Formátování diplomové práce (Office 2007,2010)

Transkript

1 Formátování diplomové práce (Office 2007,2010) Formátování textu Formát textu je jeden z faktorů, který ovlivní celkový dojem a funkčnost dokumentu. Mnoho začátečníků se zpočátku nechává unést možnostmi při výběru písem, různých velikostí nadpisů a barevného podání. Po čase však sami přijdou na to, že čím je dokument jednodušší, tím lépe a přirozeněji se čte. 1. Styly Při psaní souvislého textu se doporučuje používání tzv. stylů, jež lze chápat jako šablony obsahující nastavitelné formální vlastnosti dokumentu - tedy typ písma, jeho velikost apod., ale také podobu odstavce, tabulky či seznamu. MS Word umožňuje styly ukládat a v rámci textu libovolně aplikovat, což může psaní dokumentu zjednodušit nebo přinejmenším urychlit. Styly lze spravovat v podokně Styly a formátování. V rámci Wordu existuje množství již vytvořených šablon pod určitým názvem (např. Nadpis, Normální apod.), které je možno upravit dle libosti (pravé tlačítko myši a dále volba Změnit), případně lze také vytvořit styly nové.

2 Formát písma MS Word obsahuje různě nazvané sady písem (tzv. fonty - z angl. fonts ). Formát písma lze změnit aplikací vybrané sady písma (dle jejího názvu např. Arial, Times New Roman, ), velikosti či různých atribut (tučné písmo, kurzíva apod.) na kurzorem předem označenou oblast textu, konkrétně kliknutím na kartu Domů a následnou volbou kategorie Písmo nebo pohybem kurzoru směrem vzhůru od označené oblasti textu poté se vedle řádku automaticky objeví pomocná lišta pro úpravu formátu.

3 Formát písma lze měnit rovněž pro dosud nenapsanou oblast textu, a sice stejným způsobem. Text bude formálně upraven dle požadavků dále od místa, kde je v danou chvíli umístěn textový kurzor. 2. Odrážky a číslování Funkce odrážky a číslování doplňuje možnosti formátování odstavců a dává dokumentům přehlednější vzhled, zejména při tvorbě seznamů. Použití odrážky v textu obnáší automatické vložení tabulátoru, jehož formální vlastnosti je třeba upravit zvlášť. Číslované seznamy mohou existovat ve vícero úrovních. Nejprve napíšeme počáteční číslici se symbolem pořadí (např. 1., 1) ) do řádku před text. Stiskneme-li na konci řádku klávesu Enter, druhý řádek bude automaticky uvozen následující číslovkou a příslušným pořadovým znakem.

4 Pro rozvětvení některého z řádků do další úrovně stiskneme klávesu TAB ještě předtím, než začneme psát text. Stejný postup aplikujeme při dalším větvení úrovní textu. Odrážky a číslování nalezneme na kartě Domů v kategorii Odstavec, kde je

5 možno upravit jejich podobu například vybrat znak, který odrážku reprezentuje. Automatické odrážky a číslování Veškerý obsah dokumentu, který má být zahrnut v jednom bodu seznamu, musí figurovat v jednom řádku, potažmo odstavci. Řádek může být zalomen automaticky či stisknutím kombinace Shift+Enter. Tzn.: funkce vloží odrážku na začátek každého odstavce. Tyto odstavce jsou vymezeny odřádkováním Enter. 2. Odkazy Hypertextový odkaz umístěný v textu je vlastně místo, jehož prostřednictvím se lze přesunout k informaci umístěné v jiné části dokumentu, v jiném souboru nebo např. Na stránku na Internetu. Funguje stejně jako běžný odkaz na webových stránkách. Příklad: na začátku dokumentu chceme vymezit jeho obsah. Jednotlivé položky obsahu budou hypertextové odkazy. Pokud na tuto položku klikneme myší, budeme odkázáni rovnou do vnitřku dokumentu, např. k začátku dané kapitoly. Odkaz lze vytvořit buď kliknutím na kartu Vložení a následnou volbou Hypertextový odkaz, příkazem Hypertextový odkaz v pomocné místní nabídce (pravé tlačítko myši) nebo stisknutím kombinace Ctrl+K.

6 Také je možno vytvořit tzv. křížový odkaz, který k sobě vzájemně vztahuje dvě položky v textu. Může se vyskytovat pouze v rámci jednoho dokumentu. Nachází na kartě Odkazy (reference) titulky Křížový odkaz. Po kliknutí se otevře okno, ve kterém lze vybrat typ odkazu a oblast, kam odkaz vložit. 3. Zápatí a záhlaví Do režimu pro úpravu zápatí a záhlaví se dostaneme přes kartu Vložení a volbou Záhlaví a zápatí. Po aktivaci režimu se zobrazí pomocný panel nástrojů nabízející vložení čísla stránek, datum, čas a další volby. Text a objekty, které takto vložíme, je možné změnit pouze v tomto režimu. Po návratu do běžného režimu se záhlaví i zápatí stane neaktivní a pro jeho další úpravu je nutný opětovný přechod do předchozího režimu.

7 Okraje stránky a vzhled dokumentu Všechna nastavení je možné nastavit pomocí karty Rozložení stránky a dále volbou Vzhled stránky Dialog obsahuje karty Okraje, Papír a Rozložení. Číslování stránek K vložení čísel stránek použijeme vestavěnou funkci Wordu, která číslování vloží dle vaší volby do zápatí nebo záhlaví. Navíc vám dovolí tyto čísla stránek zarovnat vlevo, na střed, nebo vpravo. K funkci se dostaneme na kartě Vložení a následnou volbou Číslo stránky. Otevře se vám kontextová nabídka, jejímž prostřednictvím upravíte umístění čísel (v zápatí nebo v záhlaví) a zarovnání.

8 Formátování od jiné než první stránky Další možností je formátování například od páté stránky. Zde je třeba použít konce oddílu. Ten lze aplikovat kliknutím na kartu Rozložení stránky, dále Vzhled stránky a Konce. Konečný oddíl vložíme před stránku, od které chceme začít číslovat. Nyní se přepneme do režimu záhlaví a zápatí a v kategorii Navigace se proklikáme na konec pomocí tlačítka Další oddíl. Nyní již umístíme číslo stránky.

9 Poznámka pod čarou Funkce umožňující vkládat do textu poznámky, potažmo vysvětlivky k myšlenkám či pojmům. Nejprve umístíme kurzor za slovo, k němuž chceme poznámku vztahovat. Na horní liště zvolíme kartu Odkazy a následně klikneme na ikonu Poznámka pod čarou. Dojde k automatickému očíslování (1,2,3, ) výrazu, za nímž se nachází kurzor, a ve spodní části stránky zároveň vznikne pole, do nějž lze poznámku vepsat. Poznámku je možno dále upravit i z formálního hlediska, a sice stejným způsobem jako v případě původního textu. Jejich počet v textu je omezen pouze velikostí stránky. 4. Kontrola pravopisu MS Word nabízí možnost upozornění na gramatické chyby (jak pravopis jednotlivých slov, tak i chyby v logické skladbě vět, např. čárky). Napsané výrazy jsou porovnávány s hesly z databáze, přičemž pokud dané slovo napíšeme špatně, Word jej podtrhne červenou vlnovitou čárou. Překryjeme-li takovýto výraz kurzorem myši, po kliknutí pravým tlačítkem se otevře nabídka výrazů, kterými by nesprávně napsané slovo mohlo být nahrazeno. Slova můžeme nahradit také systematicky, abychom nemuseli přepisovat každý výraz v dokumentu zvlášť. Pod záložkou Domů zvolíme oddíl Úpravy a dále Nahradit. Do pole Najít napíšeme výraz, který bude v textu nahrazen jiným slovem.

10 5. Revize a komentáře Funkce užitečná v situacích, kdy potřebujeme konzultovat změny například ve společně připravovaném dokumentu s druhou osobou na vzdáleném místě. Text, který je do dokumentu jednou osobou přidán, se osobě na druhé straně obrazí s červeným podtržením; smazaný text nalezneme v bublinách v pravé části stránky. Změny v dokumentu (včetně formátování) můžeme Přijmout či Odmítnout. Mezi jednotlivými změnami lze přecházet pomocí tlačítek Předchozí a Další. Do textu taktéž lze vložit vlastní komentář, a to volbou Vložit komentář. 6. Tabulky a grafy Word umožňuje vkládat do dokumentu i prvky netextové povahy, například tabulky a grafy. Doporučuje se zde vytvářet tabulky pouze jednoduššího, ideálně statického charakteru, protože Word nepodporuje některé funkce známé z Excelu, například aktualizaci hodnot v tabulce po změně zadaného vzorce. Využíváme-li v tabulce propočtů, je proto vhodnější vložit externí tabulku z Excelu.

11 Nejprve klikneme na kartu Vložení, dále Tabulka a zvolíme počet jejích buněk dle schématu. Můžeme také vybrat některou z předdefinovaných tabulek (kalendář apod.). Formát i schéma tabulky lze upravit kliknutím na jeden z jejích rohů a příslušnou volbou z nabídky. Podobným způsobem lze vložit graf. Kliknutím vybereme jeho vhodnou formu a do automaticky nabídnuté tabulky vepíšeme hodnoty. MS Word umožňuje také vložení obrázků či ozdobných písem. Textová opora pro kurz Informační gramotnost na FFUK.