA POD PŘÍKAZEM KONCE ROZLOŽENÍ STRÁNKY - DALŠÍ PŘÍKAZY SKUPINY VZHLED STRÁNKY ODESLÁNÍ DOKUMENTU EM A PUBLIKOVÁNÍ NA INTERNETU PUBLIKOVÁNÍ NA INTERNETU ODESLÁNÍ DOKUMENTU EM TISK DOKUMENTU ZÁKLADNÍ PŘÍKAZY TISKU MOTIVY A POZADÍ STRÁNKY MOTIVY POZADÍ STRÁNKY VODOZNAK 62 Video-office s.r.o. strana: 4/154

5 BARVA STRÁNKY OHRANIČENÍ STRÁNKY KARTA VLOŽENÍ SKUPINA PŘÍKAZŮ STRÁNKY SKUPINA PŘÍKAZŮ TABULKY SKUPINA PŘÍKAZŮ ILUSTRACE SKUPINA PŘÍKAZŮ ODKAZY SKUPINA PŘÍKAZŮ ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ SKUPINA PŘÍKAZŮ TEXT SKUPINA PŘÍKAZŮ SYMBOLY NÁSTROJE KRESLENÍ ÚPRAVY TVARŮ ÚPRAVY Z KARTY FORMÁT SKUPINA PŘÍKAZŮ USPOŘÁDAT SKUPINA PŘÍKAZŮ VELIKOST TEXTOVÉ POLE KARTA FORMÁT WORDART VYTVOŘENÍ OBJEKTU WORDART KARTA FORMÁT SKUPINA TEXT SKUPINA STYLY WORDART OPAKUJÍCÍ SE SKUPINY PŘÍKAZŮ NA KARTĚ FORMÁT VLOŽENÍ OBRÁZKU DO TEXTOVÉHO POLE OBRÁZEK - KARTA FORMÁT VLOŽENÍ OBRÁZKU DO TEXTOVÉHO POLE RYCHLÉ ČÁSTI RYCHLÉ ČÁSTI II ORGANIZÁTOR STAVEBNÍCH BLOKŮ INICIÁLA NASTAVENÍ FONTU A VELIKOSTI PÍSMA ROVNICE A SYMBOLY - PRIORITA MATEMATICKÝCH OPERACÍ A VKLÁDÁNÍ SPECIÁLNÍCH ZNAKŮ ROVNICE SYMBOLY KLÁVESOVÉ ZKRATKY A AUTOMATICKÉ OPRAVY HYPERTEXTOVÝ ODKAZ AUTOMATICKÉ OPRAVY DALŠÍ TYPY ODKAZŮ ZÁLOŽKA VYTVOŘENÍ ZÁLOŽKY 1. POSTUP VYTVOŘENÍ ZÁLOŽKY 2. POSTUP KŘÍŽOVÝ ODKAZ ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ - TROCHA TEORIE KOMBINOVÁNÍ SPECIÁLNÍCH KARET - VYTVOŘENÍ VLASTNÍHO ZÁHLAVÍ ÚPRAVY ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ Z KARTY DOMŮ ZAROVNÁNÍ ZÁHLAVÍ POMOCÍ KARTY NÁVRH ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ - DALŠÍ PŘÍKAZY Z KARTY NÁVRH VYTVOŘENÍ ROZDÍLNÝCH ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ V RŮZNÝCH ČÁSTECH DOKUMENTU 88 Video-office s.r.o. strana: 5/154

6 1. Přechod z Wordu 2003 na 2007 I - úvod, pás karet, okno Možnosti Tohle je první, ze tří speciálních lekcí pro ty z vás, kteří už dobře znáte Word 2003 a teď se jen chystáte přejít na verzi V dalších lekcích už vezmeme všechno popořádku od úplných začátků, ale v těchto třech úvodních lekcích budu předpokládat, že se v prostředí Wordu trochu orientujete. Podívejme se nejprve do Wordu Word 2003 Nejpoužívanější příkazy Skupiny příkazů Zde vidíme klasické uspořádání příkazů, na které jsme zvyklí i z předchozích verzí a dalších programů. Nahoře se nacházejí jednotlivé skupiny příkazů - Soubor, Úpravy, Zobrazit, Vložit atd. Na liště pod základním menu se pak nachází několik nejpoužívanějších příkazů a dole najdeme nástroje pro kreslení a informační řádek neboli tzv. stavový řádek. Pod jednotlivými nabídkami se skrývají další příkazy, které ale nevidíme, dokud neklikneme například na skupinu příkazů Formát. Pod skupinou příkazů Zobrazit se nachází položka Panely nástrojů, kde jsme byli zvyklí v 2003 otevírat dodatečné panely s příkazy, například při tvorbě formulářů, tabulek nebo hromadné korespondence. Skupina příkazů Soubor je trochu specifická, protože pod touto skupinou příkazů se nachází příkazy pro práci s celými dokumenty. Tady můžeme dokumenty ukládat, otevírat nebo odesílat em. Pod skupinou příkazů Nástroje se nachází příkaz Možnosti, kde upravujeme Zobrazení Wordu, Pravopis, nebo možnosti tisku apod. To by byl Word 2003, teď se pojďme podívat na Word 2007, kde vypadá vše, co jsme si představili výše, úplně jinak. Video-office s.r.o. strana: 6/154

7 1.2. Word 2007 Jak je na první pohled patrné, v nové verzi Wordu nezůstal kámen na kameni. Nejviditelnější změnou je asi pás karet. Na horním okraji pásu karet se nalézají jednotlivé karty, mezi kterými můžeme přepínat. Všimněte si, že na rozdíl od Wordu 2003 zde máme všechny příkazy neustále přítomné a neukrývají se pod jednotlivými skupinami příkazů. Žádné speciální panely nástrojů pro tabulky nebo kreslení jako ve verzi 2003 zde nenajdeme. Všechny ikonky se už nacházejí na pásu karet. A ty, které zde chybí, aktivujeme tím, že se postavíme do objektu, pro který dané příkazy používáme. V praxi to znamená, že pokud klikneme do tabulky, objeví se nám na pásu karet další speciální karty, kde se nachází příkazy používané při práci s tabulkami. Obdobně to platí u grafů, obrázků, záhlaví a zápatí a dalších objektů. Panel Rychlý přístup Ovládací šipka panelu Rychlý přístup Jednotlivé karty Tlačítko Office Skupina příkazů Písmo Pás karet Jednotlivé příkazy jsou kromě karet ještě dále rozčleněny do skupin, uvnitř kterých se nachází podobné příkazy. Takže na kartě Domů, ve skupině příkazů Písmo najdeme pohromadě všechny příkazy, které se nějakým způsobem vztahují k psaní. Oblíbené příkazy si navíc můžeme libovolně umísťovat na nový titulkový pruh a máme je tak kdykoli k dispozici bez ohledu na to, která karta je momentálně aktivní. Tento pruh se nazývá panel Rychlý přístup. Šipkou na pravém konci tohoto panelu se dostaneme do nabídky, kde můžeme zapínat nebo vypínat příkazy, které se budou na panelu zobrazovat. Pokud bychom si nevystačili s těmito několika příkazy, klikneme na příkaz Další příkazy a v novém dialogovém okně si vybereme nejprve kartu, ze které budeme chtít příkaz přidat a pak si z nabídky vybereme konkrétní příkaz. Kliknutím na Přidat nový příkaz zkopírujeme na panel Rychlý přístup. Kliknutím na OK okno zavřeme. (Podrobnosti o panelu Rychlý přístup se dozvíme v kapitole 15 - Panel Rychlý přístup). Ve Wordu 2007 najdeme i další novinky, jako třeba kulaté tlačítko Office, nebo nové okno Možnosti aplikace Word. (Více si o tlačítku Office povíme v kapitole 4 Tlačítko Office a okno Možnosti aplikace Word a v kapitole 7 - Tlačítko Office). Všimněme si také, že v nové verzi Wordu se nám změnil výchozí typ písma. Místo fontu Times New Roman, nyní Microsoft jako výchozí nabízí bezpatkové písmo Calibri (viz kapitola 20 Formátování písma). Video-office s.r.o. strana: 7/154

8 1.3. Kam zmizely příkazy z verze 2003? Aplikace Word se v poslední verzi výrazně proměnila a podstatně se zjednodušilo ovládání, cenou za to ale je, že si je potřeba na nové ovládání chvíli zvykat. Příkazy z nabídky Soubor ve verzi 2003 se přesunuly pod kulaté Tlačítko Office. Ostatní příkazy jsou pak rozloženy pod jednotlivými kartami Domů, Vložení atd. Všimněte si, že v kartách je určitý systém, takže je nemusíme hned všechny proklikávat a hledat požadovaný příkaz. O tom si ale více povíme až v další lekci Video-office s.r.o. strana: 8/154

9 2. Přechod z Wordu 2003 na 2007 II - přehled jednotlivých karet V minulé lekci jsme se krátce seznámili s pásem karet a řekli jsme si, že se jedná o novinku, kterou ve verzi 2003 nenajdeme, protože zde se jednotlivé příkazy schovávají v jednotlivých skupinách příkazů Základní karty Teď nastal čas se na tento pás karet podívat blíže. Jednotlivé příkazy budou předmětem následujících lekcí, ale my si zde můžeme ukázat, že v řazení karet a příkazů je systém, takže si pro jednotlivé příkazy pak půjdete už najisto. Řekněme, že začínáme tvořit například novou smlouvu o půjčce. 1. V takovém případě je potřeba nejdříve buď otevřít nějakou šablonu, kde už je základní text připravený, nebo si smlouvu naťukat ručně. K tomu nám v tomto druhém případě slouží příkazy z karty Domů (viz obrázek výše), kde máme všechny příkazy, které potřebujeme k psaní a úpravám písma. Poté upravíme Odstavce textu a nastavíme odsazení nebo řádkování. Na konec odsud můžeme aplikovat na náš text určitý Styl. 2. Jestliže jsme se základním textem hotovi, obvykle nastupuje vkládání různých objektů, které chceme do dokumentu vložit. Proto se přesuneme ve druhém kroku na kartu Vložení, kde si můžeme podle skupin vybírat, jaký typ objektu potřebujeme vložit. Buď můžeme přidat Prázdnou stránku nebo do dokumentu vložit Obrázek, nebo Záhlaví a zápatí a do něj třeba Datum a čas. Příkaz Tabulka na kartě Vložení představuje výbornou příležitost, abychom si ukázali další skvělý nový rys nového Wordu tzv. dynamický náhled. Podívejme se například na to, jak jednoduché je nyní vytvořit tabulku. Stačí kliknout na příkaz Tabulka a poté přejíždět kurzorem myši po šachovnici. Výslednou podobu tabulky ihned vidíme v dynamickém náhledu, aniž bychom museli na daný příkaz vůbec klikat. Tento náhled najdeme i u celé řady dalších příkazů. Video-office s.r.o. strana: 9/154

10 3. Řekněme, že jsme všechno upravili podle našich představ a v dalším kroku se přesuneme na kartu Rozložení stránky na celkový náhled téměř hotového dokumentu. Tady se třeba rozhodneme změnit okraje nebo vložíme vodoznak. 4. Ve čtvrtém kroku přidáme k našemu dokumentu například Obsah, jedná-li se o nějaký delší text. Stejně tak můžeme třeba připojit Poznámku pod čarou pro oba účastníky smlouvy a napsat do ní "Vyjádřete se prosím k návrhu smlouvy". 5. Pak se přesuneme na kartu Korespondence a smlouvu oběma stranám odešleme. 6. Oba účastníci smlouvy jsou určitě zdatní uživatelé Wordu, takže se přesunou na kartu Revize, zapnou si sledování změn a pak provádějí ve smlouvě změny a přidávají Komentáře. Nakonec nám připravovanou smlouvu zase odešlou zpět. 7. My se v dalším kroku také přesuneme na kartu Revize a přijmeme nebo odmítneme navržené změny v dokumentu. Nakonec si třeba na kartě Zobrazení nastavíme zobrazení v těch rozměrech, v jakých se dokument bude i tisknout (Rozložení při tisku) a po zkontrolování ho odešleme na tiskárnu příkazem Tisk, který najdeme pod tlačítkem Office Speciální karty Tím jsme si prošli jednotlivé karty, které za normálních okolností na ploše vidíme. S pásem karet ale přesto ještě nejsme zdaleka hotovi. Kromě těchto stálých karet, máme k dispozici i speciální karty, které se obměňují podle kontextu. Já jsem zde připravil několik objektů, na kterých si můžeme tyto karty v praxi ukázat. já na bráchu brácha na mě já na bráchu brácha na mě Vyúčtování Q1 Q2 Q3 Q4 Kvartály Příjmy Výdaje Zisk Čistý zisk Rozdíl Klikněte jednou na obrázek vlevo (tzv. obrázek SmartArt) a poté na obrázek vpravo (graf). Poté klikněte zpět do textu. Při pohledu na pravý konec pásu karet uvidíte, že zde přibývají a opět mizí různé další karty, které obsahují příkazy vztahující se pouze k aktivovanému objektu, na který jsme před tím kliknuli myší. Kliknutím na tabulku se nám aktivují dvě karty, které nabízejí možnosti jako třeba Rozdělit tabulku, které by nedávaly smysl jinde, než při práci s tabulkou. Proto je v normálním zobrazení nevidíme. Graf má zase vlastní karty, dokonce tři, a obrázek SmartArt upravujeme zase podle nástrojů vhodných pro tyto obrázky. V průběhu jednotlivých lekcí se seznámíme důkladně se všemi objekty a při té příležitosti si popíšeme i všechny příkazy na těchto speciálních kartách. Celá řada příkazů se ale opakuje napříč kartami, takže se nemusíte bát, že by vás to množství zavalilo. Ostatně vidíte, že v kartách je skutečně systém a spíše než neuváženě pobíhat mezi kartami je lepší se na chvíli zamyslet, co hledaný příkaz umí a podle toho už obvykle zamíříme pod správnou kartu. Video-office s.r.o. strana: 10/154

11 NĚJAKÁ FIRMA S.R.O KVARTÁLY PŘÍJMY VÝDAJE ZISK ČISTÝ ZISK ROZDÍL Q1 4,3 3,9 0,4 0,3 0,1 Q2 3,5 3,9-0,4-0,3-0,1 Q3 5,1 3,2 1,9 1,425 0,475 Q4 4,5 2,8 1,7 1,275 0,425 CELKEM 0,9 V další lekci se podíváme na tlačítko Office a povíme si více i o okně Možnosti aplikace Word. 3. Přechod z Wordu 2003 na 2007 III - tlačítko Office, okno Možnosti V této lekci se více zaměříme na další novinku ve Wordu 2007, přestože jde spíš o změnu kosmetickou. Jedná se o tlačítko Office, které nalezneme v levém horním rohu pracovní plochy. Ještě než si na něj ale posvítíme, udělejme si takový stručný výlet do historie a podívejme se v krátkosti do aplikace MS Word Zde je pro nás nyní klíčová nabídka Soubor. Pokud se podíváme do této nabídky, najdeme zde příkazy pro práci s celými dokumenty a nikoli pouze s jejich obsahem. Sem chodíme, pokud chceme soubor otevřít, uložit, nebo vytvořit nový. To jsou asi nejčastější případy. Sem ale také zamíříme, pokud chceme aktuální dokument vytisknout nebo třeba odeslat em. Místo nabídky Soubor ve Wordu 2003 se teď na prvním místě nachází karta Domů, kde pracujeme s písmem a s obsahem dokumentu obecně. Příkazy z nabídky Soubor se schovaly pod toto kulaté tlačítko Office, kde už, jak jsme si řekli, nepracujeme s obsahem dokumentů, ale s celými dokumenty. Takže je odsud můžeme ukládat, otevírat nové dokumenty nebo je tisknout. Kromě těchto standardních příkazů se nám pod tlačítko Office přesunul i příkaz, který jsme dříve nacházeli pod nabídkou Nástroje - Možnosti. Odsud provádíme nastavení samotného Wordu. V nové aplikaci se tento příkaz jmenuje Možnosti aplikace Word, a když na něj klikneme, otevře se nám okno Možnosti aplikace Word, které vypadá jako všechno, jenom ne okno z předchozí verze Wordu. Nabídka Zobrazit, která byla dříve nastavena jako hlavní záložka, je teď až za záložkou Oblíbené, kde jsou už připravená ta nejdůležitější nastavení. Pod záložkou Oblíbené zapínáme mimo jiné kartu Vývojář, kterou využijeme zejména při práci s formuláři nebo makry. Když nás omrzí modré Barevné schéma, sem půjdeme vždycky změnit. K dispozici je i černé nebo stříbrné. Za zmínku určitě stojí záložka Kontrola pravopisu a mluvnice, kde nastavujeme, co chceme, aby Word za nás kontroloval, případně v okně Možnosti automatických oprav změníme i automatické opravy gramatiky. Video-office s.r.o. strana: 11/154

12 Hned pod další záložkou Uložit můžeme vedle automatický oprav nastavovat i automatické ukládání dokumentů. Pod záložkou Upřesnit pak najdete téměř nekonečné možnosti individuálního nastavení. Výchozí nastavení je ale většinou naprosto dostačující, tudíž pokud nemáte nějaké speciální požadavky, není sem třeba ani chodit. Video-office s.r.o. strana: 12/154

13 Pokud máte váš balíček Microsoft Office čerstvě nainstalován, pod záložkou Zdroje informací najdete příkaz Aktivovat, kde si vaší aplikaci musíte nechat do jednoho měsíce aktivovat. To ale platí jen u první instalace. Všechny hlavní novinky Wordu 2007, tedy pás karet, panel Rychlý přístup, tlačítko Office i nové okno Možnosti aplikace Word, budou podrobně probrány v samostatných lekcích. Tím jsme uzavřeli téma novinek ve Wordu Nebylo zde pochopitelně možné probrat podrobně všechno nové, ale snažil jsem vám ukázat samotné principy práce ve Wordu 2007, s tím, že konkrétní příkazy už byste podle klíče, který jsme si popsali výše, měli být schopni najít sami. V následujících více než osmdesáti lekcích se podíváme detailně na prakticky všechny možnosti, které nám Word nabízí. Začneme u těch nejjednodušších operací, jako je otevírání dokumentu, psaní apod. a skončíme úpravou maker ve Visual Basicu a tvorbou formulářů. Pojďme se tedy pustit do práce. 4. Spuštění Wordu Než se dostaneme k samotné práci, musíme aplikaci Word nejdříve otevřít. Přestože se jednotlivé operační systémy od sebe vzájemně liší, spuštění samotné je na většině systémů velmi podobné a, i když možná ne všechny, tak alespoň některý způsob spuštění bude určitě fungovat i ve vašem případě. My si předvedeme dva nejběžnější operační systémy - jednak Windows XP a jednak Windows Vista. Ve Windows 7 je postup téměř stejný jako ve Windows Vista. Windows XP 1. Pokud se na vaší pracovní ploše nachází takováto ikona Wordu 2007, stačí na ni dvakrát kliknout a aplikace se nám ihned otevře. Zbývající tři způsoby jsou si podobné v tom, že budeme vždy postupovat přes tlačítko Start v levém dolním rohu obrazovky. 2. Klikneme na Start a zobrazí se naposledy spuštěné programy. Někdy najdeme příkaz Word 2007 i zde a opět na něj stačí kliknout a aplikaci spustit. 3. Postup, který zaručeně bude fungovat bez ohledu na vaši verzi operačního systému Windows. Klikneme na příkaz Všechny programy. Zde navigujme do adresáře Microsoft Office, kde se nachází program Word, který kliknutím spustíme. Video-office s.r.o. strana: 13/154

14 Zde máme možnost vytvořit si i ikonu pro pracovní plochu a používat první způsob. Klikneme na příkaz Word pravým tlačítkem myši a příkazy Odeslat Plocha umístíme ikonu na plochu. Windows Vista 4. Poslední postup funguje jen pod operačním systémem Vista a Windows 7. I v tomto případě klikneme nejprve na tlačítko Start a do okna vyhledávání napíšeme "Word". První nabízená položka je příkaz, který hledáme. Tolik ke spuštění aplikace Word, v další lekci už se podíváme na to, jak vypadá samotné pracovní prostředí Wordu. 5. Pracovní plocha V minulé lekci jsme si ukázali několik způsobů, jak aplikaci Word otevřít a teď už se proto nacházíme přímo v prostředí Wordu To, co vidíme na obrazovce, je celá pracovní plocha aplikace Microsoft Word. Největší změnou oproti minulé verzi 2003, je určitě horní pruh s příkazy nazývaný Pás karet. Ten si ale nechme až do další lekce a projděme se společně zbytkem pracovní plochy. Začněme u titulkového pruhu. Na obrázku vidíme zcela nový dokument, který nemá ještě ani jméno. Word jej prozatím pojmenoval jako "Dokument" a přiřadil mu pořadové číslo ("Dokument1"). Dále následuje název aplikace, tedy Microsoft Word. Video-office s.r.o. strana: 14/154

15 Panel Rychlý přístup. Na tento panel si můžeme přidávat příkazy, které často používáme a máme je tak neustále po ruce. Nenechte se znervóznit tím, že můj panel Rychlý přístup vypadá asi jinak než váš. Já už jsem si totiž na tento panel několik příkazů přidal a nějaké další si spolu v průběhu lekcí sem jistě společně přidáme. Tlačítko Office ve svých útrobách skrývá téměř totožnou nabídku příkazů, jaká se nacházela ve starší verzi pod skupinou příkazů Soubor. Na rozdíl od příkazů z karet Domů, Vložit apod. se zde nepracuje s obsahem samotného dokumentu, ale pracuje se s celými dokumenty. Zde tedy můžeme otevírat nové dokumenty, ukládat je, nebo hotový dokument odeslat em. Možnosti aplikace Word. Prostřednictvím Možností můžeme upravovat nikoli vlastnosti a vzhled dokumentů (k tomu používáme příkazy z pásu karet), ale vlastnosti a vzhled samotné aplikace Word. Vlastní pracovní plocha. Zde se zobrazuje dokument, na kterém právě pracujeme. Zde se také odehrává tvorba samotného dokumentu a úprava jeho obsahu i vzhledu pomocí příkazů z pásu karet. Stavový řádek. Zde se na jednom místě nacházejí všechny informace o aktuálním umístění kurzoru myši, o jazykovém prostředí apod. V pravém dolním rohu najdeme ikonky, pomocí kterých můžeme přepínat zobrazení a pomocí Lupy si přibližujeme nebo oddalujeme náš dokument. Navigační lišta na pravé straně pracovní plochy nám umožňuje měnit naši pozici v dokumentu. Tažením za obdélník se přesouváme na konec nebo na začátek dokumentu. Na spodním konci navigační lišty se nachází tlačítko pro přesunutí na předchozí stránku a úplně dole najdeme tlačítko pro přesun na další stránku. Vyhledávání. Mezi těmito dvěma ikonami se nachází tlačítko se spíše matoucím názvem Vybrat objekt pro procházení. Sem obvykle chodíme, když potřebujeme třeba najít v dokumentu nějaké slovo. Tím můžeme uzavřít úvodní procházku pracovní plochou a v další lekci si povíme více o tzv. Pásu karet. 6. Pás karet Pás karet se skládá ze tří základních součástí. Karty: Sedm základních karet v horní části pásu. Každá představuje určitou podobnou činnost. Takže pod kartou Vložení jsou všechny možné objekty, které můžeme do dokumentu vkládat. Na pravé straně se zobrazují ještě speciální karty, které se obměňují podle objektu, který je právě aktivní (tabulka, graf, obrázek apod.). Skupiny: Jednotlivé karty obsahují několik skupin, v nichž jsou společně zobrazeny související příkazy. Na kartě Domů, ve skupině Písmo najdeme vše, co souvisí s písmem a se samotným psaním. Příkazy: Příkaz je tlačítko, jehož stisknutím provedeme danou funkci. Příkaz může znamenat také nabídku z více možností, jak vidíme zde na příkladu velikosti písma. Základní karty Příkazy Skupiny Speciální karty Video-office s.r.o. strana: 15/154

16 Příkazy jsou tedy sdruženy ve skupinách a skupiny jsou logicky rozložené pod různými kartami Základní karty Kouzlo jednotlivých karet spočívá v tom, že neustále máme k dispozici všechny příkazy, které potřebujeme. Obvykle při tvorbě dokumentu postupujeme podobně jako je pořadí jednotlivých karet. 1. Nejdříve většinou napíšeme samotný text. K tomu si vystačíme s kartou Domů, kde se nacházejí všechny nástroje používané při psaní. 2. Jsme-li se psaním hotovi, na kartě Vložení vložíme do dokumentu všechny potřebné objekty. 3. Na další kartě Rozložení stránky si možná zúžíme okraje stránky, aby se nám tam celý objekt hezky vešel. 4. Na kartě Odkazy upravujeme podobu listů (například nastavujeme okraje dokumentu). 5. Na kartě Korespondence se nacházejí nástroje pro hromadné rozeslání dokumentu. 6. Příjemci dokumentu rozeslaného pomocí hromadné korespondence mohou na kartě Revize připojit komentář nebo v dokumentu provádět změny. 7. Příkazy z karty Zobrazení umožňují mj. celkový náhled na konečnou podobu dokumentu před tiskem. 8. Pokud máme v aplikaci Word zobrazenou i kartu Acrobat (není to zdaleka pravidlem), můžeme ještě na úplný konec převést dokument do formátu PDF. Jak vidíte, v pořadí jednotlivých karet je systém. Kromě toho je každý příkaz opatřený nápovědou, která se zobrazí, zastavíte-li nad příslušnou ikonkou krátce myší Speciální karty V základním nastavení vidíme sedm nebo osm karet, které jsme si vyjmenovali. To ale není všechno. Když klikneme na nějaký objekt, objeví se nám na pásu karet ještě další karty, které přímo souvisí s vybraným objektem. Kliknutím na tabulku se nám aktivují další karty s příkazy jako třeba Rozdělit tabulku, které by nedávaly smysl jinde, než při práci s tabulkou. Proto je v normálním zobrazení nevidíme. Graf má zase vlastní karty dokonce tři a obrázek upravujeme podle nástrojů vhodných pro obrázky. Některé příkazy se opakují ve více kartách, takže jich není zdaleka takové množství, jak by se na první pohled mohlo zdát. 7. Tlačítko Office Tato kulatá ikona se symbolem čtyř oken, je nový prvek, který ve starších verzích aplikace Word nenajdeme, a nazývá se tlačítko Office. Přesto se nejedná zas o takovou novinku, protože nabídka uvnitř tlačítka Office nabízí stejné příkazy, jako jsme našli ve starší verzi 2003 pod nabídkou Soubor. Video-office s.r.o. strana: 16/154

17 Tlačítko Office používáme pro práci s celými dokumenty. Kdykoli chceme otevřít nový dokument, uložit naši práci nebo poslat dokument em, chodíme právě sem. Šipky na konci některých příkazů znamenají, že menu se ještě dále větví a můžeme tak položky jako Tisk nebo Odeslat, které obsahující tuto šipku přirovnat k tzv. skupinám příkazů z pásu karet. Jestliže nestojíme kurzorem myši na nějaké položce, která tuto šipku obsahuje, zobrazuje se nám na pravé straně výpis dokumentů, které jsme měli naposledy otevřené. V případě, že s nějakým dokumentem dlouho nepracujeme, nahradí jej z tohoto seznamu dokumenty novější. Šipka s další nabídkou Naposledy otevřené dokumenty Připínáček Věnujme pozornost ještě tomuto malému připínáčku, kterým si můžeme jednotlivé dokumenty přišpendlit a tím zajistíme, že nám v tomto seznamu zůstanou, i když s nimi dlouho nepracujeme. Nejdůležitější příkazy tlačítka Office: Nový vytvoří nový dokument nebo otevře šablonu Otevřít otevře existující dokument Uložit uloží již jednou uložený dokument Uložit jako uloží dokument pod novým jménem nebo typem souboru Tisk vytiskne dokument Připravit nastavení vlastností dokumentu a oprávnění Odeslat odeslání dokumentu em, vytvoření PDF Publikovat publikování na blogu Zavřít zavře dokument, aplikace zůstane spuštěná Možnosti aplikace Word otevře okno Možnosti (viz kapitola 17, 18) Ukončit aplikaci Word zavře všechny dokumenty a ukončí celou aplikaci Všechny záložky tl. Office jsou chronologicky řazené. Dokument je třeba nejdříve vytvořit nebo ho odněkud otevřít, v průběhu práce jej průběžně ukládáme a poté jej převedeme příkazem Uložit jako do takového formátu, který nám nebo příjemci dokumentu nejvíce vyhovuje. Nakonec dokument vytiskneme nebo odešleme či publikujeme. Jednotlivé příkazy, které se zde nacházejí, si probereme v samostatných kapitolách, ale pozastavme se jen ještě nad rozdílem mezi příkazem Zavřít a Ukončit aplikaci Word. Zatímco příkazem Zavřít ukončíme práci s aktuálním dokumentem, tlačítkem Ukončit aplikaci Word ukončíme celou aplikaci i všechny rozpracované dokumenty. Word se nás vždy ještě zeptá, zdali chceme tuto akci skutečně provést a nemusíme se tedy bát, že bychom jedním kliknutím přišli o všechny neuložené dokumenty. Celou aplikaci Word můžeme zavřít křížkem v pravém horním rohu, nebo tím způsobem, že dvakrát rychle za sebou klikneme na tlačítko Office. Video-office s.r.o. strana: 17/154

18 8. Přípony a typy souborů ".doc" a ".docx" Několikrát jsme se zde již zmínili o souborech, aplikacích nebo dokumentech. Než se vrhneme na samotnou práci, pojďme si v těchto termínech udělat jasno. Přestože se budu snažit vše zjednodušit na maximální možnou míru, tato lekce je přece jen trochu obtížnější pro úplné začátečníky, pokud tedy nebudete všemu rozumět, nevěšte hlavu. Pro práci s aplikací Word není tato a následující lekce nezbytně nutné a uvidíte, že až začneme pracovat v samotném Wordu, tak se zase chytnete. Pokud jsem vás příliš neodradil a stále čtete tyto řádky, můžeme se společně vrhnout na trochu teorie. Soubor je nejmenší, samostatně vystupující celek informací; je označen jménem, tečkou a příponou ( word.exe, dopis redakci.doc, Světla velkoměsta.avi" atd.). Soubor je širší pojem než dokument. Adresář je množina souvisejících souborů; umožňují hromadnou manipulaci se soubory; nemá příponu, vytváří stromovou strukturu (viz obrázek na další straně). Program: soubor instrukcí/informací pro počítač (programem je např. Word (spouštěcí soubor winword.exe ). Dokument: samostatný celek; dokumenty Wordu mají příponu "doc" nebo "docx". Aplikace je v podstatě program; program otvírá dokumenty. Cesta k souborům Typy souborů se zobrazují ve zvláštním sloupci Ukázka stromové struktury adresářů Změna zobrazení Adresář (složka) Soubory (dokumenty) Stromová struktura Každý typ souboru má vlastní ikonu Textové dokumenty: doc, rtf, txt a docx Video-office s.r.o. strana: 18/154

19 Programy všichni jistě známe, a pokud máte zrovna otevřený Word, tak právě s jedním takovým programem pracujete. Skutečný program obvykle obsahuje více souborů, ale jeden soubor má příponu "exe", pomocí kterého celý program spustíme. Ukázka stromové struktury Nejlepší bude, když se na to podíváme rovnou v praxi. Klikněte na tlačítko Start, odkud máme rychlý přístup k našim dokumentům. Vyberte příkaz Dokumenty a otevře se nám dialogové okno, které vypadá zhruba tak jako okno na předchozí straně. Složka Dokumenty Tlačítko Start V tomto okně vidíme jeden adresář, který se v tomto případě jmenuje Video-office.cz. V tomto adresáři se nachází další podadresáře a také celá řada souborů. Ve sloupci Název vidíme jména jednotlivých dokumentů. Zobrazené dokumenty jsou různého typu. To poznáme jednak podle ikonek před jménem souboru a jednak podle sloupce Typ, kde jsou vypsané jednotlivé typy a často i název programu, který dané dokumenty otevírá. Dokumenty Wordu mají obvykle ikonu s dvojitým W. Jestliže nevidíte ve sloupci Typ žádné hodnoty, zapněte pod příkazem Zobrazení položku Podrobnosti. Nevidíte-li ani sloupec Typ, klikněte pravým tlačítkem myši na libovolný sloupec a položku Typ zatržením aktivujte. Aplikace Word pracuje především s dokumenty s příponou doc nebo docx (zkratka angl. slova document). Ve výchozím nastavení ukládá Word dokumenty právě do těchto formátů. Když uložíme běžným způsobem náš dokument ve Wordu 2007, vznikne dokument, který má příponu docx a výsledný soubor má až o polovinu menší velikost než dokumenty s příponou doc, se kterými jsme se setkávali ve starších verzích aplikace Word. Nový typ souborů docx ale není zpětně kompatibilní s verzí Pošlete-li tedy například někomu em svůj dokument vytvořený ve verzi 2007 (s příponou docx) a příjemce u má pouze Word 2003, nepodaří se mu tento dokument otevřít. Microsoft tento velký nedostatek částečně vyvažuje tím, že si uživatelé starší aplikace Wordu mohou na stránkách Microsoftu stáhnout tzv. Compatibility Pack, po jehož nainstalování již mohou otevírat ve starší verzi Wordu novější typ dokumentů. Video-office s.r.o. strana: 19/154

20 9. Další typy souborů, názvy a přípony souborů Textové dokumenty nemusejí mít nutně příponu doc nebo docx. Na obrázku v předchozí lekci vidíme, že existují i v jiných formátech např. Txt (text) nebo rtf (Rich Text Format). Všechny lze otevřít prostřednictvím aplikace Word. Další typy souborů zde uvádíme jen pro ilustraci a kontrast. Doc MS Word 2003 Docx MS Word 2007 Xls MS Excel 2003 Xlsx MS Excel 2007 Txt text Dot šablona Word Xlt šablona Excel Wma, mp3 audio Bmp, jpg obrázky Avi, wmv video Pdf univerzální formát Exe program Určitým protipólem dokumentu je, jak jsme již řekli, program. Program spouští dokumenty. Proto ať už máme jakýkoli dokument, není nám sám o sobě k ničemu, protože s dokumentem musí být spojen nějaký program, který ho dokáže spustit. Samotný program pak spouštíme většinou prostřednictvím souboru s příponou exe. Pravidla pro pojmenovávání souborů Název souboru Maximální délka 255 znaků Nerozlišují se velká a malá písmena Název by měl charakterizovat obsah Může obsahovat diakritiku i mezery Nepovolené znaky: \? : * < > ; # Přípona Délka obvykle 3 nebo 4 znaky Ve většině aplikací doplňována automaticky Charakterizuje typ souboru 10. Vytvoření nového dokumentu nebo šablony Nyní už se konečně můžeme pustit do vlastní práce s MS Word Většina úkolů obvykle začíná vytvořením nového dokumentu. Jednou z možností je začít jen s čistým listem a dokument si tak můžeme vytvořit od základu sami. Kromě toho ale můžeme využít i šablony, které jsou již součástí samotného Wordu. Pokud jsme připojeni k internetu, je zde ještě třetí možnost - upravíme si některou z obrovského množství šablon, které jsou k dispozici na serverech společnosti Microsoft. Jinými slovy stáhneme si šablonu z internetu a tu pak dále upravujeme. My si projdeme postupně všechny tři možnosti Prázdný dokument Pokud máme již nějaký dokument otevřený, tak ho zavřeme pomocí příkazu Zavřít pod tlačítkem Office a získáme tak čistou pracovní plochu bez otevřených dokumentů, které by nás mohli v práci rušit. Video-office s.r.o. strana: 20/154

21 Nyní se vraťme do menu tlačítka Office a všimněme si, že Word nám zvýrazní jen ty nabídky, které můžeme aktuálně využít. Nemůžeme například momentálně uložit dokument, poněvadž právě s žádným nepracujeme. Soustředíme se nyní na nabídku Nový a klikneme na ni. Nainstalované šablony Prázdný dokument Náhled dokumentu Šablony z internetu Vytvoření vybraného dokumentu Objeví se okno Nový dokument. Na pravé straně okna vidíme náhled, a tak můžeme ihned zjistit, že se skutečně jedná o prázdný dokument. Klikneme tedy na příkaz Vytvořit a nový dokument se objeví. Pro začátek je pojmenován prostě jako "Dokument" a je označen pořadovým číslem. To platí jen do té doby, než dokument sami uložíme a dáme mu nějaké jméno charakteristické pro obsah našeho dokumentu (viz kapitola 11). Nyní již můžeme začít vytvářet samotný obsah. Pokud píšeme například pouze neformální dopis, pracujeme obvykle s prázdným dokumentem a můžeme použít výše popsaný způsob. Jestliže ale píšeme třeba životopis, uděláme nejlépe, využijeme-li připravenou šablonu, která nám ušetří spoustu práce a výsledek bude vypadat profesionálně Nainstalované šablony Vraťme se proto pod tlačítko Office a zvolme znovu příkaz Nový. Tentokrát se budeme soustředit na levý sloupec a klikneme na Nainstalované šablony a vybereme si z nabízených možností Arkýř - Životopis. Video-office s.r.o. strana: 21/154

22 Pokud bychom v pravém dolním rohu zaškrtli políčko Šablona, můžeme tímto způsobem vytvořit i novou šablonu. My ovšem nechceme vytvářet novou šablony, nýbrž dokument založený na již existující šabloně. Proto ponecháme výchozí nastavení a konečně vytvoříme nový dokument kliknutím na Vytvořit. Jak je patrné, Word nám vytvořil vzor i s různými grafickými prvky a na nás už je pouze kliknout do nasvícených políček a zadat vlastní údaje. Pokud by nám stávající kolonky nestačili, aktivujeme kliknutím myši nějakou kolonku a stiskneme na klávesnici šipku vpravo. Tím se přeneseme kurzorem myši za danou kolonku. Následně stiskneme klávesu Enter a tak vytvoříme novou odrážku, kam můžeme zadávat další údaje Šablony z internetu Ti z vás, kteří mají připojení k internetu, mohou alespoň pro srovnání do třetice vytvořit nový dokument, tentokrát založený na šabloně z internetu. V okně Nový dokument vybereme tentokrát ve skupině Microsoft Office Online položku Životopisy. Zde se můžeme proklikávat stromovou strukturou, až najdeme přesně takový typ životopisu, který vyhovuje našim potřebám. Návrh postupu: Životopisy Základní Životopisy Stáhnout. I zde platí, to co jsme si řekli v předešlém případě. Obsah jednotlivých kolonek můžeme volně měnit, přizpůsobovat našim potřebám, kolonky přidávat nebo naopak ubírat. S jednotlivými kolonkami lze také manipulovat jako s objekty a tažením myši je přesouvat na jiné místo. 11. Uložení dokumentu Než se pustíme do samotného ukládání, je třeba si říci i něco o tzv. operační paměti, která se ukládání dokumentů bezprostředně týká Operační paměť Operační paměť počítače je jednou ze součástí počítače (tzv. hardware), bez které by nemohl počítač pracovat. Po celou dobu jeho práce jsou v této paměti načteny pokyny a informace, je v ní přítomen každý probíhající program a ukládají se do ní výsledky a mezivýsledky výpočtů. Charakteristickým znakem operační paměti je ale její závislost na stálém přívodu elektrické energie. Jestliže dojde k přerušení přívodu proudu, je u stolního počítače celý obsah operační paměti nenávratně ztracen a my přijdeme o veškerou neuloženou práci! Proto je vždy nutné výsledky své práce vždy uložit a poté dále svou práci průběžně ukládat. Aby naše data a práce neskončili pouze v operační paměti, musíme je tedy uložit na médium, které je nezávislé na zdroji energie. Nejběžnější způsob uložení je na pevný disk (hard disk), či pracujeme-li v síti, pak na server Umístění dokumentu Otevřeme prázdný dokument a napíšeme do něj větu Toto je dokument před uložením. Pak pod nabídkou tlačítka Office klikneme v levém sloupci na příkaz Uložit jako a objeví se stejnojmenné dialogové okno. V jeho levé části vybereme místo, kam budeme dokument ukládat. Obvykle ukládáme do složky Dokumenty, ale pro dočasné nebo často používané soubory můžeme použít například i Plochu. Video-office s.r.o. strana: 22/154

23 11.3. Jméno dokumentu Povšimněme si, že Word nám jako název dokumentu vždy nabídne první řádek textu. To má své opodstatnění, jelikož první řádek textu je obvykle nadpis, který bývá výstižnou zkratkou charakteristickou pro celý dokument. Můžeme jej však samozřejmě změnit, přičemž je dobré volit jméno, které obsah dokumentu výstižně charakterizuje, abychom pak již podle jména poznali, o čem daný dokument pojednává. Cesta k souboru Obvyklá místa pro ukládání dokumentů Jméno dokumentu Typ "doc" Výchozí typ souboru v MS Word 2007 "docx" Do pole Název souboru napíšeme tedy nějaké jméno. Na obrázku výše je jako příklad uveden název "Cvicny_dokument_12_12_2009". Chceme-li pracovat s dokumentem později na internetu, volíme název bez mezer a bez háčků a čárek, jelikož webové prohlížeče neumí mezeru správně zobrazit a místo ní vloží do názvu nesmyslné znaky. Výsledný název se tak stává nečitelným. Jedná-li se ale pouze o dokument pro naši potřebu, můžeme diakritiku použít. Datum za jménem pomáhá v rychlé orientaci, ale není nutné Typ souboru Video-office s.r.o. strana: 23/154

24 Jako výchozí formát dokumentu ve Wordu 2007 je nastaven standardní typ s příponou docx. V případě, že budeme chtít zvolit například dokument s příponou "doc", který mohou příjemci našeho dokumentu otevřít i ve starší verzi Wordu 2003, zvolíme položku Dokument Word Další často používané typy jsou Pdf či dokument OpenOffice. Tlačítkem Uložit akci ukončíme. 12. Rozšířené možnosti ukládání, automatické ukládání Dále se podíváme trochu blíže na další možnosti ukládání. Vrátíme se do okna Uložit jako (viz kap. 11), kde můžeme náš dokument uložit. Kromě toho se zde ale skrývají pod příkazem Nástroje další rozšířené možnosti ukládání. Obecné možnosti - zde můžeme náš dokument před uzavřením opatřit heslem. Jestliže napíšeme heslo do první kolonky nikdo, kdo nezná příslušné heslo, nebude moci dokument vůbec otevřít. Jestliže vepíšeme heslo do druhé kolonky, půjde sice dokument otevřít, ale nebude možné jej bez znalosti hesla dále upravovat. Heslo musíme v dalším okně ještě potvrdit. Uložit možnosti - otevře se okno Možnosti aplikace Word, kde si můžeme zvolit, jak často budeme chtít, aby za nás Word rozpracovanou práci automaticky ukládal. Word v tomto případě naši práci sám automaticky uloží každých pět minut. Aplikace Word však neuloží dokument i s chybami, kterých jste se případně dopustili. Dokument je sice automaticky ukládán, ale Word si stále drží přehled o tom, kdy jsme dokument uložili my sami a kdy jej uložil sám. Jestliže se přeruší přívod elektrického proudu a počítač se náhle vypne, jakmile znovu spustíme Word, aplikace se nás zeptá, jestli chceme obnovit tu verzi dokumentu, kterou jsme naposledy ukládali mi sami nebo pozdější verzi, kterou automaticky uložil Word. Nastavení uložíme a odejdeme i z okna Uložit jako, protože náš dokument již máme uložený. Pokud je dokument již jednou pojmenovaný, nebo nechceme-li mu přidělit jiné jméno, změnit typ či místo uložení, ukládáme změny v dokumentu: Příkazem Uložit z menu tlačítka Office Pomocí klávesové zkratky Ctrl+S Kliknutím na ikonu diskety (tlačítko Uložit) na panelu Rychlý přístup v levém horním rohu obrazovky. Video-office s.r.o. strana: 24/154

25 Tím se přepíše starší verze dokumentu novější verzí. Takto dokument ukládáme vždy: Když budeme s výsledky své práce spokojeni Před složitými operacemi s dokumentem Před přerušením práce s dokumentem Při práci s rozsáhlými či složitými dokumenty je dobré vytvářet si jejich zálohy. Dokumenty bychom měli ukládat ještě jednou někam na CD, na flash disk (flash kartu) nebo nejlépe někam na internet, abychom k nim měli přístup, i když nepracujeme na svém počítači. Kdykoli budeme chtít dokument zavřít, Word se nás zeptá, jestli chceme do dokumentu zapsat všechny změny, které jsme v něm provedli od posledního uložení. V okně Možnosti aplikace Word máme pod záložkou Upřesnit také možnost Vždy vytvořit záložní kopii. Záložní kopie je verze dokumentu, která byla uložena před posledním uložením. Záložní kopie tedy neobsahuje naposledy provedené změny, zabraňuje však úplné ztrátě dokumentu, jestliže dojde k jeho poškození při posledních úpravách. Tlačítko Office Možnosti aplikace Word záložka Upřesnit zaškrtneme kolonku Vždy vytvořit záložní kopii. 13. Otevření uloženého dokumentu Cesta k dokumentu Kliknutím na Název seřadíme dokumenty podle jména Detaily dokumentu Video-office s.r.o. strana: 25/154

26 V uplynulých tutoriálech jsme se naučili vytvářet nové dokumenty a také tyto dokumenty ukládat a zavírat. Nyní tedy logicky nadešel čas, abychom si vysvětlili, jak uložený dokument otevřít. Uvidíte, že to není nic obtížného. Existuje celá řada způsobů, jak otevřít uložený dokument: Klávesová zkratka Ctrl + O - otevře se nám průzkumník Windows, ve kterém navigujeme napříč stromovou strukturou až do té oblasti, kde se nachází soubor, který chceme otevřít a na něj pak stačí dvakrát kliknout nebo stisknout tlačítko Otevřít. Tlačítko Office Otevřít. Takto se dostaneme opět do Průzkumníku Windows a navigujeme až do lokace, kde se nachází soubor, který chceme otevřít. Přímo z Průzkumníku Windows. Nemusíme tedy nejprve otevírat aplikaci Word, ale stačí postupovat přes tlačítko Start Dokumenty zvolit vhodnou lokaci. Tlačítko Start Naposledy otevřené položky, která v sobě shrnuje všechny naposledy otevřené dokumenty, ale i obrázky, hudební soubory, programy apod. Pokud jsme tedy s požadovaným dokumentem nedávno pracovali, můžeme ho najít i zde, aniž bychom potřebovali znát jeho přesné umístění ve stromové struktuře, jelikož Windows si cestu k souboru najdou sami. Obdobné menu najdeme i v aplikaci Word - tlačítko Office Poslední dokumenty. Ve Wordu se ovšem objevují pouze vybrané soubory, které lze prostřednictvím Wordu otevřít. Zaměřme svou pozornost nyní ještě na něco trochu jiného. Zavřeme náš dokument a pojďme se podívat ještě jednou do Průzkumníku Windows, kde najdeme pod příkazem Otevřít nenápadnou šipku, která ovšem skrývá velmi důležité příkazy a to zejména příkaz Otevřít a opravit. Prostřednictvím příkazu Otevřít a opravit můžeme otevřít poškozený dokument (musíme jej nejprve vybrat). Jakmile se dokument otevře, je rozumné ho ihned uložit pod jiným jménem (vytvořit tedy nový soubor) a spálit tak všechny mosty, které by vedly zpět k poškozenému dokumentu. Video-office s.r.o. strana: 26/154

27 14. Změna režimu klávesnice a klávesové zkratky Klávesnice je zařízení pro vstup dat (podobně jako třeba myš nebo joystick). Pomocí klávesnice zadáváme počítači příkazy (čímž říkáme každému programu, co má dělat), nebo jejím prostřednictvím vytváříme texty. Klávesnice obvykle pracuje buď v režimu anglického, nebo českého jazyka (ale vyzkoušet si můžete přirozeně i jiné jazyky). Na zvoleném jazyce záleží, jelikož veškerý text je podřazen pod nějaký jazyk. To znamená, že v režimu českého jazyka na klávesnici píšeme například ž, š, é apod., zatímco v režimu anglického jazyka dostaneme výsledek docela jiný. Přestože mačkáme stejné klávesy, místo písmen s diakritikou se nám na obrazovce objeví čísla. Každé jazykové nastavení umožňuje zadávání jiných symbolů, a proto si vždy musíme být vědomi, v jakém jazykovém prostředí právě pracujeme Změna režimu klávesnice Dobré je, že Word obvykle dokáže sám rozeznat, o jaký typ jazyka se jedná, ale nastavení můžeme měnit i ručně. Je to jednoduché. Nejprve označíme pracovní oblast (tj. vybereme myší text), jejíž jazykové nastavení chceme změnit na stavovém řádku klikneme na informační blok Jazyk v nově otevřeném okně jazyk změníme. Jestliže tento blok na stavovém řádku nevidíte, klikněte na něj nejprve pravým tlačítkem myši a položku Jazyk aktivujte. V okně Jazyk můžeme zapnout automatické rozpoznávání jazyka, a dále si lze v tomto okně zvolit, který jazyk bude nastaven jako výchozí. Označuje-li nám Word česká slova červenou vlnovkou jako neplatná, listuje pravděpodobně špatným slovníkem. V tom případě musíme výše popsaným způsobem změnit jazykový režim. Režim klávesnice se netýká ale jen pravopisu, nýbrž i klávesnice jako takové. Chceme-li na klávesnici používat diakritiku, tedy háčky a čárky, musíme pracovat v režimu české klávesnice. Chceme-li naopak používat některé speciální znaky (jako například <> nebo []), musíme přepnout jazykové prostředí na anglické. Změnu režimu můžeme provádět myší, ale také přímo z klávesnice pomocí klávesové zkratky levý Alt + levý Shift, které musíme stisknout současně (nebo nejprve Alt a poté Shift /opačně to nefunguje/). Tím se dostáváme k tématu klávesových zkratek Klávesové zkratky Klávesové zkratky můžeme sami přiřazovat k různým příkazům z libovolné karty následujícím postupem: Tlačítko Office Možnosti aplikace Word záložka Přizpůsobit Klávesové zkratky: Vlastní Otevře se nové okno Vlastní klávesnice Nejprve zvolíme kartu (Kategorie) Na pravé straně vybereme konkrétní příkaz, kterému chceme přiřadit klávesovou zkratku Video-office s.r.o. strana: 27/154

28 Postavíme se do kolonky pod textem "Stiskněte klávesovou zkratku" Stiskneme klávesovou zkratku (např. Alt+Q nebo Alt+P) V kolonce Aktuální klávesy zkontrolujeme, zda není zkratka již přiřazena jinému příkazu Klikneme na Přiřadit Některé příkazy už klávesovou zkratku mají. Například na kartě Domů najdeme příkaz Dolní index, který už svou zkratku má. Když se postavíme do pravé kolonky, tuto zkratku můžeme změnit stisknutím jiné kombinace kláves Pohyb v dokumentu Po otevřeném dokumentu se můžeme pohybovat pomocí: 1. Myši - ukážeme myší na požadované místo a stiskneme levé tlačítko. K dosažení míst mimo viditelnou oblast použijeme rolovací lišty nebo kolečko na myši. Pravým tlačítkem myši vyvoláváme tzv. kontextové menu, jehož obsah se odvíjí od kontextu, tj. objektu, na který pravým tlačítkem klikneme. 2. Klávesnice - nejdůležitější klávesy pro pohyb v dokumentu: Kurzorové klávesy F5 Ctrl + Home Ctrl + End Skok o jednu pozici směrem vyznačeným šipkou Otevře okno Najít a nahradit Skok na začátek dokumentu Skok na konec dokumentu Video-office s.r.o. strana: 28/154

29 PgDn PgUp Skok o obrazovku dolů Skok o obrazovku nahoru Seznam funkcí jednotlivých kláves Enter Esc Shift Caps Lock Tab (dvě šipky v opačných směrech) F1 F12 Print Screen Insert Home End Delete Num Lock Mezerník odesílá pokyn z obrazovky do počítače vkládá řádek potvrzuje volbu končí běh programu či podprogramu. přepínač velkých a malých písmen, je aktivní pouze při stisku přepínač funkce klávesy Shift, stav je indikován kontrolkou na klávesnici. Nemějme aktivní pohyb kurzoru po tabulačních zarážkách, skáče po nastaveném počtu znaků (používejme co nejméně) programovatelné klávesy, při stisku vyvolají určenou akci například F5 umožňuje pohyb v dokumentu, F1 vyvolá nápovědu uloží obsah obrazovky do paměti přepínač režimu vkládání a přepisu skok na začátek řádku skok na konec řádku maže, například znak v místě kurzoru přepínač aktivity numerické klávesnice,vždy mějme aktivní dlouhá klávesa uprostřed nejnižšího řádku, vytváří mezeru, potvrzuje volbu Alt, Ctrl Šipky používají se v kombinaci s dalšími klávesami a rozšiřují možnosti klávesnice kurzorové klávesy umožňující pohyb naznačeným směrem v textu, v menu atp. Back Space (šipka vlevo) maže, například znak vlevo od kurzoru Základní klávesové zkratky Ctrl + B Ctrl + I Ctrl + U Ctrl + C Ctrl + X Ctrl + V Ctrl + Z Ctrl + Y Ctrl + A Ctrl + P Ctrl + N Ctrl + O Tučné písmo Kurzíva Podtržené písmo Zkopíruje vybraný text nebo objekt do schránky Vyjme vybraný text nebo objekt a vloží jej do schránky Vloží ze schránky text nebo objekt na místo kurzoru Vrátí zpět poslední akci Zopakuje poslední akci Vybere celý dokument Vyvolá tisk Otevře nový dokument Otevře uložený dokument Video-office s.r.o. strana: 29/154

30 15. Panel nástrojů Rychlý přístup Panel nástrojů Rychlý přístup je přizpůsobitelný pruh vedle kulatého tlačítka Office obsahující celou řadu příkazů, které jsou nezávislé na kartě, která je právě zobrazena. Díky tomu, že máme příkazy na panelu Rychlý přístup, je jedno, jestli stojíme na kartě Domů nebo Zobrazení, neboť máme příkazy na tomto panelu neustále po ruce. Proto sem vkládáme příkazy, které často používáme. Zobrazený panel nástrojů Rychlý přístup vypadá zřejmě jinak než váš. Vy si ho můžete přizpůsobit podle svých vlastních představ a vložit na něj ty příkazy, které často používáte právě k vaší práci. Šipka na pravém konci slouží k obsluze celého panelu. Jednak nám nabízí celou řadu předpřipravených příkazů a jednak nám pod položkou Další příkazy umožňuje doplnit tento panel doslova kterýmkoli dalším příkazem z Pásu karet ale nadto i z menu tlačítka Office. Postup přidání příkazu: šipka na pravém konci panelu Další příkazy otevře se okno Možnosti aplikace Word. Video-office s.r.o. strana: 30/154

31 Automaticky se aktivuje záložka Přizpůsobit Z menu Zvolit příkazy z: vybereme kartu, kde se nachází příkaz, který chceme přidat na panel. Ze seznamu položek v levém sloupci vybereme požadovaný příkaz klikneme na Přidat OK. Příkaz se objeví na panelu Rychlý přístup a je připraven k použití. Příkazem Zobrazit pod pásem karet přesuneme panel nástrojů Rychlý přístup z umístění nad pásem karet pod pás karet. Panel umístěný pod pásem karet, ale ukrojí z oblasti, kde se zobrazuje samotný dokument, dobré dva centimetry a pracovní oblast se tím trochu zmenší. Chcete-li tedy mít pracovní oblast co největší, ponechte panel nástrojů Rychlý přístup raději ve výchozím umístění vedle tlačítka Office, protože tady se panel přesune na titulkový pruh, název dokumentu se odsune doprava a panel Rychlý přístup tak nezabírá žádné zbytečné místo. Příkaz Minimalizovat pás karet skryje část pásu karet, kde se nachází jednotlivé příkazy a zobrazeny zůstanou pouze názvy karet. Chcemeli vybrat nějaký příkaz, musíme nejprve kliknout na příslušnou kartu. V kombinaci s přesunutím panelu Rychlý přístup pod pás karet si můžete rychle vytvořit pracovní prostředí podobné aplikaci Word Na horním obrázku můžete vidět některé z příkazů, které lze na panel přidat. Vám ale budou vyhovovat určitě i příkazy jiné, proto se nebojte trochu experimentovat, a pár příkazů si na panel sami přidejte. 16. Stavový řádek Stavový řádek jsme si již v krátkosti představili, když jsme se v jednom z úvodních tutoriálů seznamovali s pracovní plochou. Na dolním obrázku vidíme stavový řádek při zapnutí všech informačních bloků, ze kterých se skládá. Váš stavový řádek vypadá možná trochu jinak, jelikož stavový řádek je přizpůsobitelný obdobným způsobem, jako panel nástrojů Rychlý přístup. Na panel Rychlý přístup jsme mohli umístit často používané příkazy. Na stavový řádek můžeme obdobně umísťovat jednotlivé informační bloky, které nás pak mohou průběžně spravovat o stavu dokumentu - odtud tedy název stavový řádek. Video-office s.r.o. strana: 31/154

32 Jak přidáme nebo odebereme informační bloky ze stavového řádku? Stačí na libovolný informační blok klepnout pravým tlačítkem myši a otevře se nám dialogové okno Vlastní nastavení stavového řádku, kde můžeme zapínat a vypínat jednotlivé informační bloky. Nejdůležitější položky (obrázek na předchozí straně): 1. Číslo aktuálně zobrazované stránky 2. Číslo aktuálního oddílu (viz kapitola Číslo aktuální stránky/celkový počet stran 4. Svislé umístění od začátku stránky 5. Číslo řádku, ve kterém na stránce právě stojí kurzor 6. Číslo sloupce na stránce (počet úhozů od začátku stránky) 7. Počet slov a znaků v dokumentu 8. Kontrola pravopisu, jazykové nastavení (viz kap. 19) 9. Sledování změn v dokumentu (viz kap. 77) 10. Režim klávesy Insert přepisování vs. vkládání textu; příkaz Makro (viz kap. 70Chyba! Nenalezen zdroj odkazů.) 11. Zobrazení dokumentů (viz kap. 28) 12. Lupa (viz kap. 28) 13. Jezdec lupy přiblížení vs. oddálení stránky To by byla informační stránka stavového řádku. Veškeré položky ale na druhou stranu fungují i jako klasické příkazy, jelikož na ně lze levým tlačítkem myši kliknout, jako na klasický příkaz a otevře se nám vždy příslušné dialogové okno. Informační bloky v první skupině (blok Stránka až Sloupec) všechny otevřou totožné dialogové okno Najít a nahradit, kde můžeme v dokumentu přecházet na jiné místo, vyhledávat slova nebo celé textové řetězce, případně nahrazovat slova za jiná. Blok Sledování změn odpovídá příkazu Sledování změn na kartě Revize a chová se jako přepínač. Všechny důležité příkazy ze stavového řádku si podrobně probereme v příslušných lekcích. 17. Možnosti aplikace Word I Pod tlačítkem Office se ukrývá nabídka, do které jsme již několikrát vstoupili a do které se ještě několikrát budeme vracet. Možná si vzpomínáte, co jsme si řekli v jedné z prvních lekcí - v Možnostech aplikace Word neměníme vlastnosti dokumentu, ale vlastnosti samotné aplikace Word. Tlačítko Office Možnosti aplikace Word záložka Oblíbené Video-office s.r.o. strana: 32/154

33 Když otevřeme dialogové okno Možností, můžeme si na levé straně všimnout devíti záložek. A tady náš čeká první dobrá zpráva - posledními čtyřmi záložkami se vůbec nemusíme zabývat. Pokud totiž nemáme nějaké skutečně speciální požadavky, tři poslední záložky neobsahují žádné pro nás atraktivní možnosti a záložku Přizpůsobit jsme si již probrali v kapitole o panelu nástrojů Rychlý přístup. Záložku Kontrola pravopisu a mluvnice si necháme do samostatné lekce, takže vlastně zbývají pouze čtyři záložky. Začněme tedy u záložky Oblíbené, kde najdeme ta nejběžnější nastavení Záložka Oblíbené Tuto záložku si projdeme téměř bod po bodu. U dalších záložek spíš jen vypíchneme, co je skutečně podstatné, jelikož možností úprav je opravdu bezpočet a přesahují možnosti i zaměření této učebnice. Nápověda k příkazu Otevírat přílohy Jednotlivé záložky Při procházení jednotlivých položek můžeme využít i nápovědu, která se zobrazí, pokud se nad danou položkou pozastavíme na vteřinu myší. Tím získáme další popis pro lepší orientaci. 1. První nabídkou je možnost Při výběru zobrazit miniaturní panel nástrojů. Vybereme-li myší nějaký text, v moment, kdy dojde k výběru, objeví se nám nad kurzorem myši téměř neviditelné menu, které se zvýrazní teprve v ten moment, kdy se začneme pohybovat kurzorem myši jeho směrem. Pokud bychom se pohnuli směrem od tohoto menu, tak toto menu zmizí a musíme provést nový výběr nebo do výběru kliknout pravým tlačítkem myši. Tento panel nám nabízí základní možnosti formátování a ty nejčastější příkazy z karty Domů. Máme je tak k dispozici i v momentě, kdy se nacházíme jiné kartě. V tom je určitá podobnost s panelem Rychlý přístup, nicméně zde si příkazy nemůžeme volně přidávat. 2. Další položkou je "Povolit dynamický náhled". Po aktivaci vidíme u některých příkazů, jako je Velikost písma, Styly nebo šachovnice pod příkazem Tabulka, živý náhled, jak bude vypadat výsledek operace, aniž bychom na daný příkaz skutečně klikli. Video-office s.r.o. strana: 33/154

34 3. Zobrazit na pásu kartu Vývojář zobrazí kartu pro práci s formuláři nebo makry, která je v základním nastavení skrytá (viz kapitoly 68, 69). 4. Barevné schéma změna barvy pracovního prostředí (nemá vliv na dokument). 5. Uživatelské jméno samozřejmě nemusíte respektovat, ale na druhou stranu například při použití šablony nám Word do polí se jménem často automaticky zadá právě tu hodnotu, která se nachází v tomto poli. Proto zadáte-li sem například jméno Křemílek, dobře si pak před odesláním zkontrolujte každý vytvořený formulář nebo šablonu a především kolonku s vaším jménem. To platí i o iniciálách. 6. Jazykové nastavení změna jazykového prostředí celé sady Office (vyžaduje restart všech aplikací). 18. Možnosti aplikace Word II V této lekci budeme pokračovat v seznámení s oknem Možnosti aplikace Word, které jsme již nakousli v předchozí kapitole. Proto už víme, že okno Možnosti aplikace Word najdeme pod tlačítkem Office Záložka Zobrazení Neprohloupíte, pokud necháte výchozí nastavení, které je obvykle dostačující. Pokročilejší uživatelé ale často pracují pro větší preciznost právě v režimu zobrazování skrytých znaků, které se objeví pouze na obrazovce, ač se netisknou. Například mezery nebo úhozy klávesy Enter. K této funkci se nicméně dostaneme i mnohem elegantněji přímo z karty Domů (skupina Odstavec) Záložka Uložit Záložku Uložit, jsme si představili již ve 12. kapitole. Důležité je zejména nastavení výchozího formátu, pod kterým bude Word ukládat dokumenty (viz kap. 8 a 9). Již jsme si vysvětlili, že Word 2007 přišel s novým typem souborů docx, který ovšem méně zkušení uživatelé Wordu 2003 pak často neumějí otevřít, pokud jim takový dokument pošlete třeba em. Proto je někdy vhodné nastavit jako výchozí formát ukládání právě formát doc, který lze otevřít i ve starších verzích aplikace Word. Rovněž lze pod touto záložkou nastavit frekvenci automatického ukládání Záložka Upřesnit Pod záložkou Upřesnit najdeme desítky upřesňujících možností, které jsou přehledně rozdělené do tematických skupin, abychom si vytvořili představu, které možnosti úprav se zde nachází. Pozornost věnujte zejména úvodní skupině Možnosti úprav, Tisk a především Vyjímání, kopírování a vkládání, kde upravujeme vlastnosti schránky sady Office, kterou si ale přiblížíme až v kapitole Záložka Zdroje informací Video-office s.r.o. strana: 34/154

35 Na začátku minulé lekce jsem říkal, že posledními třemi záložkami se nebudeme zabývat, ale dovolte mi učinit malou výjimku a upozornit zejména nové majitele aplikace Word 2007 v krátkosti na záložku Zdroje informací - zde totiž můžeme nově nainstalovaný Word jednak aktualizovat (stejně jako přes službu Windows Update pod tlačítkem Start v samotných Windows) a jednak zde najdeme i možnost aktivovat produkt MS Office. Pokud se jedná o první instalaci Wordu 2007 na vašem počítači, musíte ho do 30 dní aktivovat online nebo po telefonu. Dobré je, že takto aktivujete celý balíček a nemusíte se obtěžovat s každou aplikací zvlášť. 19. Kontrola pravopisu a mluvnice Pravopisné a gramatické chyby, kterých se při tvorbě dokumentu dopouštíme, mohou odvrátit pozornost čtenářů od sdělení, které dokument obsahuje, tudíž i z tohoto důvodu je důležité se chyb vyvarovat. Způsobů kontroly pravopisu je několik, a proto lze použít takový postup, který nám nejlépe vyhovuje. Pravopis můžeme zkontrolovat najednou po dokončení dokumentu. Lze použít i automatickou kontrolu pravopisu a gramatiky, která umožňuje minimalizovat chyby již během práce. Můžeme nastavit, aby nás Word na chyby pouze upozorňoval, nebo je za nás přímo opravoval. Tlačítko Office Možnosti aplikace Word záložka Kontrola pravopisu a mluvnice. Otevře okno Automatické opravy Průběžná kontrola dokumentu Zkontrolování celého dokumentu Přidání a odebrání slovníků Video-office s.r.o. strana: 35/154

36 Pod záložkou Kontrola pravopisu a mluvnice vypínáme a zapínáme jednotlivé typy oprav. Výchozí nastavení je obvykle vyhovující. Nechceme-li ale například pravopis kontrolovat již při psaní, můžeme zde průběžnou kontrolu vypnout. Je-li aktivována položka Označovat gramatické chyby při psaní, Word označuje problematická slova barevnou vlnovkou. Napišme do dokumentu slovo "šrotovné". Pod problematickými slovy se objeví červená vlnovka. Pravopis červená vlnovka Gramatika zelená vlnovka Automatické opravy Nastavení automatických oprav: tlačítko Office Možnosti aplikace Word záložka Kontrola pravopisu a mluvnice Možnosti automatických oprav Automatické opravy s sebou ovšem nesou to riziko, že dojde k opravě i těch slov, která Word chybně vyhodnotí jako neexistující, jelikož je nemá ve svém slovníku a může nám pak zaměnit správná slova za jiná, aniž bychom si toho všimli. Pod záložkou Automatické opravy se nachází v levém sloupci seznam slov, která Word automaticky zamění za slova v pravém sloupci. Chybujeme-li často v nějakém slově (např. "které", jež nedopatřením píšeme jako "ketré"), můžeme si sem sami dodat správný tvar, za který bude původní slovo vždy zaměněno. Do levého sloupce napíšeme "ketré" a do pravého sloupce "které", pak klikneme na Přidat. V případě, že nám Word neustále opravuje nějaké slovo, které je správně, můžeme jej přidat do seznamu výjimek pod příkazem Výjimky. Automatických oprav můžeme využít i k zrychlení naší práce. Píšeme-li často nějakou větu nebo sousloví, přidáme do levého sloupce neexistující slovo (zde "aaa"), po jehož zapsání (a stisknutí mezerníku nebo klávesy Enter) Word daný text zamění za jiný, s ním se tudíž nemusíme zdlouhavě vypisovat (zde "inteligentní fotbalista"). Pod záložkou Automatický formát se nalézají samočinné úpravy formátování textu, a interpunkční znaménka; například typy odrážek či pomlček, automatická záměna internetové adresy za funkční hypertextový odkaz (viz kap. 44) apod. Video-office s.r.o. strana: 36/154

37 19.2. Slovníky Vraťme se ještě do základního okna záložky Kontrola pravopisu a mluvnice. Zhruba uprostřed nabídky se nachází příkaz Vlastní slovníky. Slovník je společný pro všechny aplikace Office. Do slovníku sady Office průběžně přidáváme slova nebo jména, která Word nezná. Kdykoli však provedeme novou instalaci Office, o tyto doplňky přijdeme. Proto je výhodné si před novou instalací nejprve uložit slovník ze starší kopie Wordu, a jakmile nainstalujeme balíček Office znovu, nahrajeme náš vylepšený slovník do nové kopie Office pomocí příkazu Přidat. Díky tomu nemusíme Word po každé instalaci MS Office znovu "učit" ta samá slova, která Word rozpoznává jako chybná. Upravit seznam slov zde můžeme přidávat do slovníku nová slova, případně je odebírat. Napišme do dokumentu slovo "Enter" (bez uvozovek). Word jej pravděpodobně vyhodnotí jako chybné. Tlačítko Office Možnosti aplikace Word záložka Kontrola pravopisu a mluvnice Vlastní slovníky Upravit seznam slov Napíšeme slovo "Enter" a klikneme na Přidat. Přidávání slov a další opravy lze ovšem provádět i v samotném dokumentu pomocí pravého tlačítka myši a nemusíme se takto složitě proklikávat až do vlastního slovníku Kontextové opravy Před okamžikem jsme přidali slovo "ketré" do automatických oprav, proto jej nyní napišme do dokumentu a stiskněme Enter nebo mezerník. Aplikace Word označuje automaticky změněná slova modrým obdélníkem. Pozastavíme-li se nad ním kurzorem myši, objeví se symbol blesku, na který je třeba kliknout. Objeví se možnosti automatických oprav: Změnit zpět odstraní automatickou opravu a ponechá původní slovo Neopravovat automaticky - toto slovo nebude nikdy automaticky opravováno Nastavit možnosti automatických oprav - otevře okno Automatické opravy Video-office s.r.o. strana: 37/154

38 Chybné slovo je podtržené vlnovkou - kliknutím pravým tlačítkem myši vyvoláme kontextové menu: Návrhy změn Neopravovat v tomto případě Nikdy neopravovat Přidat do slovníku Jednorázová kontrola pravopisu a gramatiky Komplexní kontrolu pravopisu můžeme ale provést také až nakonec, a to mimojiné i prostřednictvím tlačítka F7 nebo z karty Revize, kde se nachází příkaz Pravopis a gramatika. Kontrola celého dokumentu nebo vybrané části: Klikneme na příkaz Pravopis a gramatika Stiskneme klávesu F7 Tlačítko Office Možnosti aplikace Word záložka Kontrola pravopisu a mluvnice příkaz Zkontrolovat dokument Objeví se okno Pravopis a gramatika. Word začne procházet dokument od místa, ve kterém právě stojíme kurzorem myši. Pokud chceme zkontrolovat celý dokument, postavme se nejprve na jeho začátek. Aplikace Word postupně prochází všechna problematická slova, která lze přidávat do slovníku, přeskakovat nebo zaměnit za některý z nabízených návrhů. Příkaz Zaměňovat bude chybové slovo vždy zaměňovat za vybrané slovo z návrhu. Video-office s.r.o. strana: 38/154

39 20. Formátování písma Aplikace Microsoft Word je přes všechny nadstavbové funkce především nástrojem pro tvorbu a úpravu textu a v této kapitole konečně začneme s vytvářením samotného textového dokumentu. A začít nemůžeme ničím jiným než právě úpravou textu, přesněji řečeno úpravou písma Vyznačení oblasti formátování Word nám nabízí obrovskou škálu typů písem (tzv. fontů). Před změnou typu písma je nejprve třeba vždy označit tu část textu, jehož písmo chceme zaměnit za jiné. Text (obecně pracovní oblast) obvykle vybíráme tažením myši. Kromě toho máme k dispozici i další možnosti. Vybrání pracovní oblasti: Slovo postavíme se do slova kurzorem myši nebo na něj 2x rychle klikneme Odstavec 3x rychle klikneme do daného odstavce Celý dokument stiskneme klávesovou zkratku Ctrl+A Aktivní příkazy jsou označeny oranžově Změna typu písma: Napíšeme do dokumentu nějaký text Vybereme výše popsaným způsobem buď část textu, nebo celý text Postavíme se do karty Domů Ve skupině Písmo klikneme na šipku vedle příkazu Písmo Projdeme jednotlivé položky, aniž bychom ihned kliknuli na konkrétní typ (tzv. dynamický náhled) Vybereme požadovaný font a klikneme na něj Změna velikosti písma: Vybereme text Ve skupině Písmo klikneme na šipku vedle příkazu Velikost písma Vybereme požadovanou velikost a klikneme na ni Chceme-li nastavit velikost písma, která se nenachází mezi předpřipravenými hodnotami, klikneme do příkazu s číslem a vepíšeme ji ručně. Písmo se vždy zobrazuje v určitém fontu. Zatímco ve verzi Wordu 2003 byl přednastaveným typem písma font Times New Roman, ve verzi 2007 je to patkové písmo Cambria a bezpatkové Calibri. Patkové písmo se hodí spíše pro delší souvislé texty, jelikož patky vytvářejí určitou linku, která vede oči a ulehčuje čtení delších textů. U kratšího textu volíme obvykle písmo bezpatkové. Stejným způsobem postupujeme i u ostatních příkazů ze skupiny Písmo. Řez písma velmi častá volba; nastavení tučného písma, podtrženého písma a kurzívy; prostřednictvím šipky vedle ikony U můžeme nastavovat typ podtržení Přeškrtnuté písmo Horní a dolní index; používá se zejména v chemii (dolní) a matematice (horní) Video-office s.r.o. strana: 39/154

40 Zvětšení a zmenšení písma; vychází z přednastavených hodnot příkazu Velikost písma Zvýrazňovač Barva písma Vymazat formátování odstraní řez písma, řádkování, odsazení apod. (viz kap. 22, 0) VELKÁ PÍSMENA zamění velká písmena za malá nebo naopak, převede text na kapitálky; poslední příkaz používáme zejména v případech, kdy nedopatřením píšeme se zapnutou klávesou Caps Lock, která rovněž zaměňuje velká písmena za malá a naopak Totožné příkazy jako ve skupině Písmo najdeme i v okně Písmo, do kterého se dostaneme kliknutím na nenápadnou diagonální šipku v rohu skupiny. Nad rámec příkazů z pásu karet zde najdeme několik stylů jako například příkaz Stínované písmo apod. Tyto volby se nicméně příliš nevyužívají. Mnohem zajímavější je záložka Proložení znaků ve stejném okně. Zde můžeme měnit měřítko samotných písmen, nastavovat mezery mezi písmeny nebo posouvat text vertikálně (příkaz Umístění). Rovněž zde můžeme zatržením položky Prokládání písem velikosti zadat Wordu, aby prokládal mezerami znaky například jen u nadpisů. 21. Formátování odstavce Asi si všichni dovedeme intuitivně představit, co je to odstavec. V aplikaci Word bychom jej mohli definovat jako úsek textu vymezený dvěma stisknutími klávesy Enter nebo jako tu část textu, jež se nám označí třemi kliknutími na text. Pro lepší ilustrativnost této definice si právě ve skupině příkazů Odstavec zapněme tlačítko, které zobrazuje skryté znaky (tedy znaky, které se netisknou) a nyní již získáme lepší představu, jak je odstavec vymezen. Oproti zažité definici se za odstavec tedy ve Wordu považuje například i nadpis, jelikož také tvoří celek vymezený dvěma stisknutími klávesy Enter. Video-office s.r.o. strana: 40/154

41 Tato definice je důležitá i z praktického hlediska, jelikož v aplikaci Word každý odstavec lze formátovat samostatně. vezměme k ruce text alespoň o třech odstavcích zapněme skryté znaky postavme se do druhého odstavce přejděme na kartu Domů podívejme se na jednotlivé příkazy skupiny Odstavec Zarovnání textu Začněme u zarovnání textu, což je volba z této skupiny zřejmě nejpoužívanější a také nejjednodušší. Na druhou stranu i zde je třeba trochu přemýšlet a především dodržet firemní nebo obecné standardy. Datum píšeme obvykle zprava Adresu zarovnáváme zleva Názvy kapitol zarovnáváme zleva nebo na střed Samotný text zarovnáváme také zleva nebo do bloku Řádkování Prostřednictvím řádkování můžeme nastavit výšku řádku. Buď využijeme předdefinované hodnoty, nebo vybereme Možnosti řádkování a zvolit přesnou hodnotu. Dostaneme se tak do dialogového okna Odstavec, kde můžeme zvolit požadovanou hodnotu řádkování. Například v odborných pracích je vyžadována normostrana s řádkováním přesně 23 bodů. Obvykle si nicméně vystačíme s jednoduchým řádkováním Okno Odstavec Do okna Odstavec se dostaneme i diagonální šipkou v pravém dolním rohu skupiny Odstavec na kartě Domů. Funkce jednotlivých příkazů pod záložkou Odsazení a mezery je zřejmá z obrázku na další straně. Proto se přepněme na záložku Tok textu. Kontrola osamocených řádků - zakáže tisk samotného posledního řádku odstavce na začátku stránky nebo samotného prvního řádku odstavce na konci stránky Svázat řádky - zakáže umístit konec stránky mezi aktivní a následující odstavec Svázat s následujícím - zakáže rozdělení odstavců koncem stránky Vložit konec stránky před - zakáže vložit konec stránky před vybraný odstavec; odstavec vždy začne na nové stránce Video-office s.r.o. strana: 41/154

42 Odsazení vlevo (0,5 cm) Speciální odsazení 1. řádku Mezera před odstavcem (18 bodů) Jednoduché řádkování Zarovnání vlevo Další příkazy ze skupiny Odstavec Stínování upravuje barvu pozadí odstavce. Kromě přednastavených voleb zde máme i možnost namíchat si barvu podle libosti příkazem Další barvy. Zde musíme být obezřetní, aby výsledek nevypadal jako velikonoční vajíčko. Příkazem Seřadit můžeme například srovnat jmenný seznam podle abecedy, nebo seřadit čísla v tabulce podle velikosti (viz kap. 23.2). Zmenšit/zvětšit odsazení změna odsazení odstavce (viz obrázek nahoře) Zobrazit vše skryje nebo zobrazí znaky, které se netisknou (Enter, mezerník apod.) Ohraničení řada voleb ohraničení (podtržení, rámeček, mřížka apod.); příkaz Ohraničení a stínování otevře nové okno Ohraničení a stínování Video-office s.r.o. strana: 42/154

43 21.5. Ohraničení a stínování Pozastavme se u šipky vedle příkazu Ohraničení. Zde najdeme nepřebernou řadu voleb, jak vybranou oblast ohraničit. Zcela dole se nachází příkaz Ohraničení a stínování, který otevře stejnojmenné dialogové okno. Zde můžeme podrobně nastavovat jednotlivé parametry ohraničení styl čáry (plná, přerušovaná, čerchovaná ), barvu čáry, nebo její šířku. V náhledu vpravo ihned vidíme, jak bude vypadat výsledný odstavec. My se ohraničením budeme zabývat ještě v pozdějších lekcích, až přijde řeč na tabulky, takže pro teď nám stačí si hlavně pamatovat, že tady toto menu je Vodorovná čára Co bychom také neměli přehlédnout, je volba Vodorovná čára, kterou najdeme přímo pod šipkou příkazu Ohraničení na pásu karet, ale též v levém dolním rohu okna Ohraničení a stínování. Pomocí tohoto příkazu vložíme do místa, kde je momentálně umístěn kurzor horizontální čáru na celou délku listu. Pokud bychom se rozhodli pro změnu velikosti listu, Word pochopitelně upraví i tuto čáru. Vodorovnou čáru lze ovšem jednoduše vytvořit také podržením symbolu podtržítka nebo pomlčky. Postavíme se kurzorem na začátek řádku Minimálně 3x na klávesnici stiskneme klávesu s pomlčkou ("-") Stiskneme Enter Postup opakujme s klávesou podtržítko ("_") stiskneme tedy tu samou klávesu, ale před tím ještě klávesu Shift. V obou případech vytvoříme trochu jiný typ vodorovné čáry. Video-office s.r.o. strana: 43/154

44 Pokud bychom si s těmito dvěma typy nevystačili, můžeme se vrátit do okna Ohraničení a stínování a pod příkazem Vodorovná čára vybrat přesně tu čáru, která splňuje naše požadavky. V některých případech se však dá o čáře mluvit už jen s jistou dávkou fantazie. Zbývající příkazy ze skupiny Odstavec si probereme v samostatné lekci. 22. Odrážky a číslování - odrážky Celá řada textů může obsahovat nejroztodivnější seznamy. Jednotlivé položky seznamu mohou být buď číslované, nebo opatřené odrážkami. V této lekci se budeme soustředit právě na odrážky. Můžeme začít tak, že se postavíme na začátek řádku, klikneme na příkaz Odrážky a pak přidáváme jednotlivé položky. To je častý způsob zejména u začátečníků a v principu na něm není nic špatného. Pokročilejší uživatelé však obvykle nejdříve vytvoří seznam a ten posléze formátují. Vžijme se teď na chvíli do kůže obchodníka s pomůckami pro kutily a podívejme se společně na takový malý seznam nářadí pro naše železářství. Postup vytvoření seznamu: Seznam nářadí skladem: Pilníky Rašple Sekyry Hřebíky Šperháky Na začátek řádku napíšeme první položku a stiskneme klávesu Enter Napíšeme druhou položku a opět stiskneme Enter Takto postupuje, až bude náš seznam kompletní Celý seznam vybereme myší (namodříme jej) Ve skupině Odstavec na kartě Domů klikneme na příkaz Odrážky Nejsme-li spokojeni s typem odrážky, klikneme na šipku vedle příkazu Odrážky Vybereme jiný typ odrážky Definování nové odrážky Co když se nám ale přednastavené typy odrážek v našem železářství nebudou hodit do krámu? Vybereme myší celý seznam Klikneme na šipku vedle příkazu Odrážky Vybereme příkaz Definovat novou odrážku Zvolíme Symbol nebo Obrázek Zvolíme-li Symbol, objeví se nám nové dialogové okno Symbol se stovkami nabízených symbolů, které navíc můžeme následně dále upravovat pod příkazem Písmo. Zvolíme-li Obrázek, možnosti úprav jsou sice poněkud omezenější, ale i tak je stále z čeho vybírat. Pokud bychom si stále nedokázali zvolit vhodnou odrážku, můžeme do seznamu importovat i vlastní obrázek, ten by ale musel být opravdu hodně titěrný Video-office s.r.o. strana: 44/154

45 22.2. Víceúrovňový seznam V případě, že chceme přidat podúroveň, postavíme se kurzorem před první znak dané položky a stiskneme klávesu Tab. Pokud chceme položku vrátit o úroveň výš, stiskneme klávesy Shift + Tab. Jsme-li se seznamem hotovi, postavíme se kurzorem myši za poslední položku v seznamu, stiskneme 2x klávesu Enter a náš seznam se tak uzavře. Nyní se pojďme podívat na něco složitějšího. Řekněme, že budeme muset vypracovat seznam přečtené literatury a oddělit přitom od sebe poezii a romány nebo české a cizojazyčné knížky. Jak tedy takový seznam vytvoříme? Vypíšeme všechny položky seznamu Vybereme hlavní kategorie: o 3x klikneme na Beletrii o stiskneme klávesu Ctrl, abychom rozšířili výběr o 3x klikneme na Literaturu faktu o při stále stisknuté klávese Ctrl klikneme na Poesii o pustíme klávesu Ctrl Nyní máme vybrány hlavní skupiny a můžeme na ně aplikovat odrážku klikneme tedy na příkaz Odrážka Tyto položky budou tvořit hlavní kategorie. Podmnožinou pak bude rozdělení skupin na světovou a českou část, které budou podkategoriemi. Výše popsaným způsobem vybereme šest budoucích podkategorií Klikneme na příkaz Odrážka Podkategorie jsou ale nyní na stejné úrovni jako hlavní skupiny, musíme je tedy posunout o úroveň níž. Necháme šest podkategorií stále vybraných Stiskneme klávesu Tab (Tabulátor) Alternativní postup místo klávesy Tab: Klikneme na šipku vedle příkazu Odrážky Změnit úroveň seznamu zvolíme 2. úroveň. Třetí úroveň vytvoříme obdobně: Knihy: Beletrie o o Česká beletrie Vančura Křesadlo Hašek Světová beletrie Lermontov Nabokov Dovlatov Literatura faktu o Česká literatura faktu Šimečka Kohák Masaryk o Světová literatura faktu Hawking Dawkins Habermas Poesie o Česká poesie Nezval Krchovský Hrabě o Světová poesie Puškin Dante Goethe Vybereme jednotlivé autory Tentokrát (čistě pro změnu) klikneme na šipku vedle příkazu Číslování Změnit úroveň seznamu 3. úroveň Tím jsme si vytvořili příklad přehledu přečtené literatury. Video-office s.r.o. strana: 45/154

46 23. Odrážky a číslování - číslování Číslování je obdobou odrážek. Základní rozdíl je v tom, že v případě číslování se vytváří rostoucí řada, ať už písmen nebo čísel. U odrážek se na stejné úrovni seznamu jedná naopak vždy o tentýž znak odrážky. To je tedy hlavní rozdíl - u číslování se hodnota s každou další položkou zvyšuje, kdežto odrážky zůstávají stále stejné. Základní práce s příkazem Číslování je prakticky stejná jako u odrážek a stejný postup jako v minulé kapitole můžeme použít i u číslovaných seznamů Víceúrovňový seznam Pokud použijeme třetí příkaz - Víceúrovňový seznam - můžeme po jeho stisknutí vytvořit obdobný seznam jako jsme vytvářeli v předchozí kapitole v případě odrážek, a to ještě zřejmě mnohem rychleji. Abychom si vyzkoušeli více různých postupů, ukázali jsme si v minulé lekci několik platných postupů, které jsou ale možná zbytečně složité. Obvykle k vytvoření seznamu stačí namodřit celý seznam a poté zvolit typ seznamu z knihovny víceúrovňových seznamů. Následně už jen klávesou Tab u každé položky počtem úhozů vybereme úroveň v rámci seznamu a jsme hotovi. Vypíšeme všechny položky seznamu Celý seznam vybereme myší Klikneme na šipku vedle příkazu Víceúrovňový seznam Vybereme vhodný typ číslování Klávesou Tab u každé položky počtem úhozů vybereme úroveň Nebojte se osmělit a vyzkoušet si tvorbu seznamu podle sebe, protože jsme ještě nevyčerpali všechny možnosti a jistě najdete i řadu jiných způsobů, jak vytvořit požadovaný seznam. Všechny nebo alespoň většina způsobů tvorby seznamu ale obvykle začíná tím, že si položky seznamu nejprve vypíšeme a poté vybereme pracovní oblast Řazení seznamů Pojďme se ještě na chvíli vrátit k našemu příkladu s nářadím z minulé lekce a představme si i další triky, které můžeme se seznamy provádět. Řekněme, že chceme například seřadit položky podle abecedy. To učiníme pomocí posledního příkazu ze skupiny Odstavec - příkazem Seřadit. Zde můžeme řadit nejdříve podle abecedy, a pokud bychom měli vhodný seznam, pak i podle dalších, sekundárních kritérií Nastavení hodnoty číslování Celý seznam opatřený odrážkami můžeme jednoduše převést na seznam číslovaný: Vybereme celý seznam Klikneme na příkaz Číslování Seznam je nyní očíslovaný čísly Pilníky 2. Rašple 3. Sekyry 4. Hřebíky 5. Šperháky Dále předpokládejme, že chceme z nějakého rozmaru začít od Sekyr číslovat jednotlivé položky zase od jedničky. Video-office s.r.o. strana: 46/154

47 Postup: Postavíme se kurzorem myši před položku Sekyra Klikneme na šipku vedle příkazu Číslování Vybereme příkaz Nastavit hodnotu číslování Změníme hodnotu z 3 na 1 Klikneme na OK Dobře si tento postup zapamatujme, jelikož se občas stává, že máme dva seznamy bezprostředně za sebou, ale Word nerozezná, že se jedná o dva různé seznamy a propojí nám číslování, takže se tváří jako jeden celek Definování nového číselného seznamu Pod šipkou vedle příkazu Číslování se nachází příkaz Definovat nový číselný formát. Když na něj klikneme, otevře se nové okno, kde můžeme nastavit Styl číslování na abecedu, římské číslice nebo klasické arabské číslice, jež jsou nastaveny jako výchozí styl číslování. Zejména se zde ale nachází příkaz Písmo, díky kterému se nám otevřou téměř nekonečné možnosti dalších úprav číslování. Vedle velikosti číslic či jejich barev zde máme k dispozici i stínování číslic a celou řadu dalších nabídek. Zpravidla si ovšem vystačíme se základními přednastavenými styly, které můžeme posléze upravovat přímo ze skupiny příkazů Písmo na kartě Domů. A to je všechno, v další lekci se podíváme na příkaz s poněkud záhadným názvem - Tezaurus. 24. Tezaurus a překlady Tezaurus Tezaurus je součást slovníku sdíleného napříč aplikacemi Office. Jedná se o nástroj, jehož služeb využíváme, když potřebujeme rychle najít synonymum, ale třeba i antonymum. Řekněme, pořád dokola opakujeme slovo "smlouva", protože pokud píšeme například nějakou smlouvu, je opravdu těžké se tomuto slovu vyhnout. Napišme slovo smlouva Postavme se kurzorem do tohoto slova Přejděme na kartu Revize Klikněme na příkaz Tezaurus Video-office s.r.o. strana: 47/154

48 Otevře se nám postranní panel Zdroje informací, Do pole Hledat napíšeme slovo smlouva (bez uvozovek) Klikneme na šipku vedle pole referenční publikace o Pro hledání synonym vybereme: a) Všechny referenční publikace b) Tezaurus Klikneme na zelenou šipku vedle pole Hledat Zobrazí se nám synonyma slova "smlouva" Klikneme na šipku vedle slova dohoda Vybereme příkaz Vložit Alternativní postup (viz obrázek na předchozí straně): Napíšeme slovo smlouva Klikneme na toto slovo pravým tlačítkem myši V kontextovém menu vybereme příkaz Synonyma Klikneme na položku dohoda Kliknutím na příkaz Tezaurus otevřeme okno Zdroje informací Překlady Součástí kancelářského balíčku MS Office je i překladový slovník, kterým lze vyhledávat jednotlivá slova, ale pokud jsme připojeni na internetu, můžeme si zde strojově nechat přeložit třeba celý dokument. Zázraky, ale v takovém případě samozřejmě nečekejme a výsledný překlad si budete muset ještě trochu upravit. Překlad jednotlivých slov ovšem funguje na jedničku. Postup je obdobný jako v případě tezauru Místo příkazu Tezaurus klikneme na vedlejší příkaz Přeložit Po kliknutí na slovo pravým tlačítkem myši nevybereme příkaz Synonyma ale příkaz Přeložit Na panelu Zdroje informací si můžeme přímo vybrat, jakou akci chceme s vybraným slovem provést prostřednictvím volby referenční publikace. Pro tezaurus volíme publikaci Tezaurus, pro překlad zase příslušný slovník apod. Chceme-li přeložit více slov, necháme pás Zdroje informací otevřený, nastavíme příslušný slovník a klikáním do textu vybíráme příslušná slova. Video-office s.r.o. strana: 48/154

49 25. Zarážky a tabulátory V této lekci se naučíme vytvářet rozsáhlé seznamy v několika sloupcích. Přestože možnosti nejsou tak široké jako u aplikace Excel, ve většině případů si s Wordem vystačíme. K samotné tvorbě využijeme tabulátorů a zarážek. Nejprve si ukážeme výsledek, abychom po celou dobu tvorby seznamu měli určitou představu, čeho se snažíme dosáhnout a kam směřujeme. Na dolním obrázku vidíte, že výsledný seznam knih se skládá ze tří sloupců, přičemž levý sloupec je zarovnán vlevo, prostřední na střed a pravý vpravo Příkaz Pravítko Přestože jsme doposud seznamy tvořili z karty Domů a pomocí příkazů ze skupiny Odstavec, nyní bude průběh trochu jiný. Celou akci zahájíme tím, že se přesuneme na kartu Zobrazení Zapneme Pravítko Po stranách pracovní plochy se objevily tyto dva pásy a v jejich průsečíku nové tlačítko zvané Zarážka. Cvičně si na něj několikrát klikněme a všimněme si, že nabývá několika různých podob. Když se nad danou zarážkou pozastavíme myší, zobrazí se nám nápověda Vytvoření nadpisu seznamu Nejprve klikneme v dokumentu do místa, kam chceme umístit nový seznam Video-office s.r.o. strana: 49/154

50 Vytvoříme název seznamu, napíšeme tedy "Seznam knih" Z karty Domů vybereme příkaz Zarovnat na střed a zarovnáme tak seznam na prostředek stránky Stiskneme Enter Postavíme se do dalšího řádku a 3x stiskneme podtržítko (klávesa _ ) Stisknutím klávesy Enter se přesuneme do dalšího řádku a vytvoříme tím vodorovnou čáru Vytvoření zarážky Teď už se ale věnujme samotným zarážkám, jejichž pomocí vyrobíme tři sloupce seznamu. Nejprve nastavíme na průsečíku pravítek levou zarážku, abychom vymezili levý sloupec, do kterého uvedeme autory knih Klikneme do nějakého místa na levé straně pásu pravítka (např. 0,5 cm) Přepneme se na Zarážku na střed a umístíme ji na pravítku tam, kde bude prostřední sloupec Pro hodnoty v pravém sloupci se přepneme na Pravou zarážku nebo Desetinnou zarážku, která je vhodná pro číselné hodnoty. Tímto jsme vytvořili zarážky. Postavíme-li se kurzorem myši na začátek nového řádku, můžeme se po jednotlivých sloupcích pohybovat klávesou Tab/Tabulátor. Nejprve si vytvoříme hlavičku nového seznamu. Postavíme se na začátek nového řádku Stiskneme Tab, abychom se posunuli od okraje listu na první zarážku napíšeme slovo Autor klávesou Tab přeskočíme do dalšího sloupce Napíšeme Název knihy Do třetice stiskneme Tab Napíšeme slovo Cena Stiskneme Enter, abychom se přesunuly do dalšího řádku Celou hlavičku zformátujeme tučně (příkaz Tučné písmo na kartě Domů). Stejným způsobem vytváříme i samotný seznam. Po zadání všech tří položek se vždy klávesou Enter přesuneme na další řádek. Výsledný seznam můžeme tlačítkem Seřadit řadit podle abecedy, číselných hodnot nebo jiných kritérií. Dále lze upravovat zpětně pozice zarážek, nejsme-li s jejich umístěním ve výsledku spokojeni apod. Pokud s jakoukoli změnou nebudete spokojeni, vždy jí odstraníte pomocí příkazu Zpět na panelu Rychlý přístup, nebo můžete použít klávesovou zkratku Ctrl + Z. Video-office s.r.o. strana: 50/154

51 26. Schránka sady Office Schránka sady Microsoft Office umožňuje kopírování textových a grafických položek napříč programy i dokumenty. Nejprve označíme oblast a překopírujeme ji do virtuální schránky. Na jiné místo dokumentu pak vložíme obsah schránky Způsoby vyjmutí, kopírování a vkládání Schránku (tedy kopírování a vkládání) můžeme ovládat několika rozdílnými způsoby: Panel Rychlý přístup Menu pravého tlačítka Karta Domů skupina Schránka Ctrl + C & Ctrl + V Tažením myši (tzv. drag and drop ) Rozdíl mezi kopírováním a vyjmutím Příkaz Kopírovat vloží text nebo obrázky do schránky a zároveň je ponechá i na původním místě Příkazem Vyjmout text nebo obrázky z původní lokace vyjmeme a zůstanou pouze ve schránce Příkaz Kopírovat formát Příkazem Kopírovat formát přenášíme např. nastavení tučného řezu písma, stylu, velikosti písma apod. z jednoho textu na druhý. Postupujeme tak, že zkopírujeme formátování na jednom místě a použijeme ho na jiném. Postavíme se kurzorem myši do textu, jehož formátování chceme zformátovat Klikneme na příkaz Kopírovat formát vedle kurzoru se objeví štětec Vybereme myší text, jehož formát chceme změnit Možnosti schránky Office Kliknutím na diagonální šipku v rohu skupiny Schránka otevřeme stejnojmenný postranní pás. V tomto pásu vidíme až 24 náhledů na předchozí obsah schránky. Každá položka obsahuje ikonu, která zastupuje zdrojovou aplikaci sady Office a část zkopírovaného textu, či miniaturu kopírovaného obrázku. V dolní části pásu Schránka se pod příkazem Možnosti nachází několik rozšiřujících nastavení. Výchozí nastavení je ale obvykle plně vyhovující. Mnohem zajímavější možnosti úprav schránky sady Office najdeme v okně Možnosti aplikace Word. Video-office s.r.o. strana: 51/154

52 26.5. Nastavení schránky sady Office V nastavení schránky sady Office nastavujeme zejména způsob formátování vloženého textu nebo objektu. Pod příkazem Nastavení ve skupině Vyjímání, kopírování a vkládání najdeme další dílčí nastavení. Stiskneme tlačítko Office v dolní části vybereme příkaz Možnosti aplikace Word Přepneme se na záložku Upřesnit Zajímavá je zejména volba Zobrazovat tlačítka Možnosti vložení Aktivujeme-li tuto volbu, po každém vložení textu ze schránky Office dostaneme na konci vložené pasáže přístup k tlačítku Možnosti vložení. Napíšeme do dokumentu nějaký text Příkazem Tučné písmo jej zformátujeme Vybereme jej a vložíme do schránky Vložíme je na jiné místo v dokumentu Klikneme na šipku vedle značky schránky Vybereme, zda chceme o zachovat původní formátování textu o přijmout formátování odstavce, do kterého text vkládáme o zachovat pouze samotný text bez veškerého formátování ať už zdroje nebo cílového odstavce Zachováme-li formátování zdroje, vložený text bude stále zformátovaný tučně. Tlačítko Možnosti vložení zmizí, jakmile provedeme v dokumentu jakoukoli novou úpravu Vložit a Vložit jinak Příkaz Vložit jinak najdeme rovněž přímo ve skupině příkazů Schránka. Klikneme na šipku pod příkazem Vložit Vybereme příkaz Vložit jinak Otevře se nové dialogové okno, kde můžeme vybrat z více nabídek vhodný formát vloženého textu. Video-office s.r.o. strana: 52/154

53 27. Zabezpečení dokumentu Dokument opatřujeme heslem obvykle z toho důvodu, aby jej nikdo neoprávněný nemohl změnit, případně aby si jej nikdo, kdo nezná příslušné heslo, nemohl ani prohlédnout. přejdeme pod tlačítko Office Stiskneme příkaz Uložit jako Otevře se nové okno Uložit jako Klikneme na příkaz Nástroje Vybereme Obecné možnosti Otevře se nám nové dialogové okno Použít zámek, kde můžeme nastavit heslo a omezit tak přístup k dokumentu Pás Omezit formátování a úpravy Omezení ale můžeme také nastavit také mnohem detailněji z pásu Omezit formátování a úpravy. Přejdeme na kartu Revize Klikneme na příkaz Zamknout dokument Klikneme na příkaz Omezit formátování a úpravy Otevře se stejnojmenný postranní pás Ve skupině Omezení úprav nastavíme položku Komentáře jako jediné povolené úpravy Klikneme na příkaz Použít zámek Ve známém dialogovém okně zadáme naše heslo Heslo ještě jednou potvrdíme a klikneme na OK Tímto postupem jsme uzamkli náš dokument a kdokoli v něm bude chtít provádět jakékoli úpravy, bude muset nejprve zadat naše heslo. Jediná úprava povolená bez znalosti hesla je přidávání komentářů. Skvělá volba, pokud nechceme, aby nikdo zasahoval do samotného dokumentu, ale přesto od ostatních potřebujeme zpětnou vazbu. Chceme-li povolit úpravy pouze v některých částech dokumentu, rozdělíme si nejprve příslušné pasáže na oddíly (viz kap. 30). Velice zajímavá funkce je možnost povolit pouze vyplňování formulářů, které jsme ve Wordu vytvořili (viz kap. 68). Video-office s.r.o. strana: 53/154

54 28. Zobrazení stránky Příkazy z karty Zobrazení používáme v případě, že chceme získat lepší přehled o tom, jak náš dokument vypadá v celkovém pohledu chceme zobrazit více stránek na obrazovce najednou chceme si naopak nějakou část dokumentu prohlédnout blíže Přepneme se tedy do karty Zobrazení, pokud v ní již nejsme a projdeme si jednotlivé příkazy. Příkazy z karty Zobrazení neovlivňují ani tak samotný dokument, jako spíše náš pohled na dokument. Ve skupině Zobrazení dokumentů manipulujeme se zobrazením celého dokumentu Ve skupině Zobrazit či skrýt aktivujeme a deaktivujeme jednotlivé pomocné komponenty, které se ve výsledném dokumentu netisknou, ale pomáhají nám s jeho úpravami Ve skupině Lupa volíme míru přiblížení k dokumentu Ve skupině Okno můžeme zobrazit obsah různých částí téhož dokumentu, a tak například rychle porovnávat vzdálené pasáže rozsáhlého dokumentu Ve skupině Makra jsou příkazy, které si probereme později (viz kap. 70) Příkazy skupiny Zobrazení dokumentů Rozložení při tisku - výchozí zobrazení s okraji listů Čtení na celé obrazovce režim zobrazení vhodný pro rozsáhlé dokumenty, do kterých nezasahujeme, protože zmizí kvůli úspoře místa pás karet Rozložení webové stránky dokument se roztáhne přes celé okno aplikace Word (ne nutně celou obrazovku) a výsledná podoba dokumentu je taková, jaká by byla při publikování na Internetu v jazyce HTML. Z dokumentu například zmizí prázdné řádky. Osnova přepneme zobrazení do režimu osnovy, ve kterém se zobrazuje vždy jen první řádek každého odstavce Koncept v tomto režimu, jak už název napovídá, zobrazíme dokument jako koncept a můžeme provádět rychlé úpravy Skupina příkazů Zobrazit či skrýt V této skupině můžeme aktivovat pomocné funkce, které se sice netisknou, ale ulehčují nám formátování dokumentu. Totožné příkazy se spolu s lupou nacházejí v pravém dolním rohu stavového řádku, a máme k nim tedy přístup i z jiných karet. Pravítko aktivuje postranní pásy s pravítkem (viz kap. 25) Mřížka podklad s mřížkou poskytuje vodící body, například při zarovnávání objektů Rozložení dokumentu umožňuje otevřít rozvržení dokumentu, pomocí kterého lze procházet strukturální zobrazení dokumentu Miniatury po straně okna Wordu se zobrazí malé náhledy stránek (podobně jako v aplikaci PowerPoint) Video-office s.r.o. strana: 54/154

55 28.3. Skupina příkazů Lupa Tato skupina umožňuje přibližovat a oddalovat dokument. Lupa otevře nové dialogové okno Lupa, kde lze přesně nastavit, jaký výsek dokumentu chceme zobrazit 100% vrátí nás vždy k výchozímu zobrazení Jedna stránka zobrazí celý jeden list ve stávajícím okně Dvě stránky zobrazí dvě celé stránky vedle sebe Šířky stránky maximální využití plochy okna na šířku Skupina příkazů Okno Tato skupina umožňuje otevřít tentýž dokument několikrát a zobrazit vedle sebe například začátek, prostředek i konec dokumentu současně. Nové okno otevře další verzi téhož dokumentu; ve výchozím nastavení máme jen jedno okno, proto je k využití příkazů této skupiny vždy nejdříve nutné otevřít více oken kliknutím na tento příkaz Zobrazit vedle sebe seřadí okna Wordu na obrazovku vedle sebe a aktivuje synchronní posuv Synchronní posuv uzamkne pozici oken dvou dokumentů, takže se jimi posouváme zároveň a můžeme například kontrolovat a porovnávat jednotlivé části dokumentu. (viz také kap Porovnání dokumentů). Přepnout okna tímto příkazem se přepínáme mezi jednotlivými okny Rozdělit rozdělí dokument příčkou místo pásu karet, což šetří místo na obrazovce Uspořádat vše uspořádá všechna okna vedle sebe Video-office s.r.o. strana: 55/154

56 29. Porovnání a slučování dokumentů V minulé lekci jsme si osvojili práci s více okny a ukázali jsme si základní možnosti porovnávání dokumentů. Microsoft Word může ale tuto práci udělat za nás. Tuto funkci je výhodné použít například k porovnávání dokumentů typu smlouvy, které nemůžeme z nějakého důvodu uzamknout, ale přesto potřebujeme vědět, že ve smlouvě druhá strana nic nezměnila. Porovnání bude zobrazeno v novém, třetím dokumentu a porovnávané dokumenty se nijak nezmění. Nejprve si vytvořme dva nové dokumenty, do kterých vložíme výňatek smlouvy a tyto dokumenty následně porovnáme. Otevřeme si nový dokument (Ctrl+N) Přepíšeme do něj alespoň první tři řádky z následujícího návrhu smlouvy: Přijímající strana nemá právo kopírovat informace jí sdělené v reprodukovatelné podobě bez předchozího souhlasu poskytující strany, kromě vytvoření interních kopií pro její vnitřní potřebu. Všechny kopie musí být označeny stejnými poznámkami o důvěrnosti a jinými poznámkami, které jsou na původní dokumentaci. Dokument uložíme (Ctrl+S) pod jménem Návrh smlouvy Přepíšeme třetí slovo nemá na má Dokument uložíme tentokrát přes tlačítko Office Uložit jako Dokument pojmenujeme Návrh smlouvy po předložení a stiskneme Uložit Tím jsme vytvořili dvě varianty téže smlouvy. V tomtéž dokumentu přejdeme na kartu Revize Klikneme na příkaz Porovnat Porovnat Objeví se nám okno třetího dokumentu, ve kterém je barevně zvýrazněná provedená úprava. V okně Porovnat dokumenty můžeme prostřednictvím příkazu Více přesně nastavit kritéria porovnávání. Například vypnout zobrazení ve třetím okně Příkaz Kombinovat funguje velmi podobně, ovšem s tím rozdílem, že tentokrát sloučíme všechny revize do jednoho dokumentu. 30. Vzhled stránky - Konce a oddíly Příkazy ze skupiny Vzhled stránky jsou na první pohled podobné příkazům z karty Zobrazení. Rozdíl je především v tom, že zatímco příkazy z karty Zobrazení se vztahují jen na zobrazování dokumentů na obrazovce, aniž by to ovlivnilo vzhled výsledného dokumentu, u příkazů skupiny Vzhled stránky už manipulujeme se samotnou podobou dokumentu. Video-office s.r.o. strana: 56/154

57 30.1. Oddíly Základním termínem této kapitoly bude pojem Oddíl, jež najdeme pod příkazy Konce. Oddíly používáme ke změně průběžného rozložení nebo formátování stránek v dokumentu. Například kapitoly v dokumentu můžeme oddělovat konci oddílů tak, aby číslování stránek v každé kapitole začínalo číslem 1. Pro každý oddíl dokumentu lze rovněž vytvořit odlišné záhlaví nebo zápatí. Nebo můžeme v jednom oddílu z mnoha nastavit stránku na šířku, apod. Oddíly tvoří konec jednoho formátování a začátek jiného. Typy formátování oddělitelné pomocí oddílů: okraje formát nebo orientace papíru zdroj papíru pro tiskárnu ohraničení stránky svislé zarovnání textu na stránce záhlaví a zápatí počet sloupců čísla stránek čísla řádků poznámky pod čarou a vysvětlivky Řekněme, že budeme chtít do dokumentu vložit rychle nové prázdné stránky. Otevřeme si prázdný dokument (Ctrl+N) Přejdeme na kartu Rozložení stránky Přidáme do dokumentu 2 stránky: o Klikneme na příkaz Konce o Klikneme na první příkaz Strana o Konce Strana přidáme 3. stránku Pro lepší přehlednost zobrazíme skryté znaky: o Přejdeme na kartu Domů o Klikneme na příkaz Zobrazit vše Tímto jsme si připravili prázdný dokument o třech stránkách a zapnuli jsme zobrazování skrytých znaků. V místech, kam jsme vložili konce stránek, se nám zobrazí příslušné značky. Abychom mohli začít pracovat na příslušné stránce, musíme vždy začínat z prvního řádku a klávesou Enter si vytvořit místo. Nyní pro změnu předpokládejme, že budeme chtít otočit jeden list v dokumentu na šířku: Teď musíme z každé ze tří stránek vytvořit samostatný oddíl, abychom mohli následně prostřední stránku otočit na šířku. Příkazy skupiny Konce stránek totiž neoddělují formátování (v tomto případě orientace stránky), k tomu musíme využít příkazy skupiny Konce oddílů. Otevřeme nový prázdný dokument (Ctrl+N) Postavíme se kurzorem na začátek dokumentu Přejdeme na kartu Rozložení stránky Příkaz Konce příkaz Další stránka Postup opakujeme Konce Další stránka Stránka otočená na šířku Stránka otočená na výšku Video-office s.r.o. strana: 57/154

58 Tím jsme dokument rozdělili na tři stránky. Každá stránka je přitom i samostatným oddílem. Postavíme se kurzorem myši do prostřední stránky Přejdeme na kartu Rozložení stránky Zvolíme příkaz Orientace Na šířku Získáme dokument s prostřední stránkou otočenou na šířku. To se nám hodí například v případě, kdy potřebujeme v rámci delšího textu vytisknout širší tabulku. Oddíly tvoří hranice formátování. Veškeré prováděné formátování se netýká celého dokumentu, ale pouze daného oddílu. Na druhou stranu, pokud jsme žádné oddíly ještě nevytvořili, pak se formátování skutečně týká celého dokumentu, jelikož celý dokument je ve výchozím stavu jeden oddíl. Odstraněním konce oddílu zároveň odstraníme formátování daného oddílu. Text nad původním koncem oddílu se stane součástí následujícího a převezme jeho formátování Nabídka pod příkazem Konce Sloupec máme-li na stránce nějaký text např. ve dvou sloupcích (viz příkaz Sloupce), postavíme se kurzorem do místa, kde chceme začít nový sloupec, a zbytek textu z prvního sloupce se přesune na začátek druhého. Obtékání textu používá se především na webových stránkách. Budeme-li chtít vedle obrázku zobrazit jen část textu nebo jenom titulek, vložíme za něj konec (příkaz Obtékání textu) a další text se vloží až pod obrázek Další stránka zřejmě nejpoužívanější příkaz této skupiny; oddělí formátování v místě kurzoru a přesune nás na novou stránku, kde můžeme nastavit odlišné formátování Nepřetržitě vytvoří nový oddíl v místě kurzoru; neukončí stránku jako předchozí příkaz Další stránka Sudá stránka vloží konec oddílu na začátek sudé stránky Lichá stránka vloží konec na začátek liché stránky Píšeme-li text o více kapitolách, je dobré začít každou kapitolu na nové stránce. K tomuto účelu přirozeně nepoužíváme klávesu Enter ale právě příkazy Strana či Další stránka pod příkazem Konce. Pokud budeme chtít později zformátovat celý dokument, nemusíme přirozeně formátovat všechny oddíly zvlášť, ale stačí vybrat celý text (například klávesovou zkratkou Ctrl + A) a poté aplikovat na text zamýšlené formátování. 31. Rozložení stránky - další příkazy skupiny Vzhled stránky Přehled příkazů skupiny Vzhled stránky na kartě Rozložení stránky: Okraje nastavení šířky okrajů stránky; nastaví, jak daleko od okraje listu bude začínat samotný text. Široké okraje obvykle volíme u krátkého sdělení a úzké okraje u dlouhých Orientace orientace oddílu na výšku nebo šířku; otočí celé listy o 90 stupňů Velikost velikost listu; standardně nastavena velikost A4; Velikost papíru musíme nastavit ještě před tím, než se pustíme do tvorby samotného dokumentu, jelikož stejně jako u orientace a okrajů platí, že výsledné rozměry ovlivní rozložení celého dokumentu. Číslování řádků očísluje řádky po levé straně; v případě sloupců je číslován každý sloupce vzlášť; vhodné zejména při psaní zdrojového kódu Video-office s.r.o. strana: 58/154

59 Dělení slov aktivuje rozdělování slov po slabikách na konci řádků; zejména při zarovnání dokumentu do bloku mohou mezi slovy vzniknout větší mezery, zejména kolem obrázků, kde není dostatek znaků, aby se text rovnoměrně roztáhl. Proto je vhodné na danou pasáž aplikovat dělení slov, aby se text rozprostřel. Sloupce rozdělení textu do sloupců; používáme, pokud vytváříme například novinové články, ale i za jiných okolností mohou sloupce výslednou podobu dokumentu příjemně osvěžit. Převod textu do sloupců: Vložíme na první stránku libovolný delší text o Část textu vybereme myší o klikneme na příkaz Sloupce do sloupců se převede pouze vybraný text Pokud žádný text nevybereme a stiskneme příkaz Sloupce, převede se do sloupců celý oddíl. Pokud nám pod libovolným příkazem této skupiny žádná z přednastavených hodnot nevyhovuje, můžeme si v dialogovém okně Vzhled stránky nastavit vlastní okraje podle libosti. Stiskněme diagonální šipku v rohu skupiny příkazů Vzhled stránky Objeví se dialogové okno Vzhled stránky, kde můžeme ke všem příkazům této skupiny přiřadit vlastní hodnoty. 32. Odeslání dokumentu em a publikování na Internetu V předchozích kapitolách jsme se učili pracovat vedle správného nastavení samotné aplikace především s textem. Než se přesuneme ke grafickým úpravám, měli bychom splatit dluh vůči výstupům naší práce. Výstupem je zejména tisk dokumentu, publikování na internetu nebo jeho odeslání v elektronické podobě em Publikování na Internetu Vytvořený dokument můžeme publikovat např. na tzv. blogu. Blog je možnost, jak si rychle vytvořit webové stránky a sdílet na něm s ostatními svůj obsah. Na blogu lze: Publikovat svoje fotky a vytvářet fotogalerie Zveřejňovat zde své texty Vytvořit zápisník Vydávat své eseje nebo fejetony Diskutovat s ostatními Provozovat nástěnku pro výměnu vzkazů Možnosti jsou skutečně široké a my si ukážeme, kde najdete příkaz pro publikování. Neukážeme si ale celý proces publikování, jelikož každý poskytovatel blogu má trochu jiná nastavení. Přejdeme pod tlačítko Office Klikneme na záložku Publikovat Klikneme na příkaz Blog Word vás odsud provede. celým procesem počínaje vaším přihlášením ke službě. Video-office s.r.o. strana: 59/154

60 32.2. Odeslání dokumentu em Pro nás je mnohem zajímavější odeslání dokumentu em. Dokument se neobjeví v těle zprávy, nebude tedy samotným obsahem u, ale k u se připojí v podobě přílohy. Soubor tedy zůstane ve vámi zvoleném formátu. Pro připojení k u musíte mít nainstalovaného ového klienta, kterým bývá nejčastěji Microsoft Outlook. Pokud nemáte verzi balíčku Office, která Outlook obsahuje, Word za Vás pravděpodobně otevře Windows Mail, nebo si můžete z internetu stáhnout zdarma vylepšenou verzi Windows Live Mail, případně Mozilla Thunderbird. Dokument můžeme v příloze odeslat ve formátu pdf nebo docx: Dokument nejprve uložíme (Ctrl+S) Přejdeme pod tlačítko Office Klikneme na záložku Odeslat Zde si musíme vybrat, v jakém formátu budeme přílohu u odesílat DOCX - klikneme na příkaz PDF - jako příloha ve formátu PDF Otevře se aplikace Outlook nebo jiný klient, kde máme možnost k dokumentu připojit další soubory, připojit vizitku apod. Zadáme do okna poštovního klienta cílovou ovou adresu Připojíme k příloze nějaký komentář v těle zprávy Vyplníme předmět zprávy Klikneme na Odeslat Dokument se odešle jako příloha, okno poštovního klienta se zavře a my se vrátíme zpět do dokumentu. Soubory typu PDF obvykle nelze editovat, proto pokud čekáte, že protistrana udělá v dokumentu nějaké změny, je vždy lepší poslat verzi docx. 33. Tisk dokumentu Tisk dokumentu je bezesporu stále tím nejpoužívanějším výstupem, přestože publikování na internetu nebo odesílání em jsou stále častější. Přesuneme se pod tlačítko Office Klikneme na šipku vedle záložky Tisk Zobrazí se tři základní příkazy tisku Základní příkazy tisku Klikneme na příkaz Náhled Pás karet zobrazovaný při náhledu Náhled před vytisknutím je dobré dokument ještě naposledy zkontrolovat; příkaz Náhled zobrazí dokument přesně v té podobě, v jaké se bude nakonec tisknout. Příkazem Zavřít náhled, náhled zavřeme. Video-office s.r.o. strana: 60/154

61 Rychlý tisk odešle dokument přímo na výchozí tiskárnu a nechá jej vytisknout Tisk otevře nové okno Tisk Individuální nastavení tiskárny Výběr tiskárny Určení oblasti, která se bude tisknout Word počká, až papír v tiskárně ručně obrátíme Počet výtisků Nápověda k číslování stránek Vytiskne celý dokument a poté začne znovu od začátku tisknout další Možnosti tisku V okně Tisk nastavíme správné hodnoty pro vytištění dokumentu. Pokud vám nepůjde dokument vytisknout, zkontrolujte zejména, zda máte nastavenou správnou tiskárnu v kolonce Název. K aktuálně vybrané tiskárně se váže příkaz Vlastnosti, kde se nacházejí podrobná nastavení pro každou tiskárnu, a jehož vzhled a funkce se pro každou tiskárnu trochu liší. Obvykle zde najdeme orientaci listu, velikost papíru, kvalitu tisku či sytost nebo Vodoznak. Všechny tyto rozšířené možnosti nastavení lze ale provést i přímo z pásu karet. Příkaz Možnosti otevře okno Možnosti aplikace Word. Dílčí upřesnění tisku najdeme na záložkách: Zobrazení Upřesnit Video-office s.r.o. strana: 61/154

62 34. Motivy a pozadí stránky Motivy Chceme-li dodat našemu textu trochu šmrnc, aniž bychom se chtěli zdržovat se složitým nastavováním stylů, můžeme na kartě Rozložení stránky využít přednastavených motivů. Motivy nám mohou pomoci snadno a rychle vytvořit profesionálně vypadající dokument. Postavíme se kurzorem myši do textu Přejdeme na kartu Rozložení stránky Klikneme na příkaz Motivy V živém náhledu vybereme motiv Klikneme na vybraný motiv Po aplikování celkového motivu můžeme změnit Barvy Písma Efekty Aplikací motivu na dokument dojde k úpravě barev pozadí, změní se typy fontů i velikost písma. Motiv se aplikuje na celý dokument, ale posléze můžeme změnit jednotlivé styly a formátování Pozadí stránky Na kartě Rozložení stránky najdeme také skupinu příkazů Pozadí stránky. Zde můžeme do dokumentu vložit vodoznak, změnit barvu stránky, nebo celou stránku orámovat Vodoznak Vodoznak vypadá ve Wordu poněkud méně poeticky než na tisícovce a obvykle se jedná pouze o strohý nápis v odstínu šedi, který má za úkol být i nebýt viděn zároveň. Důvody vkládání vodoznaku obvykle plynou ze samotného nápisu, který jej tvoří - tedy Důvěrné, Nekopírovat, Co nejdříve apod. Vybráním libovolného sdělení vložíme daný text na pozadí všech stránek dokumentu. Přejdeme na kartu Rozložení stránky Klikneme na příkaz Vodoznak Z nabídky vybereme Vlastní vodoznak Otevře se nové okno Tištěný vodoznak. Vybereme, zda chceme vodoznak vytvořit o z obrázku příkaz Vybrat obrázek o z textu zadáme sdělení do pole Text nastavíme font písma barvu obvykle volíme šedou Nakonec klikneme na OK a vodotisk se objeví Video-office s.r.o. strana: 62/154

63 Barva stránky Vodotisk zůstane viditelný i po změně pozadí stránky. Příkaz Pozadí stránky nastavuje barvu listu. Barvy na pozadí mohou vypadat na první pohled hezky, ale nižším kontrastem se zhoršuje i čitelnost textu, proto jestliže chcete změnit barvu pozadí, snažte se volit světlé barvy nebo u tmavých barev změnit barvu písma na bílou. Celkově je ale pro čitelnost nejlepší klasický černý text na bílém pozadí. Karta Rozložení stránky Klikneme na Barva stránky Vybereme Vzhled výplně Otevře se okno Vzhled výplně, kde můžeme nastavovat další parametry vzhledu pozadí: přechod barev o složení barev o světlost barev o průhlednost o stínování textura na pozadí opakující se vzor vlastní obrázek Ohraničení stránky Ohraničení stránky otevře nové okno Ohraničení a stínování, kde jsme již jednou byli (viz kap. 21) a kam se ještě podíváme, až budeme vytvářet tabulky (viz kap ). Pod záložkou Ohraničení stránky lze upravovat rámeček po stranách listu a vše hned kontrolovat v náhledu vpravo. V levém sloupci nastavíme celkové ohraničení V nabídce Styl zvolíme typ čáry V nabídce Barva a Šířka čáry zvolíme vhodné parametry Efekt přidává opakující se obrázek místo čáry Klikat můžeme i přímo do náhledu a přidávat tak ohraničení Video-office s.r.o. strana: 63/154

64 Na kartě Rozložení stránky se nachází ještě skupina Odstavec, ale tu už známe, jelikož se jedná o ty samé příkazy, které se nacházejí ve skupině Odstavec na kartě Domů (viz kap. 21). Pokud ovšem právě pracujeme s rozložením stránky, mohou se nám příkazy této skupiny hodit a nemusíme se přesouvat na kartu Domů. Poslední skupina příkazů zcela vpravo se nazývá Uspořádat a aktivuje se obvykle teprve v případě, že máme vybrané alespoň dva objekty (například obrázky), které můžeme vzájemně uspořádat (viz kap. 36). 35. Karta Vložení Počínaje touto kapitolou se budeme po dobu mnoha a mnoha dalších lekcí zabývat kartou Vložení, jelikož cokoli lze do textu vložit, najdete totiž právě tady. V průběhu těchto lekcí uvidíte, jak pestrá a zajímavá je nabídka objektů na kartě Vložení. Tato karta je stejně jako ostatní rozdělena na skupiny příkazů, jejichž jednotlivé položky spolu tematicky souvisejí. V této lekci si v krátkosti projdeme jednotlivé příkazy, aniž bychom zabíhali do podrobností, jelikož každý příkaz nebo skupiny příkazů budou předmětem samostatného tutoriálu Skupina příkazů Stránky Titulní strana vložení předpřipravené titulní stránky před první stranu dokumentu; stránku můžeme dále upravovat Prázdná stránka čistý list se vloží do místa, kde je umístěn kurzor Konec stránky vloží konec do aktuální pozice kurzoru a další odstavec začne na nové stránce; tento příkaz je totožný s příkazem Strana, který najdeme na kartě Rozložení stránky pod příkazem Konce Skupina příkazů Tabulky Tabulky základní nástroj pro vyjádření vztahu nejrůznějších dat, zpřehlednění údajů nebo tvorbu seznamů. Tabulku si můžeme navrhnout doslova během vteřiny pomocí vzorové šachovnice, ale můžeme ji také importovat přímo z Excelu nebo si jí sami nakreslit. Pod příkazem Tabulka najdeme další příkazy: Šachovnice nástroj pro rychlé zadání počtu sloupců a řádků Vložit tabulku otevře okno pro zadání sloupců a řádků Převést text na tabulku převede text na tabulku zadáním oddělovačů Tabulka Excel importuje tabulku z aplikace Excel Rychlé tabulky předdefinované vzory tabulek Video-office s.r.o. strana: 64/154

65 35.3. Skupina příkazů Ilustrace Skupina s objekty, které graficky ozvláštní dokument. Obrázek otevře Průzkumníka Windows, kde si zvolíme, který obrázek chceme do dokumentu vložit. Podporovaná je celá řada formátů (JPEG, BMP, TIFF, GIF, PNG ). Klipart jsou předem připravené obrázky, které mají za cíl podtrhnout nějakou zprávu. Některé objekty lze ještě dále upravovat, jiné nikoli. o Napíšeme-li například "dům" Word vyhledá obrázky asociované se slovem dům, které jsou jednak uloženy přímo v aplikaci Word a jednak stáhne i desítky dalších obrázků z internetu. Obrázky z Internetu mají v levém dolním rohu symbol zeměkoule. Tvary jednoduché vektorové křivky. Můžeme vyjít z předdefinovaných položek a následně tvary libovolně upravovat. SmartArt nejrůznější typy graficky vyvedených seznamů a diagramů, které musíme nejdříve naplnit daty. Jde o předpřipravená schémata, která graficky zpracovávají nějaké sdělení. V tom jsou si podobná s grafy. Objekty SmartArt dodávají atraktivnější vzhled seznamům, napomáhají k vyjádření vztahů pomocí diagramů atp. Grafy slouží také pro lepší ilustraci nějakého sdělení a pro lepší srovnání dat. Stejně jako u SmartArtu platí, že je musíme nejdříve naplnit daty, aby mohly plnit svůj účel Skupina příkazů Odkazy Příkazy této skupiny umožňují spojovat vzájemně jednotlivá data nebo i celé dokumenty. Hypertextový odkaz vloží odkaz na webovou stránku, ovou adresu Záložka funguje jako klasická knižní záložka Křížový odkaz přenese čtenáře na jiné místo v dokumentu Skupina příkazů Záhlaví a zápatí Záhlaví zobrazí v horní části stránky vybrané informace, např. název dokumentu, autora nebo datum vytvoření či datum poslední změny Zápatí funguje na stejném principu; v dolní části každé stránky zobrazuje informace o dokumentu Číslo stránky vkládá do dokumentu informaci o počtu stránek; nejčastější objekt vkládaný do zápatí Video-office s.r.o. strana: 65/154

66 35.6. Skupina příkazů Text Skupina Text je skupina volně sdružených příkazů, které se nějakým způsobem týkají textu. Textové pole velmi častá volba u pokročilejších uživatelů; umožňuje vložit na stránku štítek s textem Rychle části stavební bloky složené z předem definovaných fragmentů, pro opakované využití. Podobná funkce jako schránka sady Office, ale o uložené části dokumentů po uzavření aplikace nepřijdeme. WordArt využíváme pro okrasné nápisy, které zajímavě podtrhují grafický styl dokumentu Iniciála vytvoří velkou kapitálku na začátku odstavce Řádek podpisu vloží do dokumentu řádek určený pro pozdější vložení digitálního podpisu Datum a čas vloží aktuální datum a čas v námi zvoleném formátu Objekt vloží na místo kurzoru libovolný externí objekt v podporovaném formátu, nebo i celý dokument Skupina příkazů Symboly Rovnice vkládá objekty pro vnořené rovnice a vzorce; Symboly seznam speciálních symbolů, které používáme spíše výjimečně, a nevejdou se tudíž na klávesnici. Závěrem této lekce si vyzkoušejme vložit do dokumentu několik objektů z karty Vložení a povšimněme si při té příležitosti, že vložením objektu se na pásu karet objeví speciální karty spojené s konkrétním typem objektu. 36. Nástroje kreslení V MS Office 2003 jsme pro kreslení měli k dispozici panel nástrojů Kreslení, ve verzi 2007 byl panel kreslení integrován do pásu karet. Karta Formát v oblasti Nástroje kreslení není v základním nastavení vidět a zobrazí se pouze tehdy, když vybereme nebo vytvoříme nějaký tvar (třeba kruh nebo čáru) nebo nějaký jiný nakreslený objekt. Objekty, kde najdeme kartu Kreslení Příkazy skupiny Text o WordArt o Textové pole Příkazy skupiny Ilustrace o Klipart o Tvary Kartu Formát vyvoláme tím, že s kreslením rovnou začneme: Otevřeme si nový dokument (Ctrl+N) Přesuneme se na kartu Vložení a klikneme na příkaz Tvary Vybereme třeba smajlík Kurzor myši se změní na křížek Klikneme do dokumentu a držíme levé tlačítko stisknuté Táhneme myší a vytvoříme nějaký tvar Pustíme levé tlačítko myši Šipka před formátováním a po úpravách na kartě Kreslení Video-office s.r.o. strana: 66/154

67 36.1. Úpravy tvarů Klepneme-li na výsledný tvar, uvidíme, že jsou po jeho obvodu citlivé body. Zelené kolečko tažením myši můžeme s objektem rotovat (při stisku klávesy Shift rotujeme skokově, pod pravidelnými úhly) Žlutý kosočtverec značí, že můžeme vstoupit do objektu a měnit vnitřní charakteristiky; např. ze smajlíka udělat bručouna; rovněž lze do objektu vnořit další objekty jako např. kolečko apod. Modrá kolečka tažením změníme velikost tvaru příslušným směrem Klávesou Backspace nebo Delete vybraný objekt smažeme Úpravy z karty Formát Přesuneme se na kartu Vložení Klikneme na příkaz Tvary V poslední skupině vybereme Vlnu Nakreslíme tvar vlny Zobrazí se nám karta Formát v oblasti Nástroje kreslení. Teď si vzniklý objekt podle jednotlivých příkazů upravíme: Styl tvaru dodá tvaru obrys, barvu a styl, které lze dále upravovat Výplň tvaru změní barvu výplně (lze nastavit i přechod barev) Obrys tvaru změní barvu nebo šířku obrysové linky Změnit tvar změna tvaru za jiný (dvojitá vlnovka) V dalších dvou skupinách příkazů přidáme buď stín, nebo dimenzi (vzájemně se ruší): Stínové efekty nastavení typu stínu, vzdálenosti nebo směru stínu apod. Prostorové efekty přidá tvaru třetí rozměr; umožňuje řadu dílčích nastavení Skupina příkazů Uspořádat Pro využití některých příkazů ze skupiny Uspořádat musíme mít vybrané alespoň dva objekty. Hromadný výběr: Klikneme na první objekt Stiskneme klávesu Shift Klikneme na druhý objekt Pustíme klávesu Shift Video-office s.r.o. strana: 67/154

68 Pozice umožňuje rychle umístit obrázek na stránce; pokud potřebujeme přesné umístění, používáme spíše příkaz Obtékání textu Přenést do popředí pokud se objekty překrývají, přesuneme vybraný objekt do popředí; pro použití funkce přenést do popředí, musíme mít vybrané aspoň dva objekty; vytvořme si tedy nejprve druhý objekt: Vybereme vlnu myší Zkopírujeme tvar do schránky (karta Domů Kopírovat, nebo Ctrl+C) Postavíme se myší do dokumentu Vložíme objekt ze schránky (karta Domů Vložit, nebo Ctrl+V) Vytvoří se kopie původního tvaru Vlna. Abychom je od sebe odlišili, aplikujeme na jeden tvar nový styl. Poté jeden objekt částečně překryjeme druhým. Nejčastější volba obtékání v této učebnici Přenést do pozadí přenese vybraný objekt v místě překryvu do pozadí Obtékání textu - obtáčí text kolem vybraného objektu podle námi definovaných kritérií; při výběru některých způsobů obtékání nemůžeme s objektem příliš manipulovat; chceme-li umístit např. obrázek na libovolné místo dokumentu, volíme obvykle Obdélník Pro ukázku příští funkce musíme nejprve vybrat oba objekty myší: Klikneme na první objekt a stiskneme Shift Klikneme na druhý objekt a Shift pustíme Zarovnat seřadí všechny vybrané objekty vpravo, nahoru apod., nebo je rozmístí v pravidelných rozestupech vodorovně či svisle (viz obr. na předchozí str.) Skupina spojí, nebo rozpojí vybrané objekty v jeden objekt tak, že s nimi můžeme manipulovat současně Otočit otočí objekt o 90 nebo jej překlopí vodorovně či svisle Skupina příkazů Velikost Velikost nastavujeme obvykle přímo myší, tažením za citlivé body. Pokud ale potřebujeme přesnou hodnotu výšky nebo šířky je nám k dispozici i pole, kam lze zadat přesné rozměry. Okno Formát automatického tvaru shrnuje pod jednotlivými záložkami většinu nastavení přístupných i z pásu karet. Nenabízí prakticky nic, co bychom nemohli pohodlněji nastavit přímo z karty Formát, přesto je dobré vědět o jeho existenci: Klikneme pravým tlačítkem na objekt Formát automatického tvaru Klikneme na šipku v rohu skupiny Styly tvarů na kartě Formát V tomto okně nastavujeme typ výplně, čáry, barevné přechody apod. Video-office s.r.o. strana: 68/154

69 37. Textové pole Textové pole je určitý kontejner pro text nebo grafiku, umožňující samostatné formátování a umístění na stránce či grafické oživení dokumentu. Textové pole je tedy objekt, do kterého můžeme psát, a který můžeme graficky i tvarově volně upravovat. Do textového pole můžeme vkládat text, obrázky, symboly nebo do něj kreslit. Textové pole i vložený obsah můžeme libovolně formátovat, odlišně zarovnávat vnitřní text, měnit barvu textu i výplně pole, sílu čar, barevné provedení, stínování atd. Výsledné pole můžeme přenášet, pomocí citlivých bodů měnit jeho velikost, kopírovat jej, mazat, nebo jej vkládat do dalších objektů. Textové pole je skvělým pomocníkem a měli bychom si práci s ním skutečně osvojit. Přesuneme se na kartu Vložení, Postavíme se kurzorem do prázdného místa Klikneme na Textové pole Vybereme vhodné textové pole z předdefinované nabídky Textové pole můžeme dále upravovat z oblasti Nástroje textového pole, kde se nachází karta Formát. U textového pole musíme při výběru objektu rozlišovat mezi samotným textovým polem a jeho obsahem. Textové pole vybereme klepnutím na samotný okraj, který je zobrazován přerušovanou čárou, je-li právě vybrán obsah a ne textové pole. Vybereme-li pole, čáry zmizí. Při výběru textového pole a při výběru např. vnořeného obrázku se na pásu karet zobrazí rozdílné karty. Pozor musíme dávat také při výběru z menu pravého tlačítka myši. Abychom mohli editovat textové pole, musíme kliknout pravým tlačítkem myši na jeho okraj. Text uvnitř pole můžeme formátovat nezávisle na formátování zbytku dokumentu. Přesuneme se na kartu Vložení, Klikneme na Textové pole Zvolíme nabídku Nakreslit textové pole Kurzor se změní na křížek Tažením myši nakreslíme pole Klikneme dovnitř textového pole Napíšeme nějaký text Celý text vybereme (Ctrl+A) Vidíte, že jsme vybrali veškerý text, ale pouze uvnitř textového pole. Teď můžeme text začít běžným způsobem formátovat z karty Domů a skupiny příkazů Písmo. S textovým polem pracujeme stejným způsobem jako s tvary. Nejprve vždy musíme kliknout na okraj pole. Pomocí modrých citlivých bodů měníme velikost Tažením za zelené kolečko s polem točíme Pomocí žlutého kosočtverce měníme vnitřní rysy pole Video-office s.r.o. strana: 69/154

70 37.1. Karta Formát Většinu formátování ovšem neprovádíme pomocí citlivých bodů, nýbrž z karty Formát. Nakreslit textové pole kurzor se promění v křížek a tažením myši můžeme vytvořit nové textové pole Směr textu jestliže otáčíme zeleným kolečkem s celým polem, neotáčí se samotný text; to lze změnit právě pod tímto příkazem, který otáčí textem o 90 Propojit propojí textové pole s jiným polem, takže mohou sdílet společný text Vytvoříme dvě textová pole Klikneme na hranu prvního pole Karta Formát příkaz Propojit Kurzor se změní na džbánek Klikneme do druhého pole Teď do prvního pole napíšeme delší text, než může pole pojmout. Toto je textové pole Text, který přesahuje textové pole, se přelil do druhého pole. Příkazem Rozpojit můžeme zase obě textová pole oddělit. Styl na celé textové pole je možné aplikovat kompletní styl, který lze příkazy napravo dále dotvářet Výplň tvaru změna barev vyplňující pole; v nabídce najdeme i průhlednou barvu či barevný přechod Obrys tvaru změna barev okraje, typu obrysu (např. přerušovaná čára) nebo šířky ohraničení Změnit tvar nejsme-li s tvarem spokojeni, můžeme jej nahradit zcela jiným typem Ostatní příkazy jsou totožné s příkazy, které jsme si představili v minulé lekci, a proto je zde nebudeme znovu opakovat. Přístup k některým z příkazů karty Formát dostaneme po vyvolání menu kliknutím na okraj pole pravým tlačítkem myši (viz obr. na předchozí str.). Poslední příkaz v nabídce- Formát textového pole - otevře stejnojmenné okno, kde najdeme stejnou nabídku jako na kartě Formát. Podobné schéma platí i pro další objekty z karty Vložit. Přestože jsme v této lekci pracovali především s textem, do textových polí se často vkládají také obrázky (viz kap. 39). Tímto způsobem můžeme textové pole využít i jako rámeček k obrázku, ale sami jistě přijdete i na další způsoby využití. Hlavní přínos textového pole spočívá v osvěžení grafické stránky a oddělení formátování určitého textu od zbytku dokumentu. 38. WordArt V této lekci si budeme hlavně hrát. Příkaz WordArt na kartě Vložení totiž otvírá cestu k vytváření graficky bohatých nápisů. WordArt jsou okrasné styly, které aplikujeme na náš text. Na výchozím stylu příliš nezáleží, jelikož ať už si vybereme jakýkoli ze základních stylů, každý styl lze posléze změnit na kterýkoli jiný. Video-office s.r.o. strana: 70/154

71 38.1. Vytvoření objektu WordArt První postup vytvoření objektu WordArt: Nejdříve napíšeme nějaký text a myší ho vybereme Přejdeme na kartu Vložit Stiskneme příkaz WordArt Vybereme z nabídky vhodný styl (např. WordArt 8) Nezobrazí se však ihned upravený text, ale nejprve se dostaneme do dialogového okna Upravit text objektu WordArt Zde si vybereme nejvhodnější typ a velikost písma Klikneme na OK Druhý postup vytvoření objektu WordArt: Postavíme se kurzorem do místa, kam chceme nápis vložit Klikneme na příkaz WordArt Teprve v tomto okně napíšeme požadovaný text. Klikneme na OK Klikneme na objekt WordArt Objeví se karta Formát s doplňkovými funkcemi Objekt WordArt (styl WordArt 8) Možnosti formátování jsou již pro oba způsoby přirozeně totožné Karta Formát Přestože se po klepnutí na text zdá, že se jedná spíš o obrázek, není tomu tak. Jde skutečně o text. Celý objekt ale můžeme zmenšovat a zvětšovat pomocí citlivých bodů, jako při práci s obrázkem. Podržením klávesy Shift při změně velikosti zajistíme, že dojde k zachování proporcí a objekt se nám nezdeformuje Skupina Text Upravit text právě tímto příkazem můžeme do nápisu opět vstoupit a provádět v něm změny Mezery nastaví velikost mezer mezi znaky nápisu Rovnoměrná výška nastaví stejnou výšku všech znaků Svislý text změní orientaci textu na výšku Zarovnání zarovná odstavec s textem na střed nebo do stran Skupina Styly WordArt Velice šikovné jsou příkazy ze skupiny Styly WordArt, jelikož především díky těmto příkazům můžeme objekt dále graficky upravovat. Styly WordArt - jelikož si zde můžeme vyzkoušet i ostatní styly z původní nabídky a vše teď vidíme v živém náhledu, tak možná přijdete na to, že jiný styl je hezčí, než ten, který jste původně vybrali. Video-office s.r.o. strana: 71/154

72 Výplň tvaru změní barvu výplně znaků Obrys tvaru změní barvu okrajů znaků Změnit tvar tok textu se zdeformuje Opakující se skupiny příkazů na kartě Formát Podívejme se v krátkosti na zbylé příkazy z karty Formát, která se zobrazuje aktivací objektů WordArt. Jednotlivé skupiny příkazů (viz dolní obrázek) se opakují napříč mnoha speciálními kartami. Setkáme se s nimi u řady objektů, které do dokumentu vkládáme z karty Vložení. Například Rychlé části, Klipart, Tvary nebo Textové pole. Nebudeme se tedy jimi v následujících lekcích vždy znovu zabývat. Popis jednotlivých funkcí je popsán v kapitole o tvarech (viz kap. 36). Skupina příkazů Stínové efekty vloží stín pod vybraným úhlem Skupina příkazů Prostorové efekty přidá znakům hloubku Skupina příkazů Uspořádat nastavení pozice nápisu na stránce, seskupení nápisů nebo jejich obtékání textem Skupina příkazů Velikost nastaví přesné hodnoty velikosti objektu Styl WordArt může našemu textu určitě dodat na atraktivitě, nicméně platí, že nic se nemá přehánět. Proto se nenechte příliš unést, aby výsledek nevypadal příliš bombasticky, a byl pokud možno čitelný. 39. Vložení obrázku do textového pole Vlastní vložení obrázku do dokumentu je velmi jednoduché. Proto si můžeme při této příležitosti rozšířit povědomí i o vzájemném kombinování jednotlivých objektů na kartě Vložení. Textové pole jsme si již představili v předminulé lekci (viz kap. 37), v této kapitole se proto budeme ve výkladu víc orientovat na obrázek. Z toho důvodu začneme tím, že si do dokumentu vložíme samotný obrázek a ukážeme si možné úpravy jednak myší a jednak pomocí pásu karet. Postavíme se na vhodné místo v dokumentu Opakovaným stisknutím klávesy Enter si uděláme trochu prostor Přejdeme na kartu Vložení Ve skupině příkazů Ilustrace klikneme na příkaz Obrázek Otevře se nové okno Vložit obrázek (viz další stránka) Navigujeme do adresáře s obrázky (např. C:\Users\Veřejné\Veřejné obrázky\ukázky obrázků) Klikneme na vybraný obrázek 2x na něj klikneme, nebo stiskneme Vložit Video-office s.r.o. strana: 72/154

73 Obrázek se vložil do dokumentu. Pokud byl obrázek původně větší, než jsou okraje stránky, automaticky se zmenší a přizpůsobí velikosti listu. Po vybrání se kolem obrázku jako obvykle zobrazují citlivé body, jejichž pomocí můžeme měnit jeho velikost. Jestliže držíme současně klávesu Shift, dojde k zachování proporcí a obrázek se nezdeformuje Obrázek - Karta Formát Styly obrázků v praxi Teď už se ale pojďme podívat na kartu Formát v oblasti Nástroje obrázku, kde provádíme základní úpravy obrázků. Skupina příkazů Upravit Jas nejsme-li spokojeni s kvalitou fotografie, přidáme tímto příkazem světlejší nebo tmavší odstín Kontrast zvětšuje či zmenšuje rozdíl mezi světlými a tmavými barvami Přebarvit barevné filtry, vhodné např. pro tvorbu černobílé fotografie; barvy lze odsud i odmazávat Komprese obrázků zmenší velikost souborů a tím i velikost výsledného dokumentu Změnit obrázek na místo původního obrázku vloží jiný Původní nastavení obrázku vrátí všechny úpravy obrázku do stavu, kdy jsme jej vložili do dokumentu Styly obrázků velice efektní nástroj, jak obrázek ozvláštnit, třeba zkosenou perspektivou. Tady nám Word dává opravdu velkou příležitost si s obrázkem pohrát Tvar obrázku změní tvar celého obrázku Ohraničení obrázku nastaví barvu a šířku ohraničení Efekty obrázku přidá obrázkům stín, odraz, záři Pozor, pokud pracujete s dokumenty formátu DOC (v režimu kompatibility), nebudou Styly obrázků přístupné. Musíme je nejprve uložit ve formátu DOCX (viz kap. 8). Skupiny příkazů Uspořádat a Velikost již známe z kapitoly o tvarech (viz kap. 36) s výjimkou příkazu Oříznout umožňuje odstranit z obrázku nežádoucí části; tažením myši vyřízneme z obrázku výsek, který chceme zachovat Video-office s.r.o. strana: 73/154

74 39.2. Vložení obrázku do textového pole Vkládání obrázků do textového pole má řadu výhod. Textové pole jednak obrázek graficky obohatí, ukotví ho na stránce a nabídne nám řadu rozšířených možností z karty Nástroje textového pole. Klikneme na obrázek v dokumentu Z karty Domů příkaz Schránka Kopírovat jej vložíme do schránky (Ctrl+C) Přejdeme na kartu Vložení Textové pole Nakreslit textové pole Tažením myši nakreslíme textové pole a klikneme dovnitř Karty Domů příkaz Schránka Vložit vložíme obrázek do textového pole (Ctrl+V) Rámeček (textové pole) můžeme dále upravovat a dále tak náš obrázek vizuálně obohatit: Klikneme na okraj pole Karta Formát v oblasti Nástroje textového pole Klikneme na příkaz Změnit tvar Vybereme Plaketu Příkaz Výplň tvaru Vybereme barvu Příkaz Výplň tvaru Vybereme přechod Tím jsme tvar textového pole změnili na plaketu a nastavili jsme barvu výplně pole Budeme-li postupovat přes oblast Nástroje obrázku, můžeme tentokrát změnit na plaketu i tvar obrázku a dostaneme stejný výsledek jako na obrázku výše. Chceme-li naopak textové pole zamaskovat, změníme jeho výplň na Bez výplně a obrys pole na Bez obrysu. Pole bude stále přítomné, ale nebude se v dokumentu zobrazovat. Závěrem je dobré ještě jednou připomenout, že v případě obrázku v textovém poli velmi záleží na tom, který ze dvou objektů je právě vybraný. Ke každému objektu přísluší trochu jiná karta s příkazy a liší se i nabídka příkazů pravého tlačítka myši. 40. Rychlé části Rychlé části jsou efektivním nástrojem pro zrychlení práce s často používanými částmi textů. Zpáteční adresa v dopisech, frekventované fráze, opakující se části smluv ze všech těchto fragmentů si můžeme vytvořit tzv. stavební bloky a ukládat je příkazem Rychlé části. V průběhu jednotlivých lekcí jsme se seznámili s celou řadou nástrojů zrychlujících práci s dokumentem: Schránka sady Office umožňuje vkládat zkopírované texty (viz kap. 26) Šablony vytvoří celý základní návrh dokumentu za nás (viz kap. 10) Automatické opravy nahradí textový řetězec za jiný ( aaa inteligentní fotbalista ); (viz kap. 19) Video-office s.r.o. strana: 74/154

75 V této lekci si ukážeme další funkci aplikace Word, která v sobě kombinuje výhody schránky, šablon i automatického textu. Můžeme si totiž připravit jak formátování, které je charakteristické pro šablony, tak text, který je obsahem schránky, ale po ukončení Wordu o něj vždy nenávratně nepřijdeme. Řeč je o příkazu Rychlé části, který se nachází na kartě Vložení. Řekněme, že často sepisujeme s někým Smlouvu o dílo. V takovém případě není třeba vše psát vždy od začátku, ale mnoho informací si můžeme předem připravit, nebo si je po prvním použití uschovat na příště. Takový fragment se v aplikaci Word trefně nazývá stavební blok. Vytvořený stavební blok Vybereme text, který hodláme opakovaně používat Přejdeme na kartu Vložení Pod tlačítkem Rychlé části vybereme možnost Uložit výběr do galerie rychlých částí. Často používaná část textu Otevře se nám dialogové okno Vytvořit nový stavební blok. Vyplníme kolonky Název a Popis Změnit můžeme i typ Galerie apod. (viz kap. 41) o výchozí nastavení je ale obvykle vyhovující Klikneme na OK. Na první pohled se nic nestalo, když ale zamíříme nyní pod příkaz Rychlé části, najdeme tam náš vložený stavební blok. Postavíme se do prázdného místa v dokumentu Klikneme na Rychlé části Klikneme na náš nový stavební blok Do dokumentu se nám vložil uchovaný stavební blok, který můžeme samozřejmě dále formátovat. Výše popsaný postup můžeme použít i pro často používané grafy, tabulky nebo obrázky. Je dobré si práci s touto funkcí osvojit, protože nám může v řadě případů ušetřit mnoho času. Opakované psaní téhož textu je zbytečné plýtvání časem. 41. Rychlé části II Než se ale naučíme s bloky vytvořenými v minulé lekci dále pracovat, je třeba trochu rozšířit definici stavebních bloků. Stavební bloky obecně najdeme i pod jinými příkazy, než jsou Rychlé části na kartě Vložení Textové pole zformátované bloky bez vlastního obsahu (viz kap. 37) Záhlaví předem vytvořené návrhy záhlaví a zápatí (viz kap. 47) Titulní strana grafický stavební blok, který se vkládá před první stranu dokumentu Video-office s.r.o. strana: 75/154

76 Dále stavební bloky obsahuje také příkazy Čísla stránek, Obsah, Rovnice nebo Vodoznak. Nyní si otevřeme okno, kde všechny stavební bloky najdeme na jednom místě Organizátor stavebních bloků Pod příkazem Rychlé části klikneme na příkaz Organizátor stavebních bloků Otevře se nám stejnojmenné dialogové okno. Zde věnujme pozornost především prvním dvěma sloupcům, kde můžeme náš blok nejsnáze vyhledat. Pokud známe název našeho bloku, můžeme se orientovat podle názvu. Pokud si název nepamatujeme, můžeme se orientovat podle Galerie. Položce galerie zvané Předdefinované odpovídá umístění v Rychlých částech. Jinými slovy, ve sloupci Galerie nenajdeme Rychlé části, ale Předdefinované. Typ galerie vybíráme v okně Vytvořit nový stavební blok (viz kap. 40). Upravení bloku: Přestože obvykle postupujeme rovnou přes pás karet i v tomto okně si můžeme zvolit příslušný stavební blok, který následně buď vložíme do dokumentu nebo jej odstraníme. Příkazem Upravit vlastnosti změníme název bloku nebo galerii, ale samotný obsah přímo z tohoto okna změnit nemůžeme. Upravení vytvořeného bloku je nicméně možné, přestože je možná zbytečně komplikované. Blok nejde upravovat přímo z tohoto okna, pouze jeho vlastnosti. Nejprve tedy musíme stavební blok, který chceme upravit, vložit do dokumentu. V okně Organizátor stavebních bloků vybereme blok Klikneme na Vložit Poté provedeme potřebné změny a znovu vybereme stejnou oblast, kterou jsme do dokumentu vkládali. Klikneme na příkaz Rychlé části Vybereme Uložit výběr do galerie rychlých částí Word nám automaticky nabídne uložení pod jménem původního stavebního bloku. Pokud nabízené jméno ponecháme, přepíše se předchozí blok novým; volbu musíme znovu potvrdit Pokud původní jméno změníme, vytvoří se nám dva podobné bloky původní a nový A ještě jedna důležitá rada závěrem. Až budete zavírat Word, aplikace se vás zeptá, jestli chcete stavební bloky zachovat nebo smazat. Pokud chcete změny uložit do šablony, budou přístupné i do budoucna, pokud zvolíte neukládat, musíte stavební bloky příště vytvořit znovu. Pokud jste tedy bloky nevytvářeli pouze pro použití v jednom daném dokumentu, nechte aplikaci, aby změny uložila. Video-office s.r.o. strana: 76/154

77 42. Iniciála Tohle bude velmi krátká kapitola, kde si vysvětlíme základní náležitosti příkazu Iniciála. Jistě jste se s ní všichni v knihách setkali, ale tento prvek může významně dotvořit příjemný dojem taktéž z elektronického dokumentu. A co víc, iniciálu je velmi jednoduché vytvořit. Příkaz Iniciála najdeme pod kartou Vložení ve skupině příkazů Text. Nejprve se musíme postavit do odstavce, kam chceme iniciálu vložit Posuneme tento odstavec až k dolnímu okraji stránky o abychom na Iniciálu viděli později v živém náhledu Přejdeme na kartu Vložení a klikneme na příkaz Iniciála Vybereme, zda chceme první znak v rámci textu, nebo až za okrajem Možnosti iniciál nastavení přesných parametrů prvního znaku Vrátíme se pod příkaz Iniciála Klikneme na příkaz Možnosti iniciál Otevře se nové okno Iniciála. Umístění shodné s pásem karet; umístění do textu, nebo před okraj Písmo nastavení fontu; písmo je lepší upravovat až z pásu karet vše vidíme v živém náhledu Iniciály do řádků nastavení výšky iniciály podle počtu řádků Vzdálenost od textu vzdálenost iniciály od okraje Nastavíme požadované hodnoty a klikneme na OK Nastavení fontu a velikosti písma Stejně jako v případě příkazu WordArt, i pro iniciály platí, že některé úpravy je lepší provádět až z pásu karet. Okno Iniciála nám například při výběru písma neposkytuje možnost živého náhledu. Ujistíme se, že se iniciála nachází v dolní části obrazovky Klikneme myší na okraj iniciály (nikoli do výplně) Přesuneme se na kartu Domů do skupiny Písmo Klikneme na šipku vedle volby typu písma (fontu) Vybereme podle živého náhledu vhodný font Při výběru fontu je důležité se pohybovat na dolním okraji stránky z toho důvodu, abychom z náhledu vůbec něco viděli, jelikož pokud bychom byli nahoře, znak by byl překryt nabídkou fontů. Font je tedy lepší volit až později. To ovšem neplatí o velikosti znaku! Pokud bychom změnili velikost z pásu karet, neodpovídala by přesně výšce řádků. Pro změnu velikosti iniciály musíme vždy jít na kartu Vložit a upravit velikost znaku pod příkazem Možnosti iniciál. Video-office s.r.o. strana: 77/154

78 43. Rovnice a Symboly - priorita matematických operací a vkládání speciálních znaků Na pravém konci karty Vložení najdeme skupinu příkazů Symboly. Zde se nacházejí dva příkazy Rovnice a Symbol díky kterým můžeme do dokumentu vkládat nepříliš používané znaky. Příkaz rovnice navíc otevře kartu Návrh, kde můžeme provádět základní početní operace Rovnice Příkazem Rovnice aktivujeme kartu Rovnice, kde se nachází integrály, sumy, operátory, matice, logaritmy a jiná matematická havěť. Nebudeme si procházet všechny příkazy po jednou, ale ukážeme si obecné principy počítání v aplikaci Word. Počítání a zapisování rovnic v počítači se odlišuje od běžného počítání v naší mysli a to je třeba mít při výpočtech neustále na zřeteli. Pro ilustraci si uveďme následující příklad. Jestliže máme spočítat vzorec = Chybný zápis většina lidí ho vyřeší správně jako 5/5 = 1. V počítači to funguje trochu jinak. Pokud bychom tuto rovnici lineárně zapsali jako 4+1/1+4 =, program by nám vypočítal jako výsledek hodnotu 9. Pro počítání ve Wordu ale i v Excelu platí určité pevně dané pořadí matematických operací. 1. Mocniny a odmocniny 2. Závorky 3. Násobení a dělení 4. Sčítání a odčítání Nejprve se počítají mocniny, pak závorky, poté proběhne násobení a dělení a až nakonec sčítání a odčítání. V našem příkladě by Word přednostně jedničku vydělil číslem 1 a z obou stran by k tomu přičetl 4. Výsledek by pak byl zmiňovaných 9. Zlomek je tedy třeba pro správný zápis zaznamenat tím způsobem, že hodnoty určené k sečtení musíme dát do závorky, aby předcházeli dělení. Přejdeme na kartu Vložení do skupiny příkazů Rovnice Klikneme na příkaz Rovnice a vybereme příkaz Vložit novou rovnici Zadáme správný zápis rovnice: (4 + 1)/(1 + 4) = Šípkou v rohu objektu měníme zobrazení z víceúrovňového (profesionální) na lineární, nebo můžeme rovnici uložit mezi stavební bloky. Video-office s.r.o. strana: 78/154

79 43.2. Symboly Symboly najdeme ve stejné skupině příkazů a práce s nimi je ve srovnání s rovnicemi velmi jednoduchá. Příkaz symboly obvykle používáme v tom případě, kdy požadovaný znak nenajdeme přímo na klávesnici. Přesuneme se na kartu Vložení Klikneme na příkaz Symbol Vybereme Další symboly Otevře se okno Symbol, kde se nachází vyčerpávající nabídka znaků. Okno Symbol: Záložka Symboly Písmo nastavení typu písma (fontu) Podsada rychlý přesun v seznamu symbolů; interpunkce, symboly měny, šipky atd. Automatické opravy po napsání určitého textového řetězce (např. (c) ) se tento text zamění za zvolený znak ( ). Klávesová zkratka stisknutí kombinace kláves vloží vybraný znak Záložka Speciální znaky Seznam výpis základních znaků a jim odpovídajících klávesových zkratek Klávesové zkratky a Automatické opravy Znak tedy můžeme do dokumentu vložit přiřazením klávesové zkratky. Přesuneme se do okna Symbol Kliknutím z nabídky vybereme často používaný symbol Klikneme na příkaz Klávesová zkratka o Otevře se nové okno Vlastní klávesnice Postavíme se kurzorem do kolonky Stiskněte klávesovou zkratku Přiřadíme znaku vlastní zkratku (např. Alt+L nebo Alt+Q) Klikneme na OK Pozor, většina základních klávesových zkratek je již obsazených, proto si v okně Vlastní klávesnice na levé straně zkontrolujte, že je daná klávesová zkratka volná. Klávesovou zkratku i Automatické opravy už nicméně známe z předcházejících lekcí. Vyzkoušejme si proto možnosti automatického textu (viz kap. 19) a klávesové zkratky (viz kap. 14) v praxi. Nejprve si vyzkoušíme automatický text (automatickou opravu) Video-office s.r.o. strana: 79/154

80 Otevřeme okno Symbol a pod Podsadou vybereme položku Znaku přiřadíme v Automatickým opravách text eee Postavíme se kurzorem do prázdného místa v dokumentu Napíšeme textový řetězec eee a stiskneme Enter o Text se změní na Okno Automatické opravy Nahrazovat text během psaní: Vyzkoušejme i připravené klávesové zkratky Stiskneme klávesovou zkratku Ctrl+Alt+E o Text se změní na Námi vybraný znak se zařadí na začátek naposledy použitých znaků a pokud ho budeme v dohledné době opět potřebovat, najdeme ho předpřipravený opět pod příkazem Symbol, aniž bychom museli otevírat samostatné dialogové okno. Se symbolem pak můžeme pracovat jako s jakýmkoli jiným znakem a na kartě Domů například měnit jeho velikost, barvu, řez atd. 44. Hypertextový odkaz Často se stává, že píšeme nějaký text, ve kterém odkazujeme na určitou webovou stránku. Word dokáže čtenářům ulehčit hledání obsahu stránky tím, že stránku zapsanou jako přemění na tzv. hyperlink. Čtenářům už pouze stačí stisknout klávesu Ctrl a kliknout na odkaz. Otevře se internetový prohlížeč a přenese je přímo na příslušnou webovou stránku. Vedle hypertextových odkazů můžeme ale v textu vytvořit i celou řadu dalších typů přesměrování. Zde je několik příkladů: Pro více informací navštivte naši stránku Vaše náměty a připomínky k tutoriálům uvítáme na adrese info@video-office.cz Napište nám Pokud s předlohou nesouhlasíte, vytvořte vlastní návrh a pošlete ho em Navštivte naše stránky Všechny typy odkazů vytváříme pod příkazem Hypertextový odkaz, který najdeme na kartě Vložení ve skupině Odkazy. Odkazy jsou modré, ale jestliže jsme na ně již klikli, změní barvu pro přehlednost na fialovou. Text zobrazovaný v dokumentu Automatické opravy Ještě, než se na tento příkaz podíváme, ukažme si, že Word nám jde v mnoha případech naproti a pochopí náš záměr převést text na odkaz již ze samotného textu. Skrytý odkaz na webovou stránku Napíšeme do dokumentu (nebo vybereme nějakou jinou stránku ve stejném tvaru) Odskočíme od textového řetězce stisknutím mezerníku nebo klávesy Enter Video-office s.r.o. strana: 80/154

81 o Text se změní na platný hypertextový odkaz Podržíme klávesu Ctrl a klikneme na odkaz o V internetovém prohlížeči se otevře příslušná stránka Podobným způsobem obvykle zadáváme i ové adresy. Po vložení (klávesová zkratka pravý Alt+V) zaregistruje Word daný textový řetězec jako ovou adresu. Napíšeme do dokumentu josef.svejk@gmail.com nebo ještě lépe vaší vlastní ovou adresu Po odskočení od slova mezerníkem se text zamění za aktivní hyperlink josef.svejk@gmail.com To jsou dva příklady automatických oprav. Konkrétní pravidla převodu textu na odkaz můžeme nastavovat v okně Možnosti aplikace Word (viz kap. 19.1) Další typy odkazů Nejprve vybereme text, který chceme převést na odkaz a přesuneme se do okna Vložit hypertextový odkaz, kde si zvolíme, jaký typ odkazu chceme z vybraného textu vytvořit. Vybereme myší požadovaný text Přesuneme se na kartu Vložení do skupiny Odkazy Klikneme na příkaz Hypertextový odkaz Otevře se okno Vložit hypertextový odkaz (viz předchozí str.) Záložka Existující soubor nebo webová stránka zde máme dvě možnosti Ve středové Oblasti hledání vybíráme jiný dokument v našem počítači, na který chceme odkazovat Budeme-li chtít místo dokumentu odkázat na webovou stránku, vepíšeme jí do řádku Adresa. Záložka Místo v dokumentu zobrazí osnovu aktuálního dokumentu, kde vybereme místo, na které se kliknutím na vybraný text čtenář přesune Záložka Vytvořit nový dokument po kliknutí na odkaz se otevře nový nebo nějaký námi vytvořený dokument Záložka ová adresa na rozdíl od vytváření adresy přímo v textu, v tomto okně můžeme předem nastavit předmět zprávy, takže obdržíme-li s tímto předmětem, budeme vědět, že reaguje na náš dokument Jméno webové stránky nebo konkrétní ová adresa se v dokumentu vůbec nemusí zobrazovat. Stačí vybrat příslušný text, po jehož aktivaci se odkaz spustí (do kolonky Zobrazovaný text napíšeme např. stránka nebo ) a přesná webová či ová adresa se zobrazí pouze v nápovědě, která se zobrazí, zastavíme-li se nad odkazem na chvíli kurzorem myši. Video-office s.r.o. strana: 81/154

82 Podobně jako s textem se dá postupovat i v případě obrázků, nebo jiných objektů. Rozdíl je pouze ve vybraném objektu na začátku operace. Při použití nejrůznějších obrázků a ikon je ale třeba si dávat pozor, aby z nich bylo patrné, že se jedná o hypertextový odkaz. 45. Záložka V aplikaci Word existuje celá řada možností, jak se pohybovat v rozsáhlém dokumentu, ale záložka je řešení, které se přímo nabízí. Známe ji totiž všichni z knížek. Záložka označuje určité místo v dokumentu nebo vybraný text. Záložek můžeme mít ve Wordu hned několik, aniž by tím utrpěla přehlednost a kromě toho mají záložky i tu výhodu, že lze mezi nimi jednoduše listovat, řadit je, rychle je přidávat i odstraňovat apod Vytvoření záložky 1. postup Představme si situaci, kdy chceme určitý text nechat vytisknout, jen si ještě nejsme jisti kolikrát. Dokument tedy opatříme prozatím neúplnou poznámkou pro tiskárnu. Otevřeme si nějaký delší dokument a přesuneme se na jeho konec Za konec textu dopíšeme Tento dokument je třeba vytisknout v X výtiscích. Jelikož naše zadání úkolu není úplné, budeme se chtít později na místo s instrukcemi vrátit a dopsat přesný počet výtisků. Jako pracovní oblast označíme samotný znak X Přejdeme na kartu Vložit Klikneme na příkaz Záložka. o otevře se nové dialogové okno Záložka Jako název nové záložky zvolíme doplnit_pocet_vytisku o všimněme si, že pokud v názvu záložky uděláme mezeru, program nám nedovolí pokračovat; proto volme jednoslovné názvy, nebo pišme mezery pomocí podtržítka Klikneme na tlačítko Přidat o okno Záložka se zavře o záložka byla vytvořena, což je poznat podle šedivých hranatých závorek Pokud ve svém dokumentu právě teď takové závorky marně hledáte, je možné, že je zobrazování záložek ve vašem nastavení aplikace Word vypnuté. Zapněme si tedy jejich zobrazování v okně Možnosti aplikace Word: Přejdeme pod tlačítko Office a klikneme na příkaz Možnosti aplikace Word Přesuneme se pod záložku Upřesnit, kde se nachází skupina příkazů Zobrazit obsah dokumentu Aktivujeme šestou položku Zobrazit záložky Video-office s.r.o. strana: 82/154

83 45.2. Vytvoření záložky 2. postup Teď si ještě vytvořme pro srovnání druhou záložku. Nebudeme tentokrát předem vybírat žádný text, abychom si ukázali, že záložka se chová a vypadá trochu jinak, pokud se na úvod operace pouze postavíme na začátek odstavce, do kterého chceme záložku umístit. Postavíme se na začátek libovolného odstavce Klikneme na příkaz Záložka Pojmenujeme ji například "ctete_pozorne_nasledujici_pasaz" Klikneme na Přidat a okno se zavře A nyní si ukážeme rozdíl v obou příkladech. Dejme tomu, že jsme se nakonec rozhodli vytisknout dokument ve dvou kopiích. Z toho důvodu se necháme přenést na místo, které jsme si předsevzali upravit, abychom mohli zapsat správný počet výtisků. Postavíme se na začátek dokumentu Klikneme do třetice na příkaz Záložka o otevře se okno Záložka Klikneme na záložku doplnit_pocet_vytisku Klikneme na příkaz Přejít na o Přesunuli jsme se do místa se záložkou o Oblast, kterou jsme původně vybrali, je opět namodřená Zavřeme okno Záložka a přepíšeme vybraný znak X číslem 2 A teď se napočtvrté a naposledy vraťme do dialogového okna Záložka. Zde si všimněme, že text, který jsme do záložky uložili tím způsobem, že jsme jej nejprve namodřili, se přepsáním ze záložek vymazal, ale text, který jsme vložili pouhým umístěním kurzoru na začátek odstavce, zde zůstal a zůstane, dokud jej neodebereme sami příkazem Odstranit. Prvním způsobem tedy obvykle postupujeme, chceme-li vytvořit jednorázovou poznámku, kterou pak nemusíme ručně odmazávat. Druhý způsob je vhodný spíše pro trvalé označování (např. kapitol). Záložky jsou perfektním nástrojem, jak zjednodušit orientaci v delším dokumentu. Na využití záložek byste ovšem měli upozornit i vaše čtenáře, jelikož záložky se v řadě případů nezobrazují a uživatelé si jejich zobrazení musí ručně nastavit v okně Možnosti aplikace Word. Na organizaci podle záložek se nicméně nedá spolehnout, jelikož záložky se netisknou a čtenáři tištěné verze se podle nich nemohou orientovat. 46. Křížový odkaz Pro snadný a rychlý pohyb v dokumentu můžeme využít hypertextové odkazy. Rovněž se můžeme po dokumentu pohybovat pomocí vložených záložek. Kromě toho se ale ve skupině příkazů Odkazy na kartě Vložení nachází také příkaz Křížový odkaz (tentýž příkaz najdeme i na kartě Odkazy, ve skupině Titulky), který propojuje ostatní objekty a pomáhá mezi nimi přecházet. Křížové odkazy umožňují bleskový pohyb v dokumentu, stejně jako propojení s jinými dokumenty. Nelze odkazovat na prostý text. Vždy musíme odkazovat na nadpisy, tabulky, obrázky, grafy a jiné objekty. Chceme-li odkazovat na prostý text, musíme tento text nejprve opatřit např. záložkou. V minulé kapitole jsme se záložky naučili vytvářet, proto si nyní pojďme jednu takovou záložku vytvořit. Otevřeme si nějaký delší dokument (nebo použijeme dokument pojmenovaný Lorem ipsum z DVD) Postavíme se do místa, na které bude chtít v budoucnu odkazovat a vytvoříme si zde záložku (viz kap 45) Záložku pojmenujeme např. Podrobnosti (jména záložek musíme psát bez mezer!) o tím jsme si vytvořili záložku, ke které budeme chtít křížovým odkazem čtenáře směrovat Video-office s.r.o. strana: 83/154

84 Poté se postavíme se na opačný konec dokumentu a napíšeme "Podrobnosti viz str. " Zůstaneme stát kurzorem v místě, kam chceme vložit konkrétní číslo stránky Přejdeme na kartu Vložení a klikneme na příkaz Křížový odkaz Otevře se dialogové okno Křížový odkaz Pod kolonkou Typ odkazu vybíráme, na jaký cílový objekt bude náš křížový odkaz odkazovat: Na jaký objekt chceme odkazovat Co chceme v křížovém odkazu zobrazit Nadpis (název kapitoly) Záložka Poznámka pod čarou Vysvětlivka Obrázek Rovnice Tabulka Kolonka Vložit odkaz umožňuje zobrazit křížový odkaz v okně Křížový odkaz zvolíme nejprve záložku Podrobnosti V kolonce Typ vybereme Záložka V kolonce Vložit odkaz zvolíme Číslo stránky Klikneme na Vložit a okno zavřeme o V místě křížového odkazu se objevilo číslo stránky, kde se nachází záložka Na cílové místo přejdeme stisknutím klávesy Ctrl a kliknutím myší na křížový odkaz jako číslo ( viz kap. 45 ) jako text ( viz kap. Záložka ) Stejným způsobem lze postupovat i v případě odkazování na nadpisy, vysvětlivky atd. Křížové odkazy se podobně jako obsah (viz kap. 76) automaticky aktualizují, dojde-li ke změně čísla stránek, umístění, čísla kapitoly apod., a nemusíme se tak k nim ani po změnách v cílových místech vracet. 47. Záhlaví a zápatí - trocha teorie Určitě jste již někdy viděli dokument, který v horní či dolní části každé stránky nesl stále dokola tutéž informaci. Například číslo stránky nebo název dokumentu. Toto sdělení, ať už je jakékoli, lze samozřejmě na každou stránku dopsat ručně, ale to by byla zdlouhavá a hlavně zbytečná práce, jelikož jí Word dokáže vykonat za nás. Oblast za horním a dolním okrajem stránky určená pro tento typ informací se nazývá záhlaví a zápatí. * Do záhlaví je vhodné vkládat názvy dokumentů, kapitol, logo firmy apod. * Abychom mohli pracovat se záhlavím a zápatím, musíme si na kartě Zobrazení zapnout výchozí Zobrazení při tisku. V následujících pěti kapitolách budeme pro přehlednost mluvit především o záhlaví, nicméně vše, co si řekneme o záhlaví, platí ve stejné míře i o zápatí. Video-office s.r.o. strana: 84/154

85 Do zápatí vkládáme čísla stránek, ale i automatické údaje, kdy byl dokument naposledy uložen, dále jméno autora, kontakt, odkazy na webové stránky atd. Jako obvykle si i u příkazů Záhlaví a Zápatí můžeme buď zvolit některé z připravených záhlaví a zápatí, nebo si vytvořit své vlastní (a uložit je třeba do galerie rychlých částí /viz kap. 40/). Záhlaví i zápatí najdeme na kartě Vložení, kde se nachází samostatná skupina příkazů Záhlaví a zápatí. Vytvoření předdefinovaného záhlaví Vytvoříme si nový dokument (Ctrl+N) Přesuneme se na kartu Vložení Klikneme na příkaz Záhlaví Z připravených šablon zvolíme vhodné záhlaví o Vytvoří se záhlaví a s ním nová karta Návrh Vyplníme jednotlivé kolonky (název dokumentu atd.) Pozor, některá záhlaví se liší podle sudých a lichých stránek pro případ, že bychom tvořili například knihu. Do zápatí se stejně jako do záhlaví dostaneme několika způsoby: 2x klikneme za horní či dolní okraj stránky Pravým tlačítkem myši klikneme do horního či dolního okraje stránky a vybereme příkaz Upravit zápatí Na kartě Vložení klikneme na příkaz Záhlaví nebo Zápatí Upravit záhlaví / Upravit zápatí Na kartě Návrh klikneme na příkaz Přejít na zápatí nebo Přejít na záhlaví Vytvoření předdefinovaného zápatí Klikneme 2x do zápatí Přejdeme na kartu Návrh a klikneme na příkaz Zápatí Vybereme si některý z předdefinovaných vzorů (např. Abeceda) Vyplníme požadované kolonky Ze záhlaví vystoupíme dvojitým kliknutím myši do těla dokumentu nebo příkazem Zavřít na kartě Návrh Do zápatí delších dokumentů obvykle vkládáme více informací, než do záhlaví. Proto je vhodné u dlouhých textů zvolit jako vzor zápatí designově poněkud strohé Tři sloupce, které ale jednoduchost vyvažují tím, že do nich můžeme vepsat všechny potřebné informace (např. název společnosti, kontakt, copyright, www stránky atd.). 48. Kombinování speciálních karet - vytvoření vlastního záhlaví Ještě před tím, než se naučíme vytvářet naše vlastní záhlaví nebo zápatí, pojďme si ukázat možnosti úprav u záhlaví již předdefinovaných. S předdefinovanými vzory můžeme dále pracovat a upravovat je jednak přímo ze speciální karty v oblasti Nástroje záhlaví a zápatí, karty Návrh, ale i pomocí příkazů z ostatních karet, a to zejména karty Domů (viz zejm. kap. 20 a 21). Karta Návrh Video-office s.r.o. strana: 85/154

86 48.1. Úpravy záhlaví a zápatí z karty Domů Vytvoříme prázdný dokument (Ctrl+N) Klikneme 2x do záhlaví Klikneme na příkaz Záhlaví na kartě Návrh Vybereme předdefinované záhlaví Prázdné Do vytvořeného pole napíšeme autora Za autora dopíšeme i jméno dokumentu Přesuneme se na kartu Domů a upravíme text Vytvořený text záhlaví lze samozřejmě dále formátovat a můžeme například změnit řez písma na tučné a případně i typ písma nebo jeho velikost. Můžeme také zarovnat záhlaví vpravo nebo na celé záhlaví aplikovat ohraničení a tím vytvořit rámeček. Nakonec lze ještě změnit barvu písma nebo na celý text aplikovat nějaký styl (viz kap. 59). Tím jsme si ukázali úpravy předdefinovaných šablon. Z výše popsaného postupu formátování je patrné, že úpravy záhlaví a zápatí se kartou Návrh nevyčerpávají. Máme stále k dispozici tytéž nástroje jako v těle dokumentu a navíc můžeme kombinovat i příkazy z jednotlivých speciálních karet Zarovnání záhlaví pomocí karty Návrh Vytvořené záhlaví (viz obr. výše) je zarovnané vlevo. Budeme-li ovšem chtít nechat jméno autora zarovnané vlevo a jméno dokumentu zarovnat vpravo, zjistíme, že příkaz Zarovnání na kartě Domů na tuto možnost nepamatuje, jelikož tímto příkazem zarovnáváme vždy celý odstavec (v tomto případě jeden řádek). Zde nám pomůže právě karta Návrh. Postavíme se kurzorem před text, který chceme zarovnat vpravo (viz obrázek) Přejdeme na kartu Návrh a stiskneme příkaz Vložit kartu Zarovnání o Otevře se nové okno Karta Zarovnání Myší zvolíme zarovnání textu Vpravo Vodící znaky vybírat nebudeme a klikneme na OK. o Název dokumentu se zarovnal doprava, jméno zůstalo vlevo Stejného výsledku bychom dosáhli i použitím zarážek (viz kap. 25) nebo umístěním jména dokumentu do textového pole (viz kap. 37). Dalším způsobem zarovnání textu je využít tabulky, kde můžeme každou buňku zarovnávat zvlášť, podobně jako při práci s odstavci (viz kap. Tabulky). * 49. Záhlaví a zápatí - další příkazy z karty Návrh V této lekci si představíme jednotlivé příkazy z karty Návrh (viz obr. v lekci 48) a v následující kapitole si pak konkrétní příkazy vyzkoušíme v praxi. * Všechny 4 postupy jsou podrobně popsané ve video tutoriálech (viz tutoriál 48). Video-office s.r.o. strana: 86/154

87 Skupina příkazů Záhlaví a zápatí vkládání, úpravy a odstraňování záhlaví a zápatí Záhlaví rozvine nabídku předpřipravených záhlaví; příkazem Odebrat záhlaví, stávající záhlaví odstraníme Zápatí rozvine nabídku předdefinovaných zápatí; vybereme-li nejprve oblast zápatí příkazem Uložit výběr do galerie zápatí vytvoříme ze zápatí opakovaně použitelný stavební blok (viz kap. 40) Číslo stránky nejčastější objekt vkládaný do záhlaví nebo zápatí; číslování vkládáme nejen na horní a dolní okraj, ale můžeme jej vložit také na vnější okraj stránky nebo na místo aktuálního umístění kurzoru; příkazem Formát číslování stránek volíme vhodný typ číslování (římské číslice, abeceda atd.) Skupina příkazů Vložit v této skupině se nacházejí některé příkazy z karty Vložení, které do záhlaví často vkládáme Datum a čas vloží datum a čas; v novém okně musíme potvrdit správný formát; zejména se ujistěte, že se pohybujete v českém jazykovém prostředí, jelikož v angličtině se píše měsíc a den v opačném sledu! Rychlé části umožňuje vkládat stavební bloky a zejména Pole, což jsou oblasti, jejichž obsah se dynamicky proměňuje Obrázek vloží do záhlaví nebo zápatí obrázek Klipart vloží do záhlaví nebo zápatí objekt Klipart (viz kap. 54) Skupina příkazů Navigace usnadňuje pohyb v záhlaví a zápatí dokumentu Přejít na záhlaví stojíme-li v zápatí, přenese nás do záhlaví Přejít na zápatí stojíme-li v záhlaví, přenese nás do zápatí Předchozí oddíl přenese nás na minulý oddíl dokumentu Další oddíl přenese nás na nadcházející oddíl v dokumentu Propojit s předchozím pokud je tento příkaz aktivní, bude záhlaví nebo zápatí vypadat stejně jako v předcházejícím oddílu; po vypnutí, můžeme vytvořit záhlaví odlišné od předchozího oddílu Skupina příkazů Možnosti různé volby, které lze vypnout a zapnout Jiné na první stránce záhlaví ani zápatí se nebude zobrazovat na titulní stránce; velmi častá volba Různé liché a sudé stránky píšeme-li dokument, který se bude tisknout a vázat, je vhodné zatrhnout i tuto volbu; záhlaví a zápatí na sudých a lichých stránkách se bude lišit (např. zarovnáním vpravo nebo vlevo) Zobrazit text v dokumentu při deaktivaci schová text z dokumentu a dále se bude zobrazovat pouze záhlaví a zápatí; díky tomu nás nijak neruší samotný text v těle dokumentu; po skončení práce se záhlavím je třeba tuto možnost opět zapnout, abychom se mohli vrátit do dokumentu; tuto možnost také využijeme v případě, že bychom chtěli vytisknout samotné záhlaví a zápatí Skupina příkazů Pozice svislé i vodorovné místění záhlaví a zápatí na stránce Záhlaví shora výška prvního řádku záhlaví, resp. vzdálenost od horního okraje listu Zápatí zdola výška prvního řádku zápatí, resp. vzdálenost od dolního okraje listu Vložit kartu Zarovnání změní zarovnání veškerého textu za aktuálním umístěním kurzoru (viz kap. 48.2) Skupina příkazů Zavřít Zavřít záhlaví a zápatí zavře záhlaví i zápatí a vrátí nás zpět do dokumentu V následující lekci se k jednotlivým příkazům ještě vrátíme, jelikož se je naučíme využívat v praxi. Video-office s.r.o. strana: 87/154

88 50. Vytvoření rozdílných záhlaví a zápatí v různých částech dokumentu V jednoduchém dokumentu bez oddílů vytváříme totožné záhlaví a zápatí pro celý dokument, ať už má dvě stránky nebo dvě stě. Pokud je ale dokument rozdělen na oddíly, záhlaví i zápatí se v každém oddílu mohou lišit (více informací k práci s oddíly naleznete v kapitole 30.2). Vytvořme si nejprve nový dokument o třech stranách, kde každá strana bude i samostatným oddílem Vytvoříme nový dokument (Ctrl+N) Přejdeme na kartu Rozložení stránky 2x klikneme na příkaz Konce Další stránka o nyní máme prázdný dokument o třech stranách a třech oddílech 1. Oddíl Vrátíme se na první stránku a vstoupíme do záhlaví (např. 2x do něj klikneme) Přejdeme na kartu Návrh příkaz Záhlaví Vybereme některé z předdefinovaných záhlaví (například Proužky) Vyplníme pole záhlaví v 1. oddílu (v případě proužků vepíšeme název dokumentu) o Mezi jednotlivými oddíly se pohybujeme pomocí příkazů ze skupiny Navigace Klikneme na příkaz Další oddíl, čímž se přeneseme do 2. oddílu Záhlaví Proužky 2. Oddíl Všimněme si, že 2. i 3. oddíl přejali záhlaví z prvního oddílu. Pokud bychom začali ihned upravovat záhlaví ve druhém oddílu, změní tím i záhlaví v oddíl u 1 a 3. Záhlaví jednotlivých oddílů jsou totiž propojené a následující oddíl ve výchozím nastavení přebírá automaticky záhlaví předchozího oddílu. Chceme-li tedy v druhém oddílu vytvořit záhlaví odlišné od oddílu 1, musíme nejprve deaktivovat příkaz Propojit s předchozím. Tím se záhlaví v 2. oddílu stane samostatně formátovatelným celkem. Ujistíme se, že stojíme v záhlaví druhého oddílu Stiskneme příkaz Propojit s předchozím, čímž jej deaktivujeme o Teď můžeme záhlaví druhého oddílu volně upravovat, aniž bychom ovlivnili předchozí, první oddíl Karta Návrh příkaz Záhlaví Klikneme na příkaz Odebrat záhlaví, čímž záhlaví z prvního oddílu odebereme a vytvoříme si tak prostor pro odlišné záhlaví Klikneme znovu na příkaz Záhlaví vybereme např. Abeceda vyplníme název Klikneme na příkaz Další oddíl a přesuneme se do třetího oddílu 3. Oddíl Momentálně tedy máme v prvním oddílu záhlaví Proužky, ve druhém Abecedu, a když se podíváme na třetí oddíl, tak zjistíme, že i zde se záhlaví upravilo po vzoru Abecedy, neboť jako vždy platí, že následující oddíl přebírá záhlaví předchozího oddílu, dokud nedeaktivujeme příkaz Propojit s předchozím. Záhlaví Postranní čára Video-office s.r.o. strana: 88/154