Microsoft. Excel 2003 pro školy

Transkript

1 Microsoft Office Microsoft Excel 2003 pro školy Pavel Navrátil R

2 Základní operace Spuštění Excelu Po instalaci balíku Office se umístí ikony všech nainstalovaných programů do nabídky Start èprogramy. 1. Klepněte na tlačítko Start, umístěné v levé dolní části Windows. 2. V rozevřené nabídce zvolte položku Programy. 3. Windows otevře nabídku s nainstalovanými programy. Zde vyhledejte nabídku programové skupiny Microsoft Office a v ní klepněte na ikonu Microsoft Office Excel POPIS PROSTŘEDÍ EXCELU Po spuštění programu bude zobrazeno prostředí Excelu, které se skládá z několika částí. V horní části je hlavní nabídka (menu), kde jsou v podnabídkách umístěny všechny funkce Excelu. Do hlavní nabídky se dostanete buď stisknutím klávesy F10, nebo klepnutím levým tlačítkem myši na některou z položek nabídky (Soubor, Úpravy, Zobrazit ). Protože aktivovat určitou funkci prostřednictvím hlavní nabídky může být únavné (hlavně pro zapamatování) a zdlouhavé (než se uživatel proklepe tam, kam potřebuje), umístili tvůrci Excelu často používané operace na tlačítka. Namísto složitého procházení nabídkami stačí klepnout na tlačítko a funkce je aktivována. Například pro změnu velikosti písma není nutné projít složitou cestou nabídek, ale stačí jednoduše klepnout na správnou ikonu. Tlačítka, jež spolu úzce souvisí, jsou logicky uspořádána do tzv. panelů nástrojů. Ty jsou umístěny pod hlavní nabídkou. Aktuální počet panelů nástrojů a jejich momentální zobrazení je plně v rukou uživatele. Řádek vzorců - zde se zobrazuje úplný a skutečný obsah aktivní buňky. Panely nástrojů. Označení sloupců písmeny. Podokno úloh. Lze jej vypnout klepnutím na křížek v pravém horním rohu. Označená / aktivní buňka. Pozice aktivní buňky. Označení řádků čísly. Buňky prostor pro tvorbu tabulek. Svislý posuvník. Záložky dokumentu. Jeden dokument může mít až 255 záložek. Každá záložka může obsahovat jinou tabulku, nezávisle na ostatních záložkách. Vodorovný posuvník. Uprostřed okna Excelu je viditelná síť - mřížka. Šedé čáry mřížky rozdělují pracovní oblast na takzvané buňky. Každá buňka je malou pracovní oblastí Excelu a je schopna nést samostatně určitou informaci nezávisle na ostatních. Právě v těchto buňkách budou vytvářeny tabulky. Poznámka: V Excelu 2003 se rovněž po otevření zobrazuje v pravé části podokno úloh. To nabízí podle situace různé možnosti, obvykle otevření souboru, nápovědu apod. Okno můžete zavřít klepnutím na křížek v pravém horním rohu - získáte tak více místa pro zobrazení samotné tabulky. 11

3 Excel 2003 pro školy Upozornění: V Excelu je možné použít pouze takové typy písem, které jsou nainstalovány v systému Windows. Programy Word, Excel a další z balíku Office pouze přebírají písma z Windows. Tip: Nepoužívejte v jedné tabulce velké množství různých typů písem. Možná se vám to nejprve může zdát atraktivní, ale není tomu tak. Aby tabulka vypadala věrohodně a měla určitou úroveň, doporučuje se použít jeden až tři typy písem v rámci celého listu. VELIKOST PÍSMA BAREVNÝ PODKLAD BUŇKY Podobně jako typ písma lze nadefinovat i velikost písma. V rozevírací nabídce (obr. vpravo) vyberte požadovanou velikost a ta bude aplikována na aktivní buňku nebo označený blok buněk. Při zvětšení velikosti písma se automaticky přizpůsobí i výška buňky, šířka nikoliv. Hodnoty velikostí v seznamu ale zdaleka nejsou všechny možné hodnoty, které lze použít. Namísto vybírání velikostí v nabídce můžete klepnout přímo na číslo (vedle šipky vlevo) a přepsat je. Tak lze nastavit například velikost písma 13 nebo 17, která v nabídce nefiguruje. Velikost písma lze v případě potřeby měnit i po polovině bodu, např. 10,5; 11,5 atd. Určitou formou zvýraznění buněk je možnost nastavit barevný podklad pozadí buňky. Barvu podkladu nejrychleji vytvoříte prostřednictvím ikony kyblíku, umístěné na panelu nástrojů. 1. Označte do bloku buňky, na které se barva podkladu bude vztahovat. Pokud to bude pouze jedna buňka, nastavte se na ni. 2. Klepněte na malou šipku směřující dolů u ikony kbelíku. Otevře se paleta barev, které jsou k dispozici pro obarvení pozadí buněk. 3. Vyberte požadovanou barvu a klepněte na ni. Pozadí buněk bude obarveno. Upozornění: Pokud je tabulka určena pro vytištění na tiskárnu, dobře zvažte barevné pozadí. Zejména u černobílých laserových tiskáren vznikne po vytištění z konkrétní barvy obvykle tmavě šedá, takže text v buňce je sotva čitelný. V takových případech doporučuji použít odstín světle šedé, která ani po vytištění nebude působit příliš tmavě. BARVA PÍSMA TEXTU V BUŇCE Text nebo číslo v buňce lze obarvit stejně snadno jako pozadí buňky. 1. Označte do bloku buňky, na které se barva textu bude vztahovat. Pokud to bude pouze jedna buňka, nastavte se na ni. 2. Klepněte na malou šipku směřující dolů u ikony velkého podtrženého písmene. Otevře se paleta barev, které jsou k dispozici pro obarvení textu. 3. Vyberte požadovanou barvu a klepněte na ni. Barva textu označených buněk bude nastavena. Barva textu se v Excelu nastavuje jen výjimečně. Obvykle je barva závislá na určité podmínce, například záporné hodnoty jsou obarveny červeně apod. Doporučuji proto před nastavením barvy textu toto vždy raději zvážit. ČÁRY A OHRANIČENÍ V BUŇKÁCH Pokud se pozorně podíváte na čáry, které v Excelu tvoří mřížku okolo jednotlivých buněk, jistě mi dáte za pravdu, že jejich barva je šedá. Šedá je proto, že tyto čáry jsou pouze pomocné, abyste se lépe orientovali a trefili do správné buňky při práci s tabulkou. Pomocné čáry se ovšem netisknou na tiskárnu, a nevytváří 28

4 Úprava a formát buněk tak žádné estetické ohraničení tabulky. Pokud byste tedy tabulku vytiskli bez vlastního nastavení čar, byl by na papíře vidět vždy pouze obsah buněk. Na horním obrázku je tabulka zobrazena tak, jak je vidět v prostředí Excelu tj. s pomocnými šedými čarami. Na spodním obrázku je vyobrazena stejná tabulka po vytištění na papír. Jak je z obrázků patrné, bez toho, aniž byste nastavili čáry v tabulce ručně, nebudou v tiskovém výstupu žádné mřížky vidět. Potřebujete-li, aby buňky, resp. tabulka byla ohraničena čarami, pak je nutné toto ohraničení ručně nastavit. Excel disponuje pro ohraničování několika typy čar. Jejich kompletní seznam a všechny možnosti použití jsou ale k dispozici pouze v okně Formát buňky, kterou se zabývá následující kapitola. Pro základní ohraničení tenkou a tučnou čarou bohatě postačí tlačítko pro ohraničení. 1. Označte do bloku oblast buněk, která bude ohraničena čarou. 2. Klepněte na malou šipku směřující dolů u ikony čar. Jedná se o ikonu sousedící s ikonou kbelíku. 3. Excel zobrazí malou nabídku se seznamem způsobů ohraničení, které jsou k dispozici. Jedná se o 12 možností. Každý způsob je zastoupen malým symbolem tabulky, která je zobrazena jakoby tečkovanou čarou. U každého takového symbolu je vždycky z některé strany plná tenká, tučná nebo dvojitá čára. Jedná se o náznak toho, ze které strany bude blok ohraničen po klepnutí na tuto ikonu. Například druhá ikona zleva na prvním řádku symbolizuje, že blok by po klepnutí na ni byl označen zespodu tenkou čarou. Bez ohraničení. Ohraničení z levé strany. Ohraničení zdola. Ohraničení z pravé strany. Tučné ohraničení zdola. Tučné ohraničení ze všech stran. 4. Vyberte jednu z variant. Pokud chcete ohraničit celou tabulku okolo i uvnitř tenkou čarou, zvolte ve třetím řádku druhou ikonu zleva ohraničení ze všech stran. 5. Po klepnutí na ikonu se čáry okamžitě nastaví. Ohraničení ze všech stran (i zevnitř). U nastavení čar v excelových tabulkách platí, že nový typ čáry použitý na konkrétní buňku nebo oblast automaticky přemaže staré nastavení. Pokud tedy například zvolíte ohraničení tabulky ze všech stran (včetně vnitřních) tenkou čarou a následně vnější ohraničení tučnou čarou, získáte tabulku, která bude kolem dokola ohraničena tučnou čarou a uvnitř bude mít tenké čáry. Upozornění: Barevný podklad buňky, barva písma a čáry a ohraničení mají daleko širší možnosti nastavení, než jaké jsou k dispozici pomocí tlačítek (kbelík, písmeno A ). Veškeré možnosti, které lze na buňku aplikovat, jsou k dispozici v okně Formát buňky, kterému je věnována následující kapitola. 29

5 Excel 2003 pro školy KDYŽ Podmínka; jestliže X>Y pak proveď stanovenou akci, v opačném případě proveď jinou stanovenou akci. Podmínka je velmi důležitou funkcí tabulkového procesoru. Pomocí podmínky je možné vytvořit ve funkcích jakousi výhybku mezi dvěma možnostmi, ze kterých si vzorec podle výsledku sám vybere, jakým způsobem bude pokračovat. Dejme tomu, že bude pod sebou seznam žáků a k nim v druhém sloupci napsaný prospěch. Bude nutné zajistit, aby v případě, že bude prospěch žáka menší nebo roven 3, pak ať Excel do připravené buňky napíše OK. Bude-li prospěch horší jak 3, ať do buňky napíše skutečný prospěch. Podmínka se definuje následujícím způsobem: 1. Nastavte se do buňky, ve které bude vyhodnocení podmínky ve které se bude nacházet vzorec. 2. Klepněte na šipku dolů u tlačítka a v zobrazené nabídce zvolte položku Další funkce. A nebo přímo na řádku vzorců klepněte na tlačítko funkce. 3. V okně Vložit funkci zvolte v nabídce typ funkce Logické a následně v hlavním seznamu funkcí uprostřed klepněte na podmiňovací funkci KDYŽ. 4. Poté klepněte na tlačítko OK. 5. Excel zobrazí okno, ve kterém je třeba doplnit tři údaje. a) Podmínka doplňte samotné znění podmínky. Podmínku je nutné doplnit tak, aby po jejím výpočtu bylo možné jednoznačně určit, zda byla nebo nebyla splněna. Na příkladu je pomocí podmínky nutné zjistit, zda buňka C3 bude menší nebo rovna 3 (C3<=3). b) Ano napište, co požadujete provést, pokud výše uvedená podmínka bude splněna. V našem případě napište text Ano umístěný v uvozovkách. c) Ne doplňte, co se má provést, pokud výše uvedená podmínka nebude splněna. V našem případě vypíše obsah buňky C3, proto stačí doplnit řetězec C3. 6. Klepněte na tlačítko OK podmínka je zadána a vyhodnocena. V buňce D3 by se měl objevit text Ano. Jestliže zkusíte změnit hodnotu v buňce C3 na číslo 4, pak se okamžitě v buňce D3 objeví také číslo 4 začne pracovat druhá část podmínky. Při definici podmínek je možné do dialogu Podmínka napsat jakýkoliv libovolný vzorec Excelu. Použít lze základní operátory / * - + a pak i všechny funkce Excelu (např. SUMA, PRŮMĚR, MIN atd). Důležité je, aby podmínka měla dvě strany a mezi nimi byla porovnávací znaménka <, >, = nebo jejich kombinace. Uvedený příklad demonstroval použití podmínky v nejjednodušší podobě. Do dialogů Ano nebo Ne lze zadat prakticky libovolnou funkci Excelu nebo uživatelem vytvořený vzorec. Dokonce je možné vnořit do sebe i několik podmínek najednou (vytvořit podmínku v podmínce). Tak by bylo například možné, aby v případě, že podmínka nebude splněna, Excel spočítal, kolik žáků mělo také horší známku než 3, kolik stupňů chybělo do trojky apod. 42

6 Pokročilá nadpis práce v kapitoly Excelu c) Sešit Microsoft Excel různé verze (*.xls) umožní uložení pod různými verzemi Excelu. Tato varianta je velmi důležitá v případě, že chcete dokument poslat nebo předat někomu, kdo má nižší verzi Excelu. d) DBF (*.dbf) klasický databázový formát. Tento formát jsou schopny načíst téměř všechny tabulkové kalkulátory a programy pracující s databázemi. e) Text MS-DOS (*.txt) klasický export bez jakýchkoliv dalších značek, speciálních znaků apod. 4. Po zvolení formátu souboru dopište jeho jméno do dialogu Název souboru a klepněte na tlačítko Uložit. Poznámka: Data vyexportovaná jako běžný text s oddělovači můžete bez větších problémů číst a upravovat, zatímco data vyexportovaná ve speciálním formátu prakticky nemáte šanci bez správného programu rozluštit. Na druhou stranu vyexportováním dat ve speciálním formátu jsou data připravena pro daný program a velmi snadno je možné je tímto programem načíst, na rozdíl od dat v běžném textovém tvaru. Upozornění: Jestliže při ukládání zvolíte export do excelového formátu (*.xls) nižší verze, uvědomte si, že čím nižší verzi vyberete, tím méně prvků zůstane zachováno v původní podobě. Starší verze totiž pochopitelně nenabízely tolik možností, a proto hlavně grafická úprava tabulky a speciální nastavení formátu nebudou do těchto exportů přeneseny. Naopak všechny vzorce by měly zůstat. Export do nižších verzí je velmi užitečný v případě, kdy potřebujete soubor poslat nebo jinak poskytnout uživateli, který má nižší verzi Excelu. Jinak by totiž tabulku nenačetl. Formuláře - interaktivní prvky v Excelu Excel je mocný nástroj. To jste koneckonců nepochybně při dosavadní práci s ním již mohli okusit. S výjimkou kontingenční tabulky jste dosud pracovali s tabulkou jako takovou, která je ovšem neinteraktivní. Excel ale nabízí možnost zakomponovat do tabulky interaktivní ovládací prvky, jako jsou různá tlačítka, přepínače, rozevírací nabídky, dialogy apod. Ty mohou být svázány s buňkami, a tedy následně vyhodnoceny. Takže je například možné vytvořit tabulku, kde uživatel namísto toho, aby uživatel zadával údaje do nějakých buněk, bude pracovat v poměrně příjemném uživatelském prostředí, bude klikat na dialogy atd. Co z toho plyne? V Excelu je možné vytvořit komfortní tabulku, která bude snadno ovladatelná. Fakt je, že tento typ tabulky budete zřejmě většinou vytvářet pro dalšího uživatele, protože ovládací prvky jsou vlastně pouze nadstavbou toho, co se v Excelu dá udělat klasickou cestou. Panel nástrojů s formuláři Abyste mohli jednotlivé ovládací prvky do tabulky vůbec vkládat, musíte nejprve zobrazit panel nástrojů Formuláře. To provedete klenutím na položku Zobrazit v hlavní nabídce Excelu. V rozevřené podnabídce vyberte Panely nástrojů a konečně v poslední podnabídce vyberte Formuláře. Oblast. Pouze doplňující grafický prvek. Nelze jej svázat s žádnou buňkou. Tlačítko. Většinou je svázáno s makrem. Zatržítko. Lze je svázat s konkrétní buňkou, která vyhodnocuje stav zatržítka. Přepínač. Lze jej svázat s konkrétní buňkou, která vyhodnocuje stav přepínače. Textový popisek. Pouze doplňující prvek. Nelze jej svázat s žádnou buňkou. Posuvník. Lze jej svázat s buňkou, která vyhodnocuje stav. Navíc je možné volit krok posuvníku a další parametry. Číselník. Obdoba posuvníku. Opět lze svázat s buňkou, která ukazuje stav čísla v číselníku. Rozevírací nabídka. Lze ji svázat jak s vyhodnocující buňkou, tak i s buňkami pro vstup dat do nabídky. Pomocná tlačítka, určená k nastavování jednotlivých prvků, případně k usnadnění práce s prvky. 93

7 nadpis kapitoly Přílohy Ukázka v praxi Zdrojové buňky Pohled na funkci v podobě průvodce Výsledek funkce Do dialogu Číslo v průvodci se zadává adresa buňky čísla, které bude mocněno a do dialogu Mocnina se zadává adresa buňky, která obsahuje samotnou mocninu. SUMIF Popis funkce: V zadané oblasti provede součet pouze těch čísel, která splňují zadané kritérium. Ostatní čísla v oblasti sečtena nebudou. Obecný zápis SUMIF(oblast;kritéria;součet) Příklad zápisu =SUMIF(A1:A4; >10 ;B1:B5) Ukázka v praxi Zdrojové buňky Pohled na funkci v podobě průvodce Výsledek funkce Na ukázce je funkce nastavena tak, že ze zadané oblasti (A1:A4) bude sčítat pouze ty buňky, jejichž obsah je větší než číslo 10. ZAOKROUHLIT Popis funkce: Zaokrouhlí desetinné číslo na zadaný počet desetinných míst. Obecný zápis ZAOKROUHLIT(číslo;početmíst) Příklad zápisu =ZAOKROUHLIT(A1,2) Ukázka v praxi Zdrojové buňky Pohled na funkci v podobě průvodce Výsledek funkce Statistické funkce COUNTBLANK Popis funkce: Zjistí a vrátí počet prázdných buněk v zadané oblasti buněk. Obecný zápis COUNTBLANK(oblast) Příklad zápisu =COUNTBLANK(B1:B6) 111