Uživatelský manuál. STOVKA verze 9.4

Transkript

1 Uživatelský manuál STOVKA verze 9.4 Datum poslední revize:

2 nexum Trilog s.r.o. Všechna práva vyhrazena Sestavili: Ing. Petr Slovák, Edita Berauerová nexum Trilog Kolbenova 942/38a, , Praha 9 Sídlo: Na Březince 14, , PRAHA 5 telefon: info@stovka.cz

3 OBSAH ÚVOD... 6 STOVKA...6 NEŽ ZAČNETE PRACOVAT... 7 Potřebné technologie na straně klienta...7 Uživatelské prostředí...7 POUŽÍVANÁ SYMBOLIKA... 8 JAK ZAČÍT SE STOVKOU PRACOVAT?... 9 Přihlášení do systému...9 PRVNÍ KROKY...10 Menu...10 Nastavení uživatelských oprávnění...11 Uživatelské skupiny osob...12 NASTAVENÍ SYSTÉMU - ČÍSELNÍKY...14 PRÁCE S CENAMI...14 Práce s cizími měnami...14 Práce s DPH...15 Nula, nevyplněná cena...15 Číselníky Ostatní...15 Číselníky - Ubytování a zájezdy...17 Číselníky Služby...20 Číselníky Doprava...22 SUBJEKTY...25 Hromadné akce se subjekty...26 UBYTOVÁNÍ...27 Úvod...27 Základní údaje o ubytovací kapacitě...27 Popis a fotografie...29 Pokoje...29 Přehled změn...31 ZÁJEZDY...32 Úvod...32 Definice nového zájezdu...32 Seznam zájezdů...40 Zobrazení zájezdů po termínech...41 VYTVOŘENÍ NOVÉ REZERVACE...44 Hledání vyhovujících zájezdů...44 Výsledek hledání...45 Tabulky obsazenosti...45 Založení nové rezervace...47 PRÁCE S REZERVACEMI

4 Úvod...50 Seznam rezervací...50 Karta rezervace:...52 PROVIZNÍ PRODEJ...67 Jak zadat zájezd, který prodáváte provizně?...67 Jak rezervovat zájezd, který prodáváte provizně?...68 FAKTURACE...69 Seznam faktur...69 Dodavatelské faktury...70 Práce s fakturami v rezervaci...71 POKLADNY...78 Pokladní záznamy...78 Pokladna z pohledu zaměstnance...78 Pokladna z pohledu administrátora...79 DOPRAVA...80 Úvod...80 Plánování dopravních prostředků...80 Sledování potřeby a volných kapacit v dopravních prostředcích...81 Usazování lidí do dopravních prostředků...81 Tiskové sestavy, přehledy...84 KLIENTI...85 Seznam klientů...85 Segmentace klientů, marketingové nástroje...86 Editace klienta...87 Odstraňování duplicit...87 NÁSTROJE...89 Menu Nástroje...89 Posílání tiskových sestav em...89 Cestovní pojištění...89 Obsazenost hotelů...90 Obrat za rok...91 Kompletní sestava s obraty...91 Přeindexování databáze...91 Newslettery...91 Seznam termínů pro newsletter...92 Rozesílání newsletterů...92 Pokladny...94 SPRÁVA Úvod...95 Editace bloků textů...96 Bannery

5 Fotogalerie...99 Texty na koncových stránkách Krátký příklad: PRÁCE S HTML EDITOREM Úvod Stručný úvod do HTML Hlavní problémy při práci s HTML editorem Funkce HTML editoru Vložení obrázku KONFIGURACE SYSTÉMU DODAVATELEM WWW stránky Seznam parametrů a možnosti konfigurace EXPORT DAT, ON-LINE PROPOJENÍ S PARTNERY Export dat v XML On-line kontrola kapacity EXPORT DO XML VERZE STOVKA CO JSTE V MANUÁLU NENAŠLI Klienti na Provizní prodejci VYSVĚTLIVKY Tlačítka, ikony a symoly ZÁVĚR

6 ÚVOD STOVKA STOVKA je vyspělý softwarový nástroj pro on-line správu veškeré agendy spojené s provozem cestovní kanceláře. Software zjednodušuje proces rezervací a prodeje zájezdů včetně dopravy a souvisejících činností. Komplexnost řešení spolu s využitím internetu šetří Váš čas, peníze i pracovní síly. Celé řešení je postaveno na bázi server klient. Aplikace STOVKA je nainstalována na internetový server. Stačí mít kdekoliv na světě k dispozici počítač s připojením na internet a okamžitě můžete začít pracovat. Každý uživatel má přidělené své jméno a heslo. Podle práv, která mu administrátor přidělí, má poté přístup ke konkrétním modulům aplikace. Odpadá tak nutnost instalací a servisu softwaru na centrále a pobočkách CK. 6

7 NEŽ ZAČNETE PRACOVAT STOVKA je systém postaven jako internetová aplikace, která běží na WWW serveru a pro uživatele je přístupná za pomocí internetového prohlížeče. Systém je připraven tak, aby všem uživatelům stačil pouze webový prohlížeč, bez nutnosti instalací Flash pluginů, ActiveX komponent, JAVA apletů, apod. Náš systém je koncipován tak, aby dokázal sloužit všem článkům řetězce bez nutnosti učit se používání nových a neznámých programů s důrazem na využívání prostředí prohlížeče, u něhož je předpoklad, že ho uživatelé ovládají. Potřebné technologie na straně klienta K provozu STOVKY potřebujete na uživatelském počítači pouze internetový prohlížeč optimálně MS Internet Explorer verze 6 a výše, případně s tímto kompatibilní prohlížeče Gogole Chrome, Opera 6, Firefox 1.0 a vyšší verze. Uživatelské prostředí Jde o standardní internetovou aplikaci a tedy k základnímu ovládání systému vystačíte se základními uživatelskými znalostmi MS Windows, MS Internet Explorer a Vašeho poštovního klienta. 7

8 POUŽÍVANÁ SYMBOLIKA V celém systému STOVKA dbáme na jednotnou symboliku uživatelského rozhraní. Tato kapitola obsahuje seznam nejčastěji používaných symbolů, který Vám pomůže k rychlé orientaci ve STOVCE. Formulářové pole Stavy rezervací Bíle podbarvená formulářová pole nejsou při vyplňování formulářů povinnými údaji. Pískově podbarvená formulářová pole jsou při vyplňování formulářů povinnými údaji a pokud takový údaj nevyplníte, nebudete moci formulář odeslat. Předrezervováno = Rezervace koncovým klientem na internetových stránkách. Rezervováno Zkontrolováno Objednáno, ale ještě ne úplně zaplaceno Objednáno a kompletně zaplaceno Objednáno, zaplaceno, po odjezdu Stornováno ručně Stornováno automaticky Stovkou, protože rezervace již vyexpirovala Tlačítka, ostatní ikonky, symboly aj. Ikonky, které jsou orámované tenkým zeleným rámečkem, jsou tlačítka, které vyvolávají po kliknutí nějakou akci. Některé ikonky fungující jako tlačítka zelený rámeček nemají. Popis konkrétních funkcí tlačítek a ikonek naleznete na konci tohoto manuálu. aj. Ikonky bez rámečku jsou obvykle stavové ikonky, které symbolizují nějaký stav, nebo vlastnost. Některé z nich v některých případech fungují i jako tlačítko. Nápověda - najetím myši na ikonku se objeví ve žlutém rámečku stručná nápověda 8

9 JAK ZAČÍT SE STOVKOU PRACOVAT? Z pohledu uživatele se STOVKA dělí na dvě základní části: Webová veřejná část = www stránky CK - WWW stránky jsou silně individuální záležitostí každé CK, proto nejsou součástí tohoto manuálu. Neveřejná administrační část = vlastní STOVKA - přihlášení do administrační části probíhá vždy na adrese kde je www adresa příslušné cestovní kanceláře. Uživatelské jméno a heslo Vám přidělí Váš administrátor. Popis nastavení uživatelských oprávnění a hesel viz. dále. Přihlášení do systému Přihlášení do systému STOVKA vyžaduje vždy výběr konkrétní sezóny. Během práce si pak můžete sezóny jednoduše přepínat (viz.dole). Pozn.: Rozlišení podle sezón se týká pouze nastavení a práci v sekcích zájezdů a rezervací. Ubytovací zařízení, klienty, obchodní partnery a faktury máte neustále k dispozici všechny. Po přihlášení do systému vidíte: V horní části HLAVNÍ modré MENU V levém horním rohu je informace o aktuálně zvolené sezóně, do které jste přihlášeni. Zde je odkaz pro rychlou změnu sezóny. Není potřeba se odhlašovat a znovu přihlašovat vyplňováním uživatelského jména a hesla, ale stačí kliknout na tento odkaz, který sice uživatele vrátí do přihlašovací obrazovky, ale s tím, že si pamatuje jméno i heslo přihlášeného uživatele. V pravém dolním rohu je informace o přihlášeném uživateli. V obsahové části naleznete vlevo Vzkazy a vpravo Diskuzní fórum. 9

10 PRVNÍ KROKY V řádku dole je několik možností zákaznické podpory a získání informací - manuál ke STOVCE ve formátu PDF, kontakt zákaznické podpory ( , skype, telefon), vstup na diskuzní fórum a informace o verzi. Pokud zvolíte dotaz em dojde nám požadavek včetně názvu Vaší cestovní kanceláře a jména uživatele, který požadavek vznesl. Reakční doba na požadavky je závislá mimo jiné na podpoře, kterou si platí příslušná cestovní kancelář. Standardně zákaznická podpora funguje v pracovní dny v pracovní dobu od 9.00 do a reaguje během několika hodin od vznesení požadavku. V informaci o verzi jsou údaje o počtech uživatelů, aktivních modulech STOVKY a zvoleném typu zákaznické podpory. Menu HOME odkaz, který Vás vrací odkudkoliv ze systému zpět na tuto hlavní stránku SUBJEKTY evidence obchodních partnerů, adresy, kontakty na centrálu, pobočky, prodejce, dopravce, majitele ubytovacích kapacit, další dodavatele i vybrané zákazníky. UBYTOVÁNÍ v této části se definují ubytovací kapacity, které máte k dispozici ZÁJEZDY slouží k definici zájezdů, termínů, cen ČÍSELNÍKY definice dopravy (dopravních kanálů, nástupních a výstupních míst, cen za dopravu), definice různých typů, druhů ubytování, pokojů, atd. definice uživatelů FAKTURY seznam vystavených faktur a příjmových dokladů POUKAZY evidence a práce s poukazy REZERVACE seznam rezervací, objednávek NOVÁ REZERVACE vytvoření nové rezervace DOPRAVA plánování dopravy, usazování lidí do dopravních prostředků KLIENTI evidence klientů a účastníků zájezdů NÁSTROJE další nástroje, moduly, funkce WWW administrace www stránek editace textů na www stránkách, bannerový systém, fotogalerie, atd.. ODHLÁSIT SE odhlášení ze systému 10

11 Nastavení uživatelských oprávnění Jedna z prvních věcí, které je potřeba v systému přichystat k reálné práci, je definice uživatelů a nastavení jejich uživatelských oprávnění, přístupů, atd.. Vyberte v modrém menu položku SUBJEKTY, vpravo nahoře vedle nadpisu: Filtrování seznamu subjektů klikněte na ikonu NOVÝ ZÁZNAM, vyplňte potřebné údaje a dejte Uložit. Poté budete mít možnost přidání nových OSOSB mající, či nemající přístup do systému v daném subjektu. Pro následné úpravy klikněte na název subjektu či editační tlačítko, tím si otevřete okno pro editaci a přidávání údajů. 11

12 Pozn.: Uživatel, který byl někdy v roli interního uživatele, již nelze smazat. Pozn.: Nově přidaný subjekt, či osoba se projeví v seznamu subjektů po aktualizaci např. stisknutím tlačítka: ZRUŠIT FILTR. V rezervačním systému máte uložena citlivá data, proto doporučujeme používat netriviální hesla obsahující písmena, číslice. V případě jednoduchých hesel hrozí, že Vám konkurence nebo nějaký záškodník pronikne do Vašich dat. U uživatelských jmen doporučujeme používat pouze malá písmena abecedy bez diakritiky. Hesla by měla být komplikovanější a obsahovat alespoň jedno velké písmeno, jednu číslici. Vytvořte každému člověku, kterému chcete dát do systému přístup, samostatný uživatelský účet a dbejte na to, aby každý znal pouze své přihlašovací údaje a nesděloval je dalším osobám, ani kolegům. Zajistíte si tím kontrolu nad činností jednotlivých uživatelů v systému. Bude jednoduše dohledatelné, kdo v systému udělal kterou akci, kdo je za co zodpovědný. Pokud uživatel zapomene své heslo, nelze ho z bezpečnostních důvodů žádným způsobem zjistit. Jediná možnost řešení je, že administrátor u příslušného uživatele změní heslo a toto nové sdělí uživateli. Uživatelské skupiny osob Každý uživatel je zařazen administrátorem do jedné uživatelské skupiny. V systému je několik předdefinovaných uživatelských skupin: --- Žádná skupina --- takto uvedená osoba pak není uživatelem nemá přístup do systému STOVKA. Administrátor má nejvyšší oprávnění. Může v systému provádět všechny operace. V každé cestovní kanceláři by měl být alespoň jeden zaměstnanec určen jako administrátor. Pracovník CK na přepážce (centrála) má v zásadě stejná oprávnění jako administrátor. Pracovník CK na přepážce (pobočka) nemůže do administrace zájezdů, ubytovacích kapacit, číselníků. V modulu dopravy vidí jen základní přehledy. Webadmin člověk, který má přístup pouze k administraci www stránek (položka WWW v menu). Provizní prodejce má podobná oprávnění jako pracovník CK na pobočce. Ve chvíli, kdy provádí rezervaci nemůže ale změnit prodejce. Nevystavuje faktury a příjmové doklady. Delegát delegát má přístup k tiskovým sestavám, na kterých vidí informace o přijíždějících klientech Produkt manažer Pracovník dopravák - má na starosti plánování dopravních prostředků a jejich tras, umisťování lidí na sedadla. Majitel hotelu majitel ubytovacího zařízení může nahlížet do přehledu rezervací ve svém ubytovacím zařízení a případně pro konkrétní termíny provádět blokaci některých pokojů. Typy subjektů Centrála Pobočka 12

13 Prodejce musíte mít v Subjektech zadány všechny své prodejce. Nesouvisí to nijak s jejich přímým přístupem do Stovky (tato oprávnění jsou přidělována v rámci uživatelů v číselnících). U prodeje zájezdů je možno jako prodejce zadat jen prodejce, pobočku či centrálu, které jsou zadány v subjektech. Touoperátor slouží k evidenci CK, jejichž zájezdy prodáváte. Zákon, který platí od , určuje, že CK musí zveřejňovat pořadatele zájezdu. Pokud u provizních zájezdů, které budete chtít zobrazovat na svých www stránkách vyberete firmu ze subjektů, automaticky se u takového zájezdu bude na stránkách zobrazovat informace o něm jakožto pořadateli s odkazem na jeho obchodní podmínky, které v rámci subjektu můžete rovně editovat. Dopravce ten, kdo Vám poskytuje dopravu. Pokud v rámci dopravního modulu chcete řešit i občasné umisťování do dopravních prostředků spřátelených cestovních kanceláří, je potřeba u takové cestovní kanceláře rovněž v subjektech mít zadán typ Dopravce. Dodavatel ubytování tady vydefinujete všechny kontaktní informace na dodavatele ubytování. Pokud jej pak zadáte jako dodavatele konkrétní ubytovací kapacity, bude možné tyto kontaktní údaje použít na tiskových sestavách k zájezdu, k rezervaci. Jiný dodavatel pouze pro Vaše potřeby Klient pouze pro Vaše potřeby, pokud potřebujete sledovat u klientů (zejména u firemních) více informací, než sledujeme u běžných klientů, kteří jsou v systému zadávání v rámci rezervace. Příznak Zobrazit na webu na www stránkách je možno zprovoznit modul Prodejní místa. Na www stránkách se pak na určeném místě zobrazí seznam prodejních míst s kontaktními údaji. Ze subjektů se zobrazují pouze kontakty (mj. korespondenční adresa) na centrálu, pobočky a prodejce, které mají zároveň tento příznak. Práce se subjekty, popis a rozdělení podle typu subjektů je dále popsán v samostatné kapitole SUBJEKTY. 13

14 NASTAVENÍ SYSTÉMU - ČÍSELNÍKY Ještě než začneme zadávat do STOVKY ubytovací kapacity a zájezdy, je potřeba provést prvotní nastavení číselníků a dalších parametrů systému. Tato část je velice důležitá, protože jak kvalitně se navrhnou číselníkové informace, tak jednoduše bude možné potom se systémem pracovat. V menu vyberte položku ČÍSELNÍKY. Číselníky obsahují čtyři skupiny údajů: Doprava, Ubytování a zájezdy, Služby, Ostatní. Co jsou Číselníky? Číselník je (pokud není někde uvedeno podrobněji jinak) jednoduchý seznam textových hodnot a položek, které následně využíváte při práci se systémem. Např. číselník typů ubytování může obsahovat hodnoty hotel, apartmán, penzión, stan, loď, atd.. Až budete zadávat ubytovací zařízení, stačí např. u penziónu z příslušného číselníku vybrat správnou hodnotu a zadat ji do formuláře. Nemusíte ručně vypisovat celé slovo a tudíž nehrozí, že penzión zadáte pokaždé jinak (penzión, pensión, penzion, apod.) což následně oceníte zejména při vyhledávání a filtrování. Ve Stovce jsou pro každý číselník již obvyklé a nejužívanější hodnoty předdefinovány. Vy si je však můžete přesto všechny vymazat a zadat jiné tak, jak je používáte právě ve Vaší cestovní kanceláři. V číselnících máte možnost zadávat názvy položek také v anglickém jazyce a následně je použít i v tiskových sestavách. Pro práci s číselníky je nezbytné znát specifika práce s cenami, DPH a hodnotami. PRÁCE S CENAMI Proto je potřeba, si určitě tuto kapitolu před započetím definice číselníků a zejména následné zadávání zájezdů, pozorně přečíst. Práce s cizími měnami STOVKA podporuje cizí měny. Existuje však několik omezení. Každá služba, která je ve STOVCE vydefinovaná a má svou cenu, může mít svou cenu v CZK nebo v libovolné cizí měně. Omezení jsou v těchto věcech: Nákupní a prodejní cena jedné služby musí být ve STOVCE vždy zadaná ve stejné měně Zájezd, který cestovní kancelář prodává, musí být složen pouze ze služeb ve stejné měně. To znamená, že nelze zadat cenu za dopravu v CZK a cenu za ubytování v EUR. Pokud 14

15 potřebujete použít některou službu (např. dopravu autobusem) jak pro Vaše CZK, tak EUR zájezdy, je potřeba vydefinovat dvě ceny za dopravu jednu v EUR pro EUR zájezdy a jednu v CZK pro CZK zájezdy. To samé platí o rezervacích. Nelze přidat k CZK zájezdu EUR příplatek. Celková kalkulace za rezervaci musí být v jedné měně. Nicméně lze potom následně fakturovat a vybírat peníze od klienta v několika měnách. Např. zájezd za CZK zaplatí tak, že Kč uhradí v korunách, dalších Kč v eurech a zbytek v amerických dolarech nebo dárkovým poukazem, který od Vás získal. Práce s DPH Ještě než začneme zadávat zájezdy, vysvětlíme si, jak pracuje STOVKA s cenami v souvislosti s výpočtem DPH. STOVKA je při určování způsobu výpočtu DPH maximálně pružná a přichystaná pro jakýkoliv způsob DPH v závislosti na typu služby, státu, kde se služba vykonává, aktuálních zákonech či výkladech právě Vašeho daňového poradce. U každé prodejní ceny ve STOVCE můžete zároveň zadat cenu nákupní, výši DPH a způsob výpočtu. Způsob výpočtu rozlišujeme dvojí buď se DPH počítá z celé prodejní částky nebo pouze z přidané hodnoty to znamená z částky Prodejní cena mínus Nákupní cena. Pro každý typ služby, pro každou slevu či příplatek si sami definujete, jak se má zrovna v tomto případě DPH počítat. A tato Vaše definice se pak projeví na daňových dokladech. Nula, nevyplněná cena Všude ve STOVCE se rozlišuje, pokud je při definici cen za služby uvedená nula nebo je políčko s prodejní cenou prázdné (netýká se potom už dále rezervací, faktur, ale platí to u všech definic cen za služby, ubytování, stravování, dopravu). 0 Kč = tato služba je zdarma nebo je zahrnuta v základní ceně za zájezd prázdné políčko = tato služba není v tomto konkrétním použití možná. Příklad: U ubytovacího zařízení máte jednotlivé typy stravování, které jsou dotaženy s číselníku: Např. bez stravy, polopenze, plná penze. U příslušného ubytovacího zařízení neexistuje možnost bez stravy. V ceně zájezdu je polopenze a plná penze je za příplatek 100 Kč na den. V tom případě do prodejních cen napíšete: Bez stravy necháte nevyplněno Polopenze 0 Kč Plná penze 100 Kč Pokud poskytujete cestovní pojištění standardně v ceně zájezdu, zadejte do prodejní ceny nulu. Pokud například v ceně zájezdu máte jen základní pojištění a klient požaduje nadstandardní připojištění, můžete dát do prodejní ceny pouze rozdíl v ceně mezi těmito dvěmi pojištěními a STOVKA správně spočítá částku za připojištění nadstandardním pojištěním. Pozor! Při zadávání cen v různých měnách mějte na paměti, že cena zájezdu a ceny za služby musí být ve shodné měně tedy vše v EUR nebo v CZK, protože Stovka neposkytuje možnost slučování cen, či přepočtu dle kurzu. Nelze např. zájezd za CZK ,- + skipass EUR 175,-. Číselníky Ostatní Z této skupiny jsme se už naučili spravovat uživatele. Nyní musíte definovat státy, lokality a místa, do kterých pořádáte zájezdy. Ty je nutno pro další práci nastavit nyní. Postupně je možné je dále doplňovat a upravovat. Zároveň zde spravujete pokladny a je zde i číselník měn. 15

16 Státy Ke každému státu, který do STOVKY zadáte, je potřeba definovat několik charakteristik, které se při definici zájezdů promítají z definice státu do definice zájezdu a tam je možné, je dále měnit. Jde o způsob výpočtu DPH pro ubytovací služby a pro stravovací služby. Blíže viz kapitola Práce s cenami. Také zde zadáváte nákupní cenu cestovního pojištění a prodejní cenu cestovního pojištění. Tyto budete moci individuálně ještě upravit v každém zájezdu do příslušné země. Proto je možné tyto nastavení v počátcích práce se STOVKOU vynechat. Zadáváte zde i ceny pobytových tax, které jsou typické pro danou zemi. Bude dále je možno ještě upravit individuálně pro každé pobytové místo. Ke každé zemi můžete rovněž připojit texty a fotografie (zvlášť pro léto a zvlášť pro zimu), které se budou objevovat na www stránkách. Při zadávání konkrétního státu vyberete možnost Tuzemsko EU Mimo EU. Pokud dojde časem ke změně, nebo se při zadávání zmýlíte, můžete dodatečně tento údaj změnit a to v celém systému kliknutím na ikonu Rozkopírovat ke všem lokalitám této země (stane se tak i u zadaných zájezdů atd.). Funkce ikonek Popis léto, Popis zima, Fotky léto, fotky zima jsou zřejmé. Jejich vyplnění nepodceňujte. Například u dovolené v létě, nebo lyžařských zájezdů může klienta zajímat průměrná teplota v různých obdobích, sněhové průměry, délka slunečního svitu, různé druhy nezávislých hodnocení, adresa ambasády, důležitá telefonní čísla, regionální specifika a upozornění na ně, rady a typy na řešení situací v dané zemi, atd. Svou komplexností informací, můžete přesvědčit klienta o svém zájmu a péči, kterou mu nabízíte. Lokality V rámci každé země definujete turistické lokality. U každé lokality je potřeba definovat délku cesty autobusem a letadlem (pokud do takové lokality konkrétní druh dopravy nabízíte). Tyto informace budou následně sloužit k výpočtu délky zájezdu proti délce pobytu v závislosti na poskytnuté dopravě. K lokalitě rovněž můžete připojit libovolně dlouhý text a fotky, které se objeví na Vašich internetových stránkách. Stejně jako u země, tak i u lokality je možné zadat zvlášť tyto informace pro letní a zvlášť pro zimní sezónu. Místa Vedle názvu lokality se nachází ikonka. Po kliknutí na tuto ikonu můžete definovat k lokalitě konkrétní pobytová místa. V rámci lokality můžete definovat libovolný počet pobytových míst. Kliknutím na ikonku, která se nachází vpravo nahoře vedle názvu místa, se ve spodní části místo editace základních údajů o místě otevře formulář, ve kterém můžete definovat pro konkrétní časová období, který z Vašich delegátů tam bude přítomen a má se objevovat na příslušných tiskových sestavách k zájezdům. Pokud do daného pobytového místa nabízíte autobusovou nebo leteckou dopravu, je potřeba k pobytovému místu vybrat výstupní dopravní místo. Pokud jej nezadáte, nebude možné u zájezdu do daného místa zadat příslušný způsob dopravy. Stejně jako k lokalitě, můžete i ke konkrétnímu místu pro potřeby internetové prezentace zadat podrobný popis místa a přidat několik fotografií. K pobytovému místu se dotáhnou automaticky ceny pobytových tax dle toho, jak jste je definovali u příslušné země. Pro každé pobytové místo je však můžete kompletně změnit. Pokud chcete zobrazit polohu hotelu na svých www stránkách v mapě je nutno pro Google Maps zadat šířku a délku GPS souřadnice ve formátu např.: Zeměpisná šířka: 44,286008, Zeměpisná délka: 15, Pro tuto funkci je ale potřeba připravit na míru design a strukturu www stránek. 16

17 Měny Z obrázku je patrno, jaké jsou možnosti definice měn. U každé měny vedeme kurz české koruny vůči této měně, její kód (např. CZK, EUR), symbol, způsob zaokrouhlování (počet desetinných míst, případně je možné stanovit, že všechny výsledné ceny rezervací v této měně se budou zaokrouhlovat na desítky či stovky jednotek. Příznak Základní určuje, že měnu bude možno používat i v definici cen (např. při zadávání cen za doplňkové služby může být cena uvedena v EUR nebo CZK dle dodavatele). Ceny zájezdu, služby, slev a příplatků objednávaných klientem musí být ve shodné měně. Pokud měna není vedená jako Základní, lze pouze tuto měnu použít pro platby faktur a hotovostní platby. Pokladny Pokladna slouží k evidenci hotovostních plateb. Blíže o pokladnách samostatná kapitola POKLADNY. V této části však definujete jaké všechny pokladny budete ve STOVCE používat. Každá pokladna má svůj název a v její definici je určeno, jestli půjde o pokladnu, kterou bude používat celá pobočka (=všichni uživatelé z příslušné pobočky) nebo jestli jde o pokladnu, ve které bude provádět finanční pohyby pouze jeden konkrétní uživatel. Číselníky - Ubytování a zájezdy V této sekci se nacházejí číselníky související s definicí ubytovacích kapacit a vlastních zájezdů. Přidávání, úpravy a mazání v sekcích: Typy ubytování, Poloha, Vybavení, Sportovní vyžití, Typy pokojů, Druhy pokojů, Vybavení pokoje, Charakteristiky pokojů, Typy stravy,slevy / příplatky, Možnosti cest. Pojištění, Pobytové taxy, Podtypy zájezdů probíhá jednoduše pomocí editačních tlačítek a ikon, a proto se již zde těmito úpravami nebudeme zabývat. Při zadávání číselníků, ale i při pozdějším zadávání hotelů, zájezdů myslete na to, že informace do systému nezadáváte pouze pro sebe, ale také pro Vaše prodejce a hlavně klienty, kteří si přijdou najít zájezd na Vaše internetové stránky. Čím podrobněji, výstižněji budete mít informace o Vašich zájezdech ve STOVCE zadány, tím méně otázek na Vás klienti budou mít a tím více budou spokojeni s informacemi, které najdou ve STOVCE nebo na Vašich internetových stránkách. 17

18 Druhy a typy cen za ubytování Ve STOVCE je předdefinováno několik druhů cen za ubytování. Druh ceny je vztažen ke způsobu výpočtu ceny. Druhy cen například rozlišujeme: ceny za celý pokoj, ceny za celý pokoj při obsazení různými počty osob ceny za osobu a lůžko: Běžná cena za lůžko, Cena za přistýlku, Neobsazené lůžko ceny podle počtu osob v pokoji, tzv. obsazenost: cena za Lůžko při obsazení 1 lůžka, Lůžko při obsazení 2 lůžek, Lůžko při obsazení 9 lůžek. ostatní ceny např. dítě do 3 let, dítě do 12 let, atd. Ke každému druhu ceny si můžete vytvořit vlastní Typy cen jejichž charakter vychází z Druhu ceny. Pokud například u některých zájezdů rozlišujete jiné ceny pro děti do 3 let, jiné ceny pro děti do 15 let a jiné ceny pro dospělou osobu, ale ve všech případech jde o cenu za lůžko, tak si v číselnících vydefinujete tři typy cen Dítě do 3 let, Dítě do 15 let, Dospělá osoba a ke všem třem typům cen vyberete stejný Druh ceny a to Běžná cena za lůžko, nebo jiná cena za přistýlku v zimní a letní sezóně pro dospělého a pro dítě, popř. dětská postýlka, atd.. Ke každému typu ceny zadáváte kromě druhu ceny dva titulky Typ ceny (krátce) a Typ ceny (dlouze). Je to z toho důvodu, že tyto titulky se ve STOVCE zobrazují na více místech a někde je vhodné použít výstižný delší název a někdy pro nedostatek místa se zobrazuje krátký titulek. Tento možná na první pohled složitý systém Vám umožňuje definovat si libovolný počet typů cen, ke každému zájezdu, termínu, pokoji zadat dokonce několik způsobů výpočtu ceny za ubytování a pak STOVKA automaticky při rezervaci podle druhů zadaných cen pozná, kterou cenu použít. A vy navíc máte vždy volbu zvolit jinou ze zadaných cen pro tento konkrétní případ. Typy cen se zadávají vždy ke každé sezóně samostatně. Pokud již jste zadávali typy cen za ubytování v jiné sezoně a nyní by se vám tato zadání hodila, je možné si tyto údaje zkopírovat z jiné sezony k tomuto slouží ikonka Importovat ceny z jiné sezony. 18

19 Slevy / příplatky V této části definujete všechny slevy a příplatky, které používáte. U každé slevy či příplatku zadáváte textový popis, měnu, ve které příplatek či sleva bude definována, dále informaci, zda jde o procentuální nebo absolutní slevu či příplatek, jakým způsobem se vypočítává DPH, typ slevy či příplatku, druh slevy a příplatku (podle kterého se pak třídí ve velké obratové sestavě), můžete určit další příznaky: příznak editovatelná je možnost změnit vypočtenou částku na částku úplně jinou ve chvíli, kdy zaměstnanec provádí rezervaci a přiznává tuto slevu zákazníkovi, další je příznak Základ pro slevy, Základ pro provize, Tisk na voucher údaje o slevě či příplatku se zobrazí na cestovní smlouvě a voucheru jako samostatná položka a příznak Zobrazení na webu. Vedle každé položky máte uveden malý popisek, který napovídá její funkčnost. Postup k zadávání cen a výpočtu DPH ve STOVCE jsme si již dříve popsali v samostatné kapitole PRÁCE S CENAMI. V číselnících zadáváte všechny Vaše slevy a příplatky, které využíváte. V kapitole, která pojednává a zadávání zájezdů si potom ukážeme, jak vymezit jen určité slevy a příplatky pro konkrétní zájezd. Doporučujeme se zamyslet nad systémem slev a příplatků a vymyslet si takové vlastní dělení, které bude rovnovážně dle Vašich potřeb zohledňovat na jednu stranu všechny varianty, které přichází v úvahu a na druhé straně jích nebude příliš mnoho. Jeden extrém je zadat si do číselníku jedinou položku Obecná sleva/příplatek poznačit u ní, že je při práci s klientem editovatelná a tím zajistíte možnost libovolné slevy či příplatku. Druhý extrém je vydefinovat natvrdo všechny slevy a příplatky, které přichází v úvahu bez jakékoliv možnosti editace ze strany pracovníka na přepážce. A mít v systému např. 30 příplatků za psa za různé ceny, protože každý hotel má za tuto službu jinou cenu. 19

20 Slevy a příplatky znamenají jednoduchou formu, kterou se dají vyřešit rozdílné služby jednotlivých klientů. Většina těchto rozdílů se však dá řešit ve STOVCE jinak systémověji. Např. příplatek za plnou penzi definicí několika cen za stravu u příslušného ubytovacího zařízení. Příplatek za dopravu za jiné nástupní místo rozdílnými cenovými pásmy pro dopravu, apod. Příplatky mající charakter speciální služby navíc (výlet do vodního světa, skipas, potápěčský kurz, hodina aerobiku, apod.) je mnohem lepší zadávat do služeb a vyvarovat se zjednodušenému zadání do příplatků. Možnosti cestovního pojištění Pobytové taxy POZOR! V sekcích Možnosti cestovního pojištění a Pobytové taxy je pro každou měnu první zadaný typ chápán jako základní typ. Ten se automaticky připojí ke každému účastníkovi zájezdu. Vždy máte možnost u každého účastníka cestovní pojištění stejně jako pobytovou taxu změnit, ale je nejvhodnější jako základní mít to, které se použije nejčastěji. Pokud tedy standardně cestovní pojištění v ceně zájezdu nenabízíte, zadejte jako první - základní cestovní pojištění položku bez pojištění. Pokud ale u většiny zájezdů nějaké pojištění v ceně nabízíte zadejte např. : základní pojištění. Pobytové taxy první zadaný druh pobytové taxy též nastaven jako základní, který se automaticky připojí ke každému účastníkovi zájezdu. Takže např. : Dospělí. Podtypy zájezdů například: Pobytový zájezd, Pobytový u moře, Adrenalinový, Lyžařský zájezd, Za kulturou, Eurovíkendy, Velké oznávací okruhy, Poznávací zájezd, Pobytový zájezd s výlety, Rodinná dovolená, S aerobikem, Exotické země, Evropské metropole, Cyklistický, Tuzemská dovolená, Safari, Jednodenní výlet, Vánoční výlet, Lázeňský pobyt, atd Číselníky Služby Ve službách definujete všechny speciální služby, které je možno přikoupit k zájezdu. Nepočítají se sem základní služby jako: ubytování, doprava, strava, cestovní pojištění, pobytové taxy, pro které existuje speciální funkčnost na míru ve STOVCE. Patří sem služby jako je skipas, potápěčský kurz, fakultativní výlet, aerobik, apod. Doporučujeme této části se nevěnovat hned na začátku, ale až budete zadávat zájezdy a zjistíte, že potřebujete někam vydefinovat speciální příplatek, zamyslete se, jestli je to opravdu obecný příplatek (příplatek za psa, apod.) nebo má spíše charakter služby. Jak se liší služba od příplatku a proč je chytře rozlišovat? Služba má svou jednotkovou cenu a je možno ji prodat každému účastníku zájezdu několikrát nezávisle na počtu nocí. Např. zákazník by si rád objednal 5x hodinu potápění. U zájezdu lze definovat jak velké množství služeb je už zahrnuto v základní ceně zájezdu a jestli je možné službu přikoupit nebo vyměnit za jinou. Například v ceně zájezdu je šestidenní skipas. Jako další službu nabízíte sedmidenní skipas. Zákazníkovi pak můžete vyměnit šestidenní za sedmidenní a STOVKA správně určí příplatek za výměnu služby. STOVKA Vám umožňuje vytisknout sestavu požadovaných služeb pro daný termín zájezdu, které je potřeba zajistit např. : 6x hodinu potápění, 3x potápěčský kurz, 8x ponor k vraku lodi, 16x výlet do delfinária, atd.. Služby lze seskupovat do tématických skupin a ke každé skupině zadat do systému fotografie, textový popis a ty umístit na Vaše internetové stránky. Např. skupina Lyžařské středisko Mölltal. V této skupině budou všechny skipasy do tohoto střediska a ostatní co ze služeb nabízíte. 20